PDCA (Plan, Do, Check, Act) - Konsep, Manfaat dan Cara Membuat

PDCA - PDCA (plan-do-check-adjust/act) adalah metode manajemen empat langkah yang

berulang yang digunakan dalam bisnis untuk pengendalian dan peningkatan proses dan produk
secara terus menerus (Continuous Improvement). PDCA ini juga dikenal sebagai lingkaran
Deming circle/cycle/wheel, Shewhart cycle, control circle/cycle, atau plan-do-study-act (PDSA).

Siklus PDCA juga dikenal sebagai sistem untuk mengembangkan pemikiran kritis, jadi metode
PDCA harus didasarkan pada metode ilmiah. Melalui siklus Shewhart, Deming menggunakan
konsep dari siklus Plan-Do-Study-Act (siklus PDSA) dengan mengganti konsep PDCA, karena
menemukan bahwa fokus pada Check lebih lanjut tentang implementasi suatu perubahan.

Prinsip dasar metode ilmiah dan PDCA adalah iterasi, begitu hipotesis dikonfirmasi, pelaksanaan
siklus lagi akan memperluas pengetahuan lebih jauh. Mengulangi siklus PDCA dapat membawa
penggunanya lebih dekat ke tujuan, biasanya merupakan operasi dan keluaran yang sempurna.

Proses penyelesaian masalah saat penerapan lean maufacturing di perusahaan, sangat perlu untuk
menggunakan metode ilmiah PDCA Cycle, serta adanya keikutsertaan karyawan dari berbagai
level untuk terlibat dan memecahkan masalah menggunakan PDCA dalam budaya berpikir kritis
sehingga mereka akan lebih mampu berinovasi dan bertahan di depan persaingan melalui
pemecahan masalah yang ketat dan inovasi selanjutnya. Lalu apa manfaat serta bagaimana cara
membuat PDCA Cycle?, berikut ulasannya.

Manfaat PDCA.

PDCA, akronim yang merupakan singkatan dari "plan, do, check, act," adalah teknik dalam Total
Quality Management yang memungkinkan organisasi melakukan perbaikan dalam proses dan
metode sambil terus mengevaluasi hasilnya. Manfaat yang bisa didapat ketika pelaksanaan
PDCA, adalah:

1. Meminimalkan biaya.

Dengan menggunakan teknik PDCA memungkinkan bisnis untuk menguji perubahan proses
dalam skala kecil sebelum mengeluarkan biaya pada metode yang mungkin tidak sesuai atau
yang memerlukan penyesuaian.

Perusahaan dapat terus berjalan seperti biasa saat menganalisis pengaruh perubahan terhadap
proses. Misalnya, metode baru mungkin memerlukan alat tambahan atau mesin untuk
meletakkannya di tempat di lantai produksi. Sebelum membeli alat tambahan, organisasi dapat
menguji proses untuk memastikan hasilnya akan menghasilkan peningkatan produktivitas atau
peningkatan kualitas.

2. Aplikasi tak terbatas.

Manufaktur yang menerapkan lean, dengan menggunakan teknik Total Quality Management
(TQM) banyak menawarkan manfaat bagi proses bukan hanya kepada manufaktur, akan tetapi
juga lean accounting, ataupun sumberdaya. Teknik PDCA memungkinkan perusahaan untuk
mencoba proses dengan batasan waktu untuk menganalisis metode baru sebelum menerapkannya
di seluruh papan.

3. Memberdayakan Karyawan.

Dengan metode PDCA, memungkinkan perusahaan untuk mengajak dan mengikutsertakan setiap
karyawan dari berbagai level, sehinggan akan terciptanya kerjasama tim yang baik dalam
organisasi. Hubungan kerja dengan menghargai setiap ide maupun pendapat karyawan tanpa
melihat dari level kedudukan merupakan penghargaan terbesar.

Cara Implementasi PDCA Cycle.

Cara membuat dan mengimplemntasi siklus PDCA, yang harus dilakukan adalah:

1. Pelaksanaan rencana - Plan

Umumnya dalam pelaksanaan penyelesaian permasalahan dengan menggunakan sistem lean di

manufacturing akan menghabiskan banyak waktu pada tahap perencanaan. Tahap perencanaan
ini harus mencakup:

 Memperjelas permasalahan. Pada tahapan ini, bisa dikatakan sebagai tahapan dimana
tim kerja harus lebih mendalami latar belakang permasalahan yang akan dihadapi.
 Background dari permasalahan tersebut harus didapat seakurat mungkin, pada prakteknya
lean tidak hanya terfokus kepada data yang didapat akan tetapi harus ada penelusuran
lebih dalam lagi berupa kegiatan yang dilakukan di shopfloor. Hal ini bertujuan untuk
memastikan bahwa data yang didapat berdasarkan laporan adalah sesuai dengan
kenyataan yang terjadi.

 Pemilahan atau menspesifikasi permasalahan.Tahapan yang harus dilakukan pada

tahapan ini bisa dilakukan jika sudah dapat latar belakang permasalahan yang terjadi,
latar belakang permasalahan yang ada biasanya bersifat umum dan sangat luas, seperti
jika dalam manufacturing menghadapi permasalahan di kualitas produk. Sebagai contoh
pada saat ini kualitas produk tidak mencapai target yang diharapkan, maka pada tahapan
pemilahan permasalahan ini berkaitan dengan penyebab-penyebab yang menimbulkan
permasalahan tersebut.

 Pengaturan target. Pengaturan target harus berdasarkan kepada permasalahan yang akan
ditemukan solusi dari perbaikan, artinya untuk tahapan penetapan target perbaikan bisa
dilakukan setelah tahapan breakdown the problem dengan memprioritaskan kepada satu
atau pusat permasalahan tersebut.

 Analisis permasalahan. analisa permaslahan yang dengan tujuan bisa ditemukan inti
dari permasalahan tersebut.

2. Eksekusi atau melakukan solusi perbaikan - Do

Pelaksanaan eksekusi dari solusi yang telah disepakati oleh tim perbaikan adabaiknya dilakukan
trial, dengan tujuan mengetahui tingkat dari kegagalan ataupun keberhasilan dalam pelaksanaan
solusi tersebut.

Pada pelaksanaan eksekusi, usahakan lakukan dengan tidak permanen, sehingga jika menemukan
kendala pada solusi yang telah lakukan, memungkinkan tim Kaizen untuk melakukan perubahan
atau perbaikan dari solusi yang sebelumnya dicoba. Dengan begitu tingkat kegagalan dalam
pelaksanaan eksekusi bisa meminimalisir di tempat terjadinya permasalahan tersebut, yang akan
berdampak kepada tidak stabilnya produkitifitas perusahaan.

Setelah trial yang dilakukan berhasil dan tidak memiliki kendala berarti, barulah penerapannya
dilakukan eksekusi di area terjadinya permasalahan. Sebelum mengimplemantasikan solusi di
area tersebut, lakukan sosialisasi ke pemilik proses di area tempat Tim kerja akan melakukan
eksekusi, dengan tujuan tim mendapat support dari process owner serta pemilik area tersebut,
sehingga dalam melakukan perbaikan akan memudahkan tim kerja kaizen dalam penyelasaian
permasalahan.