myPortfolio

PEMBANTU OPERASI
GRED H11/14/16

SEKOLAH :
ALAMAT :

NO. TELEFON :
NO. FAKS. :
LAMAN SESAWANG:

MAKLUMAT PEGAWAI
Nama :

Gelaran Jawatan :

Gred Hakiki Jawatan :

Tarikh Penempatan :

DILULUSKAN OLEH

Nama :

Gelaran Jawatan :

Gred Jawatan :

Tarikh :

JADUAL PENGEMASKINIAN
 TANDATANGAN
BIL. TARIKH TAJUK
PENYELIA

1. 15 November 2018 Penyediaan myPortfolio

Pembantu Operasi Gred
H11/14/16

Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji

semula dan dikemas kini apabila berlaku sebarang perubahan.

KANDUNGAN
PERKARA MUKA SURAT

Carta Organisasi
Carta Fungsi
Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi
Deskripsi Tugas
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai
Semak bagi Aktiviti 1
Senarai Undang-undang, Peraturan dan
Punca Kuasa
Senarai Borang
Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai
1. CARTA ORGANISASI SEKOLAH

1.1 SEKOLAH XXXX

1.2 CARTA ORGANISASI UNIT PENTADBIRAN
2. CARTA FUNGSI SEKOLAH
 3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

1. Melaksanakan tugas penyampaian atau kutipan surat/dokumen/notis dan

cop tarikh penerimaan.
2. Membantu membuat salinan pendua dan penjilidan dokumen.
3. Menguruskan kemasukkan surat mel biasa.
4. Mengedar surat keluar kepada unit/ kakitangan yang berkenaan.
5. Menjawab panggilan telefon.
6. Mengemas pejabat dan menyusun atur bilik mesyuarat sebelum dan
selepas mesyuarat.
7. Memandu kenderaan yang diliputi oleh lesen memandu kelas B2/D.

4. DESKRIPSI TUGAS

*Maklumat ini boleh diperoleh daripada PSM agensi

MAKLUMAT UMUM
SURUHANJAYA
KETUA
GELARAN JAWATAN PEMBANTU OPERASI PERKHIDMATAN
PERKHIDMATAN
PELAJARAN
KEDUDUKAN DI
RINGKASAN GELARAN JAWATAN PO WARAN
PERJAWATAN

GRED JAWATAN N11/14/16 BIDANG UTAMA PENTADBIRAN

GRED JD N11 SUB-BIDANG OPERASI AM

STATUS JAWATAN HAKIKI DISEDIAKAN OLEH

HIRARKI 1(BAHAGIAN) SEKOLAH XXX DISEMAK OLEH

HIRARKI 2
UNIT PENTADBIRAN DILULUSKAN OLEH
(CAWANGAN/SEKTOR/UNIT)
SKIM PERKHIDMATAN PEMBANTU OPERASI TARIKH DOKUMEN 15 NOVEMBER 2018

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

MELAKSANAKAN TUGAS-TUGAS DALAM MEMBANTU MELICINKAN PERJALANAN URUSAN PEJABAT SEHARIAN

MELIBATKAN PERGERAKAN FAIL, PENGHANTARAN DAN PENDAFTARAN SURAT/DOKUMEN/NOTIS SERTA PEMANDUAN
KENDERAAN (SEKIRANYA PERLU) BAGI MEMASTIKAN FUNGSI SEKOLAH DAPAT DILAKSANAKAN DENGAN CEKAP DAN
BERKESAN SELARAS DENGAN OBJEKTIF PENUBUHANNYA.

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

MEMBANTU TUGAS-TUGAS OPERASI AM, PENYAMPAIAN a. MENJAGA KAUNTER SEKOLAH
SURAT/DOKUMEN DI SEKOLAH XXX BAGI MEMASTIKAN KHIDMAT b. MELAKSANAKAN PENYAMPAIAN DAN KUTIPAN
SOKONGAN DI SEKOLAH BERJALAN LANCAR SURAT BAGI SEKOLAH XXXX
c. MEMBANTU MEMBUAT SALINAN PENDUA DAN
PENJILIDAN DOKUMEN
d. MENGURUSKAN BILIK MESYUARAT
e. MEMASTIKAN KEBERSIHAN DAN KEKEMASAN
PEJABAT
f. MENGANKAT, MENYUSUN DAN MENGEMAS
BARANG-BARANG ATAU PERALATAN
PEJABAT/STOR
DIMENSI

1. BILANGAN PERJAWATAN GURU DAN KAKITANGAN DI SEKOLAH XXX :

2. BILANGAN MURID DI SEKOLAH XXX:

KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
i. PMR DAN SETARAF
ii. SPM DAN SETARAF
KOMPETENSI

i. KEBOLEHAN UNTUK BERKOMUNIKASI DENGAN BERKESAN

ii. KEBOLEHAN UNTUK MENGENDALIKAN MESIN CETAK
iii. KEBOLEHAN UNTUK MENGGUNAKAN PERALATAN ICT
PENGALAMAN

i. PENGURUSAN PEJABAT

PROSES KERJA

Aktiviti 1: MELAKSANAKAN TUGAS PENYAMPAIAN ATAU KUTIPAN

SURAT/DOKUMEN/NOTIS DAN COP TARIKH PENERIMAAN.

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Mengambil surat luaran dari pigeon Pengetua/Guru
1. PT/PO hole/mesin faks dan cop tarikh Besar/KPT/PT
penerimaan.
Menyerahkan surat diterima kepada
2. PT/PO Guru Besar untuk diminitkan dan
tindakan seterusnya.
3. PT/PO Menerima arahan dari Guru Besar
untuk merekod surat-surat di dalam
buku rekod (surat masuk).
 UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Membuat salinan surat yang telah
4. PT/PO diminit untuk diedarkan kepada Guru
dan AKP yang berkenaan.
Merekodkan sesalinan surat ke dalam
5. PT/PO
fail.

CARTA ALIR

Aktiviti 1: MELAKSANAKAN TUGAS PENYAMPAIAN ATAU KUTIPAN SURAT/DOKUMEN/NOTIS DAN COP

TARIKH PENERIMAAN.

TEMPOH
TANGGUNGJAWAB MUL PROSES KERJA
MASA
A
Mengambil surat luaran dari 3 Jam
pigeon hole/mesin faks dan
PT/PO
cop tarikh penerimaan.

Menyerahkan surat diterima 20 minit

kepada Guru Besar untuk
PT/PO diminitkan dan tindakan
seterusnya.
 Menerima arahan dari Guru 1 jam
Besar untuk merekod surat-
PT/PO surat di dalam buku rekod
(surat masuk).

Membuat salinan surat yang

telah diminit untuk
PT/PO dikeluarkan kepada Guru 1 jam
dan AKP yang berkenaan.
2 jam
PT/PO Merekodkan sesalinan surat
ke dalam fail.

TAMA
T

SENARAI SEMAK

Aktiviti 1: MELAKSANAKAN TUGAS PENYAMPAIAN ATAU

KUTIPAN SURAT / DOKUMEN / NOTIS DAN COP TARIKH
PENERIMAAN.

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Merekod surat-surat di dalam buku rekod (surat

1. masuk).

Membuat salinan surat dan edar kepada Guru

2. dan AKP yang berkenaan.

3. Merekodkan sesalinan surat ke dalam fail.

PROSES KERJA

AKTIVITI 2: MEMBANTU MEMBUAT SALINAN PENDUA DAN PENJILIDAN

DOKUMEN.

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Menerima surat-menyurat daripada
1. PT/PO KPM/JPN Perlis dan kertas soalan
ujian
Fotostat surat-menyurat daripada
2. PT/PO KPM/JPN Perlis dan kertas soalan
ujian.
Pengetua/Guru
Mengetip, menjilid dan binding
3. PT/PO Besar/KPT/PT
dokumen yang diperlukan.
Memastikan borang-borang khas
4. PT/PO
(borang cuti dan lain-lain) mencukupi.
Mencari, menyimpan dan menyusun
5. PT/PO dokumen/ fail di rak/ kabinet besi
yang disediakan.
CARTA ALIR

AKTIVITI 2: MEMBANTU MEMBUAT SALINAN PENDUA DAN PENJILIDAN

DOKUMEN.

TEMPOH
TANGGUNGJAWAB MUL PROSES KERJA
MASA
A
Menerima surat-menyurat 15 minit
daripada KPM/JPN Perlis dan
PT/PO
kertas soalan ujian

Fotostat surat-menyurat 2 jam

daripada KPM/JPN Perlis dan
PT/PO
kertas soalan ujian.

Mengetip, menjilid dan 2 jam

binding dokumen yang
diperlukan.
PT/PO
Memastikan borang-borang
khas (borang cuti dan lain-
1 jam
lain) mencukupi.

Mencari, menyimpan dan

menyusun dokumen/ fail di
PT/PO rak/ kabinet besi yang 5 jam
disediakan.
 TAMA
T

SENARAI SEMAK

AKTIVITI 2: MEMBANTU MEMBUAT SALINAN PENDUA DAN PENJILIDAN

DOKUMEN

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Menerima surat-menyurat daripada KPM/JPN

1. Perlis dan kertas soalan ujian

Fotostat surat-menyurat.
2.
Mengetip, menjilid dan binding dokumen.
3.
Memastikan borang-borang khas (borang cuti
4. dan lain-lain) mencukupi.

Mencari, menyimpan dan menyusun dokumen/

5. fail di rak/ kabinet besi yang disediakan.
PROSES KERJA

AKTIVITI 3: MENGURUSKAN KEMASUKKAN SURAT MEL BIASA.

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Membuka emel sekolah dan
1. PT/PO mencetak surat yang diterima melalui
emel dan mengecop terima.
Menyerahkan kepada Guru Besar
2. PT/PO
untuk diminitkan.
Pengetua/Guru
Merekod surat masuk dan membuat
Besar/KPT/PT
3. PT/PO Salinan pendua untuk disimpan di
dalam fail.
Mengedarkan surat yang diterima
4. PT/PO kepada unit/ kakitangan yang
berkenaan.
CARTA ALIR

AKTIVITI 3 : MENGURUSKAN KEMASUKKAN SURAT MEL BIASA.

TEMPOH
TANGGUNGJAWAB MUL MUL PROSES KERJA
MASA
A A
Membuka emel sekolah dan 15 minit
mencetak surat yang diterima
PT/PO melalui emel dan mengecop
terima.

Menyerahkan kepada Guru 15 minit

PT/PO Besar untuk diminitkan.

2 jam
Merekod surat masuk dan
PT/PO membuat Salinan pendua
untuk disimpan di dalam fail.

Mengedarkan surat yang

diterima kepada unit/
PT/PO
kakitangan yang berkenaan. 3 jam

TAMA
T
SENARAI SEMAK

AKTIVITI 3: MENGURUSKAN KEMASUKKAN SURAT MEL BIASA.

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Membuka emel sekolah dan mencetak surat

yang diterima melalui emel dan mengecop
1. terima.

Menyerahkan kepada Guru Besar untuk

2. diminitkan.

Merekod surat masuk dan membuat Salinan

3. pendua untuk disimpan di dalam fail.

Mengedarkan surat yang diterima kepada unit/

4. kakitangan yang berkenaan.

PROSES KERJA

AKTIVITI 4: MENGEDAR SURAT KELUAR KEPADA UNIT/ KAKITANGAN

YANG BERKENAAN.
 UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Merekodkan surat ke dalam Buku
1. PT/PO
Daftar Surat.
Membuat salinan pendua untuk
2. PT/PO
disimpan ke dalam fail sekolah.
Mengedarkan surat yang diterima Pengetua/Guru
3. PT/PO kepada unit/ kakitangan yang Besar/KPT/PT
berkenaan.
Menyimpan dan menyusun dokumen/
4. PT/PO fail di rak/ kabinet besi yang
disediakan.

SENARAI SEMAK

AKTIVITI 4: MENGEDAR SURAT KELUAR KEPADA UNIT/ KAKITANGAN YANG

BERKENAAN.
 TEMPOH
TANGGUNGJAWAB MUL MUL PROSES KERJA
MASA
A A
PT/PO
Merekodkan surat ke dalam 30 minit
Buku Daftar Surat.
1 jam
Membuat salinan pendua
PT/PO
untuk disimpan ke dalam fail
sekolah.
2 jam
Mengedarkan surat yang
PT/PO diterima kepada unit/
kakitangan yang berkenaan.

Menyimpan dan menyusun 3 jam

PT/PO dokumen/ fail di rak/ kabinet
besi yang disediakan.

TAMA
T
SENARAI SEMAK

AKTIVITI 4: MENGEDAR SURAT KELUAR KEPADA UNIT/ KAKITANGAN

YANG BERKENAAN.

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Merekodkan surat ke dalam Buku Daftar Surat.

Membuat salinan pendua untuk disimpan ke
2. dalam fail sekolah.

Mengedarkan surat yang diterima kepada unit/

3. kakitangan yang berkenaan.

Menyimpan dan menyusun dokumen/ fail di rak/

4. kabinet besi yang disediakan.

PROSES KERJA

AKTIVITI 5: MENJAWAB PANGGILAN TELEFON.

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Membantu menjawab panggilan Pengetua/Guru
1. PT/PO
telefon. Besar/KPT/PT
2. PT/PO Melayan pertanyaan pelanggan
dengan berhemah.
 UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Membuat catatan ringkas/ pesanan
3. PT/PO
sekiranya ada dari pemanggil.
Memaklumkan kepada staf/ guru
4. PT/PO
berkenaan pesanan yang diterima.

CARTA ALIR

AKTIVITI 5: MENJAWAB PANGGILAN TELEFON.

 TEMPOH
TANGGUNGJAWAB MUL MUL PROSES KERJA
MASA
A A
Membantu menjawab 5 minit
PT/PO panggilan telefon.

10 minit
Melayan pertanyaan
PT/PO
pelanggan dengan
berhemah.
2 minit
PT/PO Membuat catatan ringkas/
pesanan sekiranya ada dari
pemanggil.
30 minit
Memaklumkan kepada staf/
PT/PO guru berkenaan pesanan
yang diterima.

TAMA
T

SENARAI SEMAK

AKTIVITI 5: MENJAWAB PANGGILAN TELEFON.

 BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Membantu menjawab panggilan telefon.

1.
Melayan pertanyaan pelanggan dengan
2. berhemah.

Membuat catatan ringkas/ pesanan sekiranya

3. ada dari pemanggil.

Memaklumkan kepada staf/ guru berkenaan

4. pesanan yang diterima.

PROSES KERJA

AKTIVITI 6: MENGEMAS PEJABAT DAN MENYUSUN ATUR BILIK

MESYUARAT SEBELUM DAN SELEPAS MESYUARAT.

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Memastikan kekemasan pejabat Pengetua/Guru
1. PT/PO
sepanjang masa. Besar/KPT/PT
Menerima tempahan bilik mesyuarat
2. PT/PO dan memastikan susun atur bilik
mesyuarat dalam keadaan baik.
3. PT/PO Membantu kerja-kerja penyediaan
peralatan dan bahan-bahan untuk
kegunaan mesyuarat.
 UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Memastikan tahap kekemasan bilik
4. PT/PO mesyuarat dalam keadaan baik
selepas mesyuarat.

CARTA ALIR

AKTIVITI 6: MENGEMAS PEJABAT DAN MENYUSUN ATUR BILIK MESYUARAT

SEBELUM DAN SELEPAS MESYUARAT.

MULA
 TEMPOH
TANGGUNGJAWAB MUL MUL PROSES KERJA
MASA
A A
15 minit
PT/PO Memastikan kekemasan
pejabat sepanjang masa.
5 minit
Menerima tempahan bilik
PT/PO mesyuarat dan memastikan
susun atur bilik mesyuarat
dalam keadaan baik.
15 minit
Membantu kerja-kerja
penyediaan peralatan dan
PT/PO
bahan-bahan untuk kegunaan
mesyuarat.

10 minit
Memastikan tahap
PT/PO kekemasan bilik mesyuarat
dalam keadaan baik selepas
mesyuarat

TAMA
T

SENARAI SEMAK

AKTIVITI 6: MENGEMAS PEJABAT DAN MENYUSUN ATUR BILIK

MESYUARAT SEBELUM DAN SELEPAS MESYUARAT.
 BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Memastikan kekemasan pejabat sepanjang

1. masa.

Menerima tempahan bilik mesyuarat dan

memastikan susun atur bilik mesyuarat dalam
2. keadaan baik.

Membantu kerja-kerja penyediaan peralatan dan

3. bahan-bahan untuk kegunaan mesyuarat.

Memastikan tahap kekemasan bilik mesyuarat

4. dalam keadaan baik selepas mesyuarat.

PROSES KERJA

AKTIVITI 7: MEMANDU KENDERAAN YANG DILIPUTI OLEH LESEN

MEMANDU KELAS B2/D.

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Menerima arahan daripada Guru
1. PT/PO
Besar/KPT.
Merekod keluar/masuk arahan
2. PT/PO
pemanduan yang diterima.
Membawa kenderaan sendiri atas Pengetua/Guru
kebenaran bertulis daripada Guru Besar/KPT/PT
3. PT/PO
Besar ke jabatan/ agensi atas urusan
rasmi.
Menguruskan tugasan yang
4. PT/PO
diarahkan.
CARTA ALIR

AKTIVITI 7 : MEMANDU KENDERAAN YANG DILIPUTI OLEH LESEN MEMANDU

KELAS B2/D.

TEMPOH
TANGGUNGJAWAB MULA
MUL MUL PROSES KERJA
MASA
A A
PT/PO Menerima arahan daripada 5 minit
Guru Besar/KPT.
 15 minit
Merekod keluar/masuk
PT/PO
arahan pemanduan yang
diterima.
25 minit
Membawa kenderaan sendiri
PT/PO atas kebenaran bertulis
daripada Guru Besar ke
jabatan/ agensi atas urusan
rasmi.
Menguruskan tugasan yang 2 jam
PT/PO diarahkan.

TAMA
T

SENARAI SEMAK

AKTIVITI 7: MEMANDU KENDERAAN YANG DILIPUTI OLEH

LESEN MEMANDU KELAS B2/D.

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Menerima arahan daripada Guru Besar/KPT.

Merekod keluar/masuk arahan pemanduan yang

2. diterima.

Membawa kenderaan sendiri atas kebenaran

bertulis daripada Guru Besar ke jabatan/ agensi
3. atas urusan rasmi.

Menguruskan tugasan yang diarahkan.

4.
8. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

1. Panduan Pengurusan Pejabat (Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun

2007)
9. SENARAI BORANG
10. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI