POSLOVNA KOMUNIKACIJA

UVOD
-„Mjerenje vremena provedenog u komuniciranju“- većina ljudi provede 80-90% radnog
vremena komunicirajuću sa drugima.
-Poslodavci od zaposlenika očekuju komunikacijsku kompetentnost
-Posebna je važnost pisane komunikacije u savremenom poslovnom okruženju
- Kompleksan sistem protoka inf naloga zelja i nagovjestaja cini dvije komponente : formalna
i neformalna.

Značaj komunikacije u poslu

-Istraživanja iz SAD-a i Evrope: više komunikacije=>više dopadanja
-Loša komunikacija=> stres, frustracija, latentni ili transparentni konflikti.
-Posao informacijskog djelatnika:procesuiranje i razmjena velikog broja informacija
- Faktori koji mogu utjecati:KAKO komunicirate

Pojmovno određenje
-Interna poslovna komunikacija
-Podrazumijeva harmonizaciju radnih i tehnoloških procesa u organizaciji u cilju ostvarivanja
organizacijskih ciljeva, planova, misije i vizije
-Podrazumijeva određenu mjeru lične komunikacije, razmjena mišljenja, informacija i
osjećanja iz privatne sfere.

Interne poslovne komunikacije

-Kompleksan sistem poruka informacija, naloga, želja, nagovještaja a čine ga dvije
komplementarne mreže:mreža formalne i mreža neformalne komunikacije.

Mreža fomalne komunikacije (prednosti)

-unaprijed planiran sistematičan službeni proces gdje je prijenos informacija u govornom i
pisanom obliku, a imamo vertikalnu i horizontalnu formalnu komunikaciju. Dio je obaveza,
odgovornosti i funkcija menadzmenta cija je osovna zadaca efikasna formalna komunikacija
kroz citavu organizaciju.

Vertikalna
Podrazumijeva:
-Nalozi i upute(šta i kako činiti)
-Informacije i objašnjenja u vezi s radnim zadacima(smisao značaj, kontekst)
- Informacije o ciljevima i ideologiji organizacije
- Povratne informacije podređenima o kvaliteti njihovog rada

*Na uspješnost procesa komunikacije utječu pošiljatelj, priroda poruke, struktura organizacije
i spremnost primatelja u komunikaciji.
Horizontalna
-Odvija se među osobama istog statusa u hijerarhijskoj strukturi organizacije
-Interakcija među ravnopravnima
- Pojedinac daje društveni doprinos
- Funkcije horizontalne komunikacije su : protok inf., poboljsanje razumijevanja, koordinacija
kroz sastanke.

Uskraćivanje komunikacije podrazumijeva :

- Oni koji su na vrhu uskracuju informacije
- Ne mogu se ljudi tretirati kao robovi a od njih traziti da rade kao kolege
- Odgovori na kommunikaciju iz vrha organizacije
- Prijedlozi za poboljsanje
- Problemi i misljenje djelatnika
- Probleme primjecuju nizi organi jer su stalno s ljudima
- Izbor komunikacijskog kanala obrnuto je proporcionalan razlici o hijerarhijskom
statusu medju djelatnicima. Sto je razlika u nivou veca to je izbor kanala
komuniciranja manji.

Problemi formalne komunikacije

 Pretrpanost informacijama (primatelj informacije teško razlučuje važno od nevažnog,
paradoks je da višak informacija izaziva lošu obaviještenost djelatnika)
 Uskraćivanje ključnih informacija djelatnicima
 Posljedica nedostatka otvorenosti rukovoditelja
 Nepovjerenje
 Nedostatak vremena
 Podcjenjivanje
 Filtriranje informacija
 Mreža neformalne komunikacije

Prednost neformalne komunikacije je ucestalost i intenzitet.

Mreža formalne komunikacije (nedostaci)

- neformalna komunikacija presijeca kanale formalne komunikacije i može nepovoljno
utjecati na efikasnost formalnih komunikacija
- Mudar menadžer priznaje postojanje neformalnog sistema komuniciranja i koristi ga
- Pravovreemeno odašilje informacije kroz formalne i neformalne kanale

Kako poboljšati komunikaciju u organizaciji?

 Razumjeti model formalne komunikacije i identifikovati moguća žarišta
nesporazuma ili prekida komunikacije
 Jezik uzajamnost gdje god da je moguće
 Razumjeti prednosti/nedostatke pojedinih komunikacijskih kanala
  Poznavati ulogu percepcije u procesu komuniciranja
 Stalno poboljšavati komunikaciju

Interno komuniciranje i novi mediji

 Intranet-jedna od najvažnijih novosti na području interne komunikacije
 Interaktivnost-omogućavanje zaposlenicima da raspravljaju o trenutnim
problemima koji utječu na organizaciju, davati osjećaj interaktivnosti
 Korištenje interneta ilustrira pomak u kulturi organizacije od komunikacije
„proboja“ na komunikaciju „povlačenje“.

Eksterne poslovne komunikacije

 Komuniciranje organizacije sa okruženjem u vezi s ostvarivanjem strateških i

operativnih ciljeva organizacije

 komunikacija je u srcu organizacijske efikasnosti

 Uspjeh organizacije u prikupljanju resursa i u dizajniranju povoljnog

privređivačkog okruženja jako ovisi o tome koliko kvalitetno i profesionalno
komunicira sa svojim stakeholderima

 Loša je praksa da komunikacijski sistem bude fragmentiran

 Mnogobrojne specijalne grupe profesionalnih komunikatora fokusirane su na

komuniciranje s ciljanim grupama

 Koordiniran komunikacijski sistem orkestrira sve korporativne komunikacije te

integrira javnu sliku komunikacije u brend.

Koncept integrisane komunikacije

 Komunikacije se strateški fokusiraju na izgradnju i učvršćivanje privatnih,

društvenih i emocionalnih aspekata.

 Uloga integrisane komunikacije:

 Uspostaviti brand

 Povezati jake povoljne i jedinstvene asocijacije sa korporacijom

 Aktivirati brand, informacije pohranjene u memoriji stakeholdera prilikom

izbora na tržištu

 Iako svaka organizacija ima više zainteresiranih strana korporativne

komunikacije se uglavnom fokusiraju na:konzumente, finansijere, zaposlenike
 za opću javnost

 Povoljni korporativni ugled nije izoliran cilj već je ključno sredstvo putem
kojeg uspjeh stvarnih informacija postaje izvjesniji.

PROCES PISANJA

Postoje tri faze pisanja ili model 3*3

 Prije pisanja:

 Analiziranje (odlucite sta je svrha pisanja,sta primalac zelite da uradi, koji kanal je
najbolji ??? )

 Anticipiranje ( profilirajte publiku: sta primalac vec zna, hoce li njegov odgovor
biti neutralan, pozitivan ,ili negativan ?? )

 Adaptiranje (koje tehnike mozete koristiti da biste prilagodili poruku publici i

predvidjelu reakciju )

 Pisanje:

 Istraživanje ( prikupite podatke da biste obezbijedili cinjenice, prerazite fajlove

kompanija, raniju korespodenciju kao i internet. Sta treba da znate da biste napisali
ovu poruku )

 Organizovanje ( grupisite slicne cinjenice, odlucite kako cete organizovati

informacije, skicirajte plan i napravite biljeske )

 Strukturisanje ( pripremite prvi nacr )

 Revizija:

 Prerađivanje (uredite poruku kako biste je ucinili jasnom)

 Korigovanje ( citajte pazljivo kako biste nasli greske u pisanju, gramatici,

interpunkciji, imenima)

 Evaluiranje ( hoce li ova poruka ispuniti clj, jeste li razmislili dovoljno o publici
kako biste osigurali da poruka bude prikladna i prakticna )

Komunikacijski kanal

 Faktori: vrsta poruke, odnos sa osobom s kojom pišemo

Izbor komunikacijskog kanala

 Blog-prezentovanje digitalnih informacija tako da su dostupne drugima

  E-mail- kada nam treba feedback ali ne odmah.nedostatak sigurnosti cini ovaj kanal
problematicnim za licne, emotivne i privatne poruke.

 Konverzacija licem u lice- korisna je za prenošenje ubjeđivački poruka, ličnih vijesti

i kada trebate bogat i interaktivan medij

 Grupni sastanak licem u lice- važne grupne odluke i konsenzuss, nepogodne su za

jednostavno prenosenje poruka

 Fax- kada vasa poruka mora preći vremenske zone, kada je važna brzina

 Pisma- kada se zahtijeva pisani izvjestaj ili formalnost narocito sa klijentima

 Instant poruka- kada ste online i trebate brz odgovor, i korisne za utvrdjivanje da li je
neko dostupan.

 Dopis- da biste jasno objasnili politiku ili prikupili informacije o organizaciji

 Telefonski poziv- kada morate uruciti ili prikupiti inf brzo i kada su neverbalni znaci
nevazni.

 Glasovne poruke- kada zelite ostaviti vazne ili rutinske informacije na koje primalac
moze odgovoriti onda kada mu je pogodno

 Video ili telekonferencije- kada su grupni konsenzusi vazni ali su clanovi geografski
udaljeni.

 Viki- kada su digitalne informacije dostupne svima i korisne su za saradnju jer

ucesnici dodaju sadrzaj ili uklanjaju.

 Izvjestaj ili prijedlog- kada urucujete kompleksne podatke interno ili eksterno

 Ako je rečenica duga 8 riječi razumijevanje je 100%

 Ako je rečenica duga 15 riječi razumijevanje je 90%

 Ako je rečenica duga 19 riječi razumijevanje je 80%

 Ako je rečenica duga 28 riječi razumijevanje je 50%

Pravila

 Staviti naglasak na onoga ko šalje poruku

 Primjenjivati ti/Vi prisup

 Izražavati se pozitivno a ne negativno

  Trebamo biti ljubazni

 Treba biti precizan

 Identifikovati svrhu poruke

 Izabrati najpogodniji oblik poruke

 Profilirajte publiku

 Fokusirati se na benefite publike

 Izbjeći polne i rasne predrasude

 Pomenuti dob publike

 Budite razgovorljivi a ne previše topli

OPASNE RIJECI INTERPRETACIJA NA PREPORUCENA

SUDU ALTERNATIVA
Provjeriti Kriticki ispitati, istraziti i Pogledati, pitati, posjetiti
zvanicno testirati
Utvrditi Odluciti, rijesiti Procijeniti, pristupiti
analiziranju
Osigurati Potpuno osigurati, Omoguciti, povecati
obezbijediti pouzdanost

Produktivan BRAINSTORMING

Podrazumijeva:

- Defnisite problem i kreirajte agendu

- Postavite vremenski limit
- Postavite kvotu
- Zahtijevajte da svaki ucesnik doprinese ideji
- Ohrabrujte divlje razmisljanje izvan uobicajenih okvira
- Pisite ideje na listove papira

Vrste paragrafa : direktni, obrćući, indirektni

E-MAIL PORUKE I DOPISI

Preporuke za pisanje e-mail poruka:

 U predmetu jasno opisati sadržaj poruke

  Imenovati osobu

 Odvojiti paragrafe

 Ne tipkati velikim slovima

 Uključiti vole pošiljeoca, ograničiti broj prilogakontakt podatke na kraju poruke

 Poboljšati čitljivost e-mail poruke

 Osjetljive mail poruke otpkati offline

 Pisati koncizno

 Ne slati mailom ono što ne bismo javno rekli

 Ne slati mail radi izbjegavanja direktnog kontakta

 Obratiti pažnju na gramatičku i interpunkcijsku tačnost

 Odabrati odgovarajući ton

 Izbjegavati humor i dvosmislene izraze

 Ne odgovarati u ljutnji

 Slati dokumante kopije samo kada je to zaista potrebno

 Ne prosljeđivati poruke bez dozvole posiljaoca

Struktura maila ima 3 dijela : pozdrav – tijelo – zatvaranje

- Pozdrav ( izraz dobre volje pokazuej gdje pocinje poruka )
- Tijelo ( standardni tip i velicina slova, bez velikih slova, izbjegavati uzvicnike)
- Zatvaranje ( zatvoriti poruku pozitivnim tonom, ukljuciti kontakt podatke

Pisanje instrukcijskih email poruka

Obuhvata :
 početi konciznim iznošenjem ključne ideje
 objasniti zašto su neophodne promjene u proceduri
 javno predstaviti korak po korak aktivnosti koje treba provesti
 završiti podsjećanjem na benefite za čitaoca

OBLIKOVANJE NEGATIVNIH PORUKA

Negativne poruke = lose vijesti
 U poslovnoj komunikaciji loše vijesti su nekada neizbježne
 Loše vijesti uzrokuju razočarenje, nervozu, ljutnju i zato moraju biti pažljivo
napisane
 Primalac loše vijesti će biti manje razočaran ako:
  Zna razlog odbijanja
 Osjeti da je prenesena senzitivno
 Smatra da je predmet tretiran ozbiljno
 Vjeruje da je odluka korektna

Ciljevi komuniciranja loših vijesti. PRIMARNI I SEKUNDARNI

Primarni podrazumijeva :
 postići da recipijent
 razumije lošu vijest
 Prihvati lošu vijest
 Zadrži pozitivno mišljenje o komunikatoru i organizaciji

Sekundarni:
 Ublažiti negativne osjećaje
 Ostaviti utisak korektnosti
 Spriječiti daljnju prepisku o istoj temi
 Izbjeći pravnu odgovornost komunikatora i organizacije

Indirektni pristup
Indirektni pristup ublazava uticaj lose vijesti i pokazuje senzibilnost komunikatora
Ublaživač=> razlozi=>loše vijesti=>zatvaranje

1. Ublaživač ( počnite sa neutralnom ali smislenom izjavom, ne spominjite lošu vijest,

podstaknite primaoca da nastavi čitati )

2. Razlozi ( objasnite uzrok loše vijesti, dajte do znanja da je predmet ozbiljno razmotren)

3.Loše vijesti ( saopštite lošu vijest bez njenog isticanja, ponudite alternativu ili kompromis
ako je moguće)

4.Zatvaranje ( završite personaliziranjem toplom izjavom u kojoj možete pomenuti dobre

želje, ne vracajte se ponovo na losu vijest )

Direktni pristup
Efektniji je u situacijama kada:
 Postoji mogućnost da primalac predvidi lošu vijest
 Politika organizacije podrazumijeva direktnost
 Problem takav da zahtijeva direktnost
 Primalac preferira direktnost
 Losa vijest niej stetna

Tehnike poželjnog saopštavanja loših vijesti

  Ublažavanje
 Počnite sa nekom pozitivnom informacijom
 Iznošenje iskrenog komplimenta
 Izražavanje zahvalnosti
 Slaganje
 Saopštavanje činejnica koje uvode u lošu vijest
 Razumijevanje
 Izvinjenje
 Empatičnost

 Razlozi
 Objasniti jasno razlog za lošu vijest
 Navesti ako je moguće neku korist za primaoca ili druge
 Birati pozitivne riječi
 Pokazati da je problem ozbiljno, konkretno razmotren
 Iznošenje loših vijesti
 Strateški pozicionirati lošu vijest u sendvič
 Koristiti pasiv
 Odbiti indirektno
 Predložiti kompromis ili alternativu
 Završetak
 Gledajte u budućnost
 Informišite primaoca o alternativama
 Izrazite dobre želje
 Pošaljite kupon za gratis proizvod/uslugu
 Promovišite proizvod/uslugu ako je primjereno

Komunikacija sa razočaranim kupcima/klijentima

Kada je kupac nezadovoljan a organizacija je pogrijesila prvi zadatak je pokusati ublaziti i to :
 Nazvati kupca
 Opisati problem i izvinuti se
 Objasniti zašto se problem desio
 Poslati poruku dobre volje
 Važno je djelovati odmah

Oblikovanje persuazivnih poruka

Oblik komunikacije kojom se pokusava utjecati na druge, odnosno njihova vjerovanja. Nije
apriori neeticna, a uspjesno = uvjeravanje jest razumni zahtjevi, kredibilitetan komunikator.

Izgradite kredibilitet, a to znaci :

- Zahtijevajte razumno i precizno
 - Povezite cinjenice sa beneficijama
- Upozorite na gubitak
- Potvrdite i prevazidjite otpor
- Predlozite rjesenje i kompromis

Redoslijed pisanja persuazivnih poruka :

- Početak neka bude konkretan i ohrabrujuci
- Konkretni podaci
- Konkretni primjeri
- Navodjenje benefita
- Moguce prepreke
- Malo zastrasivati

Kada je u pitanju ton koji trebamo (ne) koristiti u persuazivnim porukaka :

- IZBJEGAVAJTE ( naredjivati, zloupotrebljavati svoj status, zastrasivati i prijetiti)
- KORISTITI ( ublazene rijeci kod uvjeravanja nadredjenih, pozitivne rijeci,
entuzijasticke vrijednosti)
Persuazivne poruke :
- Koristi se u poslovnoj komunikaciji u argumentaciji
- Persuazivna komunikacija se povezuje sa etikom
- Uspješno uvjeravanje
- Kredibiliteet komunikatora
- Dobro prezentovani argumenti
- Vještina uvjeravanja je ključna u poslovnom komuniciranju
- Treba izbjegavati naređivanje
- Probuditi interes

Struktura persuazivne poruke :

- Privuci paznju ( opisite problem; saopstite nesto neocekivano, naglasite korist za
citaoca, komplimentirajte,postavite pitanja)
- Probudite interes ( persuazivne poruke su obicno malo duze u odnosu na informativne.
Navedite cinjenice i statisticke podatke, misljenje strucnjaka, direktne koristi,
primjere,indirektne koristi)
- Prevazidjite otpor (sta ako ponudite kontraargumente, izgradite kredibilitet ili dokazite
)
- Podstaknite na akciju ( vrijeme je da predlazete, budite ljubazni ali se nemojte
izvinjavati niti nuditi opravdanje)
- Uvjeravajte eticno (budite iskreni, fer, objektivni, ne manipulisite podacima,
potkrijepite tvrdnje dokazima)
OBLIKOVANJE POZITIVNIH PORUKA

Uloga pozitivnih poruka jeste :

- Izrazava dobru volju prema stakeholderima
- Informisu kako organizacija podsticne feedback
- Projektuje pozitivni imidz
- Promovisu buduce poslove
- Pridaju znacaj pismima klijenata

Strukturisanje pozitivnih poruka

 Priprema za pisanje
 Analiza-determiniše svrhu pisma
 Anticipacija-vizualizujte ciljnu osobu
 Adaptacija-prilagodite poruku očekivanjima i reakcijama ciljne javnosti
 Pisanje poruke
 Istraživanje- pažljivo iščitajte dobijenu poruku klijenta, odlucite koje su
kljucne tacke na koje cete se fokusirati
 Oblikovanje-počnite direktno i to sa pozitivnom informacijom.Pojasnite.
Ucinite da se klijent osjeca povezano sa organizacijom
 Pisanje- napišite prvu verziju pisma, imajte na umu da ćete ga usavršiti u
sljedećoj fazi.
 Revizija
 Revizija-je li ton pisma topao, koristiti buletiranje, uredite paragrafe
 Provjera tačnosti-adresa gramatika
 Evaluacija- kako bih se ja osjećao da primim pismo

STRUKTURA POSLOVNOG PISMA

Struktura poslovnog pisma se sastoji od :

- Otvaranje ( unesite glavnu ideju. Recite odmah na početku zašto pišete pismo.)
- Tijelo (obrazložite svoj zahtjev ili odgovor. Napišite detalje.Mozete koristiti
buletiranej radi preglednosti )
- Zatvaranje ( napišite uvjerljiv zaključak. Ako pišete zahtjev konkretizujte kakvu
opciju očekujete i do kojeg datuma.)

Imamo indirektno i direktno otvaranje

Karakteristike dobrog pisma

 Jasan sadržaj ( kratke rečenice, pisanje u paragrafima, poznate riječi, aktivni
glagoli)
 Ton koji razvija dobru volju kod primaoca ( pišite iz perspektive primaoca,
 naglasite koja je korist za njega)
 Odgovarajući format pisma

Direktni zahtjevi za informacijom ili akcijom: Ako nije neophodno nemojte pisati pismo.
Mozete li informaciju pronaci sami ili odgovor dobiti telefonom.
Struktura zahtjeva
 Odmah na početku ljubazno iznesite zahtjev
 Objasnite razloge vašeg zahtjeva ( iznesite detaljne inf., postavite otvorena pitanja i
ljubazan ton bez naredjivanja )
 Kažite primaocu kakvu akciju očekujete

Direktni odgovori podrzumijevaju :

 Predmet odgovora
 Počnite sa direktnim odgovorom
 Precizirajte informaciju logično
 Zaključite konkretnim porukama
 U odgovoru koji sadrži pozitivne i negativne informacije prvo iznesite pozitivne

Pozitivni odgovori
Udovoljavaju zahtjevu:
 Ispravljanje greške
 Vraćanje povjerenja
 Promovisanje budućih proizvoda

Direktan pristup
 U tijelu teksta objasniti razloge
 Oprezno s jezikom
 Ako je prigodno izviniti se
 Na kraju izraziti zahvalnost i želju za daljom saradnjom

Poruke zahvalnosti
 Za poklon ( pomenite poklon, recite zašto ga cijenite i kako ćete ga koristiti)
 Za uslugu ( recite šta vam usluga znači koristeći iskrene, jednostavne rečenice)
 Za gostoprimstvo ( pohvalite hranu, domaćina, atmosferu )

Saučešće
 Pomenite gubitak ili tragediju direktno ali senzitivno
 Smrtni slučaj? Pomenite neke pozitivne karakteristike te osobe, izrazite tugu
IZVJEŠTAJI

Uvod izvjestaja podrazumijeva : navesti cilj izvjestaja, poceti atraktivnim podacima,

kontekstualizovati problem, duzina od jedne do nekoliko stranica

Izvještaji se razlikuju od organizacije do organizacije:

 Utvrđivanje činjenica
 Analiziranje problema
 Razmatranje alternativa
 Predlaganje rješenja

Izvjestaji mogu biti :

- Svrha ( informativni i analiticki )
- Publika ( interni i eksterni )
- Prezentacija ( pismena i usmena )

Progresivni izvještaj
 Piše se dok je pojekat još u toku, ali se vidi napredak
 Navesti kontekstualne podatke samo ako čitalac nije upoznat
 reći svrhu i prirodu izvještaja
 objasniti dobro obavljene aktivnosti
 objasniti aktivnosti u toku
 najaviti dalje aktivnosti

Prikupljanje podataka :
- pozadinski ( koliko citaoci znaju ; koliko je ova tema istrazena ; jesu li izvori
krediblini; )
- statisticki ( ko je izvor ; koliko su podaci aktuelni ; hoce li se ovi podaci u ovom
obliku koristiti )
- strucna misljenja ( ko su strucnjaci ; koje predrasude imaju ; jesu li dostupni za
intervjuisanje ; imamo li strucnjaka za sve oblike u svojoj organizaciji )
- individualna i grupna misljenja ( cije misljenje citaoci cijene ; jesu li provedena
ispitivanja o ovoj temi ; ako nisu postoje li upitnici koje mogu iskoristiti ; bi li koristlo
udruzenje fokusnih grupa )
- organizacijski ( koji je adekvatan nacin za dobijanje podataka; na koji nacin mogu
nauciti o privatnim i javnim kompanijama )
Struktura izvještaja
 direktni pristup:informativni i analitički
 indirektni:analitički

Direktni informativni: uvod, činjenice, zaključak

Direktni analitički: uvod, zaključci i preporuke, činjenice, diskusija

Indirektni analitički:uvod činjenice, diskusija, zaključci i preporuke

Elementi izvjestaja :

- popratno pismo ili dopis ( kome, od koga )

- naslovna stranica
- sazetak ( cilj i najvazniji rezultati )
- sadrzaj ( svrha, kontekst )
- uvod
- glavni dio teksta
- zakljucak
- preporuke

U uvodu izvjestaja trebate (Bov6e i Thill, 2000.):

l. Navesti svrhu i ciljeve izvjestaja.

2. Ocrtati sadrzaj i organrzaciju.

3. Odrediti ton i stil izvjestaia.

4. Motivirati svoju publiku da procita tekst izvjestaja.

5. Dokazati svoju vjerodostojnost.

Dok oblikujete svoj izvjestaj, imajte na umu sljedece savjete (Pearsal i Cunningham, 1982.):

- Upotrebljavajte kvalitetan papir koji je tezi od standardnog fotokopirnog papira.

- Ako su potrebne kopije, laserskim ih printerom isprintajte na kvalitetnom papiru ili ih
dajte profesionalno umnoZiti.
- Pisite s marginama od najmanje 2,5 cm.
- Ako izvjestaj zelite uvezati, udvostrucite margine na 5 cm.
- Za veci efekt, grafiku okruZite okvirom.
- Kod popisivanja upotrebljavajte tacke ili kvadratice.
- Ukoliko je vazan redoslijed, popisujte s brojevima.
- Pisite jednostavnim i poslovnim fontom.
IZ KNJIGE

Prednosti pisanja

U rutinskim situacijama pisana ima neke prednosti pred usmenom komunikacijom:

- pisanje pruza trajan zapis

- pisani materijali mogu se istovremeno razdljeliti mnogim osobama
- pisanje je osobno i povjerljivo
- pisanje moze imati formalni karakter
- pismenim putem vasa ce publika lakse upiti duze i kompliciranije sadrzaje
- pisanje moZe potvrditi usmene dogovore.

Nedostaci pisanja su :

- Za pisanje je potrebno vise vremena nego za usmenu komunikaciju

- Povratne inf i reakcije stizu sporije
- pisanje stvara trajan zapis iako ga ponekad ne zelite .
- posiljatelj ne moze odluciti kada ce se poruka procitati
- pisanje nije toliko spontano kao govor.

Kako pristupiti pisanom zadatku

Proces pretpisanja ne odnosi se tek na zapisivanje misli koje vam padaju na pamet, vec na niz
koraka zasnovanih na:

l. razumijevanju pitanja i ocekivanja

2. smisljanju ideja

3. pronalaZenju izvora

4. oblikovanju ideja.

Prvi korak : znajte sta vas ocekuje podrazumijeva ( koliko ce biti dug zvjesta ; trebamo li
napraviti potpunu ili djelimicnu analizu ; koji je format zadan; niste li sigurni raspitajte se kod
osoba koje to znaju ; U svakom pisanom zadatku morate odrediti koje je njegovo glavno
pitanje, i bez obzira koliko ste dobro isztrazili i napisali dobro izvjestaj on nece biti uspijesan
odgovara li na pogresno pitanje

Smisljanje ideja podrazumijeva sljedeca pitanja :

- Koja je ciljana skupina potrosaca organskih grickalica?

- Koji su troskovi i prodajna cijena proizvoda?
- Koliko bi proizvoda trebalo biti u seriji?
- Koji bi trgovci trebali prodavati prorzvod?
- Koji je prodajni potencijal?
- Tko je konkurencija?
Knjiga ideja vas moze inspirirati u smisljanju novih ideja. Da bi ovaj koncept funkcionirao,
uza se uvijek trebate imati biljeZnicu i u nju zapisivati ideje cim vam padnu na pamet. Kada
vas muci odredeno pitanje ili tema, vasa ce se podsvijest i dalje time baviti cak i kada
zapocnete neki drugi posao. Dobra ideja ili rjeSenje cesto se pojave spontano kada to
najmanje ocekujete. Zapisite ih odmah u svoju knigu ideja. Pribiljezite i svaku pomisao koja
ima veze s novom idejom. Zapisite i na Sto se ideja odnosi i kako ju moZete iskoristiti - u
trenutku kada cete ju moci upotrijebiti mozda cete vec zaboraviti vaznost neke rijeci lli fraze.

Grozd pojmova je tip rucno ili kompjuterski nacrtane grafike koja potice smisljanje ideja.
Stvaranje grozda pojmova posljedica je proucavanja atehnika pisanja biljezaka Tonyja
Buzarta (1995.). (Grozd pojmova ili izvorno 'mind map', registrirani je zastitnim znakom
Buzan Organtzation 1990.)

Buzan je proucavao tri najcesce tehnike pisanja blljezaka za vrljeme predavanjaa: .

- pisanje citavog prepisa

- pisanje sazetka
- pisanje samo kljucnih rijeci

Stvaranje grozda pojmova ima nekoliko prednosti pred jednostavnim sustavima sazimanja:

- svaku novu ideju mozete staviti na pravilno mjesto bez obzira na redoslijed
prezentacije
- Ono potice sazimanje svakog konceptan a samo jednu rijec
- Grozd pojmova je lakse vidjeti i zapamtiti zbog njegove strukture i vizuelnog utjecaja

Brainstorming je jos jedna intuitivna metoda smisljanja ideja koju moZete koristiti
pojedinacno ili u skupini.
Slicna je crtanju grozda pojmova jer na nestrukturiran nacin stvara veze s temom zadatka.
Brainstorming znaci pustiti misli da lutaju preko razlicitih ideja i mogucnosti koje se odnose
na vase pitanje.

Proces brainstorminga ima tri faze:

- stvaranje popisa ideja,

- svodenje popisa na nekoliko relevantnih ideja i
- odlucivanje kako ih provesti.

Postoji nekoliko kljucnih smjernica koje treba zapamtiti (prilagoden o iz Munter, 1987 .):

1. Na pocetku se oslobodite i smisljajte bilo kakve ideje. "Igrajte" se idejama.

2. zablljezite svaku asocijaciju koja vam padne na pamet.

3. Ne pokusavajte docii do bilo kakvog zakljucka.

4. Izbjegavajte negativnu povratnu informaciju. Nemojte cenzurirati niti kritizirati ideje.

5. Pregledajte popis ideja i asocijacija.

6. odredite prednosti i nedostatke svake alternative.

7. Grupirajte srodne ideje i eliminirajte nepotrebne.

8. JoS vise smanjite popis na one ideje koje se najvise odnose na vas zadatak.

9. Odlucite koje cete ideje provesti.