MINIT MESYUARAT PENGURUSAN UNIT HAL EHWAL MURID

BIL 1/2016
SEKOLAH AGAMA AL-ISLAHIYAH (MEN), BOHOR MALI, PERLIS.

Tarikh : 31 Disember 2015

Masa : 8.30 pagi
Tempat : Bilik Mesyuarat SAIM
Pengerusi : Ust Rosli B Long

Kehadiran :
1. Rosli bin Long (Pengetua)
2. Shakirah binti Ahmad (PK Pentadbiran)
3. Afandi bin Saad (PK HEM)
4. Ahmad Sobri bin Soleh (PK Kokurikulum)
5. Bustomi bin Mohd Noor (PK STAM)
6. Mohd Shukri bin Ibrahim (GK Pendidikan Islam)
7. Suhaimi bin Saiputdin (GK Sains Dan Matematik)
8. Ilias b Kassim (SU Kurikulum)
9. Ismylyana bt Ismail (SU HEM)
10. Mohd Syahir bin Hamzahtulhikmal (SU Kokurikulum)
11. Shuzaimi Bin Hashim (Ketua Guru Disiplin)
12. Jamaludin b Ali (Penolong Ketua JK Disiplin)
13. Norhidayaturahmah bt Ayub (SU Disiplin)
14. Ahmad Muhaimin b Abdul Satar
15. Sonisah bt Musa (Ketua JK SPBT)
16. Kartika bt Kamaruddin (Penolong JK SPBT)
17. Norhayati bt Othman (Ketua JK Biasiswa)
18. Norhayati bt Abd Razak (Penolong JK Biasiswa)
19. Sh. Intan Syafinaz bt Syed Jasin (Ketua JK Kebajikan Guru dan Staff)
20. Nurul Husna bt Shaari (Penolong JK Kebajikan Guru dan Staff)
21. Farhana bt Ahmad Helmi (Bendahari JK Kebajikan Guru dan Staff)

MINIT MESYUARAT HEM 1/2016 1/11

SEK AGAMA AL-ISLAHIYAH (MEN)
 22. Kairul Fahmey b Hashim
23. Nur Syafiqah bt Ishak
24. Maliza bt Mocktar
25. Ahmad Fairus b Abu Zaik
26. Zakeri b Johar
27. Rashilah bt Rashid
28. Nornaimah bt Rodzi
29. Abdul Hafiz b Samsudin
30. Asmeda bt Abdullah
31. Nurnasyita bt Roslan
32. Azizah bt Abdullah
33. Shakirah bt Ahmad
34. Zuhaida bt Hj Zainon
35. Muhammad Ali Bin Mat Din
36. Mohd Adib Bin Azni
37. Sharifah Aishah Bt Sh Ramlee
38. Siti Rofidah Bt Abd Rahim
39. Nor Azlina Bt Abu Bakar
40. Haswani Binti Hassan
41. Muhammad Daliluddin Bin Burhanuddin
42. Saifulhairi Bin Abd. Halim

Tidak Hadir Bersebab :

1. Norfaiza bt Othman
2. Md Isa b Mat

Urus Setia :
1. Ismylyana Binti Ismail (Setiausaha HEM/Pencatat Minit)

1.0 UCAPAN ALU-ALUAN (Pengetua)

1.1 Pengerusi majlis memulakan majlis dengan bacaan Surah al-Fatihah.
Pengerusi majlis mengalu-alukan kedatangan semua guru kerana sudi hadir ke
Mesyuarat Pengurusan Hal Ehwal Murid Kali Pertama bagi tahun 2016.

MINIT MESYUARAT HEM 1/2016 2/11

SEK AGAMA AL-ISLAHIYAH (MEN)
 1.2 Pengerusi memaklumkan bahawa beliau menyerahkan tanggungjawab kepada
kebijaksanaan kepada PK HEM selaku ketua unit HEM untuk menetapkan
perlaksanaan mesyuarat bagi setiap unit kecil di bawah Unit HEM.
1.3 Beliau juga memberi kebenaran kepada setiap unit kecil untuk mengadakan
mesyuarat dan perlu diminitkan.
1.4 Beliau amat berterima kasih kepada semua guru terutama JK Disiplin kerana
mampu mengekalkan disiplin sekolah dan beliau amat berbangga kerana sesi
persekolahan 2015 tiada sebarang kes disiplin yang kritikal berlaku.
1.5 Beliau juga menasihatkan agar setiap unit terutama JK Disiplin dapat
melaksanakan tanggungjawab dengan bijak supaya setiap kes disiplin yang
berlaku di sekolah tidak akan berlarutan dan terdedah kepada media.
1.6 Beliau juga menyatakan penghargaan beliau kepada Jawatankuasa (JK)
Biasiswa Sekolah kerana telah melengkapkan data biasiswa dengan baik.
1.7 Selain itu, tuan pengetua juga menyatakan hasrat beliau untuk turut serta
dalam setiap mesyuarat JK Disiplin dan JK asrama yang akan diadakan untuk
sepanjang tahun 2016.

2.0 UCAPAN ALU-ALUAN PK HEM

2.1 PK HEM mengucapkan terima kasih kepada semua guru yang banyak
membantu memantapkan pengurusan Unit HEM sepanjang tahun 2015.
2.2 Beliau menyeru agar semua unit terus memantapkan pengurusan setiap
jawatankuasa di bawah unit HEM demi kecemerlangan murid.
2.3 Beliau memaklumkan bahawa tiada sebarang kes disiplin yang kritikal yang
berlaku yang mencemarkan nama baik sekolah pada tahun 2015.
2.4 Beliau turut menyatakan sasaran untuk peratus kehadiran murid pada tahun ini
iaitu sebanyak 96.5% berbanding tahun 2015 sebanyak 96%. Oleh itu, beliau
mengharapkan agar semua guru kelas dapat bertindak dengan pantas dalam
memastikan sasaran tersebut tercapai. Oleh hal yang demikian, semua guru
tingkatan perlu bertindak awal dalam meminimumkan ketidakhadiran murid
ke sekolah. Sekiranya terdapat murid yang gagal hadir ke sekolah selama dua
hari berturut-turut, guru tingkatan perlulah menghubungi waris murid
sekiranya perlu.

MINIT MESYUARAT HEM 1/2016 3/11

SEK AGAMA AL-ISLAHIYAH (MEN)
 2.5 Selain itu, beliau juga memaklumkan kepada semua guru tingkatan untuk
merekodkan kehadiran murid di dalam helaian fotostat terlebih dahulu untuk
tempoh tiga minggu pertama persekolahan.
2.6 Beliau mengingatkan kepada semua guru tingkatan agar tidak membawa
keluar buku rekod kedatangan murid dari kawasan sekolah dan perlu
meletakkan kembali buku rekod tersebut di pejabat pada setiap hari sebaik
selesai mengemas kini kehadiran murid.
2.7 Beliau turut mengingatkan data on-line sekolah seperti Aplikasi Pangkalan
Data Murid (APDM) dan juga Sistem Salah laku Disiplin Murid (SSDM)
sentiasa dipantau oleh pihak Jabatan Pendidikan Negeri Perlis (JPN) dan juga
Kemeterian Pendidikan Malaysia (KPM). Oleh itu, beliau amat berharap agar
semua guru dapat melengkapkan data murid seperti yang diarahkan pada
setiap masa.
2.8 Selain itu, beliau memaklumkan prestasi setiap JK unit HEM adalah diukur
berdasarkan kemenjadian murid. Oleh itu, setiap JK unit HEM perlu bertindak
secara bijaksana demi memastikan kecemerlangan setiap murid.
2.9 Bagi sesi persekolahan 2016, setiap guru hendaklah sentiasa peka kepada
tugas masing-masing. Beliau meminta setiap guru bertugas mingguan perlu
menjalankan tugas mengikut senarai tugas yang ditetapkan pada setiap masa.
Beliau turut meminta agar konsep pelaksanaan Guru Penyayang dapat
dilaksanakan dengan baik. Oleh hal yang demikian, setiap murid akan sentiasa
bersemangat untuk hadir ke sekolah.
2.10 Beliau juga mengharapkan agar JK Disiplin sentiasa proaktif dalam
memastikan disiplin sekolah berada pada tahap yang membanggakan.
2.11 Begitu juga dengan JK Kaunseling, beliau turut berharap agar Guru
Bimbingan dan Kaunseling (GBK) dapat memenuhi sasaran tuan pengetua
dalam memastikan semua pelajar berpeluang menjalani sesi kaunseling
sepanjang tahun 2016 sama ada sesi secara individu atau berkelompok.
2.12 JK Disiplin perlulah sentiasa berkolaboratif bersama JK Kaunseling dalam
memastikan disiplin pelajar terpelihara pada setiap masa.
2.13 Setiap JK di bawah Unit HEM perlu menetapkan sasaran dalam unit masing-
masing untuk sesi 2016.

MINIT MESYUARAT HEM 1/2016 4/11

SEK AGAMA AL-ISLAHIYAH (MEN)
3.0 PEMBENTANGAN JAWATANKUASA UNIT HEM TAHUN 2016
3.1 PK HEM mengingatkan agar JK Disiplin perlu memberi penekanan terhadap
disiplin murid dan perlu bersikap profesional dalam melaksanakan
tanggungjawab.
3.2 Untuk tahun 2016, beliau meminta JK Disiplin untuk menyediakan satu
format borang bela diri yang perlu diisi oleh setiap murid yang terlibat dengan
kes disiplin. Hal ini demikian untuk memberi peluang kepada murid agar
diberi ruang untuk bela diri sebelum hukuman dilaksanakan.
3.3 Hasil siasatan untuk setiap kes disiplin perlulah dirahsiakan dari pihak luar
untuk mengelakkan daripada berlakunya perkara yang tidak diingini.
3.4 Beliau turut mengharapkan agar JK Disiplin dan JK Kaunseling sentiasa
seiring dalam melaksanakan tugas. Setiap kes disipilin yang berlaku perlulah
diberi pertimbangan sewajarnya sebelum hukuman dilaksanakan.
3.5 Selain itu, JK Disiplin diberi tanggungjawab sepenuhnya untuk
menyelesaikan setiap kes yang boleh diselesaikan dalam jawatankuasa
tersebut kecuali kes-kes disiplin yang berat yang memerlukan kebijaksanaan
pengetua atau PK HEM untuk diselesaikan.
3.6 Hukuman yang dilaksanakan untuk kes-kes disiplin perlulah diberi
pertimbangan sewajarnya.
3.7 Semua ahli JK Disiplin perlu berkebolehan dari segi teknik siasatan dan
kemahiran menyoal murid untuk setiap kes disiplin yang berlaku. Untuk
mengelakkan kes-kes disiplin daripada berlarutan, ahli JK Disiplin perlulah
bertindak awal mencegah kes tersebut.
3.8 Tuan Pengetua mengharapkan kerjasama daripada guru tingkatan serta JK
Disiplin untuk turut sama berkolaboratif untuk memastikan kehadiran murid
ke sekolah mencapai KPI yang ditetapkan. Guru-guru kelas perlu bertindak
segera menghubungi waris murid yang tidak hadir ke sekolah selama dua hari
berturut-turut demi memastikan ketidakhadiran murid tidak berulang.
3.9 Tuan Pengetua turut menyatakan bahawa kegagalan murid untuk hadir ke
sekolah turut memberi impak kepada prestasi akademik murid tersebut.
3.10 Beliau turut mengharapkan agar JK Disiplin akan terus memastikan disiplin
murid terkawal pada setiap masa.

MINIT MESYUARAT HEM 1/2016 5/11

SEK AGAMA AL-ISLAHIYAH (MEN)
 3.11 Selain itu, PK HEM juga memaklumkan berkenaan pemilihan barisan
pengawas sekolah untuk sesi 2016 perlulah diperketatkan supaya pelajar yang
berkelayakan sahaja yang dipilih. Setiap tugasan yang dilaksanakan oleh
barisna pengawas perlulah dirancang dan dipantau oleh ahli JK Disiplin.
Tindakan : JK Disiplin

3.12 PK HEM mengingatkan agar JK SPBT dapat memastikan setiap murid

memperoleh buku teks sebelum sesi persekolahan bermula.
3.13 Beliau juga meminta agar sistem fail untuk pinjaman buku teks dapat
dikemaskinikan untuk kemudahan rujukan apabila diperlukan.
3.14 JK SPBT juga perlu melaksanakan pemeriksaan spot-check buku teks untuk
memastikan buku teks yang dipinjam oleh setiap murid dalam keadaan yang
sempurna pada setiap masa.
Tindakan : JK SPBT

3.15 Beliau juga mengingatkan agar JK APDM dan JK SSDM dapat memastikan
data murid dikemas kini pada setiap masa.
3.16 Tuan pengetua turut mengingatkan kepada semua guru tingkatan untuk
mengemas kini data kehadiran murid pada setiap hari persekolahan sebelum
jam sepuluh pagi seperti yang diarahkan oleh pihak jabatan.
3.17 Kegagalan guru untuk mengemas kini data kehadiran murid, pihak jabatan
akan terus menghubungi ketua jabatan untuk mengetahui sekiranya berlaku
sebarang masalah. Beliau turut memaklumkan bahawa data kehadiran murid
itu juga dipantau oleh pihak KPM secara atas talian.
Tindakan : JK APDM & JK SSDM

3.18 PK HEM mengharapkan ahli JK Kantin dapat memastikan kantin sekolah

dalam keadaan yang bersih dan kemas pada setiap masa demi keselesaan
murid.
3.19 JK Kantin juga perlu menyediakan laporan seperti yang diminta oleh pihak
jabatan
Tindakan : JK Kantin

MINIT MESYUARAT HEM 1/2016 6/11

SEK AGAMA AL-ISLAHIYAH (MEN)
 3.20 PK HEM merakamkan penghargaan kepada JK Biasiswa kerana dapat
melaksanankan tugas dengan baik sepanjang tahun 2016. Beliau turut
mengharapkan agar tanggungjawab tersebut dapat dilaksanakan dengan lebih
baik pada tahun 2016.
3.21 JK Biasiswa perlu memastikan penarikan semula biasiswa murid perlulah
mengikut prosedur.
Tindakan : JK Biasiswa

3.22 PK HEM memaklumkan bahawa pengusaha kafeteria asrama masih belum

diputuskan oleh jabatan. Oleh itu, semua murid yang ditawarkan kemudahan
asrama tidak akan dibenarkan masuk ke asrama sehinggalah keputusan
tersebut dibuat.
3.23 Pemilihan murid yang memohon kemudahan asrama hendaklah diperketatkan
dan faktor jarak juga perlu dipertimbangkan.
3.24 Selain itu juga, kebersihan dan keceriaan asrama perlu ditingkatkan dalam
memastikan keselesaan murid.
3.25 JK Asrama juga perlu mengambil langkah pencegahan awal daripada
serangga yang berbahaya seperti semut “charlie”.
3.26 Untuk tahun 2016 juga, kelas tambahan untuk murid asrama perlu
dimantapkan untuk memastikan murid-murid asrama juga mendapat
pendidikan yang sewajarnya dan cemerlang.
3.27 PK HEM juga mengharapkan peraturan-peraturan di asrama diperketatkan
pada setiap masa.
Tindakan : JK Asrama

3.28 Beliau juga mengharapkan JK 3K akan terus menggerakkan program 3K yang

telah dilaksanakan pada tahun 2015.
3.29 Hal ini bertujuan untuk mengekalkan keceriaan serta keselamatan murid.
Penguatkuasaan hukuman akan dilaksanakan sekiranya berlaku sebarang kes
vandalisme.
Tindakan : JK 3K

MINIT MESYUARAT HEM 1/2016 7/11

SEK AGAMA AL-ISLAHIYAH (MEN)
 3.30 Tuan pengetua turut mengharapkan JK Asrama, JK Disipilin, JK Kaunseling
serta JK lain di bawah Unit HEM untuk turut sama berganding bahu dalam
memastikan kemenjadian murid bukan sahaja dalam akademik malah dalam
bentuk sahsiah murid.
3.31 Selain itu, tuan pengetua juga turut mengharapkan JK Disiplin akan terus
memantau disiplin murid bukan sahaja dalam kawasan sekolah malah juga
memantau di pintu pagar sekolah. Pengesanan awal sebarang kes salah laku
disiplin murid di pintu pagar akan dapat mencegah kes tersebut daripada terus
berlarutan.
3.32 Tuan pengetua turut meminta JK Disiplin untuk mewujudkan kembali sesi
ikrar pelajar dalam perhimpunan rasmi sekolah pada setiap hari Isnin.
Tindakan : JK Disiplin

3.33 Tuan Pengetua turut meminta semua guru bukan hanya JK Disiplin untuk
turut sama memantau dan menegur jika terdapat sebarang salah laku murid.
3.34 Sekiranya kes tersebut berlarutan barulah dirujuk kepada JK Disiplin untuk
tindakan selanjutnya.
Tindakan : Semua Guru

3.35 Tuan pengetua juga mengingatkan kepada JK Dispilin untuk sentiasa

merekodkan sebarang bentuk tindakan yang dilaksanakan untuk setiap kes
salah laku disiplin murid terutamanya apabila melibatkan waris murid.
Tindakan : JK Disiplin
3.36 Sekiranya terdapat sebarang kes salah laku disiplin murid yang serius, pihak
biasiswa berhak untuk menarik balik bantuan biasiswa yang diberikan kepada
murid tersebut mengikut prosedur yang ditetapkan.
Tindakan : JK Biasiswa

3.37 Tuan Pengetua juga turut mengharapkan JK Asrama akan turut memantau
data pencapaian akademik murid demi memastikan murid yang tinggal di
asrama akan terus cemerlang.
Tindakan : JK Asrama

MINIT MESYUARAT HEM 1/2016 8/11

SEK AGAMA AL-ISLAHIYAH (MEN)
 3.38 Tuan pengetua turut meminta SU HEM untuk mengemaskini data enrolmen
murid setiap hari untuk sepanjang minggu pertama persekolahan dan dihantar
kepada beliau pada setiap hari.
Tindakan : SU HEM

4.0 TAKLIMAT PENGISIAN DATA APDM

4.1 S/u HEM selaku guru yang memantau data APDM memaklumkan bahawa
setiap guru kelas adalah guru yang akan mengemas kini semua data makumat
murid serta data kehadiran murid.
4.2 Beliau turut memaklumkan semua guru tingkatan wajib mengemas kini data
kehadiran murid pada setiap hari persekolahan sebelum jam sepuluh pagi.
4.3 Semua guru kelas tingkatan satu hingga tingkatan lima perlu memuat turun
senarai nama pelajar yang telahpun dihantar ke emel rasmi sekolah.
4.4 Semua guru tingkatan dua hingga tingkatan lima perlu untuk memuat data
murid yang sedia ada untuk kelas masing-masing di dalam sistem APDM
mengikut senarai nama pelajar yang diberikan.
4.5 Selain itu, beliau turut mengingatkan semua guru tingkatan untuk mengemas
kini data maklumat murid sebelum 31 Januari 2016 untuk memudahkan
capaian data murid oleh guru-guru lain.
4.6 Manakala untuk murid tingkatan satu (murid baharu), semua guru tingkatan
satu perlu memasukkan nama murid satu per satu ke dalam kelas masing-
masing di dalam sistem APDM.
4.7 Semua guru tingkatan satu juga perlu memasukkan data maklumat murid
baharu tersebut ke dalam sistem APDM sebelum 31 Januari 2016. Hal ini
semikian kerana, JK biasiswa perlu untuk mencapai data murid baru tersebut
untuk ditawarkan sebarang bentuk bantuan seperti biasiswa.
4.8 Semua guru tingkatan perlu memastikan data maklumat murid dimasukkan
dengan betul untuk mengelakkan sebarang bentuk kesukaran kepada capaian
data murid.
4.9 Semasa memasukkan data murid baharu, sekiranya sistem memaparkan murid
tersebut telah mendaftar di sekolah lain, guru tingkatan tidak perlu untuk
memasukkan data murid tersebut ke dalam data APDM sekolah.

MINIT MESYUARAT HEM 1/2016 9/11

SEK AGAMA AL-ISLAHIYAH (MEN)
 4.10 Semua guru tingkatan sama ada guru lantikan kementerian atau guru lantikan
lembaga pengelola sekolah (LPS) boleh log-in ke dalam sistem APDM
menggunakan kata laluan masing-masing yang telah dikemas kini oleh guru
data APDM kecuali dua orang guru baharu lantikan LPS yang menggunakan
kata laluan penyelaras tingkatan masing-masing kerana nama mereka belum
tersdapat dalam sistem kementerian.
4.11 Beliau turut memaklumkan bahawa manual penggunaan sistem APDM
telahpun diedarkan kepada semua guru tingkatan.
4.12 Guru-guru tingkatan juga boleh untuk menghubungi guru data APDM pada
setiap masa sekiranya menghadapi kesukaran dalam capaian data dalam
sistem APDM.
4.13 Untuk minggu pertama bulan Januari 2016, guru tingkatan perlu menghantar
kehadiran secara manua kepada guru data APDM disamping mengemas kini
kehadiran murid di dalam sistem APDM. Semua guru tingkatan telah
dibekalkan dengan enam slip kehadiran murid untuk sepanjang tempoh
minggu pertama yang perlu diisi pada setiap pagi.
Tindakan : Semua Guru Tingkatan dan Guru Data APDM

5.0 TAKLIMAT PENGURUSAN SURAT AMARAN PONTENG

5.1 SU Disiplin selaku guru yang memantau ketidakhadiran murid memaklumkan
kepada semua guru tingkatan untuk sentiasa memantau ketidakhadiran murid.
5.2 Terdapat dua jenis kesalahan ponteng iaitu kesalahan ponteng yang berturut-
turut dan juga ponteng kelas secara berkala yang perlu dikeluarkan amaran
ponteng mengikut prosedur yang ditetapkan.
5.3 Untuk kesalahan ponteng yang berturut-turut, guru tingkatan perlu
mengeluarkan surat amaran ponteng pertama, kedua dan ketiga seperti di
lampiran. Jumlah hari keseluruhan untuk dikeluarkan surat buang sekolah
adalah sebanyak 31 hari.
5.4 Manakala untuk ponteng berkala pula, guru harus mengeluarkan surat amaran
ponteng juga seperti di lampiran. Jumlah hari keseluruhan untuk pengeluran
surat buang sekolah untuk ponteng sekolah yang berkala adalah sebanyak 60
hari.

MINIT MESYUARAT HEM 1/2016 10/11

SEK AGAMA AL-ISLAHIYAH (MEN)
 5.5 Guru tingkatan juga diminta untuk menyimpan salinan untuk setiap amaran
yang dikeluarkan.
5.6 Selain itu juga, beliau turut memaklumkan bahawa guru kelas hanya boleh
menandatangani surat amaran ponteng pertama dan kedua sahaja. Surat
amaran ponteng yang ketiga hendaklah ditandatangani oleh PK HEM
manakala surat buang sekolah pula hendaklah ditandatangani oleh Tuan
Pengetua.
5.7 Semua guru tingkatan boleh merujuk kepada bahan edaran yang diberikan
atau merujuk terus kepada JK Disiplin.
Tindakan : Semua Guru Tingkatan dan JK Disiplin

6.0 HAL-HAL LAIN

6.1 Ustaz bustomi mengemukakan persoalan berkenaan tinjauan murid ponteng
ke rumah. Pelajar yang mempunyai kadar ponteng yang agak serius perlu
sekiranya guru mata pelajaran melakukan tinjauan ke rumah untuk
menyiapkan sebarang kerja kursus yang belum selesai.
6.2 Tuan pengetua memberikan kebenaran untuk melakukan tindakan tersebut
sekiranya perlu tetapi tinjauan tersebut haruslah diringi dengan guru disiplin
dan GBK.
Tindakan : JK Disiplin, JK Kaunseling dan Guru Matapelajaran
6.3 GBK turut memaklumkan berkenaan jadual minggu orientasi tingkatan satu
yang telah diedarkan pada 30 Disember 2015. Semua guru diminta untuk
mematuhi jadual tersebut demi kelancaran minggu orientasi tersebut. Jadual
guru ganti bagi guru yang terlibat dengan minggu orientasi akan dilakukan
oleh GBK.
Tindakan : Semua guru

Mesyuarat ditangguhkan dengan tasbih kifarah dan surah al-Asr pada 2.30 petang.

Disediakan oleh : Minit ini dicatat oleh :

ISMYLYANA BT ISMAIL ISMYLYANA BT ISMAIL
Setiausaha Unit HEM Setiausaha Unit HEM
Sek. Agama Al-Islahiyah (Men)

MINIT MESYUARAT HEM 1/2016 11/11

SEK AGAMA AL-ISLAHIYAH (MEN)