Introductions

Selling Your Ideas ORSP Proposal Development Team

Ann Gates, Associate 
Vice President for 
Proposal Writing  Research

W k h III
Workshop III
Claudine Riccillo,  Flo Dick, Coordinator of 
Associate Director Pre‐Award Services

October 26, 2009 Malu Picard‐Ami, 
Proposal Development 
Specialist

Proposal Development Team 
Office of Research & Sponsored Projects (ORSP)        1 2

Selling Your Proposal Idea 

Characteristics

Essential Components

First Steps

Critical Proposal Sections CHARACTERISTICS

3 4

Characteristics of a Sellable Proposal

9 Transformative • Discuss in your group 
what you think these 
9 Innovative Activity:
Activity:  terms mean in terms of 
i f
9 Novel proposal writing

• Report out

5 Time Limit: 5 minutes 6

1
Definitions Relationship

• Transformative: Characterizing a range of endeavors that  The National Science Board’s report on Enhancing Support 
promise extraordinary outcomes, such as revolutionizing  for Transformative Research at NSF included the following:
entire disciplines, creating entirely new fields, or disrupting 
accepted theories and perspectives (NSF definition)
In practice, distinguishing between innovative and 
• Innovative: Characterized by the creation of new ideas or  transformative research is difficult at best and, some would 
things; forward looking, ahead of current thinking argue, only possible in hindsight. Indeed, the two forms of 
scientific progress do exist side‐by‐side and, often, proceed 
• Novel: new and not resembling something formerly known or  hand‐in‐hand and overlap each other. For example, Alfred 
used; original or striking especially in conception of style Wegener’s theory of continental drift, which significantly 
transformed concepts of our world required decades of 
Where do you think your research fits? innovative research to prove its validity.
7 8

Essential Components:
What a project must present to be competitive

LITERATURE REVIEW AND BACKGROUND

• The proposal must show how the research and expected outcomes fill a gap in the 
existing knowledge.
• This can be demonstrated by:
• Presenting a literature review and results of analysis
• Including a section on background

MOTIVATION

ESSENTIAL COMPONENTS • The proposal must show how the research and expected outcomes address a 
need
• This can be demonstrated by:
• Articulating the motivation for the proposed work
• Framing your work in relation to cutting‐edge research in the field
• Presenting preliminary research
9 10

Essential Components
SIGNIFICANCE
• The proposal must convince reviewers of the benefits of the research 
and expected outcomes.
• This can be done by:
• Describing the intellectual merit (significance) of the work.
• Describing the benefits beyond the immediate project and the benefits 
g y p j
to society (broader impacts)
RISK ASSESSMENT AND MITIGATION (OPTIONAL)
• The proposal should address risks associated with the proposed project 
(or with the proposal content) in anticipation of concerns raised by 
panelists.
First Steps
• This can be done by:
• Including risk assessment
• Describing how the risk will be mitigated 
11 12

2
First Steps in Selling Your Idea How to Find a Program Officer
• If you’re responding to a solicitation, the contact person will 
• Write a white paper that presents your idea and briefly  be listed.
addresses the essential components.
Step 1 • If you want to submit an unsolicited proposal, the process 
varies by agency.
9 NSF:
NSF: Go to the main webpage (http://www.nsf.gov/index.jsp). On the 
Go to the main webpage (http://www nsf gov/index jsp) On the
• Arrange a telephone call or visit with a program officer(s)  left click on Program Areas and choose your area, e.g., Geosciences. 
to discuss your idea.
Step 2 On the area’s webpage, click on View (GEO) Staff Directory.
9 NIH: Go to the Institutes page http://www.nih.gov/icd/ and find out 
which institute bets fits your idea. Navigate that site looking primarily 
• Seek advice from the program officer on how to proceed,  at Funding Opportunities or Organizational Structure.
in particular which programs are best suited to seek  9 Other agencies, e.g., DoD: Look at their main Broad Agency 
Step 3 funding for the research. Announcements (BAAs)

13 14

What the PO Might Say and
What You Should Do

• Use the links to identify  • I love your idea. Send me a proposal, and I’ll get it funded—
the program officer(s) 
(PO) in your research
(PO) in your research 
Activity:
Activity:  area.
• http://www.nsf.gov/index.jsp
• http://www.nih.gov/icd
Time Limit: 10 minutes
Break out the champagne.
• I love your idea. I’ll draft a solicitation that you can respond 
to Celebrate but remember that other people will be
to—Celebrate, but remember that other people will be 
responding too, so your proposal has to be great.
• I like your idea and here are some solicitations  it might fit—
Read the solicitations, choose the best fit, and write a 
proposal that meets all its requirements.
• I like the idea but believe it fits better in “X” area –
Research the area and call another Program Officer.
15 16

The Importance of Good Writing

Your readers are not likely to buy your idea unless 
the proposal is well written, at least as well written 
as a peer‐reviewed journal article or even a good 
detective novel Proposals should be:
detective novel. Proposals should be:
– Clear
– Succinct
CRITICAL PROPOSAL SECTIONS – Well Organized
– Grammatically Correct

17 18

3
 Literature Review – Sets the Stage
o Goals:
• Put the proposal into a larger context 
• Provide evidence of knowledge of relevant published 
literature
• Tie present state of knowledge explicitly to your research
o Writing a literature review:
• Present background to familiarize reviewer with the research 
area
Literature Review • Succinctly describe and cite seminal and related work
• Summarize what is known and what needs to be addressed
The literature review reinforces why 
19 your work is important 20

The reviewers noted that the ideas were not new and that the PI had not  The reviewers noted that the ideas were not new and that the PI had not 
made the connection with prior results made the connection with prior results
Lit Review
Of course, that idea (patterns) is not new either; we could start with van Dyke  Of course, that idea (patterns) is not new either; we could start with van Dyke 
album of fluid motions, with EOF or POD techniques for which  album of fluid motions, with EOF or POD techniques for which 
Nadine Aubry and others were pioneers; no reference is given  Nadine Aubry and others were pioneers; no reference is given 
to them, no bridge is done to these approaches; neither are  to them, no bridge is done to these approaches; neither are 
quoted the people trying to identify patterns using wavelets  quoted the people trying to identify patterns using wavelets 
(Marie Farge and others). I can think as well of early works by  (Marie Farge and others). I can think as well of early works by 
MacLaughlin and collaborators on the switching of between
MacLaughlin and collaborators on the switching of between  MacLaughlin and collaborators on the switching of between
MacLaughlin and collaborators on the switching of between 
temporal and spatial complexity on one‐dimensional equations,  temporal and spatial complexity on one‐dimensional equations, 
or of the study of patterns by Newell et al. in convection or optical  or of the study of patterns by Newell et al. in convection or optical 
Reference 
turbulence, not to mention finance.  turbulence, not to mention finance.  Seminal 
I am also a little surprised that topology is not part of this game; I  work
I am also a little surprised that topology is not part of this game; I 
think it should; topology (e.g. the study of knots, including wild  think it should; topology (e.g. the study of knots, including wild 
knots) has proven useful in the study of DNA. knots) has proven useful in the study of DNA.

Excerpted here are only the critical parts of the NSF panel review of the proposal, in hope that they may be helpful to colleagues  Excerpted here are only the critical parts of the NSF panel review of the proposal, in hope that they may be helpful to colleagues 

21 22
pursuing related research. Dated: 04/30/04  http://www.cns.gatech.edu/~predrag/papers/fullTurbwww03‐review.html pursuing related research. Dated: 04/30/04  http://www.cns.gatech.edu/~predrag/papers/fullTurbwww03‐review.html

The reviewers noted that the ideas were not new and that the PI had not 
made the connection with prior results
Of course, that idea (patterns) is not new either; we could start with van Dyke 
album of fluid motions, with EOF or POD techniques for which 
Nadine Aubry and others were pioneers; no reference is given to 
them, no bridge is done to these approaches; neither are quoted 
the people trying to identify patterns using wavelets (Marie 
Farge and others). I can think as well of early works by MacLaughlin 
and collaborators on the switching of between temporal and
and collaborators on the switching of between temporal and 
spatial complexity on one‐dimensional equations, or of the study 
Risk—
framing 
of patterns by Newell et al. in convection or optical turbulence, not to 
your work
mention finance. 
I am also a little surprised that topology is not part of this game;  Motivation and Significance
I think it should; topology (e.g. the study of knots, including 
wild knots) has proven useful in the study of DNA.

Excerpted here are only the critical parts of the NSF panel review of the proposal, in hope that they may be helpful to colleagues 
23 24
pursuing related research. Dated: 04/30/04  http://www.cns.gatech.edu/~predrag/papers/fullTurbwww03‐review.html

4
 Motivation and Significance
MOTIVATION AND SIGNIFICANCE

MOTIVATION:
• State the need(s) or the problem
• Why did you decide to do this project? • Explain the logic behind the need for the proposed research
• Why is your research important? • Explain who has the need(s)
• Who  benefits from the results of the research?
Who benefits from the results of the research? • Use data that substantiates the need at the local, national, 
Use data that substantiates the need at the local national
or global level as appropriate

SIGNIFICANCE:

• Explain why the research or project is important
• Address in terms of intellectual merit and/ or broader 
YOU WANT THE REVIEWERS TO REACH THE SAME CONCLUSION AS YOU DID! impacts (NSF)

25 26

• Read the example project summary
• In groups, discuss
• Has the researcher made a strong case 
demonstrating the importance of the 
Activity:
Activity:  project? Why?
project? Why?
• Highlight elements that could make it 
stronger, if any, and explain
• Report out 

Project Summary  

Time Limit: 10 minutes 27 28

Project Summary Project Summary
• Purpose: To provide agency administrators and  • Purpose: To provide agency administrators and 
reviewers with a quick and concise overview of the  reviewers with a quick and concise overview of the 
proposal proposal

THE place to sell your idea!
(Also sell your idea in the first 
THE place to sell your idea!
paragraph of the project 
description)

29 30

5
Project Summary: Guidelines Presentation by Agency‐1

• Describe the goal (hypothesis) of the proposed project • NSF: Project Summary
– Align with the goals of the RFP and funding agency – Includes Intellectual Merit and Broader Impacts
• Present an overview • NIH: Project Summary (Abstract)
– Motivate the need for the project and how effort will lead to solution 
– Includes broad, long‐term objectives and specific aims
, g j p
or understanding of broader problem
or understanding of broader problem
– Discuss conceptual framework – Reference the health relatedness of the project
– Describe approach or methods that will be used – Provide a concise description of the research design and 
– Explain why the submitters are the right people methods 
• State the significance of the proposed work – Describe relevance of the proposed research to public 
– Describe how it meets the principal evaluation criteria health.

31 32

Presentation by Agency‐2
• SBIR/STTR: Project (Executive) Summary
– Identify the potential innovation.
– Describe anticipated results or outcomes.
– Explain potential commercial application.
Intellectual Merit
• How important is the proposed activity to advancing 
knowledge and understanding within its own field or across 
different fields?
• How well qualified is the proposer (or team) to conduct the 
p j (
project (comment on quality of prior work)?
q y p )
• To what extent does the proposed activity suggest and 
explore creative and original concepts?
• How well conceived and organized is the proposed activity?
• Is there sufficient access to resources?

33 34

Broader Impacts
• How well does the activity advance discovery and 
understanding while promoting teaching, training, and 
learning?
• How well does the proposed activity broaden the 
p
participation of underrepresented groups (e.g., gender, 
p p g p ( g,g ,
ethnicity, disability, geographic)?
• To what extent will it enhance the infrastructure for research 
and education, such as facilities, instrumentation, networks, 
and partnerships? GROUP ACTIVITY
• Will the results be disseminated broadly to enhance scientfiic
and technological understanding?
• What may be the benefits to society?
35 36

6
 Evaluate the Intellectual
Merit and Broader Impacts
Activity:
Activity:  of the project summaries.
f h j i

SUPPORTING SECTIONS FOR 
SELLING YOUR IDEAS
Time Limit: 30 minutes 37 38

Facilities – Equipment – Other Support Budget – Some Considerations

Convince the reviewers that you have the resources 
Selling your ideas requires having a realistic and well‐
and support to perform the research.
justified budget.
o Describe existing equipment to be used in the research
o Describe available facilities o Reinforce your credibility with a realistic budget
o Assess the adequacy of the organizational resources available o Estimate accurately
o Pay attention to time and effort required and actual cost of this 
o Request funding for needed equipment not available
effort
o Include university infrastructure that supports research o Be as concrete and specific as possible in your justification 
o Describe administrative support from the university o Sell the expertise of the team in the justification

o Align work with institution’s strategic plan
39 40

ORSP Development Team

Proposal Writing  Resources
Remaining Workshops Fall 2009

Session IV  ‐ November 11th
ORSP Development  ORSP Research 
Project Management, Evaluation Team Administrators
& Assessment
1 00 3 30
1:00‐3:30pm
Location: Blumberg Auditorium (UTEP Library)

ORSP web page Expertise System
Session V ‐ December 2nd
Budget Preparation
1:30‐3:30pm  
Location: Blumberg Auditorium (UTEP Library) 41 42

7
Proposal Development Team
Reflection
Contact Information

What did you learn 
Ann Gates Flo Dick today that was new?

agates@utep.edu fdick@utep.edu

What elements of 
What would you 
the workshop did 
Claudine Riccillo Malu Picard‐Ami like to learn more 
you find the most 
about?
criccill@utep.edu marialp@utep.edu relevant?

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