PANDUAN PENGGUNAAN BORANG BARU PENGESAHAN PELAKSANAAN

KERJA BAGI KONTRAK PERKHIDMATAN KEBERSIHAN BANGUNAN DAN

KAWASAN SERTA PERKHIDMATAN KAWALAN KESELAMATAN DI INSTITUSI
- INSTITUSI PENDIDIKAN/ SEKOLAH DI BAWAH KEMENTERIAN PENDIDIKAN
MALAYSIA

1.0 LATARBELAKANG

1.1 Pengemaskinian kepada borang pengesahan pelaksanaan kerja

kontrak perkhidmatan di bawah Pekeliling Perolehan KPM Bil 1/2011
telah dibuat bertujuan untuk memudahkan pihak sekolah/ institusi di
bawah Kementerian Pendidikan Malaysia membuat pengesahan
pelaksanaan kerja bagi perkhidmatan Kebersihan dan Kawasan (KBK)
dan Perkhidmatan Kawalan Keselamatan (PKK).

1.2 Penambahbaikan ini telah mengambilkira cadangan dan maklumbalas

daripada pihak Sekolah, Pejabat Pendidikan Daerah (PPD), Jabatan
Pendidikan Negeri (JPN) dan Bahagian/Institusi yang membuat
pengesahan pelaksanaan kerja bagi perkhidmatan-perkhidmatan ini.

1.3 Penambahbaikan ini juga melibatkan penambahan klausa di bawah

akta SPRM untuk memberikan peringatan kepada pihak yang
menyemak dan pihak yang mengesahakan kerja supaya lebih berhati-
hati sebelum membuat pengesahan kerja.

2.0 BORANG PENGESAHAN PELAKSANAAN KERJA BAGI KONTRAK

PERKHIDMATAN KEBERSIHAN BANGUNAN DAN KAWASAN (KBK)
2.1 Kategori Borang Pengesahan

Borang pengesahan pelaksanaan kerja perkhidmatan KBK telah

diasingkan mengikut kategori untuk tujuan memudahkan sekolah dan
institusi membuat pengesahan. Kategori borang yang sediakan adalah
seperti berikut:

i. Sekolah Harian Biasa

ii. Sekolah Sukan
iii. Sekolah Pendidikan Khas
iv. Institusi Pendidikan/JPN/PPD
v. Pusat Kokurikulum
 vi. Kuarters Institusi Pendidikan (KIP)/ Kompleks Rumah Guru
(KRG) (untuk KIP dan KRG yang berada di luar kawasan
sekolah)
2.2 Fungsi Borang
Untuk setiap kategori ini, terdapat empat borang yang mempunyai
fungsi berbeza untuk dilengkapkan dan perlu dikemukakan kepada
agensi pembayar bagi tujuan pembayaran iaitu seperti di Jadual 1.
Jadual 1: Senarai Borang Pengesahan Perkhidmatan KBK

Bil Tajuk Borang Kod Borang

i. Borang Pengesahan Pelaksanaan Kerja BPPA KBK A

Perkhidmatan

ii. Borang Pengesahan Pelaksanaan Kerja Harian BPPA KBK 1

Perkhidmatan Pengurusan Pekerja (a)
Rumusan Pengesahan Pelaksanaan Kerja Harian BPPA KBK
Perkhidmatan Pengurusan Pekerja 1(b)

iii. Borang Pengesahan Bilangan Pekerja dan Rekod BPPA KBK 2

Ketidakhadiran Pekerja

iv. Borang Pengesahan Pembekalan Bahan dan BPPA KBK 3

Peralatan

2.3 Pegawai Bertanggungjawab

Wakil syarikat yang mengisi borang, pegawai membuat semakan dan
juga pegawai yang membuat pengesahan perlu menurunkan
tandatangan di borang dan mereka diwajibkan mempunyai cap nama
dan jawatan dan terdiri daripada pegawai-pegawai yang dinyatakan
seperti di Jadual 2.

Jadual 2: Pegawai Bertanggungjawab Bagi Menyedia, Menyemak Dan

Mengesah Laporan Pelaksanaan Perkhidmatan

Bil Borang Tanggungjawab Pegawai Bertanggungjawab

1. KBK A, KBK Menyedia Laporan Pengurus/Wakil Syarikat

1 (A ), KBK
2, KBK 3 Menyemak Laporan i. Institusi: Pegawai Institusi
- Penolong Jurutera/ Pegawai
Eksekutif Kanan/ Ketua Unit
Khidmat Pengurusan)
ii. Sekolah:Guru/Pentadbir Sekolah
 - Guru Besar/Pengetua boleh
melantik pegawai selain
daripada guru ( Pembantu
Tadbir Kanan/ Kerani ) untuk
melaksanakan kerja-kerja
semakan laporan

iii. Pusat Kokurikulum:

Pegawai/Penyelia Pusat
Kokurikulum

iv. KIP/KRG - Pegawai Pentadbir

Pengesah i. Institusi: Ketua Jabatan

Laporan
- Pengarah/ Timbalan
Pengarah/ Pejabat
Pendidikan Daerah/ Ketua
Sektor )

ii. Sekolah: Pengetua/Guru Besar

iii. Pusat Kokurikulum: Ketua Unit

Pusat Kokurikulum

iv. KIP/KRG - Ketua Jabatan

2. KBK 1 (B) Penyedia Laporan i. Institusi: Pegawai Institusi

- Penolong Jurutera/ Pegawai
Eksekutif Kanan/ Ketua Unit
Khidmat Pengurusan)
ii. Sekolah:Guru/Pentadbir Sekolah

iii. Pusat Kokurikulum:

Pegawai/Penyelia Pusat
Kokurikulum

iv. KIP/KRG - Pegawai Pentadbir

Pengesah i. Institusi: Ketua Jabatan

Laporan
- Pengarah/ Timbalan
Pengarah/ Pejabat
Pendidikan Daerah/ Ketua
Sektor )

ii. Sekolah: Pengetua/Guru Besar

 iii. Pusat Kokurikulum: Ketua Unit
Pusat Kokurikulum

iv. KIP/KRG - Ketua Jabatan

2.4 Kaedah Pengisian Borang

Jadual 3 menunjukkan ruangan yang telah di kemaskini dan ditambah

untuk setiap borang yang berkaitan.

Jadual 3: Pengisian Borang KBK

Bil Borang Arahan Pengisian

1 Borang Pengesahan i. Pusat Pembayar perlu mengisi ruangan

(Borang KBK A) pengesahan persetujuan dan jumlah potongan
bayaran.

ii. Pegawai pengesah boleh memberikan ulasan

untuk pengesahan di ruangan ulasan.

2 Borang BPPA KBK 1 i. Borang telah dipecahkan kepada laporan

(A) bulanan dan laporan harian.

Borang BPPA KBK 1 ii. Kerja perlu dilaporkan oleh syarikat dan disemak
(B) serta disahkan setiap hari oleh pihak sekolah
dalam borang pengesahan harian.

iii. Rumusan perlu diisi oleh pihak sekolah ke dalam

borang pengesahan bulanan untuk tujuan
pembayaran.

3 Borang BPPA KBK 2 i. Jadual yang lebih jelas disediakan untuk

menunjukkan kekurangan bilangan pekerja
setiap hari

ii. Formula bagi pengiraan kehadiran pekerja telah

di sediakan dalam salinan softcopy borang ini.
Salinan berkenaan boleh dimuat turun dari laman
web KPM.

4 Borang BPPA KBK 3 i. Pengesahan perlu dibuat oleh pihak sekolah

ii. Penyemak laporan perlu mencatatkan tarikh-

tarikh sekiranya bahan/mesin tidak disediakan
mengikut kontrak.
 iii. Syarikat perlu menyenaraikan jenama
bahan/mesin yang telah diluluskan dan sekolah /
institusi perlu menyemak dan membuat
pengesahan

iv. Pusat pembayar perlu memastikan item-item

yang bertanda (**) dalam lampiran ini ada
sekurang-kurangnya satu (1) unit di setiap satu
(1) zon

3.0 BORANG PENGESAHAN PELAKSANAAN KERJA BAGI KONTRAK

PERKHIDMATAN KAWALAN KESELAMATAN (PKK)

3.1 Kategori Borang Pengesahan

Borang pengesahan pelaksanaan kerja perkhidmatan PKK telah

diasingkan mengikut kategori untuk tujuan memudahkan sekolah dan
institusi membuat pengesahan. Kategori borang yang sediakan adalah
seperti berikut:

i. Sekolah
ii. Institusi Pendidikan (termasuk JPN/ PPD/ Pusat Kokurikulum/
Kuarters Institusi Pendidikan (KIP)/ Kompleks Rumah Guru (KRG))
3.2 Fungsi Borang PKK
Untuk setiap kategori ini, terdapat empat borang yang mempunyai
fungsi berbeza untuk dilengkapkan dan perlu dikemukakan kepada
agensi pembayar bagi tujuan pembayaran iaitu seperti di Jadual 4.
Jadual 4: Senarai Borang Pengesahan Perkhidmatan PKK

Bil Tajuk Borang Kod Borang

i. Borang Pengesahan Pelaksanaan Kerja BPPA PKK A

Perkhidmatan

ii. Borang Pengesahan & Rekod Ketidakhadiran BPPA PKK 1

Pengawal

iii. Borang Pengesahan Kehadiran Pengawal BPPA PKK 2

iv. Laporan Pengesahan Pelaksanaan Kunci Jam BPPA PKK 3

'Watchman Clock"

v. Laporan Pengesahan Status Peralatan Yang BPPA PKK 4

Dibekalkan oleh Syarikat
 vi Borang Pengesahan Pelaksanaan Perkhidmatan & BPPA PKK 5
Pengurusan Pengawal (A)
Rumusan Pelaksanaan Perkhidmatan & Pengurusan BPPA PKK 5
Pengawal (B)

3.3 Pegawai Bertanggungjawab

Wakil syarikat yang mengisi borang, pegawai membuat semakan dan
juga pegawai yang membuat pengesahan perlu menurunkan
tandatangan di borang dan mereka diwajibkan mempunyai cap nama
dan jawatan dan terdiri daripada pegawai-pegawai yang dinyatakan
seperti di Jadual 5.

Jadual 5: Pegawai Bertanggungjawab Bagi Menyedia, Menyemak Dan

Mengesah Laporan Pelaksanaan Perkhidmatan

Bil Borang Tanggungjawab Pegawai Bertanggungjawab

1. PKK A, PKK 1, Menyedia Laporan Pengurus/Wakil Syarikat

PKK 2, PKK 3,
PKK 4, PKK 5 Menyemak Laporan i. Institusi: Pegawai Institusi
(A) - Penolong Jurutera/ Pegawai
Eksekutif Kanan/ Ketua Unit
Khidmat Pengurusan)
ii. Sekolah:Guru/Pentadbir Sekolah

- Guru Besar/Pengetua boleh

melantik pegawai selain
daripada guru ( Pembantu
Tadbir Kanan/ Kerani ) untuk
melaksanakan kerja-kerja
semakan laporan

iii. Pusat Kokurikulum:

Pegawai/Penyelia Pusat
Kokurikulum

iv. KIP/KRG - Pegawai Pentadbir

Pengesah Laporan i. Institusi: Ketua Jabatan

- Pengarah/ Timbalan
Pengarah/ Pejabat
Pendidikan Daerah/ Ketua
 Sektor )

ii. Sekolah: Pengetua/Guru Besar

iii. Pusat Kokurikulum: Ketua Unit

Pusat Kokurikulum

iv. KIP/KRG - Ketua Jabatan

2. PKK 5 (B) Penyedia Laporan i. Institusi: Pegawai Institusi

- Penolong Jurutera/ Pegawai
Eksekutif Kanan/ Ketua Unit
Khidmat Pengurusan)
ii. Sekolah:Guru/Pentadbir Sekolah

iii. Pusat Kokurikulum:

Pegawai/Penyelia Pusat
Kokurikulum

iv. KIP/KRG - Pegawai Pentadbir

Pengesah Laporan i. Institusi: Ketua Jabatan

- Pengarah/ Timbalan
Pengarah/ Pejabat
Pendidikan Daerah/ Ketua
Sektor )

ii. Sekolah: Pengetua/Guru Besar

iii. Pusat Kokurikulum: Ketua Unit

Pusat Kokurikulum

iv. KIP/KRG - Ketua Jabatan

3.4 Kaedah Pengisian Borang

Jadual 6 menunjukkan ruangan yang telah di kemaskini dan ditambah

untuk setiap borang yang berkaitan
 Jadual 6: Pengisian Borang PKK

Bil Borang Arahan Pengisian

1 Borang Pengesahan i. Pusat Pembayar perlu mengisi ruangan

(Borang PKK A) pengesahan persetujuan dan jumlah potongan
bayaran.

ii. Pegawai pengesah boleh memberikan ulasan

untuk pengesahan di ruangan ulasan.

2 Borang PKK 1 i. Jadual yang lebih jelas disediakan untuk

menunjukkan kekurangan bilangan pekerja
setiap hari

ii. Formula bagi pengiraan kehadiran pekerja telah

di sediakan dalam salinan softcopy borang ini.
Salinan berkenaan boleh dimuat turun dari
laman web KPM.
3 Borang PKK 2 Pilihan Borang PKK 2 disediakan seperti berikut:
i. Borang PKK 2 (1) boleh digunakan untuk
syarikat yang menggunakan buku log sebagai
rekod kedatangan; atau
ii. Borang PKK 2 (ii) boleh digunakan untuk
syarikat yang menggunakan mesin
biometric/punch card untuk rekod kedatangan.
Helaian tambahan boleh digunakan sekiranya
helaian ini tidak mencukupi.
4 Borang PKK 3 i. Syarikat perlu menampal slip watchman clock di
ruangan yang telah disediakan
ii. Helaian tambahan boleh digunakan sekiranya
helaian ini tidak mencukupi
5. Borang PKK 4 i. Pengesahan perlu dibuat oleh pihak sekolah

ii. Penyemak laporan perlu mencatatkan tarikh-

tarikh bagi setiap pelanggaran yang
dikenalpasti (contoh: peralatan tidak
berfungsi/rosak dan tidak berganti)
6. Borang PKK 5 (A) i. Borang telah dibahagikan kepada laporan

Borang PKK 5 (B) bulanan dan laporan harian.

ii. Kerja perlu disahkan setiap hari oleh pihak
sekolah dalam borang pengesahan harian.
iii. Rumusan perlu diisi ke dalam borang
pengesahan bulanan untuk tujuan
pembayaran.

4.0 PENUTUP

Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab memastikan borang pengesahan

pelaksanaan kerja ini digunapakai dan diedarkan kepada semua agensi di
bawah tanggungjawab masing-masing. Panduan penggunaan borang dan juga
kategori borang-borang baru ini boleh dimuat turun melalui laman sesawang
KPM dan Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset (BPPA).

Bahagian Perolehan Dan Pengurusan Aset

Mei 2015