KOLEJ TEKNOLOGI UNIFIELD

LOT 25, JALAN KAUNSELOR 2,

COLLEGE HEIGHTS GARDEN RESORT,
71700 PAJAM MANTIN,
NEGERI SEMBILAN.

KERTAS PENERANGAN
(INFORMATION SHEET)

KOD DAN NAMA

PROGRAM /
FB-024-3:2012 OFFICE ADMINISTRATION SUPERVISION
PROGRAM’S CODE &
NAME

TAHAP / LEVEL L3

NO. DAN TAJUK UNIT

KOMPETENSI /
FB-024-3:2012-C02 MEETING ARRANGEMENT
COMPETENCY UNIT
NO. AND TITLE
NO. DAN PENYATAAN
1. CONFIRM MEETING ARRANGEMENT
AKTIVITI KERJA / WORK
ACTIVITIES NO. AND REQUIREMENT
STATEMENT 2. ARRANGE BUSINESS MEETING

Muka Surat / Page : 1

NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C02/P(2/2)
Drp / of : 9

TAJUK/TITLE:
CARA-CARA PENGENDALIAN MESYUARAT

TUJUAN/AIMS:

Kertas Penerangan ini bertujuan untuk menerangkan kepada pelatih bagaimana untuk
menguruskan mesyuarat yang merangkumi penyediaan minit mesyuarat, lokasi dan
penetapan tarikh mesyuarat serta kemudahan dan peralatan mesyuarat.
 Muka Surat / Page : 2
NO. KOD / CODE NO. FB–024–3:2012-C02/P(2/2)
Drpd / of : 9

PENERANGAN/ INFORMATION:

1. Pengenalan

1.1 Minit Mesyuarat

Laporan mengenai perkara yang dibincangkan atau diputuskan dalam
sesuatu mesyuarat. Minit disediakan oleh setiausaha mesyuarat.
Terdapat dua peringkat dalam penyediaan minit mesyuarat, iaitu;

A. Peringkat Pertama, Setiausaha mencatat:

1) Semua isi penting – mula hingga akhir.
2) Semua keputusan yang dicapai.
3) Cadangan dan sokongan serta undian yang dibuat.
4) Nama pencadang dan penyokong.
5) Jumlah undi menyokong dan menentang.

B. Peringkat Kedua, Setiausaha menulis minit secara gramatis, jelas

dan tepat:
1) Draf minit disediakan 3 hari selepas mesyuarat dan
diserahkan kepada pengerusi.
 Minit sebenar diedarkan 7 hari selepas mesyuarat.
 Minit mesyuarat dijadikan dokumen rujukan untuk
melaksanakan tindakan yang diputuskan dalam
mesyuarat.
 Muka Surat / Page : 3
NO. KOD / CODE NO. FB–024–3:2012-C02/P(2/2)
Drpd / of : 9

2. SEBELUM MINIT MESYUARAT

2.1 Penulisan Minit Mesyuarat
i. Minit mesyuarat penting kerana minit merupakan sumber rujukan
masa hadapan.
ii. Format minit lazimnya disusun mengikut agenda mesyuarat dan
perlu kelihatan kemas dan teratur.

2.2 Untuk menghasilkan minit mesyuarat yang sempurna, setiausaha

perlulah:
i. Menghadiri mesyuarat sepanjang masa.
ii. Mengemaskinikan dua dokumen utama iaitu Senarai Kedatangan
dan Buku Catatan Minit.
iii. Mencatat selengkapnya semua hal yang dibincangkan dalam
mesyuarat dan keputusan yang diambil.
iv. Bersama-sama pengerusi menyemak isi catatan mesyuarat
sama ada tepat atau sebaliknya. Untuk menentukan ketetapan
isi, catatan perlu dibuat sebaik sahaja mesyuarat selesai.

2.3 Minit mesyuarat disediakan melalui dua peringkat iaitu mencatat dan
menulis minit mesyuarat. Setiausaha seharusnya mempunyai buku
catatan minit untuk mencatat:
 Semua isi penting mesyuarat dari mula sehingga akhir.
 Semua keputusan yang dibuat dalam mesyuarat.
 Cadangan dan sokongan juga undian yang dibuat.
 Nama pencadang dan penyokong pembentang sesuatu isu.
 Jumlah undi yang menyokong dan menentang.
 Muka Surat / Page : 4
NO. KOD / CODE NO. FB–024–3:2012-C02/P(2/2)
Drpd / of : 9

3. KEPERLUAN DAN PROSEDUR MESYUARAT

3.1 Penentuan Butiran Mesyuarat

i. Tarikh
 Tarikh yang sesuai ditetapkan dan dimaklumkan kepada semua
ahli yang terlibat dahulu supaya mereka sempat membuat
persediaan.
ii. Masa
 Masa juga hendaklah sesuai supaya hal-hal yang akan
dibincangkan dapat dijalankan dengan sempurna.
iii. Tempat
 Tempat yang selesa memang diperlukan untuk aktiviti mesyuarat.
Jika bilangan anggota mesyuarat tidal ramai, eloklah dijalankan
mesyuarat dalam susunan duduk yang membolehkan interaksi
secra terbuka. Misalnya, mesyuarat meja bundar dengan
pengerusi dan setiausaha duduk bersebelahan anggota
mesyuarat yang lain.
iv. Kehadiran
 Bilangan orang yang akan menghadiri mesyuarat telah
ditetapkan terlebih dahulu. Jika sesuatu mesyuarat diadakan
untuk membuat keputusan bilangan yang hadir perlulah tidak
kurang daripada tiga perempat jumlah semua ahli. Jika jumlah itu
kurang daripda tiga perempat, mesyuarat tidak boleh membuat
keputusan tetapi boleh mengadakan perbincangan.
v. Agenda
 Agenda ialah senarai perkara yang dikemukakan untuk
perbincangan dalam mesyuarat. Lazimnya, agenda mesyuarat
sekurang-kurangnya mesti mengandungi:
a. Ucapan alu-aluan pengerusi.
b. Pengesahan minit mesyuarat yang lepas.
c. Perkara-perkara berbangkit.
d. Hal-hal lain.
 Muka Surat / Page : 5
NO. KOD / CODE NO. FB–024–3:2012-C02/P(2/2)
Drpd / of : 9

4. KEMAHIRAN KOMUNIKASI

4.1 Penulisan Memo

A) Memo adalah:
 Satu salinan keras (dihantar di atas kertas) dokumen.
 Digunakan untuk berkomunikasi di dalam organisasi.
 Biasanya pendek.
 Mengandungi kepada, daripada, tarikh, tajuk subjek dan bahagian
mesej.
 Tidak perlu ditandatangani.

- Kadang-kadang mempunyai nama penghantar di bahagian bawah untuk

menjadi lebih mesra, atau nama penuh pengirim ke lebih formal.
- Jika ragu-ragu, ikut gaya/ syarikat anda sendiri.

B) Tujuan Penulisan Memo

Memo berguna dalam situasi di mana e-mel atau mesej teks adalah tidak
sesuai. Sebagai contoh, jika anda menghantar objek, seperti buku atau
kertas yang perlu ditandatangani, melalui mel pejabat dalaman, anda boleh
menggunakan memo sebagai nota atas untuk menjelaskan apa yang
penerima perlu lakukan.

C) Kandungan Memo
 Memo harus mempunyai bahagian-bahagian berikut dan
kandungan:

PILIHAN 1

i. Satu bahagian ‘To’ yang mengandungi nama penerima. Untuk memo

tidak rasmi, nama penerima diberikan. Contohnya, ‘Kepada Andy’
mencukupi. Untuk lebih memo rasmi, menggunakan nama penuh
penerima. Jika penerima adalah dalam jabatan lain, menggunkan nama
 Muka Surat / Page : 6
NO. KOD / CODE NO. FB–024–3:2012-C02/P(2/2)
Drpd / of : 9

penuh dan nama jabatan. Ia biasanya tidak perlu untuk menggunkan

Encik, Puan, Cik atau Puan melainkan memo adalah sangat formal.’
ii. Seksyen A’ Dari’ mengandungi nama pengirim. Untuk memo tidak rasmi,
nama lain penghantar; contoh, ‘Daripada: Rang Undang-Undang’
mencukupi. Untuk lebih memo rasmi, menggunakan nama penuh
pengirim. Jika penerima adalah dalam jabatan lain, menggunakan nama
penuh dan nama jabatan. Ia biasanya tidak perlu untuk menggunakan
Encil, Puan, Cik atau Puan melainkan memo adalah sangat formal.
iii. Satu bahagian ‘Tarikh’.
iv. A kepala Seubjek.
v. Mesej.

PILIHAN 2

Jika Memo adalah nota ringkas, mesej memo teratur harus mengandungi
seksyen yang berikut:

i. Situasi – satu pengenalan atau tujuan memo.

ii. Masalah (pilihan) – contohnya: “Oleh kerana langkah ke pejabat baru di
Kowloon Bay, kakitangan mengalami kesukaran untuk mencari tempat
yang berhampiran untuk membeli makan tengah hari”
iii. Penyelesaian (pilihan) – Contohnya: “Menyediakan ketuhar gelombang
mikro di pantri itu akan membolehkan kakitangan untuk membawa
lunchboxes mereka sendiri dan memanaskan semula makanan
mereka”.
iv. Tindakan – Ini mungkin yang sama sebagai penyelesaian atau menjadi
sebahagian daripada penyelesaian yang penerima perlu menjalankan;
contohnya: “kita akan menghargai jika anda boleh member kuasa
sehingga $3000”
v. Kesopanan – Untuk mengelakkan penerima enggan untuk mengambil
tindakan yang anda mahu, ia adalah penting untuk berakhir dengan
ungkapan sopan; contaohnya: “sekali lagi, terima kasih atas sokongan
anda”, atau lebih baik tidak rasmi “terima kasih”.
vi. Tandatangan.
 Muka Surat / Page : 7
NO. KOD / CODE NO. FB–024–3:2012-C02/P(2/2)
Drpd / of : 9

5. KEMUDAHAN MESYUARAT
5.1 Kerusi Dan Meja
 Susunan (ikut bilangan ahli dan bentuk mesyuarat).

5.2 Alat-alat pandang dengar

i. Kertas mahjung
ii. Overhead projector
iii. Slide projector
iv. Alat perakam Video dan TV
v. Tayangan Filem/Video
vi. Model/ contoh projek

5.3 Tempat duduk

 Susun ikut kekananan
 Letak tanda nama (jika perlu)
 Kedudukan ahli yang suka bertelagah

6. PERALATAN KOMUNIKASI

6.1 Kaedah Menulis dan Menyediakan Minit Mesyuarat

Minit mesyuarat bermaksud perkara yang dibincangkan dan telah
diputuskan di dalam sesuatu mesyuarat. Ini bermakna minit mesyuarat
perlu dicatat denga baik dan mengikut prosedur yang tertentu untuk
menyenangkan tindakan lanjut dilakukan. Mesyuarat tersebut tidak
bermakna apa-apa, jika apa yang diputuskan tidak dilaksanakan dan
tidak diambil tindakan selepas mesyuarat. Penulisan minit mesyuarat
juga perlu untuk maklum balas dan rujukan semasa mesyuarat yang
berikutnya. Kaedah menulis minit mesyuarat yang betul dan mengikut
prosedur yang betul sangat penting dikuasai oleh setiausaha. Perkara
yang perlu ditulis semasa menyediakan minit mesyuarat ialah:
 Muka Surat / Page : 8
NO. KOD / CODE NO. FB–024–3:2012-C02/P(2/2)
Drpd / of : 9

a. Bilangan mesyuarat
b. Senarai kehadiran
c. Tarikh dan tempat
d. Minit mesyuarat mengikut agenda
e. Dinyatakan tindakan seterusnya
f. Tandatangan pencatat atau setiausaha dan pengesahan
pengerusi.
 Muka Surat / Page : 9
NO. KOD / CODE NO. FB–024–3:2012-C02/P(2/2)
Drpd / of : 9

SOALAN/ QUESTIONS:

1. Apakah yang dimaksudkan dengan komunikasi bukan lisan?

2. Senaraikan matlamat komunikasi perniagaan.

3. Nyatakan kelebihan E-mel dalam komunikasi perniagaan.

RUJUKAN/ REFERENCES:

1. John Harrison, 10th edition, 1996, Secretarial Duties, ISBN 9780582278448

2. Josephine Shaw, 2nd 1984, Administration in Business, ISBN 0712101861
3. Beverly Weynton, 2002, Organise Meeting, ISBN 1877084387
4. Estelle Belle Hunter, 2010, Office Administration for Organizations supervising,
ISBN 1146982763
5. Pattie Odgers, 2005, Administrative Office Management, ISBN
9780538438575
6. Alan Barker, 2011, How To Manage Meeting, ISBN 9780749463434