IJNS – Indonesian Journal on Networking and Security - ISSN: 2302-5700 (P) - 2354-6654 (O) – http://ijns.

org

Rancang Bangun Sistem Informasi Front Office

Hotel Minang Permai Pacitan
Luki Markito, Lies Yulianto
lukiuchiha@yahoo.co.id

ABSTRACT: Hotel Minang Permai Pacitan represent one of the hotel residing in town of Pacitan, though this
hotel do not too big but guest lodging enough multitude, however in course of data processing in part of front of
office still done/conducted conventionally so that affect to delay in forwarding of an information data, good to
manager and also to consumer. Therefore to streamline and efficient in the case of is depository of data in part of
front of office, praktikan give solution to make information system front office with computerization system.
Method which is used in making of information system front office Hotel Minang Permai Pacitan is
observation method, method of study book, interview method. While system development of information
conceptually is systems analysis, scheme of system, making of program, program implementation.
Information System Front Office is built using Microsoft Visual Basic 6.0 with Microsoft Access
databases supported. With existence information system front office this, is expected can assist data-processing
process in part of front office and also quicken in making of report.
Keyword : Information System Front Office Hotel of Minang Permai Pacitan
Keyword : Student Attendance, Pengampu Teachers, PHP, Apache, Mysql

Abstraksi : Hotel Minang Permai Pacitan merupakan salah satu hotel yang berada di kota Pacitan,meski hotel ini
tidak terlalu besar tapi tamu yang menginap cukup ramai, akan tetapi dalam proses pengolahan data di bagian
front office masih dilakukan secara konvensional sehingga berdampak terhadap keterlambatan di dalam
penyampaian suatu data informasi, baik kepada manajer maupun kepada konsumen.
Oleh karena itu untuk mengefektifkan dan mengefisienkan dalam hal penyimpanan data di bagian front
office, praktikan memberikan solusi untuk membuat sistem informasi front office dengan mengunakan sistem
komputerisasi. Metode yang digunakan dalam pembuatan sistem informasi front office Hotel Minang Permai
Pacitan adalah metode observasi, metode study pustaka, metode wawancara. Sedangkan pengembangan sistem
informasi secara konseptual adalah analisis sistem, perancangan sistem, pembuatan program, implementasi
program. Sistem informasi front office ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual
Basic 6.0 dengan didukung basis data Microsoft Acces. Dengan adanya sistem informasi front office ini,
diharapkan dapat membantu proses pengolahan data di bagian front office serta mempercepat dalam pembuatan
laporan.
Kata kunci : Sistem Informasi Front Office Hotel Minang Permai Pacitan

1.a Latar Belakang Masalah 1.b Rumusan Masalah

Pada era globalisasi sekarang ini,
perkembangan dunia informasi semakin cepat
memasuki berbagai bidang. Sehingga perusahaan,
instansi dan badan usaha perorangan tidak bisa
jauh dari kemajuan teknologi tersebut untuk
meningkatkan usahanya. Begitu juga dengan hotel,
Hotel Minang Permai Pacitan sebenarnya sudah
terdapat sebuah komputer. Meskipun begitu, sistem
pelayanan front office di Hotel Minang Permai
Pacitan masih menggunakan sistem konvensional
atau sistem pelayanan yang belum
terkomputerisasi. Sehingga jika ada tamu yang
akan menginap harus melakukan proses registrasi
yang agak lama karena receptionist harus mencatat
data – data tamu secara manual pada buku tamu.
Selain itu, dalam pembuatan laporan bulanan pihak
hotel juga sering terlambat dikarenakan proses
pencarian data masih dilakukan secara manual.
Alternatif dari permasalahan tersebut adalah
dengan membuat suatu sistem informasi yang
dapat membantu pencatatan data tamu secara
cepat dan efisien dengan pertimbangan sebagai
berikut :
a. Membantu membuat laporan berdasarkan
periode tertentu yang sangat dibutuhkan oleh
manajer dalam pengambilan keputusan.
b. Meningkatkan efisiensi waktu, kemudahan
pelayanan dan ketelitian dalam pengolahan
data.
1. Sistem pelayanan di Hotel Minang Permai
Masih konvensional.
2. Sistem informasi yang bagaimana, yang
dapat memberikan pelayanan maupun
informasi yang tepat, cepat dan akurat?
3. Sistem komputerisasi yang bagaimana yang
bisa membantu pembuatan laporan secara
cepat dan tepat?
1.c Batasan Masalah
1. Tempat penelitian di Hotel Minang Permai
Pacitan.
2. Data tentang kamar hotel, yaitu tentang kelas
kamar, tarif kamar dan fasilitas kamar.
3. Data tentang tamu masuk dan tamu keluar
beserta rekening biaya tamu yang di selesaikan
di bagian penerimaan tamu.
4. Software yang digunakan adalah Microsoft
Visual Basic 6.0
1.d Tujuan
1. Memberi kemudahan kepada pihak hotel dalam
mengolah data tamu hotel.
2. Memanfaatkan komputer agar diperoleh hasil
yang efisien, tepat waktu sesuai apa yang
diinginkan oleh pihak Hotel Minang Permai.
1.e Manfaat Penelitian
1. Pengolahan data tamu hotel semakin mudah
dan cepat.

IJNS Accepted Paper - November 2013 1

 IJNS – Indonesian Journal on Networking and Security - ISSN: 2302-5700 (P) - 2354-6654 (O) – http://ijns.org
2. Kerja pegawai baik pada bagian receptionist
maupun manajemen lebih efisien dan efektif.
3. Sistem ini dapat digunakan secara umum dan
tidak terkait sepenuhnya dengan administrator.
4. Memberikan informasi yang lebih baik bagi
konsumen.
2.a Sistem
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen
yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk
mencapai suatu tujuan. Suatu organisasi seperti
perusahaan atau area bisnis cocok dengan definisi
ini. Organisasi ini terdiri dari sejumlah sumbe daya
dan sumber daya tersebut bekerja menuju
tercapainya suau tujuan tertuntu yang ditentukan
oleh pemilik atau manajemen. (Raymond Mc Leod,
Jr, 2002).
2.b Informasi
Informasi adalah data yang telah
diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan
untuk digunakan dalam proses pengambilan
keputusan. Sistem pengolahan informasi mengolah
data dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi
penerimanya (Tata Sutabri, 2005).
2.c Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di
dalam suatu organisasi yang di perlukan untuk
kebutuhan pengolahan transaksi harian yang
mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat
manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu
organisasi untuk menyediakan informasi kepada
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang
diperlukan. (Tata Sutabri, 2004).
2.d Front Office
Front Office adalah suatu tempat untuk
mengadakan atau menyelesaikan transaksi dengan
para tamu yang datang dan pergi. Tamu yang akan
menginap biasanya melakukan registrasi di bagian
receptionist, Jika ada kamar kosong maka tamu
tersebut segera mengisi registrasi dan pihak
receptionist akan mencatat semua data yang
diperlukan untuk kebutuhan informasi. Pengisian
registrasi dilakukan tamu yang akan menginap atau
hanya sekedar beristirahat selang beberapa jam,
dari registrasi diperoleh data-data mengenai tamu
yang sedang menginap. Bagi tamu yang akan pergi
(chek-out) wajib menyelesaikan pembayaran
rekening (guest bill), pihak front office akan
menunjukan berapa total biaya yang harus dibayar
oleh tamu. (Karawahenno,1998).
2.e Tinjauan Pustaka
Menurut Yulanda Nofeta (2009) dalam jurnalnya
yang berjudul SISTEM FRONT OFFICE HOTEL
MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0
jelaskan bahwa Teknologi berbasis komputer telah
diterapkan pada berbagai bidang pekerjaan
manusia. Salah satunya adalah bidang
kepariwisataan. Salahsatu penunjang sektor
pariwisata adalah bagian penerima tamu atau yang
biasa dikenal dengan Front OfficeHotel.
Front Office merupakan bagian yang bertugas
dalam pengolahan dan berperan penting dalam
aktifitas hotel sehari-hari dalam berinteraksi dengan
para konsumen. Rata-rata tamu yang menginap
IJNS Accepted Paper - November 2013
dalam sehari berkisar 10 orang, sehingga
diperkirakan dalam sebulan tamu yang menginap
berjumlah 300 orang. Dalam hal ini apabila jumlah
tamu yang menginap sedikit mungkin tidak menjadi
masalah bila dilakukan dengan cara manual, tetapi
bila tamu yang menginap cukup banyak dapat
membebani bagian penerima tamu. Belum lagi
masalah kerangkapan data atau data-data yang
tercecer, bila menggunakan cara manual akan
membuat kinerja bagian penerima tamu tidak
optimal. Maka dari itu peranan komputer untuk
mengolah data dibutuhkan agar bagian penerma
tamu dapat melakukan kinerja yang optimal.
Penelitian menurut Karawaheno dalam
penelitiannya yang berjudul KOMPUTERISASI
SISTEM FRONT OFFICE HOTEL PELANGI
PALANGKARAYA dijelaskan bahwa bertambahnya
jumlah tamu yang menginap seirimg perkembangan
hotel menyebabkan besar volume data dan semakin
komplek datanya. Alternatif pemecahan masalah
tersebut adalah menggunakan komputerisasi
pengolahan data tamu yang menginap atau
menyewa hotel.
Penelitian menurut Friska O. Sitompul
dengan judul SISTEM INFORMASI FRONT
OFFICE MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL
BASIC 6.0 DI HOTEL DANAU TOBA
INTERNASIONAL MEDAN dijelaskan bahwa
teknologi sistem informasi di gunakan untuk sarana
pertukaran informasi. Salah satu bidang yang
menggunakan teknologi tersebut adalah bidang
perhotelan. Teknologi informasi dalam perhotelan
ini di gunakan untuk menyimpan data dari tamu,
kamar, dan lain-lain untuk mempermudah aktifitas
kerja di dalam hotel. Oleh karena itu dibutuhkan
suatu sistem yang dapat menyimpan data yang di
perlukan oleh hotel untuk dapat mengembangkan
hotel lebih baik lagi.
Dalam penelitian ini penulis melakukan
penelitian dengan judul Rancang Bangun Sistem
Informasi Front Office Hotel Minang Permai Pacitan.
Tujuan dari penelitian ini adalah Membantu
membuat laporan berdasarkan periode tertentu
yang sangat dibutuhkan oleh manajer dalam
pengambilan keputusan.
3.a analisis masalah
Dari hasil wawancara yang dilakukan praktikan
dengan pihak manajer hotel, diketahui bahwa pihak
hotel mempunyai suatu masalah di bagian front
office yaitu dalam proses pengolahan data front
office masih dilakukan secara konvensional atau
proses pengolahan data yang belum
terkomputerisasi. Sehingga sering menimbulkan
permasalahan-permasalahan, di antaranya adalah
dalam proses pencatatan data tamu chek-in dan
chek-out memerlukan waktu yang lama karena
proses pengolahan data dilakukan dengan manual.
Selain hal tersebut dalam pembuatan laporan
pendataan per-hari, per-bulan dan per-tahun juga
tidak bisa dilakukan dengan cepat karena data
belum terkomputerisasi dan pencarian data
dilakukan secara manual.
2
 IJNS – Indonesian Journal on Networking and Security - ISSN: 2302-5700 (P) - 2354-6654 (O) – http://ijns.org

jelasnya diagram konteks dalam sistem rekapitulasi

kehadiran siswa dapat digambarkan sebagai
berikut:
Front Off ice

Administrator

Tamu Check In Check In

SI
Kamar Tamu
Tamu Check Out Front Office
Nota Pembayaran

Laporan Tamu Check In

Laporan Tamu Check Out
Laporan Data Ka mar
Laporan Keuangan

Pimpinan
Gambar 3.1. Buku Tamu Hotel Minang Permai
Pacitan Gambar 3.2. Diagram kontek yang diusulkan

3.b Kebutuhan Hardware Software yang 3.d Perancangan Data Flow Diagram (DFD)
diperlukan dalam program aplikasi 1. DFD level 1 proses 1
Perangkat keras (hardware) yang Front Off ice

dibutuhkan untuk implementasi Rancang Bangun Admi nistrator

Sistem Informasi Front Office yang diajukan adalah

Che ck In
minimal sebagai berikut : Input Data SI
Front Off ice
Data Kamar
Tamu

a. Processor pentium minimal pentium III

dianjurkan lebih besar makin baik Tabel Check In

b. Vga Card menggunakan resolusi 640 x 480 Kamar

atau yang lebih tinggi. Pembuatan

Laporan
c. RAM minimal 32 Mb dianjurkan di atas 64
Mb agar prosesnya lebih cepat.
Laporan
d. Hardisk 20 Gb atau yang lebih tinggi. Manajer Pimpinan

e. CD ROM bila menginstalnya dengan CD

Instaler. Gambar 3.3. DFD level 1 proses check in

Setelah soal perangkat keras atau hardware sudah f. DFD level 1 proses 2
dibahas tentunya tidak akan bisa terlepas dari Front Off ice

software. Software adalah perangkat lunak atau Administrator

program yang berisi perintah-perintah untuk Check Out

SI
pengolahan data. Agar sistem informasi ini berjalan, Input Data
Input Data
Front Off ic e
Nota Tagi han
Tamu

selain kebutuhan perangkat keras (hardware) juga

dibutuhkan perangkat lunak (Software). Klasifikasi Tabel Guest Bi l l Tabel Check Out Check Data T amu
Tabel Check In

perangkat lunak yang digunakan dalam

implementasi Rancang Bangun Sistem Informasi Pembuatan
Laporan
Front Office Hotel Minang Permai Pacitan adalah
sebagai berikut : Laporan

a.Sistem Operasi Manajer Pimpinan

Sistem Operasi yang digunakan dalam
implementasi Rancang Bangun Sistem Informasi
Front Office Hotel Minang Permai Pacitan yaitu
menggunakan Windows XP Profesional Service
Pack 2.
3.c Perancangan Sistem
Perancangan sistem dapat digambarkan sebagai
perancangan untuk membangun sistem dan
mengkonfirmasikan komponen-komponen sistem
yang akan didesain secara rinci tentang apa yang
diusulkan. Setelah menganalisis dan mengevaluasi
sistem yang sedang berjalan, maka sebagai tindak
lanjut bagi penyelesaian masalah tersebut dapat
dibuat suatu sistem informasi front office dengan
menggunakan sistem yang lebih baik dengan
menggunakan perangkat lunak yang dapat
mempermudahkan dalam melakukan pekerjaan.
3.d Diagram konteks yang diusulkan
Diagram konteks merupakan alat untuk
struktur analisis. Pendekatan terstruktur ini
mencoba untuk menggambarkan sistem secara
garis besar atau secara keseluruhan. Untuk
Gambar 3.4. DFD level 1 proses check out
3.f Persiapan Database
Database dapat diumpamakan sebagai
sebuah tempat penyimpanan data yang terstruktur
agar dapat diakses dengan cepat dan mudah.
Dalam perancangan sistem informasi front office
Hotel Minang Permai ini, praktikan membuat 6
(lima) tabel dalam database Hotel Minang Permai.
Tabel-tabel tersebut adalah tabel admin, tabel
kamar, tabel kelas kamar, tabel check in, tabel
check out, tabel guest bill. Pembuatan database
dan tabel-tabel mempergunakan fasilitas Microsoft
Acces 2007.
1. Struktur tabel admin
Tabel admin adalah tabel yang digunakan untuk
menampung data dari admin pada sistem informasi
front office ini. Berikut ini adalah field-field yang
dibuat dalam tabel admin.

IJNS Accepted Paper - November 2013 3

 IJNS – Indonesian Journal on Networking and Security - ISSN: 2302-5700 (P) - 2354-6654 (O) – http://ijns.org

Tabel 3.1. Tabel Admin output sistem informasi dapat dilihat pada gambar di
Field Name Data Field bawah ini.
Type Size
Kode_admin Text 3 1. Perancangan Dialog Menu Password
Nama_admin Text 20
password text 10 Nama Admin Masuk
2. Struktur tabel check in Password
Batal
Tabel check in adalah tabel yang digunakan untuk
menampung dan menyimpan data dari tamu-tamu
yang melakukan check in di Hotel Minang Permai
Pacitan. Berikut ini adalah field-field yang dibuat
dalam tabel check in. Gambar 3.5.Menu password

Tabel 3.4. Tabel Check In 2. Perancangan Dialog Layar Menu Utama

Mp           HOTEL DAN RESTO MINANG PERMAI

Field Name Data Field JL. GATOT SUBROTO 37 B PACITAN
Type Size Telp.(0357)881939-882955

No_inap Text 3
Tgl_masuk Date -
Jam_masuk Time - SISTEM INFORMASI FRONT OFFICE
Kode_kelas Text 3 Input Data Check Laporan Tamu
No_kamar Text 3 I Ch k I

Nama Text 20 Input Data Check Laporan Tamu

O t Ch k O t
Jenis_kelamin Text 1
Alamat Text 20 Input Data Kelas Laporan
K K
Kota Text 13
Input Data Nomor Help
Jenis_Id Text 8 K
No_Id Number 15 Input Data Admin Keluar
Usia Number 3
Pekerjaan Text 10
Pengikut_laki Number 1
Pengikut_pere Text 1
mpuan Gambar 3.6.Menu utama
status Text 1

3. Struktur tabel check out 3. Perancangan Dialog Layar Menu Input

Data Check In
Tabel check out adalah tabel yang digunakan untuk
menampung dan menyimpan data dari tamu-tamu
yang melakukan check out di Hotel Minang Permai
Pacitan. Berikut ini adalah field-field yang dibuat
dalam tabel check out.

Tabel 3.5. Tabel Check Out

Field Name Data Field

Type Size
No_inap Text 3
Tgl_masuk Date -
Jam_masuk Time -
Tgl_keluar Date -
Jam_keluar Time -
No_kamar Text 3
Harga Number Single
Gambar 3.7. Menu check in
3.h PERANCANGAN DESAIN INPUT OUTPUT
SISTEM INFORMASI FRONT OFFICE.
Adapun perancangan input dan output sistem
informasi front office ini terdiri dari form password,
form menu utama, form input data check in, form
input data check out, laporan tamu check in, form
laporan tamu check out. Rancangan desain input

IJNS Accepted Paper - November 2013 4

 IJNS – Indonesian Journal on Networking and Security - ISSN: 2302-5700 (P) - 2354-6654 (O) – http://ijns.org

4. Perancangan Dialog Layar Menu Check 4.c Halaman Utama

Out

Gambar 3.8. Menu check out

5. Perancangan Laporan Check in

Gambar 4.2. Halaman Layar utama

4.d halaman menu check in

Gambar 3.9. Laporan check in

6. Perancangan Laporan Check Out

Gambar 4.3. Halaman form check in

4.e halaman menu check out

Gambar 3.10. Laporan check out

4.a Implementasi Sistem

Implementasi sistem adalah langkah-langkah atau
prosedur-prosedur yang dilakukan dalam
menyelesaikan desain sistem yang telah disetujui,
untuk menguji, memasang dan memulai sistem baru
atau sistem yang diperbaiki untuk menggantikan
sistem yang lama. Implementasi yang telah sesuai
harus diuji coba sehingga dapat diketahui Gambar 4.4. Halaman form check out
kehandalan dari sistem yang ada telah sesuai
dengan apa yang diinginkan. 4.f halaman laporan check in
4.b Halaman Password

Gambar 4.1. Halaman Password

Gambar 4.5. Laporan check in

IJNS Accepted Paper - November 2013 5

 IJNS – Indonesian Journal on Networking and Security - ISSN: 2302-5700 (P) - 2354-6654 (O) – http://ijns.org

4.g halaman laporan check out [6] Karawahenno. Tugas Akhir :

Komputerisasi sistem Front Office Hotel
Pelangi Palangkaraya. 1998.
[7] Kurniawan (2011). Aplikasi Sistem
informasi Penginapan Pada Hotel Berbasis
Web. Undergraduate Thesis, University
Diponegoro
[8] Kristanto, Hariyanto. Konsep dan
Perancangan Database. Andi Offset
Yogyakarta. 1993.
[9] Nofeta. Tugas akhir : Sistem Front Office
Gambar 4.6. laporan check out Hotel Menggunakan Microsoft Visual Basic
6.0. 2009
5.a kesimpulan [10] Petroutsos, Evangelos. Pemrograman
a. Dengan Microsoft Visual Basic 6.0 dapat Database dengan Visual Basic 6, PT.
dibuat sistem informasi front office yang Elexmedia Komputindo. 2002.
mudah digunakan dan cepat untuk [11] Rusmawan, Uus. Konsep dan
memproses data tamu. Implementasi Visual Basic, PT. Elexmedia
b. Dengan pembuatan sistem informasi front Komputindo. 2007.
office ini mampu mendukung kegiatan-
kegiatan yang dilakukan di Hotel Minang [12] Sanjaya, Ridwan. Kolaborasi Visual Basic
Permai Pacitan baik pada tingkat 6.0 dan Access 2007, PT. Elexmedia
pelayanan maupun tingkat manajemen. Komputindo. 2008.
c. Dengan dibuatnya sistem informasi front [13] Witarto. Memahami Sistem Informasi.
office ini, dapat mempermudah Bandung, Informatika.
pembuatan laporan, efisiensi waktu, serta [14] http://repository.usu.ac.id/bitstream/1234
efektifitas kerja pegawai di Hotel Minang 56789/7866/1/09E02818.pdf, tanggal 03
Permai Pacitan. Desember 2011 pukul 10.42 WIB
[15] http://www.herupras.wordpress.com/pe
5.b saran ngertian-visual-basic-6.0, Tanggal 03
a Untuk Hotel Minang Permai Desember 2011 pukul 10.51 WIB
1. Agar tamu puas dan merasa betah maka [16]Anjar Priyadna, Lies Yulianto
hendaknya pihak Hotel Minang Permai (2013), Pembuatan Sistem Registrasi
lebih meningkatkan pelayanan terhadap Kamar Hotel Berbasis Website Pada
tamu.
Hotel Graha Prima Pacitan, IJNS –
2. Perlu adanya penambahan fasilitas yang Indonesian Journal on Networking and
bisa mendukung sistem informasi front Security, Vol 2 No 2 – Januari 2013,
office agar pendataan tamu bisa di lakukan ijns.org, ISSN: 2302-5700
lebih cepat.
[17]Taufik Hidayat (2013), Pembangunan
b Untuk pembaca umum Sistem Informasi Manajemen Front
1. Bisa dijadikan ide untuk penelitian Office Pada Graha Prima Hotel
selanjutnya Pacitan, Speed Journal - Indonesian
2. Perlu adanya pengembangan dari segi Jurnal on Computer Science - Vol
desain, kelengkapan dan pengolahan data. 10 No 3 – Agustus 2013 , ISSN 1979
– 9330, speed.unsa.ac.id
Daftar Pustaka

[1] Elisabet Setiawan (2007). Aplikasi

Komputer Berbasis Web untuk Menangani
Reservasi,
[2] Check-In, dan Check-Out Secara Online
dengan Studi Kasus Hotel Cipaku Indah
Bandung. Jurnal Sistem Informasi Vol. 2
No. 1 Maret 2007 : 51-68.
[3] Friska O. tugas akhir : Sistem Informasi
Front Office Menggunakan Microsoft Visual
Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba
Internasional Medan
[4] Jogiyanto, H.M. Analisa dan Disain
Sistem Informasi. Andi Offset, Yogyakarta,
1990.
[5] Kadir, A. Konsep dan Tuntunan Praktis
Basis Data. Yogyakarta : CV. Andi. 1999.

IJNS Accepted Paper - November 2013 6