Manual Kualiti SPSK 2015 PDF

SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR

JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 1
SENARAI EDARAN TERKAWAL
NO. EDARAN
PEMEGANG DOKUMEN
TERKAWAL
01 Pengurus Kualiti Jabatan Pendidikan Selangor
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
REKOD PINDAAN MANUAL KUALITI
ISI KANDUNGAN
MUKA
BAB BIL PERKARA KLAUSA
SURAT
1 PENGENALAN 1 8
1.1 Tujuan 8
1.2 Skop Sistem Pengurusan Kualiti Untuk 8
Pendaftaran Pensijilan MS ISO 9001 : 2008
1.3 Kandungan Manual Kualiti 9
2 Maklumat Organisasi 2 10
2.1 Latar Belakang 10
2.2 Tujuan Penubuhan 10
2.3 Alamat Organisasi 10-11
2.4 Visi 12
12
2.5 Misi
12
2.6 Dasar Kualiti (5.3) 5.3
12
2.6.1 Keperluan Kenyataan Dasar Kualiti
12
2.7 Objektif Kualiti (5.4.1) 5.4.1
12
2.8 Carta Organisasi Pasukan Petugas Kualiti
2.9 Carta Organisasi JPNSel 13
2.10 Aktiviti Utama JPNSel / PPDSel 13
2.11 Pemetaan Proses Sistem Pengurusan Kualiti 13
3 Strategi Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti 3 14

Skop Sistem Pengurusan Kualiti Untuk
3.1
Pendaftaran Pensijilan MS ISO 9001:2008
3.1.1 Skop Pemberian Perkhidmatan
3.1.2 Skop Sistem Pengurusan Kualiti
3.2 Pengecualian Aplikasi 14
3.2.1 Klausa : 7.3 – Reka Bentuk Dan

14
Pembangunan Proses
3.2.1 Klausa : 7.6 – Kawalan ke Atas Peralatan
14
Pengukuran dan Pemantauan
3.3 Istilah Dan Definasi 15-16
3.4 Singkatan 18
4 Dasar Dan Prinsip Asas Sistem Pengurusan Kualiti 4 19
4.1 Keperluan Am 4.1 20
4.2 Keperluan Dokumentasi 4.2 20
4.2.1 Keperluan Am 4.21 20
4.2.2 Manual Kualiti 4.2.2 21
4.2.3 Kawalan Dokumen 4.2.3 22

4.2.4 Kawalan Rekod 4.2.4 22
5 Tanggungjawab Pengurusan 5 23
5.1 Komitmen Pengurusan 5.1 23
5.2 Fokus Kepada Pelanggan 5.2 24
5.3 Dasar Kualiti 5.3 24
5.4 Perancangan 5.4 24
5.4.1 Objektif Kualiti 5.4.1 24
5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti 5.4.2 24
5.5 Tanggungjawab, Kuasa Dan Komunikasi 5.5 25
5.5.1 Tanggungjawab Dan Kuasa 5.5.1 25
5.5.2 Wakil Pengurusan 5.5.2 25
5.5.3 Komunikasi Dalam Organisasi 5.5.3 26
5.6 Kajian Semula Pengurusan 5.6 26
5.6.1 Am 5.6.1 26
5.6.2 Input Kajian Semula Pengurusan 5.6.2 27
5.6.3 Output Kajian Semula 5.6.3 27
6 Pengurusan Sumber 6 28
6.1 Bekalan Sumber 6.1 28
6.2 Sumber Manusia 6.2 28
6.2.1 Am 6.2.1 28
6.2.2 Kecekapan,Latihan Dan Kesedaran 6.2.2 28
6.3 Infrastruktur 6.3 29
6.4 Persekitaran Kerja 6.4 29
7 Realisasi Perkhidmatan 7 30
7.1 Perancangan Bagi Merialisasikan Perkhidmatan 7.1 30
7.2 Proses Berkaitan dengan Pelanggan 7.2 30
7.2.1 Menentukan Keperluan-Keperluan

7.2.1 30-31
Perkhidmatan
7.2.2 Semakan Semula Keperluan Perkhidmatan 7.2.2 31
7.2.3 Komunikasi dengan Pelanggan 7.2.3 32
7.3 Rekabentuk Dan Pembangunan Proses 7.3 32
7.4 Perolehan 7.4 32
7.4.1 Proses Perolehan 7.4.1 32-33
7.4.2 Maklumat Perolehan 7.4.2 33
7.4.3 Verifikasi /Pemeriksaan Pembelian 7.4.3 34
7.5 Pengeluaran Dan Penyediaan Perkhidmatan 7.5 34
7.5.1 Kawalan Ke Atas Pengeluaran Dan

7.5.1 34
Penyediaan Perkhidmatan
7.5.2 Validasi Proses Pengeluaran Dan 7.5.2
34
Penyampaian Perkhidmatan
7.5.3 Identifikasi Dan Kemudahkesanan 7.5.3 35
7.5.4 Harta Hak Milik Pelanggan 7.5.4 35
7.5.5 Pemeliharaan Produk 7.5.5 35-37
7.6 Kawalan Ke Atas Pemantauan dan Pengukuran

Peralatan 7.6 37
8 PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN 8 38
8.1 Am 8.1 38
8.2 Pemantauan dan Pengukuran 8.2 38
8.2.1 Kepuasan Pelanggan 8.2.1 38
8.2.2 Audit Dalaman 8.2.2 38-39
8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses 8.2.3 38
8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Perkhidmatan 8.2.4 39-40
8.3 Kawalan Ke Atas Ketidakakuran Perkhidmatan 8.3 39-40
8.4 Analisis Data 8.4 40
8.5 Penambahbaikan 8.5 40
8.5.1 Penambahbaikan Berterusan 8.5.1 40
8.5.2 Tindakan Pembetulan 8.5.2 41

8.5.3 Tindakan Pencegahan 8.5.3 41
ISI KANDUNGAN
MUKA
LAMPIRAN PERKARA
SURAT
1 Carta Organisasi Pasukan Petugas Kualiti JPNSel 43
2 Carta Organisasi Pasukan Petugas Kualiti PPDSel 44
3 Carta Organisasi Pasukan Petugas Kualiti Sekolah 45
4 Carta Organisasi Pengurusan Jabatan Pendidikan
46
Negeri Selangor
MUKA
RAJAH PERKARA
SURAT
1 Hirarki Dokumentasi 21
2 Pemetaan Proses Sistem Pengurusan Kualiti 35
BAB 1 PENGENALAN
1.1 TUJUAN
Manual Kualiti ini merupakan sumber rujukan Sistem Pengurusan Kualiti
Jabatan Pendidikan Negeri Selangor dan PPD seluruh Negeri Selangor serta
Sekolah-sekolah di Negeri Selangor. Ia diwujudkan sebagai tanda komitmen
pihak pengurusan atasan untuk melaksanakan SPSK berteraskan kepada
keperluan standard MS ISO 9001:2008. Ia disediakan bagi tujuan berikut:
1.1.1 Menjelaskan maklumat organisasi JPNSel/PPDSel/Sekolah di bawah

kawalannya merangkumi perkara-perkara seperti: perkhidmatan
yang diberi, pelanggan organisasi, visi, misi, dan lokasi.
1.1.2 Memperincikan SPSK yang menjelaskan dasar kualiti, objektif

kualiti, skop pelaksanaan sistem kualiti dan justifikasi bagi
keperluan yang tidak dimasukkan dalam SPSK, proses-proses yang
terlibat dalam organisasi dan hubungkait di antaranya, proses
pengurusan sumber, proses perancangan pemberian perkhidmatan,
sistem kawalan dokumen dan rekod, serta proses penambahbaikan
yang dilaksanakan secara berterusan.
1.1.3 Menjelaskan dasar dan prinsip bagi setiap aktiviti yang

dilaksanakan dalam proses pengurusan sistem perkhidmatan
pendidikan selaras dengan keperluan standard MS ISO 9001:2008
di bawah pelaksanaan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti.
1.2 SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI UNTUK PENDAFTARAN

PENSIJILAN MS ISO 9001:2008
1.2.1 Skop
Pengurusan Pembelajaran Dan Pengajaran
1.2.2 Skop Sistem Pengurusan Kualiti adalah merangkumi fungsi-fungsi

berikut:-
1 Pengurusan Panitia
2 Pengurusan Jadual Waktu
3 Pengurusan Pembelajaran & Pengajaran
4 Pengurusan Pencerapan
5 Pengurusan Peperiksaan
6 Pengurusan Semakan Hasil Kerja Murid

7 Pengurusan Mesyuarat
8 Pengurusan Bimbingan
9 Pengurusan Pusat Sumber
1.3. Kandungan Manual Kualiti
Manual Kualiti ini mengandungi 4 bahagian seperti berikut:-
Bahagian 1 : Pengenalan Kepada Manual Kualiti

Bahagian 2 : Maklumat Organisasi
Bahagian 3 : Strategi Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti Bahagian Pengurusan
Sekolah Harian, Jabatan Pendidikan Negeri, Pejabat Pendidikan
Daerah dan Sekolah-sekolah Di Negeri Selangor.
Bahagian 4 : Dasar dan Prinsip Asas Pengurusan Sistem Kualiti
Seksyen 4: Sistem Pengurusan Kualiti
Seksyen 5: Tanggungjawab Pengurusan
Seksyen 6: Pengurusan Sumber
Seksyen 7: Realisasi Produk
Seksyen 8: Pengukuran, Penganalisisan dan Penambahbaikan
BAB 2 MAKLUMAT ORGANISASI
2.1 LATAR BELAKANG

JPNSel telah ditubuhkan di bawah Education Ordinance 1950. Ia mewakili
KPM untuk menyelaraskan semua perkara yang berkaitan dengan
pengurusan dan pentadbiran Pejabat Pendidikan Daerah dan sekolah-
sekolah menengah dan rendah di Negeri Selangor. JPNSel mulai
beroperasi pada 26 Oktober 1955. Ia diketuai oleh Pengarah Pendidikan
dan dibantu oleh Timbalan Pengarah Pendidikan dan sepuluh orang
Ketua Sektor dan sepuluh Pegawai Pendidikan Daerah.
2.2 TUJUAN PENUBUHAN
Fungsi utama JPNSel adalah untuk merancang, mengurus dan

menyelaraskan program dan aktiviti pembangunan pendidikan di
peringkat negeri, daerah dan sekolah selaras dengan keperluan yang
telah ditetapkan oleh Kementerian Pendidikan Malaysia.
Fungsi utama Pejabat Pendidikan Daerah sebagai wakil kepada

Kementerian Pendidikan Malaysia dan Jabatan Pendidikan Negeri
Selangor untuk menyelaras semua perkara yang berkaitan pengurusan
dan pentadbiran sekolah-sekolah di daerah dalam negeri Selangor
Fungsi utama sekolah adalah melaksanakan proses pembelajaran dan

pengajaran bagi mencapai objektif Kementerian Pendidikan Malaysia
seperti yang telah ditetapkan dalam Falsafah Pendidikan Kebangsaan.
2.3 ALAMAT ORGANISASI
Jabatan Pendidikan Negeri Selangor,

Jalan Jambu Bol 4/3E, Seksyen 4,
40604 Shah Alam
Pejabat Pendidikan Daerah Petaling Perdana,

Jalan Kepuk 19/2, Seksyen 19,
40300 Shah Alam
Pejabat Pendidikan Daerah Petaling Utama,

Blok Podium,
Kompleks Kelana Centre Point,
Jalan SS7/19, Kelana Jaya,
47301 Petaling Jaya
Pejabat Pendidikan Daerah Klang,

Jalan Meru,
41050 Klang
Pejabat Pendidikan Daerah Hulu Langat,

Saujana Impian, KM 22 Cheras,
43000 Kajang

Pejabat Pendidikan Daerah Gombak,
Tingkat 3, Kompleks Selayang Mall,
Jalan SU 9, Taman Selayang Utama,
68100 Batu Caves
Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Langat,

Jalan Sultan Abdul Samad,
42700 Banting
Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Selangor,

45000 Kuala Selangor
Pejabat Pendidikan Daerah Sabak Bernam,

d/a Sek, Keb, Seri Makmuar,
Jalan Parit Satu Darat,
45300 Sungai Besar
Pejabat Pendidikan Daerah Hulu Selangor,

Wisma Tenaga Nasional Berhad,
No. 18, Seksyen 18, Jalan Rasathurai,
44000 Kuala Kubu Bharu
Pejabat Pendidikan Daerah Sepang

No: 42 & 44 Jalan Mawar 1B,
Bandar Baru Salak Tinggi,
43900 Sepang
2.4 VISI
Sekolah Unggul Penjana Generasi Terbilang
2.5 MISI
Membangun Potensi Individu Melalui Pendidikan Berkualiti
2.6 DASAR KUALITI (Klausa 5.3)
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR komited dalam meningkatkan kecekapan

dan keberkesanan proses penyampaian perkhidmatan bagi memenuhi
kehendak pelanggan dan aspirasi negara.
2.6.1 Keperluan Kenyataan Dasar Kualiti
Kenyataan Dasar Kualiti dibuat bagi memaklumkan kepada semua

pegawai dan kakitangan JPNSel / PPDSel / Sekolah di Negeri
Selangor untuk memastikan sistem kualiti yang menyeluruh dan
berterusan dapat diterapkan di dalam tugas mereka. Kenyataan ini
juga merupakan garis panduan pelaksanaan sistem pengurusan
perkhidmatan pendidikan yang berkualiti bagi menjelaskan kepada
semua pegawai dan kakitangan supaya dapat difahami dan dihayati
serta memberi komitmen sepenuhnya terhadap pelaksanaannya.
2.7 OBJEKTIF KUALITI (Klausa 5.4.1)
Objektif kualiti diwujudkan di setiap peringkat bagi memastikan dasar

kualiti dapat dicapai.
3.7.1 Objektif Kualiti Proses
Objektif kualiti proses dijelaskan di dalam prosedur kerja proses

masing-masing. Ia merupakan objektif yang telah ditentukan dan
perlu dicapai oleh setiap sekolah di Negeri Selangor bagi
merealisasikan objektif organisasi.
2.8 CARTA ORGANISASI PASUKAN PETUGAS KUALITI
Struktur organisasi Pasukan Petugas Kualiti di ketuai oleh Wakil

Pengurusan dan dibantu oleh seorang Pengurus Kualiti dan beberapa
orang ahli yang dilantik dari kalangan pegawai di JPNSel / PPDSel /
Sekolah Carta organisasi pasukan petugas kualiti yang menerangkan
hubungan kerja antara mereka diperjelaskan seperti di Lampiran 1.
2.9 CARTA ORGANISASI JPNSel
Struktur Organisasi di JPNSel diketuai oleh Pengarah Pendidikan. Beliau

dibantu oleh seorang Timbalan Pengarah Pendidikan (TPP) , 10 orang
Ketua Sektor (KS) dan 10 orang Pegawai Pendidikan Daerah. Carta
organisasi JPNSel seperti yang dilampirkan menghuraikan hubungan kerja
antara semua pegawai di JPNSel, Sektor, PPD dan sekolah seperti di
lampiran 4.
2.10 AKTIVITI UTAMA SEKOLAH KUALITI
Secara keseluruhan sistem pengurusan sekolah kualiti di Sekolah-sekolah

Negeri Selangor melibatkan proses-proses seperti Pengurusan Panitia,
Pengurusan Jadual Waktu, Pengurusan Pembelajaran & Pengajaran,
Pengurusan Pencerapan, Pengurusan Peperiksaan, Pengurusan Semakan
Hasil Kerja Murid, Pengurusan Mesyuarat dan Pengurusan Bimbingan &
Kaunseling.
2.11 PEMETAAN PROSES SISTEM PENGURUSAN KUALITI
Dalam melaksanakan sistem pengurusan kualiti di sekolah, interaksi

antara pelanggan dan organisasi adalah penting. Dalam rajah 2, dijelaskan
interaksi antara proses-proses utama dan peranan setiap proses dalam
merealisasikan perkhidmatan yang ditawarkan berdasarkan klausa yang
terkandung dalam MS ISO 9001:2008.
BAB 3 STRATEGI PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI
3.1 SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI UNTUK PENDAFTARAN PENSIJILAN MS

ISO 9001:2008
3.1.1 Skop
Pengurusan Pembelajaran Dan Pengajaran
3.1.2 Skop Sistem Pengurusan Kualiti adalah merangkumi fungsi-fungsi berikut:-
1 Pengurusan Panitia
2 Pengurusan Jadual Waktu
3 Pengurusan Pembelajaran & Pengajaran
4 Pengurusan Pencerapan
5 Pengurusan Peperiksaan
6 Pengurusan Semakan Hasil Kerja Murid
7 Pengurusan Mesyuarat
8 Pengurusan Bimbingan
9 Pengurusan Pusat Sumber
10 Pengurusan Aduan Pelanggan
11 Pengurusan Maklum balas Pelanggan
12 Pengurusan Latihan Personel
13 Pengurusan Perolehan
14 Pengurusan Pelaksanaan P d P Guru Ganti
15 Pengurusan PBS
3.2 PENGECUALIAN APLIKASI

Beberapa keperluan di dalam standard MS ISO 9001:2008 tidak diguna pakai kerana
tiada berkaitan dengan skop kerja kualiti. Keperluan klausa berikut adalah
dikecualikan:
Klausa : 7.3 - Reka Bentuk dan Pembangunan Proses

3.2.1 Klausa : 7.6 - Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran dan
Pemantauan
Justifikasi Pengecualian:
Sekolah-sekolah ini tidak terlibat dengan reka bentuk dan pembangunan
proses dalam perkhidmatan. Semua pembangunan reka bentuk proses
diwujudkan oleh pihak pengurusan atasan di Kementerian Pendidikan
Malaysia. Sekolah-sekolah ini hanya terlibat dengan urusan melaksanakan
dasar yang telah ditetapkan dan menyediakan kaedah-kaedah yang sesuai
untuk meningkatkan kualiti pengurusan di peringkat negeri.
3.3 ISTILAH DAN DEFINISI

Sektor Terdiri dari 10 Sektor yang diketuai oleh Ketua Sektor
PPDSel Pejabat Pendidikan Daerah Negeri Selangor
Sekolah Sekolah-sekolah di Negeri Selangor
Klausa Seksyen atau fasal yang dinyatakan dalam Standard MS

ISO 9001:2008
Proses Pelaksanaan sesuatu aktiviti yang menukarkan input

kepada output.
Prosedur Cara atau kaedah yang spesifik untuk melaksanakan

sesuatu proses atau aktiviti penyampaian perkhidmatan.
Perkhidmatan Hasil daripada proses atau aktiviti yang dijalankan

kepada pelanggan.
Kepatuhan Memenuhi keperluan yang ditetapkan.
Ketidakpatuhan Tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan.
Sistem Pengurusan Kualiti Sistem yang diwujudkan untuk membangunkan dasar

kualiti dan objektif kualiti serta kaedah pencapaiannya.
Ia adalah dasar yang menerangkan bagaimana
pengurusan berkualiti dapat dilaksanakan dengan efisien
dan efektif.
Tindakan Pembetulan Tindakan yang diambil untuk membetulkan punca-punca

ketidakpatuhan yang telah dikenalpasti.
Tindakan Pencegahan Tindakan yang diambil untuk memastikan punca-punca

ketidakpatuhan yang telah dikenalpasti tidak berulang
lagi di masa akan datang.
Ketua Agensi Pengarah Pendidikan (JPNSel) / Pegawai Pendidikan
Daerah (PPDSel).
Wakil Pengurusan Pengarah Pendidikan melantik Timbalan Pengarah

Pendidikan atau salah seorang Ahli Mesyuarat
Pengurusan sebagai Wakil Pengurusan yang
bertanggungjawab secara langsung ke atas sistem
pengurusan kualiti yang diwujudkan di peringkat
organisasi.
Pegawai Pendidikan Daerah melantik Timbalan Pegawai
Pendidikan Daerah atau salah seorang Ahli Mesyuarat

Pengurusan sebagai Wakil Pengurusan yang
organisasi.
Pengetua/Guru Besar melantik Guru Penolong Kanan
Pentadbiran sebagai Wakil Pengurusan yang
organisasi.
Timbalan Wakil Pegawai Pendidikan Daerah melantik mana-mana

Pengurusan Penolong Pegawai Pendidikan Daerah atau salah seorang
Ahli Mesyuarat Pengurusan sebagai Timbalan Wakil
Pengurusan yang bertanggungjawab secara langsung ke
atas sistem pengurusan kualiti yang diwujudkan di
peringkat organisasi.
Pengetua/Guru Besar melantik salah seorang Guru
Penolong Kanan sebagai Timbalan Wakil Pengurusan
yang bertanggungjawab secara langsung ke atas sistem
organisasi.
Pengurus Kualiti Seorang pegawai yang dilantik oleh Pengarah Pendidikan

(JPNSel) / Pegawai Pendidikan Daerah (PPDSel) /
Pengetua / Guru Besar untuk membantu Wakil
Pengurusan bagi menyelaraskan pelaksanaan SPSK di
peringkat organisasi.
Pengetua/Guru Besar melantik salah seorang Guru
Penolong Kanan atau Guru Penolong sebagai Pengurus
Kualiti yang bertanggungjawab secara langsung ke atas
sistem pengurusan kualiti yang diwujudkan di peringkat
organisasi.
Ahli Pasukan Petugas Pegawai yang dilantik oleh oleh Pengarah Pendidikan
Kualiti (JPNSel) / Pegawai Pendidikan Daerah (PPDSel) /
Pengetua / Guru Besar bagi membantu Pengurus Kualiti
untuk menyelaraskan pelaksanaan sistem pengurusan
kualiti di semua peringkat.
Pihak Pengurusan Atasan Ia diketuai oleh Pengarah Pendidikan dibantu oleh

TimbalanPengarah Pendidikan (WP), semua Ketua
Sektor, semua Pegawai Pendidikan Daerah dan
Timbalan Pegawai Pendidikan Daerah, Pengetua/Guru
Besar dan Penolong Kanan.

Mesyuarat Mesyuarat peringkat tertinggi yang dipengerusikan oleh
Jawatankuasa Kurikulum Pengetua / Guru Besar.
Sekolah
Mesyuarat Guru Mesyuarat peringkat kedua tertinggi yang

dipengerusikan oleh Pengetua / Guru Besar. Keahlian
terdiri daripada Semua Guru.
Pasukan Petugas Kualiti Ia diketuai oleh Wakil Pengurusan atau Pengurus Kualiti
(semasa ketiadaan Wakil Pengurusan) dan semua Ahli
Jawatankuasa yang dilantik bagi menyelaraskan
pelaksanaan SPSK di peringkat organisasi.
3.4 SINGKATAN
Berikut adalah singkatan yang menjelaskan ayat-ayat yang digunakan dalam Manual
Kualiti ini:
KPM Kementerian Pendidikan Malaysia
JPNSel Jabatan Pendidikan Negeri Selangor

SPSK Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti
MK Manual Kualiti
PK Prosedur Kualiti
DS Dokumen Sokongan
PKPS Prosedur Kualiti Pengurusan Sokongan
PKP Prosedur Kualiti Proses
TPP Timbalan Pengarah Pendidikan
WP Wakil Pengurusan
TWP Timbalan Wakil Pengurusan
KS Ketua Sektor
PPD Pegawai Pendidikan Daerah
TPPD Timbalan Pegawai Pendidikan Daerah
KPP Ketua Penolong Pengarah
PPPD Penolong Pegawai Pendidikan Daerah
PP Penolong Pengarah
KU Ketua Unit
Peg Pegawai
PQN Pengurus Kualiti Negeri
PQD Pengurus Kualiti Daerah
KJN Ketua Juruaudit Negeri
KJD Ketua Juruaudit Daerah

PPQ Penolong Pengurus Kualiti
PPK Pasukan Petugas Kualiti
SJK Sektor Jaminan Kualiti
SPA Sektor Pengurusan Akademik
SPS Sektor Pengurusan Sekolah
SPSK Sektor Pembangunan Kemanusiaan
SPSPSK Sektor Pendidikan Swasta dan Pendidikan Khas
SPI Sektor Pendidikan Islam
SK2P Sektor Khidmat Pengurusan Pembangunan & Pembangunan
SPP Sektor Penilaian dan Peperiksaan

SPMICT Sektor Pengurusan Maklumat dan ICT
SPSPSK Sektor Psikologi dan Kaunseling
UKD Unit Kepiawaian dan Dokumentasi
P Pengetua
PK Penolong Kanan
GB Guru Besar
PQS Pengurus Kualiti Sekolah
KJS Ketua Juruaudit Sekolah
BAB 4 DASAR DAN PRINSIP ASAS SISTEM PENGURUSAN KUALITI

4.1 KEPERLUAN AM
Sekolah mewujud, mendokumen, melaksana dan menyenggara SPSK dan
meningkatkan keberkesanannya secara berterusan selaras dengan keperluan
standard MS ISO 9001:2008. Sekolah mewujudkan dan memastikan:
4.1.1 Proses-proses yang diperlukan ada dalam SPSK dan dalam organisasi.
4.1.2 Turutan dan hubungkait di antara proses-proses yang terlibat

ditentukan.
4.1.3 Kriteria dan kaedah disediakan bagi menilai keberkesanan operasi dan
kawalan ke atas proses-proses yang terlibat.
4.1.4 Sumber dan maklumat yang diperlukan disediakan untuk pelaksanaan

dan pemantauan proses-proses yang terlibat.
4.1.5 Pemantauan dan penilaian terhadap proses-proses yang terlibat

dilaksanakan.
4.1.6 Tindakan-tindakan untuk mencapai matlamat yang dirancang

dilaksanakan dan membuat penambahbaikan yang berterusan ke atas
proses-proses yang terlibat.
NOTA 1 :
Proses yang perlu ada dalam sistem pengurusan kualiti meliputi proses-proses pengurusan, penyediaan
sumber, penghasilan produk dan proses pengukuran, analisis dan penambahbaikan.
NOTA 2 :
Proses khidmat luar yang dikenalpasti seperti yang diperlukan dalam sistem pengurusan organisasi
hendaklah hanya yang dipilih dari organisasi luar.
NOTA 3 :
Memastikan kawalan ke atas proses-proses khidmat luar, tidak membebaskan tanggungjawab ke atas
keakuran kepada pelanggan, keperluan peraturan dan perundangan. Jenis dan had kawalan proses khidmat
luar yang digunapakai, boleh dipengaruhi oleh faktor seperti:
a) Proses khidmat luar yang berpotensi memberi kesan terhadap kebolehan organisasi bagi
menyediakan produk yang memenuhi keperluan.
b) Tahap kawalan ke atas proses yang dikongsi.
c) Keupayaan mencapai keperluan pengawalan menerusi klausa terpakai 7.4.
4.2 KEPERLUAN DOKUMENTASI

4.2.1 Keperluan Am dan Jenis Dokumen Yang Disediakan
Sekolah menyediakan dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem

kualiti seperti berikut:
1. Manual Kualiti
2. Prosedur Kualiti
3. Dokumen Sokongan (DS)

 Akta & perundangan.
 Peraturan.
 Buku panduan.
 Surat-surat pekeliling.
 Perintah am.
 Arahan-arahan perbendaharaan.
 Borang-borang
NOTA 1 :
Dimana terdapat perkataan “prosedur perlu didokumenkan” dalam standard ini,bermaksud
prosedur telah diwujudkan, didokumenkan, dilaksanakan dan diselenggarakan secara
berterusan. Satu dokumen boleh menyampaikan keperluan terhadap satu atau lebih prosedur.
Keperluan prosedur yang didokumenkan boleh merangkumi lebih daripada satu dokumen.
NOTA 2 :
Had dokumen sistem pengurusan kualiti boleh berbeza di antara organisasi bergantung kepada:
a) Saiz Organisasi dan jenis aktiviti.
b) Kerumitan dan hubungkait sesuatu proses
c) Kecekapan kakitangan
NOTA 3 :
Dokumentasi boleh berada di dalam sebarang bentuk atau jenis perantaraan.
a) Manual Kualiti.
b) Prosedur Kualiti.
c) Dokumen Sokongan.
d) Rekod Kualiti.
Hirarki Dokumen ini digambarkan di rajah 1 seperti berikut :
RAJAH 1 : HIRARKI DOKUMENTASI –

SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2008
Menerangkan :
 Menerangkan Dasar dan Objektif Kualiti
 Sistem Pengurusan Kualiti Mengikut Seksyen-
Manual seksyen dalam standard MS ISO 9001:2008
Kualiti
Menerangkan :
 Proses-proses yang dijalankan bagi pelaksanaan sistem
Prosedur pengurusan kualiti
Kualiti  Bagaimana sesuatu tugas dijalankan secara terperinci
Menerangkan :
 Dokumen yang menyokong pelaksanaan sistem
Dokumen Sokongan
pengurusan kualiti
Menerangkan :
Rekod  Rekod yang diwujudkan dan disenggara sebagai
bukti kepada pematuhan pelaksanaan sistem
pengurusan kualiti
4.2.2 Manual Kualiti
MK adalah dokumen yang menjelaskan secara menyeluruh

mengenai SPSK. Ia mengandungi perkara perkara seperti berikut:
1. Dasar dan objektif kualiti.

2. Skop SPSK termasuk perincian dan justifikasi bagi keperluan
standard yang tidak dimasukkan dalam SPSK.
3. Menjelaskan prosedur yang didokumenkan.
4. Penerangan mengenai hubungan dan kaitan antara proses-
proses dalam SPSK.
4.2.3 Kawalan Dokumen
1. Sekolah telah menyediakan prosedur kawalan dokumen

untuk memastikan dokumen yang diwujudkan berada
dalam keadaan terkawal.
2. MK, PK, dan DS akan dikawal dari segi edaran dan
kegunaan supaya hanya dokumen yang telah disahkan
dan terkini sahaja yang digunakan.
3. Kawalan dokumen ini diperjelaskan secara terperinci
dalam Prosedur Kawalan Dokumen.
4.2.4 Kawalan Rekod
Sekolah mewujud dan menyenggara rekod-rekod sebagai

bukti pematuhan kepada kehendak standard dan
keberkesanan operasi SPSK. Proses bagi pengawalan,
identifikasi, penyimpanan, perlindungan, cara mendapatkan
semula dan melupuskan rekod.Rekod hendaklah mudah
dibaca, dikenalpasti dan diperolehi semula.
Tempoh simpanan bagi setiap rekod adalah seperti berikut:-
1. Rekod kewangan selama 7 tahun

2. Rekod selain kewangan selama 2 tahun
BAB 5 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN
5.1 KOMITMEN PENGURUSAN

5.1.1 Pihak Pengurusan Atasan sentiasa memberi komitmen untuk
membangunkan sistem pengurusan kualiti dan seterusnya
meningkatkan sistem tersebut secara berterusan. Pihak
Pengurusan Atasan telah mewujudkan tindakan berikut sebagai
bukti komitmen dalam melaksanakan SPSK:-
1. Membuat pelancaran mengenai kepentingan pelaksanaan SPSK

mengikut keperluan standard MS ISO 9001:2008 di Sekolah.
2. Sentiasa memaklumkan dan memberi perhatian mengenai

kepentingan memenuhi keperluan pelanggan kepada Penolong
Kanan dan Guru-guru dalam Mesyuarat Jawatankuasa
Kurikulum Sekolah dan Mesyuarat Guru.
3. Mewujudkan Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti yang selari

dengan memantau prestasi pencapaiannya dari semasa ke
semasa.
4. Menganjurkan program dan aktiviti perkembangan staf yang

berkaitan dengan pengurusan kualiti dan kemahiran bekerja
kepada anggota organisasi.
5. Menyediakan sumber-sumber yang diperlukan dan berkaitan

bagi menyokong pelaksanaan SPSK.
6. Mengadakan Kajian Semula Pengurusan untuk menilai prestasi

dan menyediakan pelan penambahbaikan terhadap SPSK
5.2 FOKUS KEPADA PELANGGAN

Pihak Pengurusan Atasan memastikan:-
Keperluan pelanggan dikenalpasti.

5.2.1
5.2.2 Semua keperluan pelanggan diterjemahkan dalam bentuk proses
perkhidmatan yang ditawarkan kepada pelanggan.
5.2.3 Tahap perkhidmatan yang diberikan sentiasa disemak dan

dipertingkatkan bagi memenuhi keperluan pelanggan.
5.3 DASAR KUALITI

5.3.1 Pihak Pengurusan Atasan telah mengubal Dasar Kualiti untuk memenuhi
perkara-perkara berikut:
1. Bersesuaian dengan Visi dan Misi Sekolah.
2. Menunjukkan komitmen untuk memenuhi keperluan-keperluan

dalam standard MS ISO 9001:2008.
3. Membuat kajian terhadap Dasar Kualiti bagi menentukan
kesesuaiannya dari semasa ke semasa
4. Memastikan dasar kualiti disebar dan difahami oleh semua anggota
dalam organisasi.
5.4 PERANCANGAN
5.4.1 Objektif Kualiti

1. Pihak Pengurusan Atasan telah mewujudkan Objektif Kualiti yang
boleh diukur di peringkat organisasi dan proses mengikut keperluan
selaras dengan visi, misi dan dasar kualiti yang telah diwujudkan.
2. Pihak Pengurusan Atasan menyediakan kaedah yang sesuai untuk

mengumpul dan menganalisis data bagi menilai pencapaian Objektif
kualiti di setiap peringkat untuk dilaporkan dalam Kajian Semula
Pengurusan.
5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti

1. Pihak Pengurusan Atasan memastikan perancangan bagi SPSK
dilaksanakan untuk memastikan objektif setiap aktiviti dapat dicapai
dan berjalan dengan lancar.
Pihak Pengurusan Atasan memastikan segala perubahan dalam SPSK

sentiasa terpelihara walaupun beberapa pindaan terpaksa dilakukan selaras
dengan keperluan semasa.
5.5 TANGGUNGJAWAB, KUASA DAN KOMUNIKASI

5.5.1 Tanggungjawab Dan Kuasa
Pihak Pengurusan Atasan mengenalpasti tanggungjawab dan bidang

tugas setiap pegawai dan kakitangan dan memberitahu kepada mereka
yang terlibat. Pemberitahuan tanggungjawab dan bidang tugas ini
dilakukan melalui:
1. Carta organisasi yang menghuraikan hubungan JPNSel,PPDSeldan

Sekolah.
2. Surat pelantikan dan senarai tugas masing-masing. Ringkasan
tanggungjawab dan bidangkuasa pegawai dalam disertakan surat
lantikan.
3. Surat penurunan kuasa yang diberikan kepada pegawai-pegawai
berkenaan.
4. Minit-minit Mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum Sekolah / Mesyuarat
Guru.
5.5.2 Wakil Pengurusan

1. Pengetua / Guru Besar melantik Penolong Kanan Pentadbiran
sebagai Wakil Pengurusan yang bertanggungjawab kepada perkara
berikut:
a. Memastikan proses-proses yang diperlukan dalam SPSK

diwujudkan, dilaksanakan dan disenggara.
b. Memaklumkan kepada pihak pengurusan atasan mengenai

prestasi SPSK dan sebarang keperluan penambahbaikan.
c. Memastikan kesedaran mengenai keperluan-keperluan

pelanggan diwujudkan di kalangan anggota organisasi.
d. Berurusan dengan pihak luar bagi perkara-perkara yang

melibatkan SPSK.
2. Pengetua/Guru Besar melantik salah seorang Guru Penolong Kanan

atau Guru Penolong sebagai Pengurus Kualiti untuk membantu Wakil
Pengurusan dalam pelaksanaan SPSK di peringkat organisasi.
NOTA
Tanggungjawab wakil pengurusan adalah termasuk hubungan dengan pihak luar tentang
perkara yang berkaitan dengan sistem pengurusan kualiti.
5.5.3 Komunikasi Dalam Organisasi
1. Pihak Pengurusan Atasan memastikan maklumat tentang SPSK

dan keberkesanannya disampaikan kepada anggota dalam
organisasi melalui kaedah-kaedah yang sesuai seperti berikut:
a. Mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum Sekolah

b. Mesyuarat Guru
c. Mesyuarat Hal Ehwal Murid
d. Mesyuarat Kokurikulum
e. Mesyuarat Panitia
f. Perhimpunan Mingguan
g. Papan Kenyataan
h. Poster
i. Buletin
j. Laman Sesawang/Portal
k. Lain-lain kaedah yang difikirkan sesuai
5.6 KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

5.6.1 Am
1. Pihak Pengurusan Atasan akan mengadakan kajian semula

terhadap keberkesanan dan kesesuaian pelaksanaan SPSK
sekurang-kurangnya sekali setahun.
2. Ia bertujuan untuk:
a. Menyemak pencapaian objektif kualiti dan kesesuaian dasar

kualiti
b. Menyemak keberkesanan sistem pengurusan kualiti
c. Melihat peluang peningkatan dan penambahbaikan
d. Ia dikendalikan oleh Pengarah Pendidikan dan dihadiri oleh

Pihak Pengurusan Atasan dan pegawai-pegawai lain yang
berkenaan.

e. Rekod Kajian Semula Pengurusan diwujudkan bagi
menunjukkan bukti semakan pengurusan dikendalikan,
mereka yang terlibat, perkara yang dibincangkan,
kesimpulan yang telah dicapai dan tindakan yang telah
diambil.
5.6.2 Input Kajian Semula
Pihak Pengurusan Atasan memastikan input Kajian Semula

Pengurusan meliputi maklumat berikut:-
a. Laporan penemuan audit.
b. Laporan analisis aduan dan maklumbalas pelanggan.
c. Laporan prestasi penyampaian perkhidmatan yang tidak

memenuhi keperluan yang ditetapkan.
d. Laporan status tindakan pencegahan dan pembetulan.
e. Laporan tindakan susulan daripada Kajian Semula

Pengurusan yang lepas.
f. Perubahan-perubahan yang boleh memberi kesan kepada
SPSK.
g. Cadangan-cadangan untuk penambahbaikan.
5.6.3 Output Kajian Semula
1. Pihak Pengurusan Atasan akan memastikan hasil Kajian Semula

Pengurusan meliputi keputusan-keputusan dan tindakan-
tindakan yang berkaitan dengan perkara berikut:-
a. Peningkatan terhadap keberkesanan SPSK dan proses-proses

yang berkaitan dengannya.
b. Peningkatan kualiti perkhidmatan kepada pelanggan.
c. Keperluan terhadap sumber-sumber yang dipenuhi.
BAB 6 PENGURUSAN SUMBER
6.1 BEKALAN SUMBER

6.1.1 Sekolah memastikan sumber-sumber yang sesuai dan
diperlukan untuk:
1. melaksanakan dan memelihara SPSK agar ia dapat di

tingkatkan secara berterusan.
2. memenuhi keperluan pelanggan.
6.2 SUMBER MANUSIA
6.2.1 Am
Sekolah perlu memastikan anggota dalam organisasi
mempunyai kemahiran yang sesuai dari segi pendidikan,
latihan, kemahiran dan pengalaman dalam bidang tugas
masing-masing.
NOTA
Keakuran terhadap keperluan produk akan memberi kesan secara langsung atau tidak langsung
oleh anggota yang melaksanakan tugas di dalam sistem pengurusan kualiti.
6.2.2 Kecekapan, Latihan Dan Kesedaran
1. Sekolah memastikan kaedah yang sesuai digunakan untuk

menentukan keperluan dan kemahiran asas untuk
menjalankan tugas yang diberi. Antara kaedah yang sesuai
adalah seperti berikut:
a. Menggunakan borang soal selidik keperluan latihan
personel.
b. Menggunakan borang cadangan Pengetua/Guru Besar.
2. Sekolahmemastikan latihan atau tindakan-tindakan yang
sesuai dilaksanakan untuk memenuhi keperluan kepakaran.
3. Sekolah memastikan kaedah yang sesuai diambil untuk
menilai keberkesanan tindakan-tindakan yang telah diambil
untuk memenuhi keperluan kepakaran.
4. Sekolah memastikan kaedah yang sesuai digunakan untuk

memberi kesedaran akan kepentingan tugas-tugas anggota
dalam organisasi dan bagaimana mereka boleh
menyumbang ke arah pencapaian objektif-objektif kualiti.
5. Sekolah memastikan rekod-rekod mengenai pendidikan,
latihan, kemahiran dan pengalaman bagi anggota organisasi
diwujud dan disenggara.
6. Proses pengendalian latihan diperjelaskan dalam Prosedur

Pengurusan Perkembangan Staf.
6.3 INFRASTRUKTUR
6.3.1 Sekolah memastikan infrastruktur yang sesuai dikenalpasti,

disedia dan disenggara bagi mencapai SPSK yang ditetapkan.
Infrastruktur tersebut merangkumi perkara-perkara seperti
berikut:
1. Tempat, ruang kerja dan kemudahan-kemudahan yang

sesuai dan diperlukan.
2. Peralatan yang meliputi hardware dan software yang

diperlukan untuk menjalankan kerja.
3. Kemudahan sokongan seperti pengangkutan, komunikasi

dan lain-lain kemudahan yang difikirkan sesuai dan
berkaitan.
4. Proses perolehan dan proses penyelenggaraan bahan dan

peralatan diperjelaskan dalam Prosedur Pengurusan
Perolehan dan Prosedur Pelenggaraan
6.4 PERSEKITARAN KERJA
6.4.1 Sekolah memastikan persekitaran kerja yang diperlukan

dikenalpasti dan diurus bagi menyokong kepada pencapaian
kualiti perkhidmatan dalam semua aspek kerja.
NOTA
Terma “persekitaran kerja” merujuk kepada situasi kerja yang dilaksanakan termasuk fizikal,
persekitaran dan faktor lain (seperti bunyi bising, suhu, kelembapan, pencahayaan, atau cuaca)
BAB 7 REALISASI PERKHIDMATAN

7.1 PERANCANGAN BAGI MEREALISASIKAN PERKHIDMATAN
7.1.1 Sekolah bertanggungjawab merancang dan membangunkan

proses-proses yang diperlukan supaya perkhidmatan dapat
direalisasikan dengan berkesan dan mencapai dasar dan objektif
kualiti yang telah diwujudkan.
7.1.2 Sekolah membuat perancangan dan mewujudkan proses-proses

yang perlu bagi menghasil dan menyampaikan perkhidmatan
kepada pelanggan.
7.1.3 Di mana sesuai proses penyampaian perkhidmatan kepada

pelanggan akan mengambil kira perkara berikut:-
1. Menepati objektif dan keperluan kualiti bagi perkhidmatan

tersebut.
2. Mewujudkan prosedur proses kerja, dokumen dan sumber

lain yang boleh digunakan untuk memberi panduan bagi
menghasilkan perkhidmatan yang berkualiti kepada
pelanggan.
3. Mewujudkan aktiviti verifikasi, validasi, pemantauan dan

pemeriksaan serta kriteria bagi menentukan perkhidmatan
memenuhi keperluan yang ditetapkan.
4. Mewujudkan dan menyenggara rekod-rekod untuk membukti

dan mengesahkan proses penghasilan perkhidmatan serta
perkhidmatan yang disampaikan memenuhi keperluan yang
ditetapkan.
Output kepada perancangan hendaklah sesuai dengan cara organisasi diurus dan dikendalikan.
NOTA 1
Dokumen yang menentukan proses-proses sistem pengurusan kualiti (termasuk proses-proses

realisasi produk) dan sumber-sumber yang perlu disediakan khususnya kepada produk, projek
atau kontrak, boleh dirujuk kepada pelan kualiti.
7.2 PROSES BERKAITAN DENGAN PELANGGAN
7.2.1 Menentukan Keperluan-Keperluan Perkhidmatan

1. Sekolah memastikan keperluan yang dikehendaki oleh
pelanggan termasuk keperluan semasa dan selepas
pemberian perkhidmatan dapat dipenuhi. Keperluan tersebut
a. Keperluan terhadap perkhidmatan / proses.

i. Jenis perkhidmatan yang ditawarkan
ii. Syarat-syarat dan kelayakan permohonan
b. Keperluan yang telah ditetapkan oleh peraturan dan

undang-undang
i. Pekeliling Perkhidmatan
ii. Perintah Am
iii. Arahan Perbendaharaan
iv. Akta Pendidikan
v. Lain-lain peraturan dan perundangan yang dikeluarkan
oleh Kerajaan Malaysia dari semasa ke semasa
c. Keperluan lain yang ditetapkan oleh JPNSel/ PPDSel dari

semasa ke semasa
2. Sekolah memastikan anggota dalam organisasi memahami

dengan jelas keperluan pelanggan supaya mereka dapat
menjalankan tugas dan tanggungjawab dengan cekap, cepat
dan berkesan.
NOTA
Aktiviti selepas penghantaran meliputi contohnya tindakan di bawah peruntukan waranti,

tertalkul kepada perjanjian seperti perkhidmatan penyelenggaraan dan perkhidmatan tambahan
seperti kitar semula atau pelupusan.
7.2.2 Semakan Semula Keperluan Perkhidmatan
1. Sekolah membuat semakan semula keperluan perkhidmatan

sebelum dilaksanakan kepada pelanggan dengan
mengambilkira perkara berikut:-
a. Keperluan perkhidmatan kepada pelanggan telah

dinyatakan dengan jelas.
b. Dokumen-dokumen yang diperlukan untuk memproses

permohonan disertakan bersama.
c. Sekolah mampu menyediakan keperluan yang dinyatakan

mengikut peraturan dan perundangan yang telah
ditetapkan.

2. Jika keperluan pelanggan dibuat secara lisan, keperluan
tersebut perlu disahkan sebelum dilaksanakan.
3. Jika berlaku perubahan dalam keperluan perkhidmatan,

Sekolah akan memastikan dokumen yang berkaitan dipinda
dan dimaklumkan kepada personel yang berkenaan.
NOTA
Dalam keadaan tertentu, seperti pemberian perkhidmatan melalui internet, semakan ke atas
setiap perkhidmatan yang hendak disampaikan tidak praktikal. Dengan itu semakan boleh
dibuat ke atas maklumat perkhidmatan yang ada katalog atau dalam bahan-bahan iklan yang
disediakan.
7.2.3 Komunikasi Dengan Pelanggan
1. Sekolah memastikan kaedah yang sesuai disediakan untuk

menyampaikan maklumat perkhidmatan kepada pelanggan
dari semasa ke semasa.
2. Sekolah memastikan saluran komunikasi yang sesuai

disediakan kepada pelanggan bagi tujuan pertanyaan
terhadap perkhidmatan yang diberikan.
3. Sekolah memastikan pelanggan diberi hak untuk membuat

malumbalas dan aduan tentang perkhidmatan yang diberi
secara lisan atau bertulis.
4. Proses pengendalian aduan dan maklumbalas pelanggan

diperjelaskan dalam Prosedur Pengurusan Aduan
Pelanggan.
7.3 REKABENTUK DAN PEMBANGUNAN PROSES

(PROSEDUR INI DIKECUALIKAN)
7.4 PEROLEHAN
7.4.1 Proses Perolehan
1. Memastikan bahan atau perkhidmatan yang diperolehi
memenuhi keperluan dan spesifikasi yang ditetapkan.

2. Memastikan pemilihan Pembekal adalah berdasarkan
kepada keupayaan mereka untuk membekalkan barangan
atau perkhidmatan (di mana sesuai):
a. mengikut keperluan / spesifikasi yang ditetapkan

oleh organisasi
b. bersetuju mengikut terma dan perjanjian yang

telah ditetapkan.
c. menyediakan perkhidmatan tambahan yang boleh

meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan
seperti jaminan perkhidmatan selepas jualan,
kemudahan atau perkhidmatan serta faedah-
faedah lain yang menguntungkan organisasi.
d. analisis status pencapaian pembekalan yang telah

dibuat sebelumnya.
3. Memastikan penilaian pembekal dibuat berdasarkan

kepada kriteria berikut:
a. Telah membekalkan barangan atau perkhidmatan

yang memenuhi keperluan / spesifikasi yang telah
ditetapkan.
b. Menepati masa penghantaran.
c. Menepati kuantiti yang ditetapkan.
d. Menepati kualiti
4. Sekolah mewujudkan dan menyenggara rekod penilaian

pembekal berdasarkan kriteria yang ditetapkan dari
semasa ke semasa.
5. Proses perolehan diperjelaskan dalam Prosedur

Pengurusan Perolehan.
7.4.2 Maklumat Perolehan
1. Sekolah memastikan maklumat mengenai bahan atau

perkhidmatan yang diperolehi hendaklah dinyatakan
dengan jelas termasuk perkara berikut di mana sesuai:-
a. Semua barangan atau perkhidmatan yang hendak

diperolehi perlu mendapat kelulusan daripada
Pengetua/Guru Besar.

b. Semua barangan atau perkhidmatan yang hendak
diperolehi hendaklah menyatakan:
i. Nama atau jenis barangan atau perkhidmatan
ii. Kuantiti
iii. Kos
iv. Tempoh
7.4.3 Verifikasi/Pemeriksaan Pembelian
1. Sekolah memastikan semua jenis barangan atau

perkhidmatan yang diterima daripada pembekal diperiksa
untuk menentukan ianya menepati dan mengikut jenis,
spesifikasi, kuantiti dan masa yang telah ditentukan.
7.5 PENGELUARAN DAN PENYEDIAAN PERKHIDMATAN
7.5.1 Kawalan Ke Atas Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan

Sekolahmemastikan proses pemberian perkhidmatan kepada
pelanggan dirancang dan dilaksanakan secara terkawal dan di
mana berkaitan perkara-perkara berikut diberi perhatian:-
1. Prosedur-prosedur dan lain-lain dokumen yang berkaitan

dengan proses utama diwujudkan untuk memastikan proses
dilaksanakan secara terkawal.
2. Menggunakan senarai semak atau instrumen yang

bersesuaian bagi tujuan pemantauan, di mana perlu.
3. Memastikan semua peralatan yang digunakan untuk tujuan

proses penyampaian perkhidmatan sentiasa disediakan dan
diperiksa agar ia berfungsi.
4. Memastikan pelanggan diberi peluang untuk mendapatkan

maklumat lain yang berkaitan setelah proses penyampaian
perkhidmatan diberikan.
7.5.2 Validasi Proses Pengeluaran dan Penyampaian Perkhidmatan
Organisasi hendaklah mengesahkan mana-mana proses untuk

pengeluaran dan penyediaan perkhidmatan di mana
mengakibatkan pengeluaran tidak boleh disahkan oleh pemantauan
atau pengukuran. Termasuk dan, sebagai akibat, kekurangan
menjadi jelas hanya selepas produk digunakan atau khidmat telah
dihantar.
Validasi akan mewujudkan penyusunan untuk proses-proses ini

termasuk, di mana perlu
a) Menentukan kriteria untuk semakan dan kelulusan proses-

proses.
b) Kelulusan peralatan dan kakitangan yang berkelayakan
c) Menggunakan kaedah dan prosedur-prosedur khusus
d) Keperluan rekod-rekod (lihat 4.2.4); dan
e) Membuat validasi semula
7.5.3 Identifikasi Dan Kemudahkesanan
Sekolahhendaklah memberi identifikasi kepada proses dan

perkhidmatan yang disampaikan kepada pelanggan. Antara lain
di mana sesuai:
1. Nombor fail peribadi.
2. Nombor rujukan jabatan.
3. Nombor kad pengenalan.
NOTA
Di dalam sesebuah sektor industri, pengurusan tatarajah merupakan satu cara yang mana
pengenalpastian dan kemudahkesanan dikekalkan.
7.5.4 Harta Hakmilik Pelanggan
Sekolah bertanggungjawab menguruskan harta milik pelanggan

seperti bahan kajian pendidikan, kajian tindakan, laporan
dokumentasi, urusan PIBG , laporan tahunan, dalam bentuk
bercetak atau elektronik.
NOTA
Hak milik pelanggan boleh termasuk hak milik intelek dan data peribadi.
7.5.5 Pemeliharaan Produk

Memastikan semua bahan dan peralatan yang diterima daripada
KPM disenggara dengan sempurna sebelum ia disampaikan atau
digunakan oleh pelanggan. Kaedah berikut perlu diberi perhatian

1. Bahan Sulit
a. Bahan-bahan kategori SULIT adalah seperti Kertas

Soalan Peperiksaan Awam
b. Bahan ini perlu disenggara oleh Pegawai atau

kakitangan yang diberi kuasa untuk menerima,
menyimpan dan mengeluarkan mengikut peraturan
pengurusan bahan sulit yang dikeluarkan oleh
Kerajaan Malaysia.
c. Semua bahan yang diterima hendaklah disemak,

disahkan penerimaan dan direkodkan.
d. Bahan tersebut hendaklah disimpan terus di Bilik Kebal

atau Rak Besi Berkunci.
e. Bahan yang hendak dikeluarkan perlu disemak,

disahkan dan direkodkan pegawai yang diberi kuasa.
f. Pegawai yang diberi tanggungjawab menerima bahan

tersebut hendaklah membuat pengesahan penerimaan.
Akuan penerimaan hendaklah direkod dan disenggara.
2. Bahan Lain
a. Ia termasuk Buku Teks, Sukatan Pendidikan, Huraian

Sukatan Pendidikan, Buku Panduan dan lain-lain
bahan bercetak yang bukan kategori SULIT.
b. Bahan ini perlu disenggara oleh pegawai atau

kakitangan yang diberikuasa.
c. Semua bahan yang diterima hendaklah disemak,

disahkan penerimaan dan direkodkan.

d. Semua bahan tersebut hendaklah disimpan di dalam
stor atau tempat simpanan yang difikirkan sesuai dan
selamat.
e. Bahan yang hendak diedarkan perlu disemak,

disahkan dan direkodkan. Pegawai yang menerima
bahan perlu membuat akuan penerimaan. Rekod
penerimaan bahan hendaklah disenggara.
7.6 KAWALAN KE ATAS PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN PERALATAN

(PROSEDUR INI DIKECUALIKAN)
BAB 8 PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN
8.1 AM
Sekolah memastikan proses pemantauan, pengukuran, penganalisisan dan
penambahbaikan dirancang dan dilaksanakan untuk:
1. Menunjukkan proses pemberian perkhidmatan menepati keperluan

yang ditetapkan.
2. Memastikan proses pemberian perkhidmatan mematuhi SPSK.
3. Membuat penambahbaikan yang berterusan secara berkesan ke atas

SPSK.
Ini termasuklah pengenalpastian kaedah-kaedah, meliputi teknik-teknik

statistik dan tahap penggunaannya.
8.2 PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN
8.2.1 Kepuasan Pelanggan
Kepuasan hati pelanggan merupakan satu alat pengukur prestasi

sistem pengurusan kualiti. Organisasi hendaklah memantau
maklumat yang berkaitan dengan persepsi pelanggan bagi
menentukan sama ada organisasi telah dapat memenuhi kehendak
pelanggannya. Kaedah bagi mendapat dan menggunakan
maklumat ini hendaklah ditentukan.
NOTA
Memantau persepsi pelanggan termasuk mendapat input daripada punca-punca seperti kajian
kepuasan pelanggan, data pelanggan daripada produk yang telah dihantar, kajian pendapat
pengguna, analisis perniagaan rugi, pujian-pujian, tuntutan-tuntutan waranti, laporan peniaga.
8.2.2 Audit Dalaman

1. Sekolahmemastikan audit dalaman dijalankan bagi
memastikan sama ada SPSK:-
a. Mematuhi apa yang telah dirancangkan mengikut
keperluan-keperluan standard MS ISO 9001:2008 dan
keperluan-keperluan SPSK yang telah diwujudkan.

b. Telah dilaksanakan dan disenggarakan secara cekap
dan berkesan.
2. Proses pengendalian audit dalaman diperjelaskan dalam

Pengurusan Audit Dalaman.
3. Sekolahmewujud dan menyenggara rekod Audit Dalaman

dari semasa ke semasa.
Pihak pengurusan yang bertanggungjawab dan keperluan-

keperluan untuk perancangan dan pengendalian audit, melaporkan
hasil audit dan penyimpanan rekod-rekod (lihat 4.2.4).
Pihak pengurusan yang bertanggungjawab ke atas bidang yang

diaudit hendaklah memastikan sebarang pembetulan dan tindakan
pembetulan diambil dengan segera bagi mengelakkan punca dan
ketidakakurannya ditemui. Tindakan susulan hendaklah meliputi
verifikasi ke atas tindakan yang telah diambil dan laporan
mengenai keputusan verifikasi (lihat 8.5.2)
8.2.3 Pemantauan Dan Pengukuran Proses

1. Sekolah memastikan pemantauan dan pengukuran ke atas
keberkesanan proses-proses SPSK dilaksanakan untuk
memenuhi keperluan yang telah ditetapkan.
2. Kaedah yang digunakan bagi memantau dan mengukur

a. Mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum Sekolah.
b. Mesyuarat Guru
c. Mesyuarat Hal Ehwal Murid
d. Mesyuarat Kokurikulum
e. Mesyuarat Panitia
8.2.4 Pemantauan Dan Pengukuran Perkhidmatan

Sekolahmenggunakan kaedah yang sesuai untuk membuat
pemantauan dan pengukuran ke atas ciri-ciri perkhidmatan bagi
memastikan ia memenuhi keperluan yang telah ditetapkan.
Proses pengukuran dan pemantauan dilakukan di mana sesuai
melalui:-

1. Semua peringkat pemeriksaan dalam SPSK iaitu di peringkat
penerimaan, pemerosesan dan akhir.
2. Bahan atau perkhidmatan yang diterima daripada pelanggan

atau lain-lain pihak disemak dan disahkan memenuhi
kriteria yang ditetapkan sebelum diproses;
3. Rekod yang menunjukkan pemeriksaan telah dijalankan

disenggara dan rekod ini akan disahkan oleh pegawai yang
diberi kuasa.
4. Pengeluaran produk dan perkhidmatan penghantaran

kepada pelanggan tidak boleh diteruskan sehingga
penyusunan perancangan diselesaikan dengan memuaskan
(lihat 7.1) melainkan ianya diluluskan oleh pihak berkuasa
yang berkaitan dan dimana bersesuaian ia boleh diuruskan
oleh pelanggan.
8.3 KAWALAN KE ATAS KETIDAKAKURAN PERKHIDMATAN
8.3.1 Sekolahmemastikan perkhidmatan yang tidak memenuhi

keperluan yang ditetapkan dikenalpasti dan dikawal untuk
mencegah ianya daripada digunakan dengan tidak sengaja atau
dihantar keluar.
8.3.2 Kawalan dan tanggungjawab pegawai yang berkaitan terhadap

perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan diperjelaskan
secara di dalam prosedur yang didokumenkan.
8.3.3 Organisasi hendaklah menguruskan ketidakakuran produk melalui

satu atau lebih cara yang mana bersesuaian seperti berikut :-
a) Mengambil tindakan untuk menghapuskan

ketidakpatuhan yang dikesan;
b) Memberi kuasa bagi penggunaannya, keluaran atau

penerimaan di bawah pengawasan pihak berkuasa
berkaitan dan di mana sesuai oleh pelanggan,
c) Mengambil tindakan untuk mengecualikannya daripada
penggunaan atau aplikasi asalnya.
d) Dengan mengambil tindakan yang sesuai ke atas kesan,

atau kesan-kesan berpotensi bila ketidakakuran produk
dikenalpasti selepas penghantaran atau penggunaanya.
8.3.4 Sekiranya ketidakakuran produk telah diambil tindakan
pembetulan, ia perlulah disahkan semula telah memenuhi
keperluan yang telah ditetapkan bagi menunjukkan keakuran

terhadap keperluan.
8.3.5 Rekod yang berkaitan dengan keadaan ketidakpatuhan atau

ketakakuran dan sebarang tindakan yang diambil diwujudkan
dan disenggara dari semasa ke semasa.
8.4 ANALISIS DATA
8.4.1 Sekolahmenentukan, mengumpul dan menganalisis data-data

yang bersesuaian untuk menunjukkan kesesuaian dan
keberkesanan SPSK dan untuk menilai di mana penambahbaikan
yang berterusan ke atas SPSK boleh dibuat. Hasil penganalisisan
data akan digunakan untuk memberi maklumat mengenai;
a. Kepuasan hati pelanggan.
b. Memenuhi keperluan perkhidmatan yang ditetapkan.

c. Ciri-ciri dan arah aliran proses-proses perkhidmatan
termasuk peluang untuk tindakan pencegahan.
d. Prestasi pembekal.
8.5 PENAMBAHBAIKAN
8.5.1 Penambahbaikan Berterusan

1. Sekolahmemastikan proses penambahbaikan yang
menyeluruh ke atas SPSK melalui penggunaan dasar kualiti,
objektif kualiti, hasil audit, penganalisisan data, tindakan
pembetulan dan pencegahan dan kajian semula pengurusan
dibuat secara berkesan.
8.5.2 Tindakan Pembetulan
1. Sekolahmemastikan tindakan pembetulan yang bersesuaian
dengan kesan ketidakpatuhan diambil untuk menghapuskan
punca ketidakpatuhan supaya ianya tidak berlaku di masa
akan datang.
2. Prosedur tindakan pembetulan hendaklah diwujudkan bagi

menerangkan keperluan-keperluan untuk :-
a) Pengenalpastian ketidakakuran (termasuk aduan-aduan

pelanggan)
b) Mengalpasti punca-punca ketidakakuran.
c) Penilaian mengenai keperluan untuk mengambil tindakan

bagi memastikan ketidakakuran tidak akan berulang
d) Penentuan dan pelaksanaan tindakan yang diperlukan

e) Rekod-rekod hasil daripada tindakan yang dilaksanakan
(lihat 4.2.4); dan
f) Mengkaji semula keberkesanan tindakan pembetulan yang

telah dilaksanakan.
8.5.3 Tindakan Pencegahan
1. Sekolahmemastikan tindakan pencegahan bagi

menghapuskan punca-punca ketidakpatuhan yang dijangka
diambil bagi menghalang ianya daripada berlaku.
2. Prosedur tindakan pencegahan hendaklah diwujudkan bagi
mentakrif keperluan-keperluan untuk :-
RAJAH 2: PEMETAAN PROSESSISTEM PENGURUSAN KUALITI
Pelanggan
No. KeluaranPenyediaan
Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
Sumber Perkhidmatan Utama
6.1
7.2
Pengurusan Perancangan
Latihan Perkhidmatan

LAMPIRAN 1(A) : CARTA ORGANISASI PASUKAN PETUGAS KUALITI JPNSEL
LAMPIRAN 1(B) : CARTA ORGANISASI PASUKAN PETUGAS KUALITI PPDSEL
LAMPIRAN 1(C) : CARTA ORGANISASI PASUKAN PETUGAS KUALITI SEKOLAH
LAMPIRAN 2 : CARTA ORGANISASI PENGURUSAN JABATAN PENDIDIKAN

NEGERI SELANGOR

Manual Kualiti SPSK 2015 PDF

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Manual Kualiti SPSK 2015 PDF

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI

JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR

SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 1

SENARAI EDARAN TERKAWAL

01 Pengurus Kualiti Jabatan Pendidikan Selangor

SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 2

REKOD PINDAAN MANUAL KUALITI

SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 3

2.9 Carta Organisasi JPNSel 13

2.10 Aktiviti Utama JPNSel / PPDSel 13

2.11 Pemetaan Proses Sistem Pengurusan Kualiti 13

3 Strategi Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti 3 14

SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 4

3.2 Pengecualian Aplikasi 14

3.2.1 Klausa : 7.3 – Reka Bentuk Dan

4 Dasar Dan Prinsip Asas Sistem Pengurusan Kualiti 4 19

4.1 Keperluan Am 4.1 20

4.2 Keperluan Dokumentasi 4.2 20

4.2.1 Keperluan Am 4.21 20

4.2.2 Manual Kualiti 4.2.2 21

4.2.3 Kawalan Dokumen 4.2.3 22

SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 5

6.1 Bekalan Sumber 6.1 28

6.2 Sumber Manusia 6.2 28

6.2.2 Kecekapan,Latihan Dan Kesedaran 6.2.2 28

6.3 Infrastruktur 6.3 29

6.4 Persekitaran Kerja 6.4 29

7.1 Perancangan Bagi Merialisasikan Perkhidmatan 7.1 30

7.2 Proses Berkaitan dengan Pelanggan 7.2 30

7.2.1 Menentukan Keperluan-Keperluan

7.2.3 Komunikasi dengan Pelanggan 7.2.3 32

7.3 Rekabentuk Dan Pembangunan Proses 7.3 32

7.4 Perolehan 7.4 32

7.4.1 Proses Perolehan 7.4.1 32-33

7.4.2 Maklumat Perolehan 7.4.2 33

7.4.3 Verifikasi /Pemeriksaan Pembelian 7.4.3 34

SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 6

7.5 Pengeluaran Dan Penyediaan Perkhidmatan 7.5 34

7.5.1 Kawalan Ke Atas Pengeluaran Dan

7.5.3 Identifikasi Dan Kemudahkesanan 7.5.3 35

7.5.4 Harta Hak Milik Pelanggan 7.5.4 35

7.5.5 Pemeliharaan Produk 7.5.5 35-37

7.6 Kawalan Ke Atas Pemantauan dan Pengukuran

8 PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN 8 38

8.5.2 Tindakan Pembetulan 8.5.2 41

SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 7

2 Pemetaan Proses Sistem Pengurusan Kualiti 35

SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 8

1.1.1 Menjelaskan maklumat organisasi JPNSel/PPDSel/Sekolah di bawah

1.1.2 Memperincikan SPSK yang menjelaskan dasar kualiti, objektif

1.1.3 Menjelaskan dasar dan prinsip bagi setiap aktiviti yang

1.2 SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI UNTUK PENDAFTARAN

1.2.2 Skop Sistem Pengurusan Kualiti adalah merangkumi fungsi-fungsi

2 Pengurusan Jadual Waktu

3 Pengurusan Pembelajaran & Pengajaran

6 Pengurusan Semakan Hasil Kerja Murid

SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 9

9 Pengurusan Pusat Sumber

1.3. Kandungan Manual Kualiti

Manual Kualiti ini mengandungi 4 bahagian seperti berikut:-

Bahagian 1 : Pengenalan Kepada Manual Kualiti

SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 10

BAB 2 MAKLUMAT ORGANISASI