DOCUMENTS TO BE PROVIDED FOR GOTS AUDIT

No. Item Remark

A Thông tin chung (General Information)
1 Giấy chứng nhận đăng k{ doanh nghiệp/ Giấy chứng nhận đăng k{ hoạt động chi
nhánh/ Giấy chứng nhận đăng k{ đầu tư (Business Registration Certificate/ Operation
Registration Certificate of Branch/Investment Registration Certificate )
2 Giấy chứng nhận GOTS của tổ chức (Scope Certificate)
3 Tất cả thủ tục/ quy trình/ hướng dẫn công việc/ quy định liên quan đến sản xuất hàng
GOTS (ví dụ: quy trình kiểm tra hàng hóa đầu vào, quy trình nhập hàng, hướng dẫn công
việc tại các công đoạn sản xuất, quy trình xuất hàng, quy trình mua bán, quy trình huấn
luyện, quy trình vệ sinh thiết bị, quy trình đánh giá nội bộ hoạt động sản xuất, quy trình
giải quyết khi nghi ngờ nguyên liệu/sản phẩm không phải là hàng GOTS, quy trình giải
quyết khiếu nại của khách hàng, v.v…) (All procedures/works instructions for production
of goods contain claimed materials (e.g: reception check procedure, receiving materials
procedure, production work instructions, delivering finished products procedure,
purchasing procedure, sale procedure, training procedure, cleaning procedure, internal
audit procedure, procedure for handling suspected claimed materials/products,
complaint handling procedure, etc.)
4 System Plan đã điền đầy đủ thông tin (System Plan)
5 Sơ đồ bố trí mặt bằng nhà xưởng trên đó chỉ rõ khu vực chứa nguyên liệu và thành
phẩm GOTS, dây chuyền sản xuất hàng GOTS (Factory flat map in which claimed
materials/products storages and production lines are pointed out)
6 Chứng từ đầu vào của nguyên liệu GOTS (hoá đơn, vận đơn, giấy xác nhận giao dịch
Transaction Certificate – TC) (Incoming documents of claimed materials such as
invoices, packing lists, TC, etc.)
7 Chứng nhận GOTS của các nhà cung cấp nguyên liệu (GOTS Scope Certificates of
materials’ suppliers)
8 Danh sách chi tiết hàng GOTS xuất trong 12 tháng gần nhất (List of GOTS finished
products delivery in details in last 12 months)

Tổng hợp sản lượng hàng GOTS trong năm (GOTS annual production summary)

Hồ sơ sản xuất hàng GOTS (GOTS production records)

9 Chứng từ đầu ra của thành phẩm GOTS (hoá đơn, vận đơn, giấy xác nhận giao dịch
Transaction Certificate – TC) (Outgoing documents of claimed materials such as
invoices, packing lists, TC, etc.)
10 Sơ đồ tổ chức của đơn vị (organization chart)
Mô tả vai trò và trách nhiệm của những người liên quan sản xuất GOTS (roles and
responsibilities for all staff and management that may have an impact on the
implementation of GOTS)
11 Bằng chứng công ty bổ nhiệm đại diện lãnh đạo về tuân thủ GOTS (Evidence of
appointing management representative to be responsible for the overall compliance to
the GOTS
12 Hồ sơ huấn luyện về GOTS cho những người liên quan (Training records of all person
and management related to the GOTS)
13 Hợp đồng với đơn vị ngoài gia công hàng GOTS (contracts with subcontractor for GOTS
production)
14 Bằng chứng vật liệu đóng gói sản phẩm là vật liệu không có chứa chlorine và phải là vật
liệu tái chế hoặc được chứng nhận của một chương trình tuân thủ với các nguyên tắc
quản l{ rừng bền vững (Evidences of packaging material used free of chlorinate plastics
and must be recycled from pre-or Post – consumer waste or certified according to a
program that verifies compliance with sustainable forestry management principles)

1
Prepared by CUVN
15 Danh mục các thuốc trừ mối mọt đang sử dụng tại nhà máy và giấy chứng nhận được
phép sử dụng của các thuốc này (list of pesticides/biocides used onsite and their
certificates)
16 Bằng chứng nhãn có logo GOTS đã được duyệt bởi CU (GOTS logo approval)
17 Giấy chấp thuận các hóa chất (màu, chất trợ) được phép sử dụng để sản xuất hàng
GOTS (Approval letter for the Colourants and Textile Auxiliaries used for GOTS)
18 Quy trình đánh giá rủi ro cho tồn dư hóa chất trên sản phẩm GOTS và kết quả phân tích
tồn dư (Risk assessment procedure for residues in the final product and testing results)
B Yêu cầu về xã hội (Social Requirements)
1 Tất cả thủ tục/quy trình/quy định/hướng dẫn liên quan việc bảo vệ quyền lợi và an toàn
cho người lao động. (policies/procedures in place to protect the rights and safety of
workers)

Hồ sơ huấn luyện cho người lao động về các thủ tục/quy trình/quy định/hướng dẫn nói
trên (training records referencing these procedures)
2 Nội quy lao động và phê duyệt của cơ quan chức năng về nội quy lao động (Company’s
labor regulations and the approval from Government)
3 Thoả ước lao động tập thể (Collective Bargaining Agreement)
4 Quyết định thành lập Công đoàn cơ sở (Trade Union’s establishment decision)
5 Biên bản hội nghị người lao động (Worker conference meeting minutes)
6 Biên bản đối thoại định kz giữa người lao động và người sử dụng lao động (Regular
dialogue between Employer & Employee)
7 Nhận diện mối nguy và Đánh giá rủi ro (Hazard Identification and Risk Assessment –
HIRA)
8 Báo cáo đo kiểm môi trường lao động (Working environment measurement report)
9 Biện pháp bảo vệ cho các công nhân dễ bị tổn thương như công nhân mới, công nhân vị
thành niên, công nhân nữ đang mang thai, công nhân có khuyết tật(Special protection
to Vulnerable individuals such as - but not limited to - young workers, new and
expecting mothers and persons with disabilities)
10 Hồ sơ cấp phát bảo hộ lao động cho công nhân (Records of delivering personal
protective equipment to workers)
11 Danh sách và Kết quả kiểm định các thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn: lò hơi,
lò truyền nhiệt, máy nén khí, cầu trục, pa-lăng, xe nâng, thang máy, bình bể chịu áp lực,
v.v… (List and inspection results of strict requirements on safety equipment: boilers,
heaters, compressors, overhead cranes, hoists, forklift, lift, pressure tanks, etc.)
12 Chứng chỉ vận hành lò hơi, xe nâng của các nhân viên vận hành (Certificate to operate
boiler, heater, forklift of operators)
13 Các hồ sơ liên quan phòng cháy chữa cháy: kết quả diễn tập PCCC, diễn tập thoát hiểm,
thẩm duyệt về PCCC, bảo hiểm cháy nổ, thống kê trang thiết bị PCCC; v.v… (Records of
fire prevention and fire-fighting: fire drill, evacuation, approval from Government,
fire insurance, equipment for fire-fighting etc.)
14 Danh sách thành viên Đội PCCC cơ sở (Member of Fire-fighting team)
15 Danh sách thành viên Mạng lưới an toàn vệ sinh viên (Member of Safety and Hygiene
network)
16 Báo cáo công tác an toàn, vệ sinh lao động (Occupational Hygiene and Safety report)
17 Hợp đồng dịch vụ hỗ trợ y tế (Medical support contract)
18 Danh sách sơ cứu viên và hồ sơ huấn luyện sơ cấp cứu (list of first aiders and their
training records)

Hoặc danh sách y sĩ/bác sĩ của công ty (list of nurses/physicians)

19 Kết quả khám sức khoẻ cho người lao động và Kết quả khám bệnh nghề nghiệp (Health
check-up examination records and Health disease examination records)
20 Báo cáo tình hình tai nạn lao động (Occupational accident reports)

2
Prepared by CUVN
21 Hồ sơ huấn luyện an toàn vệ sinh lao động (Occupational Safety and Health training
records)
22 Kết quả phân tích nước uống (drinking water test results)
23 Hợp đồng cung cấp suất ăn và Giấy phép của nhà thầu (food supplying contract and
license of food supplier)
24 Hồ sơ huấn luyện công nhân và cán bộ quản l{ về quản l{ chất thải, cách thức làm việc
và cách thức thải bỏ hóa chất và các chất nguy hiểm khác (training records of workers
and management in waste management, handling and disposal of chemicals and other
dangerous materials)
25 Danh sách người lao động và hồ sơ, hợp đồng lao động của họ (List of employees and
their profiles, labor contracts)

Danh sách công nhân đang mang thai, nghỉ thai sản và nuôi con nhỏ (List of pregnant
workers, workers on maternity leaves and workers have babies under 6 years-old)

Danh sách công nhân nghỉ việc trong 6 tháng gần đây (List of left workers in the last 6
months)
26 Quy định về tính lương thưởng, Thang lương, Bảng lương và Phiếu lương (Wages and
Benefit Policy, wages scales, payroll and payslip)
27 Quy định về thời giờ làm việc, nghỉ ngơi và tăng ca (working hours, breaks and working
overtime)
28 Quy định về tuyển dụng , đào tạo, thăng cấp và Hồ sơ tuyển dụng, hồ sơ xem xét thăng
cấp hàng năm (Recruitment, Training and Promotion Procedure, and records)
29 Quy định về xử phạt và Hồ sơ xử phạt (Discipline Procedure, and records)
30 Quy định về tiếp nhận và giải quyết khiếu nại của công nhân (Grievance Procedure, and
records)
31 Bằng chứng chỉ định trách nhiệm về an toàn lao động và sức khỏe của người đại diện
lãnh đạo cấp cao (Evidence of assigning the responsibility for health and safety to a
senior management representative)
32 Bằng chứng công ty giám sát việc tuân thủ các yêu cầu về xã hội và thực thi các biện
pháp cải tiến cần thiết (Evidences that company monitors compliance with the social
criteria and implement necessary improvements at its facilities)
33 Chính sách chống hối lộ của công ty (Anti-bribery procedure)
34 Chính sách bảo mật của công ty (Information security procedure)
35 Báo cáo đánh giá về xã hội theo các tiêu chuẩn BSCI, SA 8000, WRAP, Oeko-Tex STeP,
GOTS, v.v…(nếu có) (social audit reports of BSCI, SA 8000, WRAP, Oeko-Tex SteP, GOTS,
etc. if any)
C Yêu cầu về môi trường (Environmental Requirements)
1 Quyết định phê duyệt báo cáo đánh giá tác động môi trường hoặc báo cáo tương
tự (Approval of Environmental Impact Assessment report or equivalent report)
2 Giấy phép xả khí thải (Air emissions discharge permit)
3 Giấy phép xả nước thải (Waste water discharge permit)
4 Giấy phép khai thác và sử dụng nước ngầm (Underground water extraction permit)
5 Sổ đăng k{ chủ nguồn thải chất thải nguy hại (Hazardous wastes owner register)
6 Kế hoạch phòng ngừa, ứng phó sự cố hóa chất (Prevention and Action Plan for
Chemical Drill)
7 Chính sách và quy định liên quan nhằm giám sát và cải thiện vấn đề môi trường trong
công ty (Environmental policy and procedures in place to allow monitoring and
improving relevant environmental performances in facility)

3
Prepared by CUVN
8 Dữ liệu về năng lượng và nước sử dụng trên mỗi kilogram thành phẩm (Data on energy
and water consumption per kilogram of produced output)

Và mục tiêu và quy định để giảm năng lượng và nước sử dụng trên mỗi kilogram thành
phẩm (Target and procedures to reduce energy and water consumption per kilogram of
produced output)
9 Hồ sơ theo dõi về hóa chất, năng lượng, nước sử dụng, nước thải và bùn thải hàng
tháng (Records of chemical, energy, water consumption, waste water and disposal of
sludge on monthly basis)
10 Biện pháp giảm thiểu chất thải sản xuất và tăng khả năng tái sử dụng, tái chế chất
thải (Ways to minimize waste production, and increase re-use or recycling)
11 Báo cáo giám sát môi trường định kz (Environmental periodic monitoring report)
12 Báo cáo tình hình sử dụng giấy phép xả thải (Report of using Waste water discharge
permit)
13 Báo cáo tình hình sử dụng giấy phép khai thác và sử dụng nước ngầm (Report of using
Underground water extraction permit)
14 Báo cáo quản l{ chất thải nguy hại (Hazardous wastes management report)
15 Quy trình/ quy định và hồ sơ huấn luyện công nhân về năng lượng, nước, nước thải, khí
thải, quản l{ chất thải (Procedures and records for training of relevant staff in energy
use, water use, effluent, emissions to air, and waste management)
16 Hợp đồng/Biên bản đấu nối hệ thống xử l{ nước thải (Contract/Minute of connecting
to waste water treatment system)
D Yêu cầu về Môi trường và Hệ thống quản lý hoá chất (Chemical Management System
and Environmental Requirements)
1 Quy trình/ quy định và hồ sơ huấn luyện công nhân về quản l{ hoá chất (Procedures
and records for training of relevant staff in chemical management, and where
necessary, training to properly manage the chemical management system)
2 Cơ chế để giám sát và đảm bảo các yêu cầu về pháp luật liên quan quản l{ hóa
chất (Mechanism to monitor and meet all relevant legal requirements related to
chemical management)
3 Bằng chứng bổ nhiệm người có chuyên môn và có năng lực chịu trách nhiệm về quản l{
sử dụng hoá chất (Evidence of assigning a dedicated and competent staff person
responsible for managing chemicals usage)
4 Thông tin đầy đủ về tất cả nhà cung cấp hoá chất (bao gồm cả địa chỉ và người liên hệ
chính) (Complete information on all input suppliers, including address and key contacts)
5 Danh sách tất cả hoá chất sử dụng và bản thông tin an toàn của chúng (SDS) bằng tiếng
Anh và tiếng Việt. Thông tin phải có sẵn trong ít nhất 5 năm. (Accurate lists of all
chemical inputs used in all products; each input shall have a complete Safety Data
Sheet (SDS) available in Vietnamese and in English. Information shall be available for a
minimum of 5 years.)
6 Mục tiêu và bằng chứng đạt được mục tiêu về
- Năng lượng sử dụng
- Khí thải
- Quản l{ chất thải
Các mục tiêu này phải:
- Giảm thiểu một cách có { nghĩa
- Tăng cường quản l{ chất thải
- Được xem xét hàng năm

(Company set and meet targets of Energy Use, Emissions to Air, Waste Management
for the following criteria
- For Meaningful reduction
- For Improvements in Waste Management
- Review Progress Annually.)
4
Prepared by CUVN
7 Sơ đồ thoát nước thải chỉ rõ hướng thoát nước và điểm xả thải (drainage plan with
wastewater flow direction and discharge points)
8 Kết quả phân tích nước thải (Waste water test reports)
9 Danh sách các nguồn phát sinh khí thải chính và tiềm tàng (Inventory of main point
source emissions to air shall be maintained and potential for fugitive emissions)
10 Bằng chứng bảo trì thường xuyên tất cả các thiết bị chứa chất làm suy giảm tầng
ozone hoặc các chất gây ô nhiễm không khí tiềm tàng (Evidence of regular maintenance
of any equipment containing Ozone Depleting Substances or any other potential air
pollutants)
11 Hợp đồng xử l{ chất thải sinh hoạt, chất thải công nghiệp, chất thải nguy hại + Giấy
phép hành nghề của các đơn vị xử l{ chất thải (Contracts of treating domestic wastes,
industrial wastes, hazardous wastes + Permits of contractors)
12 Quy trình xác định phân loại, quản l{, lưu giữ và vận chuyển chất thải (Inventory,
management, storage and transportation procedures for all waste streams)
13 Danh sách tất cả hoá chất sử dụng trong sản phẩm GOTS và bản thông tin an toàn của
chúng (SDS). Bản SDS này phải không quá 3 năm và đạt tối thiểu một trong các yêu cầu:
- ANSI Z400.1-2004,
- Regulation (EC) No 1907/2006 (REACH)
- Globally Harmonised System of Classification and Labelling of Chemicals (GHS)

(Accurate list of all chemical inputs used in GOTS products and theirs SDS. The SDS shall
be less than 3 years old and shall meet at least one of the following criteria:
- ANSI Z400.1-2004,
- Regulation (EC) No 1907/2006 (REACH),
- Globally Harmonised System of Classification and Labelling of Chemicals (GHS)
14 Báo cáo đánh giá về môi trường theo các tiêu chuẩn Oeko-Tex STeP, GSCP, ISO 14001,
v.v… (nếu có) (environmental audit reports of Oeko-Tex STeP, GSCP, etc. if any)

5
Prepared by CUVN