Penyelia Asrama

LOGO SEKOLAH
FAIL MEJA
JAWATAN DAN GRED :
NAMA SEKOLAH
NAMA AGENSI :
ALAMAT :
NO.TELEFON :
NO.FAKS :
EMEL :
ISI KANDUNGAN
BIL TAJUK MUKA

SURAT
Kulit
Isi Kandungan
1.0 Maklumat Pegawai
2.0 Latar Belakang Sekolah
3.0 Visi dan Misi Sekolah /Asrama
4.0 Objektif Sekolah / Asrama
5.0 Carta Organisasi Sekolah
6.0 Carta Organisasi Asrama
7.0 Carta Organisasi Exco Asrama
8.0 Perincian Senarai Tugas
9.0 Senarai Tugas, Kuasa dan Hubungan Pegawai
10.0 Proses Kerja Utama, Carta Aliran & Senarai Semak
10.1 Pendaftaran Dan Kemasukan Murid

10.2 Pengurusan Bilik-Bilik Khas
10.3 Pengurusan Sistem Maklumat Asrama (SMA)
10.4 Pengurusan Aset Dan Inventori
10.5 Pengurusan Kewangan Asrama
10.6 Pengurusan Buku Tunai Asrama
10.7 Pengurusan Pembelian
10.8 Pengurusan Pembayaran
10.9 Pengurusan Pelupusan Aset
10.10 Pengurusan Yuran Asrama
10.11 Pengurusan Kontrak Bekalan Bermasak
10.12 Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan
Keselamatan
10.13 Pegurusan Kesihatan
10.14 Pengurusan Penyelenggaraan Bangunan /
Peralatan
11.0 Norma Kerja

12.0 Senarai Undang-undang / Peraturan
13.0 Pekeliling Perbendaharaan dan Perkhidmatan
14.0 Senarai Borang Yang Digunakan
15.0 Senarai Tugas Harian
KANDUGAN FAIL MEJA
Objektif
Jabatan/Pejabat
Senarai Tugas Objektif
Harian Bahagian/Unit
Norma Kerja
Carta Organisasi
Jabatan/Pejabat
Senarai Borang-Borang Carta Organisasi

Yang Digunakan Kedudukan Pegawai
FAIL
Senarai Jawatankuasa MEJA
Yang Dianggotai Senarai Tugas/Kuasa
Dan Hubungan
Senarai Undang- Peraturan-Peraturan

Undang/Peraturan Pentadbiran
Senarai
Semak/Checklist Proses Kerja
Carta Aliran Kerja

1.0 MAKLUMAT PEGAWAI PENYELIA ASRAMA
NAMA
JAWATAN HAKIKI
GRED JAWATAN
BAHAGIAN / UNIT
TARIKH LANTIKAN
KE JAWATAN
SEKARANG
2.0 LATAR BELAKANG SEKOLAH
3.O VISI DAN MISI SEKOLAH (ASRAMA)
VISI SEKOLAH
MISI SEKOLAH
4.0 OBJEKTIF SEKOLAH
5.0 Carta Organisasi Sekolah
6.0 Carta Organisasi Asrama
7.0 Carta Organisasi Exco Asrama
PENGETUA /
GURU BESAR
PK
HEM
KETUA
WARDEN
KETUA PENYELIA WARDEN PEMBANTU

PENYELIA PENGURUSAN
MURID
EXCO EXCO EXCO EXCO EXCO

PEMBANGUNAN PEMBANGUNAN PEMBANGUNAN PEMBANGUNAN PEMBANGUNAN
AKADEMIK SAHSIAH KOKURIKULUM TEKNOLOGI PATRIOTISME
MURID ASRAMA
8.0 PERINCIAN SENARAI TUGAS
PENYELIA ASRAMA
1. PENDAFTARAN DAN KEMASUKAN MURID
Menjadi ahli mesyuarat bagi menentukan kriteria kemasukan murid
ke asrama.
Menyediakan Borang Kemasukan ke asrama (Lampiran 1).
Menerima senarai penempatan murid baru daripada Pengetua/PK
HEM.
Menghantar Borang Kemasukan Asrama kepada murid baru dan
memberi borang tawaran semula kepada murid lama.
Menerima borang kemasukan asrama yang telah dilengkapkan untuk
proses pemilihan dan simpanan rekod.
Menganggotai jawatankuasa pemilihan murid masuk asrama.
Menyediakan senarai nama murid yang diterima dan
ditolak.(lampiran 2, lampiran 3).
Menentukan bilangan dorm dan peralatan yang diperlukan mengikut
jumlah murid yang ditetapkan.
Menguruskan penempatan murid di dorm-dorm yang telah
ditetapkan.
Memberi senarai inventori (KEW-PA 7) kepada ketua dorm untuk
ditandatangani.
2. PENGURUSAN BILIK-BILIK KHAS
Menentukan peruntukan bilik yang diperlukan.
Memastikan perabot dan peralatan mencukupi.
Menyediakan senarai inventori (KEW-PA 7), Carta Organisasi Exco
Bilik dan senarai tugas serta pelan kebakaran.
Memastikan tahap kebersihan bilik-bilik yang ditentukan.
3. PENGURUSAN SISTEM MAKLUMAT ASRAMA (SMA)
Mengemaskini fail-fail maklumat murid untuk rujukan.
Memasukkan data murid.
Mengemaskini data murid dari masa ke semasa.
Menghantar data kepada JU pada tarikh yang ditetapkan bersama
dengan Lampiran Pengesahan yang telah disahkan oleh
Pengetua/Guru Besar.
4. PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI
Menjadi AJK Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK).
Menerima bekalan daripada Pegawai Aset bersama dengan Sijil
Akuan Penerimaan (SAP).
Melabel bekalan mengikut nombor siri yang telah ditetapkan oleh
Pegawai Aset semasa menempatkan peralatan di asrama.
Menyediakan Borang KEW.PA 7 mengikut lokasi yang ditetapkan di
asrama dalam dua salinan.

5. PENGURUSAN KEWANGAN ASRAMA
Menganggotai jawatankuasa pengurusan kewangan sekolah/asrama.
Mendapatkan Surat Penurunan Kuasa mengurus kewangan asrama
dari Pengetua/Guru Besar.
Menyediakan cadangan anggaran belanja mengurus (LPBT, Bantuan
Makanan Asrama,Yuran Makan, WLMA dan Pelbagai).
Menyediakan kertas kerja (lampiran 4) cadangan aktiviti/program
asrama.
Mendapatkan kelulusan di dalam mesyuarat AJK kewangan.
Menghantar permohonan pembelian (Nota Minta) untuk kelulusan
Mengurus pembelian dan bekalan keperluan asrama.
Menyimpan rekod kewangan dengan baik.
6. PENGURUSAN BUKU TUNAI
Mendapatkan Buku Tunai Asrama, Buku Cek, Buku Resit Pejabat,
Buku Subsidiari dan Daftar Bil.
Merekodkan baki tahunan terdahulu dalam Buku Tunai.
Merekod Buku Tunai, Buku Cek, Buku Resit Pejabat, Buku
Subsidiari dan Daftar Bil berdasarkan urusniaga yang dibuat.
Membuat imbangan di akhir setiap bulan.
Membuat Penyesuaian Bank dan Patskom.
Menghantar untuk semakan dan tandatangan Juruaudit Dalaman.
Mendapatkan perakuan pengesahan daripada Pengetua/Guru Besar.
Menyimpan Buku Tunai di dalam almari berkunci.

7. PENGURUSAN PEMBELIAN
Memastikan tahap stok.
Menentukan kaedah pembelian.(pembelian terus atau secara
sebutharga).
Mendapatkan sebutharga dari beberapa syarikat untuk perbandingan
harga dan kualiti barang.
Menyediakan Nota Minta dan mendapatkan kelulusan Pengetua.
Menyediakan Borang Pesanan dan serahkan kepada pembekal.
Menerima dan menyemak barang yang diterima serta
menandatangani pada invois.
Menyerahkan barang-barang yang dibeli kepada Pegawai Aset untuk
direkod ke dalam Buku Stok /Harta Modal /Inventori.
8. PENGURUSAN PEMBAYARAN
Menerima bil dari pembekal dan memastikan Borang Pesanan Asal
disertakan bersama bil.
Merekod bil ke dalam Buku Daftar Bil.
Menyediakan baucer dan cek bayaran.
Merekod dalam Buku Tunai.
Menghantar untuk semakan oleh Pengetua/Guru Besar.
Mendapatkan pengesahan dan tandatangan Pengetua/Guru Besar.
Menyerahkan cek kepada pembekal dan mendapatkan resit
pembayaran.
9. PENGURUSAN PELUPUSAN ASET
Memastikan semua barang-barang untuk pelupusan mempunyai kad
daftar inventori dan harta modal.
Mendapatkan Borang Kew.PA 15 daripada Pegawai Aset.
Mengisi Borang Kew.PA-17 dan mendapat pengesahan dua orang
wakil lembaga pemeriksa aset sekolah.
Menghantar Borang Kew.PA 17 dan Kew.PA 15 ke Unit Am
JPNM/Bahagian SBP/Bahagian Teknik bagi mendapatkan kelulusan
pelupusan.
Melupuskan barang mengikut laporan dan cadangan yang disyorkan
pada borang Kew.PA-17.
Mengisi Sijil Pelupusan barang (Kew.PA-19) dan mendapatkan
pengesahan pengetua.
Menghantar hasil jualan kepada Perbendaharaan Negara.
Mendapatkan resit dari Perbendaharaan.
Mengemaskini stok dan membuat catatan seperti yang disyorkan.
10. PENGURUSAN YURAN ASRAMA
10.1 Menentukan jenis kutipan dalam mesyuarat jawatankuasa

kewangan asrama.
10.2 Memohon untuk kelulusan dari Unit Pendaftaran Sekolah

JPNM untuk tahun hadapan.
10.3 Menerima surat kelulusan/kuasa mengutip yuran.
10.4 Mendapatkan Buku Resit mengikut keperluan dan mendaftar

dalam Buku Daftar Resit.
10.5 Menerima kutipan yuran dan mengeluarkan resit murid.

10.6 Menyerahkan kutipan yuran kepada Pembantu Tadbir
Kewangan dan mendapatkan resit pejabat.
10.7 Memberi laporan kepada Pengetua.
10.8 Menghantar surat peringatan kepada ibu bapa murid yang

tidak menjelaskan yuran.
10.9 Menyimpan Buku Resit Murid dan mengemaskini rekod.
11. PENGURUSAN KONTRAK BEKALAN MAKANAN BERMASAK
11.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada JPNM.
11.2 Memastikan semua dokumen berkaitan sebelum kontrak

bermula.
11.3 Menyediakan senarai peralatan dapur untuk diserahkan

kepada kontraktor yang baru dilantik.(lampiran 5).
11.4 Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan

kontraktor.
11.5 Mempamerkan senarai bahan kering (Lampiran G) pada stor

bahan kering.
11.6 Memeriksa bahan-bahan kering dibekalkan mengikut senarai

lampiran G dan mencukupi untuk tiga hari bekalan.
11.7 Menyediakan Borang Pesanan (Format 8).48 jam sebelum

sajian.
11.8 Memeriksa spesifikasi bahan mentah basah dari segi kuantiti

dan kualiti setiap hari.
11.9 Proses penyediaan makanan bermula.
11.10 Menilai mutu masakan.
11.11 Menyediakan Laporan Harian (Format 1) dan Laporan Kendiri

Dewan Makan.
11.12 Memastikan pembersihan dilakukan selepas dua jam dari

waktu sajian.
11.13 Menghantar laporan bulanan ke JPNM (Format 2).
11.14 Menghantar laporan (Format 3) ke KPM/JPNM tiga bulan

sekali.
11.15 Menyemak peralatan yang dikembalikan oleh Kontraktor

kepada Sekolah.
11.16 Menyediakan Surat Pengesahan Pelepasan Deposit Cagaran

Syarikat setelah kontraktor membaiki kerosakan peralatan
dapur dan juga menjelaskan bil-bil yang tertunggak (Format
20) apabila kontrak tamat.
12. PENGURUSAN KONTRAK PEMBERSIHAN / KAWALAN

KESELAMATAN
12.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada Syarikat.
12.2 Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan

kontraktor.
12.3 Mendapatkan senarai dan skop kerja sebelum kontrak

bermula.
12.4 Menyediakan senarai maklumat pekerja.
12.5 Mendapatkan perjanjian kontrak daripada JPNM.
12.6 Memastikan kerja-kerja dijalankan mengikut jadual yang

ditetapkan.
12.7 Memastikan pekerja-pekerja mematuhi peraturan dan

undang-undang Syarikat.
12.8 Menyediakan laporan prestasi Syarikat.

13. PENGURUSAN KESIHATAN
12.1 Menerima laporan.

12.2 Menjalankan pemeriksaan dan rawatan awal.
12.3 Menyediakan borang rawatan.
12.4 Mengiringi murid ke klinik semasa ketiadaan warden.
12.5 Memaklumkan kepada penjaga / pentadbir sekiranya murid
dimasukkan ke wad.
12.6 Membawa pulang murid dari wad ke asrama semasa
ketiadaan warden.
12.7 Menguruskan kemasukkan murid ke bilik sakit sekiranya
mendapat cuti sakit.
14. PENGURUSAN PENYELENGGARAAN BANGUNAN DAN

PERALATAN
14.1 Menyediakan borang / buku laporan kerosakkan.

14.2 Menerima aduan kerosakkan daripada ketua dorm asrama.
14.3 Membuat pemeriksaan susulan bagi mengetahui jenis
kerosakkan.
14.4 Menyenaraikan jenis-jenis kerosakkan.
14.5 Melaporkan kerosakkan kepada Pengetua/Guru Besar jika
kerosakan besar laporan akan dihantar ke PPD / JPNM /
Bahagian SBP dan Teknik.
14.6 Memastikan kerja-kerja penyelenggaraan dilaksanakan.
14.7 Memaklumkan kepada Pengetua/Guru Besar setelah kerja
siap dengan sempurna
9.0SENARAI TUGAS DAN KUASA PENYELIA ASRAMA
SERTA HUBUNGAN DENGAN PEGAWAI LAIN
Tugas Pegawai Atasan Tugas dan Tanggungjawab Kuasa yang Diberi Tugas Pegawai
Yang Ada Hubungan Lain Yang Ada
Hubungan
1. PENDAFTARAN DAN KEMASUKAN MURID
Pengetua 1.1 Menjadi ahli mesyuarat bagi menentukan Menentukan bilik- Pembantu Am
PK HEM kriteria kemasukan murid ke asrama bilik dorm Rendah
1.2 Menyediakan Borang Kemasukan ke asrama Warden
PK HEM (Lampiran 1) Pembantu Am
Ketua Warden 1.3 Menerima senarai penempatan murid baru Rendah
daripada Pengetua/PK HEM.
1.4 Menghantar borang kemasukan asrama kepada
murid baru dan memberi borang tawaran
semula kepada murid lama.
1.5 Menerima borang Kemasukan ke asrama yang
telah lengkap untuk proses pemilihan dan
simpanan rekod.
1.6 Menganggotai jawatankuasa pemilihan murid
masuk asrama
1.7 Menyedia senarai nama murid yang diterima dan
ditolak.
1.8 Menentukan bilangan dorm dan peralatan yang

diperlukan mengikut jumlah murid yang
ditetapkan.
1.9. Mengurus penempatan murid di dorm-dorm
yang telah ditetapkan.
1.10. Memberi senarai Inventori (Kew PA 7) kepada
ketua dorm untuk ditandatangani.
2. PENGURUSAN BILIK-BILIK KHAS

2.1 Menentukan peruntukan bilik yang diperlukan Menentukan bilik- Pekerja swasta
2.2 Memastikan perabot dan peralatan mencukupi bilik pembersihan
2.3 Menyediakan Senarai Inventori (KEW PA7) ,
carta organisasi, Exco bilik , senarai tugas dan
plan kebakaran
2.4 Memastikan tahap kebersihan bilik-bilik yang
ditentukan.
3. PENGURUSAN SISTEM MAKLUMAT ASRAMA

PENGETUA (SMA)
GPK HEM 3.1 Merujuk fail-fail maklumat murid. SU Peperiksaan
GPK KOKO 3.2 Memasukkan data murid SU Sukan
GPK PENTADBIRAN 3.3 Mengemaskini data murid dari masa ke semasa. Guru Disiplin
3.4 Menghantar data kepada JU pada tarikh yang Warden
ditetapkan bersama dengan Lampiran
Pengesahan yang telah disahkan oleh
Pengetua/Gurubesar.
4. PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI
4.1 Menjadi AJK Pengurusan Aset Alih Kerajaan

(JKPAK)
4.2 Menerima bekalan daripada Pegawai Aset
bersama Sijil Akuan Penerimaan (SAP)
4.3 Melabel bekalan mengikut nombor siri yang
telah ditetapkan oleh Pegawai Aset semasa
menempatkan peralatan asrama.
4.4 Menyediakan Borang KEW.PA 7 mengikut
lokasi yang ditetapkan di asrama dalam dua
salinan.
Pengetua 5. PENGURUSAN KEWANGAN ASRAMA

PK HEM 1. Menyemak Ketua Warden
5.1 Menganggotai jawatankuasa pengurusan Buku Tunai Ketua Pembantu
kewangan sekolah/asrama. Tadbir
2. Menentukan
5.2 Mendapatkan Surat Penurunan Kuasa perancangan
mengurus kewangan asrama dari / aktiviiti
Pengetua/Guru Besar. yang
diperlukan
5.3 Menyediakan cadangan anggaran belanja
mengurus (LPBT, Bantuan Makanan
Asrama,Yuran Makan, WLMA dan Pelbagai).
5.4 Menyediakan kertas kerja (lampiran 4)

cadangan aktiviti/program asrama.
5.5 Mendapatkan kelulusan di dalam mesyuarat
AJK kewangan.
5.6 Menghantar permohonan pembelian (Nota

Minta) untuk kelulusan Pengetua/Guru
Besar.
5.7 Mengurus pembelian dan bekalan keperluan

asrama.
5.8 Menyimpan rekod kewangan dengan baik.
1.Pengetua 6. PENGURUSAN BUKU TUNAI 1.Menentukan Audit Dalaman

2.GPK HEM perbelanjaan (Pemeriksa Kira-
3.GPK Pentadbiran 6.1 Mendapatkan Buku Tunai Asrama, Buku Cek, mengikut kira)
Buku Resit Pejabat, Buku Subsidiari dan peruntukan
Daftar Bil. 2.Menyimpan
Buku Tunai
6.2 Merekodkan baki tahunan terdahulu dalam ditempat yang
Buku Tunai. berkunci
6.3 Merekod Buku Tunai, Buku Cek, Buku Resit
Pejabat, Buku Subsidiari dan Daftar Bil
berdasarkan urusniaga yang dibuat.
6.4 Membuat imbangan di akhir setiap bulan.
6.5 Membuat Penyesuaian Bank dan Patskom.
6.6 Mendapatkan pengesahan dan tandatangan

6.7 daripada Pengetua/Guru Besar.
6.8 Menyimpan Buku Tunai di dalam almari
berkunci.
7. PENGURUSAN PEMBELIAN
7.1. Memastikan tahap stok.
7.2. Menentukan kaedah pembelian.(pembelian

terus atau secara sebutharga).
7.3. Mendapatkan sebutharga dari beberapa

syarikat untuk perbandingan harga dan
kualiti barang.
7.4. Menyediakan Nota Minta dan mendapatkan
kelulusan Pengetua.
7.5. Menyediakan Borang Pesanan dan serahkan

kepada pembekal.
7.6. Menerima dan menyemak barang yang

diterima serta menandatangani pada invois.
7.7. Menyerahkan barang-barang yang dibeli

kepada Pegawai Aset untuk direkod ke dalam
Buku Stok /Harta Modal /Inventori.
8. PENGURUSAN PEMBAYARAN
8.1. Menerima bil dari pembekal dan memastikan
Borang Pesanan Asal disertakan bersama bil.
8.2. Merekod bil ke dalam Buku Daftar Bil.
8.3. Menyediakan baucer dan cek bayaran.
8.4. Merekod dalam Buku Tunai.
8.5. Menghantar untuk semakan oleh

8.6. Mendapatkan pengesahan dan tandatangan

8.7. Menyerahkan cek kepada pembekal dan

mendapatkan resit pembayaran.
9. PENGURUSAN PELUPUSAN ASET
9.1 Memastikan semua barang-barang untuk

pelupusan mempunyai kad daftar inventori dan
harta modal.
9.2 Mendapatkan Borang Kew.PA 15 daripada

Pegawai Aset.
9.3 Mengisi Borang Kew.PA-17 dan mendapat

pengesahan dua orang wakil lembaga pemeriksa
aset sekolah.
9.4 Menghantar Borang Kew.PA 17 dan Kew.PA 15
ke Unit Am JPNM/Bahagian SBP/Bahagian
Teknik bagi mendapatkan kelulusan
pelupusan.
9.5 Melupuskan barang mengikut laporan dan

cadangan yang disyorkan pada borang
Kew.PA-17.
9.6 Mengisi Sijil Pelupusan barang (Kew.PA-19) dan

mendapatkan pengesahan pengetua.
9.7 Menghantar hasil jualan kepada

Perbendaharaan Negara.
9.8 Mendapatkan resit dari Perbendaharaan.
9.9 Mengemaskini stok dan membuat catatan

seperti yang disyorkan.
10. PENGURUSAN YURAN ASRAMA
10.1 Menentukan jenis kutipan dalam mesyuarat

jawatankuasa kewangan asrama.
10.2 Memohon untuk kelulusan dari Unit

Pendaftaran Sekolah JPNM untuk tahun
hadapan.
10.3 Menerima surat kelulusan/kuasa mengutip
yuran.
10.4 Mendapatkan Buku Resit mengikut keperluan

dan mendaftar dalam Buku Daftar Resit.
10.5 Menerima kutipan yuran dan mengeluarkan

resit murid.
10.6 Menyerahkan kutipan yuran kepada Pembantu

Tadbir Kewangan dan mendapatkan resit
pejabat.
10.7 Memberi laporan kepada Pengetua.
10.8 Menghantar surat peringatan kepada ibu bapa

murid yang tidak menjelaskan yuran.
10.9 Menyimpan Buku Resit Murid dan

mengemaskini rekod.
11. PENGURUSAN KONTRAK BEKALAN

MAKANAN BERMASAK
11.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada

JPNM.
11.2 Memastikan semua dokumen berkaitan

sebelum kontrak bermula.
11.3 Menyediakan senarai peralatan dapur untuk
diserahkan kepada kontraktor yang baru
dilantik.(lampiran 5).
11.4 Menganggotai mesyuarat pihak sekolah

bersama dengan kontraktor.
11.5 Mempamerkan senarai bahan kering

(Lampiran G) pada stor bahan kering.
11.6 Memeriksa bahan-bahan kering dibekalkan

mengikut senarai lampiran G dan mencukupi
untuk tiga hari bekalan.
11.7 Menyediakan Borang Pesanan (Format 8).48

jam sebelum sajian.
11.8 Memeriksa spesifikasi bahan mentah basah

dari segi kuantiti dan kualiti setiap hari.
11.9 Proses penyediaan makanan bermula.
11.10 Menilai mutu masakan.
11.11 Menyediakan Laporan Harian (Format 1) dan

Laporan Kendiri Dewan Makan.
11.12 Memastikan pembersihan dilakukan selepas

dua jam dari waktu sajian.
11.13 Menghantar laporan bulanan ke JPNM
(Format 2).
11.14 Menghantar laporan (Format 3) ke KPM/JPNM

tiga bulan sekali.
12. PENGURUSAN PEMBERSIHAN / KAWALAN

KESELAMATAN
12.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada

Syarikat.
12.2 Menganggotai mesyuarat pihak sekolah

bersama dengan kontraktor.
12.3 Mendapatkan senarai dan skop kerja sebelum

kontrak bermula.
12.4 Menyediakan senarai maklumat pekerja.

12.5 Mendapatkan perjanjian kontrak daripada
JPNM.
12.6 Memastikan kerja-kerja dijalankan mengikut

jadual yang ditetapkan.
12.7 Memastikan pekerja-pekerja mematuhi

peraturan dan undang-undang Syarikat.
12.8 Menyediakan laporan prestasi Syarikat.
13. PENGURUSAN KESIHATAN
13.1 Menerima laporan.
13.2 Menjalankan pemeriksaan dan rawatan

awal.
13.3 Menyediakan borang rawatan.
13.4 Mengiringi murid ke klinik semasa

ketiadaan warden.
13.5 Memaklumkan kepada penjaga / pentadbir

sekiranya murid dimasukkan ke wad.
13.6 Membawa pulang murid dari wad ke asrama
semasa ketiadaan warden.
13.7 Menguruskan kemasukkan murid ke bilik

sakit sekiranya mendapat cuti Sakit.
14 PENGURUSAN PENYELENGGARAAN
BANGUNAN/PERALATAN
Menyediakan borang / buku laporan kerosakkan.
14.1 Menerima aduan kerosakkan daripada

ketua dorm asrama.
14.2 Membuat pemeriksaan susulan bagi

mengetahui jenis kerosakkan.
14.3 Menyenaraikan jenis-jenis kerosakkan.
14.4 Melaporkan kerosakkan kepada

Pengetua/Guru Besar jika kerosakan besar
laporan akan dihantar ke PPD / JPNM /
Bahagian SBP dan Teknik.
14.5 Memastikan kerja-kerja penyelenggaraan

dilaksanakan.
14.6 Memaklumkan kepada Pengetua/Guru

Besar setelah kerja siap dengan sempurna.
10.0 Proses Kerja Utama
10.1 Aktiviti Pendaftaran Dan Kemasukan Murid
Proses Kerja Pegawai Yang Seksyen

Bertanggungjawab Undang-
Undang /
Peraturan
1. Menjadi ahli mesyuarat bagi Ketua Warden
menentukan kriteria kemasukan
murid ke asrama.
2. Menyediakan borang
kemasukan ke asrama (Lampiran Penyelia Asrama
1).
3. Menerima senarai penempatan

murid baru daripada Pengetua / Warden
PK HEM.
4. Menghantar Borang Kemasukan

Asrama kepada murid baru dan
memberi borang tawaran semula Ketua Warden
kepada murid lama.
5. Menerima borang kemasukan

asrama yang telah dilengkapkan
untuk proses pemilihan dan Ketua Warden
simpanan rekod.
6. Menganggotai jawatankuasa
pemilihan murid masuk asrama Penyelia asrama
7. Memproses Borang Permohonan Penyelia Asrama
8. Menentukan bilangan dorm dan

peralatan mengikut jumlah murid Ketua warden
yang ditetapkan.
9.
10.Menguruskan penempatan murid Warden
di dorm-dorm yang telah
ditetapkan.
10. Memberi senarai inventori Warden KEW-PA 7

(KEW-PA 7) kepada ketua dorm
untuk ditandatangani.
10.0 Carta Aliran Kerja

MULA
Mengadakan mesyuarat pengurusan

asrama kemasukan murid
Menyediakan borang tawaran

kemasukan murid
Mengagihkan borang permohonan
tidak
Mengisi semua borang Lengkap ?
Ya
Memberi surat tawaran kepada murid
yang berjaya
Mengumpul dokumen peribadi murid

asrama yang tinggal di asrama
Menentukan bilik penginapan pelajar
Mengedarkan senarai inventori kepada

murid asrama
Pelajar menerima peralatan dan

menandatangani borang inventori
Penghuni dibawa ke bilik oleh pengawas
asrama / warden/ penyelia asrama
TAMA
T
10.0 Senarai Semak

Bil Tindakan Tanda (√ ) Catatan
1. Menjadi ahli mesyuarat bagi

menentukan kriteria kemasukan
murid ke asrama.
2. Menyediakan borang
kemasukan ke asrama
(Lampiran 1).
3. Menerima senarai penempatan

murid baru daripada Pengetua /
PK HEM.
4. Menghantar Borang Kemasukan

Asrama kepada murid baru dan
memberi borang tawaran semula
kepada murid lama.
pemilihan murid masuk asrama
pemilihan murid masuk asrama
7. Memproses Borang Permohonan
8. Menentukan bilangan dorm dan

peralatan mengikut jumlah
murid yang ditetapkan.
9. Menguruskan penempatan
murid di dorm-dorm yang
telah ditetapkan.
10. Memberi senarai inventori


10.2 Aktiviti Pengurusan Bilik-Bilik Khas
Proses Kerja Pegawai Yang Seksyen Undang-

Bertanggungjawab Undang/Peraturan
1. Menentukan Penyelia Asrama

peruntukan bilik yang
diperlukan.
2. Memastikan perabot Ketua

dan peralatan Waden/Warden
mencukupi.
3. Menyediakan senarai
inventori (KEW-PA 7),
Carta Organisasi Exco Warden
Bilik dan senarai
tugas serta pelan
kebakaran.
4. Memastikan tahap
kebersihan bilik-bilik Warden
yang ditentukan.
MULA
Mengenalpasti bilik yang diperlukan
Melengkapkan perabot dan alat kelengkapan
Mengumpul dan menyimpan rekod pelajar
Menyelia kebersihan, keceriaan dan susunan peralatan

serta perabot bilik khas
Membersihkan, menyusun dan

menceriakan semula Puas Hati?
Menyelia bilik dari masa ke semasa
MULA
10.0 Senarai Semak
1. Memberi senarai inventori

2. Memastikan perabot dan

peralatan mencukupi.
3. Memastikan tahap kebersihan

bilik-bilik yang ditentukan
4. Menyediakan senarai inventori

(KEW-PA7), carta organisasi
exco bilik, senarai tugas dan
pelan kebakaran
10.3 Aktiviti Pengurusan Sistem Maklumat Asrama
(SMA)
Pegawai Yang
Seksyen Undang-
Proses kerja Meluluskan /
Undang / Peraturan
Dirujuk
1. Merujuk fail-fail maklumat Penyelia Asrama
murid
2. Memasukkan data murid Penyelia Asrama
3. Mengemaskini data murid dari Penyelia asrama

masa ke semasa.
4. Menghantar data kepada JU

pada tarikh yang ditetapkan JU SMA
bersama dengan Lampiran
Pengesahan yang telah
disahkan oleh Pengetua /
Guru Besar
(SMA)
MULA
Menyediakan maklumat individu murid dan

mengasingkan mengikut tingkatan
Mendapatkan
maklumat dari
sumber lain Memasukkan data
Mengemaskini data
Menghantar data kepada JU pada tarikh

yang ditetapkan (Jan, Julai & Oktober)
TAMAT
10.0 Senarai Semak
(SMA)
1. Menyediakan maklumat individu
2. Memasukkan data pelajar
3. Mengemaskini data pelajar
4. Menghantar data kepada JU

10.4 Aktiviti Pengurusan Aset Dan Inventori
Pegawai Yang Seksyen Undang-
Proses Kerja
Meluluskan/Dirujuk Undang / Peraturan
1. Menjadi AJK
Pengetua
Pengurusan Aset Alih
Kerajaan (JKPAK).
2. Menerima bekalan Penyelia Asrama

daripada Pegawai Aset
bersama dengan Sijil
Akuan Penerimaan
(SAP).
3. Melabel bekalan Pegawai Aset

mengikut nombor siri
yang telah ditetapkan
oleh Pegawai Aset
semasa menempatkan
peralatan di asrama
yang telah ditetapkan.
4. Menyediakan Borang Pengawai Aset /

KEW.PA 7 mengikut Penyelia Asrama
lokasi yang ditetapkan
di asrama dalam dua
salinan.

MULA
Memastikan Penyelia Asrama
terlibat didalam AJK PAK
Memastikan pegawai aset masih

dalam tempoh sah laku
Menerima bekalan daripada

Pegawai Aset
Melabelkan peralatan mengikut no.siri yang

ditetapkan
Memastikan Penyelia Asrama terlibat

didalam AJK PAK
TAMAT
10.0 Senarai Semak


1. Menjadi AJK Pengurusan Aset
Alih Kerajaan (JKPAK).
2. Menerima bekalan daripada

Pegawai Aset bersama dengan
Sijil Akuan Penerimaan (SAP).
3. Melabel bekalan mengikut

nombor siri yang telah
ditetapkan oleh Pegawai Aset
semasa menempatkan peralatan
di asrama.
4. Menyediakan Borang KEW.PA 7

mengikut lokasi yang ditetapkan
di asrama dalam dua salinan.

10.5 Aktiviti Pengurusan Kewangan Asrama
Pegawai Yang Seksyen Undang-

Proses kerja
Meluluskan / Dirujuk Undang / Peraturan
1. Menganggotai jawatankuasa Pengetua
pengurusan kewangan
sekolah / asrama.
2. Mendapatkan Surat
Penurunan Kuasa mengurus Pengetua
kewangan asrama dari
Pengetua / Guru Besar.
3. Menyediakan cadangan
anggaran belanja mengurus
(LPBT, Bantuan Makanan Penyelia asrama /
Asrama (BMA), Yuran Warden
Makan, WLMA, dan
Pelbagai.
4. Menyediakan kertas kerja

(Lampiran 4) cadangan
aktiviti / program asrama. Warden
5. Mendapat kelulusan Pengetua

didalam mesyuarat AJK
kewangan.
6. Menghantar permohonan
pembelian (Nota Minta) Pengetua
untuk kelulusan Pengetua /
Guru Besar.
7. Mengurus pembelian dan Penyelia Asrama

bekalan keperluan asrama.
8. Menyimpan rekod kewangan Penyelia Asrama

dengan baik.

MULA
Menganggotai jawatankuasa pengurusan
sekolah
Mendapatkan surat penurunan kuasa
Menyediakan cadangan anggaran belanja mengurus

LPBT,BMA,Yuran Makan,WLMA dan Pelbagai.
Menyediakan kertas kerja cadangan

aktiviti / program.
Tidak Mendapat kelulusan ?
Ya
Menghantar permohonan pembelian (nota minta) untuk

kelulusan kepada Pengetua.
Mengurus pembelian dan bekalan
Menyimpan rekod
TAMAT
10.0 Senarai Semak


pengurusan kewangan
sekolah/asrama
Mendapatkan Surat Kuasa

2. mengurus kewangan asrama
dari Pengetua/Guru Besar
3. Menyediakan cadangan
anggaran belanja LPBT,
Bantuan Makanan,Yuran
Makan,WALMA dan Pelbagai
4. Menyediakan kertas kerja

(Lampiran 4) cadangan
aktiviti/program asrama
5. Mendapatkan kelulusan di
dalam mesyuarat AJK
Kewangan
Menghantar permohonan
6. pembelian (Nota Minta) untuk
kelulusan Pengetua/Guru Besar
Mengurus pembelian dan

7. bekalan keperluan asrama
Menyimpan rekod kewangan

8. dengan baik

10.6 Aktiviti Pengurusan Buku Tunai
Proses Kerja Pegawai Yang Seksyen Undang

Bertanggungjawab Undang / Peraturan
1. Mendapatkan Buku Tunai Pengetua/ Guru
Asrama, Buku Cek, Buku Besar
Resit pejabat, Buku
Subsidiari dan Daftar Bil.
2. Merekodkan baki tahunan

terdahulu dalam Buku Pembantu tadbir /
Tunai. Penyelia Asrama
3. Merekod terimaan dan

bayaran mengikut lajur Pembantu tadbir
yang ditetapkan. / Penyelia Asrama
4. Merekod Buku Tunai

Asrama, Buku Cek, Buku Pembantu tadbir
Resit Pejabat, Buku / Penyelia Asrama
Subsidiari dan Daftar Bil
berdasarkan urusniaga
yang dibuat.
5. Membuat imbangan di Pembantu tadbir

akhir setiap bulan. / Penyelia Asrama
6. Membuat Penyesuaian Pembantu tadbir

Bank Dan Patskom. / Penyelia Asrama
7. Menghantar untuk Pembantu tadbir

semakan dan tandatangan / Penyelia Asrama
Juruaudit Dalaman.
8. Mendapatkan perakuan Pengetua / Guru

pengesahan daripada Besar
9. Menyimpan Buku Tunai Penyelia Asrama

didalam almari berkunci.
(akta undang-undang)

MULA
Dapatkan Buku Tunai, Daftar Bil & Buku

Subsidiari
Catatkan baki tahunan ruangan penerimaan
Merekodkan Buku Tunai, Buku Cek, Buku Resit

Pejabat,Buku Subsidiari dan Daftar Bil
Membuat imbangan pada akhir bulan
Membuat Penyesuaian Bank dan Patskom
Membuat
pembetulan Mendapatkan pengesahan Pengetua / Guru Besar
Menyimpan Buku Tunai
TAMAT
1. Dapatkan Buku Tunai Asrama
2. Tulis/catatan baki awal tahun

pada setiap peruntukan
3. Ada terimaan? Catat terimaan

kedalam Buku Tunai
4. Ada bayaran? Catatkan bayaran

ke dalam buku tunai
5. Tutup urusniaga setiap bulan
6. Terima Penyata Bank
7. Sediakan Penyata Penyesuaian

Bank Dan Patskom
8. Tandatangan di Buku Tunai

oleh Penyelia / Pembantu Tadbir
9. Serah kepada Juru Audit

Dalaman Untuk disemak semula
10. Serah pada Pengetua/Guru

Besar untuk pengesahan dan
tandatangan.
10.0 Senarai Semak


10.7 Aktiviti Pengurusan Pembelian
Proses Kerja Pegawai yang Peruntukan Undang-

meluluskan / undang Peraturan
Dirujuk
1. Memastikan tahap stok. Penyelia Asrama Tatacara Pengurusan
Kewangan.
2. Menentukan kaedah Penyelia Asrama Surat pekeliling kewangan
pembelian.(pembelian terus bil. 6 tahun 2006
atau secara sebutharga). KP.1573/17/F/C/
JLD.13(32)
3. Mendapatkan sebutharga
dari beberapa syarikat Penyelia Asrama
untuk perbandingan harga
dan kualiti barang.
4. Menyediakan Nota Minta

dan mendapatkan Buku Pesanan Kerajaan
kelulusan Pengetua. Pengetua / GPK 1 (Am 75) 3 salinan
5. Menyediakan Borang
Pesanan dan serahkan
kepada pembekal.
6. Menerima dan menyemak

barang yang diterima dan
pastikan ditandatangani Pengetua
pada Invois.
7. Menyerahkan barang-
barang yang dibeli kepada
Pegawai Aset untuk direkod
di Buku Stok / Harta
Modal / Inventori.

MULA
Semak Tahap Stok
Menentukan kaedah pembelian
Mendapatkan sebutharga dari

beberapa syarikat
Membuat Tidak lengkap

pembetulan Menyediakan Nota Minta dan
lengkap dapatkan kelulusan Pengetua/Guru
Besar.
Menerima, menyemak dan

menandatangani invois
Menyerahkan barang-barang kepada

Pegawai Aset
TAMA
T
10.0 Senarai Semak

Bil Tindakan Tandakan Catatan
(/)
1 Memastikan tahap stok
2 Menentukan kaedah pembelian

(pembelian terus @ secara sebut harga)
3 Mendapatkan sebut harga dari beberapa

syarikat untuk perbandingan harga dan
kualiti barang
4 Menyediakan Nota Minta dan

mendapatkan kelulusan Pengetua/Guru
Besar
6 Menyediakan Borang Pesanan dan

serahkan kepada pembekal
7 Menerima dan menyemak barang yang

diterima serta menandatangan pada
invois.
8 Menyerahkan barang-barang yang dibeli

kepada Pegawai Aset untuk di rekod ke
dalam Buku Stok/Harta Modal dan
Inventori

10.8 Aktiviti Pengurusan Pembayaran
Proses Kerja Pegawai yang Peruntukan
meluluskan / Undang-Undang
dirujuk Peraturan
1. Menerima bil dari pembekal dan

memastikan Borang Pesanan Asal
disertakan bersama bil.
2. Menyemak jumlah pada bil supaya

bersamaan dengan jumlah pada
Borang Pesanan dan memastikan
barang dalam keadaan baik.
3. Merekod bil ke dalam buku Daftar

bil.
4. Menyediakan baucer dan cek

bayaran.
5. Merekod dalam Buku Tunai.
6. Menghantar untuk semakan oleh

7. Mendapatkan pengesahan dan Pengetua /

tandatangan Pengetua / Guru Besar. GPK1
8. Menyerahkan cek kepada pembekal

dan mendapatkan resit pembayaran.

MULA
Menerima bil dari pembekal
Merekod bil kedalam Buku Daftar Bil
Sediakan Baucer dan Cek Bayaran
Merekod ke dalam Buku Tunai

Membuat
pembetulan
Tidak lulus
Semakan oleh Pengetua/Guru Besar.
Lulus
Dapatkan pengesahan dan

tandatangan Pengetua/Guru Besar
TAMA
T
10.0 Senarai Semak

(/)
1 Menerima bil dari pembekal dan
memastikan Borang Pesanan Asal
disertakan bersama bil
2 Menyemak jumlah pada bil

supaya bersamaan dengan jumlah
pada Borang Pesanan dan
memastikan barang yang diterima
dalam keadaan baik
3 Merekod bil kedalam Buku Daftar

Bil
4 Menyediakan Baucer dan Cek

Bayaran
5 Merekod dalam Buku Tunai
6 Menghantar untuk semakan oleh

Pengetua/Guru Besar
7 Mendapatkan pengesahan
tandatangan Pengetua/Guru
Besar
8 Menyerahkan cek kepada

pembekal dan mendapatkan resit
pembayaran

10.9 Aktiviti Pengurusan Pelupusan Aset
Proses kerja Pegawai Yang Seksyen Undang-

Meluluskan / Undang /
Dirujuk Peraturan
1. Memastikan semua barang-barang Penyelia Asrama
untuk pelupusan mempunyai kad
daftar inventori dan harta modal.
2. Mendapatkan borang Kew.PA-15 Penyelia Asrama

daripada Pegawai Aset. Kew.PA-15
3. Mengisi Borang Kew.Pa-17 dan

mendapat pengesahan dua orang Pengetua
wakil lembaga pemeriksa aset
sekolah.
4. Menghantar Borang Kew.PA-17

dan Kew.PA-15 ke Unit Am JPNM/ Penyelia Asrama Pekeliling Tatacara
Bahagian SBP / Bahagian Teknik Pengurusan Aset
bagi mendapatkan kelulusan (5207)
pelupusan.
5. Melupuskan barang mengikut

laporan dan cadangan yang Penyelia Asrama Kew.PA-17
disyorkan pada borang Kew.PA-17.
6. Mengisi Sijil Pelupusan barang

(Kew.PA-19) dan mendapatkan Pengetua
pengesahan Pengetua / Guru Kew.PA-19
Besar.
7. Menghantar hasil jualan kepada Penyelia Asrama

8. Mendapatkan resit dari

Perbendaharaan. Penyelia Asrama
9. Mengemaskini stok dan membuat

catatan seperti yang disyorkan.

MULA
Pastikan barang pelupusan mempunyai kad daftar

inventori dan harta modal
Mengisi borang Kew.PA 15
Mengisi borang Kew-PA 17 yang disahkan oleh dua

orang wakil pemeriksa asset.
Menghantar Kew-PA 15 dan 17
Melupuskan barang mengikut cadangan

Kew-PA 17
Mengisi Kew-PA 19 dan mendapat pengesahan

Pengetua/ Guru Besar
Menghantar hasil jualan kepada Perbendaharaan

Negara
Mendapatkan resit dari Perbendaharaan
Mengemaskini stok dan membuat catatan.
TAMAT
10.0 Senarai Semak

(/)
1 Memastikan semua barang-barang
untuk pelupusan mempunyai kad
daftar inventori dan harta modal
2 Mendapatkan borang Kew-PA 15

daripada pegawai aset
3 Mengisi borang Kew-PA 17 dan

mendapat pengesahan dua orang wakil
lembaga pemeriksa aset sekolah.
4 Menghantar borang Kew-PA 17 dan

Kew-PA 15 ke Unit Am JPNM/
Bahagian SBP/ Bahagian Teknik bagi
mendapatkan kelulusan pelupusan.
5 Melupuskan barang mengikut laporan

dan cadangan yang disyorkan pada
borang Kew-PA 17.
6 Mengisi sijil pelupusan barang (Kew-PA

19) dan mendapatkan pengesahan
Pengetua.
7. Menghantar hasil jualan kepada

8. Mendapatkan resit daripada

9. Mengemaskini stok dan membuat

catatan seperti yang di syorkan.

10.10 Aktiviti Pengurusan Yuran Asrama
Pegawai Yang
Seksyen Undang-
Undang / Peraturan
Dirujuk
1. Menentukan jenis kutipan dalam Pembantu
mesyuarat jawatankuasa kewangan Tadbir
asrama.
2. Memohon untuk kelulusan dari Unit Pendaftar

Unit Pendaftaran Sekolah JPNM sekolah
untuk tahun hadapan.
3. Menerima surat kelulusan / Pengetua

kuasa mengutip yuran.
4.Mendapatkan Buku Resit Pembantu

mengikut keperluan dan mendaftar tadbir
dalam Buku Daftar Resit.
5. Menerima kutipan yuran dan

mengeluarkan resit murid. Penyelia
Asrama
6. Menyerahkan kutipan yuran
kepada Pembantu Tadbir Kewangan Pembantu
dan mendapatkan resit pejabat. Tadbir
7. Memberi laporan kepada

Pengetua.
Penyelia
8. Menghantar surat peringatan Asrama
kepada ibu bapa pelajar yang tidak
menjelaskan yuran.
Penyelia
9. Menyimpan Buku Resit Murid dan Asrama
mengemaskini rekod.
Penyelia
Asrama

MULA
Menentukan jenis kutipan.
Menerima surat kuasa mengutip yuran
Mendapatkan Buku Resit dan Mendaftar ikut

keperluan
Menerima kutipan yuran dan keluarkan resit murid
Menyerahkan kutipan yuran kepada Pembantu Tadbir
Memberi laporan kepada Pengetua/Guru Besar
Tidak
Menghantar surat Semakan tunggakan yuran murid
peringatan kepada ibu
bapa
Ya
Menyimpan Buku Resit Murid dan Mengemaskini

rekod
TAMAT
10.0 Senarai Semak

(/)
1 Menentukan jenis kutipan yuran dalam
mesyuarat jawatan kuasa kewangan
asrama
2 Memohon untuk kelulusan dari Unit

Pendataran Sekolah JPNM untuk tahun
hadapan.
3 Menerima surat kelulusan kuasa mengutip

yuran.
4 Mendapatkan Buku Resit dan mendaftar

mengikut keperluan.
5 Menerima kutipan yuran dan mengeluarkan

resit murid.
6 Menyerahkan kutipan yuran kepada

Pembantu Tadbir Kewangan dan
mendapatkan Resit Pejabat..
7. Memberi laporan kepada Pengetua
8. Menghantar surat peringatan kepada ibu

bapa murid yang tidak menjelaskan yuran.
9. Menyimpan Buku Resit Murid dan

Mengemaskini Rekod.

10.11 Aktiviti Pengurusan Kontrak Bekalan Bermasak
Seksyen
Pegawai Yang
Undang-
Undang /
Dirujuk
Peraturan
1. Mendapatkan Surat Setuju Terima Penyelia Asrama
daripada JPNM.
2. Memastikan semua dokumen Penyelia Asrama

berkaitan sebelum kontrak bermula.
3. Menyediakan senarai peralatan dapur

untuk diserahkan kepada kontraktor
yang baru dilantik.(Lampiran 5). Penyelia Asrama
4. Menganggotai mesyuarat pihak sekolah

bersama dengan kontraktor. Penyelia Asrama
5. Mempamerkan senarai bahan kering

(Lampiran G) pada stor bahan kering. Penyelia Asrama 48 jam
sebelum
6. Memeriksa bahan-bahan kering sajian
dibekalkan mengikut senarai Lampiran
G dan mencukupi untuk tiga hari
bekalan. Penyelia Asrama
7. Menyediakan Borang Pesanan

(Format 8).
8. Memeriksa spesifikasi bahan mentah Penyelia Asrama

basah dari segi kuantiti dan kualiti
setiap hari.
9. Proses penyediaan makanan bermula. Tukang Masak
10.Menilai mutu masakan. Penyelia Asrama
11.Menyediakan Laporan Harian (Format 1) Penyelia Asrama

dan Laporan Kendiri Dewan Makan.
12.Memastikan pembersihan dilakukan Tukang Masak

selepas dua jam dari waktu sajian.
13.Menghantar laporan bulanan ke JPNM Penyelia Asrama

(Format 2).
14.Menghantar laporan (Format3) ke KPM / Penyelia Asrama

JPNM tiga bulan sekali.
15.Menyemak peralatan yang dikembalikan Penyelia Asrama

oleh Kontraktor kepada Sekolah.
16.Menyediakan Surat Pengesahan Penyelia Asrama
Pelepasan Deposit Cagaran Syarikat
setelah kontraktor membaiki kerosakan
peralatan dapur dan juga menjelaskan
bil-bil yang tertunggak (Format 20)
apabila kontrak tamat.
MULA
Mendapatkan surat setuju terima
Memastikan semua dokumen berkaitan
Menyediakan senarai peralatan dapur untuk

diserah kepada kontraktor
Menganggotai mesyuarat dengan

kontraktor
Pamerkan senarai barang
Periksa bahan kering
Sediakan borang pesanan format 8
Memeriksa spesifikasi bahan mentah
Bahan mentah
ditolak / minta ganti Tidak
Penyediaan makanan
Ya
Menilai mutu masakan
TAMAT
10.0 Senarai Semak
MULA
Menyediakan laporan harian dan laporan

kendiri
Memastikan pembersihan dilakukan selepas 2 jam

dari waktu sajian
Menghantar laporan bulanan ke JPNM
Menghantar laporan format 3 ke KPM/JPNM
Menyemak peralatan yang dikembalikan
Menyediakan Surat Pengesahan Pelepasan

Deposit Cagaran Syarikat
TAMAT
10.12 Aktiviti Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan
Keselamatan
1. Mendapatkan Surat Setuju

Terima daripada JPNM
2. Memastikan semua dokumen Perjanjian Kontrak/Buku

berkaitan sebelum kontrak Pesanan/Buku Laporan
bermula. Harian/ Buku Laporan
Bulanan/Buku Laporan
Prestasi Kontraktor dan
Buku Daftar Denda
3. Menyediakan senarai peralatan
dapur untuk diserahkan kepada
kontraktor yang baru dilantik
(lampiran 5).
4. Menganggotai mesyuarat pihak

sekolah bersama dengan
kontraktor.
5. Mempamerkan senarai bahan

kering (lampiran G) pada stor
bahan kering.
6. Memeriksa bahan-bahan kering

yang dibekalkan mengikut senarai
lampiran G dan mencukupi untuk
tiga hari bekalan.
7. Menyediakan borang pesanan

(Format 8) 48jam sebelum
sajian.
8. Memeriksa spesifikasi bahan

mentah basah dari segi kuantiti
dan kualiti setiap hari.
9. Proses penyediaan makanan

bermula.
10 Menilai mutu masakan
11. Menyediakan laporan harian

(Format 1) dan laporan kendiri
dewan makan.
12. Memastikan pembersihan

dilakukan selepas dua jam dari
waktu sajian.
13. Menghantar laporan bulanan

(Format 2) ke JPNM.
14. Menghantar laporan format 3 ke

KPM/JPNM tiga bulan sekali.
15. Menyemak peralatan yang

dikembalikan oleh kontraktor
kepada sekolah.
16. Menyediakan Surat Pengesahan

Pelepasan Deposit Cagaran
Syarikat setelah kontraktor
membaiki kerosakan peralatan
dapur dan juga menjelaskan bil-
bil yang tertunggak (Format 20)
apabila kontrak tamat.
Keselamatan
Seksyen
Pegawai Yang
Undang-
Undang /
Dirujuk
Peraturan
1. Mendapatkan Surat Setuju Terima. Penyelia Asrama/
Warden
sekolah bersama dengan kontraktor. Penyelia Asrama
3. Mendapatkan senarai dan skop kerja

sebelum kontrak bermula. Penyelia Asrama
4. Menyediakan senarai maklumat

pekerja. Penyelia Asrama
5. Mendapatkan perjanjian kontrak

daripada JPNM. Penyelia Asrama
6. Memastikan kerja-kerja
dijalankanmengikut jadual yang Penyelia Asrama
ditetapkan.
7. Memastikan pekerja-pekerja
mematuhi peraturan dan undang- Penyelia Asrama
undang syarikat.
8. Menyediakan laporan prestasi Penyelia Asrama

syarikat.
Keselamatan
MULA
Mendapatkan surat setuju terima
Menganggotai mesyuarat pihak sekolah dan juga

kontraktor
Mendapatkan senarai dan skop kerja
Menyediakan senarai maklumat pekerja
Mendapatkan perjanjian kontrak
Memastikan kerja-kerja dijalankan mengikut

jadual
Memastikan pekerja mematuhi peraturan dan undang-

undang syarikat
Menyediakan laporan prestasi syarikat
TAMAT
10.0 Senarai Semak
Keselamatan
1. Mendapatkan surat setuju

terima daripada syarikat.

sekolah bersama dengan
kontraktor
3. Mendapatkan senarai dan skop

kerja sebelum kontrak bermula
.
4. Menyediakan senarai maklumat
pekerja.
5. Mendapatkan perjanjian
kontrak daripada JPNM.
dijalankan mengikut jadual yang
ditetapkan.
7. Memastikan pekerja-pekerja
mematuhi dan undang-undang
syarikat
8. Menyediakan laporan prestasi

syarikat.

10.13 Aktiviti Pengurusan Kesihatan
Seksyen Undang-
Pegawai Yang
Proses kerja Undang / Peraturan
Meluluskan / Dirujuk
1. Menerima laporan. Ketua Pengawas
Asrama
2. Menjalankan pemeriksaan Warden/Penyelia
dan rawatan awal. Asrama
3. Menyediakan borang Warden/Penyelia

rawatan. Asrama
4. Mengiringi murid ke klinik Penyelia

semasa ketiadaan warden. Asrama/Warden
5. Memaklumkan kepada Doktor

penjaga / pentadbir
sekiranya dimasukkan ke
wad.
6. Membawa pulang murid dari Ketua

wad ke asrama semasa Warden/Warden
ketiadaan warden.
7. Menguruskan kemasukkan Warden/Penyelia

ke bilik sakit sekiranya Asrama
mendapat cuti sakit.

MULA
Pelajar membuat laporan.
Terima laporan.
Tidak Lulus
Rawatan Ringan Serius ?
Ya
Isi borang rawatan ke klinik
Menghantar pelajar ke hospital / klinik
Terima rawatan di hospital / klinik
Tidak Lengkap Masuk wad?
Ya
Hadir ke
sekolah Maklumkan kepada ibu
bapa/penjaga/pentadbir
Pembedahan/Rawatan susulan
Ya
Cuti rehat
sakit Tandatangan kebenaran pembedahan
Tidak
Hantar peralatan / pakaian pelajar
Terima lawatan / ziarah
Keluar wad
Bilik sakit / rumah
TAMAT
10.0 Senarai Semak

1. Menerima laporan.
2. Menjalankan pemeriksaan dan

rawatan awal.
3. Menyediakan borang rawatan.
4. Mengiringi murid ke klinik semasa

ketiadaan waden.
5. Memaklumkan kepada penjaga/

Pentadbir Sekolah sekiranya murid
dimasukkan ke wad.
6. Membawa pulang murid dari wad ke

asrama semasa ketiadaan waden.
7. Menguruskan kemasukan murid ke

Bilik Sakit sekiranya mendapat cuti
sakit

10.14 Aktiviti Pengurusan Penyelenggaraan Bangunan /
Peralatan
Pegawai Yang
Seksyen Undang-
Undang / Peraturan
Dirujuk
1. Menyediakan borang /
buku laporan kerosakan.
2. Menerima aduan
kerosakan daripada ketua
dorm asrama.
3. Membuat pemeriksaan
susulan bagi mengetahui
jenis kerosakan.
4. Menyenaraikan jenis-jenis
kerosakan
5. Melaporkan kerosakkan
kepada Pengetua / Guru
Besar. Jika kerosakan besar
laporan akan dihantar ke
PPD / JPNM / Bahagian
SBP dan Teknik.
penyelenggaraan
dilaksanakan.
7. Memaklumkan kepada
Pengetua / Guru Besar
setelah kerja siap dengan
sempurna.
8. Melaksanakan kerja
penyelenggaraan.
9. Menghantar laporan
penyelenggaraan.

Peralatan
MULA
Menyediakan buku laporan
Menerima aduan kerosakan
Periksa
Tidak Membuat pemeriksaan susulan untuk
semula
mengetahui punca kerosakan
Ya
Melaporkan kerosakan
Memastikan kerja penyelenggaraan

dilaksanakan
Melaporkan kepada Pengetua setelah

kerja siap
Hantar laporan selepas penyelenggaraan
TAMAT
10.0 Senarai Semak

Peralatan
1. Menyediakan borang / Buku Laporan

Kerosakan.
2. Menerima aduan kerosakan daripada

ketua dorm
3. Membuat pemeriksaan susulan bagi

mengetahui jenis kerosakan.
4. Menyenaraikan jenis-jenis kerosakan.
5. Melaporkan kerosakan kepada

Pengetua/Guru Besar jika kerosakan
besar laporan akan dihantar ke
PPD/JPNM/Bahagian SBP dan
Teknik.
penyelenggaraan dilaksanakan.
7. Memaklumkan kepada
Pengetua/Guru Besar setelah kerja
siap dengan sempurna.
11.0 NORMA KERJA
Jumlah Unit
Bil Jenis Kerja Masa Yang yang boleh Jumlah
Diambil dijalankan
(minit) dalam
seminggu
1 Membaca dan meneliti surat / memo yang masuk 3 25 75
2 Mengambil tindakakn ke atas surat / memo yang 10 15 150

masuk
3 Membuat panggilan / menjawab telefon berhubung 10 30 300
tugas yang perlu / sedang diuruskan
4 Menyediakan pelbagai laporan berhubung pengurusan 60 3 180

asrama
5 Memproses pelbagai permohonan dari pihak PPD dan 30 10 300
sekolah berhubung pengurusan asrama
6 Memproses pesanan kerajaan kepada pembekal 30 18 540

7 Menyediakan baucar bayaran 45 10 450
8 Menghadiri mesyuarat di peringkat PPD / JPNM/ KPM 120 1 120
9 Pengurusan Pejabat 40 5 200
Jumlah (minit) 2315
12.0 Senarai Undang - Undang & Peraturan

1. Melancarkan tender bekalan makanan bermasak ke sesebuah asrama sekolah hendaklah
dilaksanakan enam bulan dari tarikh sebelum sesuatu perjanjian kontrak sesebuah asrama itu
tamat.
2. Jualan dokumen tender bekalan makanan bermasak ke asrama sekolah hendaklah di buat
sekurang-kurangnya dalam 21 hari dari tarikh iklan dikeluarkan.
3. Salah seorang Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah terdiri dari kakitangan tetap kumpulan
A.
4. Semua dokumen baerkaitan dengan tender bekalan makanan adalah SULIT.
5. Dokumen perjanjian kontrak dan Jaminan Bank hendaklah disempurnakan dalam masa satu
bulan dari tarikh surat setujuterima ditandatangani.
6. Dokumen perjanjian kontrak hendaklah distamping dalam masa satu bulan dari tarikh kontrak
mula berkuatkuasa
7. Pengarah Pelajaran menandatangani bagi pihak kerajaan Malaysia bagi nilai kontrak yang
berjumlah RM 1.5 juta ke bawah danbagi nilai kontrak yang melebihi RM 1.5 juta hendaklah
ditandatangani oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran Malaysia.
8. Pembelian perabot dan alat ganti hendaklah dibuat kepada syarikat-syarikat yang telah dilantik
oleh Perbendaharaan iaitu kontrak berpusat kecuali item-item yang di luar senarai.
9. Kos selenggara dan baik pulih asrama yang melebihi RM 10,000 hendaklah dibuat secara
sebutharga dan kontraktor yang melaksanakan kerja-kerja ini mesti berdaftar dengan PKK.
13.0 Pekeliling – Perbendaharaan dan Perkhidmatan

Bil Perkara
1. Surat Pekeliling Kewangan Bil.6/2002
Pemberian Bantuan Makanan Pelajar
2. Siaran Bahagian Kewangan (Pelaksanaan Program Persekolahan Tahun 2010)
3. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.11/2009
Pindaan Yuran Makan Asrama
Persediaan Menghadapi Sesi Penggal Persekolahan
5. Surat Pekeliling Pentadbiran Bantuan Penuh
Pindaan Kepada Surat Pekeliling Pentadbiran BPSG Bil.2/1992
Bayaran-bayaran Tambahan Persekolahan
7. Siaran Bahagian Kewangan (Pelaksanaan Bantuan Makanan Asrama KPM 2010)

Garis Panduan Penggunaan Wang Lebihan Daripada Pemberiaan Bantuan Makanan Asrama
9. Siaran Bahagian Kewangan (Pelaksanaan Program Persekolahan Tahun 2010)
10. Surat Pekeliling Kewangan dan Akaun Bil.2/1977
Lantikan Waden Asrama
11. Surat Pekeliling Kewangan dan Akaun Bil.1/1982
Elaun Waden
Tatacara Lantikan Warden Asrama
13. Surat Pekeliling Perkhidmatan Kementerian Pendidikan Bil.3/1997
Kadar Baru Elaun Ketua Warden Asrama dan Warden Asrama
14. Surat Bahagian Sumber Manusia KPM
(Pelantikan Warden Dikalangan Guru Sandaran Terlatih)
Penyalah Gunaan Inhalan
Penyakit-penyakit Demam Kepialu(Tifoid),Taun(Kolera),Penyakit Kuning(Hepatitis A) Dan
Keracunan Makanan
Keracunan Makanan Di Sekolah-sekolah
18. Surat Pekeliling Ketua Pengarah Kesihatan Malaysia Bl.10/2009
Pandemik (H1N1) 2009 Di Malaysia
19. Surat Pekeliling Ketua Pengarah Kesihatan Malaysia Bil.11/2010
Pelaksanaan Aktiviti Pencegahan Dan Pengawalan Pandemik Influenza A (H1N1) Di Malaysia
20. Surat Pekeliling Bahagian Pembangunan Dan Bekalan Kementerian Pendidikan Bil.2/1994
Panduan Pelaksanaan Kontrak Bekalan Makanan Bermasak Di Sekolah-sekolah Berasrama
Kementerian Pendidikan
14.0 Senarai Borang – Borang Yang Digunakan
1. Buku Pesanan Kerajaan
2. Borang Sebutharga
3. Borang SPK 6/95 dan Kew. 32. Pin.5/67
4. Borang Tawaran Tender Membekalkan Makanan Bermasak Ke Asrama Sekolah
5. Borang Prestasi Kontraktor Format 2
6. Borang Prestasi Kontraktor Format 3
7. Borang Pemeriksaan Bahan Kering Format 9
8. Borang Maklumat Pekerja Format 4
9. Jadual Pembukaan Tender
10. Instrumen Penilaian Piawai Kualiti Asrama Harian (PKAH)

15.0 Senarai Tugas Harian
Nama Pegawai :
Jawatan & Gred : PENYELIA ASRAMA
Tarikh :
Bil Butir-butir Tugas Catatan

Penyelia Asrama

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Penyelia Asrama

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

LOGO SEKOLAH

BIL TAJUK MUKA

10.1 Pendaftaran Dan Kemasukan Murid

11.0 Norma Kerja

Senarai Borang-Borang Carta Organisasi

Senarai Undang- Peraturan-Peraturan

Carta Aliran Kerja

KETUA PENYELIA WARDEN PEMBANTU

EXCO EXCO EXCO EXCO EXCO

1. PENDAFTARAN DAN KEMASUKAN MURID

Menjadi ahli mesyuarat bagi menentukan kriteria kemasukan murid

Menyediakan Borang Kemasukan ke asrama (Lampiran 1).

Menerima senarai penempatan murid baru daripada Pengetua/PK

Menghantar Borang Kemasukan Asrama kepada murid baru dan

memberi borang tawaran semula kepada murid lama.

Menerima borang kemasukan asrama yang telah dilengkapkan untuk

proses pemilihan dan simpanan rekod.

Menganggotai jawatankuasa pemilihan murid masuk asrama.

Menyediakan senarai nama murid yang diterima dan

ditolak.(lampiran 2, lampiran 3).

Menentukan bilangan dorm dan peralatan yang diperlukan mengikut

jumlah murid yang ditetapkan.

Menguruskan penempatan murid di dorm-dorm yang telah

Memberi senarai inventori (KEW-PA 7) kepada ketua dorm untuk

Menentukan peruntukan bilik yang diperlukan.

Memastikan perabot dan peralatan mencukupi.

Menyediakan senarai inventori (KEW-PA 7), Carta Organisasi Exco

Bilik dan senarai tugas serta pelan kebakaran.

Memastikan tahap kebersihan bilik-bilik yang ditentukan.

3. PENGURUSAN SISTEM MAKLUMAT ASRAMA (SMA)

Mengemaskini fail-fail maklumat murid untuk rujukan.

Memasukkan data murid.

Mengemaskini data murid dari masa ke semasa.

Menghantar data kepada JU pada tarikh yang ditetapkan bersama

dengan Lampiran Pengesahan yang telah disahkan oleh

4. PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI

Menjadi AJK Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK).

Menerima bekalan daripada Pegawai Aset bersama dengan Sijil

Akuan Penerimaan (SAP).

Melabel bekalan mengikut nombor siri yang telah ditetapkan oleh

Pegawai Aset semasa menempatkan peralatan di asrama.

Menyediakan Borang KEW.PA 7 mengikut lokasi yang ditetapkan di

asrama dalam dua salinan.

Menganggotai jawatankuasa pengurusan kewangan sekolah/asrama.

Mendapatkan Surat Penurunan Kuasa mengurus kewangan asrama

dari Pengetua/Guru Besar.

Menyediakan cadangan anggaran belanja mengurus (LPBT, Bantuan

Makanan Asrama,Yuran Makan, WLMA dan Pelbagai).

Menyediakan kertas kerja (lampiran 4) cadangan aktiviti/program

Mendapatkan kelulusan di dalam mesyuarat AJK kewangan.

Menghantar permohonan pembelian (Nota Minta) untuk kelulusan

Mengurus pembelian dan bekalan keperluan asrama.

Menyimpan rekod kewangan dengan baik.

6. PENGURUSAN BUKU TUNAI

Mendapatkan Buku Tunai Asrama, Buku Cek, Buku Resit Pejabat,

Buku Subsidiari dan Daftar Bil.

Merekodkan baki tahunan terdahulu dalam Buku Tunai.

Merekod Buku Tunai, Buku Cek, Buku Resit Pejabat, Buku

Subsidiari dan Daftar Bil berdasarkan urusniaga yang dibuat.

Membuat imbangan di akhir setiap bulan.

Membuat Penyesuaian Bank dan Patskom.

Menghantar untuk semakan dan tandatangan Juruaudit Dalaman.

Mendapatkan perakuan pengesahan daripada Pengetua/Guru Besar.