eV Ciel (es 1 Como escribir un informe de negociosAPENDICE| + Como escribirun informede negocios 5G 1 A.1_ Introduccion En Ia medida en que el entorno de los negocios se tome cada vez més complejo, la importancia de una excelente comunicacién resulta esencial para lograr las metas institucionales. Ademés de la necesidad de desarrollar destrezas estadisticas adecuadas, se requiere un método capaz de comunicar a los dems, de manera efectiva, los resultados de los estudios estadisticos, Resulta de poca utilidad formular soluciones a problemas de negocios sin transmitir adecuadamente esta informacién a quienes estén nvolucrados en el proceso de solucién, La importancia «de comunicar eficazmente los resultados de un estudio estadistico nunca sera exagetada, Infortunadamente, parece que muchos gerentes de empresa no cuentan con suficientes destrezas de comunicaciGn. El ejemplo de diciembre de 1990, del Training and Development Journal, sefiala que “Bjecutivos entrevistados en un estudio reciente, le restan importancia a la falta de destrezas para escribi en los candidatos a un cargo”. Un informe publicado en un ntimero de 1993, de la Management Review, falude a la “desventaja impuesta a los negocios por deficiencia en las destrezas para escribir”. El informe establece que los empresarios estin comenzando a dar un mayor énfasis a la comunicacién en sus métodos de contratacién. Muchos de ellos han ‘adoptado politicas que exigen a los candidatos @ un ‘cargo presentar un breve informe escrito, como parte del proceso de seleccién. En agosto de 1992, ef Marketing News revel6 que los “empresarios buscan comunicadores motivados para ingresarlos a posiciones en el nivel de marketing”. Obviamente, la presién causada por Ia carencia de adecuadas destrezas de comunicacién y redaccién en las empresas estadounidenses, se encuentra bien documentada. Por consiguiente, el propésito de este apéndice es cl de ilustrar algunos de los principios de la ccomunicacién en negacios y la preparacién de informes: de negocios. Se estudian el propésito general y las caracteristicas esenciales de un informe y se hace énfasis en los beneficios de un informe bien escrito. Este énfasis se pone en el formato habitual que debe tener un informe de negocios y el objetivo de cada tuna de sus partes, Se estudian ejemplos de informes. précticos y los problemas brindaran al lector la ‘oportunidad de desarrollar y aguzar sus destrezas de comunicacién. A.2_ La necesidad de comunicarse La mayor parte de las decisiones de negocios implican la cooperacisn e interaccién de varios individuos. En ‘ocasiones, docenas de colegas y colaboradores se esfuerzan al unsono para alcanzar metas comunes. Por tanto, deben mantenerse Ifneas de comunicacién que faciliten estos esfuerzos conjuntos. Sin comunic las ideas y los pensamientos, seria imposible identificar los objetivos comunes y los propésitos necesarios para realizar operaciones exitosas. Sin ‘comunicaci6n y el esfuerzo del equipo la realizacién, cexitosa de cualquier proyecto importante puede verse cen peligro, Adicionalmente se corre el riesgo de que algunos aspectos del proyecto se puedan repetir innecesariamente mientras que otras tareas quedarian sin atencién, Ademés, ante la falta de una comu- nicacién adecuada, los colegas se encontrarfan trabajando en propésitos diferentes y, quizé, buscando ‘metas opuestas. A veces sucede que un miembro del ‘equipo puede haber estado trabajando todo en un dia, con gran esfuerzo y otro puede desarticular et trabajo al siguiente dia. Sin una comunicacién, adecuada las oportunidades para obtener éxito en ‘cualquier empresa de negocios, se reducen de manera significativa. A.3_ Las caracteristicas del lector Con bastante frecuencia, los informes empresariales se dirigen a una amplia variedad de audiencias diferentes. Resulta esencial idemtificar cuidadosamente a audiencia a quien va dirigido un reporte pues, de otro modo, es probable que éste esté mal dirigido y ‘sea menos efectivo. Se debe considerar con exactitud lo que ya saben los leetores del informe y lo que necesitan saber para tomar decisiones bien informadas. ‘También se debe considerar la actitud que la audiencia adoptaré hacia el informe. Si su autor teme que los lectores pueden ser de algin modo hostiles hhacia su reporte, quiza necesite ofrecer mas evidencia5G2_ESTADISTICA APLICADAA LOS NEGOCIOS Y LA ECONOMIA y documentacién para respaldarlo, si considera que esto puede favorecer su aceptacién. El nivel educativo y la experiencia laboral de la audiencia también son un factor clave en la presentacién de un informe. Un informe para ejecutivos de alto nivel diferiré considerablemente de uno preparado para supervisores de linea en términos de estilo, vacabulario y complejidad. Incluso, edad, género y otras caracteristicas demograficas pueden servir para orientar un informe. ‘Una cosa es cierta, Sie! autor del informe se gana la vida como contador, gerente de marketing, supervisor de producci6n o representante de ventas, no trabajar dentro de un contexto vacio, Encontraré que es necesario comunicarse constantemente con los demas para lograr la plena realizacién de su trabajo. En otras palabras, cuanto mas grande sea la institucién en donde trabaje, tanto mayor sera la necesidad de preparar informes escritos. A medida que la organizacién se vuelve mas compleja, Io mismo sucede con el grado necesario de la comunicacién formal. A.4. El propdésito de los informes estadisticos Dada la importancia de la comunicacién, no debe ser tuna sorpresa que el objetivo principal de un informe sea el de transmitir informacion, En este esfuetzo, los Teportes estadisticos han de ser bastante concisos y siguen un patrén predeterminado. Este patrén familiar permite reconocer con facilidad las caracteristicas esenciales y facta al lector la comprensi6n répida del studio. Para realizar un informe estadistico, se debe separar el problema y reunir los datos necesarios. La poblacién se debe identificar con claridad y se debe clegir la muestra con especial cuidado. Entonces, el investigador realiza el estudio y se prepara para informar los resultados, Como se indies antes, el procedimiento a seguit para estructurar un informe estadistico consta de varios pasos bastante precisos y bien definidos que sélo se pueden modificar ligeramente, Luego de la pigina de presentacién (que se ilustra en el ejemplo posterior), el informe estadistico brinda un recuento de sus conclusiones y recomendaciones. Por lo comin, en un escenario de negocios este enunciado de apertura se conoce como resumen ejecutive que, junto con las demas partes de un informe estadistico, se estudia a continuacién. A. El resumen ejecutivo El propésito de un resumen ejecutivo es suministrar al lector carente de tiempo, los hechos més repre- sentativos y los resultados mas importantes derivados del estudio, Este resumen pocas veces excede una 0 dos péginas. En é1 se resumen los hallazgos y conclusiones, junto con algunas recomendaciones, y se presentan al comienzo del estudio. Esta ubicacién permite un acceso fécil ala informacién mas relevante para cualquier decisién que un gerente necesite tomar. Si el gerente o lector esté interesado en algiin detalle adicional, puede consultar el cuerpo principal del reporte. El resumen ejecutivo debe escribirse de una manera no técnica, dado que los lectores en su mayorfa son directivos de alto nivel cuya experiencia, a menudo, se encuentra en la gerencia de la empresa y no en reas cnicas como quimica, fisica 0, incluso, en muchos casos, estadistica, lo cual hace que se interesen poco en el aspecto técnico del informe. Ellas solamente quieren asegurarse de que han considerado todos los factores importantes para la empresa y que han seguido os procedimientos cientificos apropiados en Ia formulacién del informe. Entonces, si el lector desea una explicacién técnica mas detallada, puede leer ‘cualquier otra parte adicional del informe. Resumen ejecutivo Enunciado de conclusiones y recomendaciones que se encuentra al comienzo de un informe. Aunque el resumen ejecutive precede al informe cuando se presenta en su forma final, solamente se escribe después de haber realizado el estudio y de haber ‘completado el resto del informe. El resumen no debe incluir informacién nueva que no se encuentre en el informe y no debe ofrecer conclusiones con base en datos o informacién que no se encuentren en éste. B. Introduccion El segundo paso es una breve introduccién que describe la naturaleza y alcance del problema. Se debe incluir cualquier historia o antecedente relevante del problema {que resulte esencial para entender a cabalidad y aclarar clresto del estudio. Este enunciado se hace para explicar