Fleet Logistics Center Norfolk

Hazardous Property Management

Hazardous Material Ordering Tool
Reference Guide (Ver. 1)

April 1, 2015
 Table of Contents
Chapter Page 
Preparation  1
Setup 6
Update Profile  11
Update Authorized Users 13
Update Purchase Card Holders 14
Update ERP KLOC Information 15
Import AUL File 16
Process Hazmat Orders 18
Supply System Item 23
Purchase Card Item 27
Non AUL Request 32
Non AUL Supply System Item 34
Non AUL Purchase Card Item 37
Pre‐Positioned Material 38
Submitting Order 40
Re‐Submitting Order 43
Exporting Order 44
Searching AUL/General Use List 45
Export AUL to Spreadsheet 47
Hazardous Material Order Report 49
Closing the Program 51
 Preparation Page 1

The first step in preparing your Hazardous Material Ordering Program 
is to verify that your computer has Microsoft Access 2010 installed.  
To do this click your Start button on the desktop.

Select All 
Programs, then 
locate Microsoft 
Office, and then 
look for Microsoft 
Access 2010

If you do not have Microsoft Access 2010 contact the Hazmin 
center for a copy of the runtime version of Microsoft Access.
 Page 2
The next step in preparing your Hazardous Material Ordering Program 
is to decide how you are going to use the program.  If you a  single 
user meaning only you need access to the program, you can install 
both files in the same directory.  If you will be using the program in a 
multi‐user environment, you ill need to have a directory on your 
workstation and a directory your shared network drive. To create a 
directory  on your workstation open Windows Explorer.

Right click your mouse on the 
directory where you would like to 
install the file. Then select New, 
then click on Folder.

Type in the name that you would 
like the new folder to have.

If you are installing as a shared version repeat the above steps but 
select your shared network drive for the directory ceation.
 Page 3
Now you can save the Access files into the folder(s) that you 
created.  You will receive the an e‐mail  with two files attached. One 
file will be the Hazardous Material Ordering.accdb file.  This is the 
program that will be installed on your work station.  The other 
attached file will be the Hazardous Material Ordering_be.accdb. This 
will contain all of the data for the program.  To save these files right 
click on the file and then select Save As.

Navigate to the folder that you 
created then click the save button. 

Save the two file to the appropriate folder you created.  For single 
users both files can be installed on you work station in the same 
directory.  For multi‐users the Hazardous Material Ordering.accdb 
file is saved to your workstation and the Hazardous Material 
Ordering_be.accdb is saved to the shared drive.
 Page 4
To execute the program you have several options.  You can use 
Windows explorer to navigate to the directory where the file is 
located and then double click on the Hazardous Material 
Ordering.accdb 

You can also setup a Short Cut on your desktop.  To do this right click 
on a blank area of your Desktop and select New then Shortcut.

Then click on the Browse 
button
 Page 5

Navigate to the folder where 
the Access file is located and 
select it then click the OK 
button.

Then click on the Next 
button.

Type in the name you 
would like the 
shortcut to have then 
click the Finish 
button.

This will create a shortcut to 
the program on your desktop.  
You can now just double click 
on the shortcut to open up 
the program.
 Page 6 
Setup
When the program first opens up you will see the menu options for 
working in the Access file.  The first thing you will need to do is select 
the Update Information option to set your default settings, update 
your user profile, enter your authorized shoppers, enter your 
purchase card buyers information and update your ERP KLOC 
information.

From the Update Information Menu first select the Setup option.  
Here you will set default directory and your links to the program data.
 Page 7 
Get the path to your default directory by executing the following steps.

Click on the Start button then 
select Computer
 Page 8 

Now select Documents

Navigate to where the Hazardous Material Ordering 
file is located. Once you have the folder open then 
click in the blank area of the address field and hi‐
light the path to the Hazardous Material Ordering 
folder. Once highlighted hit the Ctrl key and the C 
key at the same time to copy this path. Then go to 
the  Setup screen..
 Page 9 
Click in the Default Directory field then hit the Ctrl and V keys at the 
same time to paste this path into the field

Now you need to let the program know where you installed the data 
file. Select the Linked Table Manager button. You will see the screen 
below.  Click on the Select All button.  Then click the Always prompt 
for new location box.  You should see a check mark in all of the 
boxes.  Now click the OK button.
 Page 10 
You will now see the screen below.  Navigate to the directory where 
the Hazardous Material Ordering_be.accdb file is located.  This is the 
data file for the program.  For single users it will be in the same folder 
as the program.  For multi‐users it will be in the directory on the 
shared drive.  Once you locate it click on the file and select Open.

The message below will come up and you will see that the path to 
your files will change to the path where the data file is located.  Now 
click the OK button. Then the Close button.  This will return you to the 
Setup screen where you can click the OK button to exit back to the 
Update Information Menu.
 Page 11 
Update Profile
When the program first opens up you will see the menu options for 
working in the Access file.  The first thing you will need to do is select 
the Update Information option to set your default settings, enter your 
authorized shoppers, enter your purchase card buyers information 
and update your ERP KLOC information.

From the Update Information Menu first select the Update Profile 
option.  Here you will set all of your default settings.
 Page 12
On your user profile you need to fill in your UIC, and Command 
Name. The You can also set some of your default MilStrip settings that 
will automatically populate on your MilStrip record when you do a 
Supply System order.  The Supplementary Address and Signal Code 
can not be changed.  These are set so that all deliveries will come into 
the Hazmin center.
***** Note: If your command  ***** Note: If your command 
cannot process offline MilStrip  has pre‐positioned material 
you will need to check this box  with the Hazmin Center make 
so the Hazmin Center does not  sure that you check the 
batch load your MilStrip records Positioned Material box

***** Note: The UIC must be the UIC that 
is used in your requisition numbers.
For the Media Status Code  use “F” this will give status back to both 
your UIC and the Hazmin Center UIC so we can better track your 
MilStrip Requisitions.
 Page 13 
Update Authorized Users
To add users that are authorized to place hazardous material 
orders click on the Update Authorized Users button.

Enter the information for the authorized users.  This information 
will be used if any additional information is needed for the order.

Use these buttons to navigate the next user, the previous user, 
add a new user, delete a user, and to navigate back to the Update 
Information Menu.
 Page 14
Update Purchase Card Holders
To add purchase card holders that are authorized to place 
hazardous material orders click on the Update Purchase Card 
Holders button.

Enter the information for the authorized purchase card holders.  
This information will be used to send back the purchase card 
approval documentation for the purchase card holders records.

Use these buttons to navigate the next user, the previous user, 
add a new user, delete a user, and to navigate back to the Update 
Information Menu.
 Page 15
Update ERP KLOC Information
When you import your AUL file from the Hazmin Center e‐
mail you receive an entry will be created for all the KLOCs 
that you manage.  If you do not see a KLOC listed you will 
need to notify the Hazmin Center so they can correct the AUL 
export and resend you an updated file.

Enter the information for the ERP KLOCs you manage.  The POC 
information and Delivery Location will be where the material is 
delivered when the order comes into the Hazmin center. 

Use these buttons to navigate the next KLOC, the previous KLOC, 
delete a KLOC, and to navigate back to the Update Information 
Menu.
 Page 16
Import AUL File
When the Hazmin center sends you an updated AUL Report For 
Ordering you will need to upload it in to the Access file.  This will give 
you the latest list of items that you are authorized to purchase.  To 
update the list you will need to preform the following steps. First you 
will need to save the file from the e‐mail to where the Hazardous 
Material Ordering file is located.

Right click on the file attached 
to the e‐Mail. Then select the 
Save As option

Navigate to the directory where the 
Hazardous Material Ordering file is 
loaded then click the Save button.  
Be sure that the file name is AUL 
Report For Ordering.xlxs
 Page 17

Click on the Import AUL File button.  When you get 
the message that the AUL data load is complete 
click the OK button.  You now have the most current 
list available to order from.
 Page 18
Process Hazmat Orders
Now that the AUL file has been uploaded to the Hazardous Material Ordering program you can 
start processing orders.  Before you get ready to place your order you will need the following 
information:

Supply System Buys
You will need the MilStrip data from your system of record.  Before you process the MilStrip 
record in your financial system you need to check to make sure the NSN in on your AUL or 
the General Use List.  Make sure that that all of your Hazardous Material requisitions are 
submitted as walk‐through requisitions to be processed by the HAZMIN Center. You do not 
want to release the record to the supply system, this will be done by the Hazmin center.  
When the Hazmin Center processes your order they will upload your requisition to the 
supply system to ensure that it is shipped to the Hazmin Center.  The Hazmin center must 
receive your material to enter the information into Navy ERP to capture the chemical data 
for Environmental reporting. You will also be provided with labels to place on the material. 
Hazmat locker inspections will be conducted on a regular basis to ensure that these 
procedures are being followed.

**** Note **** . If your command cannot process walk through MilStrips you will need to 
make sure that you mark the box in your user profile to let the HAZMIN center know not to 
batch load your MilStrip data. Ensure that all hazardous material ordered has a Signal Code 
of “J” and the Supplementary Address of the Hazmin Center to ensure that the material is 
shipped to the Hazmin Center.  You will still need to enter the data into the Hazardous 
Material Ordering program to send to the Hazmin Center so when your material is received 
it can be delivered to you.

Purchase Card Buys
You will need to make sure that you have a copy of the quote provided by the vendor. Make 
sure that when you get the quote from the vendor you do not authorize the vendor to make 
the purchase this will be done by the purchase card holder.. You will use the information 
from the quote to request approval from the Hazmin Center to make your purchase card 
buy.  Once the Hazmin center receives your purchase card request they will review and then 
forward an approval form to the purchase card holder for their records authorizing them to 
make the buy. When the buy is made make sure that the vendor is instructed to ship the 
material to the Hazmin center.  Forward a copy of the form DD‐1387 to the vendor to 
include with the shipment. The Hazmin center must receive your material to enter the 
information into Navy ERP to capture the chemical data for Environmental reporting and to 
provide you with labels to place on the material.  Hazmat locker inspections will be 
conducted on a regular basis to ensure that these procedures are being followed.
 Page 19

Click on the Process Hazmat Order button, you will then 
be brought to the screen below.  This is where all of your 
Hazardous Material Orders will be tracked.

Note: This button will only be 
visible if Pre‐Positioned Material 
box is checked on your profile.
 Page 20

The top of the screen will contain information about the current 
order. The Order Items area will display information about the 
material that is contained in the order and the bottom buttons are 
for navigating through your orders, adding a new order, deleting an 
order, and exiting back to the main menu. 

On new orders the Order Date field will be populated with 
today’s date. Once you select the ERP KLOC the Delivery 
Location field will be populated from the information set up 
for that ERP KLOC
 Page 21

Select the name of the person who is submitting the order.  To do this 
click on the down arrow and select the name of the Submitter.  If the 
person is not listed you will need to go back to the Update Information 
menu and add an Authorized user.  

The ERP KLOC and Submitter fields are mandatory.  You will 
not be able to proceed until these fields are populated.
 Page 22

Once the ERP KLOC and Submitter are selected you can start to add 
items to your order. These are the options to add material to your 
order.  Supply System Item, select this for MilStrip buys. Purchase 
Card Request, to get approval for your purchase card buys. Pre‐
Positioned Material for commands that have pre expended material 
available at the Hazmin Center. Non‐AUL Request,  use this only for 
urgent requirements when there is no time to get the material 
authorized on your AUL.  You will still need to submit an AUL Add 
Request for the item.
 Page 23
Supply System Item
For a Supply System Item have a copy of the MilStrip information.  You 
will see that all of the fields from your profile will auto populate with 
the information that you provided.  

The first thing you will need to do is click the down arrow in the Stock 
Number field to select the NSN of the item you wish to order.  When 
you do this some fields will be auto filled with the information for that 
NSN. If you know the NSN you can key it into the box next to the down 
arrow

If your command cannot process MilStrip walk‐through make sure that 
the MilStrip Submitted field is checked in your profile. That will cause 
this field to auto populate so that the Hazmin Center will not submit 
this MilStrip to the supply system
 Page 24
When you click the down arrow a list of materials that you are 
authorized to order will be displayed.  Find the NSN you wish to order 
and click on it. 

You will now need to fill in the Quantity field, Requisition Number 
field, Required Delivery Date field, and any other fields that you did 
not provide data for in your User Profile. You will see the Requisition 
number pre‐filled with the Command UIC from the Profile screen.
 Page 25
You may also supply any special instructions in the Comments field.  
Leave the Re‐Use field checked if you will accept free issue material if 
it is available at the Hazmin center.

Once all of the fields are completed you can Exit back to the 
Hazmat Order screen.  If you have another Supply System item 
to add to the order click the Add Item button.  You can also 
remove an item from the order by clicking the Delete Item 
button.  The two arrow buttons will navigate you to the Previous 
or Next item if there are multiple items in the order.
 Page 26
When processing your Supply System Order if you receive the message 
below you will need to fill in all of the required fields before you can 
continue.

**** Note: If you see these 
messages after entering the 
Requisition number you will need 
to enter a different Requisition 
number.  The program will not let 
you duplicate a Requisition 
number. Also the Requisition 
number must be 14 characters 
long. Click OK to continue
 Page 27
Purchase Card Item
For purchase card requests you will see the screen below.  Populate 
the fields with the information from the vendor quote.  First select the 
Purchase card buyer that will be placing the order.  The information 
that is provided will be used to send an approval authorization for the 
buy to the purchase card holder.

When you click on the down 
arrow you will see a list of 
purchase buyers that were 
input.  Click on the buyer that 
will be placing the order. If you 
do not see the buyer listed you 
will need to add them on the 
Update Purchase Card Holders 
screen 
 Page 28

When you click the down arrow a list of materials that you are 
authorized to order will be displayed.  Find the stock number and 
manufacturer for the product that you would like to purchase and 
click on it. 

When you select the item the Stock Number, Nomenclature, UI, 
Manufacturer, and Part Number fields will be filled with information 
for that material.
 Page 29
Populate the remaining information on the page. You may also supply 
any special instructions in the Comments field.  Once all of the fields 
are filled in you can now generate the DD1387 Military Shipment 
Label.  There are two ways to forward this information to the vendor 
that is supplying your request.  If you have the vendor’s e‐mail 
address populated on the form you can click the E‐Mail DD‐1387 
button. This will open up your e‐mail program and attach a PDF 
version of the form.  The other method is to click Print DD‐1387 
which will print the form so you can fax it to the vendor.
 Page 30

Below is an example of the DD‐1387.  This form will ensure that the 
material is delivered to the Hazmin center and it will also assist with 
getting the material delivered to your work center.

If the E‐mail option is selected an e‐mail will open with the attached 
file.  If needed you can modify the body of the e‐mail before sending.
 Page 31
You may also supply any special instructions in the Comments field.  
Leave the Re‐Use field checked if you will accept free issue material if 
it is available at the Hazmin center.

Once all of the fields are completed you can Exit back to the 
Hazmat Order screen.  If you have another Purchase card 
item to add to the order click the Add Item button.  You can 
also remove an item from the order by clicking the Delete 
Item button.  The two arrow buttons will navigate you to the 
Previous or Next item if there are multiple items in the order.
 Page 32

If mandatory fields are left blank you will receive the message below. 
Click the OK button and correct the yellow highlighted fields.

**** Note: If you see this 
message after entering the 
Requisition number you will 
need to enter a different 
Requisition number.  The 
program will not let you 
duplicate a Requisition 
number. Click OK to continue
 Non AUL Request Page 33

If you have an emergent requirement and you need to purchase an 
item that is not currently on your AUL or is not a general use item. Use 
the option below.  Before proceeding with the Non AUL Hazmat Order 
you must submit an AUL Add Request to initiate the process of adding 
the item to your AUL. After the AUL Add Request has been submitted 
click the Non‐AUL Request button.

You will see this screen reminding you about the AUL Add 
Request submission.  Select the type of request for the urgent 
buy that you need to make. 
 Non AUL Supply System Item Page 34

If you are processing a Non AUL Supply System buy you will see the 
screen below.  All the information is the same as a normal Supply 
System Order.  The only difference is that you will have to enter the 
FSC, NIIN, Nomenclature, and UI for the item that you are ordering 
instead of selecting it from a list of authorized material.  Your default 
values from your profile will also carry over to this screen.

You will need to check the box that the 
AUL Add  was submitted and the Date 
Submitted. If you have the AUL 
Tracking Number you can enter it here.

Once all of the fields are completed you can Exit back to the Hazmat 
Order screen.  If you have another Non AUL Supply System item to 
add to the order click the Add Item button.  You can also remove an 
item from the order by clicking the Delete Item button.  The two 
arrow buttons will navigate you to the Previous or Next item if there 
are multiple items in the order.
 Page 35
When processing your Non AUL Supply System Order if you receive the 
message below you will need to fill in all of the required fields before 
you can continue.

**** Note: If you see this 
message after entering the 
Requisition number you will 
need to enter a different 
Requisition number.  The 
program will not let you 
duplicate a Requisition 
number. Click OK to continue
 Non AUL Purchase Card Item Page 36

If you are processing a Non AUL Purchase Card buy you will see the 
screen below.  The information is the same as a normal Purchase Card 
order.  The only difference is that you will have to enter the FSC, NIIN, 
Nomenclature, UI, Manufacturer, and Part Number for the item that 
you are ordering instead of selecting it from a list.

You will need to check the box that the 
AUL Add  was submitted and the Date 
Submitted. If you have the AUL 
Tracking Number you can enter it here.

Once all of the fields are completed you can Exit back to the Hazmat 
Order screen.  If you have another Non AUL Purchase Card item to 
add to the order click the Add Item button.  You can also remove an 
item from the order by clicking the Delete Item button.  The two 
arrow buttons will navigate you to the Previous or Next item if there 
are multiple items in the order.
 Page 37
When processing your Non AUL Purchase Card Order if you receive 
the message below you will need to fill in all of the required fields 
before you can continue.

**** Note: If you see this 
message after entering the 
Requisition number you will 
need to enter a different 
Requisition number.  The 
program will not let you 
duplicate a Requisition 
number. Click OK to continue
 Pre‐Positioned Material Page 38

If your parent command has pre‐positioned material at the Hazmin 
Center you will be able to place orders for that material by clicking the 
Pre‐Positioned Material button.  If you do not see this button check 
your Profile to make sure that the Positioned Material box is checked. 
 Page 39

From the Pre‐Positioned Item screen click the down arrow and select 
the item that you want to order.  You will see a list of items that your 
parent command has positioned at the Hazmin Center. Fill in the 
Quantity field and the order is ready.

When the order is completed you can Exit back to the Hazmat Order 
screen.  If you have another Pre‐Positioned Item to add to the order 
click the Add Item button.  You can also remove an item from the 
order by clicking the Delete Item button.  The two arrow buttons will 
navigate you to the Previous or Next item if there are multiple items 
in the order.
 Submitting Order Page 40

When your order is complete and you are ready to send it to the 
Hazmin Center you have two options. The first option is to click the 
Submit Order button.  This will send your order to the Hazmin 
Centers central e‐mail address for processing.  The other option is to 
click the Export Order button.  This will Export your order to a 
spreadsheet in the directory specified as your Default directory in 
your Profile.  You can then create an e‐mail to the Hazmin Center and 
attach the Customer Order.xlsx file

When your order items are displayed the Type 
Buy column shows what the item is:

STK – Supply System item
GPC – Purchase Card Item
PPM – Pre‐Positioned Item
NSK – Non AUL Supply System Item
NPC – Non AUL Purchase Card Item
 Page 41
When you click on the Submit Order button the program will open 
your e‐mail program with your Hazardous Material Order attached as a 
spreadsheet and the To Address of the Hazmin Center.  

You can change the body on the e‐mail or send as is for your order to 
be processed.
 Page 42

Once the order has been submitted the Date Submitted field will be 
populated with the date that the order was sent.

If the order has previously been submitted and you try to send it again 
you will receive the following message. Click the OK button to 
continue.
 Re‐Submitting Order Page 43

If you need to re‐submit your order because there was a problem with 
sending the e‐mail.  Click the Re‐Submit button.  This will populate the 
Re‐submit date and open an e‐mail to send the file again.

The e‐mail created by the re‐submission will let the Hazmin Center 
know that this order may have been submitted before so they can 
make sure that the order is not duplicated.
 Exporting Order Page 44
When you click on the Export Order button the program will export 
the order as a spreadsheet to the default directory in your profile.  You 
must now send an e‐mail with this file attached to the Hazmin Center.  
The Date Submitted field will be populated with today’s date.

If you have previously exported an order you will receive this 
message.  Click the yes button to export your current order.

When the file has exported you will receive this message telling you 
where the file was exported.  It will be in the Default directory setup 
in your profile. Click the OK button to continue.
 Page 45
Searching AUL/General Use List
There is also a Search AUL/General Use List option on the main menu.  
When you select this option you will see a split screen.  The top 
window contains all of the items that you are authorized to order. The 
lower window shows items that meet the search criteria that was 
entered.  

You will be prompted to select the ERP KLOC for the work center that 
you want to search the AUL.  Click the down arrow and select the KLOC 
then click the OK button. 
 Page 46

There are two ways to search on this screen.  You can enter a value in 
the search box and you will be taken to the first occurrence of that 
search term.

You can also enter a value in the Search Criteria field and the lower 
screen will display all records that have that search term in the 
record. When you are done searching for records click the Exit button 
to return to the main menu.
 Page 47
Export AUL to Spreadsheet
There is also an option to export a current copy of your AUL out to a 
spreadsheet. When you select the Export AUL to Spreadsheet button 
the file Command AUL.xlxs will be exported to the Default Directory 
in your profile.

You will be prompted to select the ERP KLOC for the work center that 
you want to export the AUL.  Click the down arrow and select the 
KLOC then click the OK button. 
 Page 48

If you have previously exported your AUL you will receive the 
following message.  Click the Yes button to continue.

When the export is complete you will receive this message. Click the 
OK button to continue.
 Hazardous Material Order Report Page 49
If you need to see a list of the orders that you have placed you can 
run the Hazardous Material Order Report. You have the option to 
Print or Export the report. 

Either option will prompt you for a date range for the report.

Enter the dates for the report you want to see and the click the OK 
button.  .
 Page 50
You will see a report with the data for the date range entered.  You 
can then select the Print button.  When done select the Close Print 
Review button.

If you selected the Export option the data will be exported to a file 
Order report.xlsx in the same directory where the program is loaded.
 Page 51
Closing the Program
When you have completed processing your orders click on the Exit 
button to close the program.

If you encounter any problems with the program contact the Hazmin 
Center and we will assist you in correcting the problem.  We can also 
conduct any additional training that you may require to assist you with 
using the Hazardous Material Ordering program.  Remember it is very 
import that all Hazmat orders are placed and delivered to the Hazmin 
center to ensure that all chemicals brought on the installation are 
captured for reporting purposes.  This ensures that the installation 
remains in compliance with all Environmental permits and regulations.  
Also make sure that you are authorized to use the hazardous material 
by going through the approval process  to ensure your safety as well as 
the safety of others.