Learning to Work with Electronic Patient Records and Prescription Charts: Experiences and

Perceptions of Hospital Pharmacists

ABSTRACT
Background: The use of electronic patient records (EPR) and electronic prescribing systems
(such as electronic patient medication and administration records (EPMAR)) have many benefits.
Changes and problems can result, however. Anecdotally, how pharmacists respond to system
introduction varies greatly; there is very little information regarding pharmacists’ experience in
the literature.
Objectives: This study aimed to establish the changes that electronic systems afforded to hospital
pharmacists’ working practices and to investigate how and why they had responded to EPR and
EPMAR. Methods: Four semi-structured focus groups were conducted with pharmacists with
different levels of seniority, with 4–6 participants in each. The focus groups were held 8 months
after implementation of EPR and EPMAR were complete, and each focus group met once.
Transcripts were analyzed manually using thematic analysis and data interpreted through the
application of Actor Network Theory (ANT) and human activity systems as described in
Engestrom’s Expansive Learning Theory (ELT).
Results: The three main overarching themes identified involved reduced patient contact,
professional representation in the clinical environment and documentation in the EPR.
Pharmacists felt less visible to, and had poorer relationships with, patients as they no longer saw
them when they checked prescriptions. Interprofessional relationships changed as pharmacists
provided informal EPMAR training for doctors and spoke more often with nurses to relay
important information. Changes in whether, what and how pharmacists recorded information also
were seen, particularly between pharmacists of different generations and years of working at the
hospital. Analysis of the changes afforded by electronic systems using ANT and ELT suggest
that pharmacists develop individual working practices in response to changes that electronic
systems provide.
Conclusion: For implementation success of EPR and EPMAR systems, pharmacists need to be
taught not just the practicalities of system use, but also how to ensure that patients remain the focus
of care, in response to the professional changes that may well occur following computerization.

1. Judul artikel
Learning to Work with Electronic Patient Records and Prescription Charts: Experiences and
Perceptions of Hospital Pharmacists

2. Penulis artikel
Angela Burgin, M.Ed., Dip.Clin.Pharm., M.R.Pharm.S., Rebecca O’Rourke, Ph.D., Mary P.
Tully, Ph.D.

3. Sumber/link jurnal
4. Tujuan
Memperlihatkan perubahan pada praktek kerja apoteker rumah sakit dengan adanya sistem
elektronik dan menginvestigasi mengapa dan bagaimana respon apoteker rumah sakit terkait
EPR (Electronic Prescribing Record) dan EPMAR (Electronic Patient Medication and
Administration Records).

5. Populasi
Semua apoteker di rumah sakit NHS (34 orang) yang menggunakan sistem EPR dan EPMAR
diundang untuk berpartisipasi dalam diskusi kelompok untuk penelitian ini. Para peserta
merupakan rekan kerja dari investigator penelitian. Satu orang dikecualikan dalam penelitian
ini untuk menghilangkan paksaan dan bias yang mungkin terjadi akibat relasi dalam pekerjaan.
Para apoteker dikontak melalui email yang menerangkan tujuan dari penelitian ini. Kemudian
dilanjutkan dengan email yang menanyakan kesediaan apoteker untuk berpartisipasi dalam
penelitian ini. Sejumlah 22 apoteker merespon kontak email, dengan 20 orang bersedia ikut
serta dalam penelitian ini sedangkan 2 lainnya tidak dapat menghadiri diskusi kelompok yang
telah dijadwalkan.

6. Teknik pengambilan data pada artikel

Data yang didapat berupa rekaman secara digital dari proses diskusi menggunakan topik-topik
yang telah ditentukan berdasarkan literatur dan diskusi informal dengan pengguna sistem
elektronik (perubahan pada praktek kerja, kemampuan yang dibutuhkan dalam menggunakan
sistem elektronik, penggunaan sistem elektronik, dan jaringan komunikasi). Diskusi ini
melibatkan peneliti untuk menanyakan pertanyaan secara langsung pada saat diskusi untuk
menilai pengembangan, eksplorasi, dan klarifikasi gagasan dari sekelompok peserta dengan
jalan pikiran yang hampir sama. Selanjutnya, rekaman ditranskripsikan secara harfiah. Hasil
transkripsi akan dianalisis secara manual menggunakan analisis tematik dan interpretasi data
melalui ANT (Actor Network Theory) dan sistem aktivitas manusia dideskripsikan sesuai ELT
(Engestrom’s Expansive Learning Theory).

7. Hasil
Hasil analisis data mengidentifikasi adanya tiga tema besar yaitu:
a. Berkurangnya kontak dengan pasien
Apoteker merasa tidak puas akibat berkurangnya kontak dengan pasien yang terjadi akibat
implementasi dari EPMAR sehingga hubungan antara apoteker-pasien menjadi lemah.
Selain itu, apoteker tidak memantau efek samping pengobatan dan kepatuhan pasien dari
percakapan dengan pasien.
b. Dokumentasi dalam EPR
Implementasi dari sistem elektronik mengakibatkan apoteker jarang menulis dalam rekam
medis pasien. Sebagian besar kelompok apoteker mengungkapkan bahwa mereka mengisi
lebih banyak catatan klinis di EPR daripada menggunakan catatan di kertas. Menuliskan
catatan klinis di EPR dirasa lebih mudah. Namun, kemudahan yang diberikan sistem EPR
 membuat solusi dari suatu permasalahan klinis yang dituliskan dalam catatan EPR tidak
ditindaklanjuti.
c. Representasi profesi dalam lingkungan klinis
Informasi tambahan yang diberikan apoteker jarang dilihat akibat banyaknya informasi
yang masuk dari berbagai tenaga kesehatan lain. Hal ini mengakibatkan sulitnya memantau
kinerja apoteker oleh tenaga kesehatan lain, sehingga seakan-akan percuma
mendokumentasikan informasi dalam EPR karena banyak informasi lain yang juga tidak
terbaca. Selain itu, beberapa apoteker merasa kehilangan profil profesi mereka secara umum
dalam lingkungan klinis. Namun, di sisi lain, relasi antara apoteker-dokter menjadi
meningkat akibat seringnya pertanyaan dari dokter kepada apoteker terkait peresepan
melalui elektronik. Oleh beberapa apoteker, hal ini digunakan untuk menyambung diskusi-
diskusi lain dengan dokter.

8. Keterbatasan penelitian
Pada saat pengumpulan data, ada beberapa perubahan lain yang terjadi di rumah sakit, sehingga
mungkin juga mempengaruhi cara apoteker bekerja menggunakan sistem baru. Selain itu,
semua partisipan saling mengenal satu sama lain, dan juga mengenal peneliti yang memimpin
diskusi. Keuntungannya, selama diskusi, partisipan merasa nyaman satu sama lain. Namun, hal
ini dapat menahan beberapa kritik terkait sistem elektronik karena peneliti sendiri merupakan
pengguna sistem elektronik sehingga mengakibatkan bias untuk analisis data akibat perubahan
gagasan.

9. Kesimpulan
Ada beberapa manfaat dengan adanya implementasi IT dalam dunia kesehatan, namun
perubahan yang ditimbulkan akibat sistem elektronik sebaiknya tidak diabaikan. Untuk
meningkatkan implementasi sistem elektronik agar berhasil, apoteker perlu mendapat pelatihan
lebih. Pelatihan dan dukungan negosiasi dan komunikasi verbal akan membantu apoteker muda
untuk meningkatkan kepercayaan diri dan membangun hubungan dengan pasien dan dokter.
Selain itu, aturan terstruktur dalam dokumentasi klinis dapat menjamin catatan klinis yang
dimasukkan apoteker dapat ditindaklanjuti secara tepat.

10. Daftar pustaka

1. Department of Health. An Information Strategy for the Modern NHS. London: HMSO;
1998.
2. Bates DW, Gawande AA. Improving safety with information technology. N Engl J Med
2003;348:2526– 2534.
3. Black AD, Car J, Pagliari C, et al. The impact of eHealth on the quality and safety of health
care: a systematic overview. PLoS Med 2011;8:1–16.
4. BuntinMB,BurkesMF,HoaglinMC,BlumenthalD. The benefits of health information
technology: a reviewoftherecentliteratureshowspredominantlypositive results. Health Aff
2011;30:464–471.
5. Ammenwerth E, Schnell-Inderst P, Machan C, Siebert U. The effect of electronic
prescribing on medication errors and adverse drug events: a systematic review. J Am
Inform Assoc 2008;15:585–600.
6. Koppel R. What do we know about medication errors made via a CPOE system versus those
made via handwritten orders? Crit Care 2005;9:427–428.
7. Redwood S, Rajakumar A, Hodson J, Coleman JJ. Does the implementation of an electronic
prescribing system create unintended medication errors? A study of the sociotechnical
context through the analysis of reported medication incidents. BMC Med Inform Decis
Mak 2011;11:1–11.
8. Shulman R, Singer M, Goldstone J, Bellingan G. Medication errors: a prospective cohort
study of hand-writtenandcomputerisedphysicianorderentry in the intensive care unit. Crit
Care 2005;9:R516– R521.
9. Weant KA, Cook AM, Armitstead JA. Medicationerror reporting and pharmacy resident
experience during implementation of computerized prescriber order entry. Am J Health
Syst Pharm 2007;64:
526–530.
10. Berg M. Implementing information systems in health care organizations: myths and
challenges. Int J Med Inform 2001;64:143–156.
11. Haux R. Health information systems – past, present, future. J Med Inform 2006;75:268–
281.
12.Massaro TA. Introducing physician order entry at a
majoracademicmedicalcenter:1.Impactonorganizationalcultureandbehavior.AcadMed199
3;68:20–25.
13. Hayrinen K, Saranto K, Nykanen P. Definition, structure, content, use and impacts of
electronic health records: a review of the research literature. Int J Med Inform
2008;77:291–304.
14. Greenhalgh T, Swinglehurst D. Studying technology use as social practice: the untapped
potential of ethnography. BMC Med 2011;9:45.
15. Holliday A. Doing and Writing Qualitative Research. London: SAGE Publications Ltd;
2002.
16. Berg M. Practices of reading and writing: the constitutive role of the patient record in
medical work. Sociol Health Illness 1996;18:499–524.
17. Berg M. Patient care information systems and health care work: a sociotechnical approach.
Int J Med Inform 1999;55:87–101.
18. Berg M, Aarts J, Lei JVD. ICT in health care: sociotechnical approaches. Methods Inf Med
2003;42:297– 301.
19. Cresswell K, Worth A, Sheikh A. Implementing and adopting electronic health record
systems. Clin Gov Int J 2011;16:320–336.
20. Greenhalgh T, Potts HW, Wong G, Bark P, Swinglehurst D. Tensions and paradoxes in
electronic patient record research: a systematic literature review using the meta-narrative
method. Milbank Q 2009;87:729–788.
21. Cresswell KM, Worth A, Sheikh A. Actor-Network Theoryandits role inunderstandingthe
implementation of information technology developments in healthcare. BMC Med Inform
Decis Mak 2010;10:67.
22. FenwickT,EdwardsR. Actor-NetworkTheoryinEducation. Oxon: Routledge; 2010.
23. Engestrom Y. Expansive learning: towards an activity-theoretical reconceptualization. In:
Illeris K, ed. Contemporary Theories of Learning. 1st ed. Oxon: Routledge; 2009.
24. Billet S. Toward a workplace pedagogy: guidance, participation, and engagement. Adult
Educ Q 2002; 53:27–43.
25. Eraut M. Informal learning in the workplace. Stud Contin Educ 2004;26:247–273.
26. Fenwick T, Edwards R, Sawchuk P. Emerging Approaches to Educational Research. Oxon:
Routledge; 2011.
27. Prout A. Actor-network theory, technology and medical sociology: an illustrative analysis
of the metered dose inhaler. Sociol Health Illness 1996;18: 198–219.
28. Denscombe M. The Good Research Guide for Smallscale Social Research Projects.
Buckingham: Open University Press; 1998.
29. Kitzinger J. Focus groups. In: Pope C, Mays N, eds. Qualitative Research in Health Care.
3rd ed. Oxford: Blackwell Publishing Ltd; 2006.
30. Morgan DL. The Focus Group Guidebook. London: SAGE Publications Ltd; 1998.
31. NHS employers. National Job Profiles – Pharmacy.Available at:
http://www.nhsemployers.org/PayAnd Contracts/AgendaForChange/NationalJobProfiles/
Documents/Pharmacy.pdf; Accessed 22.01.13.
32. Balen RM, Jewesson PJ. Pharmacist computer skills and needs assessment survey. J Med
Internet Res
2004;6:e11.
33. Devore SD, Figlioli K. Lessons premier hospitals
learnedaboutimplementingelectronichealthrecords. Health Aff 2010;29:664–667.
34. Winman T, Rystedt H. Electronic patient records in action: transforming information into
professionally relevant knowledge. Health Inform J 2011;17:51–62.
35. Francis SA, Dean B, Rees C. There’s more to interprofessional communication than sticky
notes!. Pharm J 2001;267:460.
36. Pullinger W, Franklin BD. Pharmacists’ documentation in patients’ hospital health records:
issues and educational implications. Int J Pharm Pract 2010; 18:108–115.