TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ

CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN ERP

INFOR CLOUDSUITE INDUSTRIAL

Quản lý chất lượng triển khai Infor ERP CloudSuite

Tài liệu chứa bản quyền sở hữu nội dung của FAB và Infor™
MỤC LỤC
1. TỔ CHỨC ĐỘI DỰ ÁN ......................................................................................................................... 3
1.1. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC ĐỘI DỰ ÁN ...................................................................................................... 3
1.2. VAI TRÒ VÀ TRÁCH NHIỆM TRONG ĐỘI DỰ ÁN .................................................................. 3
2. CÁC YẾU TỐ ĐẢM BẢO THÀNH CÔNG ......................................................................................... 8
2.1 TÍNH SẴN SÀNG CỦA DOANH NGHIỆP ................................................................................... 8
2.2 CHỌN GIẢI PHÁP VÀ NHÀ TƯ VẤN TRIỂN KHAI PHÙ HỢP ................................................ 9
3. QUẢN LÝ RỦI RO VÀ PHÁT SINH ................................................................................................... 9
3.1 QUẢN LÝ PHÁT SINH .................................................................................................................. 9
3.2 QUẢN LÝ CÁC PHÁT SINH THAY ĐỔI YÊU CẦU VỀ PHẠM VI, THỜI GIAN, CHI PHÍ .. 10
3.3 CÁC NHÂN TỐ QUYẾT ĐỊNH THÀNH CÔNG TRONG QUÁ TRÌNH TRIỂN KHAI ........... 25
3.4 YÊU CẦU CỦA DOANH NGHIỆP ĐỐI VỚI CÁC THÀNH VIÊN ĐỘI DỰ ÁN FAB............. 26

Quản lý chất lượng triển khai dự án Infor ERP Trang 2/27

Copyright © FAB 2017
1. TỔ CHỨC ĐỘI DỰ ÁN
1.1. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC ĐỘI DỰ ÁN

1.2. VAI TRÒ VÀ TRÁCH NHIỆM TRONG ĐỘI DỰ ÁN

Để thực hiện triển khai hệ thống ERP tại doanh nghiệp, Đội dự án có vai trò rất quan trọng
đến sự thành công hay thất bại của dự án. Việc xác định đúng đắn các nhân sự tham gia dự án
sẽ giúp cho việc tư vấn triển khai dễ dàng, thuận tiện. Trong phần này chúng tôi sẽ liệt kê chi
tiết thành phần đội dự án, vai trò trách nhiệm của các thành viên trong một đội dự án dựa trên
kinh nghiệm đã tư vấn nhiều dự án triển khai giải pháp Infor CloudSuite ERP. Nhằm giúp cho
lãnh đạo doanh nghiệp có kế hoạch chuẩn bị nhân sự phù hợp không những trong thời gian
triển khai dự án mà cả trong quá trình hỗ trợ, khai thác vận hành hệ thống sau này.

Quản lý chất lượng triển khai dự án Infor ERP Trang 3/27

Copyright © FAB 2017
 Giám đốc Dự án của doanh nghiệp và FAB

- Cam kết nguồn lực tham gia và thời gian thực hiện dự dự án

- Phê duyệt kế hoạch khung, tổ chức và phạm vi dự án

- Hỗ trợ quản trị dự án nhằm đạt được các mục tiêu dự án đề ra

- Phê duyệt các thay đổi phạm vi dự án (nếu có)

- Ký duyệt và ban hành các quy trình nghiệp vụ liên quan

- Ký nghiệm thu tổng thể dự án

- Chỉ đạo phân công công việc, điều động các nguồn lực của dự án;

- Được phân cấp trách nhiệm và quyền hạn tổ chức thực hiện dự án từ Ban Giám đốc.

Quản trị Dự án của doanh nghiệp

- Xây dựng và phê duyệt kế hoạch chi tiết từng giai đoạn

- Triển khai các công việc theo kế hoạch đã thống nhất

- Xem xét phê duyệt tài liệu dự án

- Nhận/nộp các báo cáo, theo dõi tiến độ

- Kiểm soát các mốc dự án, sản phẩm bàn giao

- Điều chỉnh tiến độ nguồn lực

- Đề xuất thay đổi phạm vi dự án (nếu có)

- Ký nghiệm thu từng giai đoạn của dự án

- Báo cáo tiến độ thực hiện dự án cho Giám đốc dự án

Quản trị Dự án của FAB

Quản lý chất lượng triển khai dự án Infor ERP Trang 4/27

Copyright © FAB 2017
 - Xác định chiến lược triển khai

- Lập kế hoạch, giám sát thực hiện kế hoạch dự án

- Quản lý đội dự án nhằm bàn giao sản phẩm theo đúng tiến độ

- Xác định và quản lý các mục tiêu, phạm vi và các sản phẩm bàn giao của dự án

- Báo cáo tình trạng dự án với giám đốc dự án và đội dự án

- Ký duyệt các sản phẩm bàn giao

Trưởng các phân hệ nghiệp vụ của doanh nghiệp

- Tham gia đầy đủ các khóa đào tạo từ các chuyên viên tư vấn của FAB nhằm cùng nhau
thực hiện các công việc của dự án

- Phối hợp với FAB đưa ra các giải pháp, ý kiến phản biện nhằm đưa ra giải pháp thích hợp
nhất cho phạm vi phân hệ mà mình phụ trách

- Giám sát tiến độ các sản phẩm bàn giao của phạm vi mình phụ trách

- Được đào tạo chi tiết về các thao tác thực hiện giải pháp trên hệ thống trong phân hệ mình
phụ trách

- Chịu trách nhiệm chuẩn bị danh mục, số liệu đầu kỳ phân hệ mình phụ trách

- Xem xét và nghiệm thu hệ thống mới ứng với phạm vi phân hệ mình phụ trách

- Trực tiếp đào tạo, kiểm soát và hỗ trợ End Users trong phân hệ mình phụ trách

- Nếu một nhóm nghiệp vụ của một phân hệ có từ 2 người (2 Key Users) trở lên thì phải
phân công một người làm trưởng nhóm

Các nhóm tư vấn nghiệp vụ - FAB

Quản lý chất lượng triển khai dự án Infor ERP Trang 5/27

Copyright © FAB 2017
 - Lập kế hoạch chi tiết cho các giai đoạn đối với phân hệ mình phụ trách

- Đào tạo cho Trưởng phân hệ, Key Users trong phân hệ mình phụ trách

- Làm việc với Trưởng phân hệ, Key Users để hiểu rõ về hiện trạng, yêu cầu của khách
hàng đối với phân hệ mình phụ trách

- Xây dựng quy trình nghiệp vụ tương lai dựa trên các chức năng của hệ thống Infor
CloudSuite ERP

- Trình bày, thảo luận và tiếp thu ý kiến của Trưởng các phân hệ, Key Users để thông qua
các quy trình nghiệp vụ tương lai

- Phối hợp với Nhóm kỹ thuật, Test để cài đặt, chỉnh sửa phần mềm Infor CloudSuite ERP
phù hợp với quy trình nghiệp vụ tương lai đã được thông qua

- Chịu trách nhiệm thực hiện các sản phẩm bàn giao trong phân hệ mình phụ trách

- Hỗ trợ Trưởng phân hệ, Key Users đào tạo cho người sử dụng cuối (End Users) trong
phân hệ mình phụ trách

- Giải quyết các vấn đề liên quan đến yêu cầu của khách hàng trong phân hệ mình phụ trách

- Báo cáo tiến độ phân hệ mình phụ trách cho Quản lý dự án

Đại diện người sử dụng chính (Key Users) của doanh nghiệp

- Cung cấp đầy đủ các thông tin về hiện trạng các quy trình, mẫu biểu đang sử dụng tại
công ty trong phân hệ mình đại diện

- Tham gia xem xét, thảo luận và đề xuất quy trình nghiệp vụ tương lai với Cán bộ tư vấn
FAB trong phân hệ mình đại diện

- Được đào tạo về sản phẩm, cách chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới đối với
phân hệ mình đại diện

- Thực hiện kiểm tra hệ thống mới đối với phân hệ mình đại diện

- Tham gia đào tạo cho End Users, kiểm soát và hỗ trợ End Users trong quá trình vận hành
hệ thống

- Mỗi phân hệ có ít nhất 1 Key User tham gia

Nhóm kỹ thuật – FAB

Quản lý chất lượng triển khai dự án Infor ERP Trang 6/27

Copyright © FAB 2017
 - Lập kế hoạch xây dựng hệ thống (bao gồm lập trình chỉnh sửa chương trình, kế hoạch
thực hiện các báo cáo của dự án)

- Tham gia phân tích yêu cầu của khách hàng

- Cài đặt, chỉnh sửa chương trình theo yêu cầu đã được phê duyệt của các nhóm tư vấn
nghiệp vụ

- Thực hiện các báo cáo theo thiết kế đã được phê duyệt của các nhóm tư vấn nghiệp vụ

- Thực hiện Test và ghi nhận các lỗi phát sinh đối với các công việc liên quan đến kỹ thuật

- Hỗ trợ đội IT khách hàng phân tích và kiểm tra việc tích hợp giữa Infor CloudSuite ERP
với các hệ thống khác nếu có

Cán bộ IT của doanh nghiệp

- Chịu trách nhiệm về hạ tầng mạng (gồm máy tính, mạng, đường truyền)

- Xem xét đề xuất giải pháp hạ tầng của nhóm Tư vấn Công nghệ FAB.

- Chuẩn bị môi trường hạ tầng công nghệ cho các khóa đào tạo theo đề xuất của Quản trị dự
án

- Được đào tạo, chuyển giao công nghệ nhằm đảm bảo tính sẵn sàng của hệ thống

- Tham gia giải quyết các vấn đề liên quan đến Công nghệ trong quá trình thực hiện dự án

Nhóm Tư vấn Công nghệ - FAB

- Đề xuất giải pháp hạ tầng Công Nghệ nhằm đảm bảo tính sẵn sang và bảo mật của hệ
thống

- Cài đặt ứng dụng, cơ sở dữ liệu của hệ thống

- Thực hiện việc sao lưu, phục hồi trong suốt quá trình thực hiện dự án

- Đào tạo, chuyển giao công nghệ cho Cán bộ IT của DOANH NGHIỆP

- Tham gia tư vấn, giải quyết các vấn đề liên quan đến Công nghệ trong quá trình thực hiện
dự án

Quản lý chất lượng triển khai dự án Infor ERP Trang 7/27

Copyright © FAB 2017
2. CÁC YẾU TỐ ĐẢM BẢO THÀNH CÔNG
2.1 TÍNH SẴN SÀNG CỦA DOANH NGHIỆP
- Quyết tâm của Ban lãnh đạo
 Infor CloudSuite ERP = Quy trình quản lý + tin học hóa
 Lãnh đạo phải quyết tâm thay đổi quy trình cũ (thủ công) bằng các quy trình mới
đã được chứng minh hiệu quả
 Giám đốc dự án phải là người lãnh đạo doanh nghiệp để có thể xem xét và quyết
định áp dụng quy trình mới
 Cam kết cung cấp đủ nguồn lực cho dự án: Trong đó quan trọng là nguồn nhân lực
và ngân sách
- Đảm bảo nhân sự tham gia dự án
 Thành lập đội dự án triển khai hệ thống ERP
 Hiểu rõ vai trò và trách nhiệm khi tham gia dự án
 Phối hợp với đơn vị tư vấn thực hiện triển khai các công việc của dự án
 Đảm bảo tính kế thừa, đầy đủ khi phân công nhân sự cho dự án
 Đây là nguồn lực quan trọng để tiếp nhận chuyển giao, hỗ trợ và duy trì hệ thống
sau này
- Phạm vi và lộ trình thực hiện dự án
 Phạm vi và kế hoạch thực hiện dự án cụ thể và khả thi
 Xác định rõ phạm vi, mục tiêu của từng giai đoạn
 Phối hợp với đơn vị triển khai thực hiện đúng kế hoạch dự án đã thống nhất
- Ngân sách cho dự án ERP và xác định tổng chi phí sở hữu TCO
 TCO (Total Cost of Ownership) là những chi phí liên quan đến việc mua, triển
khai và sở hữu các hệ thống công nghệ thông tin trong thời gian cụ thể, bao gồm:
o Nâng cấp cơ sở hạ tầng CNTT (Phần cứng & mạng)
o Bản quyền & phần mềm
o Tư vấn & đào tạo
o Bảo hành bảo trì hệ thống
o Chi phí quản lý thay đổi của doanh nghiệp
 Xây dựng kế hoạch ngân sách theo giai đoạn
- Chú trọng đào tạo và quản lý chuyển đổi
 Đào tạo đầy đủ giải pháp, quy trình tác nghiệp mới trên hệ thống Infor CloudSuite
ERP cho đội dự án, người sử dụng cuối

Quản lý chất lượng triển khai dự án Infor ERP Trang 8/27

Copyright © FAB 2017
  Phân tích sự khác biệt (GAP) giữa quy trình trên hệ thống Infor CloudSuite ERP
với quy trình hiện tại để có kế hoạch chuyển đổi phù hợp
 Phân tích sự khác biệt (GAP) trong cơ cấu tổ chức, các chức danh cũng như vai trò
của từng vị trí nhân sự hiện tại so với quy trình mới
 Nâng cao công tác truyền thông về việc ứng dụng Infor CloudSuite ERP cho đội
ngũ nhân viên DN: Hiểu rõ vai trò, trách nhiệm khi tham gia vào hệ thống, hiểu rõ
lợi ích do Infor CloudSuite ERP mang lại => theo đối tượng/phòng ban
 Có thể thuê đơn vị tư vấn độc lập cho việc quản lý chuyển đổi ở trước, trong và
sau quá trình triển khai Infor CloudSuite ERP

2.2 CHỌN GIẢI PHÁP VÀ NHÀ TƯ VẤN TRIỂN KHAI PHÙ HỢP
- Giải pháp được lựa chọn dựa trên các yếu tố chính:
 Sản phẩm đã chứng minh hiệu quả
 Tích hợp sẵn các quy trình nghiệp vụ phù hợp
 Mô hình kiến trúc hệ thống
 Mô hình dữ liệu/công nghệ
 Khả năng phân tích, lập kế hoạch, tổng hợp
 Độ bảo mật
 Khả năng phát triển, mở rộng trong tương lai
- Phân tích yếu tố nhà tư vấn triển khai ERP cần phải có để bảo đảm thành công:
 Nguồn lực: Đội ngũ tư vấn
 Kinh nghiệm triển khai
 Phương pháp luận triển khai khoa học
 Kế hoạch thực hiện phù hợp và rõ ràng
 Dịch vụ hỗ trợ/bảo hành chuyên nghiệp

3. QUẢN LÝ RỦI RO VÀ PHÁT SINH

3.1 QUẢN LÝ PHÁT SINH
Tất cả các phát sinh hệ thống được ghi nhận vào nhật ký phát sinh (IssueLog). Các phát sinh
thuộc về “Thay đổi yêu cầu về phạm vi, thời gian, chi phí” sẽ được chuyển sang xử lý ở mục
3.2
Các phát sinh thuộc về quản lý dự án được ghi nhận trong Nhật ký dự án (Project Log).
Trong quá trình thực hiện, các phát sinh có thể nằm ngoài phạm vi giải quyết của đội dự án.
Thủ tục nêu ra dưới đây sẽ được sử dụng để theo dõi, quản lý các phát sinh. Khi được phát
hiện/ nêu lên, các phát sinh và rủi ro sẽ được xem xét / giải quyết thông qua các cuộc họp dự
án.
Các bước như sau:

Quản lý chất lượng triển khai dự án Infor ERP Trang 9/27

Copyright © FAB 2017
 - Nếu phát sinh. Trong trường hợp các phát sinh do người dùng phản ánh, thì cần phải
phối hợp với bên hỗ trợ để ghi nhận phát sinh theo mẫu quy định.
- FAB ghi nhận các phát sinh.
- Trong giai đoạn triển khai diện rộng, doanh nghiệp chịu trách nhiệm ghi nhận các lỗi
thuộc về ứng dụng.
- Kiểm tra/ xem xét/ phân công người theo dõi phát sinh
- Khảo sát nội dung, đưa ra các khuyến cáo và giải pháp cho phát sinh; nếu cần thiết xin
chấp nhận giải pháp xử lý phát sinh ở cấp cao hơn.
- Giải quyết các phát sinh theo giải pháp đã thống nhất. Trong trường hợp các phát sinh
là lỗi hệ thống, doanh nghiệp có trách nhiệm kiểm tra kết quả xử lý trước khi chuyển
cho người dùng cuối.
- Kiểm tra lại trạng thái của phát sinh định kỳ.
3.2 QUẢN LÝ CÁC PHÁT SINH THAY ĐỔI YÊU CẦU VỀ PHẠM VI,
THỜI GIAN, CHI PHÍ
Mọi thay đổi và chệch hướng so với các yêu cầu công việc đã được chấp thuận (tức là so với
phạm vi đã thống nhất), các thay đổi về thời gian, chi phí trong hợp đồng đều được quản lý
trong Quy trình Kiểm soát thay đổi. Các yêu cầu thay đổi có thể được đưa ra bởi FAB hoặc
doanh nghiệp bất cứ khi nào thấy cần thiết. Mỗi cam kết thay đổi đều đồng nghĩa với cam kết
thay đổi về mọi phương diện như chi phí, công việc, thời gian và mọi thay đổi đó được ghi rõ
trong Yêu cầu thay đổi có chữ ký chấp thuận của các bên.
Các bước thực hiện:
- Tiếp nhận yêu cầu thay đổi
- Xem xét yêu cầu thay đổi, đưa ra giải pháp giải quyết và chấp thuận
- Xin chấp thuận giải pháp cho yêu cầu thay đổi ở cấp cao hơn khi cần thiết
Yêu cầu thay đổi là yêu cầu phát sinh khác so với phạm vi dự án, quy trình nghiệp vụ đã phê
duyệt. Quy trình quản lý thay đổi thực hiện qua các bước sau:
- Mọi yêu cầu thay đổi phải được thông báo bằng văn bản.
- Giám đốc Dự án FAB, Trưởng Ban quản lý dự án của doanh nghiệp sẽ xem xét yêu
cầu, phân loại và trả lời trong vòng 5 ngày.
- Nếu yêu cầu được chấp nhận, yêu cầu này sẽ được bổ sung vào hồ sơ liên quan.
- Khi các bên đã nhất trí về cách giải quyết, một biên bản xác nhận sẽ được lập có chữ
ký của Giám đốc Dự án FAB và Trưởng Ban quản lý dự án của doanh nghiệp.

Quản lý chất lượng triển khai dự án Infor ERP Trang 10/27

Copyright © FAB 2017
Quy trình quản lý Thay đổi

Quản trị rủi ro

Các rủi ro của dự án được xác định và có phương án để ngăn chặn và giảm thiểu. Rủi ro được
theo dõi trong suốt quá trình dự án để xác định tình trạng và đánh giá lại.
Các rủi ro hiện tại

STT Rủi ro Mức độ Biện pháp xử lý

ảnh hưởng

1 Người dùng chính không Cao
tham gia đủ thời gian với đội
dự án.
1. Xem xét tăng cường nhân sự.
2. Với người dùng chính của các đơn vị
còn đảm nhận các công vịêc khác của
đơn vị Đề nghị các đơn vị tăng thời
gian tham gia dự án của người dùng
chính.

3. Ban Lãnh đạo doanh nghiệp khuyến

khích người dùng chính làm thêm thời
gian bằng biện pháp động viên và cơ
chế tài chính.

2 Người sử dụng chính không Cao 1. Lãnh đạo hai bên đánh giá khối
đủ khả năng hướng dẫn hệ lượng công việc, bổ sung các nội
thống cho người dùng cuối. dung phát sinh để cùng xác định
phương án thực hiện.
Quản lý chất lượng triển khai dự án Infor ERP Trang 11/27
Copyright © FAB 2017
STT Rủi ro
3 Người sử dụng không tham
gia đào tạo đủ thời gian
4 Tư vấn FAB không đủ khả
năng
5 Việc phê duyệt kết quả kéo Cao
dài dẫn đến chậm tiến độ dự
án
Quản lý chất lượng triển khai dự án Infor ERP
Copyright © FAB 2017
Mức độ Biện pháp xử lý
ảnh hưởng
Cao 1. Ban thực hiện dự án các đơn vị phải
có kế hoạch cụ thể sắp xếp thời gian
và nguồn lực để đảm bảo người sử
dụng tham gia đào tạo đủ thời gian.
2. Giám đốc các đơn vị chịu trách
nhiệm trước lãnh đạo Tập đoàn về
sự thành công của dự án tại đơn vị
mình.
3. FAB và Ban QLDA của doanh
nghiệp tăng cường công tác giám
sát và hỗ trợ.
Cao 1. Ban Lãnh đạo FAB cam kết phân
công nhân sự có đủ năng lực.
2. Thực hiện phương án bổ sung nhân
lực cho dự án (thuê tư vấn từ các tổ
chức, cá nhân khác)
3. Tìm sự hỗ trợ từ Infor Vietnam và
các đối tác khác trong và ngoài
nước.
1. Kế hoạch dự án được lập phải xác
định đủ thời gian để trao đổi, thảo
luận về các kết quả chuyển giao
trước khi trình doanh nghiệp phê
duyệt.
2. Ban QLDA bố trí đủ thời gian và
nhân sự cho công tác xem xét, phê
duyệt các kết quả chuyển giao.
3. Cần có ủy quyền cần thiết trong
trường hợp cán bộ có thẩm quyền
phê duyệt đi công tác
Trang 12/27
STT Rủi ro
7 Đơn vị Triển khai không có Cao
sự đồng thuận trong triển
khai cụ thể
8 Các công việc liên quan đến Cao
thay đổi về quy trình hoặc cơ
cấu tổ chức tại các đơn vị của
doanh nghiệp để sẵn sàng
chấp nhận hệ thống, đối với
trường hợp đơn vị thực hiện
thay đổi không kịp thời dẫn
tới dự án bị chậm tiến độ.
9 Chuyển đổi dữ liệu không
đảm bảo chất lượng
10 Dữ lịêu chuẩn bị theo các Vừa
kịch bản kiểm tra không đầy
đủ.
Quản lý chất lượng triển khai dự án Infor ERP
Copyright © FAB 2017
Mức độ Biện pháp xử lý
ảnh hưởng
1. Lãnh đạo doanh nghiệp cần có biện
pháp tạo sự đồng thuận của các đơn
vị triển khai.
2. Kế hoạch truyền thông cần thực
hiện việc tuyên truyền đến lãnh đạo
đơn vị về các thuận lợi, khó khăn và
các biện pháp giải quyết.
3. Trưởng Ban Chỉ đạo Dự án của
doanh nghiệp, Quản lý Truyền
thông của doanh nghiệp cần có biện
pháp đôn đốc cần thiết đối với từng
đơn vị triển khai.
1. Cần tuân thủ nghiêm túc Kế hoạch
truyền thông và quản trị thay đổi,
giám sát tốt việc thực hiện kế
hoạch.
2. Các đơn vị chịu trách nhiệm về các
phát sinh khi dự án bị chậm do việc
thay đổi không đảm bảo tính kịp
thời.
Cao 1. Tuân thủ kế hoạch về phối hợp hai
bên trong thực hiện chuyển đổi dữ
liệu.
2. Cần có kế hoạch rà soát kiểm tra
chất lượng chuyển đổi dữ liệu.
3. Doanh nghiệp và FAB có phương
án chuẩn bị nhân lực để nhập trực
tiếp vào hệ thống các loại dữ liệu
thuộc về trách nhiệm của mỗi bên.
1. Bố trí đủ thời gian và nhân lực thực
hiện chuẩn bị dữ liệu kiểm tra.
2. Sử dụng dữ liệu thực làm dữ liệu
kiểm tra.
Trang 13/27
Giám sát rủi ro
Rủi ro được cập nhật và theo dõi ở file Risk Log và được gửi cho các thành viên của 02 đội
dự án hàng tháng.
Quản trị dự án FAB có trách nhiệm cập nhật các rủi ro về tình trạng, đánh giá và bịên pháp xử
lý.
Các thông tin cần theo dõi ở Risk Log bao gồm:
- Số hiệu
- Ngày tạo
- Trạng thái
- Ngày cập nhật
- Mô tả
- Mức độ ảnh hưởng
- Biện pháp xử lý
- Khả năng xảy ra
- Phân loại mức độ ảnh hưởng
- Phân loại chung
- Ghi chú.
Quản trị thay đổi
Khái niệm
Mục đích của quản trị thay đổi là nhằm đảm bảo doanh nghiệp thực hiện một cách đầy đủ và
kịp thời các thay đổi cần thiết về tổ chức, con người để đưa hệ thống ERP vào hoạt động một
cách hiệu quả và đạt được yêu cầu đề ra.
Quản lý thay đổi về mặt con người và tổ chức một cách hiệu quả là một trong những thách
thức lớn nhất của dự án triển khai ERP. Tuy nhiên đây là yếu tố quyết định đến sự thành công
của dự án.
Trên kinh nghiệm triển khai dự án ERP cho các đơn vị khác nhau, FAB sẽ tư vấn để xây dựng
một chiến lược quản trị thay đổi phù hợp để đảm bảo cho hệ thống được đưa vào vận hành,
mang lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp.
Quản trị thay đổi đóng góp vai trò quan trọng trong khía cạnh con người của dự án, giúp tạo
ra sự hài hòa giữa yếu tố con người và công nghệ nhằm tạo ra các sự thay đổi về mặt tổ chức
hiện tại sang một tổ chức tốt hơn, phù hợp hơn.
Các tư vấn của FAB sẽ tham gia ngay từ đầu dự án và trong suốt quá trình dự án, lên kế hoạch
quản trị thay đổi và cùng phối hợp với doanh nghiệp để thực hiện kế hoạch quản trị thay đổi.
Phạm vi
Trong dự án này, phạm vi của quản trị thay đổi tập trung trên các nội dung sau:
- Các thủ tục, quy trình quản trị thay đổi
- Truyền thông

Quản lý chất lượng triển khai dự án Infor ERP Trang 14/27

Copyright © FAB 2017
 - Đào tạo đội tiếp nhận công nghệ của doanh nghiệp.
- Đào tạo người dùng cuối.
Phương pháp thực hiện
Ngay từ đầu dự án, FAB phối hợp cùng doanh nghiệp xây dựng kế hoạch quản trị thay đổi,
xác định chi tiết các nội dung cần thực hiện và chi tiết thời gian thực hiện.
Trên mỗi nội dung, tư vấn FAB có trách nhiệm đề xuất các giải pháp thực hiện, vai trò của
mỗi bên, trên cơ sở đó cùng phối hợp để giám sát việc thực hiện các nội dung của quản trị
thay đổi.
Các thay đổi về con người và tổ chức cần phải thực hiện một cách sớm nhất có thể để đảm
bảo có thể đi vào hoạt động ổn định trước khi bắt đầu triển khai hệ thống.
Truyền thông
Truyền thông giúp cho mọi người hiểu về dự án, về các kết quả mà dự án mang lại.
Truyền thông là chìa khóa giúp cho việc quản trị thay đổi, giúp cho việc thực hiện các thay
đổi được thuận lợi.
Mục tiêu chính của truyền thông bao gồm:
- Tuyên truyền về mục tiêu của dự án, các lợi ích mà dự án mang lại và các kết quả đã
đạt được của dự án.
- Đảm bảo sự cam kết của lãnh đạo đối với dự án và việc triển khai thành công của dự
án.
Cam kết của lãnh đạo
Cam kết của lãnh đạo doanh nghiệp và các đơn vị trong phạm vi triển khai là một trong những
yếu tố quyết định của quản trị thay đổi nhằm đảm bảo thành công cho dự án.
Vì thế một trong những nội dung chính của quản trị thay đổi là nhằm đảm bảo sự cam kết của
lãnh đạo, và thực hiện các thay đổi theo cam kết.
Truyền thông chính là một trong những yếu tố quan trọng nhất để đảm bảo nội dung này.
Rủi ro
Một trong những rủi ro lớn nhất của dự án là các đơn vị của doanh nghiệp không thực hiện
kịp thời các thay đổi để đảm bảo dự án triển khai thành công. Điều này chắc chắn sẽ dẫn đến
sự kéo dài của dự án tại đơn vị đó hoặc thậm chi là không triển khai thành công.
Vì thế trong suốt quá trình trước triển khai dự án, cần phải có kế hoạch đảm bảo sự thành
công của kế hoạch quản trị thay đổi, tuyên truyền và có sự đánh giá từng bước thực hiện kế
hoạch để có phương án xử lý kịp thời.
Cần phân tích thực trạng và các thay đổi cho từng đơn vị triển khai để có kế hoạch cụ thể và
các biện pháp đảm bảo thực hiện hành công nội dung công việc này tại đơn vị.

Quản lý chất lượng triển khai dự án Infor ERP Trang 15/27

Copyright © FAB 2017
Các nội dung chính

TT Nội dung Phương pháp thực hiện Thời điểm

1 Truyền thông 1. Xây dựng website về dự án, cập nhật Suốt quá trình dự
cho dự án thường xuyên tình hình dự án trên web site. án
2. Định kỳ phát hành bản tin tình hình thực
hiện dự án cho tất cả các đơn vị.
3. Tổ chức quảng bá dự án trên các phương
tiện truyền thông trong và ngoài Tập đoàn.
4. Tổ chức các sự kiện, có sự tham gia của
lãnh đạo doanh nghiệp.

2 Đảm bảo cam 1. Tổ chức giới thiệu khái quát về hệ thống Trước các giai
kết của lãnh cho các đối tượng lãnh đạo, để lãnh đạo đoạn liên quan.
đạo hiểu được vai trò, tầm quan trọng và lợi ích
việc triển khai ERP mang lại cho doanh
nghiệp.
2. Tổ chức các đợt làm việc cụ thể với các cấp
lãnh đạo đơn vị về các nội dung đơn vị
phải thực hiện để đảm bảo cho hệ thống
được triển khai thành công.

3 Thực hiện thay 1. Xây dựng kế hoạch thực hiện các thay đổi Ngay sau khi xây
đổi về mặt con người và tổ chức của các đơn vị dựng xong quy
để đảm bảo cho dự án triển khai thành trình tương lai
công. Cần phân tích thực trạng và nội dung
công việc để kế hoạch được xây dựng cụ
thể và chi tiết cho từng đơn vị.
2. Giám sát việc thực hiện theo kế hoạch

4 Đào tạo Bao gồm các nội dung: Trước khi thực
- Đào tạo người sử dụng. hiện chuyển giao
tại từng đơn vị.
- Đào tạo cán bộ quản trị hệ thống.

Quản lý chất lượng

Mục tiêu
Mục tiêu của Quản lý Chất lượng nhằm đảm bảo hệ thống được thiết kế, xây dựng và sử
dụng một cách phù hợp, trên một nền tảng kỹ thuật chắc chắn, do người sử dụng đủ sức tự vận
hành hệ thống trong hoạt động nghiệp vụ hàng ngày mà không cần hỗ trợ từ bên ngoài.
Mục tiêu như vậy có thể đạt được thông qua:
- Quá trình triển khai

Quản lý chất lượng triển khai dự án Infor ERP Trang 16/27

Copyright © FAB 2017
 - Tài lệu dự án
Quá trình triển khai
- Đào tạo người sử dụng. Khóa đào tạo người sử dụng sẽ được đánh giá thông qua việc
phỏng vấn người dùng chính được lựa chọn một cách ngẫu nhiên, cũng như thông qua
việc tổng kết các biểu đánh gía khóa học, kế hoạch đào tạo.
- Phân quyền. Một điểm rất quan trọng trong dự án triển khai là việc xác định nhiệm vụ
của từng người sử dụng và phân quyền tương ứng. Danh sách người sử dụng với phân
quyền sẽ được rà soát một cách kỹ lưỡng nhằm đảm bảo người sử dụng có thể thực
hiện đúng công việc được phân công.
- Các yêu cầu chưa được đáp ứng. Trong việc triển khai, các yêu cầu chưa được đáp
ứng sẽ được phân loại. Có một số yêu cầu có thể nằm ngoài phạm vi triển khai. Tất cả
các yêu cầu chưa được đáp ứng sẽ được rà soát lại để thống nhất cách giải quyết.
Tài liệu dự án
- Tài liệu Quy trình Nghiệp vụ Tương lai sẽ được rà soát để đảm bảo đầy đủ, và có
những phiên bản cập nhật ghi nhận các thay đổi về chức năng hệ thống trong giai đoạn
Xây dựng hệ thống.
- Tài liệu Hướng dẫn sử dụng hệ thống sẽ được rà soát để đảm bảo người sử dụng có thể
dùng để tra cứu khi thao tác hệ thống, cũng như tìm được hỗ trợ trong việc giải quyết
những khúc mắc thông thường, và được cập nhật thêm những thay đổi về hệ thống đưa
ra sau khóa đào tạo.
- Tài liệu hướng dẫn sử dụng theo quy trình sẽ được rà soát, đảm bảo có đẩy đủ: công
việc, vai trò, đầu vào và đầu ra của từng quy trình.
- Tài liệu hướng dẫn Quản trị Hệ thống cần ghi nhận các thủ tục sao lưu, thực hiện các
lô, tuning hệ thống, và được rà soát kỹ lưỡng.
- Báo cáo: các báo cáo quản trị, báo cáo theo yêu cầu của các cơ quan chức năng được
thực hiện đúng, chấp nhận được về tốc độ, theo format thống nhất.
- Hợp đồng sẽ được rà soát về format, về dự toán, về hóa đơn, thành toán.
Hoạt động đảm bảo chất lượng
Các hoạt động bảo đảm chất lượng của FAB bao gồm:
- Lập kế hoạch quản lý chất lượng.
- Thực hiện các hoạt động giám sát chất lượng. thông qua việc rà soát, duyệt các kết quả
chuyển giao trước khi trình doanh nghiệp phê duyệt
- Cùng khách hàng thực hiện các đợt kiểm tra dự án trong quá trình triển khai nhằm
đảm bảo dự án triển khai đúng yêu cầu, đúng tiến độ cũng như đảm bảo chất lượng.
Lập báo cáo kiểm tra, đưa ra đề xuất về các biện pháp nhằm khắc phục các vướng
mắc, khai thông cho quá trình thực hiện dự án.
- Theo dõi việc thực hiện các đề xuất nêu trong báo cáo kiểm tra dự án.
- Xác nhận việc kiểm tra chất lượng các kết quả chuyển giao do FAB thực hiện trước
khi ban giao cho doanh nghiệp.
Lập Kế hoạch Quản lý Chất lượng Dự án

Quản lý chất lượng triển khai dự án Infor ERP Trang 17/27

Copyright © FAB 2017
Mục đích của giai đoạn đầu dự án là đảm bảo các bên tham gia và nhóm dự án hiểu rõ các yêu
cầu về chất lượng của dự án. Tài liệu Kế hoạch Quản lý Chất lượng Dự án xác định phạm vi,
địa điểm dự án, cách tiếp cận, xác định lịch trình dự án, tổ chức dự án, cũng như các thủ tục
thực hiện trong quá trình triển khai dự án. Việc lập kế hoạch Quản lý Chất lượng trong giai
đoạn đầu của dự án tạo ra cơ hội ghi nhận phương pháp thực hiện, các vấn đề có thể phát sinh
trong tương lai và giúp đảm bảo hiểu biết chung của dự án và các cam kết trong dự án.
Bảo đảm chất lượng hỗ trợ bằng quá trình kiểm soát và quản lý dự án
Công việc kiểm soát và quản lý dự án được sử dụng cho từng giai đoạn của dự án để quản lý
công việc hàng ngày một cách có hiệu quả. Các hoạt động hàng ngày bao gồm giám sát/ quản
lý rủi ro, các lợi ích và báo cáo tiến độ theo từng mốc quan trọng của dự án. Quản lý dự án,
kiểm soát và báo cáo được phân chia thành các mục sau:
- Quản lý chất lượng, kết quả dự án
- Quản lý rủi ro, các vấn đề phát sinh
- Quản lý sự thay đổi
Quản lý và kiểm soát dự án là một quy trình lặp đi lặp lại đo lường liên tục thực tế hiện tại và
khuynh hướng tương lại của dự án theo một kế hoạch đã đồng ý từ trước. Kế hoạch này được
thiết kế để đảm bảo rằng các mục tiêu dự án, được định nghĩa trong kế hoạch quản lý, có thể
đạt được. Quản lý và kiểm soát chất lượng dự án cũng là cơ sở cho quá trình thông tin liên lạc
chính thức về nỗ lực thực tế, các khuynh hướng, các công việc thực hiện, việc tận dụng các
nguồn lực, các vấn đề, các thay đổi.
Kiểm tra Chất lượng dự án
Tại mỗi giai đoạn, người phụ trách Quản lý Chất lượng của FAB và doanh nghiệp sẽ phối hợp
để đưa ra yêu cầu, các tiêu chí cần đạt được, và thực hiện việc kiểm tra dự án khi gần kết thúc
giai đoạn. Việc kiểm tra chất lượng là một cơ hội để thu thập và chuyển tải các thông tin đến
dự án, cũng như đệ trình các vấn đề cần giải quyết đến các nhóm làm việc trong FAB và doanh
nghiệp như Ban Lãnh đạo, nhóm Hệ thống, …
Mục tiêu của đợt kiểm tra chất lượng dự án tại doanh nghiệp là đưa ra một đánh giá khách quan
về tiến độ dự án và các rủi ro đối với doanh nghiệp và công ty FAB. Các rủi ro có thể liên quan
đến việc quản lý, tình hình tài chính và các kết quả chuyển giao. Nói chung, việc kiểm tra sẽ
phản ánh thưc tế về thời biểu, nhân lực và kết quả của dự án so với kế hoạch đặt ra, đồng thời
xác định các trở ngại và rủi ro có thể gây bất lợi cho thành công của dự án. Các kiến nghị nhằm
giải quyết các vấn đề và giảm thiểu rủi ro cũng sẽ được đề xuất.
Quy trình kiểm tra chất lượng bao gồm: kiểm tra, báo cáo và theo dõi. Thông thường giai đoạn
kiểm tra bao gồm việc:
- Xem xét các tài liệu và
- Phỏng vấn các thành viên dự án (FAB và doanh nghiệp).
Các thành viên chủ chốt của dự án bao gồm Ban quản lý dự án, các Trưởng Nhóm kỹ thuật và
nghiệp vụ, và những người sử dụng chính. Các tài liệu quan trọng được xem xét trước và sẽ
được tra cứu trong khi phỏng vấn. Các tài liệu này bao gồm kế hoạch dự án, các yêu cầu thay
đổi, danh sách các vấn đề và kế hoạch chất lượng. Mục tiêu của các cuộc phỏng vấn này nhằm
đảm bảo sự nhất trí hợp tác trong quá trình thực hiện dự án, đảm bảo rằng FAB và doanh
nghiệp thực hiện tốt vai trò của mình, đồng thời xác định các trở ngại, rủi ro hoặc khó khăn

Quản lý chất lượng triển khai dự án Infor ERP Trang 18/27

Copyright © FAB 2017
trên con đường đi đến thành công.
Yêu cầu chất lượng
Mỗi yêu cầu chất lượng đều có đo lường chất lượng tương ứng. Các Kết quả chuyển giao có yêu
cầu về chất lượng như sau:

STT Kết quả Chuyển giao Yêu cầu

1 Kế hoạch Dự án Tuân thủ phương pháp

Tuân thủ hợp đồng

2 Quy trình Nghiệp vụ Tương lai Tuân thủ phương pháp triển khai

Phản ánh đầy đủ yêu cầu nghiệp vụ (trong hồ

sơ mời thầu)

3 Thiết kế tích hợp hệ thống Phù hợp với tài liệu Quy trình Nghiệp vụ
tương lai

4 Lập trình tích hợp hệ thống Tuân thủ thiết kế tích hợp hệ thống

5 Kế hoạch kiểm tra Tuân thủ Quy trình Nghiệp vụ tương lai

6 Thiết lập ứng dụng Tuân thủ Quy trình Nghiệp vụ tương lai

7 Kết quả kiểm tra Số đợt hoàn tất kiểm tra tích hợp tối thiểu 2

Số các lỗi trong đợt kiểm tra đầy đủ cuối

cùng <= 0.5% * [1- kịch bản thành công/tổng
số kịch bản)] * `100

Không có lỗi nghiêm trọng trong lần kiểm tra

tích hợp cuối cùng

Kiểm tra về phân quyền người sử dụng

Kiểm tra về tốc độ hệ thống

Thiết lập ứng dụng đáp ứng Quy trình Nghiệp

vụ Tương lai

Tuân thủ phương pháp

8 Chuyển đổi dữ liệu Tuân thủ format (các dữ liệu không đáp ứng
format phải bị trả lại

Quản lý chất lượng triển khai dự án Infor ERP Trang 19/27

Copyright © FAB 2017
STT Kết quả Chuyển giao Yêu cầu

Tuân thủ các giá trị cho phép.

9 Chiến lược Chuyển giao Tuân thủ phương pháp

10 Đào tạo người sử dụng Học viên đánh giá đạt ít nhất 70%

11 Đào tạo Đội triển khai (người dùng Học viên đánh giá đạt ít nhất 70%
chính)

Quản lý việc kiểm tra

Mức độ kiểm tra
Trong dự án sẽ sử dụng các mức độ kiểm tra sau:
- Kiểm tra ứng dụng và Kiểm tra hệ thống: Việc này do đội dự án FAB thực hiện để
đảm bảo hệ thống thực hiện như theo yêu cầu.
- Kiểm tra tích hợp: Việc này được thực hiện bởi nhóm người sử dụng chính của doanh
nghiệp và đội dự án FAB nhằm đảm bảo các hệ thống được tích hợp như theo yêu cầu.
- Kiểm tra performance hệ thống.
- Kiểm tra chấp nhận (UAT): Việc kiểm tra này được thực hiện bởi người dùng chính
của doanh nghiệp tại các đơn vị triển khai thí điểm.
Các yêu cầu kiểm tra

- Kiểm tra để đảm bảo hệ thống được thiết lập theo đúng yêu cầu nghiệp vụ, quy trình
tương lai đã thống nhất.
- Các phần bổ sung, phát triển theo yêu cầu được xây dựng và kiểm tra một cách chính
xác.
- Các phần giao diện hệ thống (tích hợp hệ thống) được kiểm tra
- Các dữ liệu được chuyển đổi và kiểm tra
Các tài liệu và môi trường sau được sử dụng để kiểm tra:
- Kịch bản kiểm tra
- Môi trường kiểm tra
- Tài liệu thiết lập ứng dụng
- Dữ liệu để kiểm tra: Dữ liệu này được người dùng chính chuẩn bị để kiểm tra chấp nhận.
Liên lạc và trao đổi thông tin
Nguyên tắc phối hợp
Trong quá trình thực hiện dự án, sẽ có rất nhiều các kênh trao đổi khác nhau:
- Giữa lãnh đạo Ban quản lý dự án doanh nghiệp và Giám đốc dự án FAB
- Giữa phó Ban quản lý dự án doanh nghiệp và quản trị dự án FAB

Quản lý chất lượng triển khai dự án Infor ERP Trang 20/27

Copyright © FAB 2017
 - Giữa các thành viên của 2 đội dự án với nhau.
Vì vậy, 2 bên đồng ý trên nguyên tắc trao đổi như sau:
- Đối với các vấn đề thuộc phạm vi trao đổi của các thành viên 2 nhóm dự án, 2 bên sẽ
trao đổi trực tiếp với nhau, nếu không thống nhất được thì chuyển lên Quản trị dự án
FAB và Phó Ban quản lý dự án của doanh nghiệp để giải quyết. Không chuyển các
vấn đề lên cấp cao hơn trước khi có sự trao đổi với các thành viên liên quan.
- Đối với các vấn đề thuộc phạm vi trao đổi và xử lý giữa Phó Ban quản lý dự án của
doanh nghiệp và quản trị dự án FAB, 2 bên sẽ trao đổi trực tiếp và cố gắng thống nhất,
nếu không đạt được thống nhất thì chuyển lên Giám đốc dự án FAB và Trưởng Ban
quản lý dự án của doanh nghiệp . Không chuyển các vấn đề vướng mắc lên cấp cao
hơn khi chưa trao đổi và tìm cách giải quyết giữa Quản trị dự án FAB và Phó Ban
quản lý dự án của doanh nghiệpp.
Phương thức trao đổi
Các phương thức liên lạc và trao đổi thông tin trong dự án bao gồm:
- Họp
- Trao đổi nhóm và giữa các cá nhân
- Văn bản
- Email, Fax, điện thoại.
Trong các phương thức trên, chỉ có hình thức trao đổi bằng văn bản là có giá trị về mặt pháp
lý. Các hình thức còn lại chỉ để phục vụ công việc dự án được thuận lợi và nhanh chóng.
Kiểm soát tài liệu
Kiểm soát tài liệu thực hiện các công việc sau:
- Kiểm soát phiên bản của tài liệu và các nội dung thay đổi: ai thực hiện soạn thảo ban
đầu, ai sửa đổi và sửa đổi nội dung gì. Những thay đổi này được ghi lại trong từng tài
liệu dự án.
- Kiểm soát việc phân phối tài liệu: tài liệu được chuyển cho ai, để làm gì và trong thời
gian bao lâu.
- Kiểm soát việc phê duyệt tài liệu: tài liệu đã được phê duyệt chưa, ai đủ thẩm quyền
phê duyệt. Thông thường, Trưởng Ban quản lý dự án của doanh nghiệp và Giám đốc
Dự án FAB sẽ thực hiện việc phê duyệt tài liệu, sau khi có sự chấp thuận của người
dùng chính, Trưởng nhóm Nghiệp vụ của doanh nghiệp.
Theo dõi, báo cáo tiến độ dự án
Hàng tháng, Giám đốc Dự án của doanh nghiệp lập báo cáo tiến độ dự án, gửi Ban quản lý dự
án của doanh nghiệp, theo mẫu nêu trong phụ lục C. Trong báo cáo tiến độ dự án, tiến độ dự
án tổng quan cũng như chi tiết trong kỳ báo cáo được phân tích. Các vấn đề, phát sinh, yêu
cầu thay đổi trong kỳ báo cáo, cùng kết quả giải quyết vấn đề. Đối với các phát sinh, vấn đề
còn chưa được giải quyết, người có trách nhiệm liên quan sẽ được thông báo, nhằm giải quyết
một cách nhanh nhất. Cuối cùng, các công việc kỳ tới cũng được lên kế hoạch cho các bên,
cũng như xác định ngày cho các cuộc họp dự án, kỳ kiểm tra tương lai. Điều này giúp cho
Giám đốc Dự án hai bên kiểm soát chặt chẽ được công việc dự án, thực hiện sát theo kế hoạch
đề ra ban đầu.

Quản lý chất lượng triển khai dự án Infor ERP Trang 21/27

Copyright © FAB 2017
Trong trường hợp cần thiết, khi nhận thấy tiến độ chậm so với kế hoạch tháng, đội dự án lập
thêm các báo cáo bổ sung về tiến độ dự án, gửi Ban Chỉ đạo Dự án hai bên về các nội dung:
tiến độ, nguyên nhân, giải pháp khắc phục. Trạng thái của dự án sẽ được theo dõi thông qua
các báo cáo tiến độ, nhật ký phát sinh, danh mục các yêu cầu thay đổi.
Báo cáo

STT Loại Báo cáo Người thực Người nhận Thời gian Ngôn ngữ
hiện nhận

1 Báo cáo tiến độ dự Giám đốc Dự Giám đốc dự án Ngày làm Tiếng
án hàng tháng. án FAB FAB, Giám đốc dự việc đầu Việt
án của doanh tiên hàng
nghiệp , Phó ban tháng
QLDA của doanh
nghiệp

2 Báo cáo tiến độ dự Quản trị Dự Giám đốc dự án Thứ 5 hàng

án hàng tuần án FAB FAB, Giám đốc dự tuần
án doanh nghiệp ,
Phó ban QLDA
doanh nghiệp và
các thành viên của
đội dự án FAB và
doanh nghiệp

3 Báo cáo kiểm tra Quản lý Chất Giám đốc Dự án Cuối mỗi Tiếng
chất lượng cuối giai lượng doanh FAB. giai đoạn Việt
đoạn nghiệp /FAB Trưởng Ban quản
lý dự án doanh
nghiệp.

4 Báo cáo hỗ trợ Trưởng nhóm Giám đốc Dự án Thứ 2 hàng Tiếng
FAB/ doanh FAB. tuần Việt
nghiệp Trưởng Ban quản
lý dự án doanh
nghiệp

5 Báo cáo khác Giám đốc dự án Theo yêu Tiếng

FAB cầu Việt
Trưởng ban quan
lý dự án doanh
nghiệp

Quản lý chất lượng triển khai dự án Infor ERP Trang 22/27

Copyright © FAB 2017
Họp

STT Nội dung họp Thành phần Địa Thời gian

điểm
FAB DOANH
NGHIỆP

1 Họp ban giám đốc dự án doanh Giám đốc Giám đốc Doanh Kết thúc giai
nghiệp /FAB. dự án dự án nghiệp đoạn để đánh
FAB, doanh Giá giai đoạn dự
Giám đốc dự án FAB soạn văn
bản về các nội dung cuộc họp và Quản trị nghiệp, án.
gửi cho các thành viên tham gia dự án FAB QLDA Khi có phát sinh
doanh cần quyết định
24 giờ trước cuộc họp.
nghiệp ở cấp lãnh đạo.
Giám đốc dự án FAB soạn biên
bản ghi nhớ cuộc họp và gửi cho Theo yêu cầu
các thành viên tham gia trong khác
vòng 24 giờ sau cuộc họp.

2 Họp ban quản trị dự án doanh Quản trị QLDA doanh Chiều thứ
nghiệp/FAB. dự án doanh nghiệp 6 hàng tuần.
FAB, các nghiệp, các
Quản trị dự án FAB soạn văn bản
về các nội dung cuộc họp và gửi trưởng trưởng
dự nhóm dự án
cho các thành viên tham gia 24 nhóm
án
giờ trước cuộc hợp.
Quản trị dự án FAB soạn biên bản
ghi nhớ cuộc họp và gửi cho các
thành viên tham gia trong vòng 24
giờ sau cuộc họp.

3 Trao đổi công việc thông thường Các thành Các thành Tùy nhu
viên ban viên ban dự cầu phát sinh
dự án FAB án doanh
nghiệp

Quản lý chất lượng triển khai dự án Infor ERP Trang 23/27

Copyright © FAB 2017
Trao đổi theo công việc

STT Công việc Phối hợp Vị trí công chức hình ngôn
tác năng thức ngữ
FAB DOANH nhiệm trao đổi
NGHIỆP vụ

1 Thay đổi phạm Giám Trưởng Ban QLDA Phê Văn bản Tiếng
vi dự án đốc Dự Ban quản duyệt Việt
án lý dự án thay đổi

2 Thay đổi yêu Quản trị Phó Ban Quản trị Phê Văn bản Tiếng
cầu dự án quản lý Dự án duyệt Việt
dự án thay đổi

3 Trao đổi công Thành Thành Thành viên Email, Tiếng

việc thông viên dự viên dự dự án điện Việt
thường án án thoại,
fax

4 Giải quyết Quản trị Ban Cấp cao Văn bản Tiếng
mâu thuẫn dự án. QLDA hơn cấp Việt
phát sinh
Trưởng
mâu thuẫn
nhóm

5 Kết quả Giám Trưởng Ban QLDA Phê Văn bản Tiếng
chuyển giao đốc Dự Ban quản duyệt Việt
án lý dự án

6 Nghiệm thu Ban Chỉ Ban Chỉ Ban Chỉ Phê Văn bản Tiếng
(Operation đạo đạo đạo duyệt Anh
Acceptance
Certificate)

Quản lý chất lượng triển khai dự án Infor ERP Trang 24/27

Copyright © FAB 2017
3.3 CÁC NHÂN TỐ QUYẾT ĐỊNH THÀNH CÔNG TRONG QUÁ TRÌNH
TRIỂN KHAI
Sau đây là các nhân tố quyết định thành công của dự án:
Cam kết hỗ trợ của Ban Lãnh đạo doanh nghiệp
- Chỉ đạo và định hướng chiến lược theo đúng phạm vi dự án
- Chỉ định nhóm ra quyết định cho các vấn đề của dự án, đặc biệt là thay đổi trong quy
trình quản lý, nghiệp vụ trong phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của mình
- Giải quyết kịp thời các phát sinh ngoài phạm vi dự án
- Tham gia vào các cuộc họp kết thúc giai đoạn của dự án
- Chỉ đạo các đơn vị trong phạm vi dự án
o Chuẩn bị đủ số lượng và chất lượng các nguồn lực trong dự án
o Thực hiện các công việc dự án theo đúng kế hoạch đặt ra.
- Cam kết chuẩn bị đủ nguồn lực thực hiện dự án
Cam kết hỗ trợ của Ban Lãnh đạo FAB
- Chỉ đạo và định hướng chiến lược theo đúng phạm vi dự án
- Cung cấp đủ nguồn lực thực hiện dự án như đã cam kết trong quá trình thực hiện dự án
- Kiểm tra chất lượng các kết quả chuyển giao, đảm bảo dự án thực hiện đúng kế hoạch.
- Giải quyết các vấn đề phát sinh hiệu quả, kịp thời.
Giám đốc Dự án FAB và Trưởng Ban Quản lý Dự án doanh nghiệp
- Kiểm soát được phạm vi của dự án. Xác định rõ các mục tiêu cụ thể
- Phát hiện sớm các vướng mắc và giải quyết ngay khi có thể.
- Các thay đổi ngoài phạm vi phải được Ban lãnh đạo phê duyệt
- Liên tục cập nhật thông tin và các lợi ích ứng dụng của hệ thống cho toàn bộ doanh
nghiệp định kỳ.
- Thường xuyên xem xét tài liệu chuyển giao
- Tài liệu về quy trình nghiệp vụ sau khi được thống nhất à phê duyệt, phải tuân thủ
tuyệt đối khi sử dụng.
- Phê duyệt kịp thời các kết quả của dự án
Sự tham gia của người dùng
- Các chuyên gia, người dùng chính tham gia vào quá trình thiết kế, đảm bảo nghiệp vụ
được thông suốt từ giai đoạn phân t ch đến giai đoạn đưa vào sử dụng.
- Người dùng chính phản ánh và đóng góp vào các kết quả sử dụng hệ thống.
- Người dùng chính phải là người tham gia trong quá trình hoạt động của nghiệp vụ
- Các chức năng của Infor phải được giới thiệu và đào tạo sớm cho người dùng
Nhóm dự án FAB và doanh nghiệp

Quản lý chất lượng triển khai dự án Infor ERP Trang 25/27

Copyright © FAB 2017
 - Đội dự án FAB đã có kinh nghiệm triển khai dự án
- Thành viên đội dự án nắm vững công nghệ
- Thành viên đội dự án hiểu rõ yêu cầu nghiệp vụ của doanh nghiệp và trách nhiệm
kiểm tra hệ thống.
- Thành viên chính của dự án phải cam kết tham gia dành thời gian cho dự án cụ thể:
o Quản trị dự án FAB/ Giám đốc Dự án FAB/ Trưởng Ban quản lý dự án doanh
nghiệp: đảm bảo thời gian theo sát dự án để đôn đốc, quản lý đảm bảo dự án
theo đúng tiến độ
o Người dùng chính (key user) :
 Trước thời điểm đào tạo Key User: phải dành thời gian tham gia dự án
trong quá trình khảo sát, phân tích giải pháp, phân tích yêu cầu báo cáo
theo yêu cầu của dự án
 Sau thời điểm đào tạo Key User: phải giành thời gian tối thiểu 60% cho
dự án đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được phân công: nắm vững hệ
thống, trao đổi nghiệp vụ, giải quyết các vấn đề trong phạm vi trách
nhiệm

3.4 YÊU CẦU CỦA DOANH NGHIỆP ĐỐI VỚI CÁC THÀNH VIÊN ĐỘI
DỰ ÁN FAB
Nhân sự chính phải được bao gồm cán bộ có kinh nghiệm phù hợp trên bình diện quốc tế và
trong nước. Trưởng dự án và các thành viên đội dự án phải có kinh nghiệm phù hợp trong lĩnh
vực chuyên môn của họ. Ưu tiên nhân sự được đề xuất tham gia dự án là nhân sự chuyên trách
của FAB hoặc đối tác hợp danh.
Đội dự án phải bao gồm kỹ năng và kinh nghiệm như sau:
- Quản lý bán hàng, quản lý sản xuất, quản lý mua hàng;
- Triển khai, vận hành và hỗ trợ hệ thống thông tin cho doanh nghiệp.
- Pháp triển hệ thống, khả năng thiết lập và quản lý thay đổi.
- Đào tạo, quản lý và phát triển nguồn nhân lực.
- Quản lý dự án (bao gồm quản lý thay đổi)
Một số yêu cầu kỹ năng cụ thể
- Trưởng dự án phải có ít nhất 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hệ thống thông tin
với ít nhất 10 năm kinh nghiệm làm trưởng dự án trong các dự án tương đương về quy
mô dự án doanh nghiệp.
- Các thành chuyên gia chính khác (chuyên gia QL Tài chính, QL Sản xuất, Chuyên gia
QL Mua hàng, QL Bán hàng và chuyên gia QL thay đổi) phải có ít nhất 5 năm kinh
nghiệm trong lĩnh vực chuyên môn
- Các chuyên gia nước ngoài phải giao dịch thông thạo bằng tiếng Anh
- Các chuyên gia trong nước phải giao dịch thông thạo bằng tiếng Anh và tiếng Việt

Quản lý chất lượng triển khai dự án Infor ERP Trang 26/27

Copyright © FAB 2017
Quản lý chất lượng triển khai Infor ERP CloudSuite cho DOANH NGHIỆP
Tài liệu chứa bản quyền sở hữu nội dung của FAB và Infor™