PERANAN DAN TUGAS UTAMA

PEGAWAI REKOD
AGENSI KERAJAAN NEGERI SABAH

Oleh

Majella Tan Marquez

Arkib Negeri Sabah, JKM
2012
BAHAGIAN 1
UNDANG-UNDANG BERKAITAN
PENGURUSAN REKOD

BAHAGIAN 2
PERANAN PEGAWAI REKOD
JABATAN
➢

BAHAGIAN 3
TUGAS UTAMA PEGAWAI REKOD
JABATAN
BAHAGIAN 1
UNDANG-UNDANG BERKAITAN
PENGURUSAN REKOD
Bhg 1 Undang-undang Berkaitan Pengurusan Rekod PRAKNS 2012
_________________________________________________________________________________________________________________________

Undang-undang yang meliputi akta,

enakmen, arahan, pekeliling dan peraturan
berkaitan pengurusan rekod
adalah seperti berikut:-
Bhg 1 Undang-undang Berkaitan Pengurusan Rekod PRAKNS 2012
_________________________________________________________________________________________________________________________

1. Enakmen Rekod dan Arkib Negeri Sabah

No 7. Tahun 2007;

2. Arahan Perkhidmatan Negeri Sabah 1991;

3. Arahan Keselamatan;

4. Akta Rahsia Rasmi (Pindaan) 1986;

Bhg 1 Undang-undang Berkaitan Pengurusan Rekod PRAKNS 2012
_________________________________________________________________________________________________________________________

5. Surat Pekeliling Am Bil.2 Tahun 1987:

Peraturan Pengurusan Rasmi Selaras
Dengan Peruntukan-peruntukan Akta
Rahsia Rasmi (Pindaan) 1986;

6. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.4

Tahun 2007: Pindaan Ke Atas Arahan
Perbendaharaan (AP) 150;
Bhg 1 Undang-undang Berkaitan Pengurusan Rekod PRAKNS 2012
_________________________________________________________________________________________________________________________

7. Surat Pekeliling SKN 1996: Penyeragaman

Kulit Fail, Kepala Surat(Letterhead)Rasmi
dan Penyimpanan Fail dan Rekod; dan

8. Surat Pekeliling SKN 1995: Penerimaan

Pakai Sistem Fail Housekeeping Sebagai
Sistem Fail Seragam;
Bhg 1 Undang-undang Berkaitan Pengurusan Rekod PRAKNS 2012
_________________________________________________________________________________________________________________________

9. Arahan Teknologi Maklumat, Disember

2007, Keluaran MAMPU, JPM, Bab IV:
Pengurusan Rekod Elektronik;

10. Akta Aktiviti Kerajaan Elektronik 2007

(Akta 680);

11.Akta Tandatangan Digital 1997;

Bhg 1 Undang-undang Berkaitan Pengurusan Rekod PRAKNS 2012
_________________________________________________________________________________________________________________________

12. Akta Jenayah Komputer 1997;

13. Akta Komunikasi dan Multimedia

1998; dan

14. Akta Suruhanjaya Komunikasi dan

Multimedia Malaysia 1998.
Bhg 1 Undang-undang Berkaitan Pengurusan Rekod PRAKNS 2012
_________________________________________________________________________________________________________________________

Undang-undang untuk pengawal rekod

kerajaan adalah penting untuk:-

1. mengelakkan pemusnahan rekod secara

haram;
(Larangan terhadap pemusnahan rekod kerajaan, ERANS 2007,
S.24)

2. mengelakkan pembocoran maklumat;

(Arahan Keselamatan dikelaskan Terbuka, Terhad, Sulit, Rahsia dan
Rahsia Besar)
Bhg 1 Undang-undang Berkaitan Pengurusan Rekod PRAKNS 2012
_________________________________________________________________________________________________________________________

3. mengelakkan kecurian dan kehilangan

rekod;
(Peruntukan-peruntukan sesuatu akta, enakmen atau peraturan.
Contoh: ERANS 2007, S.43 Larangan Terhadap Eksport)

4. mengawal pergerakan rekod;

(Prosedur dan peraturan sesuatu organisasi)
Bhg 1 Undang-undang Berkaitan Pengurusan Rekod PRAKNS 2012
_________________________________________________________________________________________________________________________

5. memastikan pemusnahan rekod

dilaksanakan secara sistematik;
(ERANS 2007, Pindaan AP 150)

6. memelihara rekod-rekod bernilai kekal

sebagai warisan negara;
(ERANS 2007, S.27 Pemindahan rekod awam ke Rekod dan Arkib
Negeri; S.28 Rekod awam hendaklah diserahkan apabila diminta)
Bhg 1 Undang-undang Berkaitan Pengurusan Rekod PRAKNS 2012
_________________________________________________________________________________________________________________________

7. mengelakkan pemindahan dan pindaan

maklumat tanpa kelulusan pihak yang
tertentu;
(Peruntukan-peruntukan sesuatu prosedur dan peraturan sesebuah
organisasi)

8. mengelakkan membuat salinan yang tidak

dibenarkan untuk tujuan kepentingan diri;
dan
(Arahan Keselamatan: Rekod Terperingkat adalah dilarang untuk
dibuat salinan)
Bhg 1 Undang-undang Berkaitan Pengurusan Rekod PRAKNS 2012
_________________________________________________________________________________________________________________________

9. memastikan rekod-rekod dikendalikan

dengan baik tanpa sebarang kerosakan.
(Prosedur dan peraturan sesuatu organisasi. Pelan Tindakan
Bencana-sebelum, semasa dan selepas perlu disediakan oleh
Pasukan Respon Bencana (Disaster Response Team)
Bhg 1 Undang-undang Berkaitan Pengurusan Rekod PRAKNS 2012
_________________________________________________________________________________________________________________________

Undang-undang juga memainkan peranan

penting dalam pentadbiran Arkib Negeri
Sabah (ANS)

1. Memberi kuasa kepada ANS untuk

menyimpan dan memelihara bahan arkib;
Bhg 1 Undang-undang Berkaitan Pengurusan Rekod PRAKNS 2012
_________________________________________________________________________________________________________________________

2. memaklumkan orang awam hak mereka

mengenai bahan arkib;

3. mewujudkan kerja-kerja kearkiban yang

standard dan selaras; dan

4. memastikan agensi-agensi pewujud

memindahkan rekod-rekod ke ANS.
BAHAGIAN 2
PERANAN PEGAWAI REKOD JABATAN
Bhg 2 Peranan Pegawai Rekod Jabatan PRAKNS 2012
________________________________________________________________________________________________________________________

PELANTIKAN PRJ
PUNCA KUASA

Enakmen Arkib Negeri 1980, S.4(h) (bersama

dgn Enakmen Rekod dan Arkib Negeri Sabah
(Pindaan) 2007, Seksyen 6(y)) dan

Arahan Perkhidmatan Negeri Sabah 1991,

Bab 7, Perkara 16
Bhg 2 Peranan Pegawai Rekod Jabatan PRAKNS 2012
________________________________________________________________________________________________________________________

PRJ
bertanggungjawab menyelaras dan mengurus
kitaran hayat rekod sesebuah organisasi dari
peringkat pewujudan, penggunaan,
penyelenggaraan dan pemisahan
berdasarkan undang-undang berkaitan
pengurusan rekod
Bhg 2 Peranan Pegawai Rekod Jabatan PRAKNS 2012
________________________________________________________________________________________________________________________

Di Tahap Pewujudan dan Penggunaan

Rekod lahir akibat daripada aktiviti-aktiviti dan

fungsi organisasi dan digunakan dengan cara
menyebarkannya dlm organisasi atau dihantar
ke luar sebagai rujukan, tindakan susulan
sesuatu kerja atau untuk membuat keputusan.

Rekod tersebut dikenali sebagai rekod aktif

kerana ia digunakan untuk melaksanakan tugas
harian organisasi.
Bhg 2 Peranan Pegawai Rekod Jabatan PRAKNS 2012
________________________________________________________________________________________________________________________

Di Tahap Penyelenggaraan

1. Disimpan di dalam alat penyimpanan

dan di registri.

2. Untuk mengeluarkan rekod, sistem

dapatan semula dicipta dan digunakan
berdasarkan manual atau sistem
berkomputer; dan
Bhg 2 Peranan Pegawai Rekod Jabatan PRAKNS 2012
________________________________________________________________________________________________________________________

3. Dipelihara daripada kerosakan akibat

serangan serangga, keadaan
persekitaran dari segi kebersihan,
edaran udara, kelembapan, pancaran
cahaya matahari dan seumpamanya.
Bhg 2 Peranan Pegawai Rekod Jabatan PRAKNS 2012
________________________________________________________________________________________________________________________

4. Peraturan-peraturan keselamatan
seperti akses terhad ke registri, kawalan
rujukan, kaedah pengendalian fail,
penggunaan taraf keselamatan fail
diberi perhatian untuk mengurangkan
risiko ancaman terhadap rekod.
Bhg 2 Peranan Pegawai Rekod Jabatan PRAKNS 2012
________________________________________________________________________________________________________________________

Di Tahap Pemisahan

Tindakan mengasingkan rekod separa

aktif (yang jarang diperlukan atau dirujuk)
dan tidak aktif (tidak diperlukan atau
dirujuk lagi) drp tempat simpanan di
registri melalui proses penilaian.
Bhg 2 Peranan Pegawai Rekod Jabatan PRAKNS 2012
________________________________________________________________________________________________________________________

1. Rekod separa aktif dan tidak aktif yang

mempunyai nilai sementara dihantar ke Unit
Rekod Agensi untuk simpanan sementara;

2. Rekod tidak aktif yang mempunyai nilai kekal

dihantar ke ANS untuk simpanan kekal;

3. Rekod separa aktif dan tidak aktif yang tidak

mempunyai nilai, dimusnahkan mengikut
prosedur-prosedur yang telah ditetapkan.
BAHAGIAN 3
TUGAS UTAMA PEGAWAI REKOD
JABATAN
Bhg 3 Tugas Utama Pegawai Rekod Jabatan PRAKNS 2012
________________________________________________________________________________________________________________________

1. Menguruskan Registri dan Unit Rekod

Agensi

1. 1. Menyelaras dan memantau

1.1.1 urusan mel (proses dan urusan

penerimaan, penyebaran dan
penghantaran maklumat dan surat
dlm pelbagai media);
Bhg 3 Tugas Utama Pegawai Rekod Jabatan PRAKNS 2012
________________________________________________________________________________________________________________________

1.1.2. urusan borang (urusan

menganalisis merekacipta dan
menyemak borang);

1.1.3. urusan fail(proses pembukaan

fail(kulit/tajuk/nombor fail,kertas
minit), memasukkan dokumen
atau lampiran-lampiran ke dlm
fail, proses penutupan fail dan
mengadakan kawalan ke atas
rekod aktif).
Bhg 3 Tugas Utama Pegawai Rekod Jabatan PRAKNS 2012
________________________________________________________________________________________________________________________

1.2 Mewujudkan klasifikasi rekod yang

sesuai;

1.3 Mengawal pergerakan rekod;

1.4 Mengelakkan kehilangan rekod;

1.5 Sentiasa menyusun rekod yang baik;

1.6 Pengesanan Rekod yang berkesan;

1.7 Menyediakan indeks.

Bhg 3 Tugas Utama Pegawai Rekod Jabatan PRAKNS 2012
________________________________________________________________________________________________________________________

1.8 Menentukan rekod-rekod dipelihara dgn

baik;

1.9 Menyimpan rekod dlm kawasan yg

selamat;

1.10 Mengelakkan sebarang kerosakan;

1.11 Sentiasa memeriksa dan mengkaji rekod-

rekod yang tidak aktif;
Bhg 3 Tugas Utama Pegawai Rekod Jabatan PRAKNS 2012
________________________________________________________________________________________________________________________

1.12 Melaksanakan proses penilaian rekod;

1.13 Memastikan pemindahan rekod tidak

aktif;

1.14 Memastikan pemusnahan rekod tidak

bernilai dilaksanakan dengan betul; dan

1.15 Menentukan rekod bernilai kekal

dipelihara.
Bhg 3 Tugas Utama Pegawai Rekod Jabatan PRAKNS 2012
________________________________________________________________________________________________________________________

2. Menyediakan peraturan, panduan dan

manual pengurusan rekod;

3. Menyediakan keperluan kelengkapan dan

peralatan serta ruang simpanan rekod;

4. Menyelia kerani fail dan mengadakan serta

memberikan latihan/kursus pengurusan
rekod kepada pegawai dan kakitangan;
Bhg 3 Tugas Utama Pegawai Rekod Jabatan PRAKNS 2012
________________________________________________________________________________________________________________________

5. Memberi khidmat nasihat mengenai

pengurusan rekod;

6. Menjalankan audit dan inspektorat rekod;

dan

7. Menyelaras semua urusan pengurusan

rekod dan arkib dengan Arkib Negeri Sabah
 PEWUJUDAN
PENGGUNAAN/PEMELIHARAAN
 PEWUJUDAN
PENGGUNAAN/PEMELIHARAAN
 PERKARA-PERKARA YANG PERLU
Bhg 3 Tugas Utama Pegawai DILAKSANAKAN
Rekod Jabatan PRAKNS 2012
________________________________________________________________________________________________________________________

1. Melantik pegawai rekod jabatan(PRJ);

2. Menyediakan sistem fail yang baik

khususnya menyediakan sistem klasifikasi
yang efisien;

3. Menyediakan sebuah manual sebagai

panduan untuk diguna pakai oleh semua
pegawai dan kakitangan jabatan;
4. Menubuhkan Jawatankuasa Peniliain Rekod
Jabatan;

5. Menyediakan Jadual Pelupusan Rekod

Khusus untuk fungsi khusus;

6. Menyediakan pelan tindakan bencana bagi

rekod penting; dan

7. Mengadakan bilik khas untuk fail iaitu bilik fail

dan bilik rekod.
PENGURUSAN REKOD KERAJAAN NEGERI

SABAH ADALAH TANGGUNGJAWAB KITA

JUSTERU ITU URUSLAH REKOD DENGAN

PENUH AKAUNTABILITI DAN INTEGRITI

DEMI KHAZANAH KITA

SEKIAN TERIMA KASIH