ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ



HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

BÀI TẬP NHÓM

SỬ DỤNG PHẦN MỀM GAM TRONG

CÔNG TÁC KẾ TOÁN

Giảng viên hướng dẫn:

VÕ THỊ THANH VÂN

Nhóm thực hiện: Phạm Thị Thùy Linh

Chế Thị Thu Thủy
Nguyễn Thị Sen
Nguyễn Đình Đức
Hoàng Đình Linh


Đà Nẵng, T4/2019
A. MỤC LỤC
B. GIỚI THIỆU PHẦN MỀM ............................................................................................................................................ 4
I. 1. Tính hữu dụng của phần mếm kế toán Gam ..................................................................................................... 5
II. 2. Những điểm đặc biệt mà GAM mang lại cho doanh nghiệp khi ứng dụng ........................................................ 6
III. 3. Nâng cấp, cập nhật phiên bản mới thường xuyên ............................................................................................ 6
IV. 4. Tạo tên đăng nhập, mật khẩu và giao diện chính trong phần mềm GAM: .................................................... 6

C. Khai báo các công thức chung, các phương pháp hạch toán, hình thức kế toán ....................................................... 8
I. Khai báo các thông tin chung về công ty: .............................................................................................................. 8
II. Khai báo tham số hệ thống ................................................................................................................................... 9

D. Khai báo các danh mục và các khoản mục chi tiết và số dư đầu kì: ......................................................................... 10
I. Danh mục tài khoản ........................................................................................................................................... 10
II. Khai báo các danh mục chi tiết ........................................................................................................................... 12
1. Danh mục nhóm đối tượng: .................................................................................................................................. 12
2. Khai báo các danh mục đối tượng ......................................................................................................................... 13
3. Khai báo danh mục nhóm vật tư, hàng hóa: ......................................................................................................... 14
4. . Khai báo danh mục vật tư, hàng hóa: .................................................................................................................. 15
5. Khai báo kho hàng hóa: ........................................................................................................................................ 16
6. Khai báo danh mục bộ phận và cán bộ nhân viên: ................................................................................................ 17
III. Khai báo đầu kì:.................................................................................................................................................. 20
1. Khai báo số dư đầu kì tài khoản: ........................................................................................................................... 20
2. Khai báo tồn kho đầu kì: ........................................................................................................................................ 21

E. Tổ chức các phần hành và phân quyền sử dụng trong phần mềm kế toán.............................................................. 23
I. Phân quyền sử dụng:.......................................................................................................................................... 23

F. Phân quyền ............................................................................................................................................................ 25

I. Thứ nhất, ở giao diện quản lí người sử dụng, và nút phân quyền ...................................................................... 25
II. Tiến hành phân quyền ........................................................................................................................................ 25

G. Tổ chức các phần hành: .......................................................................................................................................... 26

I. Vốn bằng tiền: .................................................................................................................................................... 26
1. Phiếu thu ............................................................................................................................................................... 26
2. Phiếu chi ................................................................................................................................................................ 27
3. Giấy báo có ngân hàng .......................................................................................................................................... 29
4. Giấy báo nợ ........................................................................................................................................................... 30
II. Mua hàng- phải trả: ............................................................................................................................................ 32
1. Phiếu nhập mua..................................................................................................................................................... 32
III. Bán hàng phải thu: ............................................................................................................................................. 33
1. Hóa đơn bán hàng ................................................................................................................................................. 34

1
 IV. . Hàng tồn kho ................................................................................................................................................ 35
1. Báo cáo nhập xuất tồn ........................................................................................................................................... 35
2. Báo cáo tồn kho ..................................................................................................................................................... 36
V. . Quản lí tài sản và công cụ : ............................................................................................................................... 37
1. Quản lí tài sản ........................................................................................................................................................ 37
2. Quản lí công cụ và chi phí trả trước ...................................................................................................................... 39
VI. Kế toán tiền lương : ....................................................................................................................................... 41
1. Bảng chấm công .................................................................................................................................................... 41
2. Bảng lương tháng 3/2018 ...................................................................................................................................... 42
3. Bảo hiểm xã hội ..................................................................................................................................................... 43
4. Hạch toán lương .................................................................................................................................................... 44
5. Tính và hạch toán lương ........................................................................................................................................ 44
VII. Chi phí giá thành ............................................................................................................................................ 45
1. Tính giá vốn hàng xuất........................................................................................................................................... 46

H. Các nghiệp vụ cuối kì: ............................................................................................................................................. 47

I. Tính khấu hao tài sản cố định: ............................................................................................................................ 47
II. Hạch toán công cụ, dụng cụ ................................................................................................................................ 48
III. Bút toán khóa sổ ................................................................................................................................................ 49
1. Bút toán kết chuyển 511 911........................................................................................................................... 49
2. Bút toán kết chuyển 632 911............................................................................................................................. 50
3. Bút toán kết chuyển 642 911............................................................................................................................. 51
4. Bút toán kết chuyển 911 421 ............................................................................................................................ 52
IV. In các báo cáo................................................................................................................................................. 53
1. Bảng cân đối số phát sinh ...................................................................................................................................... 53
2. Bảng cân đối kế toán: (SAI) .................................................................................................................................... 55
3. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ................................................................................................................. 57
4. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (phương pháp trực tiếp) ............................................................................................ 59
5. Báo cáo thuế .......................................................................................................................................................... 60
6. Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.................................................................................................. 62

I. Khai thác tất cả các thông tin chi tiết phục vụ yêu cầu quản lý ............................................................................... 63
1. Tổng hợp tình hình thu chi .................................................................................................................................... 63
2. Báo cáo tình hình tăng giảm tài sản ...................................................................................................................... 64
3. Tổng hợp chi phí theo khoản mục ......................................................................................................................... 65
4. Tình hình nhập xuất tồn ........................................................................................................................................ 66
5. Tình hình tồn quỹ .................................................................................................................................................. 68

J. Các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết ......................................................................................................................... 68

I. Nhật kí chung. .................................................................................................................................................... 68
II. Tổng hợp phát sinh tài khoản ............................................................................................................................. 70
III. Sổ cái .................................................................................................................................................................. 72
1. Sổ cái Tài khoản 111 .............................................................................................................................................. 73
2. Số cái 112............................................................................................................................................................... 74
3. Sổ cái tài khoản 131 ............................................................................................................................................... 74

2
 4. Sổ tổng hợp phải thu của khách hàng: .................................................................................................................. 74
5. Sổ chi tiết phải thu của khách hàng: ...................................................................................................................... 75
6. Sổ cái tài khoản 331:.............................................................................................................................................. 76
7. Sổ chi tiết phải trả cho người bán ......................................................................................................................... 76
8. Sổ tổng hợp phải trả cho người bán:..................................................................................................................... 77
:....................................................................................................................................................................................... 77
9. Báo cáo tổng hợp tài sản ....................................................................................................................................... 77
10. Báo cáo tổng hợp công cụ dụng cụ ................................................................................................................... 77
11. Sổ tổng hợp nhập xuất tồn................................................................................................................................ 78
12. Sổ tổng hợp Nhập xuất tồn theo chi tiết ........................................................................................................... 78
IV. Các bút toán điều chỉnh cuối kì ...................................................................................................................... 78
1. Tính khấu hao tài sản............................................................................................................................................. 78
2. Phân bổ công cụ dụng cụ....................................................................................................................................... 79
3. Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội: ....................................................................................................... 79
4. Gía vốn hàng xuất .................................................................................................................................................. 80

K. BÚT TOÁN TRÙNG VÀ CÁCH XỬ LÝ CỦA PHẦN MỀM .............................................................................................. 80

I. Bút toán trùng trong giao dịch giữa tài khoản 111 và 112 .................................................................................. 80
II. Bút toán trùng trong giao dịch mua hàng trả ngày và bán hàng thu tiền ngay và cách xử lý ............................... 81
1. Giao dịch bán hàng thu tiền ngay .......................................................................................................................... 81
2. Giao dịch mua hàng thanh toán ngay .................................................................................................................... 83
3. Ưu nhược điểm của phương án xử lí bút toán trùng trong phần mềm kế toán GAM .......................................... 84
4. Đề xuất xử lý bút toán trùng để hạn chế những nhược điểm trên ....................................................................... 85

L. Yêu cầu thêm.......................................................................................................................................................... 85

I. Giả sử có sự thay đổi trong chế độ kế toán, theo đó TK tiền mặt có số hiệu mới là 112, tài khoản tiền gởi ngân
hàng có số hiệu mới là 111, tài khoản phải thu khách hàng có số hiệu mới là 331, phải trả NCC có số hiệu mới là 131.
85
1. Trường hợp có sự hoán đổi tài khoán 111 112 và ngược lại............................................................................ 86
2. Trường hợp chuyển tài khoản 131- phải trả người bán, 331- phải thu khách hàng ............................................. 92
II. Yêu cầu đề xuất giải pháp để kết nối dữ liệu giữa các phần mềm theo định hướng ERP. ................................... 98

M. Đánh giá ưu nhược điểm của phần mềm: .......................................................................................................... 99

I. Ưu điểm ................................................................................................................... Error! Bookmark not defined.
II. Nhược điểm: ............................................................................................................ Error! Bookmark not defined.

3
B. GIỚI THIỆU PHẦN MỀM
Ngày thành lập 21/09/2010. Phần mềm kế toán Gam được phát triển bởi đội ngũ phát triển
phần mềm GAM SOFT.
Tuyên bố quyền sở hữu và quyền tác giả:
Phiên bản mới nhất được Cục bản quyền tác giả cấp Giấy chứng số: 4178/2017/QTG, ngày
25/08/2017.
Miễn phí nhiều hơn với chính sách 7 KHÔNG
KHÔNG giới hạn thời gian; KHÔNG giới hạn công ty / 1 bản phần mềm; KHÔNG cố định tên
doanh nghiệp; KHÔNG giới hạn dung lượng; KHÔNG giới hạn máy trạm kết nối; KHÔNG giới
hạn đối tượng sử dụng; Tải và cài đặt KHÔNG cần đăng ký
Cam kết hỗ trợ Online với tất cả người dung
Sử dụng các công cụ sẵn có trên phần mềm (Feedback, Facebook Message Tool); Tự nghiên cứu
qua Help (Manual, Online), Video hướng dẫn; Chat qua Skype, Facebook; Hỗ trợ trực tuyến qua
Ultraview, AnyDesk
- GAM phù hợp với nhiều đối tượng sử dụng:

MÔ HÌNH CÔNG TY VỪA VÀ NHỎ: Phần mềm kế toán GAM đơn giản, gọn nhẹ
nhưng đầy đủ các tính năng cơ bản theo quy chuẩn của một hệ thống phần mềm kế toán, thường
xuyên cập nhật các TT, QĐ của Bộ Tài Chính với đầy đủ chứng từ, sổ sách theo QĐ48, QĐ15,
TT133, TT200.
CÔNG TY MỚI KHỞI NGHIỆP: Bạn hoàn toàn yên tâm trong 02 năm tài chính đầu
tiên số liệu kế toán đã được hạch toán và lưu trữ trên phần mềm tại máy tính của công ty mà
không tốn một đồng chi phí. Đây là yếu tố quan trọng để bạn tập trung cho việc phát triển hệ
thống kinh doanh
ĐẠI LÝ THUẾ, KẾ TOÁN TẠI NHÀ: Tính năng tạo lập không giới hạn số công ty
trên một bản Phần mềm kế toán GAM sẽ giúp bạn có thể nhận thêm việc mà không lo tốn kém
quá nhiều chi phí .

SINH VIÊN KẾ TOÁN: Tự trang bị cho mình hành trang trước khi ra trường bằng
việc sử dụng thành thạo Phần mềm kế toán GAM giúp bạn dễ dàng tiếp cận các hệ thống phần
mềm sau này. Bởi cách nhập liệu từ chứng từ gốc là cách phổ biến nhất mà hầu hết các Phần
mềm kế toán hiện nay đang áp dụng

- GAM đa ngôn ngữ với các tính năng chính

4
  Theo dõi tiền gửi tiền mặt: Quản lý phiếu thu/chi; báo cáo nợ/có, sổ quỹ tiền mặt, tiền
gửi ngân hành
 Theo dõi hoạt động mua hàng và bán hàng trong kỳ : phiếu nhập mua hàng, hóa đơn bán
hàng,…
 Theo dõi giá vốn trong kỳ : Xuất/nhập lại nguyên vật liệu; chứng từ/phân bổ giá thành;
tính gí vốn hàng xuất.
 Theo dõi tài sản, công cụ: Đăng ký/sửa tài sản; đăng ký/sửa công cụ, chi phí, tính khấu
hao tài sản công cụ dụng cụ trong kỳ
 Kế toán tổng hợp: Phiếu kế toán khác; chứng từ tự độngTheo dõi hàng tồn kho: Phiếu
nhập/ xuất kho; phiếu xuất điều chuyển, theo dõi nhập xuất tôn trong kỳ.
 Quản trị hệ thống: Tham số hệ thống, tham số chứng từ, tham số tìm kiếm, quản lý người
sử dụng,...
Được xem như một hệ thống quản lý thông tin kế toán tài chính và cung cấp giải pháp
quản lý cho các nghiệp vụ như: kế toán tiền; bán hàng và công nợ phải thu; mua hàng và công
nợ phải trả; quản lý kho; kế toán thuế GTGT; kế toán TSCĐ; kế toán tổng hợp và báo cáo tài
chính,…
Qua kinh nghiệm tư vấn, phát triển và triển khai cho các khách hàng, GAM đã đạt tới mức hoàn
thiện của một phần mềm kế toán thân thiện, tiện ích, đầy đủ các chức năng nghiệp vụ, có thể áp
dụng cho bất kỳ mô hình doanh nghiệp nào
I. 1. Tính hữu dụng của phần mếm kế toán Gam
- Giải quyết triệt để nghiệp vụ kế toán phát sinh, các phần hành theo hoạt động một cách linh
hoạt trong một hệ thống thống nhất với tính kiểm soát chặt chẽ và logic.
- Có khả năng quản lý và tổng hợp dữ liệu đa cơ sở, không hạn chế số user, số máy nhánh với
một cơ sở dữ liệu đồng bộ.
- Có khả năng tạo tính năng của bộ phần mềm bán hàng, tích hợp máy quét, máy đọc mã vạch,
quản lý vật tư, hàng hóa theo lô, theo kệ, theo hạn sử dụng.
- Truy xuất tự động số liệu với hệ thống mã số thuế quốc gia, hệ thống hỗ trợ kê khai thuế và
nhiều ứng dụng khác.
- Gọn nhẹ, thân thiện, cài đặt đơn giản, dễ sử

5
- Phân định rõ ràng phần hành nghiệp vụ, số liệu thống kê trong công tác kế toán doanh nghiệp
- Đa năng trong việc thiết lập hệ thống kế toán nội bộ theo từng loại hình, ngành nghề, quy mô…
- Phương thức tác nghiệp hiện đại giúp người dùng cắt giảm hầu hết các thao tác “nút bấm” và
“click chuột”…, nâng cao tốc độ tác nghiệp, tiết kiệm thời gian …
- Chương trình ổn định, tốc độ xử lý nhanh, cơ sở dữ liệu SQL
Nhiều tiện ích bổ trợ người dùng như: máy tính điện tử, note, tra cứu thông tin tức thời trên cửa
sổ làm việc, cho phép đa cửa sổ làm việc trên mỗi máy tính ở các cấp độ tính năng…
 Truyền nhận dữ liệu qua mạng LAN, VPN, các hệ thống Email hay E-office
II. 2. Những điểm đặc biệt mà GAM mang lại cho doanh nghiệp khi ứng dụng
- Kiểm tra tính đúng của mã số thuế có liên quan, lọc, cập nhật mã số thuế bỏ trốn
- Quản lý, theo dõi hàng tồn kho, đối tượng công nợ, tài sản, công cụ với chi tiết thông tin
và ảnh cũng như các đặc tính như hạn sử dụng, quản lý theo lô, theo kệ trong kho.
- Tự động sao lưu dữ liệu trong khoảng thời gian bất kỳ do người quản lý kế toán thiết lập
- Đa dạng hóa phương thức đánh số chứng từ, kiểm soát chứng từ…
- Kiểm soát lịch sử chứng từ kế toán kèm theo các ghi chú hữu ích trên chứng từ
- Hệ thống báo cáo đa dạng, phân tích đa chiều đáp ứng đầy đủ thông tin cho quản lý
- Tra cứu thông tin công nợ, tồn kho tức thời tại cửa sổ làm việc hiện hành
-Hướng dẫn sử dụng chi tiết bằng video kèm theo bộ sản phẩm hoặc
website http://www.phanmemketoanmienphi.org/tin-tuc-1
- Sử dụng dễ dàng tới mức không cần kỹ thuật hỗ trợ, đào tạo, chuyển giao ứng dụng.
III. 3. Nâng cấp, cập nhật phiên bản mới thường xuyên
- Cập nhật điều chỉnh chính sách mới về kế toán, kiểm toán, thuế
- Cập nhật hàng ngày những vướng mắc khi thực hiện mà đã được giải quyết khi khách
hàng tương tự đã gặp và yêu cầu Gam xử lý.

IV.4. Tạo tên đăng nhập, mật khẩu và giao diện chính trong phần mềm GAM:
Đăng nhập vào phần mềm với tên người sử dụng mặc định là GAM, mật khẩu để trống
bấm Chấp nhận là vào được phần mềm.

6
Giao diện chính của phần mềm GAM

Các phần hành chính của phần mềm GAM:

- Vốn bằng tiền
- Mua hàng - Phải trả
- Bán hàng - Phải thu
7
 - Hàng tồn kho
- Quản lí tài sản, công cụ
- Kế toán lương
- Chi phí giá thành
- Kế toán tổng hợp
- Hệ thống

C. KHAI BÁO CÁC CÔNG THỨC CHUNG, CÁC PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN,
HÌNH THỨC KẾ TOÁN
I. Khai báo các thông tin chung về công ty:
Để khai báo các thông tin chung về công ty người dùng chọn menu “ Hệ thống ”, chọn
“Thiết lập hệ thống” sau đó vào mục “Công ty hiện thời”.

8
 II. Khai báo tham số hệ thống
Để khai báo tham số hệ thống người sử dụng chọn người dùng chọn menu “ Hệ thống ”,
chọn “Thiết lập hệ thống” sau đó vào mục “Tham số hệ thống dùng chung” và “Tham số hệ
thống dùng riêng”
Việc khai báo các tham số này nhằm giúp cho chương trình căn cứ vào đó để thống nhất
cách tính toán và xử lý dữ liệu theo ý muốn của người sử dụng chương trình.

9
D. KHAI BÁO CÁC DANH MỤC VÀ CÁC KHOẢN MỤC CHI TIẾT VÀ SỐ DƯ ĐẦU
KÌ:
I. Danh mục tài khoản
Vào mục “Danh mục” chọn “1. Tài khoản”. Chương trình sẽ hiện ra cửa sổ thể hiện hệ
thống danh mục tài khoản đã được khai báo theo đúng quy định của Bộ tài chính. Tùy thuộc vào
yêu cầu quản lý và cách hạch toán của từng doanh nghiệp mà người sử dụng có thể thực hiện
các thao tác như thêm mới tiểu khoản, sửa hoặc xóa một tiểu khoản đã có trong danh mục.

10
 Sử dụng thanh công cụ hoặc dùng các phím chức năng: F2: Thêm mới TK; F3: Sửa thông
tin TK; F8: xóa TK.
Thêm tài khoản mới, bấm F2

11
 II. Khai báo các danh mục chi tiết
1. Danh mục nhóm đối tượng:
Vào mục “Danh mục” trên thanh menu  chọn mục số 2 “ Nhóm đối tượng”. Nhập đầy
đủ các thông tin chung bắt buộc.

Sử dụng thanh công cụ hoặc dùng các phím chức năng: F2:Thêm mới ; F3: Sửa thông tin;
F8: Xóa

12
 Thêm mã nhóm đối tượng

2. Khai báo các danh mục đối tượng

Vào mục “Danh mục” trên thanh menu  chọn mục số 3 “Đối tượng”. Nhập đầy đủ các
thông tin chung bắt buộc.

Sử dụng thanh công cụ hoặc dùng các phím chức năng: F2:Thêm mới ; F3: Sửa thông tin;
F8: Xóa
13
 Thêm đối tượng mới:

3. Khai báo danh mục nhóm vật tư, hàng hóa:

Vào mục “Danh mục” trên thanh menu  chọn 7 “Nhóm vật tư hàng hóa” và bấm tạo
tương tự như khi khai báo danh mục đối tượng

14
Tạo mới nhóm vật tự hàng hóa

4. . Khai báo danh mục vật tư, hàng hóa:

Vào mục “Danh mục” trên thanh menu  chọn 8 “ Vật tư hàng hóa” và bấm tạo tương
tự như khi khai báo danh mục trên

Thêm mới một loại vật tư, hàng hóa

15
 5. Khai báo kho hàng hóa:
Vào mục “Danh mục” trên thanh menu  lần lượt chọn 9a “ Kho hàng hóa” rồi bấm tạo
tương tự như khi khai báo danh mục trên.

Thêm mới bộ phận:

16
 6. Khai báo danh mục bộ phận và cán bộ nhân viên:
Vào mục “Danh mục” trên thanh menu  lần lượt chọn 9e “ Bộ phận” và 9f “Cán bộ
nhân viên” rồi bấm tạo tương tự như khi khai báo danh mục trên.
a. Khai báo bộ phận

Tạo mới bộ phận

17
b. Cán bộ nhân viên

18
Tao mới cán bô nhân viên

19
 III. Khai báo đầu kì:
1. Khai báo số dư đầu kì tài khoản:
Vào mục “Đầu kì” trên thanh công cụ  Chọn 1 “Số dư đầu kỳ tài khoản”

Sử dụng thanh công cụ hoặc dùng các phím chức năng: F1- trợ giúp, F2:Thêm mới ; F3:
Sửa; F8: Xóa, Enter- chi tiết, F11- Nhập khẩu dữ liệu.

Tạo mới số dư dầu kì

20
 2. Khai báo tồn kho đầu kì:

Sử dụng thanh công cụ hoặc dùng các phím chức năng, F2:Thêm; F3: Sửa; F4-Tìm nhanh;
F8: Xóa; F11- nhập khẩu, Enter- Chi tiết; esc- Thoát.

21
Thêm số dư dầu kì cho hàng hóa

Tài khoản chi tiết phân chia đối tượng hạch toán kế toán thành nhiều bộ phận nhỏ để phản
ánh.
- Tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết có mối quan hệ mật thiết không những về nội
dung phản ánh mà cả về kết cấu ghi chép.
- Thể hiện ở nguyên tắc

22
  Tổng số dư đầu kỳ, cuối kỳ của tất cả các tài khoản chi tiết phải đúng bằng số dư đầu kỳ,
cuối kỳ của tài khoản tổng hợp.
 Tổng số phát sinh bên Nợ, số phát sinh bên Có của tất cả các tài khoản chi tiết phải đúng
bằng số phát sinh bên Nợ, số phát sinh bên Có của tài khoản tổng hợp.
- Để đảm bảo nguyên tắc này thì khi phản ánh vào tài khoản tổng hợp những nội dung có
liên quan đến tài khoản chi tiết nào thì kế toán phải đồng thời ghi chép vào tài khoản phân tích
đó.
- Việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản tổng hợp gọi là kế toán
tổng hợp.
- Việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản chi tiết gọi là kế toán chi
tiết.
- Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết phải tiến hành đồng thời với nhau tạo cơ sở cho việc
đối chiếu kiểm tra số liệu. Trong đó kế toán tổng hợp cung cấp những chỉ tiêu tổng quát về tài
sản, nguồn vốn, kết quả sản xuất kinh doanh. Kế toán chi tiết cung cấp số liệu chi tiết có ý nghĩa
lớn trong việc bảo vệ tài sản cũng như trong việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, giải
quyết những vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng, nhạy bén.

E. TỔ CHỨC CÁC PHẦN HÀNH VÀ PHÂN QUYỀN SỬ DỤNG TRONG PHẦN MỀM
KẾ TOÁN
I. Phân quyền sử dụng:
Đối với bất kỳ hệ thống quản lý nào thì sự rành mạch chức năng, nhiệm vụ của từng cá
nhân khi tác động vào hệ thống là rất quan trọng. Điều này giúp cho tác động của người này
không ảnh hưởng tới người khác (dù vô tình hay cố ý). Phần mềm kế toán GAM cũng dựa vào
quan điểm đó mà xây dựng chức năng quản lý người sử dụng, từng menu, từng danh mục, từng
chứng từ, từng báo cáo đều được phân quyền một cách đầy đủ. Cụ thể, Phần mềm kế toán
GAM quản lý được các quyền sau:
 Truy cập Menu: Cấm SD
 Cập nhật danh mục: Sửa, Xóa , Thêm
 Cập nhật chứng từ: Xem- Sửa- Xóa - Thêm
 Xem báo cáo: Cấm SD
 Quản lí công ty: Cấm SD
Người sử dụng có thể là người quản lý (administrator) hoặc không phải là người quản lý: Nếu là
người quản lý thì người sử dụng có toàn quyền truy nhập các chức năng và được quyền thêm và
phân quyền cho các người sử dụng khác. Để phân quyền sử dụng phần mềm, vào “Hệ thống”
trên thanh menu  chọn “Quản lý người sử dụng”

23
Thêm người sử dụng

24
F. PHÂN QUYỀN
I. Thứ nhất, ở giao diện quản lí người sử dụng, và nút phân quyền

II. Tiến hành phân quyền

25
G. TỔ CHỨC CÁC PHẦN HÀNH:
I. Vốn bằng tiền:

1. Phiếu thu

Nhập mới phiếu thu

26
2. Phiếu chi

27
Nhập mới phiếu chi

28
 3. Giấy báo có ngân hàng

Nhập mới giấy báo có

29
4. Giấy báo nợ

30
Nhập thêm giấy báo nợ

31
II. Mua hàng- phải trả:

1. Phiếu nhập mua

32
Nhập mới phiếu nhập mua

III. Bán hàng phải thu:

33
 1. Hóa đơn bán hàng

Nhập mới hóa đơn bán hàng

34
 IV.. Hàng tồn kho

1. Báo cáo nhập xuất tồn

Trong phần hành hàng tồn kho, tìm trong báo cáo theo phân hệ mục tổng hợp nhập xuất tồn, sau
đó nhấn “Enter”,
Sau khi điền vào mục kho, nhóm vật tư, mã vật tư và ngày tháng cần tìm, nhấn “Chấp nhận”

35
Truy xuất tình hình nhập xuất tồn trong kì

2. Báo cáo tồn kho

Trong phần hành hàng tồn kho, tìm trong báo cáo theo phân hệ mục báo cáo tồn kho, sau đó
nhấn “Enter”,

Nhập mã kho, chọn nhóm vật tư, nếu chọn nhóm vật tư thì không chọ mã vật tư vì phần mềm sẽ
tự hiểu hiển thị tất cả tình hình tồn kho của nhóm vật tự đó, sau đó chọn “Chấp nhận”. Phầm
mềm sẽ truy xuất tình hình tồn kho

36
V. . Quản lí tài sản và công cụ :

1. Quản lí tài sản

Trong phần hành quản lí công cụ, tài sản, vào mục quản lí tài sản

Giao diện chính của mục quản lí tài sản

37
Thêm mới tài sản( nhấn phím F2 hoặc nếu muốn sửa nhấn F3)

Để biết thêm thông tin chi tiết về tài sản nói trên thì nhấn phím “Enter”

Để sửa thông tin của tài sản đó nhấn F2 ( muốn thêm mới thông tin nhấn F3).

38
 2. Quản lí công cụ và chi phí trả trước
Trong phần hành quản lí tài sản, công cụ, chọn mục quản lí CCDC, Chi phí trả trước

Giao diện chính của mục quản lí CCDC, Chi phí trả trước

39
Sử dụng các phím chức năng F1- trợ giúp, F2- Thêm, F3- sửa, F8- Xóa, esc- Thoát
thêm công cụ dụng cụ ( nhấn phím F2)

40
 VI.Kế toán tiền lương :
Trong giao diện chính của phần mềm Gam, chọn mục Kế toán tiền lương:

1. Bảng chấm công

Trong phần hành kế toán tiền lương chọn mục “Chấm công”, nhấn “Enter”:

Trong phần chấm công, chọn tháng chấm công (ví dụ tháng 3) và nếu nghỉ không phép, ta bấm
phím “K”, nếu có phép nhấn phím “P”

41
 2. Bảng lương tháng 3/2018
Trong phần hành kế toán tiền lương, chọn mục “Bảng lương”, nhấn “Enter”

42
3. Bảo hiểm xã hội

43
 4. Hạch toán lương

5. Tính và hạch toán lương

Trong phần hành kế toán tiền lượng, chọn mục “tính và hạch toán lương”, nhấn Enter

44
VII. Chi phí giá thành
Trong giao diện chính của phần mềm GAM, chọn phần hành “chi phí giá thành”

45
1. Tính giá vốn hàng xuất

46
H. CÁC NGHIỆP VỤ CUỐI KÌ:
I. Tính khấu hao tài sản cố định:
Ở giao diện chính của GAM, tìm mục “Cuối kì”, chọn “1. Tính khấu hao TSCĐ”

Nhập đầy đủ thông tin về tháng tính khấu hao, ngày chứng từ, diễn giải , đối tượng sau đó nhấn
“Chấp nhận”

Phần mềm sẽ truy xuất kết quả:

47
II. Hạch toán công cụ, dụng cụ

48
Nhập tháng cần hạch toán:

III. Bút toán khóa sổ

Trong giao diện chính của Gam, tìm mục “Cuoi ky”, chọn “8. Bút toán khóa sổ”

1. Bút toán kết chuyển 511 911

Chọn bút toán sau đó nhấn phím F10

Chọn tháng sau đó nhấn” Chấp nhận”

49
Truy xuất kết quả:

2. Bút toán kết chuyển 632 911

50
3. Bút toán kết chuyển 642 911

51
4. Bút toán kết chuyển 911 421

52
Làm tương tự với các bút toán khác
IV. In các báo cáo
Chọn mục “Báo cáo” trên thanh công cụ rồi sau đó chọn mục “7. Báo cáo quyết toán- tài
chính” để kết xuất các báo cáo:

1. Bảng cân đối số phát sinh

Trong phần “báo cáo quyết toán- tài chính”, chọn mục “Bảng cân đối số phát sinh”, nhấn “Thực
hiện”

53
Chọn tháng cần thực hiện, và nhấn “Chấp nhận”

Phần mềm truy xuất kết quả :

54
 2. Bảng cân đối kế toán: (SAI)
Trong phần “báo cáo quyết toán- tài chính”, chọn mục “Bảng cân đối kế toán”, nhấn “Thực hiện”

55
Điền thông tin cần thiết, sau đó nhấn “Chấp nhận”

56
3. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

57
Phần mềm truy xuất kết quả

58
 4. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (phương pháp trực tiếp)

Phần mềm truy xuất kết quả

59
5. Báo cáo thuế

60
61
6. Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp

62
I. KHAI THÁC TẤT CẢ CÁC THÔNG TIN CHI TIẾT PHỤC VỤ YÊU CẦU QUẢN LÝ

1. Tổng hợp tình hình thu chi

Phần mềm truy xuất ra kết quả

63
2. Báo cáo tình hình tăng giảm tài sản

64
3. Tổng hợp chi phí theo khoản mục

65
Phần mềm truy xuất kết quả

4. Tình hình nhập xuất tồn

66
Phần mềm truy xuất kết quả

67
 5. Tình hình tồn quỹ

J. CÁC SỔ KẾ TOÁN TỔNG HỢP VÀ CHI TIẾT

I. Nhật kí chung.
Vào mục “Kế toán tổng hợp” ở giao diện chính của phần mềm GAM, sau đó vào mục “sổ kế
toán theo hình thức nhật kí chung”, nhấn “Enter”

Vào mục sổ nhật kí chung, nhấn “Thực hiện”

68
69
 II. Tổng hợp phát sinh tài khoản
Đầu tiên ở dao diện chính của phần mềm, vào mục “Kế toán tổng hợp”, nhấp chuột vào phần
“ Sổ kế toán theo hình thức sổ nhật kí chung”

70
Nhấn “Enter”, chọn “tổng hợp phát sinh tài khoản”, nhấn “Thực hiện”

Chọn tài khoản, “từ ngày”, “đến ngày”, nhấn “chấp nhận”

71
Phần mềm truy xuất kết quả

III. Sổ cái

72
1. Sổ cái Tài khoản 111

73
2. Số cái 112

3. Sổ cái tài khoản 131

4. Sổ tổng hợp phải thu của khách hàng:

74
5. Sổ chi tiết phải thu của khách hàng:

75
6. Sổ cái tài khoản 331:

7. Sổ chi tiết phải trả cho người bán

76
 8. Sổ tổng hợp phải trả cho người bán:

9. Báo cáo tổng hợp tài sản

10. Báo cáo tổng hợp công cụ dụng cụ

77
 11. Sổ tổng hợp nhập xuất tồn

12. Sổ tổng hợp Nhập xuất tồn theo chi tiết

IV.Các bút toán điều chỉnh cuối kì

1. Tính khấu hao tài sản

78
2. Phân bổ công cụ dụng cụ

3. Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội:

79
 4. Gía vốn hàng xuất

K. BÚT TOÁN TRÙNG VÀ CÁCH XỬ LÝ CỦA PHẦN MỀM

I. Bút toán trùng trong giao dịch giữa tài khoản 111 và 112

80
 Khi in ra Sổ Nhật kí chung ta sẽ có cặp bút toán trùng nhau trong giao dịch ngày
15/08/2011
Phần mềm GAM có nhược điểm là không xử lý để loại bỏ cặp bút toán trùng này.
Cách xử lý ở phần mềm kế toán GAM :
Nếu nghiệp vụ liên quan đồng thời đến chứng từ tiền mặt và TGNH, chỉ kế toán tiền mặt
mới có thể nhập chứng từ này còn kế toán tiền gửi ngân hàng ngân hàng sẽ không nhập.
II. Bút toán trùng trong giao dịch mua hàng trả ngày và bán hàng thu tiền ngay và cách
xử lý
1. Giao dịch bán hàng thu tiền ngay

81
82
2. Giao dịch mua hàng thanh toán ngay

83
Có thể thấy trong hai giao dịch trên, khi kế toán phần hành mua hàng vá bán hàng nhập chứng
từ, hệ thống sẽ tự động thông báo các chứng từ liên quan ở hai phần hành mua hàng và bán hàng
sẽ không được định khoản vào sổ cái. Khi kế toán ở hai phần hành mua hàng và bán hàng nhập
xong các giao dịch trên, hệ thống sẽ tự động tạo ra phiếu thu và phiếu chi (nếu là giao dịch liên
quan tới tiền mặt) hoặc giấy báo nợ, giấy báo có (nếu giao dịch liên quan tới tài khoản tiền gửi
ngân hàng) và đưa các định khoản liên quan đến các chứng từ trên vào sổ cái.
3. Ưu nhược điểm của phương án xử lí bút toán trùng trong phần mềm kế toán GAM
a. Ưu điểm của phương án xử ký bút toán trùng trong phần mềm kế toán GAM:
- Phần mềm không sử dụng bất kỳ một loại tài khoản trung gian nào nên sẽ phản ánh đúng
bản chât của nghiệp vụ kinh tế, tạo điều kiện thuận lợi trong công tác theo dõi và đối
chiếu công nợ.

b. Nhược điểm của phương án xử lý bút toán trùng

Đối với giao dịch liên quan đến giao dịch giữa hai tài khoản 111 và 112
Đây là phương án hết sức thụ động vì nó đòi hỏi kế toán trưởng phải nhận biết cặp
chứng từ trùng và phân công cụ thể cho từng kế toán phần hành phù hợp, cụ thể trong

84
 tình huống này, kế toán sẽ phải nhập phiếu thu hoặc phiếu chi thay vì giấy báo có hoặc
giấy báo nợ
Giao dịch mua hàng trả ngày và bán hàng thu tiền ngay
Mục đích của việc kế toán phải nhập hóa đơn mua hàng và hóa đơn bán hàng là để theo dõi tinh
hình biến động hàng tồn kho của doanh nghiệp. Trong trường hợp chỉ có kế toán tiền nhập các
loại giao dịch này thì tình hình hàng tồn kho sẽ không được theo dõi. Do dó, ở phương án xử lý
bút toán trùng với giao dịch mua hàng trả ngay và bán hàng thu tiền ngay, kế toán phải chủ động
biết được nên nhập hóa đơn nào để đảm bào công tác theo dõi, cụ thể là nhập hóa đơn mua hành
và phiếu nhập mua thay vì nhập phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ hay giấy báo có.
4. Đề xuất xử lý bút toán trùng để hạn chế những nhược điểm trên
a. Đối với bút toán trùng giữa 111 và 112,
phần mềm nên cho phép kế toán nhập cả phiếu thu và giấy báo nợ hoặc phiếu chi và giấy báo
có. Đặc biệt, tập tin chi tiết nhật ký sẽ được tạo thêm một trường riêng và trong trường này, các
định khoản trùng sẽ được đánh dấu “T” và sẽ không được tổng hơp. Cụ thể, để xác định định
khoản trùng sẽ đòi hỏi kế toán phải thiết lập thứ tự ưu tiên
Kế toán có thể thiết lập các thứ tự ưu tiên cho các loại chứng từ trong những giao dịch phát sinh
và sẽ được tổng hợp, khai báo cho phần mềm nhận biết. Các khai báo sẽ được lưu trong một tập
tin riêng. Tập tin này sẽ liên kết với tập tin chi tiết nhật ký để phần mềm tự động đánh dấu là
định khoản trùng tại trường được tạo mới trong tập tin chi tiết nhật ký. Việc đánh dấu định
khoản trùng sẽ tuân theo các thứ tự ưu tiên:
Các chứng từ về tiền mặt sẽ được ưu tiên nhập, không cần kiểm tra đánh dấu
Các chứng từ liên quan đến tiền gửi ngân hàng sẽ được đối chiếu để loại trừ nếu có quan hệ đối
ứng với tiền mặt.
b. Đối với bút toán trùng trong giao dịch mua hàng tả tiền liền và bán hàng thu tiền
ngay:
yêu cầu trong khâu xử lý này là kế toán cần biết nên nhập hóa đơn mua hàng và bán hàng để
theo dõi được tình hình hàng tồn kho, khi đó phần mềm đã tự động xử lý được bút toán trùng
này tạo ra các chứng từ liên quan đến kế toán vốn bằng tiền để định khoản vào sổ cái

L. YÊU CẦU THÊM

I. Giả sử có sự thay đổi trong chế độ kế toán, theo đó TK tiền mặt có số hiệu mới là
112, tài khoản tiền gởi ngân hàng có số hiệu mới là 111, tài khoản phải thu khách
hàng có số hiệu mới là 331, phải trả NCC có số hiệu mới là 131.
Yêu cầu khai báo lại hệ thống TK, các danh mục có liên quan và định dạng lại công thức
trên các báo cáo tài chính để in lại số liệu cho phù hợp với sự thay đổi của chế độ.

85
 1. Trường hợp có sự hoán đổi tài khoán 111 112 và ngược lại
a. Khai báo lại hệ thống tài khoản

Xóa tất cả các tài khoản con và tài khoản mẹ của tài khoản 111, 112 ( sử dụng phím F8- chọn
“Yes”

86
 b. Tạo mới tài khoản 111, 112 cũng như các tài khoản con tương ứng, trong đó 111-
tiền gửi ngân hàng, 112- tiền mặt
Tạo tài khoản 111- tiền gửi ngân hàng

Tạo tài khoản 112- tiền mặt

87
Tạo tài khoản con 1111- tiền gửi ngân hàng Đông Á của tài khoản 111- tiền gửi ngân hàng

Danh mục tài khoản sau khi đã thay đổi tài khoản

c. Thay đổi danh mục : Loại giao dịch/Nghiệp vụ phát sinh

Vào danh mục, chọn “5. Loại giao dịch/ Nghiệp vụ phát sinh:

88
Thay đổi các số liệu tài khoản tương ứng với tài khoản 111, 112 mình vừa tạo mới ở phần
trên

89
 d. Minh họa nghiệp vụ sau khi thay đổi phần mềm theo chế độ kế toán
Thực hiện nghiệp vụ: trả tiền lương nợ cho nhân viên bằng tiền mặt
Có số dư dầu kì của tài khoản 112- tiền mặt ( số dư đầu kì là 40000000 VNĐ)

Vào phần hành “Vốn bằng tiền”, chọn mục phiếu chi

90
Sau khi thực hiện nhập nghiệp vụ trên, vào “sổ tiền mặt” ở phần hành” Vốn bằng tiền”:

e. Định dạng lại công thức để lên báo cáo tài chính
Công thức theo chế độ kế toán cũ

91
Khi có sự thay đổi chế độ kế toán mới hoán đổi giữa 111 và 112 thì công thức lên báo cáo
tài chính vẫn không thay đổi

Như vậy chúng ta đã hoàn thành tất cả những yêu cầu khi chế độ kế toán thay đổi 111 từ tiền
mặt sang tiền gửi ngân hàng, và tài khoản 112 thì ngược lại từ tiền gửi ngân hàng sang tiền
mặt
2. Trường hợp chuyển tài khoản 131- phải trả người bán, 331- phải thu khách hàng
a. .Khai báo lại hệ thống tài khoản

92
b. Xóa tài khoản mặc định 131- phải thu khách hàng, 331- phải trả người bán, và tạo
mới với 131- phải trả người bán, 331- phải thu khách hàng

93
 c. Thay đổi danh mục“2. Loại giao dịch/ nghiệp vụ phat sinh”

Xóa và tạo lại các giao dịch với tài khoản 131- phải trả người bán, 331- phải thu khách hàng

94
 d. Minh họa cho chế độ mới sự hoán đổi của tài khoản 131 và 331
Doanh nghiệp phát sinh nghiệp vụ : Mua hàng nợ
Vào phần hành mua hàng- phải trả, chọn mục “phiếu nhập mua”, nhấn F2 để thêm nghiệp vụ

95
96
 e. Thay đổi công thức lên Báo cáo tài chính
Vào mục “báo cáo”, chọn” 7. Báo cáo quyết toán tài chính”, chọn “bảng cân đối kế toán”, nhấn
“thực hiện khai báo công thức”
Với chế độ kế toán cũ

97
Khi chuyển sang chế độ kế toán mới, thì công thức cũng thay đổi theo

II. Yêu cầu đề xuất giải pháp để kết nối dữ liệu giữa các phần mềm theo định hướng
ERP.
Giả sử bên cạnh phần mềm kế toán nói trên, doanh nghiệp đang sử dụng các phần
mềm quản lý vật tư, bán hàng, quản lý nhân sự. Yêu cầu đề xuất giải pháp để kết nối
dữ liệu giữa các phần mềm theo định hướng ERP.
- Phần mềm kê toán vật tư sẽ theo dõi các thông tin liên quan đến số lượng hàng
tồn kho trong kỳ, hàng nhập và xuất kho trong kỳ, tình hình biến động trong kho. Theo
đó, thông qua hệ thống ERP, nếu có sự biến động hàng tồn kho, bộ phận kho sẽ nhập
chứng từ lên quan và số lượng hàng biến động, kế toán lúc này có thể vào bộ phận quản
lý kho để xem xét biến động hàng tồn kho, từ đó tính toán giá trị lượng hàng xuất, bán và
tồn kho.
- Phần mềm kế toán bán hàng thiết lập thông số cho các mặt hàng trong công ty, theo
dõi cập nhật các đơn đặt hàng, tình trạng các đơn hàng. Khi xảy ra một nghiệp vụ bán
hàng, bộ phận bán hàng sẽ nhập đơn đặt hàng. Từ đơn đặt hàng này, bộ phận vât tư sẽ
nhận được yêu cầu đơn hàng và đối chiếu tồn kho để xác dịnh khả năng cung cấp. Nếu
98
lượng hàng còn đủ để cung cấp, thông tin đơn hàng sẽ được chuyển tới bộ phần kế toán
để cung cấp thông tin hỗ trợ kế toán tạo hóa đơn cho khách hàng. Thông qua đó, kế toán
sau khi nhận được thông tin về đơn hàng xem được đơn đặt hàng sẽ thực hiện việc tính
giá trị đơn hàng và dữ liệu sẽ được kết xuất tự động tới bộ phận bán hàng. Thông tin đơn
hàng tự động được chuyển tới bộ phận bán hàng để in hóa đơn cho khách hàng.
- Phần mềm quản lý nhân sự: theo dõi nhân sự của công ty như số lượng nhân
viên, tình hình biến động nhân sự trong công ty. Hằng tháng, bộ phận nhân sự theo dõi
hoạt động của nhân viên trong công ty để kết xuất một số thông tin quan trọng tới bộ phận
kế toán như bảng chấm công. Sau khi nhận được thông tin về bảng chấm công, kế toán sẽ
tính bảng lương cho toàn bộ nhân viên trong công ty và chuyển dữ liệu về bảng lương về
lại bộ phận nhân sự.

M. ĐÁNH GIÁ ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA PHẦN MỀM GAM:

I. Ưu điểm
- Các tính năng tự động
 Tính giá vốn, tính khấu hao
 Tạo bút toán khoá sổ, kết chuyển và phân bổ
- Tốc độ xử lý tương đối tốt.
- Không cần cài đặt phần mềm trên máy chủ hay các phần mềm hỗ trợ khác.
- Dễ dàng truy xuất thông tin
- Không giới hạn số máy tính sử dụng, số người sử dụng.
- Không giới hạn số công ty trên một phần mềm.
- Cho phép cập nhật 100% dữ liệu từ Excel bao gồm: Các chứng từ nhập – xuất, thu
– chi, danh mục đối tượng, vật tư, hàng hóa, số dư đầu kỳ tài khoản, tồn kho đầu
kỳ, ...
- Kết xuất nhanh chóng tờ khai thuế, BCTC sang trực tiếp ứng dụng HTKK
- Sao lưu - phục hồi, truyền nhận dữ liệu dễ dàng giữa các máy tính.
- Đội ngũ hỗ trợ người dùng nhiệt tính, tốc độ phản hồi hỗ trợ người dùng nhanh
- Giao diện phần mềm thân thiện và dễ sử dụng cho phéo cập nhật dữ liệu linh hoạt
- Hệ thống bám sát chế độ kế toán, các mẫu biểu chứng từ và sổ sách kế toán tuân
thủ chế độ kế toán hiện hành, hơn nữa hệ thống cung cấp các báo cáo đáo ứng nhu
cầu quản lý của đơn vị.

99
 - Thao tác lưu và ghi sổ đơn giản
- Tính chính xác cao việc tính toán các số liệu rất chính xác và ít xảy ra sai sót bát
thường, điều này làm cho bộ phận kế toán yên tâm nhiều hơn.

II. Nhược điểm

- Về sản phẩm
 Không gõ được font Unicode.
 Không chạy được online.
 Chỉ có giá thành trực tiếp.
 Không tích hớp được hóa đơn điện tử.
 Kế toán xây lắp áp dụng còn nhiều hạn chế.
 Không đánh giá được chênh lệch ngay khi áp dụng tỷ giá.
- Về dịch vụ
 Không sửa đổi theo yêu cầu.
 Không hỗ trợ qua điện thoại.
 Không hỗ trợ trực tiếp tại văn phòng khách hàng.
 Với người dùng miễn phí, một yêu cầu được đáp ứng tối đa trong vòng 3
ngày.
 Không được đổi năm bắt đầu sử dụng.

100