JAWATANKUASA PELAKSANA MESYUARAT AGUNG PIBG KALI KE- 43

TARIKH : 23 FEBRUARI 2019

MASA : 8.30 PAGI
TEMPAT : DEWAN SERI BESTARI, SMK SERI TITIWANGSA.

PENASIHAT : TN HJ SHAHBANI BIN OTHMAN ( PENGETUA )

PENGERUSI : EN MOHD ZAKI BIN AHMAD ( YDP PIBG )
TIMBALAN PENGERUS : DR HISYAM BIN HARUN( NAIB YDP PIBG )
NAIB PENGERUSI 1 : EN MOHD ARIF BIN MOHD ALI ( PK PENTADBIRAN )
NAIB PENGERUSI 2 : EN KAMARUL NIZAR BIN MOHD ISMAIL ( PK HEM )
NAIB PENGERUSI 2 : PN ROSNAH BINTI SAFEE ( PK KOKURIKULUM )
SETIAUSAHA : PN ROZALIYATUL BAITI BINTI MD ISA
BENDAHARI : EN MUHAMMAD BIN SAARI
PENYELARAS : PN SITI HAWA BINTI MAT RODI
AJK SENARAI TUGAS
1. Penyambut Tetamu  menyambut kedatangan VIP lebih awal
 mendapatkan buku program untuk VIP
1.1 Cik Esnalili binti Hashim  mengiringi dan meraikan VIP
1.2 Pn Nik Normala binti Nik Soh  menyediakan buku pelawat untuk ditandatangani
1.3 En Abdul Razak @ Rahman bin Pendek VIP
1.4 En Faizal bin Daud  memastikan penyediaan air mineral untuk VIP
 meraikan kedatangan ibu bapa
 bantuan pengawas sebagai penunjuk arah

2. Jemputan: Perasmi , PIBG , ibu bapa  menghubungi VIP & ”follow-up” untuk merasmikan
majlis
2.1 Pn Ruhana binti Atan @ Md Din (K)  menyediakan surat jemputan VIP yang perlu
2.2 Cik Rozila binti Iberahim ditandatangani YDP melalui pengetua (letter head
2.3 Pn Azarina binti Bakia PIBG)
2.4 Left Kol. Shamsuri bin Noordin  menguruskan jemputan pemimpin setempat ke
AGM
 menyerahkan satu salinan untuk difailkan

3. Buku Mesyuarat /Kain Rentang / Banner  Menyediakan buku mesyuarat

/ Brosur
3.1 Pn Rozaliyatul Baiti bin Md Isa
3.2 En Muhammad bin Saari
3.3 Pn Zanariah binti Jaapar
 Menempah kain rentang
 Menggantungkan kain rentang dan
 Menyimpan kain rentang selepas satu minggu
Mesyuarat Agung PIBG
 menyediakan buku program ringkas untuk VIP,
YDP, NYDP, Pengetua dan lima Penolong Kanan
 Dapatkan tentatif program daripada SU PIBG.
 Berbincang dengan Pengetua

4. Pendaftaran  menyediakan buku pendaftaran daripada S/U

 menyediakan meja pendaftaran dengan hiasan dan
4.1 Pn. Siti Khadijah binti Abu Samah (K) lebel
4.2 Pn. Rohani binti Bakar  mendapatkan buku program dan mengedarkan
4.3 En Alex Harry a/l Anthony kepada hadirin
4.4 Murid Pengawas  mengedarkan borang sarana ibu bapa
 bekerjasama dengan AJK makanan untuk agihan

5. Jemputan Ibubapa & Merumus Usul
/Cadangan Ibu bapa
5.1 Semua Guru Tingkatan
6. Sijil / Cenderamata
6.1 Pn Norazian binti Rona (K)
6.2 Pn Nik Syahina binti Nik Ab Malik
6.3 Pn Farizan binti Ghani
7. Bacaan Doa
7.1 En Mohd Khairudin bin Hasbullah
8. Tempat Letak Kereta dan Disiplin
8.1 En. Mohamad Faizal bin Mohamad Johar(K)
8.2 En Rozlan bin Alias
8.3 Murid Pengawas SMK Seri Titiwangsa
9. Jamuan VIP/ Ibu Bapa dan Guru
9.1 Pn Noor Aini binti Mat’il (K)
9.2 Pn Norizah binti Abd Kadir
9.3 Cik Kannagi a/p Arumugam
9.4 Cik Nazirah Ayuni binti Raslishah
9.5 Pn Noorasmah binti Mohd Ali
9.6 Pn Hasfarani binti Mohamed
9.7 Murid Pengawas
10. Persiapan Pentas dan Back Drop
10.1 En Mahyudin bin Mamat (K)
10.2 Pn. Nurul Syuhada binti Mohd Jalil
10.3 Pn Normadira binti Mohamed Nawi
10.4 Pelajar Pembantu
11. Persiapan Tempat
11.1 En Abdullah bin Abdul Hamid (K)
11.2 En Hazli bin Adnan
11.3 En Sabri bin Abd Safar
makan pagi semasa pendaftaran
 mendapatkan surat jemputan ibu bapa daripada
S/U PIBG
 memastikan surat diedar melalui anak murid
 mengutip semula borang usul dan maklum balas
kehadiran
 mengira jumlah kehadiran berdasarkan maklum
balas ibu bapa & memaklumkan kepada AJK
Jamuan dan AJK buku program untuk anggaran
penyediaan makanan dan buku program.
 menyerahkan usul kepada SU PIBG
 menyediakan cenderamata untuk VIP
 menyediakan cenderamata untuk AJK 2018/2019
 dapatkan senarai AJK daripada S/U
 menyediakan sijil AJK sesi 2018/2019
 menyediakan alatan untuk penyampaian sijil &
cenderamata
 memastikan peralatan dikemas kembali
 Menyediakan teks doa
 Memimpin bacaan doa
 memastikan keadaan trafik baik
 menyerahkan bilangan murid kepada AJK makanan
untuk penyediaan makanan
 menempah makanan VIP, ibubapa, guru dan murid
yang bertugas
 menyediakan makanan pagi
 bekerjasama dengan AJK pendaftaran untuk
membuat serahan
 memastikan kebersihan sebelum dan selepas
majlis
 anggaran bincang dengan bendahari
 menyediakan ”back-drop” dan hiasan pentas yang
sesuai.
 memastikan dikemas kembali
 memastikan dewan bersih (menghubungi pekerja
swasta agar membersihkan dewan sebelum hari
AGM)
 menyusun kerusi dengan kedudukan yang sesuai
untuk pergerakan tetamu

12. Juruacara
12.1 Pn Nur Rabbuaah binti Hj Ismail
12.2 En Zainal Ariffin bin Abdullah
13. Dokumentasi / Fotografi
13.1 Pn Normah binti Lin (K)
13.2 Tn Hj Hanif bin Husein
13.3 Murid Titian Titan
14. Tayangan Multimedia
14.1 Pn. Lee Soon Ching (K)
En Wan Mohd Azli bin Wan Ismail
15. Pencatat Ucapan dan Minit Mesyuarat
PIBG
15.1 Pn Norazlinani binti Mansor (K)
15.2 Pn Suzaina binti Othman
16. Penyedia teks ucapan
16.1 Pn. Nurul Hidayah binti A.M Salim
17. Pengira Undi dan Pencatat Undi
17.1 En Rosli bin Mohamed Mokhtar (K)
17.2 En Muhammad Khairul Hisham bin Mohd
Yusoff
18. .Siaraya
18.1 En. Azrul Fahmi bin Ismail (K)
18.2 Murid PA Sistem SMK.Seri Titiwangsa
KERTAS KERJA MESYUARAT AGUNG PIBG KALI KE 43
 jumlah kerusi mengikut anggaran kehadiran dengan
mengambil kira kehadiran sepasang ibu bapa
 menyediakan bakul sampah disetiap penjuru dewan
 memastikan kerusi disimpan semula dan dewan
dikemas
 mengacarakan majlis perasmian AGM (sekiranya
ada perasmi).
 mendapatkan maklumat program daripada S/U
 memastikan mengambill gambar yang bersesuaian
untuk laporan dan majalah sekolah.
 menyediakan laporan lengkap mengikut format
SPSK.
 Membuat tiga salinan (Pengetua, SU PIBG dan
Pejabat)
 menyediakan bahan persembahan multimedia
 memastikan keadaan sesuai untuk persembahan
multimedia
 memastikan persembahan multimedia lancar
semasa AGM
 mencatat minit mengikut bahagian seperti contoh
bahan yang diberi oleh S/U PIBG
 menyerahkan minit bertaip melalui e-mail @ yang
telah bertulis tangan yang mudah dibaca dan
sempurna kepada S/U PIBG sesi 2019/2020 dalam
tempoh seminggu selepas AGM.
 Menyediakan teks ucapan perasmi, YDP dan
Pengetua.
 Disemak oleh PK Pentadbiran sebelum di riso
 Mengira undian secara tepat
 menyediakan papan putih dan maker pen untuk
mencatat semasa pelantikan AJK sesi 2019/2020
 mencatat undian
 memastikan papan putih diletakkan semula di
tempat asal
 memastikan siaraya berfungsi dengan baik
 menyediakan murid bertugas
 memastikan alatan disimpan semula selepas majlis
 Program : Mesyuarat Agung PIBG kali ke 43
Tarikh : 23 Febuari 2019
Tempat : Dewan Seri Bestari, SMK Seri Titiwangsa.
Jangka Masa : 8:30Pagi – 1:00 tengahari.
Penganjur : Persatuan IbuBapa dan Guru(PIBG) SMK Seri Titiwangsa
Sasaran : Ibubapa dan Penjaga murid SMK Seri Titiwangsa
Guru dan Kakitangan SMK Seri Titiwangsa
Matlamat :
 Menggalakkan interaksi dua hala antara pihak sekolah dan ibubapa/penjaga
murid SMK Seri Titiwangsa
 Meningkatkan penglibatan ibubapa ke arah kecemerlangan akademik dan
sahsiah murid SMK Seri Titiwangsa.
Objektif : Dengan adanya program ini diharap:
 Hubungan antara pihak sekolah dan ibubapa menjadi lebih erat.
 Perbincangan isu-isu berkaitan murid, ibubapa dan sekolah dapat dijalankan.
 Bekerjasama menjayakan semua program yang telah dirancang oleh pihak
sekolah
 Membantu pihak sekolah dalam usaha meningkagkatkan kecemerlangan
akademikdan sahsiah murid

Pelaksanaan : Tarikh : 23 Febuari 2019 ( Sabtu)

Masa : 8:30 pagi – 1:00 tengahari.
Tempat: Dewan Seri Bestari, SMK Seri Titiwangsa..
10. Sumber tenaga: Guru, kakitangan serta IbuBapa dan Penjaga murid

11. Aturcara Majlis

8:00 pagi : Pendaftaran Ibu Bapa/ Penjaga

8:30 pagi : Ketibaan perasmi
9.00 pagi : Nyanyian Lagu Negaraku
: Bacaan Doa
: Ucapan Pengetua
: Ucapan Perasmian Oleh Perasmi
: Penyampaian hadiah
: Persembahan Multimedia
:
9:30 pagi : Mesyuarat Agung PIBG kali ke-43
- Ucapan Aluan YDP
- Membentang dan mengesahkan minit Mesyuarat Agung kali ke 43.
- Perkara berbangkit
- Membentang dan mengesahkan Laporan Tahunan Kewangan PIBG 2018/2019.
- Membahas usul
- Pembubaran AJK sesi 2018/2019 dan perlantikkan sesi 2019/2020
- Ucapan Penangguhan

12. Peruntukan Kewangan : PIBG SMK Seri Titiwangsa

13. Anggaran Kos :

 BIL
PERKARA BAYARAN JUMLAH
BIL
1 Jamuan Ibu bapa, Guru dan murid RM 4 x 200 RM 800
2. Jamuan VIP RM 10 x 20 RM 200
3. Kain rentang RM 100
4. Cenderahati Perasmi RM 50
5. Sijil dan Cenderahati AJK PIBG RM 10 x 18 RM 180
6. Buku Mesyuarat RM 4 x 150 RM 600
7. Backdrop / Pentas RM 400
8. Belanja Runcit RM 200
9.
10
11

RM 2530
JUMLAH

14. Strategi:
 Perbincangan dengan Pengetua dan JK PIBG.
 Mengedar borang usul.
 Mengedarkan surat makluman mesyuarat kepada perasmi dan ibubapa/penjaga
murid.
15. Penilaian :
 Kehadiran ibubapa/penjaga dan guru.
 Kelancaran majlis yang dirancang.

Disediakan oleh, Disemak oleh,

……………………………………………….......... ………………………………………………..........
( SITI HAWA BINTI MAT RODI ) ( KAMARUL NIZAR BIN MOHD ISMAIL)
Penyelaras Mesyuarat Agong PIBG 2019/2020 PK HEM