KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA, DIREKTORAT JENDERAL PERBENDAHARAAN Yth 1. Para Kepala Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan; 2. Para Kepala Bagian Kantor Pusat Direktorat Jenderal Perbendaharaan; 3. Para Kepala Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara. SURAT EDARAN Nomor SE- 6 /PB/2016 TENTANG PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008 PADA KANTOR PELAYANAN PERBENDAHARAAN NEGARA, A. Umum. Pemerintahan yang balk (good govemance) merupakan penyelenggaraan pengelolaan administrasi publik yang sangat dituntut oleh _masyarakat kepada pemerintah. Penerapan sistem penyelenggaraan pemerintahan yang baik memungkinkan terlaksananya pembangunan yang berlangsung secara berdaya guna, berhasil guna, bersih dan bertanggung jawab, serta bebas dari korupsi, Kolusi dan nepotisme. Terciptanya good governance akan diikuti pula dengan clean government yaitu pemerintahan yang bersin dan berwibawa, artinya sistem pemerintahan yang mampu melindungi masyarakat dengan prinsip penegakan hukum yang dipatuhi oleh semua lapisan masyarakat. Dengan kondisi tersebut pada akhimya akan menjadikan pemerintahan yang kuat (strong government) dalam arti semakin kuatnya penyelenggaraan pemerintahan lainnya. Direktorat Jenderal Perbendaharaan berusaha menjadi lokomotif bagi terciptanya suatu tata kelola pemerintahan yang bersin, profesional, dinamis, dan mengedepankan fungsi pelayanan kepada masyarakat sesuai dengan Reformasi Birokrasi Kementerian Keuangan. Salah satu usaha untuk menjamin agar hal tersebut dapat berjalan sesuai dengan target yang telah direncanakan, baik dari kerangka waktu maupun dari sisi Kualitas diperlukan Penjaminan Mutu (Quality Assurance). Dalam rangka meningkatkan kualitas layanan unit-unit pelayanan di lingkungan Ditjen Perbendaharaan dan sebagai bagian dari quality assurance dari Reformasi Birokrasi serta pengakuan atas pelayanan publik terbaik yang memenuhi standar pelayanan, perlu dilakukan Penerapan Sistem Manajemen Mutu pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) yang telah melakukan pelayanan publik kepada mitra kerja di wilayah kerjanya melalui enerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008. Proses penjaminan mutu pada KPPN melalui penerapan SMM ISO 9001:2008 merupakan suatu kegiatan mandiri yang dilaksanakan oleh KPPN yang dirancang, dijalankan, dan diperbaiki secara berkesinambungan untuk menghasikan layanan yang sesuai dengan harapan mitra kerja serta dituntut untuk terus menerus meningkatkan kualitas layanan publik ssejalan dengan meningkatnya kebutuhan terhadap pengelolaan administrasi publik yang baik. B. Maksud dan Tujuan 1. Maksud @, Memberikan pedoman dan langkah-langkah persiapan penerapan SMM ISO 9001:2008 bagi KPPN;b. Memberikan keseragaman bagi KPPN dalam penyusunan dokumen sesuai klasul yang dipersyaratkan SMM ISO 9001:2008; c. Memberi arahan bagi KPPN dalam penerapan sistem yang efektif dalam metakukan perbaikan secara berkelanjutan. d. Agar unit-unit pada KPPN memiliki perangkat SMM berlandaskan ISO 90012008 yang digunakan untuk menunjang pelaksanaan tupoksi dengan baik. . Agar setiap kegiatan KPPN memiliki jaminan untuk pencapaian mutu sesuai yang dipersyaratkan oleh peraturan dan perundang-undangan yang berlaku serta memenuhi harapan pemangku kepentingan. Tujuan a. Memenuhi standar dalam pelaksanaan quality assurance Reformasi Birokrasi yang akan dinilai keberhasilannya oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi; b. Memberikan gambaran mengenai celah kesalahan (fraud) yang ada dalam sistem dan proses bisnis yang dilaksanakan oleh KPPN; . Mendorong peningkatan kualitas layanan KPPN dalam rangka pengelolaan keuangan negara yang profesional, serta peningkatan efisiensi dan efektivitas pengelolaan keuangan publik; d. Meningkatkan citra profesionalisme KPPN dan Direktorat Jenderal Perbendaharaan serta memberikan sinyal positif kepada para pemangku kepentingan. fe. Meningkatkan kinerja pelaku kegiatan di unit-unit KPPN, baik pada kegiatan utama maupun pendukung sehingga menciptakan budaya mutu, budaya disiplin, budaya tertib administrasi, dan budaya bekerja secara sistematis. C. Ruang Lingkup Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 pada KPPN meliputi layanan sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. Proses pencairan dana melalui penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D); Proses penatausahaan penerimaan negara berupa penerimaan pajak, bea cukai, dan penerimaan negara bukan pajak (PNBP); Proses penyusunan Laporan Keuangan Tingkat Kuasa Bendahara Umum Negara; Bimbingan teknis kepada mitra kerja dalam proses pelaksanaan anggaran dan pertanggungjawaban pelaksanaan anggaran. Pengelolaan sumber daya manusia, pemeliharaan sarana prasarana, dan pengadaan barang dan jasa. D. Dasar 1. 2. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 206/PMK.01/2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Keuangan. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 169/PMK.01/2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Direktorat Jenderal Perbendaharaan. E, Pengertian Umum Pengertian umum dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 pada KPPN dalam Surat Edaran ini meliputi hal-hal sebagai berikut: 1 International Organization for Standardization atau biasa disingkat SO adalah badan Penetap standar internasional yang terdiri dari waki-wakil dari badan standardisasi asional setiap negara. oe10. "1. 12. 13. 14. 15. 16. ISO 9001:2008 adalah suatu standar internasional untuk sistem manajemen mutu/kualitas dan standar international yang digunakan untuk menetapkan kebijakan dan sasaran mutu (quality objective) serta pencapaiannya, yang bisa diterapkan dalam setiap jenis organisasi/perusahaan berdasarkan persyaratan 8 klausul yaitu: a. Ruang lingkup; Rujukan normatif; Istiah dan definisi; Sistem manajemen mutu; ‘Tanggung jawab ranajemen; Manajemen sumber daya ; Realisasi Layanan; dan Pengukuran, Analisis dan Peningkatan. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 selanjutnya disebut SMM ISO 9001:2008 merupakan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem, yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan layanan (barang atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu, dimana kebutuhan atau persyaratan tertentu tersebut ditentukan atau dispesifikasikan oleh organisasi dan mitra kerja. Manajemen Puncak adalah Kepala KPPN yang bertanggung jawab atas pelaksanaan penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KPPN secara keseluruhan, Wakil Manajemen adalah Kepala Subbagian Umum KPPN yang bersama Manajemen Puncak bertanggung jawab akan implementasi dan tinjauan yang efektif dari sistem manajemen mutu yang telah disusun/didokumentasikan. Pengendali Dokumen adalah Pelaksana dari Subbagian Umum yang membantu Wakil Manajemen menyusun dokumen dan pengendalian dokumen sistem manajemen mutu yang diterapkan Pedoman Mutu adalah garis besar SMM dan ruang lingkup dari penerapan SMM pada KPPN. Kebijakan Mutu adalah kebijakan utama KPPN atas komitmen dan penerapan SMM secara efektif, bertanggung jawab dan perbaikan secara berkesinambungan. ‘Sasaran Mutu adalah penetapan tujuan yang akan dicapai dalam melakukan proses pada KPPN dalam bentuk yang terukur dan konsisten dengan kebijakan mutu, Rencana Mutu adalah rencana tindakan yang akan dilakukan untuk menjamin pencapaian sasaran - sasaran mutu yang telah ditetapkan. Catatan Mutw/Arsip adalah dokumen yang menjadi bukti bahwa suatu aktifitas itu dilaksanakan, atau output dari aktiftas yang dicapai. Layanan Tidak Sesuai adalah semua proses bisnis maupun pelayanan kepada mitra kerja yang tidak sesuai dengan ketentuan atau standar pelayanan yang telah ditetapkan KPPN yang berasal dari internal maupun eksternal. yereaogs Tindakan Perbaikan adalah tindakan menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang diteiukan atau situasi yang tidak dikehendaki Tindakan Pencegahan adalah tindakan untuk menghilangkan penyebab potensi ketidaksesuaian atau situasi potensial lain yang tidak dikehendaki Rapat Tinjauan Manajemen adalah proses yang ditakukan oleh manajemen untuk meninjau kinerja penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KPPN. Standard Operating Procedure ekstemal Kantor Pusat yang selanjutnya disebut SOP eksternal Kantor Pusat adalah seluruh SOP yang ditetapkan oleh Kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan. oO