Professional Documents
Culture Documents
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd
JAARVERSLAG
BIBLIOTHEKEN
HOGESCHOOL ZUYD
Þ bibliotheek.hszuyd.nl
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd
Inhoudsopgave
Inhoudsopgave .............................................................................................. 2
Afkortingen ................................................................................................... 3
1. Inleiding .................................................................................................. 4
2. Een jaarverslag schrijven............................................................................ 6
3. Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd .................................................... 8
3.1. Inleiding ........................................................................................... 8
3.2. Structuur .......................................................................................... 9
3.3. Inhoud ........................................................................................... 11
4. Statistieken ............................................................................................ 18
4.1. Algemene statistieken bibliotheeksysteem ........................................... 18
4.1.1. OUS/OWC/OPC ...................................................................... 18
4.1.2. GGC ..................................................................................... 19
4.1.3. NCC/IBL ............................................................................... 19
4.1.4. Eindgebruik ........................................................................... 20
4.2. De gebruikers.................................................................................. 20
4.2.1. Studentenaantallen ................................................................ 20
4.2.2. Medewerkersaantallen ............................................................ 20
4.3. Collectie en ontsluiting...................................................................... 21
4.3.1. Fysieke collectie ..................................................................... 21
4.3.2. Databanken........................................................................... 23
4.3.3. Website ................................................................................ 24
4.4. Uitleen ........................................................................................... 24
4.5. Interbibliothecair leenverkeer ............................................................ 26
4.6. Bibliotheekbudget ............................................................................ 26
Literatuurlijst ............................................................................................... 27
Bijlagen ...................................................................................................... 28
Bijlage I: Statistieken 1............................................................................ 28
Bijlage II: Statistieken 2........................................................................... 28
Bijlage III: Statistieken 3 ......................................................................... 28
Bijlage IV: Statistieken 4 .......................................................................... 28
Bijlage V: Statistieken 5 ........................................................................... 28
Bijlage VI: Vragenlijst .............................................................................. 28
Bijlage VII: Jaarverslag 2005 HS Zuyd Bibliotheek HEAO Sittard .................... 28
2
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd
Afkortingen
EPN Exemplaarnummer
GGC Gezamenlijk Geautomatiseerde Catalogiseersysteem
HEAO Hoger Economisch en Administratief Onderwijs
HS Zuyd Hogeschool Zuyd
IBL Interbibliothecair Leenverkeer
ICTOS ICT Onderwijs & Support
IHOL Infostructuur Hoger Onderwijs Limburg
NCC Nederlandse Centrale Catalogus
OCLC PICA Online Computer Library Center Project Integrated Catalogue Automation
OC Online Contents
OPC Online PublieksCatalogus
OSIRIS Onderwijs en Studenten Informatie, Registratie en Inschrijf Systeem
OUS Online Uitleen Systeem
OWC Online WerkCatalogus
RCL Regionale Catalogus Limburg
SHB Samenwerkingsverband HogeschoolBibliotheken
URL Uniform Resource Locator
3
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd
1. Inleiding
In 2004 en 2005 heeft een projectgroep bestaande uit vier teamcoördinatoren in opdracht
van de Manager Ondersteunende Diensten een onderzoek verricht naar de positie van de
bibliotheek binnen Hogeschool Zuyd. Eén van de aanbevelingen opgenomen in het
eindrapport van dit project “Positionering Bibliotheken Hogeschool Zuyd” luidde, dat de
bibliotheken jaarlijks een beleidsplan en een jaarverslag moeten presenteren. Om deze
aanbeveling wat betreft het schrijven van een jaarverslag uit te voeren, heeft Leen Liefsoens
haar casestudie aan dit onderwerp gewijd. Deze casestudie situeert zich binnen de vierjarige
deeltijdopleiding ‘Graduaat Bibliotheek-wezen’ die zij volgt aan het Centrum voor
Volwassenenonderwijs Vrije Leergangen Limburg in Genk (België). Dit format vormt het
eindresultaat van de casestudie en is gebaseerd op het jaarverslag 2005 van de bibliotheek
Hoger Economische en Administratief Onderwijs (HEAO) Sittard dat in een eerdere fase
binnen deze casestudie is gerealiseerd.
Het gebruik van dit format moet het schrijven van het jaarverslag van de bibliotheken
Hogeschool Zuyd vereenvoudigen en tijdbesparend werken. Dit format moet er tevens voor
zorgen dat elke bibliotheek op dezelfde wijze zijn cijfers verzameld om zo tot onderlinge
vergelijkingen te komen.
Vooraf gaande aan het maken van het format, zijn er een aantal vragen voorgelegd aan de
teamcoördinatoren van de bibliotheken Hogeschool Zuyd. De vragen hadden betrekking op
de doelen en de doelgroepen van het jaarverslag, de inhoud en vorm van het jaarverslag en
de verwachtingen ten opzichte van het format. Hieronder zijn zowel de vragen als de
uitkomsten weergegeven.
Vraag 1: Wat is volgens jou het doel van het jaarverslag van jouw bibliotheek?
1. Verantwoording afleggen van het bibliotheekwerk.
2. Laten zien wat de bibliotheek heeft gedaan.
3. Public relations voor de bibliotheek: de bibliotheek een meer eigen gezicht, eigen plek
geven.
4. Contact met het onderwijs.
5. Aan iedereen duidelijk maken waar de bibliotheek voor staat, of wat de taak van de
bibliotheek is.
6. Een jaarverslag hoort bij een professionele organisatie.
Deze twee vragen hadden als doel richting te geven aan het jaarverslag. Er kan
geconcludeerd worden dat de bibliotheken met het jaarverslag op de eerste plaats
verantwoording willen afleggen van hun werk aan hun direct leidinggevende, de
locatiemanager. Daarnaast willen de bibliotheken aan de directie en contactpersonen op
locatie laten zien wat de bibliotheek het afgelopen jaar heeft gedaan.
4
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd
In de vierde vraag moesten de teamcoördinatoren hun voorkeur geven voor één van de
volgende jaarverslagvormen:
Eén jaarverslag voor alle HS Zuyd bibliotheken; alles wat locatieoverschrijdend is bij
elkaar plaatsen en de locaties als afzonderlijke hoofdstukken opnemen.
Een jaarverslag per HS Zuyd bibliotheek; locatieoverschrijdende zaken als inleiding
opnemen bij iedere locatie.
Er is geen overtuigende keuze gemaakt. Het netwerk van teamcoördinatoren zal hierover
een beslissing moeten nemen. Bij beiden opties is het mogelijk om met dit format te
werken.
De voorlaatste vraag had betrekking op het format zelf en de inhoud ervan. Volgende
elementen zullen worden opgenomen in dit format:
Tips over het schrijven van een jaarverslag.
Tips over het verzamelen van de statistieken.
Waar de statistieken te vinden zijn of kunnen worden opgevraagd.
Bestanden waarin de statistieken doorheen het jaar kunnen worden verzameld.
Een opzet van de inhoud van het jaarverslag (een inhoudsopgave met titels en subtitels).
Een planning voor het maken van het jaarverslag.
Naar het jaarverslag van de bibliotheek HEAO Sittard, waarop dit format is gebaseerd,
wordt in bijlage VII verwezen.
De ingevulde vragenlijsten zijn opgenomen in het bestand waar in bijlage VI naar wordt
verwezen.
5
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd
Om een effectief jaarverslag te schrijven, is het een goed idee om eerst te onderzoeken
waarom en voor wie het jaarverslag zal worden geschreven. De inhoud van het jaarverslag
moet hier worden op afgestemd.
Om tot een goed leesbaar jaarverslag te komen, kunnen volgende tips in acht worden
genomen:
Het jaarverslag moet informatief zijn. Er moet in kunnen worden gelezen wat de
bibliotheek gedaan heeft en waar de bibliotheek voor staat. Het jaarverslag moet niet
alleen een opsomming van onderwerpen geven, maar ook ingaan op de inhoud ervan.
Het jaarverslag moet open en helder zijn. Zowel positieve als minder positieve dingen
van de bibliotheek moeten erin staan. In plaats van negatieve cijfers weg te laten, kan
weergaven ervan leiden tot conclusies die kwaliteitsverbetering tot gevolg kunnen
hebben.
Korte, overzichtelijke en concreet informatieve onderdelen van het jaarverslag krijgen de
meeste aandacht: kerncijfers en markante feiten, organogram, foto’s en illustraties,
namen en functies, tabellen en grafieken.
Hoewel langere tekstgedeelten opvallend minder gelezen worden, hebben deze toch een
communicatieve functie: ze bewijzen dat de bibliotheek bereid is informatie te
verstrekken en dat er geschreven wordt met kennis van zaken.
Het jaarverslag moet opgebouwd worden als een gebruiksklaar, helder, toegankelijk en
overzichtelijk werkinstrument.
Afwisseling en levendigheid zorgen ervoor dat het jaarverslag vlot leesbaar is. Het
gebruik van korte, goed lopende zinnen is aan te raden.
Het jaarverslag dient er goed verzorgd uit te zien. Er moet aandacht worden besteed aan
een mooie titelpagina, goede grafieken en illustraties. Daarnaast moet er zorg besteed
worden aan de opmaak en er moet gebruik gemaakt worden van een goede kwaliteit
papier. De layout moet aansluiten bij de huisstijl van de school.
Het jaarverslag wordt geconcipieerd in functie van het gebruik: het moet handig en snel
consulteerbaar zijn. Een gebruiksvriendelijke, logische opbouw dwingt de lezer niet tot
een lineaire lezing van a tot z.
Een aantal suggesties dat ook kan bijdragen tot het aantrekkelijk maken van het
jaarverslag:
– reacties opnemen van bibliotheekmedewerkers, mensen uit het onderwijs of externen
op de bibliotheek of op stukken tekst uit het jaarverslag;
– kleine anekdotes uit het afgelopen jaar;
– voorbeelden in een apart kadertje geplaatst.
Het jaarverslag kan ter evaluatie onderworpen worden aan de commentaren van externe
lezers.
6
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd
Organisatie van het werk rond het maken van het jaarverslag
Veel gegevens en cijfers voor het jaarverslag kunnen in de loop van het jaar verzameld en
verwerkt worden en kunnen geput worden uit bestaande documentatiebronnen. Daarom is
het handig een schema op te stellen van de informatiebehoeften in het kader van het
jaarverslag. Het jaarverslag van een bibliotheek wordt meestal geschreven door het hoofd
van de bibliotheek. Toch kunnen taken worden verdeeld, want het verzorgen van een
jaarverslag geeft de mogelijkheid capaciteiten van bibliotheekmedewerkers aan te spreken.
De één is goed in de opmaak en de ander in het samenbrengen van statistieken.
7
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd
Het gebruik van dit format moet het schrijven van het jaarverslag van de bibliotheken
Hogeschool Zuyd vereenvoudigen en tijdbesparend werken. Dit format moet er tevens voor
zorgen dat elke bibliotheek op dezelfde wijze zijn cijfers verzameld om zo tot onderlinge
vergelijkingen te komen.
Het jaarverslag bevat de cijfergegevens van het vorig werkjaar. Deze cijfers worden bij
sommige punten vergeleken met het jaar ervoor om een beeld te geven van de evolutie. Het
overgrote deel van de gegevens voor het jaarverslag kan in de loop van het jaar verzameld
en verwerkt worden. Systematiek en nauwkeurigheid zijn hierbij belangrijk. In de agenda
kunnen de belangrijkste gebeurtenissen, scholing en afwijkende openingsuren worden
bijgehouden. De notulen van de overleggen waaraan de bibliotheek heeft deelgenomen, zijn
een effectief hulpmiddel voor het schrijven van het jaarverslag. De statistieken moeten door
het jaar worden bijgehouden. Bij dit format horen vijf excel-bestanden waarin de
statistieken kunnen worden verzameld. In de bijlagen wordt naar deze bestanden verwezen.
8
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd
3.2. Structuur
Titelpagina
Contactpagina
Inhoudsopgave
Samenvatting
Afkortingen
1. Inleiding
9
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd
Bijlagen
Literatuurlijst
10
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd
3.3. Inhoud
Titelpagina
Koptekst en paginanummers
De koptekst op alle pagina’s behalve de titelpagina bevat links de titel en het jaartal van het
jaarverslag en rechts het logo van Hogeschool Zuyd. Rechts onderaan iedere pagina behalve
de titelpagina komt het paginanummer.
Auteurs
Aan het begin van ieder hoofdstuk worden de auteurs die dat hoofdstuk hebben geschreven
vermeld. Op de laatste bladzijde komt de datum te staan waarop het jaarverslag is voltooid
en worden nogmaals de auteurs vermeld samen met hun e-mailadressen.
Contactpagina
Inhoudsopgave
Wanneer de titels in het jaarverslag aan de hand van de opmaak van Word (kop 1, kop 2,
kop 3, …) zijn gemaakt, kan de inhoudsopgave automatisch worden gegenereerd via
‘Verwijzing’ in het menu ‘Invoegen’. Doe dit pas als de tekst zelf in zijn geheel is getypt. Pas
dan liggen de paginanummers vast.
Samenvatting
De samenvatting hoort een beknopte en begrijpelijke weergave te zijn van wat in het
jaarverslag behandeld is. Verstrek op deze plaats absoluut geen aanvullende informatie.
Beschrijf de kernen van de verschillende hoofdstukken. Houd het kort. Deze samenvatting
kan eventueel in zijn geheel of in een verkorte versie worden opgenomen in het
overkoepelend jaarverslag van Hogeschool Zuyd.
Afkortingen
Op deze pagina komen de afkortingen die gebruikt zijn in het jaarverslag samen met de
uitgeschreven namen of begrippen.
11
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd
Inleiding
Situeer in de inleiding de bibliotheken binnen de Hogeschool Zuyd. Beschrijf in het kort wat
de bibliotheken doen. Refereer naar de missie van Hogeschool Zuyd1 en geef aan hoe de
bibliotheken een rol speelt in het uitvoeren van deze misie. Tot slot wordt in de inleiding in
het kort verteld wat de lezer kan verwachten van het jaarverslag.
Bibliotheeknetwerk
In dit hoofdstuk wordt uitgelegd wat het bibliotheeknetwerk inhoudt en wat het netwerk
doet. Vermeld welke doelen het netwerk heeft bereikt. Ook de actieplannen van het netwerk
voor het komende werkjaar kunnen worden opgenomen.
Bibliotheekwebredactie
1
De missie van Hogeschool Zuyd is opgenomen in I.P. Hogeschool Zuyd in de
kennissamenleving : Innovatieplan Hogeschool Zuyd 2005-2008.
12
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd
Kwaliteitszorg
Projecten
Actieplannen
Dit is een belangrijk hoofdstuk in het jaarverslag. Onder actieplannen kunnen praktische
zaken worden verstaan zoals implementaties of projecten. Aan de andere kant kan hier ook
worden aangegeven waaraan de bibliotheken (locatieoverschrijdend) in het komend
werkjaar extra aandacht willen besteden.
In dit hoofdstuk wordt vermeld wanneer de bibliotheken Hogeschool Zuyd in het nieuws zijn
geweest. De datum of editie, de titel van het artikel, en de bron worden vermeld. De
nieuwsbronnen zijn:
Editie Zuyd;
de nieuwspagina van de HS Zuyd Portal;
de knipselkrant van HS Zuyd.
Inleiding
De gebruikers
2
De missie van Hogeschool Zuyd is opgenomen in I.P. Hogeschool Zuyd in de
kennissamenleving : Innovatieplan Hogeschool Zuyd 2005-2008.
13
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd
Openingsuren
Faciliteiten en infrastructuur
Collectie en ontsluiting
Fysieke collectie
Databanken
14
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd
Website
Beschrijf in dit hoofdstuk de website van de bibliotheek. Geef aan welke informatie te vinden
is op de website en het belang van deze informatie voor de gebruikers. Vertel op welke wijze
de website is aangepast. Tot slot worden ook de statistieken van de website behandeld. Dit
hoofdstuk is locatiegebonden omdat de opleidingen nu nog de indeling vormen van de
website. Wanneer de structuur wordt aangepast naar domeinen, zal dit hoofdstuk verplaatst
worden naar het overkoepelende hoofdstuk.
Uitleen
Interbibliothecair leenverkeer
Bibliotheekintroducties en –instructies
Beschrijf in dit hoofdstuk alle introducties en instructies die zijn gegeven. Vertel wat de
inhoud was, de organisatie, hoe ze zijn verlopen en wanneer ze hebben plaats gevonden.
Bibliotheekbudget
15
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd
Personeelsbeleid
Bibliotheekmedewerkers
Professionalisering
Kwaliteitszorg
Projecten
Actieplannen
Indien er bijlagen moeten worden opgenomen behorende bij de locatie, kunnen deze hier
worden ingevoegd. Een voorwaarde is dat de tekst zonder gebruikmaking van de bijlagen
een begrijpelijk geheel vormt. De lezer mag nooit gedwongen worden heen en weer te
bladeren. Naar elke bijlage dient een keer verwezen te worden in het verslag. Geef bijlagen
een nummer (Romeins cijfer) en een titel, en vermeld de bijlagen op die manier in de
inhoudsopgave.
Bijlagen (overkoepelend)
Overkoepelende bijlagen kunnen hier worden ingevoegd. Een voorwaarde is dat de tekst
zonder gebruikmaking van de bijlagen een begrijpelijk geheel vormt. De lezer mag nooit
gedwongen worden heen en weer te bladeren. Naar elke bijlage dient een keer verwezen te
worden in het verslag. Geef bijlagen een nummer (Romeins cijfer) en een titel, en vermeld
de bijlagen op die manier in de inhoudsopgave.
Literatuurlijst
Een literatuurlijst bevat in alfabetische volgorde de beschrijvingen van gebruikte werken. Die
beschrijvingen dienen te voldoen aan de regels voor literatuurverwijzingen.
17
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd
4. Statistieken
Het jaarverslag levert niet alleen commentaar bij cijfers die pas op het einde van het jaar
bekend zijn. Het overgrote deel van de gegevens kan in de loop van het jaar verzameld en
verwerkt worden.
Er zijn twee elementen die het verzamelen van het cijfermateriaal bemoeilijken. Ten eerste
moeten de cijfers op verschillende plaatsen worden opgevraagd. Het is nodig om te weten te
komen op welke plaats of bij wie je de gegevens kunt opvragen. Daarnaast kan het zijn dat
er maar cijfers van een half jaar terug kunnen worden opgevraagd. Als er tussendoor geen
cijfers worden opgevraagd, gaat zo informatie voor het jaarverslag verloren. Dit format
brengt al deze gegevens rond het cijfermateriaal in kaart.
Om tot een onderlinge vergelijking te kunnen komen, is het nodig dat alle bibliotheeklocaties
van Hogeschool Zuyd hun cijfers op dezelfde wijze verzamelen en presenteren. Naast dit
format zijn ook de bijgeleverde excel-bestanden, waarin de cijfers doorheen het jaar kunnen
worden verzameld, hierbij een hulpmiddel.
4.1.1. OUS/OWC/OPC
De maandstatistieken OUS/OWC/OPC (o_mstat) moeten maandelijks worden uitgedraaid via
het rappelsysteem. Vergeet deze maandstatistieken niet uit te draaien want de volgende
maand lukt dit niet meer. Op het einde van het jaar kunnen via deze weg ook de
jaarstatistieken OUS/OWC/OPC (o_jstat) worden uitgedraaid. Het is aan te raden om deze
statistieken op te slaan én uit te printen. Deze statistieken zijn locatiegebonden.
Wanneer er op het einde van het jaar toch statistieken ontbreken, kunnen deze nog
opgevraagd worden bij Lilian Vergeldt (Bibliotheek Universiteit Maastricht, ICT Balie). Ook
vragen over deze statistieken kunnen aan haar worden gesteld.
Lilian Vergeldt
Universiteitsbibliotheek Maastricht, ICT Balie
Grote Looiersstraat 17
Gebouw GLS17
043-3885043
L.Vergeldt@UB.unimaas.nl
Uit deze statistieken zijn de relevante cijfers voor het jaarverslag gehaald en deze cijfers zijn
verwerkt in het excel-bestand waar in bijlage I naar wordt verwezen.
4.1.2. GGC
De statistieken GGC zijn terug te vinden op de site van OCLC PICA: www.oclcpica.nl:
Support > Management Information Statistics (URL: http://oclcpica.org/?id=6&ln=nl).
Dit scherm geeft toegang tot de locatiegebonden statistische gegevens van de afgenomen
OCLC PICA diensten. Deze gegevens worden maandelijks ververst. Inloggen gebeurt met
het OCLC PICA gebruikersnaam en wachtwoord. De statistieken van het huidige werkjaar en
de twee vorige werkjaren kunnen er worden teruggevonden. Klik na het inloggen onderaan
op GGC. Deze statistieken zijn locatiegebonden.
Vragen over deze statistieken kunnen worden gesteld aan de helpdesk van OCLC PICA:
servicedesk@oclcpica.org of 071-5246600.
Uit deze statistieken zijn de cijfers gehaald relevant voor het jaarverslag en deze cijfers zijn
verwerkt in het excel-bestand waar in bijlage I naar wordt verwezen.
4.1.3. NCC/IBL
De statistieken NCC/IBL zijn terug te vinden op de site van OCLC PICA: www.oclcpica.nl:
Support > Management Information Statistics (URL: http://oclcpica.org/?id=6&ln=nl).
Dit scherm geeft toegang tot de locatiegebonden statistische gegevens van de afgenomen
OCLC PICA diensten. Deze gegevens worden maandelijks ververst. Inloggen gebeurt met
het OCLC PICA gebruikersnaam en wachtwoord. De statistieken van het huidige werkjaar en
de twee vorige werkjaren kunnen er worden teruggevonden. Klik na het inloggen onderaan
op NCC/IBL. Deze statistieken zijn locatiegebonden.
Vragen over deze statistieken kunnen worden gesteld aan de helpdesk van OCLC PICA:
servicedesk@oclcpica.org of 071-5246600.
Uit deze statistieken zijn de relevante cijfers voor het jaarverslag gehaald en deze cijfers zijn
verwerkt in het excel-bestand waar in bijlage I naar wordt verwezen.
19
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd
4.1.4. Eindgebruik
De statistieken “Eindgebruik” zijn terug te vinden op de site van OCLC PICA:
www.oclcpica.nl: Support > Management Information Statistics (URL:
http://oclcpica.org/?id=6&ln=nl). Dit scherm geeft toegang tot de locatiegebonden
statistische gegevens van de afgenomen OCLC PICA diensten. Deze gegevens worden
maandelijks ververst. Inloggen gebeurt met het OCLC PICA gebruikersnaam en wachtwoord.
De statistieken van het huidige werkjaar en de twee vorige werkjaren kunnen er worden
teruggevonden. Klik na het inloggen onderaan op Eindgebruik. Deze statistieken zijn
locatiegebonden.
Vragen over deze statistieken kunnen worden gesteld aan de helpdesk van OCLC PICA:
servicedesk@oclcpica.org of 071-5246600.
Uit deze statistieken zijn de cijfers gehaald relevant voor het jaarverslag en deze cijfers zijn
verwerkt in het excel-bestand waar in bijlage I naar wordt verwezen.
4.2. De gebruikers
4.2.1. Studentenaantallen
Het aantal studenten per faculteit/locatie kan gevonden worden op het infonet: Mijn HSZuyd
> Bestuur & Beleid > Managementinformatie > Interne Cijfers > Studenten kengetallen >
Draaitabel Ingeschreven studenten OSIRIS
(URL: http://infonet.hszuyd.nl/view_folder.jsp?content=42203).
Op de eerste pagina van het werkblad Data zijn de totalen te zien per faculteit/locatie.
Wanneer een onderscheidt tussen het soort onderwijs gewenst is, kan dit bovenaan
aangeven worden bij opleidingsvorm. In het keuzemenu kan er gekozen worden tussen
voltijd, deeltijd en duaal.
Deze cijfers zijn verwerkt in het excel-bestand waar in bijlage I naar wordt verwezen.
4.2.2. Medewerkersaantallen
Het aantal medewerkers per faculteit kan gevonden worden op het infonet: Mijn HSZuyd >
Bestuur & Beleid > Managementinformatie > Interne Cijfers > Personeel kengetallen >
Kengetallen Personeel Faculteiten (kies het jaartal relevant voor het jaarverslag) (URL:
http://infonet.hszuyd.nl/view_folder.jsp?content=42203).
Per werkblad zijn de medewerkers per faculteit terug te vinden. Het laatste werkblad geeft
de cijfers voor de ondersteunende diensten. Er kunnen hier geen cijfers per locatie worden
weergegeven. Deze kunnen wel worden opgevraagd bij Wesley Schepers (dienst P&O).
20
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd
Wesley Schepers
Hogeschool Zuyd, Dienst P&O
Nieuw Eyckholt Heerlen
E.0.109
045-4006186
w.schepers@hszuyd.nl
Deze cijfers zijn verwerkt in het excel-bestand waar in bijlage I naar wordt verwezen.
Afgeschreven materialen
Periodieken
21
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd
Wanneer de inhoudsopgave wordt gescand, wordt dit aangegeven in het veld opmerking.
Met behulp van het veld opmerking kan er worden geteld van hoeveel tijdschriften de
inhoudsopgave wordt gescand en doorgestuurd naar de docenten/medewerkers. Wanneer
een docent/medewerker een persoonlijk abonnement heeft op een tijdschrift wordt zijn/haar
naam genoteerd in het veld vindplaats. Met behulp van het veld vindplaats kan worden
geteld op hoeveel tijdschriften docenten/medewerkers een persoonlijk abonnement hadden.
Er wordt in het tijdschrifenbeheerprogramma geen gebruik gemaakt van de
zoekmogelijkheden in het programma zelf, maar handmatig geteld, omdat bij het zoeken
met het programma maar één zoeksleutel tegelijk kan worden gehanteerd. Er kan dus wel
worden gezocht welke tijdschriften circuleren, maar er kan niet worden achterhaald of dit
een lopend of al een afgesloten abonnement is en of dit abonnement gestart is na het jaar
relevant voor het jaarverslag.
Het is niet mogelijk om het aantal exemplaren te achterhalen. Wel kan je in de catalogus
zoekopdrachten uitvoeren om het aantal titels te verkrijgen. Dit komt niet overeen met het
aantal exemplaren omdat er meerdere banden aan één titel kunnen hangen. De
zoekopdrachten in de catalogus voer je uit per materiaalsoort aan de hand van de
selectiesleutel opgenomen in de kenmerkcode 7001.
Deze cijfers zijn verwerkt in het excel-bestand waar in bijlage III naar wordt verwezen.
22
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd
4.3.2. Databanken
De databanken waar de bibliotheken een licentie op hebben, zijn toegankelijk via de IP-
range van de Hogeschool Zuyd. Dit wil zeggen dat voor deze databanken hogeschoolbrede
statistieken beschikbaar zijn. In dit format zijn de databanken opgenomen die vóór 2006
toegankelijk waren binnen de bibliotheek HEAO. De statistieken van deze databanken zijn
opgenomen in het excel-bestand waar in bijlage IV naar wordt verwezen. Het is aan te raden
dat er voor iedere databank een verantwoordelijke wordt aangesteld die zich bezig houdt
met het verzamelen van de statistieken van deze databank. Dit kan de bibliothecaris zijn die
ook verantwoordelijk is voor de licentie van de databank. Ook voor de nieuwe databanken
die in 2006 zijn aangeschaft en de databanken die in de toekomst nog zullen worden
aangeschaft, zal er een verantwoordelijke moeten worden aangesteld.
LexisNexis NewsPortal
De statistieken van de GMID kunnen worden opgevraagd bij Marianne Vang Kreim
(Euromonitor International). Ook vragen over deze databank kunnen aan haar worden
gesteld. Binnen de bibliotheken Hogeschool Zuyd is teamcoördinator Annerie Claus
contactpersoon voor deze databank.
Marianne Vang Kreim
Euromonitor International
60-61 Britton Street,
London, EC1M 5UX
United Kingdom
+44 (0) 20 7251 8024
MARIANNE.KREIM@Euromonitor.com
www.euromonitor.com
23
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd
Informatie
De statistieken van de website van het vakblad Informatie kunnen worden opgevraagd bij
Marcel Mulder (webbeheerder informatie.nl). Ook vragen over de website kunnen aan hem
worden gesteld. Bij deze website is het mogelijk om het klikpad dat de bezoekers volgen op
te vragen.
Marcel Mulder
Webbeheerder informatie.nl
070-3780384
M.Mulder@sdu.nl
De statistieken van de Marketline kunnen worden opgevraagd bij Julia Dean (European
Account Manager Research for Libraries). Ook vragen over deze databank kunnen aan haar
worden gesteld. Binnen de bibliotheken Hogeschool Zuyd is teamcoördinator Monique
Triepels contactpersoon voor deze databank.
Julia Dean
European Account Manager Research for Libraries
Charles House
108-110 Finchley Road
London
NW3 5JJ
United Kingdom
+44 (0) 20 7675 7788
jdean@researchforlibraries.com
www.researchforlibraries.com
4.3.3. Website
De statistieken van onze bibliotheekwebsite (bibliotheek.hszuyd.nl) kunnen worden bekeken
op http://bibliotheek.hszuyd.nl/stats (inlog naam: hszuyd, wachtwoord: h52u1d). Uitleg
over deze statistieken kun je vinden op:
http://www.mrunix.net/webalizer/webalizer_help.html. Hogeschool Zuyd gaat in 2006 een
nieuw statistiekprogramma aanschaffen: Nedstat Sitestat 5.
4.4. Uitleen
Aantal leners
Het aantal leners per locatie wordt aangeleverd door IHOL en de teamcoördinatoren krijgen
deze cijfers op de IHOL-gebruikersraad. Vragen over deze cijfers kunnen gesteld worden aan
Jules Coenegracht (IHOL).
Infostructuur Hoger Onderwijs Limburg (IHOL)
Mergelweg 69 - Maastricht
043 - 325 83 83
info@ihol.nl
Deze cijfers zijn verwerkt in het excel-bestand waar in bijlage I naar wordt verwezen.
24
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd
Uitleningen
Het aantal uitleningen zijn terug te vinden in de statistieken OUS/OWC/OPC (zie algemene
statistieken bibliotheeksysteem, OUS/OWC/OPC). Het gaat om de cijfers bij ‘leningen per
lenertype’, ’leningen per type lening’ en ‘leningen per materiaalsoort’. Het totaal bij deze
drie rubrieken geeft telkens hetzelfde cijfer, namelijk het totaal aantal uitleningen.
Deze rubrieken zijn verwerkt in het excel-bestand waar in bijlage I naar wordt verwezen. Uit
deze rubrieken kunnen volgende grafieken worden gegenereerd:
aantal leners (per soort);
evolutie aantal uitleningen;
aantal uitleningen (per maand);
aantal uitleningen (per maand, opgesplitst in student, docent/medewerker, bibliotheek
en externe lener);
aantal uitleningen (per soort lener);
totaal uitgeleende materialen (per soort materiaal).
Reserveringen
Verleningen
Rappels
25
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd
4.6. Bibliotheekbudget
Per faculteit krijgt de bibliotheek een budget voor de collectievorming. Waarvoor dit budget
precies wordt ingezet, verschilt per locatie. De budgetten moeten door het jaar heen worden
beheerd en inkomsten en uitgaven moeten zorgvuldig worden bijgehouden. In bijlage V
wordt er verwezen naar een excel-bestand waarin de bibliotheek HEAO het budget van de
Faculteit Financiaal Management bijhoudt. Dit bestand kan als voorbeeld dienen voor de
andere locaties. In de grafiek die uit deze cijfers wordt gegenereerd, moet de opsplitsing van
het budget worden verwerkt, samen met het totaal budget, de uitgaven en het saldo op het
einde van het jaar.
26
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd
Literatuurlijst
Een aansprekend jaarverslag. Communicatiebureau Hendrikx Van der Spek.
http://www.hvds.nl/index.html?http://www.hvds.nl/cgi-bin/artikel.cgi?ID=993
Astrid Panis en Bart Verduyn, Stappenplan voor het jaarverslag. Serie Communicatie Memo.
Deventer: Uitgeverij Kluwer, 1997. ISBN 90-267-2652-X
Frederik Smit, “Zeven vragen bij het maken van een jaarverslag : jaarverslag van de
(g)mr”. School & medezeggenschap, jrg. 19 (2003), afl. 3, 3-5.
27
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd
Bijlagen
Bijlage I: Statistieken 1
Excelbestand met volgende statistieken 1: studentenaantallen, medewerkersaantallen,
aantal leners, OUS, GGC, IBL en OPC.
Bijlage V: Statistieken 5
Excelbestand met het bibliotheekbudget.
28