Procedure for Building Maintenance

 Objective:To lay down a procedure for building Maintenance.

 Scope:This Standard Operating Procedure is applicable for the formulation plant of

Pharmaceutical Company.

 Responsibility:Head-Engineering /Designee shall be responsible for implementation of the

procedure as per this SOP
 Accountability:Head-Concerned Department and QA shall be accountable for compliance of the
procedure as per this SOP.
 Abbreviations and Definitions:
 SOP : Standard Operating Procedure
 Maintenance Work Order : A pre-printed book enclosing a form in triplicate, for the request of
maintenance, comprising of three colour sheets i.e. in white and in pink colour.

 Procedure:
 Carry out following activities as per Quarterly schedule

 Inspect the condition of the walls, floor tiles, ceiling, doors and windows of the plant building as
per the Building Maintenance Checklist as per annexure-II. If cracks or damages are noticed then
arrange for repairs, ensuring no product (at any stage) is lying in the area requiring repairs,
preferably during holiday or complete shut down of the plant after covering of all the equipment
by Concerned Departments. Ensure the proper removal of the rubble or building materials after
completion of the repair.
 Inspect coving and epoxy paint of all the area. Repair the damaged coving and epoxy paint
wherever required.
 Inspect all the water drainage points on the floors of the plant building and ensure that these shall
not be blocked by scrap materials or not damaged. Arrange for the removal of the blocked
materials.
 Check all the entry and exit doors, their hinges and stoppers and make remarks on Building
Maintenance Checklist as per Annexure-II.
 Carry out repairs or modification to the building if found damaged and/or reported by
Administration and Housekeeping Department / Concerned Department through Maintenance
Work Order (Annexure-I).
 Inspect furniture and fixtures in the plant and office and arrange for repair or replace as required.
 Arrange for paint and white wash as and when required. It is preferable to arrange this during shut
down/weekly off day of the plant in coordination with all Concerned Departments.
 Check the lighting arrester of the building and ensure that the earthings are not broken and
discontinues. Arrange for repairs as needed.
 Check the utility lines for any damages and repair, if required.
 During the rainy season check for any leakages from the roof of the building or seepages of
accumulated water through the wall of service floor. Mark these points and arrange for repairs and
repainting works suitably.
 Record the observations on Building Maintenance Checklist. All check points as mentioned in
Building Maintenance Checklist shall be checked by Engineering Personnel and status for the
same shall be filled as “OK” or “NOT OK”. If it is “Not OK” then corrective action for the same
shall be carried out and filled by related technician with date in ‘done on’ column and signature in
‘done by’ column. After completion of work, the checklist shall be verified by Head-Engineering.
  Engineering person shall prepare the deparment wise building Maintenance check list as per the
Annexure -2 and submit the list to QA Department
 QA person shall review the list and make it master by stamping “MASTER COPY” it and prepare
controlled copy of the master copy for distribution to separate departments
 QA person shall issue the controlled copy of the building Maintenance Check list to different
department as per the requirement.

 Forms and Records

o Maintenance Work Order : Annexure-I
o Building Maintenance Checklist : Annexure-II
 Distribution
o Master Copy: Documentation Cell
o Controlled Copies :Engineering, Quality Assurance, Production, Quality Control,
Warehouse, Administration and Housekeeping
 History
Date Revision Number Reason for Revision

– 00 New SOP
 ‫صيانة البنايات‬
‫الطريقة ‪:‬‬
‫• تنفيذ األنشطة التالية وفقا للجدول الفصلي‬

‫• فحص حالة الجدران‪ ،‬والبالط األرضيات والسقف واألبواب والنوافذ من مبنى المصنع وفقا لقائمة التدقيق صيانة المباني وفقا للمرفق‬
‫الثاني‪.‬‬

‫إذا لوحظت الشقوق أو األضرار رتبها لغرض اصالحها ‪ ،‬والتأكد من عدم وجود أي منتج (في أي مرحلة) موضوع في المنطقة التي‬
‫تتطلب اإلصالحات‪ ،‬ويفضل أن يكون ذلك خالل عطلة أو إيقاف كامل من المصنع بعد تغطية جميع المعدات من قبل اإلدارات المعنية‪.‬‬
‫ضمان إزالة األنقاض أو مواد البناء بشكل صحيح بعد االنتهاء من عملية اإلصالح‪.‬‬

‫• فحص غطاء الزوايا والطالء االيبوكسي في كل المنطقة‪ .‬إصالح الزوايا التالفة وااليبوكسي الطالء حيثما لزم األمر‪.‬‬

‫• فحص جميع نقاط تصريف المياه في طوابق مبنى المصنع والتأكد من عدم حجبها من قبل مواد الخردة أو عدم تلفها‪ .‬ترتيب إلزالة المواد‬
‫المحظورة‪.‬‬

‫• تحقق من جميع أبواب الدخول والخروج‪ ،‬ومفصالتهم والسدادات وإبداء مالحظات على قائمة صيانة صيانة المباني وفقا للملحق الثاني‪.‬‬

‫• إجراء إصالحات أو تعديالت علی المبنی إذا وجدت تالفة و ‪ /‬أو أبلغت عنها اإلدارة والتدبير المنزلي ‪ /‬اإلدارة المعنية من خالل أمر‬
‫عمل الصيانة (الملحق األول)‪.‬‬

‫• فحص األثاث والترکيبات في المصنع والمکتب وترتيبها إلصالحها أو استبدالها علی النحو المطلوب‪.‬‬

‫• ترتيب للطالء وغسل األبيض كما وعند االقتضاء‪ .‬ومن األفضل ترتيب ذلك خالل إغالق ‪ /‬أسبوعيا من يوم النبات بالتنسيق مع جميع‬
‫اإلدارات المعنية‪.‬‬

‫• افحص صواعق اإلنارة للمبنى والتأكد من أن األرض غير مكسورة ومتوقفة‪ .‬ترتيب لإلصالحات حسب الحاجة‪.‬‬

‫• تحقق من خطوط المرافق عن أي أضرار وإصالح‪ ،‬إذا لزم األمر‪.‬‬

‫• خالل موسم األمطار‪ ،‬تحقق من أي تسربات من سطح المبنى أو مخلفات المياه المتراكمة عبر جدار أرضية الخدمة‪ .‬وضع عالمة على‬
‫هذه النقاط وترتيب إلصالح وإعادة طالء األعمال بشكل مناسب‪.‬‬

‫• تسجيل المالحظات على قائمة صيانة صيانة المباني‪ .‬يجب أن يتم فحص جميع نقاط التفتيش كما هو مذكور في قائمة صيانة صيانة‬
‫المباني من قبل الموظفين الهندسيين ويجب أن يتم ملء الحالة نفسها على أنها "موافق" أو "غير موافق"‪ .‬إذا كان "غير موافق" ثم يتم تنفيذ‬
‫اإلجراء التصحيحي لنفسه وملء من قبل فني ذات الصلة مع التاريخ في "القيام به" العمود والتوقيع في العمود "القيام به"‪ .‬بعد االنتهاء من‬
‫العمل‪ ،‬يجب التحقق من القائمة المرجعية من قبل رئيس الهندسة‪.‬‬

‫• يقوم الشخص الهندسي بإعداد قائمة الحماية الصحيحة وفقا للمرفق ‪ 2-‬ويقدم القائمة إلی قسم ضمان الجودة‬

‫• يجب على شخص ضمان الجودة مراجعة القائمة وجعلها رئيسية عن طريق ختم "ماستر نسخ" وإعداد نسخة خاضعة للرقابة من النسخة‬
‫الرئيسية لتوزيعها على أقسام منفصلة‬

‫• يجب على الشخص كا إصدار نسخة من قائمة مراقبة صيانة المبنى إلى قسم مختلف وفقا للشرط‪.‬‬