6.pengurusan Kontrak PDF

Modul
Pengurusan
Kontrak
Objektif Peranan- Aliran Gambarajah

Taklimat Peranan Proses Skrin
1.Objektif Taklimat
2
Objektif Taklimat
Memberi pemahaman
1
Membolehkan agensi
mengenai peranan-
peranan yang wujud di 2 memahami aliran proses
Pengurusan Kontrak.
dalam modul Pengurusan
Kontrak
3
Membolehkan agensi
memahami gambarajah skrin
yang berkaitan dengan
Pengurusan Kontrak.
3
2. Peranan Pengguna
4
Peranan-peranan Pengguna
Pengguna di Agensi Pengguna Pembekal
Pentadbir Kontrak Pelulus Kontrak Urus Setia Pengguna

Kementerian Kementerian JawatanKuasa Pembekal
Agensi Agensi Agensi Pembekal
5
TUGAS-TUGAS
• Mencipta/ Meminda :
 Maklumat Pemenuhan
Pentadbir Kontrak  Perjanjian Kontrak
 Surat Berkaitan Kontrak Tambahan
 Kontrak Tambahan
Jenis-jenis • Mengesahkan Pengakuan Penerimaan Surat Berkaitan Kontrak
Kontrak Tambahan daripada pembekal
• Mencipta/ Meminda :
 Notis Peringatan/ Penamatan/ Penamatan Bersama
 Penggantungan Kontrak
Agensi • Memperakukan permintaan untuk menggunakan kemudahan pembiayaan
syarikat pemfaktoran daripada pembekal
• Memperakukan permintaan untuk menukar maklumat bank daripada
pembekal
• Mengunci masuk maklumat Bon Pelaksanaan
• Mengunci masuk keputusan dan syarat-syarat khas daripada Kementerian
Kewangan bagi permohonan berkaitan pindaan kontrak (AP201)
6
TUGAS-TUGAS
• Meluluskan/mengeluarkan arahan untuk mengkaji semula:
 Maklumat Pemenuhan sebelum kontrak boleh digunakan di dalam
Pelulus Kontrak Modul Pemenuhan
 Perjanjian Kontrak/ Kontrak Tambahan
• Meluluskan/menolak/mengeluarkan arahan untuk mengkaji semula:
Jenis-jenis  Notis Peringatan
Kontrak  Notis Penamatan
 Penamatan Bersama
 Penggantungan Kontrak
 Pindaan dengan/tanpa Kontrak Tambahan
Agensi  Kemas kini Maklumat Pemenuhan
 Surat Berkaitan Kontrak Tambahan
• Meluluskan permohonan untuk menambah/ menggugurkan Syarikat
Pemfaktoran
• Meluluskan/ Menolak Permintaan Luar Aturan bagi item Kontrak
Kementerian
7
Urus Setia TUGAS-TUGAS

Jawatankuasa
Jenis-jenis • Urus Setia Jawatankuasa bertanggung jawab mengenal
Kontrak pasti ahli Jawatankuasa dan Pengerusi
• Bertanggung jawab untuk mengunci masuk keputusan

mesyuarat daripada Lembaga Perolehan/ Jawatankuasa
Agensi Sebut Harga bagi permohonan berkaitan pindaan kontrak.
8
TUGAS-TUGAS
Pengguna Pembekal yang telah berdaftar dengan Akaun Kementerian
Pembekal Kewangan atau Akaun Asas bertanggungjawab untuk:
Jenis-jenis
Kontrak • Mengesahkan Surat Berkaitan Kontrak Tambahan
• Membuat pindaan maklumat bank (jika perlu)
Pembekal • Membuat permohonan / pengguguran Syarikat

Pemfaktoran (jika perlu)
9
3. Aliran Proses
10
Aliran Proses Pengurusan Kontrak
Pengurusan
Kontrak
Kontrak Migrasi Kontrak Baharu

(Sistem eP (Sistem eP
Lama) Baharu)
Kontrak yang Kontrak yang

dikunci masuk dikunci masuk SST Sistem eP
di dalam sistem ke dalam fail Baharu
eP Lama MS-Excell
11
3(a).Aliran Proses
[Kontrak Migrasi]
12
Aliran Proses Penciptaan Kontrak
[Melalui Proses Migrasi eP Lama – eP Baharu]
Butiran Sedia pesanan

Sistem eP bekalan/perkhidmatan, kontrak
Lama zon, Agensi, potongan berdasarkan
bayaran, jadual Semak/ pinda/ maklumat butiran
penghantaran & bon Lulus pemenuhan yang
diluluskan
Proses
migrasi Kemaskini Kelulusan Sedia untuk
Maklumat Maklumat Pemenuhan
Pemenuhan Pemenuhan Modul
Kontrak Carian Pemenuhan
Migrasi kontrak (Sekiranya pilihan jawapan “Ya”
untuk Perjanjian Kontrak)
Menjawab soalan
tentang perjanjian Muat naik Kelulusan Memuktamadkan
kontrak(Ya/Tidak) Perjanjian Perjanjian Perjanjian
Muat naik dokumen Semak/ pinda/ Muat Naik Halaman
kontrak perjanjian, Lulus Tandatangan Agensi
serah kepada Pelulus dan pembekal, Halaman
Kontrak yang dimatikan setem 13
Aliran Proses – Penciptaan Kontrak(Kontrak Migrasi)
i. Semakan/Kemaskini Butiran Pemenuhan (FD - Fulfilment Details)
Bil Aktiviti Carta Aliran Tindakan Tanggung
Jawab
1 Migrasi Maklumat • Migrasi maklumat kontrak daripada sistem eP Sistem eP
eP Lama
Kontrak Lama/maklumat kontrak manual (MS-Excell) ke
sistem eP Baharu
2. Membuat carian • Pentadbir Kontrak membuat carian kontrak dan Pentadbir
kontrak dan menjawab soalan dengan memilih “Ya” bagi kontrak Kontrak
Carian Kontrak
Maklumat yang mempunyai perjanjian atau “Tidak” bagi kontrak
Pemenuhan yang tidak mempunyai perjanjian.
Carian Maklumat • Pentadbir Kontrak membuat carian dan memilih Pentadbir

Pemenuhan “Kemaskini Maklumat Pemenuhan” di menu Pilihan. Kontrak
• Pentadbir Kontrak akan membuat semakan dan Pentadbir

kemaskini Maklumat Pemenuhan dan menyerahkan Kontrak
Kemaskini Maklumat
kepada pelulus untuk kelulusan.
Pemenuhan
3. Semakan dan • Pelulus membuat semakan/kemas kini dan Pelulus Kontrak
Kelulusan Butiran Tidak meluluskan Maklumat Pemenuhan.
Pemenuhan (Nota: Maklumat Pemenuhan akan berstatus “Lengkap” selepas
Lulus? proses kelulusan.)
4. Proses • Menyediakan Pesanan Kontrak berdasarkan Peminta
Pemenuhan Ya Maklumat Pemenuhan yang telah berstatus
Pemenuhan “Lengkap”
(Nota: Jika kontrak mempunyai Perjanjian, Pentadbir Kontrak
perlu mencipta/mengemaskini Perjanjian terlebih dahulu
Aliran Proses – Penciptaan Kontrak (Kontrak Migrasi)
ii. Semakan/Kemaskini Perjanjian Atas Talian
Bil Aktiviti Carta Aliran Tindakan Tanggungjaw

ab
1 Carian kontrak • Pentadbir Kontrak memilih kontrak yang berstatus Pentadbir
Carian kontrak ”Menunggu Penciptaan Draf Perjanjian” daripada Kontrak
Senarai Tugasan.
2. Memuat naik • Pentadbir Kontrak memuat naik dokumen perjanjian Pentadbir
Perjanjian Muat Naik kontrak ke dalam sistem eP dan menyerahkan kepada Kontrak
Perjanjian Pelulus Kontrak untuk kelulusan
3. Semakan dan • Pelulus Kontrak membuat semakan/kemas kini/ kaji Pelulus Kontrak
Kelulusan Draf semula dan mengesahkan kandungan dokumen
Perjanjian Semakan Perjanjian Kontrak
/kemas kini
Tidak
Lulus?
Ya
A
Aliran Proses – Penciptaan Kontrak (Kontrak Migrasi)
ii. Semakan/Kemaskini Perjanjian Atas Talian
Bil Aktiviti Carta Aliran Tindakan Tanggungjawab
A
4. Muat Naik • Memuat halaman tandatangan dan halaman setem Pentadbir Kontrak
Halaman dimatikan di dalam dokumen perjanjian kontrak ke
Penting Memuat Naik dalam sistem
dokumen Halaman Penting
Perjanjian Kontrak
Kontrak
5. Kelulusan • Membuat semakan fail yang telah dimuat naik oleh Pelulus Kontrak
Perjanjian Pentadbir Kontrak/ mengemas kini fail yang telah
(Muktamad) Kelulusan dimuat naik seterusnya meluluskan perjanjian
Perjanjian
Perjanjian hanya boleh dimuktamadkan setelah Butiran Pemenuhan lengkap dan Bon Pelaksanaan selesai dimuat
naik dan dikunci masuk ke dalam sistem (jika berkaitan).
3(b).Aliran Proses
[Kontrak Baharu]
17
Aliran Proses Penciptaan Kontrak
[Kontrak Baharu]
Butiran Sedia pesanan
Modul bekalan/perkhidmatan, kontrak
QT/DP zon, Agensi, potongan berdasarkan
bayaran, jadual Semak/ pinda/ maklumat butiran
penghantaran & bon Lulus pemenuhan yang
diluluskan
Kemaskini Kelulusan Sedia untuk
Maklumat Maklumat Pemenuhan
Pemenuhan Pemenuhan Modul
Penciptaan Pemenuhan
Kontrak
(Sekiranya kontrak
mempunyai Perjanjian)
Cipta Kelulusan Memuktamadkan
Perjanjian Perjanjian Perjanjian
Sedia draf, kelulusan Semak/ pinda/ Tandatangan

BUU, muat naik Lulus Agensi dan
dokumen perjanjian, pembekal dan
serah kepada Pelulus dimatikan setem 18
Kontrak
Aliran Proses – Penciptaan Kontrak Baharu
i. Penyediaan Maklumat Pemenuhan

Jawab
Pemilihan
1 Pemilihan Pembekal • Pemilihan Pembekal dan pengeluaran SST Urus Setia
Pembekal(Modul
QT/DP)
2. Penyediaan • Perincian Maklumat Pemenuhan (bekalan dan Sistem eP
Penyediaan
Maklumat perkhidmatan) diterima daripada modul Pemilihan
Maklumat
Pemenuhan Pembekal (iaitu daripada SST) dan dipaparkan
(Bekalan dan Pemenuhan secara otomatik
Perkhidmatan)
• Menyediakan/melengkapkan Maklumat Pemenuhan Pentadbir
dan menyerahkan kepada Pelulus untuk kelulusan Kontrak
3. Semakan • Pelulus menerima Maklumat Pemenuhan (bekalan Pelulus Kontrak
Maklumat Semakan Maklumat dan perkhidmatan) daripada Pentadbir Kontrak
Pemenuhan Pemenuhan
(Bekalan dan • Membuat semakan/kemas kini dan mengesahkan
Perkhidmatan) Maklumat Pemenuhan untuk diteruskan proses
Tidak pemenuhan bekalan dan perkhidmatan (pengeluaran
Lulus?
pesanan)
Ya
Pemenuhan – Pemenuhan Maklumat Pemenuhan yang disediakan oleh
Fulfilment Pentadbir Kontrak dan Pelulus Kontrak
Aliran Proses – Penciptaan Kontrak Baharu
ii. Penyediaan Perjanjian Atas Talian

ab
1 Pemilihan • Pemilihan Pembekal dan pengeluaran SST Urus Setia
Pemilihan
Pembekal
Pembekal
2. Penyediaan • Boleh memuat turun contoh Kandungan draf Pentadbir
Draf Perjanjian Perjanjian seperti muka hadapan dan klausa Kontrak
Perjanjian daripada sistem eP untuk digunakan
Penyediaan draf
sebagai panduan
Perjanjian
• Muat naik draf Perjanjian Formal ke dalam sistem dan Pentadbir
menyerahkan draf Perjanjian Formal kepada Pelulus Kontrak
Kontrak untuk kelulusan
3. Semakan dan • Pelulus Kontrak menerima draf Perjanjian Formal yang Pelulus Kontrak
Kelulusan Draf disediakan oleh Pentadbir Kontrak
Semakan /kemas kini
Perjanjian
• Membuat semakan/kemas kini/ kaji semula dan Pelulus Kontrak
mengesahkan kandungan draf Perjanjian Formal
Tidak
untuk dibawa ke perbincangan bagi memuktamadkan
Lulus? kandungan Perjanjian bersama pihak berkepentingan
Ya
4.
A
Penerangan Aliran Proses – Penciptaan Kontrak
ii. Penyediaan Perjanjian Atas Talian
Bil Aktiviti Carta Aliran Tindakan Tanggungjawab

A
5. Memuktamadkan • Perbincangan bersama pihak berkepentingan bagi Agensi (Contract
Kandungan memuktamadkan kandungan Perjanjian Owner), Penasihat
Perjanjian Perbincangan Undang-undang,
Memuktamadkan Pembekal.
Kandungan
Perjanjian • Memuktamadkan kandungan Perjanjian Penasihat Undang-
Undang
6. Kemaskini • Mengemas kini kandungan Perjanjian Formal yang Pentadbir Kontrak
Kandungan Kemas Kini telah dimuktamadkan (berdasarkan perbincangan)
Perjanjian (Yang Kandungan • Mendapatkan tandatangan agensi dan pembekal serta Pentadbir Kontrak
Telah Perjanjian dan duti setem
Dimuktamadkan) memuat naik ke • Memuat naik Perjanjian Formal yang telah lengkap
dalam sistem beserta tandatangan dan duti setem ke dalam sistem
7. Kelulusan • Membuat semakan fail yang telah dimuat naik oleh Pelulus Kontrak
Perjanjian (Yang Kelulusan Pentadbir Kontrak/ mengemas kini fail yang telah
Telah Perjanjian dimuat naik
Dimuktamadkan)
Perjanjian hanya boleh dimuktamadkan setelah Maklumat Pemenuhan lengkap dan Bon Pelaksanaan
selesai dimuat naik dan dikunci masuk ke dalam sistem (jika berkaitan).
4.Gambar Rajah Skrin
22
4(a).Gambar Rajah Skrin
[Carian Kontrak Migrasi]
23
Carian Kontrak
[Pentadbir Kontrak : Kontrak Migrasi]
Langkah 1
1. Pilih menu Aplikasi Saya  Pengurusan Kontrak  Penyelenggaraan Kontrak
2. Masukkan maklumat kontrak yang dikehendaki dan klik butang Cari.
Langkah 1 hingga 4 adalah untuk membuat carian bagi kontrak migrasi sahaja
24
Carian Kontrak
Langkah 2
1. Bagi kontrak yang berkenaan, klik pada butang Pilihan di kolum Tindakan.
2. ‘Pop up menu’ akan dipaparkan. Sila pilih Teruskan dengan Pemenuhan.
25
Carian Kontrak
Langkah 3
1. ‘Pop up menu’ akan memaparkan “Adakah Perolehan ini Mempunyai Kontrak
Perjanjian?”. Sekiranya ada, pilih ‘Ya’.
26
Carian Kontrak
Langkah 4
1. Pop up menu’ akan memaparkan “Sila muat naik Kontrak Perjanjian melalui
menu Senarai Tugasan” dan klik butang Tutup.
27
4(b).Gambar Rajah Skrin
[Kemaskini Maklumat
Pemenuhan]
28
Kemaskini Maklumat Pemenuhan
Langkah 1(a)
1. Bagi kontrak migrasi, pilih menu Aplikasi Saya  Pengurusan Kontrak 
Penyelenggaraan Kontrak  Cari  Pilihan  Kemaskini Maklumat Pemenuhan
29
[Pentadbir Kontrak : Kontrak Baharu]
Langkah 1(b)
1. Bagi kontrak baharu, pilih menu Senarai Tugasan

2. Klik pada Perihal bagi dokumen Surat Setuju Terima yang berstatus “Menunggu Penciptaan
Maklumat Pemenuhan”
30
[Pentadbir Kontrak : Kontrak Migrasi / Kontrak Baharu]
Langkah 2
Di dalam menu sisi Butiran Bekalan/Perkhidmatan, maklumat yang boleh dikemaskini ialah:
1. Maklumat Tempoh Penghantaran
2. Maklumat lain (jika berkenaan)
1.Pengecualian Fi Perkhidmatan akan

1.Semak maklumat CBP. ditanda oleh sistem berdasarkan
2.Bagi kontrak baharu maklumat maklumat di Modul Pengurusan Profil
CBP di auto populate daripada SST. 2.Mempunyai Perjanjian akan ditanda
3.Bagi kontrak migrasi, maklumat oleh sistem berdasarkan SST bagi
CBP di auto populate daripada kontrak baharu atau jawapan ‘Ya”
proses migrasi sistem eP Lama. (Mempunyai perjanjian) bagi Kontrak
Migrasi
31
Langkah 3
Di dalam menu sisi Agensi, maklumat yang boleh dikemaskini ialah:
1. Menambah/menggugurkan agensi untuk perkongsian kontrak atau/dan menambah /
menggugurkan Alamat Penghantaran bagi setiap agensi.
2. Memuat naik surat kelulusan yang membenarkan perkongsian kontrak
1.Highlight ruangan ini untuk

menyemak Alamat 2
Penghantaran bagi setiap
agensi
32
Langkah 4
Di dalam menu sisi Item, maklumat yang boleh dikemaskini ialah:
1. Kuantiti Pesanan Minimum
1.Highlight ruangan ini untuk

menyemak maklumat
terperinci item (kuantiti,harga)
2.Semak harga item termasuk
CBP atau tidak (sepatutnya
tidak termasuk CBP)
33
Langkah 5
Kontrak yang mempunyai bon akan mempunyai menu sisi Bon Pelaksanaan. Maklumat yang boleh dikemaskini
ialah:
1. Tambah maklumat bon atau lengkapkan No. Rujukan, Institusi Kewangan, Amaun (RM) dan Tarikh Kuat
Kuasa. Muat naik Surat Bon Pelaksanaan.
2. Klik kotak pilih jika agensi memohon Penepian Bon dan mendapat kelulusan MOF
PK 5.1/Para 5.1.4/(k)(i):
Pembekal hendaklah mengemukakan bon
pelaksanaan dalam tempoh empat belas (14) hari 1
atau tiga puluh (30) hari dari tarikh kuat kuasa
kontrak yang dinyatakan di dalam SST kecuali
penepian (waiver) secara bertulis diberikan oleh
34
MOF atau pegawai yang diberi kuasa.
Langkah 6
Di dalam menu sisi Potongan, maklumat yang boleh dikemaskini ialah:
1. Butiran Potongan seperti royalti, penalti, denda, potongan tetap dan lain-lain potongan
serta memasukkan klausa bagi jenis potongan yang dipilih.
Potongan yang boleh dimasukkan adalah

seperti yang dinyatakan di atas KECUALI 1
1)Potongan CDCSB – akan dikira oleh
sistem
2)Potongan Bayaran Balik Wang
Pendahuluan – dibuat melalui sistem
1GFMAS
35
Langkah 7
Di dalam menu sisi Penetapan Pelulus dan Tempoh Notifikasi, maklumat yang boleh
dikemaskini ialah:
1. Senarai Pelulus (Pelulus Sedia Ada / Pelulus Yang Dipilih)
2. Tetapan Bekalan dan Perkhidmatan
Klik butang Serah untuk menyerahkan kepada Pelulus Kontrak untuk proses kelulusan
36
Kelulusan Maklumat Pemenuhan
[Pelulus Kontrak : Kontrak Migrasi / Kontrak Baharu]
Langkah 8
1. Pelulus Kontrak akan menyemak maklumat yang dikemaskini oleh Pentadbir Kontrak di
setiap ruangan di menu sisi
2. Pelulus Kontrak klik butang Lulus untuk meluluskan Butiran Pemenuhan.
37
Status Maklumat Pemenuhan
[Pentadbir Kontrak / Pelulus Kontrak : Kontrak Migrasi / Kontrak
Baharu]
Langkah 9
1. Pastikan Butiran Pemenuhan yang telah diluluskan berstatus Lengkap
38
4(c).Gambar Rajah Skrin
[Kemaskini Perjanjian]
39
Kemaskini Perjanjian Kontrak
Langkah 1
1. Klik pada menu Senarai Tugasan. Senarai kontrak yang perjanjian belum lengkap akan
dipaparkan.
2. Klik Perihal yang berstatus “Menunggu Penciptaan Draf Perjanjian”
Bagi kontrak migrasi, prefix bagi no. dokumen adalah seperti
berikut:
• Migrasi daripada sistem eP 1 Lama : “N” - No. Surat Setuju
Terima (SST) , “Z” - No. Kontrak
• Migrasi daripada fail MS-Excell : “N” - No. Surat Setuju
Terima (SST) , “M” - No. Kontrak
Bagi kontrak baharu, prefix bagi no. dokumen adalah seperti

berikut:
• “LA” - No. Surat Setuju Terima (SST)
• “CA” - No. Kontrak
40
Langkah 2
1. Bagi kontrak baharu kunci masuk No. Fizikal Kontrak manakala kontrak migrasi No. Fizikal
Kontrak akan auto populate daripada kontrak asal.
2. Bagi kontrak baharu, klik di bawah Tindakan untuk muat turun contoh isi kandungan
perjanjian atau mengemaskini klausa perjanjian
41
Langkah 3
1. Masukkan Butiran Penandatangan Agensi dan Saksi
2. Masukkan Butiran Penandatangan Pembekal dan Saksi
2
42
Langkah 4
1. Muat naik Dokumen Kontrak dan Lampiran
43
Langkah 5
1. Membuat pilihan Pelulus untuk proses kelulusan
2. Klik butang Serah untuk menyerahkan ciptaan Draf Perjanjian untuk kelulusan
1. Apabila tugasan berjaya diserahkan, Pelulus akan menyemak Draf Perjanjian.

2. Pelulus akan meluluskan Draf Perjanjian dan dihantar semula ke Pentadbir Kontrak untuk
dikemaskini bagi memuktamadkan perjanjian tersebut
44
Langkah 6
1. Muat naik Dokumen kontrak dan Lampiran
2. Kunci masuk Tarikh Tandatangan Kontrak
3. Muatnaik Halaman Ditandatangani dan Halaman Setem Hasil Dimatikan
1
2
3
Perjanjian kontrak yang telah muktamad ini perlu diserahkan semula kepada
Pelulus untuk kelulusan. Kontrak akan berstatus “Lengkap” selepas diluluskan.
45
Kelulusan Perjanjian Kontrak
[Pelulus Kontrak : Kontrak Migrasi / Kontrak Baharu]
Langkah 7
1. Pelulus Kontrak akan menyemak maklumat perjanjian yang dikemaskini oleh Pentadbir
Kontrak
2. Pelulus Kontrak akan menanda kotak Penafian untuk mengesahkan segala butiran adalah
benar.
3. Pelulus Kontrak klik butang Lulus untuk meluluskan maklumat Perjanjian Kontrak.
2
46
5.Penyelenggaraan Kontrak
47
Penyelenggaraan Kontrak
Agensi Pembekal
Kemaskini Maklumat Pemenuhan/ Pindaan

Permohonan/ penamatan Pemfaktoran
Kontrak Tanpa Kontrak Tambahan
Pindaan Kontrak Dengan Kontrak Tambahan Perubahan Akaun Bank
Penggantungan Kontrak (Item & Agensi)
i.) Notis Remedi

Penamatan Kontrak ii.) Penamatan Kontrak (Termination)
iii.) Penamatan Bersama (Mutual
Termination)
48
5(a).Pindaan Tanpa Kontrak
Tambahan
49
Pindaan Tanpa Kontrak Tambahan
• Pindaan Tanpa Kontrak Tambahan adalah pindaan kontrak

yang tidak memerlukan perjanjian tambahan
1.
• Maklumat yang boleh dikemaskini oleh agensi adalah sama
seperti proses kemaskini Maklumat Pemenuhan iaitu
kemaskini agensi yang boleh menggunakan kontrak, tempoh
2. penghantaran, jadual (jika kontrak berjadual) dan lain-lain.
• Agensi boleh membuat pindaan dengan membuat carian

kontrak melalui menu Penyelenggaraan Kontrak
3.
50
Aliran Proses – Pindaan Tanpa Kontrak Tambahan

Jawab
1 Carian Kontrak • Carian kontrak untuk dikemas kini/ di pinda dan pilih Pentadbir
Carian kontrak kontrak yang berkaitan Kontrak
2. Kemas kini / • Kemas kini/ pinda Maklumat Pemenuhan berkaitan Pentadbir

Pindaan Kontrak
Maklumat Kemas kini/ Pindaan • Menyerahkan Maklumat Pemenuhan kepada Pelulus
Pemenuhan Maklumat untuk kelulusan.
(Bekalan dan Pemenuhan Pentadbir
Perkhidmatan)/ Kontrak
3. Semakan Semakan Maklumat • Pelulus menerima Maklumat Pemenuhan (bekalan Pelulus Kontrak
Maklumat Pemenuhan dan perkhidmatan) daripada Pentadbir Kontrak
Pemenuhan
(Bekalan dan Tidak • Membuat semakan/kemas kini dan mengesahkan
Perkhidmatan) Lulus? Maklumat Pemenuhan untuk diteruskan proses
pemenuhan bekalan dan perkhidmatan (pengeluaran
Ya
pesanan)
4. Proses Pemenuhan • Menyediakan Pesanan Kontrak berdasarkan Peminta

Pemenuhan – Maklumat Pemenuhan terkini yang disediakan oleh
Fulfilment Pentadbir Kontrak dan Pelulus Kontrak
(Bekalan dan
Perkhidmatan)
5(b).Pindaan Dengan
Kontrak Tambahan
52
Pindaan Dengan Kontrak Tambahan
• Pindaan Dengan Kontrak Tambahan memerlukan perjanjian tambahan

dengan pengeluaran Surat Berkaitan Kontrak Tambahan
1.
• PK 5.1/Para 5.1.4(i)
• Sekiranya Agensi membuat pindaan kontrak yang memerlukan kontrak
tambahan (supplementary agreement), maka kontrak tambahan
2. hendaklah disediakan dan ditandatangani dengan kadar segera.
• PK 5.1/Para 5.1.4(j)
• Kontrak tambahan hendaklah dibuat dalam tempoh kontrak asal masih
3. berkuat kuasa. Sebarang proses pemenuhan tidak dapat dilaksanakan
sekiranya kontrak asal telah tamat tempoh.
53
• Pindaan yang memerlukan kontrak tambahan

ialah pelanjutan kontrak, perubahan harga
item, perubahan kuantiti, perubahan nilai
4. kontrak, perubahan klausa, perubahan harga

disebabkan CBP dan lain-lain perubahan
• Agensi boleh memilih membuat pindaan

dengan membuat carian kontrak melalui menu
5. Penyelenggaraan Kontrak
54
Aliran Proses – Pindaan Dengan Kontrak Tambahan

Jawab
1 Carian Kontrak Carian kontrak • Carian dan pilih kontrak yang berkaitan Pentadbir
Kontrak
2. Kunci masuk • Kunci masuk maklumat pindaan Pentadbir
maklumat pindaan • Pilih pihak berkuasa melulus : Kontrak
dan pilih pihak Kunci masuk • Kementerian Kewangan,
berkuasa melulus maklumat pindaan • Jawatankuasa Sebut Harga / Lembaga
dan pilih Pihak Perolehan A / Lembaga Perolehan B /
Lembaga Perolehan Persekutuan Sabah /
Berkuasa Melulus
Lembaga Perolehan Persekutuan Sarawak
• Pelulus Kontrak
• Memuat naik surat kelulusan (jika berkaitan)
• Menyerahkan butiran pindaan kepada Pelulus untuk
kelulusan
3. Semakan Semakan/ kemas kini • Pelulus menerima butiran pindaan daripada Pelulus Kontrak
maklumat maklumat pindaan Pentadbir Kontrak
Pindaan
• Membuat semakan/kemas kini dan mengesahkan
Tidak
maklumat pindaan untuk diteruskan proses
Lulus? pemenuhan bekalan dan perkhidmatan (pengeluaran
pesanan)
Ya
A
Aliran Proses – Pindaan Dengan Kontrak Tambahan - sambungan

Jawab
A
4. Pilihan Pihak Kementerian • Tindakan seterusnya adalah berdasarkan pilihan Sistem eP

Berkuasa Melulus J.Kuasa Pihak Berkuasa Melulus dipilih oleh Pentadbir
Kewangan
Sebut Harga Kontrak semasa mengunci masuk maklumat
/ LPA / LPB / pindaan
LPP Sabah/
Pelulus Sarawak
Kontrak
5. Mengunci masuk • Jika pilihan Pihak Berkuasa Melulus adalah Pentadbir
keputusan Kunci Masuk Kementerian Kewangan, Pentadbir Kontrak akan Kontrak
mesyuarat Keputusan mengunci masuk keputusan Mesyuarat
mesyuarat
• Jika pilihan adalah Jawatan Kuasa, Urus Setia Urus Setia
akan mengunci masuk keputusan mensyuarat Jawatan Kuasa
6. Penyediaan Surat • Menyediakan dan memuat naik Surat Berkaitan Pentadbir
Menyediakan Surat
Berkaitan Kontrak Kontrak Tambahan yang telah siap ditandatangan Kontrak
Berkaitan Kontrak
Tambahan ke dalam sistem
Tambahan
B
Aliran Proses – Pindaan Dengan Kontrak Tambahan - sambungan
Jawab
B
7. Semakan Semakan/ kemas kini • Pelulus menerima butiran Surat Berkaitan Kontrak Pelulus Kontrak
maklumat Surat Surat Berkaitan Kontrak Tambahan
Berkaitan Kontrak • Membuat semakan/kemas kini dan mengesahkan
Tambahan
Tambahan butiran penamatan untuk diteruskan proses
Tidak penyediaan Kontrak Tambahan secara atas talian
Lulus? 6
Ya
8. Pengesahkan Pengesahan • Pengesahan penerimaan Surat Berkaitan Kontrak Pembekal

penerimaan Surat penerimaan Surat Tambahan
Berkaitan Kontrak Berkaitan Kontrak
Tambahan Tambahan • Mengesahkan penerimaan Surat Berkaitan Kontrak Pentadbir
Tambahan oleh pembekal Kontrak
9. Penyediaan Penyediaan Pentadbir

Kontrak Kontrak Kontrak
Tambahan Tambahan
[Pentadbir Kontrak]
Langkah 1
1. Pilih menu Aplikasi Saya  Pengurusan Kontrak  Penyelenggaraan Kontrak 
Cari  Pilihan  Pindaan Dengan Kontrak Tambahan
58
[Pentadbir Kontrak]
Pelanjutan Kontrak
1. Pilih Jenis Pindaan Pelanjutan Kontrak
PK 5.1/Para 5.1.4/n(i)
Syarat-syarat perubahan kontrak dan

pelanjutan tempoh kontrak
bekalan/perkhidmatan hendaklah
selaras dengan AP 201.
59
[Pentadbir Kontrak]
Pelanjutan Kontrak
1. Masukkan Tempoh Lanjutan PK 5.1/Para 5.1.4/n(ii)
2. Pilih Pihak Berkuasa Melulus (PBM) Agensi hendaklah mendapatkan kelulusan PBM asal
untuk membuat sebarang perubahan atau
pelanjutan kontrak. Perubahan ini hendaklah
dikemukakan kepada pembekal secara bertulis dan
dimuat naik ke dalam Sistem eP. Kontrak Tambahan
hendaklah dibuat dengan 1segera selepas mendapat
pengesahan daripada pembekal.
60
[Pentadbir Kontrak]
Perubahan Kuantiti
1. Pilih Jenis Pindaan Perubahan Kuantiti
Apabila Perubahan Kuantiti dipilih, secara automatik sistem akan

memilih Perubahan Nilai Kontrak.
61
.
[Pentadbir Kontrak]
Kelulusan Melibatkan Pihak Berkuasa Melulus (PBM): Kementerian Kewangan
1.Pentadbir Kontrak akan klik pada perihal yang berstatus “Menunggu Keputusan Pihak Berkuasa
Melulus di Peringkat Kementerian Kewangan”
Pindaan Dengan Kontrak Tambahan hendaklah diluluskan oleh Pelulus Kontrak

terlebih dahulu sebelum sistem menyerahkan kepada PBM yang dipilih 62
.
[Pentadbir Kontrak]
Kelulusan Melibatkan Pihak Berkuasa Melulus (PBM) : Kementerian Kewangan
1.Pentadbir Kontrak akan mengunci masuk Keputusan(Lulus/Tolak) PBM Kementerian Kewangan dan
catatan.
2.Masukkan Tarikh Surat Kelulusan dan muat naik Surat Kelulusan.
3.Klik butang Serah untuk meneruskan ke proses penyediaan Surat Berkaitan Kontrak Tambahan.
Pentadbir Kontrak memperoleh keputusan (Lulus/Tolak) PBM Kementerian Kewangan

secara manual. 63
.
5(c).Penggantungan
Kontrak
64
Penggantungan Kontrak
• Penggantungan Kontrak adalah proses untuk

memberhentikan sementara (menggantung)
/membenarkan pembelian (mengaktifkan) bagi
1. sesuatu item atau agensi.
• PK5.1/Lampiran 5/7.6(7.6.1)
• Penggantungan item bertujuan untuk membolehkan
Pentadbir Kontrak menyekat Permintaan Kontrak
dikeluarkan ke atas sesuatu item atas sebab-sebab
2. tertentu. Contoh: Penarikan balik pensijilan ke atas
sesuatu item.
65
• PK5.1/Lampiran 5/7.6(7.6.2)
• Penggantungan Agensi disediakan untuk
membolehkan Pentadbir Kontrak menghalang
Permintaan Kontrak dikeluarkan oleh sesuatu
3. Agensi dalam tempoh masa yang tertentu.
• Agensi boleh memilih membuat

penggantungan kontrak (item atau
agensi) dengan membuat carian kontrak
4. melalui menu Penyelenggaraan Kontrak
66
Aliran Proses – Penggantungan Kontrak

Jawab
1 Carian Kontrak • Carian dan pilih kontrak yang berkaitan yang ingin Pentadbir
Carian kontrak dibuat penggantungan Kontrak
2. Pilih item/ Agensi • Pilih item atau Agensi atau kedua-duanya yang ingin Pentadbir
yang akan di dibuat penggantungan Kontrak
gantung
Pilih item/ Agensi • Menyerahkan butiran penggantungan kepada Pelulus
untuk kelulusan Pentadbir
Kontrak
Semakan/ kemas kini
3. Semakan • Pelulus menerima butiran penggantungan daripada Pelulus Kontrak
maklumat
Penggantungan item/ Pentadbir Kontrak
Penggantungan Agensi
Tidak
butiran penggantungan untuk diteruskan proses
pesanan)
Ya

Pemenuhan Pemenuhan maklumat “Butiran Pemenuhan” terkini yang
(Bekalan dan disediakan oleh Pentadbir Kontrak dan Pelulus
Perkhidmatan) Kontrak
Langkah 1
Cari  Pilihan  Menggantung Kontrak
Proses Menggantung Kontrak hanya dibenarkan ke atas Pengurusan Kontrak

yang berstatus “Lengkap” sahaja.
68
Langkah 2
1. Pentadbir Kontrak memilih Tidak Aktif dan Tarikh Kuatkuasa serta Tarikh Tamat pada Butiran Item
atau Butiran Agensi yang hendak dibuat penggantungan.
2. Pentadbir Kontrak memilih Pelulus dan seterusnya menyerahkan kepada Pelulus untuk proses
kelulusan.
1a
1b
2
69
5(d).Penamatan Kontrak
70
Penamatan Kontrak
• PK5.1/Lampiran 5/7.7(7.7.1)
• Sesuatu kontrak boleh ditamatkan sekiranya berlaku kemungkiran di pihak
1. pembekal dalam melaksanakan tanggungjawab kontraknya.
• Remedi - Notis peringatan kepada Pembekal yang melanggar klausa

kontrak
2.
• Ditamatkan - Notis penamatan kepada Pembekal yang tidak mematuhi
Remedi
3.
• Penamatan Bersama - Notis penamatan yang dipersetujui bersama oleh

Agensi dan Pembekal
4
71
Aliran Proses – Penamatan Kontrak
Jawab
1 Carian Kontrak Carian kontrak • Carian dan pilih kontrak yang berkaitan Pentadbir
Kontrak
2. Pilih pilih • Pilih keputusan Penamatan sama ada ingin Pentadbir

keputusan Pilih keputusan menghantar notis Penamatan, Peringatan atau Kontrak
penamatan sama Penamatan Bersama
Penamatan
ada Penamatan, • Boleh memuat turun contoh notis Penamatan,
Peringatan atau Peringatan atau Penamatan Bersama
Penamatan • Memuat naik notis Penamatan, Peringatan atau
Bersama Penamatan Bersama ke dalam sistem
• Menyerahkan butiran penamatan kepada Pelulus
untuk kelulusan
3. Semakan Semakan/ kemas kini • Pelulus menerima butiran penamatan daripada Pelulus Kontrak
maklumat Penamatan Pentadbir Kontrak
Penamatan
Tidak butiran penamatan untuk diteruskan proses
pesanan)
Ya
A
Aliran Proses – Penamatan Kontrak - sambungan

ab
A
4. Penghantaran Penghantaran notis • Notis Penamatan, Peringatan atau Penamatan Pentadbir

notis Penamatan, secara manual dan Bersama di hantar kepada pembekal secara manual Kontrak
Peringatan atau mengunci masuk • Mengunci masuk maklumat penerimaan ke dalam
Penamatan maklumat penerimaan sistem
Bersama
Secara manual
Pemenuhan – Pemenuhan maklumat “Butiran Pemenuhan” terkini yang
Fulfilment disediakan oleh Pentadbir Kontrak dan Pelulus
(Bekalan dan Kontrak
Perkhidmatan)
Penamatan Kontrak
Langkah 1
Cari  Pilihan  Penamatan
Proses Penamatan hanya dibenarkan ke atas Pengurusan Kontrak yang

berstatus “Lengkap” sahaja. .
74
Penamatan Kontrak
Langkah
1. Pentadbir Kontrak memilih Keputusan Penamatan, Tarikh Keputusan dan menambah
klausa kontrak dan ketidakpatuhan ke atas klausa.
2. Pentadbir Kontrak memilih Pelulus dan seterusnya menyerahkan kepada Pelulus untuk
proses kelulusan.
1a 1b
1c
2
75
Penamatan Kontrak
Jenis-jenis Keputusan Penamatan:
Keputusan
Penamatan :
Remedi
Keputusan
Penamatan :
Ditamatkan
Keputusan
Penamatan :
Penamatan
Bersama
76
Penamatan Kontrak
Selepas kelulusan keputusan Penamatan, Pentadbir Kontrak perlu mencetak Notis
Penamatan untuk diserahkan kepada pembekal secara manual.
Langkah:
1. Pilih menu Senarai Tugasan  klik perihal yang berstatus “Menunggu Cetakan Notis
Penamatan”.
Klik pautan Notis Remedi

/Penamatan/Penamatan
Bersama untuk memuat turun
dan mencetak notis sebelum
diserahkan kepada pembekal Seterusnya, mengunci
masuk bahagian
Rekod Penyerahan
dan Penerimaan Notis
77
5(e).Permohonan/Penamatan
Pemfaktoran
[Pembekal]
78
Penyelenggaraan Kontrak
Permohonan/Penamatan Pemfaktoran
Permohonan Pemfaktoran adalah untuk

membolehkan Pembekal menghantar
pemberitahuan pemfaktoran kepada
Pentadbir Kontrak untuk memaklumkan
bahawa kontrak tersebut telah difaktorkan
kepada Syarikat Pemfaktoran.
Penamatan Pemfaktoran adalah untuk

membolehkan Pembekal menghantar
pemberitahuan pembatalan pemfaktoran
kepada Pentadbir Kontrak untuk
memaklumkan bahawa kontrak tersebut
tidak lagi difaktorkan..
Permohonan / Penamatan Pemfaktoran

pelru disahkan oleh Pentadbir Kontrak dan
diluluskan oleh Pelulus Kontrak
79
Aliran Proses – Permohonan/ Pengguguran Pemfaktoran
ab
1 Carian Kontrak Carian kontrak • Carian dan pilih kontrak yang berkaitan Pembekal
Kontrak
difaktor? Ya
Tidak
2. Permohonan • Jika kontrak belum difaktorkan : Pembekal

Pemfaktoran / Permohonan Pengguguran • Permohonan Pemfaktoran boleh dibuat.
Pengguguran Pemfaktoran Pemfaktoran • Muat naik perjanjian antara pembekal dan
Pemfaktoran syarikat pemfaktoran
• Jika kontrak telah difaktorkan :
• Permohonan pengguguran Pemfaktoran
boleh dibuat.
3. Pengesahan Pengesahan • Pengesahan permohonan pemfaktoran/ pengguguran Pentadbir
Pemfaktoran pemfaktoran Kontrak
permohonan
pemfaktoran Pelulus Kontrak

Pemenuhan – Pemenuhan maklumat pemfaktoran
Fulfilment
(Bekalan dan
Perkhidmatan)
Permohonan/Penamatan Pemfaktoran
Selepas pembekal menyerahkan permohonan/penamatan pemfaktoran, Pentadbir Kontrak
perlu mengesahkan permohonan tersebut.
Langkah:
1. Pilih menu Senarai Tugasan  klik perihal yang berstatus “Menunggu Pengesahan
Pemfaktoran”.
Klik butang Sahkan

dan tugasan akan
diserah kepada
Pelulus yang dipilih
Klik butang Pemberitahuan untuk kelulusan.
Mengenai Urusan Pemfaktoran
untuk memuat turun surat
Pemberitahuan Mengenai Urusan
Pemfaktoran untuk disemak.
81
5(f).Permohonan Perubahan
Akaun Bank
[Pembekal]
82
Aliran Proses – Kemas Kini Maklumat Bank
ab
1 Carian Kontrak • Carian dan pilih kontrak yang berkaitan Pembekal
Carian kontrak
2. Kemas kini • Pilih no akaun bank yang baru Pembekal

Maklumat Bank • Menyerahkan butiran kemas kini maklumat bank
Kemas kini kepada Pentadbir Kontrak
Maklumat Bank
3. Pengesahan • Mengesahkan permohonan kemas kini maklumat Pentadbir

kemas kini Pengesahan kemas kini bank Kontrak
maklumat bank maklumat bank

Pemenuhan – Pemenuhan maklumat “Butiran Pemenuhan” terkini yang
Fulfilment disediakan oleh Pentadbir Kontrak
(Bekalan dan
Perkhidmatan)
Permohonan Perubahan Akaun Bank
Selepas pembekal menyerahkan permohonan perubahan akaun bank, Pentadbir Kontrak
perlu mengesahkan permohonan tersebut.
Langkah:
1. Pilih menu Senarai Tugasan  klik perihal yang berstatus “Menunggu Pengesahan
Kemaskini Maklumat Bank”.
Pentadbir Kontrak
akan menyemak
butiran bank yang
berlaku perubahan dan
mengesahkan
perubahan tersebut
84
Soal Jawab

6.pengurusan Kontrak PDF

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

You might also like

6.pengurusan Kontrak PDF

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

6.pengurusan Kontrak PDF

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Modul

Objektif Peranan- Aliran Gambarajah

Pengguna di Agensi Pengguna Pembekal

Pentadbir Kontrak Pelulus Kontrak Urus Setia Pengguna

Agensi Agensi Agensi Pembekal

Urus Setia TUGAS-TUGAS

• Bertanggung jawab untuk mengunci masuk keputusan

• Membuat pindaan maklumat bank (jika perlu)

Pembekal • Membuat permohonan / pengguguran Syarikat

Kontrak Migrasi Kontrak Baharu

Kontrak yang Kontrak yang

Butiran Sedia pesanan

Carian Maklumat • Pentadbir Kontrak membuat carian dan memilih Pentadbir

• Pentadbir Kontrak akan membuat semakan dan Pentadbir

Bil Aktiviti Carta Aliran Tindakan Tanggungjaw

Bil Aktiviti Carta Aliran Tindakan Tanggungjawab

Sedia draf, kelulusan Semak/ pinda/ Tandatangan

Bil Aktiviti Carta Aliran Tindakan Tanggung

Bil Aktiviti Carta Aliran Tindakan Tanggungjaw

Bil Aktiviti Carta Aliran Tindakan Tanggungjawab

1. Bagi kontrak baharu, pilih menu Senarai Tugasan

1.Pengecualian Fi Perkhidmatan akan

1.Highlight ruangan ini untuk

1.Highlight ruangan ini untuk

Potongan yang boleh dimasukkan adalah

Bagi kontrak baharu, prefix bagi no. dokumen adalah seperti

1. Apabila tugasan berjaya diserahkan, Pelulus akan menyemak Draf Perjanjian.

Kemaskini Maklumat Pemenuhan/ Pindaan

Pindaan Kontrak Dengan Kontrak Tambahan Perubahan Akaun Bank

Penggantungan Kontrak (Item & Agensi)

i.) Notis Remedi

• Pindaan Tanpa Kontrak Tambahan adalah pindaan kontrak

• Agensi boleh membuat pindaan dengan membuat carian

Bil Aktiviti Carta Aliran Tindakan Tanggung

2. Kemas kini / • Kemas kini/ pinda Maklumat Pemenuhan berkaitan Pentadbir

4. Proses Pemenuhan • Menyediakan Pesanan Kontrak berdasarkan Peminta

• Pindaan Dengan Kontrak Tambahan memerlukan perjanjian tambahan

• Pindaan yang memerlukan kontrak tambahan

4. kontrak, perubahan klausa, perubahan harga

• Agensi boleh memilih membuat pindaan

Bil Aktiviti Carta Aliran Tindakan Tanggung

Bil Aktiviti Carta Aliran Tindakan Tanggung

4. Pilihan Pihak Kementerian • Tindakan seterusnya adalah berdasarkan pilihan Sistem eP

8. Pengesahkan Pengesahan • Pengesahan penerimaan Surat Berkaitan Kontrak Pembekal

9. Penyediaan Penyediaan Pentadbir

Syarat-syarat perubahan kontrak dan

Apabila Perubahan Kuantiti dipilih, secara automatik sistem akan

Pindaan Dengan Kontrak Tambahan hendaklah diluluskan oleh Pelulus Kontrak

Pentadbir Kontrak memperoleh keputusan (Lulus/Tolak) PBM Kementerian Kewangan

• Penggantungan Kontrak adalah proses untuk

• Agensi boleh memilih membuat

Bil Aktiviti Carta Aliran Tindakan Tanggung

4. Proses • Menyediakan Pesanan Kontrak berdasarkan Peminta

Proses Menggantung Kontrak hanya dibenarkan ke atas Pengurusan Kontrak

• Remedi - Notis peringatan kepada Pembekal yang melanggar klausa

• Penamatan Bersama - Notis penamatan yang dipersetujui bersama oleh

2. Pilih pilih • Pilih keputusan Penamatan sama ada ingin Pentadbir

Bil Aktiviti Carta Aliran Tindakan Tanggungjaw