Professional Documents
Culture Documents
تقنيات التراسل الإداري والوثائق الإدارية المهنية
تقنيات التراسل الإداري والوثائق الإدارية المهنية
تقنيات التراسل الإداري والوثائق الإدارية المهنية
-الورق :
يلزم أن يكون الورق مالئما من حيث اللون ويفضل األبيض ،وأن
تكون نوعيته مناسبة أي ليس
سميكا لكي ال تتضخم الملفات في األرشيف وليس خفيفا جدا كي ال
يكون عرضة للتمزق بعد سنوات
الهوامش :
الرسالة اإلدارية ،رسميا ،في أوراق بيضاء ،أو قليلة .و تكتب
-
حجم المتروكة من أوالجهات األربعة للورقة وبداية وزارية ،من
الفراغات والمقصود بها
ونهاية السطر .إذ أنه هناك أربعة
هوامش يفضل أن تكون مساحتها مالئمة.
القواعد الشكلية - 1-2قواعد التحرير اإلداري وأساليبه :
-المسافات :
وهي المساحات الفارغة من الكتابة ،مسافة بين الكلمة والكلمة ،مسافة
بين السطر والسطر ،مسافة
الفقرات
والفقرة :،بشكل وبطريقة يضفيان عليها شيئا من الجمالية بين -الفقرة
من مجموعة من الفقرات حسب األفكار الواردة بها والوضوح .
تتكون المراسلة
حيث تمثل كل فكرة فقرة جديدة يلزم
اللغوية :السالمةجديد.
أن -تبدأ بسطر
والمقصود به دقة التعبير وخلوه من األخطاء.
القواعد الشكلية - 1-2قواعد التحرير اإلداري وأساليبه :
-الوضوح :
من شروط كتابة المراسلة الجيدة وضوح الفكرة وفهم الموضوع فهما
تاما حتى يتسنى للقارئ فهم محتوى
المراسلة؛ فقد تتعرض الرسالة لإلهمال والضياع بسبب رداءة الخط
أو عدم وضوحه ،بحيث تتعذر
قراءة أو فهم مضمون الرسالة .لذا البد من إجادة الخط في
-اإليجاز :
المراسالت ،وقد يلجأ من أجل ذلك إلى
ممكن.ة وذلك
ألفاظ الخط
بأقلوحسن فكرة معينة
الوضوح عنتحريا أو أن يعبر
بالحاسوب اإلداري
المحررالكاتبة يلزم
الكتابة باآللة
بتجنب التكرار والعبارات التي
تفيد التأويل والتفسير ،وعدم اإلطناب (زيادة اللفظ على المعنى لفائدة)
واإلطالة المملة.
القواعد الشكلية - 1-2قواعد التحرير اإلداري وأساليبه :
-الفعالية :
يلزم أن يكتب المحرر اإلداري بأسلوب صريح وصادق وينم عن
اإلهتمام بمصالح اآلخرين ومراعاة
مشاعرهم وأفكارهم.
-القوة :
استعمال الكلمات الشائعة االستخدام واالبتعاد عن الكلمات الفنية أو
الصعبة التي قد ال يفهمها القارئ
واستعمال لغة صحيحة .
وال بد أن تكون الرسالة موصوفة بالوضوح في العبارة والدقة في
التعبير عن مقاصد صاحبها (كاتبها)
حتى ال يقع القارئ (المرسل إليه) في عسر الفهم ،أو في خطر الفهم
القواعد الشكلية - 1-2قواعد التحرير اإلداري وأساليبه :
-الدقة :
يلزم المحرر اإلداري أن يذكر بدقة جميع الوثائق الثابتة وبذالك يكون
دقيقا في المعلومات التي يعطيها وأن
يكون واضحا في المعنى والغرض الذي يريد الوصول إليه الفرد،
القانونمن :رسالتكم التي أرسلتموها في عبارات من
المتعلقة ،بدال تستعمل
بتاريخ كذا، اإلدارةرقم...
ألنرسالتكم
مثال:
الجبائي والتي يلزم المحرر اإلداري معرفتها. الشهرالمنصرم.
اإلداري أو المالي أو
-التجانس :
تجانس األسلوب اإلداري ما هو إال نتيجة مالحظة القواعد المعبر
عنها من طرف المحررين كيفما كان
مقر تعيينهم أو المصلحة التي ينتمون إليها ،كما يعبر تجانس األسلوب
عن سلطة واستمرارية اإلدارية.
القواعد الشكلية - 1-2قواعد التحرير اإلداري وأساليبه :
-الحياد :
المقصود بالحياد وضع الشيء في موضعه الذي وضع له وضعا ،ولو
خالف بذلك العواطف أو األهواء يعني أن يميل المحرر أثناء التحرير
عن الهوى الذي يصده عن الحق.
-المصداقية :
تجانس تعد المصداقية واحدة من العوامل المؤثرة في العملية
االتصالية ،وقد اختلفت رؤيا الباحثين حول
مفهومها ،فبينما يرى البعض أنها تعني الثقة في الوثيقة أو إمكانية
االعتماد عليها ،يرى البعض اآلخرأنها
تعني تفضيل الوثيقة كمصدر للمعلومات.
القواعد الشكلية - 1-2قواعد التحرير اإلداري وأساليبه :
-الموضوعية :
إن اإلدارة في خدمة الجمهور وتعمل لفائدة الصالح العام في حياد
وموضوعية وهذا يلزم المحرراإلداري اجتناب كل التعابير العاطفية
والتحكمية.يسرني أو يفرحني،أو يؤسفني أو يؤلمني..
مثال:
-المجاملة :
باعتبار الموظف العمومي مسؤوال يلزمه أن يراعي شعور
المواطنين باستخدام عبارات من شأنها أن
حاليا؛باإلدارة.
أوعندما تسمح الظروف... المواطن
صلةبإمكاننا
تقطع :ليس نماذجوال
المجاملة تبقيمناآلمال
األسلوب اإلداري - 1-2قواعد التحرير اإلداري وأساليبه :
سل :
-الرأس ) (En-têteأو ال ُم ْر ِ
مهما كانت الجهة المرسلة ،إدارية أو شخصية ،فإنه يتعين إثبات الرأس في أعلى
الرسالة على اليمين ،وهو يكون في إحدى الصورتين:
إذا كانت الجهة المرسلة إدارة ،فإن الرأس البد أن يشتمل تنازليا على أسماء
جميع اإلدارات التسلسلية .مع ضرورة أن تعلوها كلها عبارة :المملكة المغربية.
كما يلي:
المملكة المغربية
وزارة التربية الوطنية
األكاديمية الجهوية للتربية والتكوين
لجهة .........................................
نيابة : ........................................
مدرسة ……………: .......................
(المقر :المدينة أو القرية)
أما إذا كانت الجهة المرسلة موظفا أو موظفة ،فإن الرأس يشتمل آنذاك على
- 2-2القواعد العامة للتراسل االداري :
-المرسل إليه:
تخضع كتابة الجهة المرسل إليها لقاعدة تسلسلية مزدوجة .فعند مراسلة
المصالح المركزية ،تبعث الرسالة في اسم السيد الوزير ،ويأتي بعده
تنازليا ذكر اإلدارات الوسيطة إلى أن تذكر الجهة المختصة .وبما أن
الرسالة ،قبل ذلك ،ستمر على يد أو تحت إشراف مؤسسة أو إدارة
إقليمية ،فإنه البد من ذكرها تصاعديا .مثال ذلك:
إلى
-السيد وزير التربية الوطنية...
-الكتابة العامة
-مديرية...؛ قسم /..............:الرباط
-على يد السيد(ة) مدير(ة) /.................القصر الكبير
-تحت إشراف السيد (ة) النائب(ة) اإلقليمي(ة) لوزير التربية الوطنية /.....العرائش
-تحت إشراف السيد (ة) مدير(ة) األكاديمية الجهوية للتربية والتكوين...
- 2-2القواعد العامة للتراسل االداري :
-المرجع:
يقصد به جميع المستندات والوثائق والقرائن التي يستند إليها
المرسل ،يدونها تحت عنوان " المرجع" أسفل الموضوع
مباشرة .واإلشارة إلى المرجع تعطي لموضوع الرسالة حجية و
-التحية :
مصداقية.
توجه إلى المرسل إليه تحية بالصيغة التالية:
سالم تام بوجود موالنا اإلمام المؤيد باهلل،
أو سالم تام بوجود موالنا اإلمام نصره هللا،
أو سالم تام بوجود موالنا اإلمام دام له النص و التأييد،
أو تحية طيبة واحتراما.
وتكتب هذه التحية وسط الرسالة تحت الموضوع والمرجع.
- 2-2القواعد العامة للتراسل االداري :
-شخصية الرسالة:
تعتبر الرسالة ذات طابع شخصي ،فردي ال جماعي ،ولو
كان الموضوع يهم أكثر من شخص ،بحيث يكتب كل شخص
بمفرده. رسالة
النسخ : -
تكتب الرسالة في أربع نسخ ،توزع كاآلتي:
يحتفظ المعني باألمر بنسخة تحمل رقم اإلرسال •
وتاريخه.
يحتفظ الرئيس المباشر بنسخة. •
يوجه األصل مع نسخة إلى األكاديمية أو إلى •
الوزارة ،بحيث قد تحتفظ النيابة بنسخة.
- 2-2القواعد العامة للتراسل االداري :
-االختتام:
تختم الرسالة بكلمة "والسالم" دون استعمال أساليب التحيات
المتداولة في المراسالت الشخصية بين الناس.
-التوقيع:
توقع جميع النسخ من لدن صاحبها بتوقيع مفتوح (وهو كتابة
االسم والنسب) ،و توقيع مغلق (و هو اإلمضاء الخاص بكل
المرفقات:
شخص).-
قد يلجأ المرسل إلى إرفاق رسالته بوثائق أو مستندات ،عليه أن يشير
إلى ذلك في أسفل الرسالة على اليمين تحت كلمة " :المرفقات" ،مع
ذكر عدد كل منها إذا كان أكثر من واحد.
تعني لفظة وثيقة ورقة أو مجموعة أوراق أو مجلدا ً أو سجالت .ويعرف
معجم المصطلحات األرشيفية الوثيقة بأنها عبارة عن وحدة أرشيفية غير
قابلة للتجزئة.
الوثائق اإلدارية هي الوثائق التي تنتجها اإلدارات المكتوبة منها أو الرقمية
كالسجالت و الملفات و المراسالت و المذكرات و المطبوعات أو الوثائق
التي تحتوي على معطيات أو معلومات إدارية و تربوية أو أي شكل توثيقي
رسمي يتسم بالصفة القانونية.
يمكن تصنيف المكتوب اإلداري المتداول حسب مدلوله ودوره وطبيعة
خصائصه إلى وثائق عامة ووثائق خاصة ووثائق أخرى.
ولكل صنف من أصناف المكتوب اإلداري دور يختلف عن غيره ،وعلى
الموظف أن يكون ملما بالدور الذي ينبغي أن تقوم به كل مراسلة على
حدة .وينبغي على كل موظف أن يعمل على احترام اختصاص كل نوع
وصنف من المراسالت اإلدارية مع التركيز على الدور الذي تؤديه.
الرسالة اإلدارية هي نوع من أنواع الكتابة الوظيفية,وتقوم على
أساس االتصال الكتابي بين جهتين.
وهي كل مخاطبة مكتوبة تتم بين جهتين رسميتين ,أو بين جهة
رسمية وشخص أو العكس,أو بين شخصين لغرض وظيفي.
المذكرة التركيبية
المذكرة المذكرة
أو
المصلحية العامة
التحليلية
مذكرة المذكرة المذكرة
التقديم االستفسارية اإلخبارية
ورقة اإلرسال وثيقة مختصرة في تحريرها ،تبعث مكان الرسالة
لنقل الوثائق داخل اإلدارة مع إعطاء بيان المستندات أو األوراق
المرسلة معها.
1-2-2الوثائق اإلدارية الخاصة بالتبليغ :
االعالن البالغ
التقرير
تعريف :
هو من الوثائق االدارية التي لها أهمية كبيرة في الميدان الوظيفي ,وتستند
عليها االدارة في توثيق الحقائق و البيانات الخاصة بموضوع ما أو مشكلة
معينة .كما تعتبر وسيلة للتعرف على وجهات نظر العاملين أو رسم صورة عن
سير العمل ،ومدى نجاحه أو فشله.
نموذج لتقرير:
وهو الذي يقدم دراسة حول موضوع محدد .وفي كثير من األحيان تتولى لجان متخصصة في الجهاز اإلداري القيام التقرير
ببعض الدراسات و البحوث المستمرة .وتقديم تقارير دورية عن أي مشكلة تواجه اإلدارة أو خلل يسود العمل داخلها
الدراسي
الموضوعي :تمكين الرئيس اإلداري من االطالع على وضع مؤسسة معينة ،وسيرها وطبيعة مشاكلها ،ومواطن
القوة فيها ،ومواطن الخلل و الكشف عن أسبابه وتحديد المسؤول عنه .وتقديم المستنتجات
والمقترحات الكفيلة بتصحيح الوضع وتذليل الصعوبات وتحقيق اإلصالح.
التقرير
الشخصي :يتم التركيز في مضمونه على تقديم أداء وعمل الموظفين و تتبع تطور الوضعية اﻹدارية للموظفين عن
التفتيشي
أنواع التقرير
قرب ،ومقارنتها بالمعلومات التي يدلون بها في هذا الشأن.
التأديبي :عادة ما يرفع مثل هذا التقرير إلى الرئيس من طرف المجالس التأديبية ،فتعرض عليه المخالفات
اإلدارية أو المالية أو الجرائم الجنائية التي يتورط فيها الموظفون في حياتهم الخاصة أو أثناء
مزاولتهم للمهام الوظيفية أو بسببها التقرير
اإلشادة والتنويه :هناك صنف من التقارير يطلب فيها المحرر من الرئيس إصدار قرار إشادة و تنويه بأحد
اﻹجرائي
العاملين في اﻹدارة ﻹنجازاته وتفانيه في العمل وحسن مردوديته
في إطار الرقابة الداخلية التي تمارسها السلطات اإلدارية على مختلف الوحدات التابعة لها ،يتم إنجاز تقارير دورية
حول أنشطة الجهاز اإلداري و األعمال الصادرة عنه ،والصعوبات القانونية والفنية والمالية التي تعرقل السير المنظم
التقرير
لإلدارة ،واقتراح وسائل تفاديها الدوري
وثيقة ادارية مكتوبة مصدرها المؤطر و المراقب التربوي يحررها خالل زيارته لموظف و تكون اما تقارير الزيارة
و خاصيتها أنها ال تتضمن نقطة تقييمية عددية يكتفي فيها المراقب بتدوين المالحظات األساسية .و اما تكون
التقرير
تقارير التفتيش التي تتضمن نقطة تقييمية ,تعتمد عليه االدارة لتتبع مردودية الموظف و تقييم عليه. التربوي
المحضر
تعريفه :
تعريف :
• العرض هو وثيقة وصفية ال تفسيرية ،تعرض األنشطة التي قام بها المحرر
والوقائع أو األحداث التي تمكن من معاينتها ،فيجب على المحرر إذن أن يروي
هذه الوقائع بموضوعية دون استنساخ شخصي .وينبغي إذن أن يكون العرض
دقيقا ،تاما ،صحيحا ومفصال بقدر ما هو ضروري ،فهو إذن وثيقة إخبارية.
ويمكن تصنيف العروض حسب شكلها ومقصدها إلى نوعين رئيسيين :
أنواعه
التعليمات
تعريف :
التاريخ و المكان
الموضوع
المنشور
تعريف :
يتخذ المنشور في الغالب صورة مذكرة أو رسالة ,يوجهها الرئيس أو
أي موظف مختص الى المصالح اإلدارية المعنية بشأن تنفيذ عمل أو
تذكير بأحكام قانونية أو تأويل بعضها و تفسيرها.
تصميم المنشور الرأس :السلطة
المختصة
التاريخ و المكان
الرقم الترتيبي
المنشور التنظيمي
هي وثائق ادارية تحدد الوضعيات االدارية و المالية و المهنية للموظف نذكر القرارات االدارية و
منها قرارات الترقية و تغيير االطار ,قرارات التعيين و االنتقال..., المهنية
هي من الوسائل الحديثة التي أصبحت متداولة داخل االدارة ،توظف فيها
الوثائق و
تكنولوجيات االعالم و التواصل من خالل تقنيات التراسل االلكتروني و
المراسالت
اعتمادها لتخزين و معالجة و تداول المعلومات المرتبطة بكافة األنشطة
االلكترونية
اليومية لإلدارة التربوية,
هي وثائق تنظم عالقة االستاذ مع التالميذ و االدارة و المراقبة التربوية ,نذكر
منها :ملف األستاذ ،القانون الداخلي ،استعمال الزمان ،دفاتر النصوص ،ورقة الوثائق التربوية
التنقيط ،جذاذات الدروس...،
التشريع اإلداري والتسيير التربوي -خالد المير وإدريس القاسمي -طبعة 2015
وزارة العدل /مديرية الموارد البشرية /قسم التكوين والتتبع والتقييم عرض تقنية
تحرير المراسالت اإلدارية -األستاذ مصطفى الداشي )رئيس قسم التعاون
بالوظيفة العمومية(