Elaborar un Pla de Millora

a partir de la tècnica DAFO

Jordi Escolà
Gabinet per a la Qualitat de la Gestió

jordi.escola@upc.edu 18 de maig 2009

 Per començar un pla de millora ...
www.upc.edu

Acceptar els canvis com

oportunitats. Veure la vida amb
1 optimisme. Densenvolupar una
Tenim que ser positius actitud positiva.

Mes que apendre noves coses,

tenim que desapendre
2 Tenim que desapendre (formes de fer, de pensar, de actuar, ...)
estar oberts a les noves coses
que venen ...

Mitjana de vida de les organitzacions: Hi ha persones que diuen que

Privades (27) i públiques (45) tenen 15 anys d’experiència ...
... i en realitat el que tenen es 1
any d’experiència 15 vegades.
UPC – 1 de març 1971 2.016
www.upc.edu

Hoy puede ser un gran día …

… per començar un Pla de Millora

 El principal problema de les organitzacions ...
www.upc.edu

.... la resistència als canvis

Gregaris

Adaptadors
Resistents
35 %

Innovadors 25% 20% Molt resistents

10% 10%
 El Pla de Millora …
www.upc.edu

Quan comencem ?

Quin és el millor moment?

Mai … el millor moment no existeix …

El millor moment es quan es pot destinar una

part del temps i d’esforç en el projecte.
Quan hi ha ganes i força. Quan es pot.
www.upc.edu
El millor moment es ...

Gregaris “No seria millor si primer fessim …”

Adaptadors
Resistents
“Hem de valorar les
persones i les “L’any que ve …”
circumstàncies …” 35 % “Quan aprovin …”
“Quan publiquin …”

Innovadors 25% 20% Molt resistents

“Ara mateix !!” 10% 10% “Mai, no funciona …”
 Model: descripció simplificada de la realitat, per
comprender-la, simplificarla i modificarla
www.upc.edu

Per on comencem?
Anàlisi DAFO

• Es una reflexió interna

• Es una posta en comú
• Es un punt de partida

Un DAFO es un coneix-te a tu mateix organitzacional

 Es important tenir bons plantejaments
www.upc.edu pero també es molt important bones execucions

Bona +
Plantejaments

Decepció Excelencia
Excel.lència
Idees

Desastre DESGAST !!!!

Dolenta
-
- Gestió +
Deficient Adequada
 Anàlisi DAFO
www.upc.edu
Oportunitats
Esdeveniments, variables i
característiques de l’entorn que poden
Anàlisi
generar impacte en el funcionament
extern
de l’organització, facilitant o
incrementant la seva capacitat de
resposta
Punts forts
Análisi Variables, trets, característiques i/o
intern situacions de l’organització que poden
facilitar el seu creixement, projecció,
credibilitat i desenvolupament, ja que
faciliten la seva capacitat de resposta i la
seva competitivitat.
Amenaces
Esdeveniments, variables i
característiques de l’entorn que
poden generar impacte en el
funcionament de l’organització,
reduint o limitant el volum actual
d’activitat o la seva competitivitat.
Punts febles
Variables, trets, característiques i/o
situacions de l’organització que dificulten
el seu creixement, projecció, credibilitat i
desenvolupament, ja que redueixen la
seva capacitat de resposta i la seva
competitivitat.
 Qui
Que (producte/servei)
www.upc.edu A qui (clients)
MISSIÓ Com (trets corporatius)
Per a què

per la organització
No modificable
Anàlisi Oportunitats Amenaces
extern

per la organització
Análisi Punts forts Punts febles

Modificable
intern
www.upc.edu

MISSIO

Análisi Oportunitats Amenaces

extern

Análisi Punts forts Punts febles

intern
 Model EFQM
www.upc.edu (Fundació Europea per a la Gestió de la Qualitat)
www.upc.edu Recomanacions DAFO:

• Es important abordar ordenadament tot el procés,

reconduint quan es dispersa, i profunditzant cada factor i dimensió per separat.
• Pocs factors, però ben definits
• Plantejar els factors, no les solucions
• Considerar cada factor com una sola cosa: si es debilitat
no pot considerar-se fortalesa (si hi ha contradicció, dividir factor)
• Fomentar la participació, discutir i compartir informació
(buscar el consens, no el “cedir”)
• Utilitzar un llenguatge precís
• Afirmacions basades en fets i dades
 Anàlisi DAFO
www.upc.edu

Aspectes positius

• La seva facilitat d’ús

• Fomenta la participació i el treball en grup
• Afavoreix el contrast d’opinions
• Permet definició d’estratègies i relacionar factors

Un DAFO ben fet ens permet identificar àmbits

prioritaris d’acció que mobilitzin l’equip
 Anàlisi DAFO
www.upc.edu

Limitacions

Mala definició de factors

Molt generalistes, poc específics
Manca de informació per la definició correcta
Falta de priorització
Factors als que es dona molt o poc èmfasi
Factors als que els hi dona la mateixa importància
Subjectivitat en la generació de factors
Desacord en els factors o en la seva ubicació
Factors que representen opinions i no fets
Factors omesos: falta de comprensió del problema
www.upc.edu
Exercici

Anàlisi DAFO
Ajuntament municipi

Treball per grups

• Valoració i anàlisi dels factors

• Breu comentari
 Metodologia
www.upc.edu

Mètode participatiu  pluja d’idees

• Equip reduit i representatiu

• Per grups (2, 4 …) Possada en comú

• Individual (coordinador)
Requereix
Establir regles del joc prèvies Consens
(p.e. afirmacions basades en xifres i dades)

Utilitzar sempre un to positiu quan es qüestionen les idees

Aprofitar us tecnologies (reunions virtuals)

 Estratègies possibles
www.upc.edu

Ofensiva Adaptativa
(reorientació)
Potenciar fortaleses per aprofitar oportunitats Superar debilitats per aprofitar oportunitats

Defensiva Supervivencia

Potenciar fortaleses per minimitzar amenaces Superar debilitats per minimitzar amenaces
www.upc.edu
MISSIO
La
Anàlisi
extern
Oportunitats Amenaces estratègia
bàsica

Anàlisi Punts Punts

intern febles
forts
1. Es basa i potencia les fortaleses
2. Elimina o corregeix les debilitats
3. Aprofita les oportunitats
4. Neutralitza les amenaces
 Matriu DAFO creuada
www.upc.edu
www.upc.edu
Matriu de confrontació
Relaciona el grau d’influència del entorn (A/O) sobre els factors interns (D/F)

0 = influencia nul·la
- /+ = relació moderada
--/++ = relació alta

A1 A2 A3 A4 O1 O2 03 04
D1
D2
D3
D4
F1
F2
F3
F4

Amenaces que augmenten (-) debilitats

Amenaces que disminueixen (-) fortaleses

Oportunitats que augmenten (-) o disminueixen (+) debilitats

Oportunitats que augmenten (+) o disminueixen (-) fortaleses
www.upc.edu
Matriu de confrontació
 El més difícil
www.upc.edu
... possar-se d’acord

Estratègia Estratègia
generalista detallada

Afavoreix el consens Dificulta el consens

Precisarà un desenvolupa- Major definició del Pla
ment posterior
 Anàlisi DAFO
www.upc.edu

Els resultats han de ser comunicats

Es un factor clau d’éxit la comunicació del resultat de la reflexió estratègica

a tot el personal de la unitat, per tal involucrar-los al màxim en la
planificació i execució del Pla de Millora.
S’ha de preveure com i quan es comunicarà. Això requereix un dedicació
important, que convé no deixar en un segon terme.

Perquè es important que en el procès

d’anàlisi sigui el més participatiu possible ?
www.upc.edu
“Els homes només
recolzen allò que han
ajudat a crear”

Es important que aquest anàlisi es faci de manera

participativa incorporant de manera representativa
una pluralitat de punts de vista.

Aquesta participació farà que l’anàlisi sigui el més

complet possible, i permetrà que la posterior
definició d’objectius es realitzi sobre las base de
consens i identificació amb aquests.

Nicolás Maquiavelo (1469-1527)

www.upc.edu

I ara què ?

comença la feina ...

 Fases del Pla de Millora
www.upc.edu
1 Constituir Grup de Treball

2 Identificar l’àrea de millora

3 Detectar les causes del problema

4 Formular els objectius

5 Identificar les accions de millora

6 Fer una planificació

7 Fer el seguiment
 1 Constituir Grup de Treball
www.upc.edu

r es: Grup Grup

figu DAFO Pla Millora
Potser el mateix que ha
realitzat el DAFO o no
les
sib
P o
Director o màxim responsable del procés, unitat
Patrocinador o organització. Està informat i recolça l’activitat
i decisions del Grup de Millora.
Responsable
Director, sots Dtor, Cap d’Administració o
de projecte persones en qui deleguin

Facilitador Secretari, professor, tècnic extern o intern.

Vetlla per la correcta aplicació de la metodologia.

Membres equip Voluntaris i implicats en la millora

Amb representació de sub-unitats. Clients procés

L’adequada selecció de participats en un factor clau d’éxit

www.upc.edu 2 Identificar l’àrea de millora

El conjunt de fortaleses i debilitats detectades durant el

procés d’anàlisi, serà el punt de partida per la detecció
de les àrees de millora.

ACOTAR, definir bé l’abast

del treball (general o específic)
La clau resideix en l’encertada identificació de l’àrea de millora:
l’oportunitat i l’equip son elements clau.

Definir bé el problema de forma cooperativa es el primer pas per

aconseguir aprendre d’aquest i convertir-lo en una oportunitat per a la
unitat.
www.upc.edu
3 Detectar les causes del problema

La solució d’un problema (la superació d’una àrea de millora),

comença quan es coneix la causa que l’origina.

Existeixen moltes eines metodològiques per la seva identificació

(diagrama d’espina (causa-efecte), diagrama de Pareto,
diagramació de processos, brainstorming, ...)

La utilització d’alguna eina metodològica permet eliminar la

subjectivitat o les idees preconcebudes, ajuden a analitzar amb
major profunditat el problema i preparen el camí a l’hora de definir
les accions de millora.
www.upc.edu
Diagramació de processos

Concursant Registre General Secció Concursos

És una representació gràfica d’un procés en
la qual es visualitza quins són les unitats o
1
Inici persones que intervenen, quines tasques realitzen
Instància 3 cadascú i quin és el flux de treball i els documents
2
Entregar instància
Assignar número
d' ordre a la instància que es generen entre les unitats
4
Segellar la instància Ajuda a tenir una visió global i única del procés
NO
per part dels integrants del grup
5
S' adjunta fotocòpia?
SÍ
Després ens facilitarà l’aportació d’idees de millora
en una part concreta o en la globalitat del procés
6
Fer fotocòpia de
la instància

• ES DESCRIU LA REALITAT (NO L’IDEAL)

• PARLAR AMB TOTES LES PERSONES QUE
7
Entregar instància
INTERVENEN EN EL PROCÉS
a Concursos
• ES VALIDA EL DIAGRAMA EXPOSANT-LO A
Fotocòpia LES PERSONES IMPLICADES
Instància 9
Recepció

8
Arxiu
1
Ens ajuda a unificar diferents
Fi registre

visions i a compendre el procés

 Diagrama d’Ishikawa o d’espina de peix
www.upc.edu

El professor KAOURU ISHIKAWA (creador dels primers grups de qualitat) va desenvolupar aquesta tècnica
És una tècnica de representació gràfica d’un problema i de les seves causes

PERSONES MATERIAL

Personal Sobres que es

Poc respecte
desmotivat trenquen fàcilment
a les normes
Falta de coneixement inadequats
dels horaris
El correu no arriba
Base de dades al seu destí
Falta d’espai
d’adreces no Falten criteris
físic per
consultable de classificació
classificar

EQUIPAMENT ENTORN MÈTODES

Tipus de causes:

Persones (p.e: baixa aptitud, poca formació, desmotivació, etc.)

Mètodes (p.e: exemple: procediment incorrecte, manca de definició del procediment, etc.)
Materials (p.e: impresos inadequats, fulls borrosos, etc.)
Equipament (p.e: ordinadors lents, manca de mitjans, etc.)
Entorn (p.e: soroll excessiu, massa dispersió, etc.)
www.upc.edu
Llei ABC o de Pareto

És una llei empírica que diu que normalment el

20% de les causes genera el 80% dels efectes
% ERRORS

És un instrument per determinar prioritats

80 %
Podem tenir més resultats amb menys esforços
si ens centrem en el 20% de les causes

ZONA A ZONA BC
% CAUSES
20 %

ZONA A: POQUES CAUSES PERÒ QUE GENEREN LA MAJOR PART DELS PROBLEMES
www.upc.edu
Detectar les causes del problema

Definir correctament el problema Un problema ben plantejat

(un problema es defineix per un efecte es un problema mig resolt
i no pas per una causa)

Una part important de problemes no es resolen perquè estan mal plantejats

Conèixer el problema
per solucionar-lo
Problema Solució
Mai s’acaben

canvis Actitud per solucionar problemes

 4 Formular els objectius
www.upc.edu

Un cop s’han identificat les principals àrees de millora i es coneixen les

causes del problema, s’han de formular els objectius i fixar el període de
temps per a la seva consecució.

Al redactar-los es te que tenir en compte que han d’expressar de manera

inequívoca el resultat que es pretén aconseguir: ser concrets i redactats
amb claredat.
Objectius Indicadors

 Específics (concrets)  Adequats . Que mesurin realment la

 Mesurables (es puguin quantificar)
 Motivadors (ambiciosos però aconseguibles)
 Coherents (amb els objectius generals)
 Flexibles (que es puguin adaptar a contingències
variable que volem observar: que serveixi per a
la millora
 Simples (fàcils de calcular)
 Sensibles (capaços de detectar
irregularitats)

no previstes, sense apartar-se de l’enfoc inicial)  Periòdics (referents a un període de temps

o volum d’activitat)
 Negociats (acceptats, no imposats)

Pocs, però ben definits

www.upc.edu
5 Identificar les accions de millora

Un cop formulats els objectius que pretenem aconseguir, seleccionarem les

possibles alternatives de millora, per després, prioritzar les més adequades.

Es poden utilitzar tècniques que faciliten la selecció de les accions de millora

(tempesta d’idees, grup nominal, benchmarking ...).

Es tracta de disposar d’un llista de les principals actuacions que hauran de

realitzar-se per acomplir els objectius

Benchmarking  Consisteix a comparar els propis processos/activitats

amb els d’altres unitats o organitzacions que ja han abordat aquests
problemes (que van més avançades o són reconegudes com les que ho
fan millor ). Pot ser intern o extern.

Idea bàsica  no cal inventar el que ja s’ha inventat

 Fer una planificació (seleccionar
6
www.upc.edu accions)

Es disposa d’unes accions de millora, però sense establir un ordre de prioritat.

No obstant, algunes restriccions inherents a les accions escollides poden

condicionar la seva posada en marxa, aconsellar la seva postergació, o exclusió
del pla de millora. Es per tant, imprescindible conèixer el conjunt de restriccions
que condicionen la seva viabilitat.

Establir el millor ordre de prioritat no estan senzill como proposar, en primer lloc,
la realització d’aquelles accions associades als factors més urgents, sinó que es
tenen que tenir en compte altres criteris en la decisió:

1. Nivell de dificultat
2. Termini de la implantació
3. Impacte en l’organització
 Priorització de les accions
www.upc.edu

1. Dificultat de la implantació 2. Termini de la implantació

Es prioritzarà de menor a major Es prioritzarà les accions més
grau de dificultat. directes
1 Molta 1 Llarg
2 Bastant 2 Mitjà
3 Poca 3 Curt
4 Gens 4 Immediat

3. Impacte en l’organització
Mesurat pel grau de millora aconseguit. Un canvi radical té un
impacte > que petits canvis continus)
(p.e. Si afecta a varies titulacions, l’impacte serà >)
1 Cap
2 Poc
3 Bastant
4 Molt
www.upc.edu
Graella de priorització d’accions

Es realitzarà el sumatori de cada factor que servirà

d’orientació per identificar les prioritàries, entenen
aquestes com les que tenen una puntuació més gran

4 4 4 12 1

Ordenar segons
+ fàcils + immediates >impacte
puntuació
www.upc.edu
Graella de priorització d’accions 2

En termes d’importància i urgència

www.upc.edu 7 Implementar i fer el seguiment

Un cop escollides per ordre de prioritat, comencem a construir el Pla de

Millora incorporant els elements que permetran realitzar el seguiment detallat
del Pla per garantir la seva eficàcia i eficiència.

Es realitzarà mitjançant una taula, que implicarà a tot el personal de la unitat,

i segurament a d’altres unitats i òrgans de la Universitat.

Aquesta implicació de diferents actors en el Pla de Millora, obligarà a realitzar

una negociació entre les parts implicades, amb la finalitat d’arribar a un
acord.

També caldrà definir els recursos humans, financers, materials, tecnològics i

informàtics per portar a terme les activitats necessàries.
 Graella de planificació del
www.upc.edu Pla de Millora
Reflectir el compromís

En el seu cas Ens permetrà

(negociació, tenir visió
Imprescindible !! Previsió, …) ràpida i fer
ajustos

Cap de projecte,
Responsable Elements materials Cap de la unitat o
operatiu o de col.laboració Persona en qui delegui
www.upc.edu

Situació dessitjada

Pla de Millora

Situació actual
www.upc.edu
Exercici teòric-pràctic

Centre
2 equips de treball
Departament

1.- Redactar missió

2.- Fer DAFO
3.- Identificar àrea de millora
4.- Detectar causes dels problemes
5.- Formular objectius
6.- Identificar accions de millora
7.- Seleccionar accions de millora
www.upc.edu
Reflexió sobre el treball

1.- Que ha anat bé ?

2.- Problemes o dificultats del grup

3.- Conclusions (aprenentatge grupal)

 El cercle de la millora continua
www.upc.edu
 Conclusions
www.upc.edu

No tenim mes remei que ser optimistes

(tenir fe en els demés),
i acceptar no que tot surt
com un sempre vol.

Ni els teus èxits depenen només del teu mèrit

Ni tampoc els fracassos depenen només de tu.

Formem part d’una gran Institució, amb una cultura

organitzativa ... que té moltes subcultures ...
 Conclusions
www.upc.edu

La UPC es com un gran

Orquestra, en la que cada
unitat toca part de la
partitura ...

•Tots som diferents (saber valorar les

diferències)
• Hauríem de reflexionar que aportem al
grup (unitat, organització, Universitat) Video Yanni
• Col.laborar i competir (sanament)
www.upc.edu Construir una organització on ...

• Cadascú en la seva individualitat

• Aporta el que millor sap fer
• Totes les aportacions son importants,
encara que alguns destaquen més que d’altres
• Tots estem en el mateix projecte

El resultat pot ser fantàstic

www.upc.edu
Per acabar ...

… recordar que la implantació d’un Pla de

Millora es una combinació de: Tècnica + Art
www.upc.edu

Moltes gràcies !!!

jordi.escola@upc.edu