Professional Documents
Culture Documents
(Idee) Bijlage6 Diva Procesbeschrijvingen Dienstverlening 2005
(Idee) Bijlage6 Diva Procesbeschrijvingen Dienstverlening 2005
INHOUD
o Leeswijzer 2
o Verklaring symbolen in stroomschema’s 3
HOOFDSTUK 2 De Organisatie
Inlichtingen
o Inschrijven bezoekers 8
o Verstrekken mondelinge inlichtingen 10
o Verstrekken schriftelijke inlichtingen per e-mail/brievenpost 13
Maart 2005 1
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
HOOFDSTUK 1 ALGEMEEN
Leeswijzer
Voor u ligt een handleiding met een aantal voorbeelden van procesbeschrijvingen voor de
dienstverlening door archiefinstellingen. Deze handleiding is een hulpmiddel waarmee u in
staat wordt gesteld om uw eigen processen uit de dienstverlening te beschrijven. Daarbij
kunnen de verschillende voorbeelden (formats) gebruikt worden.
Voor het bestuderen van de procesbeschrijvingen vindt u op de volgende bladzijde een
gebruiksaanwijzing waarin een uitleg van de tekens in de stroomdiagrammen wordt
gegeven. Bestudeer eerst deze uitleg voordat u de procesbeschrijvingen gaat bekijken.
Om vervolgens de stroomdiagrammen te kunnen bewerken dient u in het bezit te zijn van het
Flow Charter programma. Gedurende 30 dagen kunt u gratis gebruik maken van de trial
versie van dit softwareprogramma.
Voor nadere informatie over het bewerken van de stroomdiagrammen met Flow Charter kunt
u Bernadette van Pampus bellen of mailen: telefoon 020 4230887, e-mailadres
b.van.pampus@hetnet.nl
Gebruiksaanwijzing formats
De formats dienen ervoor om het denkproces bij de beschrijving van de processen op gang
te helpen. Geen enkel proces is hetzelfde in de diverse archiefinstellingen. Daarom kunnen
deze formats niet één op één worden overgenomen maar wel met een aanpassing aan de
eigen situatie worden gebruikt.
Zo werkt de moderatiemethode
Het proces wordt met behulp van de methode overzichtelijk gestructureerd. De
moderatiemethode brengt die structuur aan door de stappen uit een proces te visualiseren.
Voor het draagvlak is het belangrijk dat alle deelnemers aan een werkproces aan een
moderatiesessie meedoen. Als eerste stap wordt het begin- en eindpunt van het betreffende
bedrijfsproces vastgesteld. Vervolgens schrijven de deelnemers, daartoe uitgenodigd door
de moderator (sessiebegeleider) iedere stap uit het bedrijfsproces op een kaartje. Deze
komen voor ieder duidelijk zichtbaar op het bord te hangen. Gezamenlijk komen de
deelnemers tot een gewenste beschrijving van het proces.
De moderatiemethode betrekt alle deelnemers bij het overleg, laat ieders bijdrage aan bod
komen en maakt allen verantwoordelijk voor de uitkomst. Het communicatieproces in de
groep verloopt grotendeels individueel en schriftelijk.
Maart 2005 2
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
De eenvoudige maar zeer effectieve visuele hulpmiddelen, kaartjes en een flip-over, maken
het communicatieproces transparant en reduceren verbale inbreng tot een minimum.
Omdat de resultaten visueel worden weergegeven creëert het in kaart brengen van het
proces inzicht bij de deelnemers. Hierbij wordt bereikt dat de deelnemers samen hun
processen in kaart brengen en dat ze het gevoel krijgen zelf het proces “bedacht” te hebben.
Op deze wijze honoreert de moderatiemethode ieders inbreng, legt verbanden en geeft stap
voor stap inzicht in de voortgang. Belangrijk ervaringsgegeven is dat de methodiek zelf
aanzet tot het handhaven van de spelregels. Ieder voelt zich verantwoordelijk voor het
bereiken van vooraf bepaalde doelstelling. Oeverloze discussies krijgen geen kans en de
schrijfblokken kunnen dicht blijven.
Maart 2005 3
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
bepaalde actie/activiteit
keuze/beslissing
connector
Maart 2005 4
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
HOOFDSTUK 2: DE ORGANISATIE
Ondersteunende processen
De ondersteunende processen zijn processen die onzichtbaar zijn voor de externe klant,
maar wel essentieel zijn voor het effectief kunnen uitvoeren van het primaire proces en zijn
hieraan ondersteunend.
Managementprocessen
Managementprocessen zijn de processen die de organisatie sturen (beleidscyclus, planning
en control). Ze bevatten de activiteiten van managers ter ondersteuning en aansturing van
de primaire en ondersteunende processen.
In deze paragraaf wordt een overzicht gegeven van het hoofdproces van archiefinstelling.
Vanuit het hoofdproces kunnen vervolgens de werkprocessen afgeleidt worden en van
daaruit eventuele werkinstructies.
Maart 2005 5
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
Hoofdproces
Deelprocessen
Verstrekken inlichtingen
o Inschrijven bezoekers
o Introductie
o Verstrekken mondelinge inlichtingen
o Verstrekken schriftelijke inlichtingen per e-mail/brievenpost
Maart 2005 6
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
Het ene bedrijf legt zijn administratieve processen, protocollen of werkvoorschriften vast en
wil deze vooral beheersen. Andere bedrijven herontwerpen één of twee processen, terwijl
het volgende performance indicators ontwikkelt en deze probeert te verbinden met het
dagelijkse werk op de afdelingen. Weer anderen bouwen een kwaliteitsmanagementsysteem
dat aan de ISO norm voldoet. Wat ook het doel is, het heeft gevolgen voor de manier waarop
de verschillende aspecten van procesmanagement worden toegepast.
Wat er door het archief bereikt zal moeten worden met het vastleggen van processen moet
door het archief geformuleerd en vastgelegd worden alvorens een traject in te gaan.
Procesdoel
Aanbevolen wordt om bij de procesbeschrijving een procesdoel te noemen, pas dan kan een
proces op zijn effectiviteit worden getoetst. Het doel van het proces geeft aan waarom dit
proces er is en drukt de toegevoegde waarde van het proces uit.
Interne communicatie
Procesgericht werken heeft alleen draagvlak wanneer het voldoende begrepen en gedragen
wordt door alle medewerkers, het is daarom van essentieel belang dat alle betrokkenen niet
alleen goed geïnformeerd zijn, maar zich ook nauw betrokken voelen bij het beschrijven en
onderhouden van de processen.
Interne auditing
Het toetsen van processen wordt auditing genoemd. Elke toetsing betreft de doorlichting van
een proces op de beschreven proceskenmerken. De audit is een beoordeling van de mate
waarin de actuele werkwijze in de organisatie overeenkomt met de afgesproken en
vastgelegde werkwijze in procesbeschrijvingen, procedures en instructies. Behalve voor dit
doel wordt de audit ook vaak gebruikt voor het bepalen of processen en procedures wel
doeltreffend zijn, aan een aantal kwaliteitsaspecten (normen/criteria) voldoen, en bijdragen
aan de doelstellingen van de organisatie.
Maart 2005 7
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
Met een procesbeschrijving wordt bedoeld het vastgelegde proces. Het format is de manier
waarop het proces is vastgelegd, het bepaalt welke aspecten van het proces worden
vastgelegd en hoe ze worden vastgelegd. Het format kan vervolgens bepalend zijn voor wat
er gedaan kan worden met de processen en wat ermee bereikt kan worden en bepaalt in
sterke mate wat er nu en straks bereikt kan worden met de procesbeschrijvingen.Dit is
bepalend voor het draagvlak, de herkenbaarheid en de toegankelijkheid.
Aan te raden valt om te kiezen voor een breed format gericht op het bewustzijn van
procesmanagement. Een breed format nodigt uit tot nadenken, het stelt vragen aan het
proces die direct verwijzen naar de effectiviteit en efficiency. Het haalt de dynamiek van
processen naar voren. Een dergelijk format dwingt medewerkers precies aan te geven hoe
het proces in elkaar steekt.
• Titel: geeft in enkele woorden aan waar het proces over gaat en moet door het
procesverloop gedekt worden, oftewel het procesverloop moet de titel waarmaken.
• Begin en eindpunt: dit is van belang omdat hier de interfaces met andere processen
wordt besproken en vastgelegd. Als er een gat tussen twee processen zit duidt dat
vaak op een samenwerkingsprobleem.
• Doel: geeft aan waarom het proces er is, waar leiden de werkzaamheden toe, wat
men met het proces wil bereiken, is resultaatgericht en drukt de toegevoegde waarde
van het proces uit.
• Procesverloop: hierin wordt helder via welke stappen het proces zich voltrekt, laat de
kritische stappen zien die essentieel zijn om het proces met succes te kunnen
uitvoeren.
• Uitvoerders en verantwoordelijken: welke functionaris voert de processtappen uit,
welke functionaris is verantwoordelijk voor controles en beslissingsmomenten.
• Proceseigenaar: de medewerker die in het proces werkt en de verantwoordelijkheid
voor het proces draagt, voert metingen uit, verzamelt feedback over het proces en
rapporteert hierover aan het management of aan de kwaliteitsmanager en aan zijn
collega’s.
• De klant: degene die direct aan het einde van het proces de output ontvangt.
• Leverancier: de afdeling of externe organisatie die de input voor het proces levert, de
aan te leveren benodigdheden om het proces te kunnen doen plaatsvinden.
• Controle en meetmomenten.
• Referenties: de verwijzingen naar andere processen, naar formulieren en
documenten die binnen het proces worden gebruikt of naar wetgeving of externe
normen etc.
• Prestatie indicator: een meetbare grootheid die informatie geeft over het functioneren
van een bepaald proces en de mate waarin gestelde doelen worden bereikt.
Maart 2005 8
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
Doel
Het inschrijven en registreren van alle bezoekers zodanig dat dagelijks bijgehouden kan
worden hoeveel en welke bezoekers het archief bezoeken.
Toepassing
De procedure is van toepassing op de receptie van het archief, daar waar alle bezoekers
zich melden bij binnenkomst.
Definities
Proceseigenaar
Receptionist
Maart 2005 9
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
Begin
1.
Ontvangen
1. Receptionist
bezoeker
- ontvangt bezoeker
2.
2. Receptionist
Eerste - voert naam en geboortedatum van de bezoeker
Registreren bezoek? in de computer in, indien het om een eerste
bezoek gaat of indien de bezoeker niet over een
archiefpas beschikt
nee
Bezoekers
bestand
3. 3. Receptionist
- overhandigt bezoeker de dagpas en wijst
Dagpas bezoeker erop dat deze bij een volgend bezoek
overhandigen wederom gebruikt kan worden
4. nee
4. Receptionist
Invoeren - voert de legitimatiegegevens van de bezoeker
legitimatie Archiefpas
in, indien deze om een archiefpas vraagt
gegevens houder?
- indien bezoeker reeds over een archiefpas
beschikt scant hij/zij deze
4. ja
5.
5. Receptionist
- maakt foto van de aanvrager, foto wordt
Foto Scannen vervolgens op de archiefpas bevestigd
maken archiefpas
6. 6. Receptionist
- overhandigt bezoeker de archiefpas en licht
Overhandigen de bezoeker in over de mogelijkheden van de pas
archiefpas
Reglement?
nee
7. 7. Receptionist
- overhandigt bezoeker het reglement en/of
huisregels indien bezoeker nog niet over een
Overhandigen reglement en/of huisregels beschikt
reglement
Einde
Maart 2005 10
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
Doel
Het behandelen van mondelinge verzoeken zodanig dat enerzijds aan de verwachting van
de aanvrager wordt voldaan en anderzijds de afwerking van een lichtingenverzoek
gerealiseerd kan worden en de haalbaarheid van de uitvoering voor de organisatie
gewaarborgd is.
Toepassing
Definities
Proceseigenaar
Hoofd Studiezaal
Maart 2005 11
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
Maart 2005 12
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
Begin
1. 1. Receptionist
- neemt de mondelinge aanvraag van klant in
Aanvraag in ontvangst
ontvangst
nemen
2. 2. Receptioniste
ja
- beslist of de vraag direct beantwoord kan
Direct worden
Beantwoorden antwoord? - zo ja, dan betekent dit het einde van de
procedure
nee
Einde
3.
3. Receptionist
ja - verwijst door naar een andere instelling indien
Andere vraag niet door hem/haar beantwoord kan worden
Doorverwijzen instelling? en ook niet door een collega binnen het archief
nee
Einde
4. 4. Receptionist
- verwijst binnen archief door indien de vraag
Lijst collega's niet direct hem/haar kan worden beantwoord,
en Doorverwijzen maar wel door het archief eventueel aan de
deskundigheid binnen archief hand van de lijst collega's en deskundigheid
5. 5. Receptionist
- maakt een( tefoon)notitie indien het om een
Maken telefonisch contact gaat en bij doorverbinden de
notitie nee Bereikbaar? de dienstdoende studiezaalambtenaar
onbereikaar is of indien studiezaalambtenaar niet
beschikbaar is
6. 6. Receptionist
- registreert bezoeker (zie proces inschrijven
Notitie bezoekers) bij doorverwijzing naar studiezaal
Bezoek
registeren
7. 7. Dienstdoende studiezaalambtenaar
- geeft klant uitleg
Maart 2005 13
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
8.
8. Dienstdoende studiezaalambtenaar
nee
- stelt vast of de vraag direct te beantwoorden
Toezeggen tel. Direct is of zegt toe dat er telefonisch of schrifelijk
of schriftelijk te beantwoorden? zal worden gereageerd
reageren
- noteert toezegging in logboek
Notitie
9. 9. Dienstdoende studiezaalambtenaar
- stelt samen met klant vast of er nader
onderzoek gepleegd moet worden
Nader
onderzoek?
10.
10. 10. Dienstdoende studiezaalambtenaar
Verzoek - stelt vast of de klant het onderzoek zelf wilt doen
ontvangen nee Zelf doen? - zo niet, dan wordt klant verzocht zijn verzoek
schriftelijk in te dienen.
Verzoek
Prijsopgave
Einde
Maart 2005 14
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
Doel
Het behandelen van schriftelijk verzoeken om inlichtingen zodanig dat enerzijds aan de
verwachting van de aanvrager, binnen acht dagen wordt voldaan en anderzijds de afwerking
van een inlichtingenverzoek gerealiseerd kan worden en de haalbaarheid voor de organisatie
gewaarborgd is.
Toepassing
Het proces is van toepassing op het secretariaat en de studiezaal.
Definitie
Leges = tarieven
Proceseigenaar
Hoofd externe dienst
Maart 2005 15
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
Maart 2005 16
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
Verzoek Begin
1. 1. Secretaresse
- neemt inlichtingenverzoek in ontvangst
- stuurt het verzoek door naar hoofd
Doorsturen externe dienst
Verzoek
Voortgangs-
briefje
3. 3. Coordinator leeszaal
- controleert of de aanvrager op
de hoogte is van de tarieven en vult dit
Contact Op de
nee in op het voortgangsbriefje. Indien aanvrager
opnemen hoogte?
niet op de hoogte is wordt er contact opgenomen
met de aanvrager. Indien deze alsnog accoord
gaat wordt de procedure voortgezet, anders
einde van de procedure
Akkoord? ja
nee 4. 4. Studiezaalmedewerker
- doet onderzoek, aan de hand van het
Onderzoek verzoek, en schrijft conceptantwoord
Einde doen en - vult het voortgangsbrief je met de
opstellen arbeidstijd
antwoord - vult de bestandsnaam van het concept
antwoord op de PC in
Concept
antwoord
Voortgangs
briefje
Maart 2005 17
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
5. 5. Coordinator leeszaal
- controleert het concept antwoord op
Controle begrijpelijk geformuleerd en leesbaar
concept
6. 6. Studiezaalmedewerker
- past het concept antwoord eventueel aan
- parafeert na de controle het voortgangsbriefje
Aanpassen Oke?
Geparafeerd
voortgangs
briefje
8.
8. Studiezaalmedewerker
Oke? - past het concept antwoord eventueel aan
Aanpassen
nee
Concept
antwoord
9. 9. Secretaresse
- typt het concept antwoord uit op briefpapier
Uittypen van het archief
concept
Definitief
antwoord
10.
10. Secretaresse
- boekt het concept antwoord in het bestand
Concept
Bestand
inboeken
Maart 2005 18
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
legesbrief
13.
13. Secretaresse
- past eventueel de legesbrief aan voordat
Aanpassen nee Oke? deze ondertekent wordt
14.
14. Hoofd externe dienst
- ondertekent de legesbrief
Ondertekenen
brief
Verzoek
Voortgangs
briefje
Copie
legesbrief Copie
antwoord
Maart 2005 19
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
Doel
Het afhandelen van aanvragen voor inzage en uitlenen van archiefstukken zodanig dat de
juiste stukken compleet binnen de gestelde tijd aan de aanvrager uitgereikt kunnen worden.
Toepassingsgebied
Het proces is van toepassing op de studiezaal en het depot.
Definities
Proceseigenaar
Hoofd Balie
Maart 2005 20
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
Begin
1. 1. Baliemedewerker
- ontvangt de aanvraag van bezoeker
Aanvraag Ontvangen
briefje aanvraag
2.
ja 2. Depotmedewerker
Aanvraag - maakt afdruk van aanvraag via
afdrukken internet? computersysteem
3. 3. Depotmedewerker
- neemt aanvraagbriefje van baliemedewerker
Ontvangen in ontvangst
briefje
Aanvraag
briefje
4. 4. Depotmedewerker
- kopieert het originele aanvraagbriefje
Kopieeren
Origineel
Kopie
5. 5. Depotmedewerker
Kopie - haalt met behulp van het aanvraagbriefje
aanvraag Ophalen het origineel uit het depot
briefje origineel - laat kopie van aanvraagbriefje achter op de
plaats waar het origineel hoort te staan
6. 6. Baliemedewerker
- registreert uitgifte in ABS/Archeion
Registratie - verandert status van 'in depot' naar 'uit depot'.
uitgifte - het originele aanvraagbriefje wordt bij de
originelen gevoegd
ABS/
zie proc. Archeion
kopieeren
7. 7. Baliemedewerker
- overhandigt origineel aan bezoeker
- indien bezoeker wil kopieeren, zie proces
kopieeren? 2 kopieeren
Uitgeven
Maart 2005 21
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
Origineel
Origineel
aanvraag
briefje
8. 8. Baliemedewerker
- neemt het archiefstukk terug in ontvangst
Innemen - krijgt de status 'retour'en wordt als zodanig
origineel geregistreerd in de computer
- krijgt de status 'in bewaarstelling'en wordt
als zodanig geregistreerd in de computer.
ja
ABS/ Bewaar
Archeion stelling?
9. 9. Baliemedewerker
- legt het archief in de bewaarstelling
In indien dezelfde stukken herhaaldelijk
bewaarstelling ABS/
Archeion geraadpleegd worden.
plaatsen
Originele
aanvraag
briefje
Einde
Maart 2005 22
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
Doel
Het ontlenen van ontheffing voor inzage van niet openbare archiefstukken zodanig dat de
juiste stukken compleet binnen de gestelde tijd en volgens regelgeving aan de aanvrager
uitgereikt kunnen worden.
Toepassingsgebied
Het proces is van toepassing op de studiezaal en het depot.
Definities
Proceseigenaar
Archivaris
Maart 2005 23
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
Maart 2005 24
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
Begin
1. 1. Archivaris
- ontvangt verzoek voor ontheffing/inzage
Verzoek Ontvangen in niet-openbaar archief
verzoek
Verzoek
2.
2. Archivaris
Bepalen wie - stelt aan de hand van het Archievenoverzicht
Archieven vast wie de ontheffing verleent
ontheffing
overzicht
verleent
3.
3. Archivaris
- stelt bij doorverwijzing een brief op met
ja
Door Door hierin de verwijzing
verwijzen verwijzen?
nee
Einde
4. 4. Archivaris
- stelt vast of er voldoende informatie aanwezig
Verzoeken om Voldoende is: welk archief, welke inventarisatienummers,
nadere info info? doel onderzoek, publicatie, bezoekersnummer,
archiefkaart
- doet verzoek bij aanvrager om nadere informatie
indien de aanwezige informatie onvoldoende is
Nadere
informatie
5. 5. Archivaris
Controleren - controleert openbaarheid aan de hand van
Archieven openbaar het archievenoverzicht
overzicht heid
6. 6. Archivaris
- stelt brief op indien er geen ontheffing verleend
Verzoek afwijzen Ontheffing?
wordt. In de brief wordt melding gedaan van de
de reden van afwijzing
- wijst in de brief op de mogelijkheid van het
aantekenen van bezwaar
Brief
Verzenden
2
Maart 2005 25
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
7. 7. Archiefmedewerker
- schrijft de ontheffing in in Map Ontheffingen
Map
Ontheffingen Inschrijven
8. 8. Archiefmedewerker
Verklaring en - stelt verklaring op in tweevoud op
brief - ondertekent verklaring in tweevoud
opstellen - stelt begeleidende brief op met hierin instructie
voor onderzoeker
Brief
Verklaring
2x
9. 9. Informatiebalie
- verstuurt de brief en de verklaring
Brief (in tweevoud op)
Verzenden
Verklaring
2x
Verklaring
Bestand
Maart 2005 26
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
Verzoek
Brief
Ondertekend
exemplaar
Afwijzing
Map
ontheffingen
Einde
Maart 2005 27
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
Doel
Het ter beschikking stellen van digitale archieven, archiefstukken en collecties zodanig dat
de juiste stukken op de juiste manier binnen de gestelde tijd digitaal aan aanvrager
aangereikt worden.
Toepassing
Dit proces is van toepassing op de studiezaal, afdeling reproductie en informatievoorziening.
Definitie
Proceseigenaar
Hoofd Studiezaal
Maart 2005 28
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
Begin
1. 1. archiefmedewerker
- ontvangt via het beheerssysteem (ABS/Archeion),
Ontvangen
aanvraag een aanvraagbriefje van een klant voor het
aanvraag
briefje raadplegen van 1 of meer bestanddelen van een
briefje
digitaal archief. Op het aanvraagbriefje worden de
schijf, de directory en het bestand/de bestanden
vermeld, waar de gevraagde bestanddelen zijn
opgeslagen
2. 2. archiefmedewerker
- informeert klant over verdere procedure wanneer
Raad
Informeren het beheerssysteem aangegeven heeft
pleegbaar?
dat archiefbestanddelen niet raadpleegbaar zjin
- wanneer klant een verzoek om ontheffing gaat
indienen volgt de procedure Inzage niet-openbare
archieven
nee
Opheffings- Aanvraag
Einde briefje
verzoek?
ja
3. 3. medewerker Informatievoorziening
- zorgt door middel van een autorisatie dat de
Zie proc. Verstrekken klant de aangevraagde bestanddelen kan
autorisatie raadplegen op het deel van het netwerk waar de
werkkopieen van de digitale archieven zijn
opgeslagen
4.
ja 4. medewerker Informatievoorziening
- geeft klant een CD indien bestanden niet op het
Instructie CD CD? netwerk staan maar op een aparte CD zijn
overhandigen
opgeslagen
- overhandigt klant een schriftelijke instructie indien
aan de klant een CD wordt meegegeven.
Deze instructie bevat: welk programma nodig is
om de bestanddelen te kunnen raadplegen/
Instructie
aanwijzingen waar het programma gevonden
kan worden/aanwijzingen hoe het programma
gestart kan worden/ uitleg over de zoek
functionaliteit
5. 5. medewerker Informatievoorziening
- verstuurt digitaal een melding naar klant in de
Melding studiezaal op welke schijf, in welke directory en
Instructie in welke bestand(en) hij de gevraagde
versturen
bestanddelen kan vinden
- overhandigt klant een instructie
6.
6. Studiezaalmedewerker
Uitleen - tekent uitleen aan op Lijst
Melding
aantekenen
Instructie
Lijst uitleen
CD's
Maart 2005 29
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
Maart 2005 30
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
Printen?
8. 8. Studiezaalmedewerker
- stelt aan de hand van de tarievenlijst het tarief
Tarievenlijst voor de uitgeprinte exemplaren vast
Vastellen tarief
9. 9. Studiezaalmedewerker
- overhandigt klant de uitgeprinte exemplaren
Print - informeert klant over de bijbehorende kosten
Uitreiken
12. Studiezaalmedewerker
12.
- bergt CD op in archief
Bak met CD's CD Opbergen
Einde
Maart 2005 31
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
Doel
Het leveren van reproducties op bestelling zodanig dat de juiste reproductie naar
tevredenheid van de aanvrager, tegen de laagst mogelijke kosten, geleverd wordt.
Toepassing
Dit proces is van toepassing op de studiezaal, AMB en fotografie
Definitie
Proceseigenaar
Hoofd Studiezaal
Maart 2005 32
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
Begin
1. 1. Studiezaalmedewerker
Bestel - overhandigt klant bestelformulier, hierop worden
formulier Invullen ingevuld: de naw - gegevens, waarvan wordt een
repro besteld (reproductienummer, catalogus-
nummer, omschrijving, inv./coll.nummer,
beschrijving document, eventueel BB nummer)
gebruiksdoel
Ingevuld
bestel
formulier
2. 2. Studiezaalmedewerker
- wijst aanvrager op de regeling Openbaar
maken van documenten uit het Archief
Regeling Wijzen op
regeling
3. 3. Studiezaalmedewerker
Tarieven - informeert aanvrager over tarieven
lijst
Informeren
4. 4. Studiezaalmedewerker
- controleert formulier op correcte en
complete invulling
Controleren - op reproduceerbaarheid van origineel
- op openbaarmaking
5. 5. Studiezaalmedewerk
- laat bij onvolledig of incorrect invuld formulier
Invullen nee de aanvrager het formulier opnieuw of verder
Volledig?
invullen
6. 6. Studiezaalmedewerker
Aanvrager nee - stelt reproduceerbaarheid vast
Reproduceer - informeert aanvrager bij niet-
informeren en
baar? reproduceerbaarheid
archiveren
- archiveert het bestelformulier in map afgewezen
ja bestellingen
Bestel 7. Studiezaalmedewerker
7.
formulier - controleert de openbaarheid van
Controle het aangevraagde origineel
openbaarheid
Map
afgewezen
Bestellingen
1
Einde
Maart 2005 33
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
8. Studiezaalmedewerker
- stelt openbaarheid vast
Proc. inzage - wijst bij niet openbaarheid klant door naar
openbaar? proc. inzage niet-openbare arhieven voor
niet-openb.
ontheffing
9.
9. Studiezaalmedewerker
- stelt vast of klant doorverwezen moet worden
ja
Klant Door - wijst aanvrager evnetueel door naar andere
door-verwijzen verwijzen/ instellingen
leveren?
Einde
11.
11. Studiezaalmedewerker
Origineel Repro - voegt het origineel toe bij de aanvraag
nee
bijvoegen nummer? indien het reproductienegatiefnummer
niet op het formulier is ingevuld
Ondertekend
bestel
formulier
Bestelformulier
Maart 2005 34
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
17.
Map
Bestellingen Kopie
archiveren
Map
Bestellingen Lijst
Bestel
formulier
Origineel
toegevoegd? ja
21.
21. Fotograaf
Reproduceren - maakt reproductie van het origineel. Zie
4 zie proc. proces Reproductie
Reproductie
Maart 2005 35
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
Repro
Bestelformulier
nee
4 oke?
26.
26. Administratie
- maakt aan de hand van het bestelformulier
Opmaken Reeds
nee een factuur indien er nog niet betaald is
factuur betaald?
Repro
Formulier
27.
28. Baliemedewerker
- draagt zorg voorverzending
Repro
Verzenden
Bijbehorende
formulier
Maart 2005 36
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
Map
Bestellingen in Lijst
behandeling
Bestel
formulier
Einde
Maart 2005 37
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
Doel
Het ter beschikking stellen van tentoonstellingsmateriaal en museale voorwerpen aan derden
zodanig dat de bruikleen naar tevredenheid van de aanvrager en het archief verloopt.
Toepassingsgebied
Het proces is van toepassing op de registratuur, de studiezaal en het depot.
Definities
Proceseigenaar
Archivaris
Maart 2005 38
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
Begin
1. 1. Archiefmedewerker
- ontvangt schriftelijk bruikleen verzoek
Verzoek Ontvangen en - copieert origineel bruikleen verzoek
copieeren
Verzoek
Kopie
2. 2. Archiefmedewerker
Map - archiveert origineel verzoek in map
Orgineel
Bruikleen bruikleenverzoeken
verzoek Archiveren
verzoeken
Kopie verzoek
3. 3. Archiefmedewerker
- beoordeelt aan de hand van de handleiding
Handleiding Beoordelen voor het uitlenen van archieven/archiefstukken
verzoek of de aanvraag voldoet aan de voorwaarden
die het archief hanteert
ja
1 akkoord?
4. 4. Archiefmedewerker
- stelt, indien aanvraag niet aan de voorwaarde
Opstellen voldoet, een brief op met daarin de reden van
afwijzing de afwijzing
Brief
Kopie
5. 5. Registratuur
- verstuurt de afwijzingsbrief
Brief
Verzenden
Maart 2005 39
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
6. 6. Archiefmedewerker
- neemt contact op met verzoeker over kosten,
Overleg met materiele verzorging, data, transport
bruikleen - indien er geen overeenstemming wordt
nemer bereikt betekent het einde van de procedure
nee
3 Overeen
stemming?
7. 7. Archiefmedewerker
- stelt een bruikleenovereenkomst op met
Opstellen daarin aandacht voor duur bruikleen, wijze van
bruikleen tentoonstellen, klimaatbeheersing, lichtstraling,
overeenkomst wijze van transport, verzekering, kosten,
eventuele clausule bepalingen
Bruikleenovk
8. 8. Archivaris
- beoordeelt het contract op compleetheid en
Beoordeling juistheid
- indien archivaris niet akkoord gaat wordt er een
nieuw of aangepast contract opgesteld
nee Oke?
9. 9. Archiefmedewerker
Ovk - verstuurt de bruikleenovereenkomst in
Verzenden tweevoud op met het verzoek om 1 exemplaar
in tweevoud ondertekend retour te sturen
Ovk
Getekend
exemplaar
Maart 2005 40
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
Ondertekenen
Getekende
ovk
Archief
(stukken)
Maart 2005 41
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
1
3
Bruikleen 5
ovk
Bewijs
Corres
pondentie
Einde
Maart 2005 42
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
Doel
Het voldoen aan verzoeken om inzage van dossiers uit het zogenaamde semi-statisch
archief van de gemeente, zowel door ambtenaren als door bezoekers in de studiezaal
zodanig dat recht wordt gedaan aan zowel het recht op informatie van bezoekers als aan het
feit dat deze dossiers nog niet officieel zijn overgedragen aan het (gemeente)archief cf. de
Archiefwet 1995 artikel 12 en 13.
Toepassingsgebied
Deze procedure is van toepassing op de medewerkers van de studiezaal en de balie, op de
archivaris, de gemeentelijke archiefinspecteur, de medewerkers van de afdelingen Interne
Zaken en de zorgdrager.
Definities
Access: geautomatiseerde registratie van uitgeleende dossiers waaraan een rappelfunctie is
gekoppeld.
Groene uitleenkaart: kaart waarop de dossierbeschrijving, classificatie, recordnummer en
BOS-bewaren-nummer staan aangegeven.
BOS-bewaren-nummer: het nummer waaronder het dossier in het semi-statistisch archief is
opgeborgen.
Procedure eigenaar
Archivaris
Algemeen
De uitleentermijn voor ambtenaren is vier weken.
Dossiers jonger dan 20 jaar zijn voor ambtenaren openbaar en te raadplegen. Voor
bezoekers zijn deze niet openbaar volgens de Archiefwet 1995.
Maart 2005 43
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
Begin
1. 1. baliemedewerker
- neemt verzoek om inzage van een dossier
in ontvangst, zowel mondeling als telefonisch
Ontvangen
- indien het een verzoek van een bezoeker
aanvraag
betreft wordt deze doorverwezen naar de
behandelende afdeling
ja
1 Bezoeker?
2. 2. Studiezaalmedewerker
- haalt dossier uit depot
Ophalen
dossier
Dossier
3. 3. Studiezaalmedewerker
- verzendt het dossier per interne post naar
Dossier de ambtenaar die het dossier heeft aangevraagd
Verzenden
4. 4. Studiezaalmedewerker
- noteert uitleen van dossier in access
- noteert naam en afdeling lener en datum
Access Registreren uitlening
5. 5. Studiezaalmedewerker
Groene - vult de groene kaart in (naam en afdeling
uitleenkaart lener en datum van uitlening) die in het dossier
Kaart invullen
zit
Groene
uitleenkaart
Maart 2005 44
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
6. 6. Studiezaalmedewerker
Groene - plaatst groene kaart in Bak uitleenkaarten
Bak uitleen uitleen Kaart in bak
kaarten kaart plaatsen
7. 7. Studiezaalmedewerker
- ontvangt het dossier retour
Dossier Retour
ontvangen
8. 8. Studiezaalmedewerker
- controleert het dossier visueel
Controle
9.
9. Studiezaalmedewerker
- neemt contact op met ambtenaar indien het
Overleg met
nee Oke? dossier incompleet, onjuist en/of
ambtenaar
beschadigt is, etc.
Groene
uitleenkaart
Access Registreren
Einde
Maart 2005 45
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
1
2a. 2a. Studiezaalmedewerker
ja - geeft bezoeker dossier indien dit ouder is
Openbaar dan 20 jaar
ouder > 20 jaar
raadplegen
nee
einde ja Afwijzing?
Verzoek
4
nee Afwijzing?
Afwijzing
Maart 2005 46
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
Copieeren
Origineel
Kopie
Kopie
Verzoek
Einde
Maart 2005 47
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
Doel
Het organiseren van tentoonstellingen binnen het archief zodanig dat het doel van de
tentoonstelling bereikt wordt.
Toepassingsgebied
Het proces is van toepassing op de sectie educatie en de afdeling communicatie.
Definities
Proceseigenaar
Medewerker educatie
Maart 2005 48
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
Begin
1. 1. sectie Educatie
- verzamelt ideeen die inzicht geven in de
aanwezige kennis bij medewerkers en eigen
Verzamelen archieven en kansen op het gebied van educatie
en communicatie
- noteert de ideeen
Verzameling
ideeen
2. 2. sectie Educatie
- verricht onderzoek naar literatuur, archieven en
Onderzoek archiefstukken en de beschikbaarheid van
doen tentoonstellingsobjecten
- noteert resultaat
Onderzoeks
resultaat
3. 3. sectie Educatie
- beoordeelt resultaat uit onderzoek en neemt een
Beoordelen beslissing omtrent doorgang
resultaat
4. 4. sectie Educatie
- archiveert notities en resultaten in map Ideeen
bij geen doorgang van de tentoonstelling
Archiveren nee Doorgaan?
5. 5. sectie Educatie
- stelt bij doorgang het definitieve onderwerp
Vaststellen van de tentoonstelling vast
Map
onderwerp
tentoonstelling
6. 6. Medewerker Educatie
Einde - stelt een rapport op met daarin de tot dan toe
Opstellen en genomen beslissingen en resultaten uit het
kopieeren onderzoek
rapport - kopieert het rapport
Rapport
7. 7. Sectie Educatie
- overhandigt een exemplaar van het rapport
Overhandigen aan de afdeling communicatie, hoofd afdeling
archieven en collecties, het sectiehoofd Behoud,
Hoofd studiezaal en Hoofd Bedrijfsvoering
Maart 2005 49
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
Rapport
8. 8. medewerker Educatie
- licht rapport toe aan afdeling communicatie
Zie proc. communicatie tentoonstelling voor starten
proc. comm. Toelichten werkzaamheden.
- licht het rapport toe aan het hoofd Behoud
9. 9. sectie Educatie
- stelt werkgroep samen die de tentoonstelling
Samenstellen gaat voorbereiden. Samenstelling bestaat uit
werkgroep doorsnee van het archief.
Rapport
Opstellen Opstellen
bruikl.ovk? 12. archiefmedewerker
- stelt bruikleenovereenkomst op
Bruikleen
ovk
Rapport
Maart 2005 50
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
Rapport
18. nee
Corrigeren Op schema?
Maart 2005 51
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
Bruikleen
spullen
Maart 2005 52
FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
Rapport
nee Oke?
Rapport
Offerte
Diverse
Einde
Maart 2005 53