a Access 2013 Manual practico para todos Rosario Pefia Pérez - Borja Orbegozo Arana A : aria Ad Alfaomega publivacionescies €L0Z S899 < TeAccess 2013 Manual practico para todos Dirigido a: - Centtros de formacién Usuarios autodidactas ee Re ewe ae Re cca aR aria eee Eman Cent emacs ters Pee Me eee Cr eee eo ee SO eee it eee to eu cae Ct es at eet ee eae cari Ree eR ne ee ae eee acy aplicacién, exprimiendo al maximo las numerosas caracteristicas del programa para que el usuario sea capaz de sacar el mayor rendimiento posible. Se abarcan temas desde el disefio de bases hasta la creacién de consultas, formularios o informes Cee ae dee eu ac eu as cence ae eee cee aay Pee eT cent ace a ees Los autores, profesores y expertos en la creacién de manuales autodidactas otorgan a todos sus ROW Re cuceereesceeeaca en ie ure ee sa oe De a a a a ean cet eee SC aC ceed Re era eas ue Borja Orbegozo es ingeniero informstico y profesor con gran experiencia en la creacién de libros pedagégicos yautodidactas. www.alfaomega.com.mx ISBN 978-607-707-691-9| 9786077076919) Computaciar Bases de Datos “Te acerca al conocimiento”Access 2013 Manual practico para todos Rosario Pefia Pérez Borja Orbegozo Arana , . aria A Alfaomega publicacionesDatos catalograficos Peiia, Rosario; Orbegozo, Borja Access 2013. Manual prictico para todos Primera Edicién Alfaomega Grupo Editor, 8.A. de C.Y., México ISBN: 978-607-707-691-9 Formato: 17x23 em Péginas: 304 Access 2013. Manual préetico para todos Rosario Petia Pérez, Borja Orbegozo Arana ISBN: 978-84-940621-2-4, edicién en espaiiol publicada por Publicaciones Altaria S.L., ‘Tarragona, Espaiia Derechos reservados © PUBLICACIONES ALTARIA, S.L. Primera edicién: Alfaomega Grupo Editor, México, junio 2013 © 2013 Alfaomega Grupo Editor, S.A. de C.V. Pitdgoras 1139, Col. Del Valle, 03100, México D.F. ‘Miembro de ta Camara Nacional de la Industria Editorial Mexicana Registro No. 2317 Pag, Web: httpviwww.alfaomega.com.mx E-mail: atencionalcliente@alfaomega.com.mx ISBN: 978-607-707-691-9 Derechos reservados: Esta obra es propiedad intelectual de su autor y los derechos de publicacién en lengua espafiola han sido legalmente transferidos al editor. Prohibida su reproduccién parcial o total por cualquier medio sin permiso por escrito del propietario de los derechos del copyright. ‘Nota importante: La informacién contenida en esta obra tiene un fin exclusivamente didéctico y, por lo tanto, no estd previsto su aprovechamiento a nivel profesional o industrial. Las indicaciones técnicas Y programas incluidos, han sido elaborados con gran cuidado por el autor y reproducidos bajo estrictas normas de control. ALFAOMEGA GRUPO EDITOR, S.A. de C.V. no sera juridicamente responsable por: errores u omisiones; dafios y perjuicios que se pudieran atribuir al uso de la informacién comprendida en este libro, ni por Ia utilizacién indebida que pudiera dérsele. Edicién autorizada para venta en México y todo el continente americano. Impreso en México. Printed in Mexico. Empresas del gropo: Mexico: Alfzomega Grupo Editor, SA de CV. ~ Fitégorss 1139, Col. Del Valle, México, DF.—CP. 08100, ‘Tel: (52-55) 5575-5022 ~ Fax: (52-55) 5575-2420 / 2490, Sin costo: 0-800-020-4396 E-mail: atencionalcliente @alfaomega.com mx Colombia: Alfuomega Colombiana S.A, — Calle 62 No. 20-46, Bario San ‘Tels: (57-1) 746 0102 /210 0415 - E-mail: cliente @alfeomega.com.co Chile: Alfeomega Grupo Editor, S.A. ~ Av. Providencia 1443. Oficina 24, Santiago, Chile Tel: (56-2) 2235-4248 — Fax: (56-2) 2235-5786 — E-mail: agechile@alfaomega.cl ‘Argentina: Alfaomega Grupo Editor Argentino, S.A.~ Paraguay 1307 PB. Of. 1, CP. 1057, Buenos Aires, ‘Argentina, Tel/Fax: (54-11) 4811-0887 y 4811 7183 — E-mail: ventas@ alfeomegacditor.com ar Bogoté, Colombia,Indice general éAquién va dirigido este libro? Convenciones generales.. Capitulo 1 Mejoras e instalacién. Requerimientos de hardware y software... La pantalla de inicio . Disefo de la interfaz de usuari Preparado para dispositivos tactiles Cambios generales Nuevo modelo de aplicacion Vistas Particularidades de la versi61 Instalacion del programa. Version de 32 bits 0 de 64 bits de Office 201 Coexistencia de office 2013 con versiones anteriores de Office Instalacién de Office 2013 Professional Activar Office 2013. Tipos de activacion de NIVEL BASICO.isssssssssssssssssssssssessseee25 Capitulo 2 Entender el concepto de base de datos Crear una base de datos... Abrir y cerrar una base de datos existente Elpanel de navegacion.. Identificar las opciones de ment \dentificar las barras de herramientas. 35, Entender el concepto de tabla de datos -38 Crear una tabla de datos...... 39 Definir los tipos de datos y propiedades de los campos. 43 Desplazar et cursor por la tabla de datos .sO Capitulo 3 Ordenacion, busqueda y filtro de informacién en tablas.... Objetivos... Filtro por selecci6r Filtro por formularic Filtro avanzado.. Emplear ta herramienta de busqueda Ocultar campos......... Fijar columnas de dat Capitulo 4 Consultas de datos... Objetivos.... Entender el concepto de consulta de datos. Relaciones .... Agrupacién de datos. Consultas con campos calculados. Modificar e! formato de los campos de la consulta... Capitulo 5 Informes de datos.. Objetivos... Entender el concepto de informe de datos Emplear et asistente de informes. Crear informes personalizados . Crear etiquetas a partir de informes. Entender el concepto de formulario de datos Emplear el asistente de formularios. Crear formuiarios personalizados Editar datos de un formulario... Emplear el asistente de controles para afiadir objetos al formulario Capitulo 6 Copia de seguridad de la base de datos Objetivos ... Copia de segurida Compactar y repareNIVEL MEDIO-AVANZADO.....109 Capitulo 7 Informaci6n general sobre Access 2013 . Informacién general Entorno de trabaj Estructura de las bases de datos Tablas, consuls, formularios y os objetos ‘Tablas para almacenar informacion .... Formulatos para itroducir datos Consultas para obtener y mostrar datos... Informes para presentar datos. Introduce de dates... El panel de navegacién. Practica, paso a paso........ Capitulo 8 Trabajo con tablas Creaci6n de tablas... Creacién de tablas desde cero Abrir y visualizar las tabla: Creacién de campos .. Indexaci6n de campos... Validacién automatica de datos Emplear la busqueda de datos dentro de una tabla Modificar el disefio de una tabla...... Modificar las propiedades de una tabla. Aplicar formatos avanzados.. Practica, paso a paso. Ejercicios. Ejercicio 8.1 .. Capitulo 9 Relaciones de datos.. Entender el concepto de relaci6n .. Integridad de una base de datos Indizar campos de datos....... Seleccionar las claves de la tabla. Entender el concepto de indice . Utilizacién de indices ... Crear relaciones entre tablas.. Utilizar las caracteristicas avanzadas. Documentar tas relaciones llevadas a cabo mediante fa utilidad adecuada. 140Practica, paso a paso. Ejercicios. Elercicio 9.1 Ejercicio 9.2 Capitulo 10 Consultas de datos.... Entender el concepto de consulta de datos. Crear consultas..... Crear consultas a partir de otras consulta Crear consultas agrupando informacion Crear consultas de resumen de informacion Introduccién a las consultas con SQL. Practica, paso a paso. Ejercicios... Ejercicio 10.1 Capitulo 11 Formularios avanzados .. Presentar la informacion... Formulario con mas de una tabla. Insertar imagenes...... Utilizar los controles que ofrece el programa. Crear un formularic mend... Modificar controles del formulario ... Almacén de mas de un valor en un campo. Disefios profesionales. Préctica, paso a paso. Ejercicios. Ejercicio 11.1 rapitulo 12 resion de informes y correo electronico Imp ficar opciones avanzadas de informes. Utilizar la vista previa ... Imprimir un informe Imprimir un formulario.... Imprimir los registros. Barras de datos para informes... Enviar datos mediante el correo electrénico Guardar, compartir, imprimir y publicar.. Publicaci6n en linea. Practica, paso a paso. Ejercicios. Ejercicio 12.1Capitulo 13 Opciones avanzadas Simplificar acciones repetitivas. Disefiador de macros..... Proteger los datos con las palabras clave y cifrando ios contenidos. Seguridad en una base de datos Generador de expresiones... Convertir parte de una base en plantillas reutilizables Practica, paso a paso. Ejercicios. Ejercicio 13.4 Ejercicio 13.2 Capitulo 14 Mantenimiento de las bases de datos Compactar bases de datos para reducir espacio y optimizar accesos.. ntender el concepto de importar y exportar tablas ... Importar datos de aplicaciones de informacion numérica. Importar datos de ficheros de texto. Opciones avanzadas . Exportar informacién Exportar a diferentes Formatos de archivo .. Utilizar la combinacion de correspondencia Vincular diferentes tablas.. Capitulo 15 Proyectos Soon de bases de datos Proyecto completo para libros con Access ... Resolucién det proyecto..... Proyecto completo para musica con Access. Resolucién del proyecto,....r.ncrnnmsee Capitulo 16 Soluciones a los ejercicios.. Ejercicio 8.1 Ejercicio 9.1 Ejercicio 9.2. Ejercicio 10. Ejercicio 11.05) Ejercicio 12.1 Ejercicio 13. Ejercicio 13. Ejercicio 14.A quién va dirigido este libro? El libro esta dirigido a cualquier usuario que parta de cero o a aquel otro que, sabiendo utilizar la aplicacion Access en alguna de sus versiones anteriores, desea aprender a utilizar las herramientas ya conocidas en este nuevo entorno, profundizar mas en su conoci- miento y ampliar sus conocimientos con las nuevas herramientas que Microsoft Access 2013 posee. Es un manual imprescindible en academias y centros de formacién, asi como para usuarios autodidactas. Convenciones generales Todo el temario esta explicado con constantes practicas y ejercicios. Se van desarrollando todas las herramientas del programa casi sin darnos cuenta, partiendo casi de cero y alcanzando conocimientos a nivel profesional. El libro contiene multitud de imagenes para facilitar atin mAs la lec- tura y compresién de todos los temas, de forma que el lector pueda ir aplicando en su sistema todos los contenidos explicados de forma muy visual. Al final del libro se desarrollan varios proyectos completos de bases de datos para sintetizar bien el contenido. Ademas, en un amplio capitulo independiente se ofrecen las solucio- nes a los ejercicios de refuerzo planteados al final de cada capitulo. TCC L LENCE LETTER Un texto como éste hara una advertencia o sefialara una nota de interés a resaltar en una determinada funci6n. LLL Este tipo de letra, precedido de una numeracién correlativa a lo largo de un tema, estara indicando los pasos para realizar una acci6n o para utilizar una determinada herramienta. En el capitulo de practicas, estara indicando la solucién paso a paso del ejercicio.Mejoras e instalacion Requerimientos de hardware y sofiware Respecto al apartado de hardware, los niveles de requerimientos de Excel 2013 para su instalacién no son exigentes. Se requiere al menos un procesador de 1 Ghz, 3 GB de espacio libre en disco para su instalacion, 1 GB de RAM (2 GB para equipos de 64 bits), y la aceleracién de hardware de graficos requiere una tarjeta grafica DirectX 10 o superior, con una resolucién minima de 1024 x 576. En cuanto al software, hay que destacar que sélo es posible instalar Excel 2013 en el entorno Windows, en versiones Windows 7, Windows 8, Windows Server 2008 R2 o Windows Server 2012. Por tanto, no es posible instalarlo en versiones anteriores a las sefaladas. Navega- dores compatibles son: Internet Explorer 8, Mozilla Firefox 10, Apple Safari 5 0 Google Chrome 17; o versiones superiores. Es necesario el framework .NET 3,5 0 superior. Pantalla de inicio La nueva pantalla de inicio viene marcada por el disefo de interfaz Metro, igual que Windows 8. Esta pantalla inicial ofrece un conjunto de plantillas que nos ayudaran a definir el estilo que mas se adapte a nuestras necesidades. Al abrir el programa, ademas de ofrecernos un conjunto de plantillas para facilitarnos el trabajo, nos muestra una lista de los ultimos do- cumentos visualizados, de modo.que podamos acceder de forma rapi- da a cualquier documento con el que hemos trabajado previamente.Disefio de la interfaz de usuario Excel 2013 presenta un disefio de ja interfaz de usuario adaptada a la interfaz Metro de Windows 8, con ment Ribbon, cinta de op- ciones donde se exponen todas las funciones que puede realizar el programa, con iconos, colores, estilo y tipografia de la interfaz Metro de Windows 8; por lo que a los usuarios les sera facil adaptarse a esta nueva versién. Uno de los propésitos de este tipo de interfaz es ofrecer un programa usable en dispositivos méviles y con mejoras para su uso en dispositivos tactiles. Una vez iniciado el programa, vemos una interfaz limpia, moderna, en dos dimensiones, muy alejada de elementos recargados en tres dimensiones de versiones anteriores. Preparado para dispositivos tactiles Por defecto, tenemos acceso al modo escritorio, pero es posible ac- tivar el modo tactil que nos ofrece, por ejemplo, mayor separacién entre botones. La mayoria de funciones, especialmente la cinta de opciones, pueden ser usadas tocando directamente en la pantalla. También son posibles otras funciones como navegar por el libro, ae) realizar zoom, mover objetos, etc.een E] teclado tactil virtual tiene un comportamiento sensible y fluido, lo que permite escribir a una velocidad rapida. Nos traslada, al pulsar sobre los botones de simbolos y numeros, a un teclado numérico real, lo que permite una entrada mucho mas eficiente de cifras en nuestros libros. Podemos escribir mediante un lapiz para dispositivos tactiles de forma cémoda en el documento y también interactuar con la interfaz grafica. Cambios generales El cambio mas notable que se ha incorporado en todas las herramien- tas de la nueva version de Office es la nueva interfaz grafica que es compatible con las pantallas tactiles para poder ser utilizada en todo tipo de dispositivos. En esta versién lo importante es e] documento (da igual que se dé texto, hoja de calculo, base de datos, ...) mas que el medio en el que se edita. El otro objetivo que persigue es que sea sencillo trabajar en la nube, de forma que los documentos se puedan subir directamente usando el disco duro on line de Office llamado SkyDrive. Esta version de Access incluye un nuevo modelo de aplicacién que ha sido disefiada con un propésito especifico, el de simplificar el desarrollo web de la misma manera que antes se realizaba el de- sarrollo para Windows. Access permite a los desarrolladores crear rapidamente sus aplicaciones. Mediante el uso de Sharepoint para albergar el front-end de las aplicaciones y usando SQL Server como tecnologia de almacenamiento de datos, se mejora significativamente la capacidad de administracién y escalabilidad de las aplicaciones. Ademas, en esta versién se introduce como nuevo tipo de bases de datos, el de las aplicaciones web que se pueden usar y compartir con otros usuarios, no solamente con SharePoint, sino también ena 02 navegador web cualquiera. Para crear una aplicacién de este tipo se puede seleccionar el tipo de datos de los que se quiere hacer seguimiento y que vienen predeterminados en plantillas (contactos, tareas, proyectos, ...) y se crear la estructura de datos y las vistas que permiten modificar y afiadir datos. Se integran ademas los co- mandos basicos y de navegacién para poder comenzar a utilizar la aplicacién directamente. Nuevo modelo de aplicacién SharePoint proporciona autentificacion y seguridad para las aplica- ciones de Access. Las tablas, vistas, macros y consultas del back-end se guardan en una base de datos de SQL Server. Cuando se crea una nueva aplicacién en Access, los servicios del Sha- rePoint Server crean a su vez una nueva base de datos de aplicacion que guarda todos los datos, jas vistas, las consultas y las macros contenidas en la aplicacion. El hecho de utilizar SQL Server para almacenar los datos proporciona una manejabilidad y una escabilidad que hasta ahora eran descono- cidas en las aplicaciones de Access. Ya no es necesario como antes el que una aplicacién Access fuera redisefiada y reimplementada para poder ser usada en un entorno mas potente. Las nuevas aplicaciones de Access pueden estar on line desde el momento en que son creadas. De esta forma la aplicacién puede ser compartida con otros usuarios directamente. Vistas Las vistas son los antiguos formularios en las aplicaciones de es- critorio y proporcionan los medios gracias a los cuales los usuarios pueden interactuar con las aplicaciones Access. Estas vistas con- tienen un conjunto de interfaces de usuario que permiten la rapida creacién de nuevas aplicaciones. Las vistas que se crean son personalizables. En esta versién el con- junto de controles, propiedades y eventos son algo menores que en versiones anteriores, El disefiador de vistas se presenta como una cuadricula y al afiadir, mover o cambiar el tamayio de un control en una vista, se ajusta automaticamente a la cuadricula invisible.