Kawalan dalaman

Kawalan dalaman merupakan kaedah kewangan dan bukan kewangan yang diamalkan oleh sesebuah entiti perniagaan
untuk melindungi sumber-sumber perniagaan daripada penipuan (fraud), pembaziran dan ketidakcekapan. Tujuannya
adalah untuk memastikan bahawa perniagaan dijalankan mengikut polisi-polisi dan peraturan-peraturan yang telah
ditentukan serta memastikan ketepatan dan kesempurnaan rekod-rekod perniagaan.

Kaedah kawalan dalaman yang diamalkan ialah semakan dalaman dan audit dalaman.

Semakan dalaman merupakan langkah-langkah yang diambil untuk mengesan dan mengawal kesilapan dan pemalsuan
rekod-rekod perakaunan. Semakan dalaman termasuk:

1. Melibatkan lebih daripada seorang pekerja dalam melaksanakan sesuatu tugas dari mula hingga selesai
2. Kerja seseorang pekerja akan disemak oleh pekerja yang lain

Audit dalaman merupakan kerja-kerja meneliti dan mengesahkan kerja-kerja kakitangan dalam sesuatu perniagaan supaya
kerja tersebut dibuat mengikut tatacara yang telah ditetapkan.

OBJEKTIF KAWALAN DALAMAN

1. Menjaga keselamatan aset-aset perniagaan daripada kehilangan, kerosakan dan kecurian

2. Menghasilkan maklumat perakaunan yang tepat, boleh dipercayai, dan berguna. Kesahihan iaitu urus niaga yang
dicatat hendaklah menunjukkan urus niaga yang sebenar dan bukan dicipta sendiri atau diubah suai. Ini akan
memberi kesan kepada keuntungan sama ada akan terlebih atau terkurang nyata.
3. Meningkatkan kecekapan organisasi. Penilaian iaitu sistem kawalan dalaman hendaklah memastikan tiada
kesilapan yang berlaku semasa pengiraan dan semasa urus niaga dicatat dalam akaun.
4. Memastikan arahan pengurusan dilaksanakan dengan menggalakkan pematuhan kepada polisi-polisi syarikat
5. Mengelakkan berlakunya sebarang penipuan, pembaziran, penyelewengan, dan penyalahgunaan kuasa iaitu setiap
urus niaga hendaklah dipastikan dicatat dengan tepat bagi mengelakkan kesilapan dan seterusnya terlebih atau
terkurang nyata keuntungan , rekod urus niaga bukan dicipta sendiri atau diubah suai.

CIRI-CIRI atau PRINSIP-PRINSIP KAWALAN DALAMAN

1. Penetapan tanggungjawab – setiap pekerja diberikan tanggungjawab tertentu. Contoh: pengawal kewangan
meluluskan invois pembayaran, Bendahari menandatangani cek. Akauntan bertanggungjawab untuk menguruskan
hal-hal percukaian dan akauntan yang lain bertanggungjawab untuk hal-hal percukaian korporat.
2. Pengasingan tugas – proses atau kitaran sesuatu kerja yang saling berkait dari mula hingga akhir tugas tersebut
perlu diasingkan kepada dua atau lebih individu untuk dikendalikan bagi mengelakkan kes penipuan atau
penyelewengan. Contoh: penjaga stor yang menerima barang niaga daripada pembekal tidak boleh bertindak
sebagai pegawai yang membayar invois belian berkenaan
3. Tatacara dokumentasi – Syarikat perlu membina satu tatacara untuk aliran atau pergerakan dokumen. Contoh,
setiap dokumen perlu bernombor siri yang telah dicetak mengikut urutan pada dokumen perniagaan.
4. Verifikasi/ pengesahan dalaman yang bebas – Prinsip ini melibatkan penyemakan data atau maklumat yang telah
disediakan oleh kakitangan yang terlibat. Contoh, pengesahan aset secara fizikal dengan rekod aset dalam senarai
aset (Fixed Asset Register). Pihak pengurusan boleh melakukan pengesahan secara mengejut (Spot Check).
Kakitangan yang melakukan pengesahan ini harus tidak terlibat secara langsung dengan proses tugas yang
diverifikasikan.
5. Kelulusan – Semua transaksi hendaklah dilakukan dengan kelulusan daripada pihak yang berautoriti.
6. Kawalan fizikal, mekanikal dan elektronik – penjagaan aset perniagaan dengan bantuan alat-alat secara fizikal,
mekanikal dan elektronik. Contoh: mengupah pengawal keselamatan untuk mengawal keseluruhan premis
perniagaan, menggunakan peti keselamatan, sistem penggera (alarm), CCTV sistem kamera litar tertutup dipasang
dalam premis perniagaan, menggunakan kata laluan (password) dalam mengakses komputer
 7. Pusingan tugas –seseorang kakitangan tidak boleh diletakkan untuk bertugas di sesebuah jabatan dalam masa
yang lama. Kakitangan yang bertugas harus diberi cuti beberapa hari supaya orang lain dapat mengambil alih
tugasnya semasa percutian. Kakitangan yang mengambil alih tugas ini mungkin dapat mengesan kesilapan atau
penyelewengan jika berlaku.

BATASAN KAWALAN DALAMAM

Pelbagai kaedah dan sistem boleh digunakan untuk melakukan kawalan dalaman di sesebuah organisasi tetapi ini tidak
memberi jaminan 100% aset perniagaan berada dalam keadaan yang selamat kerana terdapat batasannya seperti subahat,
konspirasi, kos melebihi manfaat, birokrasi, pencerobohan sistem, dan faktor semula jadi manusia.
Batasan kawalan dalaman
1. Kemungkinan berlaku penyelewengan dan penipuan kerana adanya subahat dan konspirasi antara kakitangan
2. Kecanggihan alat-alat kawalan memerlukan kos yang tinggi berbanding dengan manfaat
3. Menimbulkan masalah birokrasi yang boleh melambatkan aktiviti-aktiviti
4. Pencerobohan ke atas sistem komputer
5. Faktor-faktor kelemahan kemanusiaan
6. Saiz perniagaan: saiz kecil tidak berbaloi untuk mempunyai sistem kawalan yang canggih kerana kosnya tinggi,
tetapi saiz besar akan menghadapi kawalan yang rumit

Soalan 1
Nyatakan kebaikan atau kelemahan kawalan dalaman, dan prinsip kawalan dalaman yang terlibat.
a) Jualan di pasar raya GIANT direkodkan dalam daftar tunai dan sekeping resit tunai diberikan kepada pelanggan.
Semua rekod ini dikunci dalam mesin daftar tunai.
b) Semua baucar pembayaran dan dokumen yang berkaitan akan dicapkan dengan perkataan “BAYAR” setelah
pembayaran dibuat.
c) Cek yang diterima melalui pos akan diberikan kepada kerani akaun belum terima pada setiap hari untuk
merekodkan dalam buku dan mendepositkan cek ke dalam bank.
d) Pada akhir waktu kerja, setiap juruwang akan dipertanggungjawabkan untuk menghitung wang tunai, membuka
mesin daftar tunai dan membuat bandingan wang tunai dengan pita daftar tunai. Juruwang itu akan merekodkan
kurangan atau lebihan wang tunai yang wujud dalam proses perbandingan.
e) Setiap juruwang diberikan laci persendirian dalam urus niaga menerima tunai dan laci ini tidak dapat
diakses/digunakan oleh juruwang yang lain.
f) Penyata Penyesuaian Bank dilakukan oleh akauntan syarikat.
g) Tuntutan tunai runcit akan dibayar untuk belian runcit setelah resit tunai diterima dan baucar bayaran ditanda
tangani oleh penerima tunai runcit.
Soalan 2
Nyatakan kebaikan atau kelemahan kawalan dalaman, dan prinsip kawalan dalaman yang terlibat.
a) Pada akhir syif kerja, kerani akaun membuat perbandingan salinan slip kemasukan wang (bank) dengan slip
kemasukan wang asal (bank)
b) Penyata Penyesuaian bank disediakan oleh juruwang dan diawasi oleh penyelia kewangan.
c) Pada akhir waktu kerja, juruwang dikehendaki mengimbangkan daftar tunai dengan wang tunai. Jika terdapat
kekurangan, juruwang dikehendaki membayar kurangan tersebut dengan wang sendiri.
d) Selain daripada resit dalam peti tunai runcit seperti resit pos, tambang dan perjalanan, terdapat juga cek-cek
tertunda gaji kepada pekerja disimpan dalam peti tersebut.
e) Kerani akaun belum bayar akan menyediakan baucar bayaran dan dokumen yang berkaitan kepada pejabat
kewangan untuk pengesahan dan pembayaran.
f) Kerani Kaunter akan membuka surat dan merekodkan penerimaan surat dalam buku rekod. Cek dalam surat akan
diberikan kepada kerani akaun belum terima dan mencatatkan penerimaan cek.
g) Selepas mendapat kelulusan untuk baucar bayaran, kerani kewangan akan mengeposkan cek yang telah ditanda
tangani. Kemudian kerani kewangan akan mengecapkan semua dokumen dengan perkataan “BAYAR” sebelum
dipulangkan kepada kerani akaun belum bayar untuk dimasukkan ke dalam fail.
h) Pada akhir waktu kerja, semua wang tunai akan dimasukkan ke dalam bank melalui mesin CDM (Cash Deposit
Machine)
Soalan Peperiksaan 2016
Tatacara berikut menjadi amalan ID Design
(1) Semua dokumen seperti invois dan resit mempunyai nombor bersiri serta salinan pendua,
(2) Pembayaran bagi amaun melebihi RM200 dibuat melalui cek yang perlu ditandatangani oleh pemilik perniagaan,
iaitu Ismail Daniel. Cek disimpan dalam laci berkunci dan kuncinya dipegang oleh beliau.
(3) Tunai runcit diwujudkan bagi perbelanjaan yang kurang dari RM200. Kerani akaun dibenarkan membuat
pembelian dan pembayaran keperluan pejabat tanpa perlu mendapat kelulusan Isma Daniel.
(4) Pekerja yang sama ditugaskan untuk menghantar barang niaga, menyediakan nil, dan menerima bayaran dari
pelanggan.
Dikehendaki:
Bagi setiap tatacara yang disenaraikan di atas, tentukan sama ada tatacara tersebut merupakan contoh kawalan
dalaman yang baik atau yang lemah. Nyatakan prinsip-prinsip kawalan dalaman yang berkaitan. [8]