Professional Documents
Culture Documents
(Idee) Processen en IV 7869d01
(Idee) Processen en IV 7869d01
1 1
Processen en
informatievoorziening
. Processen
. Beheersen van processen
. Informatiebehoefte en informatievoorziening
. Administratieve Organisatie
. Financiële administratie
. Enterprise Resource Planning
Opgaven
Een bedrijf kan van buitenaf bekeken worden, maar de focus kan ook op de binnenkant van
het bedrijf worden gelegd. Deze benadering zien we in het zogenaamde ‘stadionmodel’ . Op
de tribune van het stadion zien diverse toeschouwers de bal rollen. Wat de toeschouwers
niet zien, zijn de activiteiten in het brein van de spelers. Deze activiteiten bepalen de tactiek
waarmee gespeeld wordt en het resultaat van de wedstrijd. Vertaald naar een bedrijf zijn de
toeschouwers de belanghebbenden bij het bedrijf die zien wat het bedrijf naar buiten
brengt, dan wel hoe de bal rolt, maar niet welke activiteiten daaraan vooraf zijn gegaan.
Deze activiteiten zijn voorbeelden van processen. Hierover gaat het eerste hoofdstuk.
Paragraaf . behandelt processen in het algemeen. Om de processen goed te laten verlo-
pen moeten deze worden beheerst. Dit komt in paragraaf . aan de orde. Hiervoor is infor-
matie nodig. Denk hierbij aan de sporter die goede voeding nodig heeft om zijn brein en
spieren goed te laten functioneren. Ook de kennis die de sporter nodig heeft om effectief te
1 1
Processen en
informatievoorziening
. Processen
. Beheersen van processen
. Informatiebehoefte en informatievoorziening
. Administratieve Organisatie
. Financiële administratie
. Enterprise Resource Planning
Opgaven
Een bedrijf kan van buitenaf bekeken worden, maar de focus kan ook op de binnenkant van
het bedrijf worden gelegd. Deze benadering zien we in het zogenaamde ‘stadionmodel’ . Op
de tribune van het stadion zien diverse toeschouwers de bal rollen. Wat de toeschouwers
niet zien, zijn de activiteiten in het brein van de spelers. Deze activiteiten bepalen de tactiek
waarmee gespeeld wordt en het resultaat van de wedstrijd. Vertaald naar een bedrijf zijn de
toeschouwers de belanghebbenden bij het bedrijf die zien wat het bedrijf naar buiten
brengt, dan wel hoe de bal rolt, maar niet welke activiteiten daaraan vooraf zijn gegaan.
Deze activiteiten zijn voorbeelden van processen. Hierover gaat het eerste hoofdstuk.
Paragraaf . behandelt processen in het algemeen. Om de processen goed te laten verlo-
pen moeten deze worden beheerst. Dit komt in paragraaf . aan de orde. Hiervoor is infor-
matie nodig. Denk hierbij aan de sporter die goede voeding nodig heeft om zijn brein en
spieren goed te laten functioneren. Ook de kennis die de sporter nodig heeft om effectief te
16 DEEL 1 PROCESSEN EN FINANCIËLE ADMINISTRATIE © Noordhoff Uitgevers bv
OPENINGSCASUS
‘Controle, controle … ’
Tymon, een tweedejaarsstudent, surft na Sander is net terug van een stage bij een
zijn vakantie op de website van zijn groot attractiepark. Hij is daar bezig
opleiding op zoek naar stageopdrachten. geweest met het vastleggen van een deel
Telkens komt hij de begrippen ‘admini- van de administratieve organisatie. San-
stratieve organisatie’ en ‘proces’ tegen. der begint te vertellen wat hij zoal heeft
Hij heeft geen flauw idee wat daarmee gedaan tijdens de stageperiode. Hij heeft
wordt bedoeld en besluit maar eens een gekeken naar de manier waarop kaartjes
mailtje te sturen naar één van zijn docen- bij de entree werden verkocht en hoe de
ten, de heer Cees Cazus. Al snel krijgt hij entreebewijzen werden gecontroleerd.
reactie van de heer Cazus en het ant- Sander vertelt over de dagelijkse informa-
woord is even duidelijk als cryptisch: tie over het aantal betalende bezoekers
die de financiële administratie ontving.
Beste Tymon, Het waren topdagen dit seizoen!
Maar er werd ook veel geld uitgegeven.
Dank voor je mail. Je hebt een informatie- Het was Sander opgevallen dat een bin-
vergaringsproces doorlopen. Je had een nenkomende factuur niet meteen werd
vraag, je hebt mij gemaild en ik geef je betaald, maar dat er vaak twee of soms
antwoord ….., Probeer dit proces maar wel drie handtekeningen op een factuur
eens te beschrijven. Ik ben benieuwd of moesten staan, voordat de financiële
het aan je verwachtingen heeft voldaan. administratie mocht betalen en dan nog
Ik hoor het wel. … Dan werd er nog niet betaald, want
dat gebeurde pas nadat de financieel
Succes verder! directeur opdracht had gegeven aan de
huisbankier om de betalingen via tele-
C.C. bankieren te regelen. ‘Kost wel veel tijd’ ,
vond Tymon. ‘Kan het nu echt niet
Tymon beseft dat hij zelf aan de slag moet anders?’
en besluit maar eens bij een ouderejaars-
student te rade te gaan.
§ 1.1 Processen
In de inleiding werd gesproken over het stadionmodel. Deze benaderings- Stadionmodel
wijze maakt onderscheid tussen het bedrijf en alles wat buiten het bedrijf
gebeurt. In figuur . wordt dit schematisch weergegeven.
1
Externe belanghebbenden
Bedrijf
Interne belanghebbenden
Tribune
Op het speelveld is het bedrijf actief. Binnen het bedrijf gebeurt van alles. Er
zijn veel activiteiten die ertoe leiden dat een bedrijf bepaalde doelen kan
halen.
TUSSENVRAAG 1.1
Noem enkele activiteiten die plaatsvinden in een bedrijf.
Daarnaast volgen processen elkaar op. Hierbij is de output van het ene
proces de input voor een volgend proces. In figuur . wordt dit schematisch
weergegeven.
Een procesbeschrijving geeft aan wie, wat, wanneer en op welke manier Proces-
doet. Het is een ‘doe-lijst’ . Telkens is de vraag ‘Waarom moet er iets worden beschrijving
gedaan?’ van belang. Het antwoord op die vraag is de volgende stap in het
proces.
TUSSENVRAAG 1.2
Teken kort het leerproces dat je als student doorloopt vanaf het moment
dat je nog niets weet tot op het moment dat je een voldoende voor een
tentamen haalt.
Output Output
Opeenvolgende Opeenvolgende
Input activiteiten Input activiteiten Input
1
Proces A Proces B
Een proces kan beschreven worden in grote, zeer abstracte stappen, tot
kleine, zeer concrete stappen, afhankelijk van het doel dat met de procesbe-
schrijving wordt beoogd. Zie onderstaande voorbeelden van procesbe-
schrijvingen. De eerste beschrijving is van het incheckproces bij een hotel;
de tweede beschrijving van alle activiteiten van een groothandel.
VOORBEELD 1.1
Stap 1: gast (klant) meldt zich bij de balie
Stap 2: receptionist groet de klant en vraagt naar de reservering/naam
Stap 3: receptionist voert de naam van de klant in het reserveringenbestand in
Stap 4: receptionist checkt reservering en kijkt welke kamer de klant heeft gereserveerd
Stap 5: receptionist werkt het bestand bij (gast gearriveerd + datum)
Stap 6: receptionist laat klant een incheckformulier invullen
Stap 7: receptionist geeft de klant de sleutel + evt. andere bescheiden van het hotel
Stap 8: receptionist vertelt klant waar de kamer te vinden is
Stap 9: receptionist vertelt klant over het ontbijt (hoe laat en waar geserveerd)
Stap 10: receptionist wenst de klant een plezierig verblijf.
VOORBEELD 1.2
Stap 1: de groothandel koopt in
Stap 2: de groothandel slaat producten op en presenteert de producten
Stap 3: de groothandel verkoopt en levert de producten.
TUSSENVRAAG 1.3
Procesbeschrijvingen verschillen in mate van detail afhankelijk van het doel
dat met de procesbeschrijving wordt beoogd. Voor welke doelen zouden
bovenstaande procesbeschrijvingen zijn opgesteld?
Hierna volgt in figuur . een voorbeeld van een stroomschema waarin een
interne bestelling wordt beschreven. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een
afdeling in een ziekenhuis die spuiten bestelt bij het magazijn.
Afdeling
besluit tot 1
aanschaf
Invullen bestelformulier
Bestelformulier
verzenden naar
magazijn
Bestelformulier
Ontvangst
bestelformulier door
magazijn
Controle bestelformulier
door magazijn
Logistiek bezorgt de
spuiten
TUSSENVRAAG 1.4
Waarom legt de personeelsadministratie bijvoorbeeld de leeftijd van een
personeelslid vast, met andere woorden, welke informatie kan daarmee
worden verstrekt?
Strategische
informatie
Tactische informatie
Operationele informatie
TUSSENVRAAG 1.5
Geef een verklaring voor de vorm van de informatiepiramide.
TUSSENVRAAG 1.6
Geef een voorbeeld van tactische informatie.
1
Administratie moet dus leiden tot informatie. Informatie is een gegeven
waarmee men iets kan doen, bijvoorbeeld een volgend proces ingaan.
Proces van Gegevens worden dus verzameld, vastgelegd, verwerkt en uiteindelijk ver-
administreren strekt als informatie. Kort samengevat is het het proces van de vier V’s:
Verzamelen Verzamelen van gegevens
Vastleggen Vastleggen van gegevens
Verwerken Verwerken van gegevens
met als doel het:
Verstrekken Verstrekken van informatie.
TUSSENVRAAG 1.7
Geef een voorbeeld van het verwerken van gegevens tot informatie.
TUSSENVRAAG 1.8
Geef een voorbeeld van informatie die nodig is om de werktijd van werkne-
mers te kunnen controleren.
VOORBEELD 1.3
Een groothandel krijgt de vraag van een klant of hij in staat is binnen drie dagen 200 krat-
ten bier te leveren. De medewerker die deze vraag binnenkrijgt, moet in de administratie
onder andere de volgende informatie kunnen vinden:
• Is er genoeg bier op voorraad of wordt er binnen de gestelde termijn voldoende bier ont-
vangen van onze leveranciers?
• Is de expeditieafdeling in staat deze kratten binnen drie dagen te leveren?
• Mag er überhaupt aan deze klant geleverd worden? (Of heeft hij bijvoorbeeld een grote
betalingsachterstand?)
TUSSENVRAAG 1.9
1
Bedenk een voorbeeld waarbij de uitvoering, registratie en controle door
één persoon plaatsvindt. Welk risico loopt het bedrijf in dat geval?
Procedures Bij de AO spelen procedures een belangrijke rol. Een procedure is een gede-
tailleerde procesbeschrijving waarin niet alleen wordt vastgelegd wie, wat,
wanneer en op welke manier doet, maar ook ‘wat wordt daarvan geadmini-
streerd’ ? Het eerste voorbeeld van de baliemedewerker in het hotel laat zien
wat de betreffende medewerker moet vastleggen, administreren, naar aan-
leiding van het bezoek van de klant. Op grond van het reserveringsbewijs
worden bijvoorbeeld de naam, adres en woonplaats (NAW)-gegevens vast-
gelegd in een computerbestand.
Om tot een goede AO-procedure te komen wordt gebruikgemaakt van de
zogenaamde W’s:
Wie (functionaris), mag
Wat (doen),
Waarom (het doel),
Wanneer en
Waarmee (met welke hulpmiddelen) bewerken en
Waar gaan de gegevens als informatie naartoe?
TUSSENVRAAG 1.10
Schrijf een korte procedure voor de inkoop van de groothandel uit
voorbeeld 1.2.
Richtlijnen van Tot slot zijn er dan de richtlijnen van de directie. Dit zijn instructies van de
de directie directie die zich niet in heel gedetailleerde procedures laten vastleggen.
Hieronder valt bijvoorbeeld de onderhandelingsruimte voor verkopers en
inkopers.
Het vakgebied AO wordt ook wel bestuurlijke informatieverzorging
genoemd. Deze informatieverzorging is intern nodig om de onderneming te
kunnen beheersen en extern nodig om bijvoorbeeld een goedkeurende
accountantsverklaring te verkrijgen. Deze accountantsverklaring is bij gro-
tere ondernemingen verplicht.
TUSSENVRAAG 1.11
Waarom is een goede AO zo belangrijk voor de accountant bij de controle
van de jaarrekening?
TUSSENVRAAG 1.12
Noem nog een extern belanghebbende die belang heeft bij betrouwbare
informatie en dus een goede AO.
TUSSENVRAAG 1.13
Hoe kan een school ervoor zorgen dat de informatie uit de cijferadministra-
tie betrouwbaar is? Noem een aantal aspecten.
Interne
beheersing van
processen
Betrouwbare
AO/IB
informatie
AO
TUSSENVRAAG 1.14
Geef een voorbeeld van een financieel risico dat een bedrijf loopt ten aan-
zien van de inkoop van goederen.
TUSSENVRAAG 1.15
Geef een voorbeeld van een gegeven dat wordt vastgelegd in de financiële
administratie en een voorbeeld van een gegeven dat niet wordt vastgelegd
in de financiële administratie.
TUSSENVRAAG 1.17
Er zijn nog meer voor- en nadelen van geautomatiseerde systemen te
bedenken. Noem een voor- en een nadeel.
Het doel van de boekhouding is om aan het einde van het informatievoorzie-
ningsproces de financiële gevolgen van alle processen die binnen een onder-
neming plaatsvinden, overzichtelijk weer te geven. Deze gegevens worden
daartoe verzameld, vastgelegd en verwerkt en uiteindelijk samengevat in de
balans en de winst- en verliesrekening van een onderneming. Hieruit kan
informatie worden verkregen die bijvoorbeeld het management van de onder-
neming nodig heeft bij het nemen van beslissingen. Financiële informatie om
de ondernemingsprocessen te sturen en te beheersen komen aan de orde in
de hoofdstukken en . Om deze financiële informatie te kunnen interprete-
ren is kennis van de beginselen van de financiële administratie noodzakelijk.
Alle medewerkers binnen een bedrijf verzamelen gegevens die van belang
zijn voor de uitvoering van hun taken. Deze gegevens worden handmatig
vastgelegd of in een eigen computerbestand opgeslagen. Voor alle functies
binnen een bedrijf zijn softwarepakketten op de markt. Er zijn bijvoorbeeld
pakketten voor financiële administratie (boekhoudprogramma’s), inkoop,
1
verkoop, opslag (magazijnbeheersystemen), loonadministratie en HRM
(human resource management).
Het voordeel van het gebruik van deze pakketten is dat deze heel specifieke
informatie leveren voor de ondersteuning van de betreffende functies. Het
nadeel van deze pakketten is dat elke afdeling in een bedrijf haar eigen
dataverzamelingen aanlegt en onderhoudt. Sommige gegevens die voor
meerdere afdelingen belangrijk zijn, bijvoorbeeld de hoogte van de voor-
raad, worden op die manier op verschillende plekken, door verschillende
mensen in verschillende programma’s bijgehouden. Dit is niet efficiënt en
de kans op fouten is groot.
De reden voor het gebruik van verschillende pakketten voor verschillende
functies is dat in het verleden een bedrijf werd gezien als een verzameling
van los van elkaar opererende bedrijfsfuncties: de inkoopfunctie, de ver- Bedrijfs-
koopfunctie, etc. In figuur . is dit weergegeven. functies
Verkoop Inkoop
HRM ....
Financiële
Opslag
administratie
Sinds de jaren tachtig van de vorige eeuw wordt een bedrijf steeds meer
gezien als een proces. Een bedrijf is dan een aaneenschakeling van proces-
sen, waarbij de output van het ene proces (bijvoorbeeld het inkoopproces),
de input vormt van het volgende proces (bijvoorbeeld het verkoopproces).
Om deze processen goed op elkaar te laten aansluiten is het belangrijk dat
de verschillende processen toegang hebben tot elkaars databestanden. De
verschillende systemen moeten daarom met elkaar kunnen ‘communice-
ren’ . Dat dit niet vanzelf gaat blijkt uit voorbeeld ..
VOORBEELD 1.4
Voor de verwerking van een inkoop door een bedrijf bij leverancier Van Dijk
op 1 oktober 2012, wordt het volgende gedaan:
Uit dit eenvoudige voorbeeld blijkt dat in een bedrijf op verschillende plaat-
sen gegevens worden opgeslagen die betrekking hebben op eenzelfde activi-
teit die een aantal processen in gang zet. Al die gegevens hebben betrekking
op één zaak, namelijk het inkopen bij Van Dijk op oktober .
TUSSENVRAAG 1.18
Schrijf drie notaties op van de datum 1 oktober 2012, zoals die in een
computersysteem kunnen worden vastgelegd.
TUSSENVRAAG 1.19
Geef een voorbeeld van een fout die kan optreden door het gebruik van
Excel als tussenschakel bij de aansluiting tussen processen.
speelt de procesgedachte een belangrijke rol. Een gegeven dat nodig is bij
het ene proces kan ook nodig zijn bij een ander proces. Bijvoorbeeld de
naam van de leverancier Van Dijk is nodig bij het inkoopproces en bij het
financiële proces. De verschillende bedrijfsprocessen grijpen in elkaar.
1
FIGUUR 1.7 Een bedrijf dat bestaat uit verschillende processen
die aan elkaar gekoppeld zijn door Excel
Verkoop Inkoop
Financiële
Opslag
administratie
Opslag
Inkoop Verkoop
Financiële INFORMATIE
administratie
HRM ....
ERP basisgegevens
TUSSENVRAAG 1.20
Geef een voorbeeld van een gegeven dat nodig is voor zowel het inkooppro-
ces, het opslagproces, het verkoopproces als het financiële proces.
Om een ERP-systeem voor een bedrijf te kunnen bouwen is het van groot
belang dat alle processen in een bedrijf duidelijk zijn beschreven. Om het
risico van fouten en ongewenste situaties te voorkomen is een goede admi-
nistratieve organisatie noodzakelijk.
Bekende voorbeelden van ERP-systemen zijn SAP en Navision.
Opgaven
1
Tot het publiek van Worldcom in het ‘stadionmodel’ behoren onder meer
aandeelhouders, banken, institutionele beleggers, milieuactiegroepen en
de vakbonden. Wie van de genoemde belanghebbenden (groeperingen)
hebben weinig tot geen boodschap aan bovengenoemde informatie? Moti-
veer het antwoord.
O.. Geert Krijger heeft een nieuwe Renault Espace gekocht. Na enkele maanden
blijkt de rechterkoplamp stuk te zijn en hij gaat terug naar de garage.
O.. Janny Charité verzorgt al tien jaar de huis-aan-huiscollecte voor een bekend
nationaal fonds bij haar in het dorp. Zij krijgt van het fonds alle benodigde
materialen en instructies. Zij verdeelt het dorp in wijken en zorgt dat in elke
wijk een collectant aanwezig is. De collectant krijgt van haar een bewijs dat
deze inderdaad voor het fonds collecteert, de lijsten, reclamefolders en een
cadeautje voor het collecteren. Het geld wordt door de collectanten na de
collecteweek bij Janny ingeleverd en zij geeft het geld af aan het fonds.
Onlangs is het fonds ertoe overgegaan niet meer met lijsten langs de deuren
te gaan, maar met een collectebus.
a Hoe groot is het aantal dozen volgens de Ist-situatie en hoeveel dozen vol-
gens de Soll-situatie?
b Geef een verklaring waarom er sprake is van een afwijking tussen de IST- en
de Soll-situatie.
c Welke maatregel zou je adviseren om dergelijke afwijkingen te voorkomen?
a Leg uit hoe er kostenbesparing met betrekking tot het aanhouden van voor-
raad kan optreden door het gebruik van een ERP-systeem.
b Leg uit hoe er kostenbesparing met betrekking tot de inzet van personeel
kan optreden door het gebruik van een ERP-systeem.
c Leg uit hoe er kostenbesparing met betrekking tot het voeren van de finan-
ciële administratie kan optreden door het gebruik van een ERP-systeem.
OPENINGSCASUS
‘Controle, controle … ’
Tymon, een tweedejaarsstudent, surft na Sander is net terug van een stage bij een
zijn vakantie op de website van zijn groot attractiepark. Hij is daar bezig
opleiding op zoek naar stageopdrachten. geweest met het vastleggen van een deel
Telkens komt hij de begrippen ‘admini- van de administratieve organisatie. San-
stratieve organisatie’ en ‘proces’ tegen. der begint te vertellen wat hij zoal heeft
Hij heeft geen flauw idee wat daarmee gedaan tijdens de stageperiode. Hij heeft
wordt bedoeld en besluit maar eens een gekeken naar de manier waarop kaartjes
mailtje te sturen naar één van zijn docen- bij de entree werden verkocht en hoe de
ten, de heer Cees Cazus. Al snel krijgt hij entreebewijzen werden gecontroleerd.
reactie van de heer Cazus en het ant- Sander vertelt over de dagelijkse informa-
woord is even duidelijk als cryptisch: tie over het aantal betalende bezoekers
die de financiële administratie ontving.
Beste Tymon, Het waren topdagen dit seizoen!
Maar er werd ook veel geld uitgegeven.
Dank voor je mail. Je hebt een informatie- Het was Sander opgevallen dat een bin-
vergaringsproces doorlopen. Je had een nenkomende factuur niet meteen werd
vraag, je hebt mij gemaild en ik geef je betaald, maar dat er vaak twee of soms
antwoord ….., Probeer dit proces maar wel drie handtekeningen op een factuur
eens te beschrijven. Ik ben benieuwd of moesten staan, voordat de financiële
het aan je verwachtingen heeft voldaan. administratie mocht betalen en dan nog
Ik hoor het wel. … Dan werd er nog niet betaald, want
dat gebeurde pas nadat de financieel
Succes verder! directeur opdracht had gegeven aan de
huisbankier om de betalingen via tele-
C.C. bankieren te regelen. ‘Kost wel veel tijd’ ,
vond Tymon. ‘Kan het nu echt niet
Tymon beseft dat hij zelf aan de slag moet anders?’
en besluit maar eens bij een ouderejaars-
student te rade te gaan.
© Noordhoff Uitgevers bv PROCESSEN EN INFORMATIEVOORZIENING 17
§ 1.1 Processen
In de inleiding werd gesproken over het stadionmodel. Deze benaderings- Stadionmodel
wijze maakt onderscheid tussen het bedrijf en alles wat buiten het bedrijf
gebeurt. In figuur . wordt dit schematisch weergegeven.
1
Externe belanghebbenden
Bedrijf
Interne belanghebbenden
Tribune
Op het speelveld is het bedrijf actief. Binnen het bedrijf gebeurt van alles. Er
zijn veel activiteiten die ertoe leiden dat een bedrijf bepaalde doelen kan
halen.
TUSSENVRAAG 1.1
Noem enkele activiteiten die plaatsvinden in een bedrijf.
Daarnaast volgen processen elkaar op. Hierbij is de output van het ene
proces de input voor een volgend proces. In figuur . wordt dit schematisch
weergegeven.
Een procesbeschrijving geeft aan wie, wat, wanneer en op welke manier Proces-
doet. Het is een ‘doe-lijst’ . Telkens is de vraag ‘Waarom moet er iets worden beschrijving
gedaan?’ van belang. Het antwoord op die vraag is de volgende stap in het
proces.
TUSSENVRAAG 1.2
Teken kort het leerproces dat je als student doorloopt vanaf het moment
dat je nog niets weet tot op het moment dat je een voldoende voor een
tentamen haalt.
18 DEEL 1 PROCESSEN EN FINANCIËLE ADMINISTRATIE © Noordhoff Uitgevers bv
Output Output
Opeenvolgende Opeenvolgende
Input activiteiten Input activiteiten Input
1
Proces A Proces B
Een proces kan beschreven worden in grote, zeer abstracte stappen, tot
kleine, zeer concrete stappen, afhankelijk van het doel dat met de procesbe-
schrijving wordt beoogd. Zie onderstaande voorbeelden van procesbe-
schrijvingen. De eerste beschrijving is van het incheckproces bij een hotel;
de tweede beschrijving van alle activiteiten van een groothandel.
VOORBEELD 1.1
Stap 1: gast (klant) meldt zich bij de balie
Stap 2: receptionist groet de klant en vraagt naar de reservering/naam
Stap 3: receptionist voert de naam van de klant in het reserveringenbestand in
Stap 4: receptionist checkt reservering en kijkt welke kamer de klant heeft gereserveerd
Stap 5: receptionist werkt het bestand bij (gast gearriveerd + datum)
Stap 6: receptionist laat klant een incheckformulier invullen
Stap 7: receptionist geeft de klant de sleutel + evt. andere bescheiden van het hotel
Stap 8: receptionist vertelt klant waar de kamer te vinden is
Stap 9: receptionist vertelt klant over het ontbijt (hoe laat en waar geserveerd)
Stap 10: receptionist wenst de klant een plezierig verblijf.
VOORBEELD 1.2
Stap 1: de groothandel koopt in
Stap 2: de groothandel slaat producten op en presenteert de producten
Stap 3: de groothandel verkoopt en levert de producten.
TUSSENVRAAG 1.3
Procesbeschrijvingen verschillen in mate van detail afhankelijk van het doel
dat met de procesbeschrijving wordt beoogd. Voor welke doelen zouden
bovenstaande procesbeschrijvingen zijn opgesteld?
Hierna volgt in figuur . een voorbeeld van een stroomschema waarin een
interne bestelling wordt beschreven. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een
afdeling in een ziekenhuis die spuiten bestelt bij het magazijn.
© Noordhoff Uitgevers bv PROCESSEN EN INFORMATIEVOORZIENING 19
Afdeling
besluit tot 1
aanschaf
Invullen bestelformulier
Bestelformulier
verzenden naar
magazijn
Bestelformulier
Ontvangst
bestelformulier door
magazijn
Controle bestelformulier
door magazijn
Logistiek bezorgt de
spuiten
TUSSENVRAAG 1.4
Waarom legt de personeelsadministratie bijvoorbeeld de leeftijd van een
personeelslid vast, met andere woorden, welke informatie kan daarmee
worden verstrekt?
Strategische
informatie
Tactische informatie
Operationele informatie
22 DEEL 1 PROCESSEN EN FINANCIËLE ADMINISTRATIE © Noordhoff Uitgevers bv
TUSSENVRAAG 1.5
Geef een verklaring voor de vorm van de informatiepiramide.
TUSSENVRAAG 1.6
Geef een voorbeeld van tactische informatie.
1
Administratie moet dus leiden tot informatie. Informatie is een gegeven
waarmee men iets kan doen, bijvoorbeeld een volgend proces ingaan.
Proces van Gegevens worden dus verzameld, vastgelegd, verwerkt en uiteindelijk ver-
administreren strekt als informatie. Kort samengevat is het het proces van de vier V’s:
Verzamelen Verzamelen van gegevens
Vastleggen Vastleggen van gegevens
Verwerken Verwerken van gegevens
met als doel het:
Verstrekken Verstrekken van informatie.
TUSSENVRAAG 1.7
Geef een voorbeeld van het verwerken van gegevens tot informatie.
TUSSENVRAAG 1.8
Geef een voorbeeld van informatie die nodig is om de werktijd van werkne-
mers te kunnen controleren.
VOORBEELD 1.3
Een groothandel krijgt de vraag van een klant of hij in staat is binnen drie dagen 200 krat-
ten bier te leveren. De medewerker die deze vraag binnenkrijgt, moet in de administratie
onder andere de volgende informatie kunnen vinden:
• Is er genoeg bier op voorraad of wordt er binnen de gestelde termijn voldoende bier ont-
vangen van onze leveranciers?
• Is de expeditieafdeling in staat deze kratten binnen drie dagen te leveren?
• Mag er überhaupt aan deze klant geleverd worden? (Of heeft hij bijvoorbeeld een grote
betalingsachterstand?)
TUSSENVRAAG 1.9
1
Bedenk een voorbeeld waarbij de uitvoering, registratie en controle door
één persoon plaatsvindt. Welk risico loopt het bedrijf in dat geval?
Procedures Bij de AO spelen procedures een belangrijke rol. Een procedure is een gede-
tailleerde procesbeschrijving waarin niet alleen wordt vastgelegd wie, wat,
wanneer en op welke manier doet, maar ook ‘wat wordt daarvan geadmini-
streerd’ ? Het eerste voorbeeld van de baliemedewerker in het hotel laat zien
wat de betreffende medewerker moet vastleggen, administreren, naar aan-
leiding van het bezoek van de klant. Op grond van het reserveringsbewijs
worden bijvoorbeeld de naam, adres en woonplaats (NAW)-gegevens vast-
gelegd in een computerbestand.
Om tot een goede AO-procedure te komen wordt gebruikgemaakt van de
zogenaamde W’s:
Wie (functionaris), mag
Wat (doen),
Waarom (het doel),
Wanneer en
Waarmee (met welke hulpmiddelen) bewerken en
Waar gaan de gegevens als informatie naartoe?
TUSSENVRAAG 1.10
Schrijf een korte procedure voor de inkoop van de groothandel uit
voorbeeld 1.2.
Richtlijnen van Tot slot zijn er dan de richtlijnen van de directie. Dit zijn instructies van de
de directie directie die zich niet in heel gedetailleerde procedures laten vastleggen.
Hieronder valt bijvoorbeeld de onderhandelingsruimte voor verkopers en
inkopers.
Het vakgebied AO wordt ook wel bestuurlijke informatieverzorging
genoemd. Deze informatieverzorging is intern nodig om de onderneming te
kunnen beheersen en extern nodig om bijvoorbeeld een goedkeurende
accountantsverklaring te verkrijgen. Deze accountantsverklaring is bij gro-
tere ondernemingen verplicht.
TUSSENVRAAG 1.11
Waarom is een goede AO zo belangrijk voor de accountant bij de controle
van de jaarrekening?
TUSSENVRAAG 1.12
Noem nog een extern belanghebbende die belang heeft bij betrouwbare
informatie en dus een goede AO.
TUSSENVRAAG 1.13
Hoe kan een school ervoor zorgen dat de informatie uit de cijferadministra-
tie betrouwbaar is? Noem een aantal aspecten.
© Noordhoff Uitgevers bv PROCESSEN EN INFORMATIEVOORZIENING 25
Interne
beheersing van
processen
Betrouwbare
AO/IB
informatie
AO
TUSSENVRAAG 1.14
Geef een voorbeeld van een financieel risico dat een bedrijf loopt ten aan-
zien van de inkoop van goederen.
TUSSENVRAAG 1.15
Geef een voorbeeld van een gegeven dat wordt vastgelegd in de financiële
administratie en een voorbeeld van een gegeven dat niet wordt vastgelegd
in de financiële administratie.
26 DEEL 1 PROCESSEN EN FINANCIËLE ADMINISTRATIE © Noordhoff Uitgevers bv
TUSSENVRAAG 1.17
Er zijn nog meer voor- en nadelen van geautomatiseerde systemen te
bedenken. Noem een voor- en een nadeel.
Het doel van de boekhouding is om aan het einde van het informatievoorzie-
ningsproces de financiële gevolgen van alle processen die binnen een onder-
neming plaatsvinden, overzichtelijk weer te geven. Deze gegevens worden
daartoe verzameld, vastgelegd en verwerkt en uiteindelijk samengevat in de
balans en de winst- en verliesrekening van een onderneming. Hieruit kan
informatie worden verkregen die bijvoorbeeld het management van de onder-
neming nodig heeft bij het nemen van beslissingen. Financiële informatie om
de ondernemingsprocessen te sturen en te beheersen komen aan de orde in
de hoofdstukken en . Om deze financiële informatie te kunnen interprete-
ren is kennis van de beginselen van de financiële administratie noodzakelijk.
Alle medewerkers binnen een bedrijf verzamelen gegevens die van belang
zijn voor de uitvoering van hun taken. Deze gegevens worden handmatig
vastgelegd of in een eigen computerbestand opgeslagen. Voor alle functies
binnen een bedrijf zijn softwarepakketten op de markt. Er zijn bijvoorbeeld
pakketten voor financiële administratie (boekhoudprogramma’s), inkoop,
1
verkoop, opslag (magazijnbeheersystemen), loonadministratie en HRM
(human resource management).
Het voordeel van het gebruik van deze pakketten is dat deze heel specifieke
informatie leveren voor de ondersteuning van de betreffende functies. Het
nadeel van deze pakketten is dat elke afdeling in een bedrijf haar eigen
dataverzamelingen aanlegt en onderhoudt. Sommige gegevens die voor
meerdere afdelingen belangrijk zijn, bijvoorbeeld de hoogte van de voor-
raad, worden op die manier op verschillende plekken, door verschillende
mensen in verschillende programma’s bijgehouden. Dit is niet efficiënt en
de kans op fouten is groot.
De reden voor het gebruik van verschillende pakketten voor verschillende
functies is dat in het verleden een bedrijf werd gezien als een verzameling
van los van elkaar opererende bedrijfsfuncties: de inkoopfunctie, de ver- Bedrijfs-
koopfunctie, etc. In figuur . is dit weergegeven. functies
Verkoop Inkoop
HRM ....
Financiële
Opslag
administratie
Sinds de jaren tachtig van de vorige eeuw wordt een bedrijf steeds meer
gezien als een proces. Een bedrijf is dan een aaneenschakeling van proces-
sen, waarbij de output van het ene proces (bijvoorbeeld het inkoopproces),
de input vormt van het volgende proces (bijvoorbeeld het verkoopproces).
Om deze processen goed op elkaar te laten aansluiten is het belangrijk dat
de verschillende processen toegang hebben tot elkaars databestanden. De
verschillende systemen moeten daarom met elkaar kunnen ‘communice-
ren’ . Dat dit niet vanzelf gaat blijkt uit voorbeeld ..
VOORBEELD 1.4
Voor de verwerking van een inkoop door een bedrijf bij leverancier Van Dijk
op 1 oktober 2012, wordt het volgende gedaan:
28 DEEL 1 PROCESSEN EN FINANCIËLE ADMINISTRATIE © Noordhoff Uitgevers bv
Uit dit eenvoudige voorbeeld blijkt dat in een bedrijf op verschillende plaat-
sen gegevens worden opgeslagen die betrekking hebben op eenzelfde activi-
teit die een aantal processen in gang zet. Al die gegevens hebben betrekking
op één zaak, namelijk het inkopen bij Van Dijk op oktober .
TUSSENVRAAG 1.18
Schrijf drie notaties op van de datum 1 oktober 2012, zoals die in een
computersysteem kunnen worden vastgelegd.
TUSSENVRAAG 1.19
Geef een voorbeeld van een fout die kan optreden door het gebruik van
Excel als tussenschakel bij de aansluiting tussen processen.
speelt de procesgedachte een belangrijke rol. Een gegeven dat nodig is bij
het ene proces kan ook nodig zijn bij een ander proces. Bijvoorbeeld de
naam van de leverancier Van Dijk is nodig bij het inkoopproces en bij het
financiële proces. De verschillende bedrijfsprocessen grijpen in elkaar.
1
FIGUUR 1.7 Een bedrijf dat bestaat uit verschillende processen
die aan elkaar gekoppeld zijn door Excel
Verkoop Inkoop
Financiële
Opslag
administratie
Opslag
Inkoop Verkoop
Financiële INFORMATIE
administratie
HRM ....
ERP basisgegevens
30 DEEL 1 PROCESSEN EN FINANCIËLE ADMINISTRATIE © Noordhoff Uitgevers bv
TUSSENVRAAG 1.20
Geef een voorbeeld van een gegeven dat nodig is voor zowel het inkooppro-
ces, het opslagproces, het verkoopproces als het financiële proces.
Om een ERP-systeem voor een bedrijf te kunnen bouwen is het van groot
belang dat alle processen in een bedrijf duidelijk zijn beschreven. Om het
risico van fouten en ongewenste situaties te voorkomen is een goede admi-
nistratieve organisatie noodzakelijk.
Bekende voorbeelden van ERP-systemen zijn SAP en Navision.
© Noordhoff Uitgevers bv 31
Opgaven
1
Tot het publiek van Worldcom in het ‘stadionmodel’ behoren onder meer
aandeelhouders, banken, institutionele beleggers, milieuactiegroepen en
de vakbonden. Wie van de genoemde belanghebbenden (groeperingen)
hebben weinig tot geen boodschap aan bovengenoemde informatie? Moti-
veer het antwoord.
O.. Geert Krijger heeft een nieuwe Renault Espace gekocht. Na enkele maanden
blijkt de rechterkoplamp stuk te zijn en hij gaat terug naar de garage.
O.. Janny Charité verzorgt al tien jaar de huis-aan-huiscollecte voor een bekend
nationaal fonds bij haar in het dorp. Zij krijgt van het fonds alle benodigde
materialen en instructies. Zij verdeelt het dorp in wijken en zorgt dat in elke
wijk een collectant aanwezig is. De collectant krijgt van haar een bewijs dat
deze inderdaad voor het fonds collecteert, de lijsten, reclamefolders en een
cadeautje voor het collecteren. Het geld wordt door de collectanten na de
collecteweek bij Janny ingeleverd en zij geeft het geld af aan het fonds.
Onlangs is het fonds ertoe overgegaan niet meer met lijsten langs de deuren
te gaan, maar met een collectebus.
32 DEEL 1 PROCESSEN EN FINANCIËLE ADMINISTRATIE © Noordhoff Uitgevers bv
a Hoe groot is het aantal dozen volgens de Ist-situatie en hoeveel dozen vol-
gens de Soll-situatie?
b Geef een verklaring waarom er sprake is van een afwijking tussen de IST- en
de Soll-situatie.
c Welke maatregel zou je adviseren om dergelijke afwijkingen te voorkomen?
a Leg uit hoe er kostenbesparing met betrekking tot het aanhouden van voor-
raad kan optreden door het gebruik van een ERP-systeem.
b Leg uit hoe er kostenbesparing met betrekking tot de inzet van personeel
kan optreden door het gebruik van een ERP-systeem.
c Leg uit hoe er kostenbesparing met betrekking tot het voeren van de finan-
ciële administratie kan optreden door het gebruik van een ERP-systeem.