Professional Documents
Culture Documents
MANUAL KUALITI SPSK Jan2018
MANUAL KUALITI SPSK Jan2018
MANUAL KUALITI SPSK Jan2018
1.1. Pengenalan
Dokumen ini adalah merupakan Manual Kualiti di Sekolah Rendah / Menengah Negeri
Johor (SRNJ / SMNJ). Manual Kualiti ini disediakan untuk memenuhi matlamat dan
objektif pengurusan di sekolah, selaras dengan kehendak dan ke arah keperluan MS
ISO 9001:2008. Dokumen ini mengandungi dasar kualiti, objektif kualiti, penerangan
ringkas mengenai SPSK dan prinsip-prinsip asas yang memandu pelaksanaan
pengurusan sekolah. Manual ini disertakan dengan Prosedur Kualiti dan Dokumen
Sokongan yang berkaitan dengannya seperti borang, Surat Pekeliling Ikhtisas, Akta,
Ordinan dan buku-buku panduan yang dikeluarkan oleh Pejabat Pendidikan Daerah
(PPD), Jabatan Pendidikan Negeri (JPN) dan Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM).
1.2. Tujuan
1.3. Kandungan
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 |2
Manual Kualiti
BAHAGIAN 2 : MAKLUMAT ORGANISASI
Organisasi yang terlibat adalah sekolah-sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor yang
melaksanakan dan mengamalkan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti ( SPSK )
2.1.1
JPN, PPD dan sekolah komited dalam meningkatkan kecekapan dan keberkesanan
proses penyampaian perkhidmatan bagi memenuhi kehendak pelanggan dan aspirasi
negara.
Objektif Kualiti
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 |3
Manual Kualiti
Slogan
‘JOHOR SHOWCASE ‘
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 |4
Manual Kualiti
Pejabat-Pejabat Pendidikan Daerah :
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 |5
Manual Kualiti
Organisasi yang terlibat adalah sekolah-sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor yang
melaksanakan dan mengamalkan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti ( SPSK )
Pada awal pembinaan, kemudahan fizikal terdiri daripada 1 blok kantin dan 2
blok 3 tingkat yang mengandungi pejabat, bilik guru besar, pusat sumber,
musollah, bilik kesihatan, bilik kaunseling, kedai buku, bilik guru, makmal sains,
bengkel kemahiran hidup dan stor am. Sekolah ini dibina di bawah projek
Kementerian Pelajaran Malaysia dan dimulakan pada tahun 1988 dengan
nilaian projek kurang 2.5 juta. Sekolah ini terletak di Jalan Padi Mahsuri,
Bandar Baru Uda, Johor Bahru dengan keluasan tapak, 4 ekar. Pada tahun
2000, tambahan 1 blok bangunan 4 tingkat dibina untuk menampung bilangan
pelajar yang semakin bertambah.
Lokasi sekolah, di bahagian timur ialah Jalan Padi Mahsuri, perumahan Padi
Ria dan Padi Huma. Di bahagian barat ialah kawasan perumahan Padi
Mahsuri. Manakala di bahagian utara ialah rumah kedai dan ibu pejabat
Syarikat Bandar Baru Uda serta bahagian selatan pula ialah kawasan
Kampung Muafakat. Bilangan pelajar dan guru bertambah dua kali ganda
menjelang tahun 2002. Semasa sekolah ini dibuka pada 15 April 1990, jumlah
pelajar seramai 500 orang, bilangan guru ialah 25 orang dan 3 orang
kakitangan sokongan terdiri daripada 2 orang pembantu tadbir dan seorang
pembantu am rendah.
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 |6
Manual Kualiti
Pada tahun 2002 bilangan guru bertambah 82 orang, kakitangan 5 orang dan
murid-murid seramai 1810 orang.
Antara kejayaan yang yang diperolehi sekolah ini adalah seperti jadual di
bawah:
a. Pengajaran
b. Pembelajaran
c. Bimbingan dan pembentukan sahsiah
d. Aktiviti Kokurikulum
e. Pentadbiran
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 |7
Manual Kualiti
f. Perhubungan dengan komuniti dan agensi luar
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 |8
Manual Kualiti
(Rujuk Lampiran 2)
2.2.4 Pelanggan
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 |9
Manual Kualiti
*** Pastikan Piagam Pelanggan mengikut PKPA Bil.1 2008 (Lampiran Pekeliling
Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 1 Tahun 2008)
Skop pelaksanaan SPSK SRNJ / SMNJ meliputi program dan aktiviti yang
berkaitan dengan PdPc . Pengecualian aplikasi pelaksanaan MS ISO
9001:2008 sebenar adalah meliputi keperluan-keperluan yang dinyatakan di
bawah:
a. Seksyen 7.3 : Reka Bentuk dan Pembangunan Proses;
Pemantauan.
a. Fokus pelanggan;
b. Kepimpinan;
c. Penglibatan pekerja;
d. Pendekatan proses;
f. Penambahbaikan berterusan;
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 10
Manual Kualiti
3.3 Definisi
Definisi istilah boleh dirujuk terus di lampiran Definisi Singkatan Perkataan dan
Para 4 di setiap Prosedur Kualiti (PK).
SEKSYEN 4
4.1. Keperluan Am
a) Manual Kualiti;
b) Prosedur Kualiti;
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 11
Manual Kualiti
c) Rekod Kualiti;
d) Dokumen Sokongan.
a) Manual Kualiti
Manual Kualiti adalah dokumen asas yang mengandungi dasar dan objektif
kualiti di Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor. Penerangan ringkas
mengenai SPSK termasuk bagaimana seksyen-seksyen dalam Standard MS ISO
9001:2008 dipatuhi.
b) Prosedur Kualiti
Prosedur Kualiti adalah dokumen yang menggariskan tujuan dan proses kerja bagi
melaksanakan segala aktiviti pengurusan dan operasi SPSK di Sekolah Rendah /
Menengah Negeri Johor.
c) Rekod Kualiti
Menerangkan
Dasar dan objektif kualiti
Sistem Pengurusan Kualiti mengikut seksyen-seksyen dalam
MANUAL Standard MS ISO 9001:-2008 dan dasar mengenainya
KUALITI
Menerangkan
Proses-proses yang dijalankan bagi pelaksanaan Sistem
PROSEDUR
KUALITI Pengurusan Kualiti
Menerangkan
REKOD KUALITI DAN Bukti pematuhan SPSK yang diamalkan
DOKUMEN SOKONGAN Dokumen yang menyokong pelaksanaan SPSK
seperti Surat Pekeliling, Arahan Perbendaharaan dan
Garis Panduan
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 12
Manual Kualiti
d) Dokumen Sokongan
Dokumen Sokongan adalah dokumen yang menjadi rujukan dan panduan serta
perlu dipatuhi dalam melaksanakan aktiviti-aktiviti yang telah didokumenkan dalam
dokumen kualiti.
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor perlu menyediakan Manual Kualiti yang
mengandungi perkara-perkara berikut :
Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK19
a. Manual Kualiti;
b. Prosedur Kualiti;
c. Rekod Kualiti;
d. Dokumen Sokongan.
a. Dokumen baru
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 13
Manual Kualiti
i. Dokumen kualiti yang perlu dikawal ialah Manual Kualiti, Prosedur
Kualiti, Rekod Kualiti dan Dokumen Sokongan;
vi. Satu Senarai Induk Dokumen Kualiti dalaman dan luaran, yang
mengandungi semua dokumen kualiti yang digunakan dalam SPSK dan status
terkini, disediakan. Senarai ini dikemas kini dari masa ke semasa apabila
berlaku perubahan ke atas status dokumen-dokumen tersebut;
b. Pindaan Dokumen
ii. Sebarang pindaan ke atas Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Dokumen
Sokongan hendaklah mendapat kelulusan Pengarah Pendidikan Johor;
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 14
Manual Kualiti
iv. Pindaan ke atas Manual Kualiti dibuat dengan menggantikan muka surat yang
terlibat dengan pindaan, nombor pindaan ditambah dan tarikh kuat kuasa yang
baru akan diberikan. Bagi pindaan yang melebihi 50%, keseluruhan dokumen
digantikan dengan nombor keluaran ditambah dan tarikh kuatkuasa baru
diberikan;
c. Pengurusan Dokumen
Pengurus Dokumen SRNJ / SMNJ ialah Pengurus Kualiti Negeri Johor yang
dilantik oleh Pengarah Pendidikan Johor. Tugas pengurus dokumen ialah
menyelenggara naskhah dokumen induk, menyelaras pindaan dokumen,
senarai edaran dokumen dan penyimpanan yang dikenal pasti dalam setiap
Prosedur Kualiti.
Dokumen Berkaitan
PK12 Pengurusan Kawalan Dokumen Dan Rekod
Dokumen Berkaitan
PK12 : Pengurusan Kawalan Dokumen dan Rekod
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 15
Manual Kualiti
SEKSYEN 5
Pihak pengurusan atasan SRNJ / SMNJ komited dalam membangun, melaksana dan
menambahbaik secara berterusan keberkesanan SPSK dengan cara:
a. Komunikasi kepada semua kakitangan tentang pentingnya memenuhi kehendak
pelanggan serta mematuhi peraturan dan undang-undang;
Dokumen Berkaitan
PK08 Pengurusan Aduan Pelanggan
Dasar Kualiti SRNJ / SMNJ adalah untuk menyediakan PdPc yang berkualiti bagi
memenuhi keperluan pelanggan selaras dengan dasar dan Falsafah Pendidikan
Kebangsaan melalui pelaksanaan SPSK. Dasar ini akan disebar luas kepada seluruh
warga sekolah dan akan dikaji semula dari masa ke semasa mengikut kesesuaian dan
kehendak Kementerian Pendidikan Malaysia.
5.4. Perancangan
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 16
Manual Kualiti
5.4.1. Objektif Kualiti SRNJ / SMNJ
iv. Sebarang perubahan kepada SPSK ini adalah terancang dan akan
dipatuhi.
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 17
Manual Kualiti
5.5.2. Wakil Pengurusan
a. Mesyuarat;
c. Papan kenyataan;
e. Memo dalaman;
f. Perhimpunan.
5.6.1. Am
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 18
Manual Kualiti
Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan akan diselenggara mengikut kehendak
Seksyen 4.2.4.
h. Cadangan penambahbaikan.
Dokumen Berkaitan
PK16 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan
PK17 : Kajian Semula Pengurusan
Dokumen Berkaitan
PK16 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 19
Manual Kualiti
SEKSYEN 6
Dokumen Berkaitan
PK02 - Pengurusan Jadual Waktu
PK10 – Pengurusan Perkembangan Staf
PK11 – Pengurusan Perolehan / Pembelian
6.2.1. Am
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 20
Manual Kualiti
c. Menilai keberkesanan inisiatif yang diambil untuk memenuhi keperluan PdPc
yang berkesan;
Dokumen Berkaitan
PK10 – Pengurusan Perkembangan Staf
PK04 – Pengurusan Pencerapan
6.3. Infrastruktur
c. Kemudahan komunikasi.
Dokumen Berkaitan
PK11 - Pengurusan Perolehan dan Pembelian
Dokumen Berkaitan
PK10 - Pengurusan Perkembangan Staf
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 21
Manual Kualiti
SEKSYEN 7
SRNJ / SMNJ akan merancang dan menyediakan kaedah untuk mengurus dan
melaksanakan proses PdPc dengan berkesan selaras dengan Falsafah Pendidikan
Kebangsaan. Perancangan ini merangkumi :
Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK19
Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK19
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 22
Manual Kualiti
a. Semakan semula keperluan PdPc dipenuhi;
Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK19
a. Surat menyurat
Seksyen ini tidak digunapakai kerana reka bentuk kurikulum sekolah telah
disediakan oleh Bahagian Perkembangan Kurikulum.
(Seksyen ini dikecualikan dalam skop pelaksanaan )
7.4. Perolehan
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 23
Manual Kualiti
Dokumen Berkaitan
PK11 - Pengurusan Perolehan / Pembelian
SRNJ / SMNJ akan menentukan ciri-ciri bahan dan perkhidmatan yang bakal
diperolehi di samping mengenal pasti pembekal di mana berkaitan di dalam
pembelian bahan dan perkhidmatan. Pembekal perlu mengikut spesifikasi
yang telah ditetapkan oleh pihak organisasi atau PPD atau JPN atau KPM.
Dokumen Berkaitan
PK11 - Pengurusan Perolehan / Pembelian
a. Ada maklumat yang menerangkan dengan jelas ciri-ciri PdPc yang hendak
disampaikan;
Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor
PK01 hingga PK19
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 24
Manual Kualiti
Sekolah akan membuat kesahan ke atas proses PdPc untuk menghasilkan
PdPc yang berkesan dengan :
Dokumen Berkaitan
PK03 – Pengurusan PdPc
PK02 – Pengurusan Jadual Waktu
PK04 – Pengurusan Pencerapan
PK05 Pengurusan Peperiksaan
PK13 Pengurusan Bimbingan
Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK19
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 25
Manual Kualiti
7.5.4.Harta Hak Milik Pelanggan
SRNJ / SMNJ akan mengawal ke atas harta hak milik pelanggan dengan cara
mengenal pasti, mengesahkan dan menjaganya dengan selamat.
7.5.5. Pemuliharaan
Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK19
Seksyen ini tidak digunakan kerana organisasi tidak mempunyai peralatan yang
memerlukan pengukuran dan pemantauan.
SEKSYEN 8
8.1. Am
Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK19
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 26
Manual Kualiti
a. Aduan pelanggan;
b. Audit dalam;
e. Peti Cadangan.
Dokumen Berkaitan
PK 08 – Pengurusan Aduan Pelanggan
PK 14 – Pengurusan Audit Dalam
PK 17 - Kajian Semula Pengurusan
SRNJ / SMNJ akan menjalankan Audit Dalam mengikut jadual yang telah
ditetapkan bagi memastikan sama ada SPSK :
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 27
Manual Kualiti
b. Wakil Pengurusan / Jawatankuasa Kualiti bertanggungjawab untuk
merancang dan menjadualkan Audit Dalam. Perancangan dan jadual
audit perlu mengambil kira:
Dokumen Berkaitan
PK 14 – Pengurusan Audit Dalam
PK15 – Pengurusan Kawalan Perkhidmatan Tidak Akur
PK16 – Tindakan Pembetulan, Pencegahan Dan Penambahbaikan
a. Audit Dalam;
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 28
Manual Kualiti
Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK19
Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK19
b. Alatan atau bahan yang tidak memenuhi spesifikasi tidak akan digunakan bagi
tujuan asalnya.
Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK19
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 29
Manual Kualiti
SRNJ / SMNJ akan menentukan, mengumpul dan menganalisis data yang perlu
untuk menunjukkan kesesuaian serta keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti.
Penilaian dan penambahbaikan yang menyeluruh ke atas SPSK boleh dibuat.
Analisis ini akan meliputi data yang dihasilkan daripada pemantauan, pengukuran
dan sumber-sumber lain yang bersesuaian. Penganalisisan data akan memberi
maklumat berkaitan dengan:
c. Ciri-ciri dan arah aliran proses pengurusan serta ruang untuk Tindakan
Pencegahan;
d. Prestasi pembekal.
Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK19
8.5. Penambahbaikan
a. Dasar Kualiti;
b. Objektif Kualiti;
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 30
Manual Kualiti
c. Analisis Data;
e. Tindakan Pembetulan;
f. Tindakan Pencegahan;
Dokumen Berkaitan
PK16 – Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan
Dokumen Berkaitan
PK16 – Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 31
Manual Kualiti
Prosedur tindakan pencegahan akan diwujudkan meliputi perkara-perkara
berikut :
Dokumen Berkaitan
PK16 – Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 32
Manual Kualiti
Lampiran 1
Pemetaan Proses
Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti Negeri Johor
Pelanggan
Penyediaan
Sumber Pengurusan Sekolah
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 33
Manual Kualiti
Lampiran 2
CARTA ORGANISASI
SEKOLAH RENDAH / MENENGAH NEGERI JOHOR (CONTOH)
PENGETUA/GURU BESAR
GURU PENOLONG KANAN GPK PETANG GPK HEM GURU PENOLONG KANAN
(Pentadbiran) (Kokurikulum)
GURU BIMBINGAN
DAN KAUNSELING
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat | 34
| 01 januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00