Verzija: 5.0.0.

4
Rujan 2016.
www.tickmark-software.com
Sadržaj

1. Korisničko sučelje .............................................................................................................. 1

1.1. Osnovno upravljanje korisničkim sučeljem ................................................................ 2
1.2. Stablo projekata ........................................................................................................... 4
2. Pristup sustavu i postavljanje ............................................................................................. 7
2.1. Tickmark instalacija .................................................................................................... 7
2.2. Tickmark prijava u program ...................................................................................... 11
3. Postavljanje novog projekta ............................................................................................. 15
3.1. Postavljanje potpuno novog projekta ........................................................................ 15
3.1.1. Kreiranje projekta ............................................................................................... 16
3.1.2. Kreiranje nove grupe koraka .............................................................................. 18
3.1.3. Kreiranje novog koraka ...................................................................................... 19
3.1.4. Dodavanje članova timu i određivanje njihovih prava....................................... 20
3.2. Kreiranje projekta iz predloška.................................................................................. 22
4. Rad na projektu ................................................................................................................ 25
4.1. Uređivanje dokumenata ............................................................................................. 25
4.2. Brisanje projekta, grupe koraka ili koraka................................................................. 29
4.3. Upravljanje privicima ................................................................................................ 31
4.4. Povezivanje koraka s fizičkim dokumentima ............................................................ 35
4.5. Ispisivanje dokumenata ............................................................................................. 39
5. Bilješke s uputama ........................................................................................................... 43
5.1. Dodavanje bilješki ..................................................................................................... 43
5.2. Dodavanje uputa i brisanje bilješki ........................................................................... 45
5.3. Zatvaranje bilješke ..................................................................................................... 47
6. Status projekta .................................................................................................................. 49
6.1. Promjena statusa ........................................................................................................ 50
6.2. In process status......................................................................................................... 52
6.3. Completed status ........................................................................................................ 53
6.4. Reviewed status .......................................................................................................... 53
6.5. Edited after review status .......................................................................................... 54
6.6. Locked status.............................................................................................................. 54
6.7. Onemogućene opcije u statusima koji brane promjene u dokumentaciji .................. 55
7. Sinkronizacija podataka ................................................................................................... 57
8. Konflikti ........................................................................................................................... 60
9. Ostale funkcionalnosti i specifičnosti .............................................................................. 66
9.1. Promjena lozinke ....................................................................................................... 66
9.2. Lista izbrisanih koraka ............................................................................................... 68
9.3. Alati za informacije o aplikaciji i pomoć korisnicima .............................................. 69
10. Modul Log – praćenje aktivnosti korisnika ................................................................... 70
10.1. Analiza zapisa akcija (Action Log) ........................................................................ 71
10.2. Analiza tranzicija statusa (Transition Log) ............................................................ 76
Prilog A – struktura projekta .................................................................................................... 79
Prilog B – dijagram stanja radnog procesa ............................................................................... 80
1. Korisničko sučelje

Korisničko sučelje unutar programskog sustava Tickmark podijeljeno je na dva glavna

dijela – lijevi dio rezerviran je za pregled svih projekata u projektnom stablu i upravljanje
projektima, a desni dio određuje prostor za pisanje i uređivanje dokumenata koji su sastavni dio
projektne dokumentacije.
Na slici 1.1 prikazano je korisničko sučelje aplikacije Tickmark, pri čemu su brojevima
posebno označeni njegovi sastavni dijelovi:
1 – Glavna traka s izbornicima – sadrži glavne izbornike Project, View, Tools i Help
2 – Okvir Projects– sadrži stablo projekata, odnosno prikaz projekata te njihovihgrupa
koraka (engl. step groups) i koraka (engl. steps), uz dodatne informacije o vođenju i
trenutnom statusu projekata
3 – Okvir External references– popis referenci na vanjske (tiskane) dokumente, a koje
se odnose na trenutno označeni projekt, grupu koraka ili pojedinačni korak
4 – Okvir Instruction notes– popis bilješki s uputama napisanim tijekom rada na
dokumentu koji je trenutno otvoren
5 – Okvir Step attatchments– popis datoteka priloženih trenutno otvorenom koraku i
pripadnom dokumentu
6 – Okvir Documents– okvir s uređivačem teksta, namijenjen pisanju i uređivanju
dokumenata te vođenju koraka kroz statuse propisane radnim procesom revizije

Slika 1.1 Glavno korisničko sučelje aplikacije Tickmark

1
1.1. Osnovno upravljanje korisničkim sučeljem

Raspoloživi prostor za navedene okvire u korisničkom sučelju aplikacije moguće je

mijenjati direktnom manipulacijom – promjenom položaja graničnika (engl. separators) koji
međusobno odvajaju okvire u zadanom rasporedu. Po novom pokretanju aplikacije, sučelje će
biti organizirano u skladu sa zadnjom definiranom konfiguracijom okvira. Dodatno, vidljivost
pojedinih okvira, kao i filtriranje projekata u projektnom stablu, omogućeno je putem izbornika
View u glavnoj traci s izbornicima (slika 1.2).

Slika 1.2 View izbornik s opcijama za upravljanje okvirima korisničkog sučelja i

filtriranje prikaza u projektnom stablu

Opcije izbornika View podijeljene su u četiri grupe.

Prva grupa određuje koji će projekti biti prikazani u Projects okviru. Sadrži opcije:

 All active projects (prikazuju se projekti na kojima angažman još uvijek nije završen
i zaključan, odnosno projekti koji nemaju Locked status)
 All locked projects (prikazuju se samo projekti koji su u Locked statusu, odnosno
oni na kojima je angažman završen i nepovratno zaključan)
 All projects (prikazuju se svi projekti)

Druga grupa služi za brzo pretraživanje i filtriranje projekata. Svi projekti koji
zadovoljavaju traženi uvjet, bit će prikazani u projektnom stablu unutar okvira Projects. Tri su
mogućnosti pretraživanja odnosno filtriranja:

2
  search by project name (pretraživanje po imenu projekta) - potrebno je u polju
„search by project name“ upisati ključnu riječ prema kojoj će se pretražiti imena
svih projekata
 All years (pretraživanje po godini) - potrebno je u padajućem izborniku odabrati
jednu od ponuđenih godina, pri čemu su prikazane samo one godine za koje postoje
registrirani projekti
 search by assignees (pretraživanje po članovima tima) - potrebno je u polju „search
by assignees“ upisati ključnu riječ prema kojoj će se pretražiti svi projekti s
korisnicima čije ime sadrži navedeni ključni pojam

Treća grupa kontrolira prikaz okvira u korisničkom sučelju. Sadrži samo jednu opciju:

 Wide Screen Editor – proširuje prikaz Documents okvira preko cijele širine zaslona
te pritom uklanja prikaz okvira Projects, External references, Instruction notes i
Step attachments. Ponovnim odabirom ove opcije, njen učinak će biti poništen i
organizacija okvira će biti vraćena na prethodnu. Za kraće pristupanje ovoj
mogućnosti moguće je u bilo kojem trenutku iskoristiti kraticu kombinacijom tipki
Ctrl + W na tipkovnici.

Četvrta grupa također kontrolira vidljivost okvira u korisničkom sučelju, odnosno određuje
hoće li određeni okvir biti prikazan ili ne. Konfiguracija vidljivosti pamti se prilikom gašenja
aplikacije, čime se osigurava konzistentno sučelje pri novom pokretanju. Grupa sadrži tri
opcije:

 Show Attachments Box – kontrola prikaza okvira Step attachments

 Show External Refs Box – kontrola prikaza okvira External references
 Show Instruction Notes Box – kontrola prikaza okvira Instruction notes

Slika 1.3 Prikaz korisničkog sučelja s uklonjenim okvirima External references i Instruction Notes

3
1.2. Stablo projekata

Projects okvir sadrži stablo projekata, odnosno hijerarhijski prikaz svih projekata i njihovih
pripadajućih grupa koraka i koraka. Kao što je vidljivo na slici 1.4, sastoji se od nekoliko
stupaca s podacima vezanim za svaki projekt i njegove dijelove:

 Project – imena projekata

 Step Group – imena grupa koraka
 Step – imena koraka
 Status – trenutni status projekta, grupe koraka i / ili koraka (indikatori statusa detaljno
su objašnjeni u poglavlju Status projekta )
 Att – ako je prisutna ikona spajalice ( ) znači da projekt, grupa koraka i / ili korak
ima priloženu datoteku (eksternu datoteku na neki način povezanu s određenim
korakom)
 iNotes – ako je prisutna ikona samoljepljivog listića ( ) znači da projekt, grupa koraka
i / ili korak ima bilješke s uputama nastalim pri pregledu
 Sync – status sinkroniziranosti s poslužiteljem
- zelena ikona ( ) označava sinkroniziranost lokalnih resursa s poslužiteljem,
crvena ( ) da lokalno stanje nije sinkronizirano, a narančasta ( ) da je došlo
do konflikta (konflikti i njihovo rješavanje detaljno su objašnjeni u poglavlju
Konflikti)
 P – polje za označavanje projekta; služi za označavanje projekta, grupe koraka i / ili
koraka čije dokumente želimo ispisati
 Year – godina u kojoj je revizija u stanju obrade (ili će biti obrađena)
 Type of engagement – tip projekta
 Team members assigned – lista korisnika koji su zaduženi za projekt

Slika 1.4 Stablo projekata u Projects okviru

Klikom na ime stupca moguće je odrediti redoslijed projekata u stablu; npr. klikom na
Projects stupac i postavljanjem strelice prema gore, projekti su poredani abecednim redom, a
4
postavljanjem strelice prema dolje poredani su obrnutim redom od abecednog; klikom na Sync
i postavljanjem strelice prema gore prvo su prikazani svi nesinkronizirani projekti, a
postavljanjem strelice prema dolje prvo su prikazani svi sinkronizirani projekti. Isto se postiže
desnim klikom na stupac i, u otvorenom kontekstnom izborniku (slika 1.5), odabirom opcija
Sort Ascending (Uzlazni poredak) ili Sort Descending (Silazni poredak).

Slika 1.5 Kontekstni izbornik stupca u stablu projekata

Isti izbornik nudi mogućnost određivanja širine stupaca, kao i odabira koji će stupci uopće
biti prikazani:

 Best Fit – postavlja širinu odabranog stupca takvu da prikazuje puni naziv svih
pripadajućih redaka
 Best Fit All - postavlja širinu svih stupaca takvu da prikazuju puni naziv svih
pripadajućih redaka
 Auto Fit (No Scroll) – prilagođava širinu svim stupcima takvu da su svi stupci
prikazani u okviru bez potrebe za horizontalnim klizačem, bez obzira na širinu
Projects okvira
 Pinned – postavlja odabrani stupac na krajnju lijevu stranu okvira; ako je više
stupaca označeno kao Pinned, postavljaju se desno jedan drugome
 Customize Columns – omogućuje privremeno uklanjanje ili dodavanje stupaca
Projects okviru; otvara prozor u kojeg je moguće povući nepoželjne stupce (slika
1.6). Stupce je u bilo kojem trenutku moguće vratiti natrag u Projects okvir, i
automatski se vraćaju prilikom svakog pokretanja aplikacije. Trajno je uklonjen
stupac Resource ID, te je njega moguće privremeno staviti u Projects okvir.

5
 Slika 1.6 Uklanjanje trenutno neželjenih stupaca pomoću Customize columns

Odabirom određenog projekta, grupe koraka ili koraka (tako da je označen plavom, a ne
sivom bojom) i pritiskom tipke F2 na tipkovnici, nudi se mogućnost izmjene naziva tog
projekta, grupe koraka ili koraka (slika 1.7). Pritom se automatski ažurira njegov naziv u
Documents okviru, ako je dokument otvoren. Nazive je moguće mijenjati samo ako projekt ima
status In Process ili Edited After Review (detaljni opis statusa nalazi se u poglavlju „5. Status
projekta“).

Slika 1.7 Izmjena naziva projekta odabirom tipke F2

6
2. Pristup sustavu i postavljanje

Programski sustav Tickmark sadrži dva dijela: (1) .NET klijentsku aplikaciju i sustav u
oblaku (engl. cloud system) koji sigurno pohranjuje podatke i omogućuje suradnju na
projektima.
Aplikaciju je potrebno instalirati pomoću ClickOnce Microsoft tehnologije za dostavljanje
resursa koja omogućuje ažuriranje i pokretanje aplikacije putem pružene veze. Proces
instalacije detaljno je opisan u poglavlju 2.1.
Nakon uspješne instalacije, biti će prikazan prozor u koji je potrebno unijeti dobivene
korisničke podatke kako bi lokalni spremnik podataka na računalu bio ispravno inicijaliziran.
Proces inicijalizacije i prijavljivanja u program detaljno je opisan u poglavlju 2.2.

2.1. Tickmark instalacija

Svakom korisniku biti će dostavljena veza putem koje će preuzeti aplikaciju i zatim je
instalirati. Klikom na dobiveni link, biti će prikazana web stranica u zadanom internet
pregledniku (slika 2.1).

Slika 2.1 Web stranica koja omogućuje ClickOnce instalaciju

7
 Na prikazanoj stranici moguće je vidjeti koji su preduvjeti za Tickmark instalaciju, odnosno
koji programski resursi moraju prethodno biti instalirani na računalu, a to su Windows Installer
3.1 i Microsoft .NET Framework 4. Klikom na Install gumb započinje proces instalacije svih
potrebnih preduvjeta i Tickmark softvera. Većina suvremenih računala već ima instalirane ove
preduvjete pa u slučaju da je korisnik siguran da ima instalirana oba softvera koja su potrebna,
može kliknuti na launch vezu čime će biti pokrenuta instalacija samo Tickmark softvera.
Nakon klika na launch ili Install biti će prikazan prozor u kojem je potrebno odabrati Spremi
datoteku (slika 2.2) (ovaj korak ovisi o korištenom pregledniku, npr. Chrome automatski
pokreće preuzimanje).

Slika 2.2 Preuzimanje datoteke za instalaciju (u Firefox pregledniku)

Potrebno je pričekati da datoteka za instalaciju bude u potpunosti preuzeta. Napredak

preuzimanja moguće je pratiti u dijelu preglednika koji je za to predviđen (slika 2.3 za Firefox
i slika 2.4 za Chrome preglednik), a kad završi preuzimanje potrebno je datoteku pokrenuti
dvostrukim klikom.

Slika 2.3 Dio preglednika u kojem su prikazana preuzimanja; kad završi preuzimanje dvostrukim
klikom na datoteku iRevizija bit će pokrenuta instalacija (u Firefox pregledniku)

8
 Slika 2.4 Dio preglednika u kojem su prikazana preuzimanja; kad završi preuzimanje jednostrukim
klikom na datoteku iRevizija bit će pokrenuta instalacija (u Chrome pregledniku)

Instalacija započinje kratkom pripremom sustava i provjerom jesu li ispunjeni svi preduvjeti
za instalaciju (slika 2.5), nakon čega će biti prikazano sigurnosno upozorenje o instalaciji
novog softvera (slika 2.6). Na prikazanom prozoru potrebno je kliknuti gumb Install čime
započinje sama instalacija (slika 2.7).

Slika 2.5 Provjera preduvjeta za instalaciju

9
 Slika 2.6 Sigurnosno upozorenje o instalaciji novog softvera

Slika 2.7 Instalacija Tickmark aplikacije

Instalacija obično traje nekoliko minuta, a po završetku automatski pokreće Tickmark

aplikaciju zbog čega će biti prikazano sigurnosno upozorenje o pokretanju nove aplikacije. Na
dobivenom upozorenju potrebno je odznačiti opciju Always ask before opening this file i
kliknuti na Run gumb (slika 2.8).

10
 Slika 2.8 Sigurnosno upozorenje o pokretanju nove aplikacije

Ovime je potpuno završena instalacija programskog sustava Ticmark i po prvi put pokrenuta
aplikacija. Svako iduće pokretanje moguće je pomoću Start izbornika i odabirom Tickmark
aplikacije unutar njega ili putem vlastito napravljene kratice na radnoj površini.

2.2. Tickmark prijava u program

Tickmark klijentska aplikacija može funkcionirati i biti korištena neovisno o internetskoj

vezi. U trenutku kad računalo bude spojeno na internet vezu, bit će izvršena sinkronizacija
između lokalno pohranjenih podataka i onih na udaljenom, centralnom poslužitelju u oblačnom
sustavu čime je moguće iz centralnog sustava povući nove podatke koje su npr. unijeli drugi
korisnici u međuvremenu, te u centralni sustav poslati sve promjene napravljene lokalno dok
nije bilo veze s internetom.
Nakon pokretanja aplikacije bit će prikazan prozor za autentikaciju i prijavu (slika 2.9). U
njemu je potrebno ispuniti polja s ispravnim korisničkim imenom i lozinkom koji su prethodno
dodijeljeni. Nakon prve prijave u sustav s ovom lozinkom, preporuka je da lozinka bude
izmijenjena zbog sigurnosnih razloga (postupak za promjenu lozinke objašnjen je u poglavlju
Ostale funkcionalnosti).

11
 Slika 2.9 Prozor za autentikaciju i prijavu u sustav (sinkronizacija u tijeku)

Kao što je prikazano na gornjoj slici, nakon unosa ispravnog korisničkog imena i lozinke,
postoje tri gumba koje korisnik može pritisnuti:
 Checkout / Update gumb služi za dohvat podataka iz centralnog repozitorija u oblaku.
Checkout označava inicijalno dohvaćanje podataka i uspostavu lokalnog spremišta
podataka, stoga ovaj gumb treba biti odabran pri prvom pokretanju aplikacije.
Update označava ažuriranje lokalnih podataka s novim informacijama iz centralnog
repozitorija. Za ovaj je korak potrebna veza s internetom.
 Commit gumb služi za slanje lokalnih, još nesinkroniziranih, promjena u centralni
repozitorij u oblaku. Pri prvom pokretanju aplikacije, ovaj gumb je onemogućen jer još
nema lokalnih podataka. Za ovaj je korak potrebna veza s internetom.
 OK / Close dialog gumb zatvara prozor s prijavom i omogućuje daljnji rad u programu.
Gumb je potrebno pritisnuti nakon uspješne sinkronizacije (slika 2.10), odnosno nakon
što proces aktiviran jednim od prethodno navedenih gumba završi (Checkout / Update
ili Commit). Ovaj gumb je moguće pritisnuti i bez da je prethodno pokrenut proces
sinkronizacije nekim od druga dva gumba i to u slučaju kad korisnik želi raditi isključivo
sa lokalnim podacima. U tom slučaju nije potrebna veza s internetom.

Slika 2.10 Prozor za autentikaciju i prijavu u sustav (sinkronizacija završena)

12
 Nakon što odabere jednu od ponuđenih opcija, korisnik mora pričekati završetak
sinkronizacije (uspješan ili neuspješan) te su mu onemogućeni ostali gumbovi, kako bi se
spriječili eventualni prekidi sinkronizacije s potencijalno štetnim posljedicama.
U slučaju da je unesena kombinacija korisničkog imena i lozinke neispravna, a korisnik
pokuša napraviti sinkronizaciju, bit će ispisana obavijest o neispravnim podacima (slika 2.11)
nakon čega je potrebno provjeriti jesu li ispravno unijeti podaci i pokušati ponovno.

Slika 2.11 Neuspješna autentikacija zbog neispravne kombinacije korisničkog imena i lozinke

Ako korisnik unese neispravnu kombinaciju korisničkog imena i lozinke, autentikacija

neće biti moguća i neće biti dozvoljen pristup podacima niti sinkronizacija. Korisnik ipak može
odabrati opciju OK / Close dialog nakon čega će dobiti upozorenje da je neautenticirani korisnik
(slika 2.12).

Slika 2.12 Obavijest da korisnik pristupa programu kao neautenticirani korisnik

Korisnik zatim ulazi u program i može koristiti sve opcije programa, ali neće biti u
mogućnosti pristupiti podacima i pregledavati projekte. Kako bi korisniku bilo jasno da je
neautenticiran, cijelo vrijeme će u naslovnoj traci tako i pisati (slika 2.13).

Slika 2.13 Napomena da je korisnik neautenticiran

13
 Korisnik može u bilo kojem trenutku naknadno otvoriti prozor za autentikaciju i
sinkronizaciju opcijom Sync all u Project izborniku na glavnoj traci izbornika (slika 2.14) i u
dobivenom prozoru unijeti ispravne podatke kako bi bio prijavljen kao autenticirani korisnik.

Slika 2.14 Pristup prozoru za autentikaciju i sinkronizaciju, pomoću kojeg je

moguće izvršiti prijavu u program kao autenticirani korisnik

U slučaju unosa ispravnog korisničkog imena i lozinke te uspješne sinkronizacije, korisnik

je „udaljeno autenticiran“ (engl. remotely authenticated), što je prikazano u zaglavlju prozora
Tickmark aplikacije (slika 2.15).

Slika 2.15 Izgled zaglavlja prozora kad je korisnik udaljeno autenticiran, nakon uspješne sinkronizacije

U slučaju unosa ispravnog korisničkog imena i lozinke te odabira gumba OK, za raditi bez
sinkronizacije, korisnik je „lokalno autenticiran“ (engl. locally authenticated), što je prikazano
u zaglavlju prozora Tickmark aplikacije (slika 2.16).

Slika 2.16 Izgled zaglavlja prozora kad je korisnik lokalno autenticiran

14
3. Postavljanje novog projekta

Projekt (engl. project) predstavlja svu dokumentaciju koja nastane u sklopu jedne revizije.
Prema standardnoj revizijskoj metodologiji (engl. Generally Accepted Auditing Standards -
GAAS), projekt se sastoji od grupa koraka (engl. step groups) koje se pak sastoje od koraka
(engl. steps). Korak je osnovna jedinica projekta i predstavlja određenu revizijsku aktivnost, a
sastoji se od pripadajućeg dokumenta, priloga, eksternih referenci i slično. Koraci su složeni u
grupe koje predstavljaju logičnu strukturnu hijerarhiju revizijskog projekta. Na primjer,
uobičajene grupe su „Planiranje“, „Dokazi revizije“, „Financijske izjave i završavanje revizije“.
Prikaz strukture projekta u Tickmark revizijskom softveru prikazan je na slici 3.1 i u prilogu A
na kraju dokumenta.

Slika 3.1 Struktura projekta

Postavljanje novog projekta uključuje sljedeće aktivnosti:

 Kreiranje novog projekta

 Kreiranje grupa koraka
 Kreiranje koraka
 Dodjeljivanje članova projektu i određivanje njihovih ovlasti i prava

Kako bi kreiranje novih projekata bilo lakše i brže, moguće je postojeće strukture projekata
spremiti kao predloške za buduće slične projekte, npr. za slučaj da više puta bude vršena revizija
za istog klijenta.
U sljedećim je poglavljima opisano kreiranje novog projekta na oba načina, bez predloška
i s predloškom.

3.1. Postavljanje potpuno novog projekta

U ovom je poglavlju opisano postavljanje projekta bez korištenja predloška.

15
3.1.1. Kreiranje projekta

Novi projekt je moguće kreirati odabirom opcije New Project u izborniku Project, na
glavnoj traci izbornika (slika 3.2).

Slika 3.2 Kreiranje novog projekta

Odabirom će automatski biti otvoren prozor u kojeg je potrebno unijeti informacije o

projektu (slika 3.3). Podaci koje je potrebno unijeti su:

 Project name – ime projekta

 Year of engagement – godina u kojoj je revizija u stanju obrade (ili će biti obrađena)
 Project ID – kratki identifikacijski kod projekta (ovo polje nije obavezno)
 Project Type – tip projekta; potrebno je odabrati jedan od unaprijed definiranih tipova
- mogući tipovi projekta su:
 Audit – Financial statement audit - Revizija – Revizija financijskih
izvještaja
 Audit – Audit of project financial statements - Revizija – Revizija
projektnih financijskih izvještaja
 Audit – Audit in accordance with Company's law - Revizija – Revizija
prema Zakonu o trgovačkim društvima
 Audit – Other audits - Revizija – ostalo
 Reviews - Uvid
 Agreed upon procedures - Dogovoreni postupci
 Deals – Transaction services - Transakcije
 Deals – Valuation - Procjena
 Forensic services - Forenzičke usluge
 Risk Assurance - Rizici informacijskog sustava
 Tax - Porezno savjetovanje
 Other - Ostalo
16
  Project Leader – ime vođe projekta
 Due date - datum završetka projekta, po vlastitom predviđanju ili zadanom roku

Slika 3.3 Unos podataka o novom projektu

Nakon unosa svih ovih informacija, odabirom opcije OK kreiran je novi projekt koji je
odmah vidljiv u stablu projekata, u okviru Projects. Budući da je projekt prazan, odnosno još
mu nisu dodijeljene grupe koraka i koraci, kraj njega nema plusa ( ) koji bi omogućio
proširenje projekta i prikaz njegovih grupa koraka (slika 3.4).

Slika 3.4 Projects okvir s označenim novim projektom (New Project) koji još nema sadržaja

17
3.1.2. Kreiranje nove grupe koraka

Za kreiranje nove grupe koraka unutar projekta, potrebno je kliknuti desnom tipkom miša
na određeni projekt te u dobivenom izborniku odabrati opciju Create Step Group (slika 3.5).

Slika 3.5 Kreiranje nove grupe koraka

Odabirom će automatski biti otvoren prozor za definiranje grupe koraka (slika 3.6). U
prozoru je potrebno unijeti ime grupe i odabrati hoće li biti učitan neki već postojeći predložak
ili će biti napravljen novi, potpuno prazni dokument. Kad su svi podaci uneseni, pritiskom na
gumb OK bit će kreirana nova grupa koraka.

Slika 3.6 Prozor za definiranje nove grupe koraka

U slučaju da je projekt do sada bio prazan, ovime je kreirana njegova prva grupa te je pored
njega sada prikazana ikona minusa ( ) koja omogućuje sakrivanje sadržaja projekta (slika
3.7).

18
 Slika 3.7 Nova grupa koraka u stablu projekata

3.1.3. Kreiranje novog koraka

Za kreiranje novog koraka unutar grupe koraka, potrebno je kliknuti desnom tipkom miša
na određenu grupu koraka te u dobivenom izborniku odabrati opciju Create Step (slika 3.8).

Slika 3.8 Kreiranje novog koraka

Odabirom će automatski biti otvoren prozor za definiranje novog koraka (slika 3.9). U
prozoru je potrebno unijeti ime koraka i odabrati hoće li biti učitan neki već postojeći predložak
ili će biti napravljen novi, potpuno prazni dokument. Kad su svi podaci uneseni, pritiskom na
gumb OK bit će kreiran novi korak.

19
 Slika 3.9 Definiranje novog koraka

U slučaju da je grupa koraka do sada bila prazna, ovime je kreiran njen prvi korak te je
pored nje sada prikazana ikona minusa ( ) koja omogućuje sakrivanje sadržaja grupe koraka
(slika 3.10).

Slika 3.10 Prikaz novog koraka u stablu projekata

3.1.4. Dodavanje članova timu i određivanje njihovih prava

Dodavanje članova timu i određivanje njihovih uloga moguće je raditi na svakoj od razina
u hijerarhiji - od cijelog projekta do pojedinih koraka - ovisno koliko je precizno potrebno
odrediti prava.
Postupak započinje desnim klikom na određeni projekt, grupu koraka ili korak, nakon čega
je u dobivenom izborniku potrebno odabrati Manage Access (slika 3.11), čime će automatski
biti otvoren prozor za upravljanje članovima i njihovim pravima.

20
 Slika 3.11 Upravljanje članovima zaduženim za projekt i njihovim pravima

U dobivenom prozoru (slika 3.12) postoji 7 stupaca. Prvi stupac nema ime i služi za lakše
snalaženje u tablici. Ovaj stupac može sadržavati oznaku reda u kojem je moguće dodati novog
člana ( * ), oznaku reda koji je trenutno označen ( ► ) te oznaku da je u trenutnom redu
napravljena izmjena u pravima ( ). Drugi stupac UserName označava člana, a svi stupci
nakon njega označavaju prava koje će taj član imati.

Slika 3.12 Prozor za upravljanje članovima i njihovim pravima

21
 Korisnicima je moguće dodati ili oduzeti bilo koje od ponuđenih prava klikom na polje za
označavanje u određenom stupcu (naziv stupca ujedno označava i pravo). Kvačica u polju
oznaka je da korisnik ima to pravo, prazno polje označava da nema. Prava koja je moguće
dodijeliti ili oduzeti su:

 Read - pravo čitanja dokumenta

 Write - pravo izmjene dokumenata
 GrantAccess - pravo upravljanja korisničkim dozvolama; dodavanje ili uklanjanje
članova te određivanje razine prava
 CanReview - pravo izmjene statusa projekta u “Pregledan”
 CanLock - pravo izmjene statusa projekta u “Zaključan”

Klikom na strelicu u desnom rubu polja stupca UserName bit će prikazana lista svih
korisnika koje je moguće dodati kao članove tima. Klikom na strelicu pored imena moguće je
zamijeniti trenutnog člana nekim drugim. Klikom na strelicu u posljednjem, praznom polju
stupca moguće je dodati novog člana.
Nakon što su odabrani svi članovi i njihova prava, ostaju još dvije opcije:

 Clone this access rights to all subfolders - označava da će sve izmjene u pravima biti
hijerarhijski primijenjene na sve grupe koraka i korake koji pripadaju ovom projektu;
ova opcija je po zadanim postavkama uključena
 Merge this access rights to all subfolders - označava da će dodana prava koja su upravo
dodijeljena hijerarhijski biti primijenjena na sve grupe koraka i korake koji pripadaju
ovom projektu, ali oduzimanje prava nema utjecaja na druge korake
Kako bi upravo definirane izmjene bile primijenjene, potrebno je kliknuti Apply gumb i
nakon toga Close za zatvaranje prozora za upravljanje pravima.
Opcija upravljanja pravima dostupna je čak i nakon zaključavanja projekta, kako bi novim
suradnicima bio omogućen uvid u stare projekte.

3.2. Kreiranje projekta iz predloška

Za lakše kreiranje novog projekta koji je strukturom jednak nekom već postojećem,
moguće je koristiti kreiranje projekta iz predloška.
Postupak započinje desnim klikom na projekt koji će biti korišten kao predložak i odabirom
Create Project from this template u dobivenom izborniku (slika 3.13).

22
 Slika 3.13 Kreiranje projekta na temelju predloška

Odabirom će automatski biti otvoren prozor za definiranje novog projekta, isti kao kod
klasičnog kreiranja novog projekta, samo što u ovom slučaju pri dnu prozora piše naziv projekta
koji je korišten kao predložak (From template) i moguće je odabrati opciju Include source
attachments in new project – ako izvorni projekt sadrži priloge, moguće je i njih uključiti u novi
projekt (slika 3.14).

Slika 3.14 Definiranje novog projekta i opcija kopiranja priloga u novi projekt

23
 Odabirom OK bit će kreiran novi projekt (ovo može malo duže potrajati - slika 3.15) koji
je strukturom i sadržajem jednak onom čiji je predložak korišten (slika 3.16). Novi projekt neće
sadržavati bilješke s uputama nastalim pri pregledu projekta koji je korišten kao predložak.

Slika 3.15 Obavijest da je potrebno pričekati dok softver kreira novi projekt

Slika 3.16 Projekt čiji je predložak korišten (Revizorski projekt) i

novi projekt na temelju tog predloška (Projekt na temelju predloška)

24
4. Rad na projektu

4.1. Uređivanje dokumenata

Odabirom određenog koraka u stablu projekata (Projects okviru), u Documents okviru bit
će otvorena nova kartica s odgovarajućim dokumentom koji tom koraku pripada. Istovremeno
može biti otvoreno više kartica (slika 4.1). Prijelaz s jedne na drugu karticu omogućen je
jednostavnim odabirom klikom u zaglavlje, pri čemu se pritiskom na znak iks ( ) u desnom
kutu kartice, ista može zatvoriti. Kartica koja je trenutno aktivna označena je bijelom bojom,
dok su ostale blijedo sive boje (navedene boje mogu se razlikovati kod različitih verzija
operacijskog sustava Windows).

Slika 4.1 Kartice otvorenih dokumenta

Desni klik na aktivnu karticu otvara kontekstni izbornik s mogućnostima spremanja i

zatvaranja kartica te promjena stanja odgovarajućeg koraka. Dostupne opcije ovise o trenutnom
stanju koraka i istaknute su standardnim fontom i ikonom, za razliku od trenutno nedostupnih
opcija koje su onemogućene i vizualno prigušene (slika 4.2).

Slika 4.2 Kontekstni izbornik dobiven desnim klikom na aktivnu karticu

25
 Opcije u navedenom kontekstnom izborniku podijeljene su u dvije grupe. Prva grupa sadrži
opcije povezane sa spremanjem dokumenta, kako slijedi:

 Save – spremanje dokumenta u aktivnoj kartici

 Save and Close – spremanje dokumenta u aktivnoj kartici i zatvaranje kartice
 Save all – spremanje dokumenata iz svih otvorenih kartica
 Close other tabs (discard changes) – zatvaranje svih kartica osim one aktivne i to
bez prethodnog spremanja (promjene u tim dokumentima bit će odbačene)
Druga grupa opcija sadrži naredbe za promjenu statusa koraka. Detaljan opis statusa koraka
kao i način korištenja ove opcije, nalazi se u poglavlju Status projekta.
Bitno je naglasiti da se desnim klikom miša može aktivirati i kontekstni izbornik kartice
koja trenutno nije aktivna (odnosno one kartice čiji se dokument trenutno ne prikazuje u
uređivaču teksta). U tom slučaju, kontekstni izbornik će prikazati samo prvu grupu opcija,
odnosno one opcije koje se odnose na spremanje dokumenata i zatvaranje kartica.
Documents okvir primarno služi za prikaz i uređivanje teksta dokumenta te ima sve
mogućnosti kao standardni program za uređivanje teksta, ali i nekoliko dodatnih
funkcionalnosti, specifičnih za Tickmark aplikaciju koja implementira pravila revizorskog
radnog procesa. Svi alati za uređivanje teksta i vođenje dokumenta kroz specifične statuse
smješteni su u alatnoj traci (slika 4.3).

Slika 4.3 Alatna traka

Na slici 4.3 numerirane su funkcije raspoložive u alatnoj traci uređivača teksta:

1. Status spremljenosti dokumenta - može biti Saved (spremljen dokument, bez
aktivnih ažuriranja), Edited (ažurirano; označava da u dokumentu postoje promjene
koje još nisu sačuvane) ili Saving… (kratko među-stanje koje označava da se
dokument trenutno snima).
2. Status koraka, prema revizorskom poslovnom procesu – detaljno objašnjeno u
poglavlju Status projekta
3. Spremanje dokumenta
4. Spremanje svih otvorenih dokumenata (kartica)
5. Ispis dokumenta
6. Alati za promjenu statusa koraka – detaljno objašnjeno u poglavlju Status projekta
7. Umetanje simbola označenog okvira za označavanje u tijelo dokumenta (checkbox
checked)
8. Umetanje simbola neoznačenog okvira za označavanje u tijelo dokumenta
(checkbox unchecked)

26
 Prethodne dvije opcije (7 i 8) značajne su za aplikaciju Tickmark, jer u revizorskom
procesu, tijekom prikupljanja podataka i pisanja dokumentacije, vrlo često budu korišteni
okviri za označavanje. Implementacija navedenih opcija omogućava lako korištenje
unaprijed pripremljenih ispitnih lista (engl. check-lists), kao i stvaranje vlastitih predložaka
dokumenata temeljenih na ispitnim listama (primjer je moguće vidjeti na slici 4.4):

Slika 4.4 Primjer unaprijed pripremljene ispitne liste

9. Umetanje veze na drugi korak: ovom opcijom korisnik je u mogućnosti u tijelo

dokumenta unijeti tekst poveznice na neki drugi postojeći dokument/korak. Na ovaj
način se omogućava pragmatična i učinkovita navigacija između logički povezanih
koraka u određenom projektu.
Za umetanje veze potrebno je postaviti kursor unutar dokumenta na mjesto gdje je
potrebno umetnuti vezu. Bitno je da je kursor postavljen i da nije označen neki dio
teksta, jer će u protivnom biti ispisano upozorenje o neuspješnom pokušaju postavljanja
veze (slika 4.5).

Slika 4.5 Upozorenje o neuspješnom pokušaju postavljanja veze na drugi korak

27
 Ako je kursor ispravno postavljen, otvoriti će se prozor s listom svih koraka koje
sadrži proekt unutar kojeg se trenutno vrši rad (slika 4.6).

Slika 4.6 Lista koraka u trenutnom projektu

U prozoru je potrebno označiti korak na kojeg je potrebno umetnuti vezu, te

odabrati opciju OK, čime će unutar dokumenta biti kreirana veza crvene boje i natpisa
jednakog imenu koraka na koji vodi (slika 4.7).

Slika 4.7 Izgled umetnute veze na drugi korak (u ovom slučaju korak "Planiranje")

10. Promjena boje teksta ( ) ili pozadine ( )

28
 11. Mogućnosti za rezanje ( , cut), kopiranje ( , copy) i lijepljenje ( , paste)
sadržaja
12. Mogućnosti za poništavanje promjene ( , undo) ili vraćanje poništene promjene
( , redo)
13. Mogućnosti uređivanja stranice – margine, zaglavlje i podnožje, umetanje stupaca i
rubova
14. Postavljanje orijentacije stranice, vertikalna ili horizontalna
15. Pisanje zaglavlja i podnožja (engl. header and footer)
16. Prikaz ostalih mogućnosti - u slučaju da alatna traka nije dovoljno široka za prikaz
svih mogućnosti, preostale alate moguće je vidjeti odabirom prikazane strelice (slika
4.8)

Slika 4.8 Proširenje alatne trake

17. Formatiranje teksta

18. Formatiranje odjeljka
19. Formatiranje liste
20. Odabir stila
21. Odabir jezika
22. Uređivanje tablica
23. Uređivanje slika
24. Prikaz/sakrivanje ravnala
25. Prikaz/sakrivanje statusne trake
26. Prikaz/sakrivanje horizontalnog klizača
27. Rok za dovršenje projektnog angažmana - broj dana preostalih do planiranog
završetka projekta (Due date). Ako je preostalo više od 15 dana, natpis će biti sive
boje, za 7-15 dana do roka natpis je narančaste boje, za manje od 7 dana crvene, a
ako je prekoračen zadani rok, natpis je ispisan podebljanim crvenim slovima

4.2. Brisanje projekta, grupe koraka ili koraka

Kako bi obrisali projekt, grupu koraka ili korak, potrebno je u kontekstnom izborniku
odabrati odgovarajuću opciju – Remove Project, Remove Step Group ili Remove Step. Ovisno
je li desni klik za dobivanje kontekstnog izbornika napravljen na korak, grupu koraka ili projekt,
odgovarajuća opcija će biti omogućena, dok će druge biti sive boje i neće ih biti moguće
29
odabrati (slika 4.9). Bitno je napomenuti da je brisanje moguće samo u stanju In process ili
Edited After Review.

Slika 4.9 Opcije za brisanje projekta, grupe koraka ili koraka (u ovom slučaju otvoren je kontekstni izborni
koraka pa je samo ta opcija omogućena)

Nakon odabira opcije za brisanje, bit će prikazan prozor koji će zatražiti dodatnu potvrdu
prije samog brisanja, jer nakon brisanja podatci su trajno izgubljeni (slike 4.10, 4.11 i 4.12).
Brisanjem projekta brišu se i sve njegove grupe koraka i koraci te povezani dokumenti.

Slika 4.10 Prozor za potvrdu brisanja koraka

30
 Slika 4.11 Prozor za potvrdu brisanja grupe koraka i svih koraka u toj grupi

Slika 4.12 Prozor za potvrdu brisanja projekta i svih dokumenata u njemu

4.3. Upravljanje privicima

Ukoliko je uz dokumentaciju određenog koraka u procesu revizije potrebno dostaviti i

dodatne dokumente kao dokaze o reviziji, moguće ih je dodati kao privitke (engl. attachments).
Privitak je moguće dodati odabirom opcije Add Attachment, do koje je moguće doći na dva
načina: desnim klikom na odgovarajući korak u stablu projekata (slika 4.13) ili desnim klikom
unutar Step Attachments okvira (slika 4.14). Za drugi navedeni način nužno je da dokument
koraka kojem će privitak biti dodan, bude otvoren u Documents okviru.

31
 Slika 4.13 Dodavanje privitka opcijom iz kontekstnog izborniku u stablu projekata

Slika 4.14 Dodavanje privitka opcijom iz kontekstnog

izbornika u Step attachments okviru

Bez obzira koji način korisnik odabrao, aktivacijom Add Attachment opcije bit će otvoren
prozor za dodavanje privitka (slika 4.15). U prozoru je potrebno kliknuti Browse gumb, pronaći
željenu datoteku na računalu i kliknuti OK.

32
 Slika 4.15 Prozor za dodavanje privitka

Prozor će nakon toga biti zatvoren, a slučaj uspješnog procesa dodavanja dokumenta bit će
vizualiziran dvostruko: novi privitak vidljiv je u listi privitaka unutar okvira Step attachments,
a u stablu projekata se, uz odgovarajući korak, prikazuje ikona spajalice kao znak da je koraku
pridružen minimalno jedan privitak. Ikona spajalice će, osim pored samog koraka kojem je
dodan privitak, biti prikazana i pored grupe koraka i projekta kojim pripada taj korak (slika
4.16).

Slika 4.16 Ikona spajalice u stablu projekta kao oznaka da korak, grupa koraka i projekt sadrže barem jednu
datoteku privitka

Svaki korak može imati neodređen broj privitaka, a svi zajedno su vidljivi u listi Step
attachments okvira, u kojoj je za svaki privitak prikazan i tip datoteke (ukoliko se radi o nekom
standardnom formatu) i njen naziv (slika 4.17). Datoteke nestandardnog tipa je također moguće
dodati kao privitak koraku, ali ih je prethodno potrebno komprimirati (zipati).

33
 Slika 4.17 Lista privitaka za neki korak, prikazana u Step attachments okviru

Privitke je moguće otvoriti i pregledati njihov sadržaj dvostrukim klikom na njihov tip,
nakon čega će biti otvoreni u zadanom programu za pregled tog tipa datoteka. Sadržaj privitaka
moguće je i mijenjati u zadanim programima, pri čemu će takve promjene biti moguće
registrirati/snimiti, a posljedično i sinkronizirati samo u slučaju kada se odnosni korak nalazi u
statusu koji, prema revizorskom radnom procesu, dozvoljava ažuriranje. U suprotnome, ako se
otvara privitak koraka kojemu status ne dozvoljava promjene, onda će korisnik biti upozoren
da sve eventualne promjene neće biti moguće spremiti (slika 4.18).

Slika 4.18 Upozorenje da je korak u statusu gdje nisu dozvoljene izmjene,

te da sve promjene unutar privitka neće biti spremljene

Privitke je moguće i ukloniti odnosno izbrisati, u slučaju da je to iz nekog razloga potrebno.

Uklanjanje privitka moguće je izvršiti desnim klikom na njegov tip i odabirom Remove
attachment opcije iz prikazanog kontekstnog izbornika (slika 4.19).

34
 Slika 4.19 Uklanjanje privitka opcijom iz kontekstnog izbornika u Step attachments okviru

Privitak se može uvrstiti u sam dokument kojemu pripada kao poveznica; potrebno je
odabrati tip privitka i odvući ga na mjesto u dokumentu na kojem se referencira. Ime privitka
će se zapisati u dokumentu kao link (prikazan plavom bojom, podcrtan i uokviren uglatim
zagradama) (slika 4.20). Klikom na link privitak će se otvoriti u odgovarajućem programu,
jednako kao u slučaju kad se privitak otvara iz okvira Step attachments.

Slika 4.20 Ubacivanje privitka kao poveznice u dokument

4.4. Povezivanje koraka s fizičkim dokumentima

U procesu revizije često se još uvijek koriste neki fizički dokumenti koje je potrebno
povezati s elektroničkom dokumentacijom. U navedenu svrhu Tickmark aplikacija nudi
mogućnost registracije vanjskih referenci (engl. External references).

35
 U stablu projekata treba pronaći korak kojem se želi pridružiti određena vanjska referenca,
a zatim desnim klikom aktivirati kontekstni izbornik i u njemu odabrati opciju External
references (slika 4.21). Otvorit će se prozor za upravljanje referencama (slika 4.22).

Slika 4.21 Dodavanje vanjskih referenci određenom koraku projekta

Slika 4.22 Prozor za upravljanje vanjskim referencama

36
 U prozoru je potrebno kliknuti na žuti plus ( ) za dodavanje nove reference. Nakon toga,
polju Step ID automatski se pridružuje ime koraka kojem se dodaje vanjska referenca i to polje
nije moguće mijenjati. Reference ID polje je također predefinirano automatski generiranom
identifikacijskom kraticom, ali ovaj je podatak moguće izmijeniti i unijeti bilo koju
identifikaciju dokumenta prema vlastitoj organizaciji arhiva. U prozoru je još moguće unijeti i
kratki opis dokumenta na kojeg će biti postavljena referenca (slika 4.23).

Slika 4.23 Dodavanje nove vanjske reference

Klikom na OK registrira se nova referenca za odgovarajući korak i vidljiva je u listi

vanjskih referenci unutar okvira External references (slika 4.24).

Slika 4.24 Popis vanjskih referenci (unutar okvira External references) koje su pridružene određenom koraku,
grupi koraka ili cijelom projektu (ovisno o označenom čvoru u stablu projekata)

Na prethodno opisani način moguće je dodati i više vanjskih referenci u jedan korak, a sve
ih je moguće pregledavati koristeći strelice u prozoru za upravljanje vanjskih referencama (slika
4.25). U istom prozoru moguće je i obrisati odabranu referencu, klikom na crveni iks ( ).

37
 Slika 4.25 Strelice za odabir reference

Listu vanjskih referenci projekta moguće je ispisati; odabirom opcije External Refs Listing
u kontekstnom izborniku projekta (slika 4.26) otvorit će se prozor za određivanje opcija ispisa
(slika 4.27).

Slika 4.26 Opcija za ispis liste vanjskih referenci

38
 Slika 4.27 Prozor za odabir opcija pri ispisu

4.5. Ispisivanje dokumenata

Dokumente projekta moguće je ispisati na dva načina.

Prvi način je direktnim odabirom Print document opcije (ikona pisača - ) na alatnoj
traci u Documents okviru u trenutku kad je otvoren dokument koji je potrebno ispisati (slika
4.28).

Slika 4.28 Ispis trenutno otvorenog dokumenta putem alatne trake Documents okvira

Odabirom ove opcije bit će otvoren prozor za ispis dokumenata u kojem je potrebno
odabrati željeni pisač i broj kopija dokumenta koliko ih je potrebno ispisati (slika 4.29).

39
 Slika 4.29 Prozor za ispis dokumenta

Nakon odabira pisača i broja kopija, potrebno je kliknuti na OK čime će biti otvoren novi
prozor sa završnim pregledom dokumenta kakav će biti ispisan (slika 4.30). U alatnoj traci
dobivenog prozora potrebno je kliknuti na ikonu pisača ( ) kako bi ispis bio potvrđen i
dokument ispisan. Ovime će prozor biti zatvoren i moguće je nastaviti s daljnjim radom. U
slučaju da korisnik iz nekog razloga odustane od ispisivanja dokumenta može u dobivenom
prozoru kliknuti Close gumb u alatnoj traci.

Slika 4.30 Završni pregled dokumenta prije ispisa

40
 Drugi način za ispisivanje dokumenata je korištenjem oznaka u P stupcu unutar Projects
okvira (slika 4.31). Ovaj način omogućuje ispis više dokumenata istovremeno. U navedenom
slučaju potrebno je svim dokumentima (odnosno odgovarajućim koracima) koji se žele ispisati,
u P stupcu postaviti kvačicu (za to je dovoljno jednom kliknuti na kvadratić u P stupcu).

Slika 4.31 Ispis više dokumenta istovremeno putem oznaka u P stupcu unutar projektnog stabla

Nakon odabira svih dokumenata za ispis, potrebno je odabrati odgovarajući projekt unutar
Projects okvira desnim klikom te u prikazanom kontekstnom izborniku odabrati opciju Print
selected project documents (slika 4.32). Prethodnoj akciji dalje slijedi odabir pisača i broj kopija
(slika 4.29) i na kraju prozor sa završnim pregledom dokumenta kakav će biti ispisan (slika
4.30). U završnom pregledu svi označeni dokumenti spojeni su u jedan, pa je pregled takvog
objedinjenog dokumenta moguće izvršiti standardnom navigacijom po stranicama.

Slika 4.32 Ispis odabranih dokumenata

41
 U slučaju da nije bio označen niti jedan dokument prije odabira ove opcije, bit će ispisana
odgovarajuća poruka o neuspješnom pokretanju postupka za ispis dokumenata i napomena da
je potrebno označiti dokumente prije ispisa (slika 4.33).

Slika 4.33 Poruka pri skupnom ispisu dokumenata u slučaju kada ne postoji adekvatna oznaka u stupcu P

Da bi dokument bilo moguće ispisati, nužno je da prethodno bude sačuvan odnosno

spremljen. Ako korisnik pokuša ispisati aktivni dokument koji je u međuvremenu ažuriran, bit
će prikazan prozor s odgovarajućom porukom o neuspješnom pokretanju postupka za
ispisivanje (slika 4.34).

Slika 4.34 Poruka upozorenja pri ispisu koja ukazuje na promjene unutar
dokumenta koje prethodno nisu spremljene

42
5. Bilješke s uputama

Bilješke s uputama (engl. Instruction notes) su jednostavan alat za komunikaciju među

članovima tima. Nude mogućnost zapisivanja kratkih bilješki vezanih uz projekt, kao što su
greške otkrivene prilikom pregleda ili dodatna pitanja koje suradnik može imati. Vrlo su
koristan alat za vođenje projekata te dijeljenje znanja i iskustava.
Nakon što jedan korisnik izradi korak, nadređena osoba ga treba pregledati. Ako naiđe na
pogreške, nedostatke i slično, može ostaviti bilješku s uputama što treba promijeniti. Bilješka
je namijenjena osobi koja je korak izradila, ali vidljiva je svim članovima tima.
Bilješke je moguće dodati i uređivati samo ako je odgovarajući korak u statusu In process
ili Edited after review.

5.1. Dodavanje bilješki

Za dodavanje bilješke potrebno je kliknuti na određeni korak desnom tipkom miša i zatim
u otvorenom kontekstnom izborniku odabrati opciju Instruction Notes (slika 5.1).

Slika 5.1 Dodavanje (i pregled) bilježaka s uputama

Po odabiru navedene opcije, prikazuje se prozor Instruction notes management u kojem je

potrebno kliknuti na žuti plus ( ) kako bi bila dodana nova bilješka (slika 5.2).

43
 Slika 5.2 Prozor za upravljanje bilješkama

Nakon pritiska na plus, polje Step ID automatski se popunjava imenom koraka kojem će
biti dodana bilješka. U prozoru je potrebno unijeti kratak tekst koji upućuje na opis glavnog
problema zbog kojega se bilješka otvara, a dodatno treba i odabrati status bilješke (slika 5.3).
Odabirom opcije OPEN bit će naznačeno da je problem otvoren i treba ga riješiti (ova opcija je
po zadanim postavkama označena). Odabirom OK bilješka će biti dodana.

Slika 5.3 Dodavanje nove bilješke

Bilješka je vidljiva na dva mjesta: u stablu projekata je uz korak, odgovarajuću grupu i

dotični projekt vidljiva ikona samoljepljivog listića u stupcu iNotes, a dodatno se lista svih
bilježaka (s kratkim opisima) prikazuje u okviru Instruction notes kada se odgovarajući
dokument selektira. Pri tome, crvenim slovima se prikazuju one bilješke na kojima se još radi
(slika 5.4), dok su zatvorene bilješke vizualizirane zelenim slovima.

44
 Slika 5.4 Notifikacije o postojećim bilješkama u stablu projekata i okviru Instruction notes

5.2. Dodavanje uputa i brisanje bilješki

Za dodavanje uputa bilješci (u sklopu netom otvorene bilješke, ili u sklopu već postojeće i
aktivne bilješke), potrebno je aktivirati bilješku dvostrukim klikom miša unutar okvira
Instruction notes. Ovime će biti otvoren prozor u kojem su ispisane sve dosadašnje upute
(Previous posts), ime korisnika koji je uputu napisao i vrijeme kada je napisana. Ispod liste
prethodnih uputa, smješten je okvir New post u koji je moguće unijeti tekst nove upute. Nakon
unosa teksta potrebno je odabrati Give note čime će biti kreirana uputa i automatski prikazana
u listi uputa u okviru Previous posts. Koristeći ovaj prozor, moguće je razviti kratki dijalog o
problemu i njegovom rješenju (slika 5.5). Za zatvaranje prozora potrebno je kliknuti Close
dialog.

45
 Slika 5.5 Prozor s uputama vezanim uz odgovarajuću bilješku

Na već opisan način moguće je dodati i više bilješki s uputama u jedan korak, a sve ih je
moguće pregledavati koristeći strelice u prozoru Instruction notes management (slika 5.6). U
istom prozoru moguće je i obrisati odabranu bilješku, klikom na crveni iks ( ).

Slika 5.6 Odabir bilješke unutar prozora Instruction notes management

Sve učinjene i spremljene promjene u bilješkama bit će raspoložive ostalim suradnicima na

projektu tek po uspješno obavljenoj sinkronizaciji s poslužiteljem.

46
5.3. Zatvaranje bilješke

Nakon što je odgovarajući problem riješen, bilješku je moguće zatvoriti. Potrebno je u

Instruction notes management prozoru (dohvatljiv desnim klikom miša na opciju Instruction
Notes u kontekstnom izborniku u stablu projekata) ukloniti kvačicu s opcije OPEN, pri čemu
se status bilješke mijenja u CLOSED, a što označava da je problem riješen (slika 5.7).

Slika 5.7 Zatvorena bilješka s uputama (status: CLOSED)

Odabirom OK, bilješka se zatvara. Zatvaranjem bilješke njen se opis u okviru Instruction
notes mijenja iz crvene boje u zelenu (slika 5.8), čime se označava da daljnje uređivanje te
bilješke nije moguće (slika 5.9). U slučaju kada u koraku više nema aktivnih bilješki, nestaju i
ikone samoljepljivog papirića u iNotes stupcu unutar Projects okvira.

Slika 5.8 Bilješka s opisom 'Još jedna bilješka' je otvorena (opis je vizualiziran crvenom bojom). Za razliku
od bilješke 'Nova bilješka s uputama' (opis vizualiziran zelenom bojom), uređivanje je trenutno onemogućeno.

47
 Slika 5.9 Onemogućeno dodavanje novih uputa zatvorenoj bilješci (u statusu CLOSED)

Ako se ipak ukaže potreba za dodatnom komunikacijom unutar bilješke koja je prethodno
zatvorena, ista se najprije mora otvoriti (eksplicitnom promjenom statusa CLOSED u OPEN).

48
6. Status projekta

Projekti, a time i njegovi sastavni elementi (grupe koraka i sami koraci), mogu se nalaziti u
jednome od pet različitih statusa koji pobliže objašnjavaju u kojoj je ukupni projekt fazi.
Pojedino stanje/status direktno određuje i pristupna prava i mogućnosti uređivanja pripadnih
dokumenata. Označavanje statusa olakšava proces revizije i sukladno je Međunarodnim
revizijskim standardima te standardima upravljanja rizicima.
Oznaka statusa vidljiva je u stupcu Status u stablu projekata u Projects okviru i na alatnoj
traci u Documents okviru pri prikazu odgovarajućeg dokumenta (slike 6.1 i 6.2).

Slika 6.1 Prikaz statusa u stablu projekata

Slika 6.2 Prikaz statusa u okviru za pregled dokumenata (u konkretnom prikazu, aktivni dokument čiji naziv
počinje s brojem 100, trenutno se nalazi u statusu Reviewed)

49
 Unutar sustava Tickmark, projektni resursi se mogu nalaziti u sljedećim stanjima/statusima:

- In process ( ) – u izradi; automatski dodijeljen svakom novom projektu, novoj grupi

koraka i novom pojedinom koraku, pri čemu je omogućen rad na povezanim
dokumentima za sve korisnike kojima je dodijeljeno pravo pisanja (WRITE ACCESS).
- Completed ( ) – dovršen; oznaka da je rad na pojedinom koraku završen i da je
odgovarajući dokument spreman za pregled od strane nadređenog suradnika. Ako je
potrebno, moguće je korak ponovno promijeniti u In process za daljnji rad i izmjene.
Tranziciju statusa Completed > In process može aktivirati i sam revizor (tipično u
situaciji kada sam uoči svoju pogrešku) i suradnik koji pregledava/kontrolira dokument
(kada takva tranzicija uobičajeno bude popraćena i stvaranjem bilješke s uputama).
- Reviewed ( ) – pregledan; oznaka da je odgovorna osoba pregledala korak i odobrila
sadržaj dokumenta
- Edited after review ( )– uređen nakon pregleda; ako neki korak nakon pregleda ipak
mora biti dodatno izmijenjen
- Locked ( ) – zaključan; projekt je potpuno završen i više nije dozvoljeno dodatno
uređivanje, čime se osigurava nepromjenjivost podataka od trenutka zaključavanja.

Detalji pravila radnog procesa (vođenja dokumenata i projekta kroz navedene statuse)
opisani su u sljedećim poglavljima, ali i vizualizirani dijagramom stanja u prilogu, na samom
kraju dokumenta (prilog B).

6.1. Promjena statusa

Status uvijek biva određen na razini koraka, točnije pojedinog dokumenta revizije, osim u
slučaju završnog, zaključanog (Locked) statusa koji biva određen na razini projekta. Grupa
koraka poprima status koraka koji je u najranijem statusu razvoja, isto kao što projekt poprima
status grupe koraka koja je u najranijoj fazi razvoja (primjerice ako jedan korak grupe ima status
In process, a svi ostali koraci imaju status Completed, grupa će imati status In process) (vidljivo
na slici 6.1).
Status je moguće promijeniti u Documents okviru klikom na ikonicu pojedinog statusa u
alatnoj traci pri prikazu dokumenta (slika 6.3) ili u kontekstnom izborniku dohvatljivom desnim
klikom miša u polje kartice dokumenta (slika 6.4).
Bitno je napomenuti da su, kod eventualnih promjena statusa dokumenata, korisniku na
raspolaganju isključivo one opcije koje su dozvoljene prema specifikaciji radnoga procesa.
Primjerice, ako je određeni dokument u statusu Reviewed, u tom slučaju opcija In process neće
biti omogućena, jer navedena tranzicija (Reviewed > In process) ne postoji u procesu revizije.
Na slikama 6.3 i 6.4 moguće je primijetiti da postoje opcije za 4 stanja/statusa, pri čemu
nedostaje opcija zaključavanja (Lock). Naime, budući da se zaključavanje radi na razini projekta

50
(predvidivo na samom kraju radnoga procesa), odgovarajuća se opcija nalazi u kontekstnom
izborniku u stablu projekata. Drugim riječima, koraci i grupe koraka se eksplicitno ne
zaključavaju na razini dokumenta, već se to radi posredno završnim zaključavanjem cijelog
projekta.

Slika 6.3 Promjena statusa koraka korištenjem ikona u alatnoj traci; korak je trenutno u stanju Completed

Slika 6.4 Promjena statusa koraka korištenjem opcija u kontekstnom izborniku kartice dokumenta

Prilikom svake promjene statusa otvara se prozor za potvrdu promjene, odnosno nudi se
mogućnost odustajanja od promjene statusa (slika 6.5).

Slika 6.5 Prozor za potvrdu promjene statusa u Reviewed

51
 Pri promjeni statusa u Completed, Reviewed ili Locked, na vrh dokumenta crvenom se
bojom zapisuje novi status, ime korisnika koji je promjenu izvršio i vrijeme kad je došlo do
promjene (slika 6.6).

Slika 6.6 Automatizirano zapisivanje promjene statusa pri vrhu dokumenta

Automatsko zapisivanje promjene statusa u tijelo dokumenta može se onemogućiti

odznačivanjem opcije Log transitions in document unutar Options izbornika unutar Tools
izbornika glavne trake s izbornicima (slika 6.7). Ponovnim odabirom iste opcije moguće je u
bilo kojem trenutku ponovno omogućiti automatsko zapisivanje promjena statusa.

Slika 6.7 Opcija automatskog zapisivanja promjena statusa u tijelo dokumenta

6.2. In process status

Svaki projekt koji je tek kreiran i svi njegovi koraci imaju status In process. Ovaj status
označava da je korak, grupa koraka ili projekt u izradi te svi članovi projektnog tima mogu
raditi na njemu, sukladno svojim dozvolama.

52
 Korak je označen kao In process ikonom u stupcu Status u stablu projekata, kao i na alatnoj
traci u prozoru za uređivanje dokumenata, gdje uz ikonu piše In process. Ikona za oznaku
statusa je crvena olovka ( ).
Korak iz ovog statusa može prijeći jedino u status Completed.

6.3. Completed status

Kada je rad na koraku dovršen i nisu planirane daljnje izmjene, potrebno mu je dodijeliti
status Completed, što znači da je spreman za pregled od strane odgovorne osobe. Ovaj status
moguće je postaviti odabirom opcije Mark as COMPLETED, ponuđene na alatnoj traci
uređivača dokumenta ili u kontekstnom izborniku kartice s imenom koraka u okviru
Documents. Ikona za oznaku statusa je povećalo ( ).
Status Completed onemogućuje daljnje izmjene u sklopu odgovarajućeg koraka pa je,
primjerice, povezani dokument moguće isključivo čitati (i, po potrebi, kopirati dijelove teksta).
Ako je potrebno unositi dodatne promjene, status koraka je potrebno vratiti u In process, a za
to je potrebno odabrati opciju Mark as IN_PROCESS (ikona crvene olovke - ) na alatnoj
traci dokumenta (slika 6.3) ili u kontekstnom izborniku adekvatne kartice (slika 6.4).
Iz statusa Completed, korak može napredovati u stanje Reviewed, u slučaju kada odgovorna
osoba s potrebnim dozvolama (CanReview) pregleda korak i odobri njegov sadržaj.

6.4. Reviewed status

Status Reviewed označava da je dotični korak pregledala i odobrila osoba odgovorna za

reviziju, s potrebnim korisničkim dozvolama odnosno s dodijeljenim pravom CanReview. U
ovom je statusu onemogućeno uređivanje dokumenta i ažuriranje samog koraka.
Kako bi status koraka bio postavljen u Reviewed, potrebno je odabrati opciju Mark as
REVIEWED (ikona zelene kvačice - ) na alatnoj traci uređivača dokumenata (slika 6.3) ili u
kontekstnom izborniku odgovarajuće kartice koraka u okviru Documents (slika 6.4). Da bi
opcija bila dostupna, korak prethodno treba biti u statusu Completed.
Ako su nakon pregleda, odnosno nakon postavljanja statusa u Reviewed, ipak potrebne
izmjene dokumenta, projekt je potrebno postaviti u status Edited after review, kako bi bilo
naznačeno da su promjene dodane naknadno. Nakon toga korak ponovno može napredovati u
Completed, odnosno Reviewed.

53
6.5. Edited after review status

Status Edited after review omogućuje uređivanje dokumenta nakon što ga je pregledala
odgovorna osoba. Ovaj status moguće je postaviti odabirom opcije Edited after review (ikona
olovke preko zelene kvačice - ) na alatnoj traci uređivača dokumenata (slika 6.3) ili u
kontekstnom izborniku odgovarajuće kartice u okviru Documents (slika 6.4).
Ovaj status moguće je postaviti samo ako je korak prethodno bio u statusu Reviewed.

6.6. Locked status

Status Locked je posljednji i konačan status projekta, nakon kojeg više nije moguće unositi
nikakve izmjene u bilo koji dio projekta. Zaključani projekt predstavlja konačnu verziju i može
služiti kao dokaz o reviziji. Jedina promjena koju je moguće napraviti jest dodavanje pristupa
novim korisnicima, za potrebe uključenja novih suradnika u tim. To može biti potrebno kada
se želi novim zaposlenicima dati uvid u projekte, ili kako bi se omogućio pristup u slučaju
nadzora.
Kako bi projekt bio zaključan, svi njegovi koraci moraju imati status Reviewed. Projekt
može zaključati samo korisnik s posebnim pravom CanLock. Potrebno je u Documents okviru
zatvoriti sve kartice koraka koji su dio projekta i u kontekstnom izborniku projekta (u stablu
projekata) odabrati opciju Lock Project (slika 6.8). Oznaka ovog statusa je zeleni lokot ( ).

54
 Slika 6.8 Zaključavanje projekta

6.7. Onemogućene opcije u statusima koji brane promjene u dokumentaciji

Kada je projekt u statusu koji brani promjene (COMPLETED, REVIEWED, LOCKED),

opcije za uređivanje i promjenu projekata, grupa koraka i koraka postaju onemogućene, kako
bi se osigurala nepromjenjivost revizijskih podataka (slika 6.9). Konkretno, u tom statusu je:

 Zabranjeno uređivanje dokumenta,

 Dozvoljeno je kopiranje iz dokumenta (korištenjem opcije za kopiranje na alatnoj traci
ili kratice na tipkovnici ctrl+C),
 Nemoguće dodati prilog, bilješku s uputama i vanjsku referencu,
 Nemoguće mijenjati prilog, ali se može prikazati,
 Ako je grupa u koraku koji brani promjene, nemoguće je dodati novi korak ili obrisati
postojeći. Da bi grupa bila u stanju koje dozvoljava promjene, barem jedan njezin korak
mora biti u takvom stanju.

55
 Omogućena je opcija Manage Access kako bi se moglo dodati nove članove timu za
potrebe uvida u projektnu dokumentaciju.

Slika 6.9 Kontekstni izbornik zaključanog projekta – onemogućene su sve opcije za promjenu

56
7. Sinkronizacija podataka

Sinkronizacija podataka u okviru programskog sustava Tickmark je od iznimne važnosti jer

omogućava paralelni rad više različitih korisnika na zajedničkim projektima. Mehanizam
sinkronizacije podržava očuvanje podataka u oblaku (podaci su sačuvani i u slučaju da računalo
prestane raditi), daje članovima revizorskoga tima mogućnost uvida u međusobni rad, a dodatno
korisniku dozvoljava rad na projektu čak i za vrijeme dok njegovo računalo nije spojeno na
internet.
Sinkronizacija podataka označava razmjenu lokalno pohranjenih podataka i onih na
udaljenom, centralnom poslužitelju u sustavu u oblaku. Njome je moguće iz centralnog sustava
dohvatiti nove podatke koje su npr. unijeli drugi korisnici u međuvremenu (od zadnje uspješne
sinkronizacije), te u centralni sustav poslati sve promjene učinjene na lokalnom računalu (bez
obzira na status internetske veze u vrijeme nastanka tih promjena). Da bi sinkronizacija bila
uspješno izvršena, potrebno je da računalo bude spojeno na internet. Kratki prikaz
sinkronizacije podataka unutar hipotetskog revizorskog projekta, prikazan je na slici 7.1.

Slika 7.1 Prikaz sinkronizacije podataka na jednostavnom primjeru tijeka revizijskog projekta
(crveni krugovi predstavljaju one trenutke u kojima je nužno potrebna veza na internet)

U Projects okviru stupac Sync prikazuje status sinkroniziranosti odgovarajućih resursa s

udaljenim poslužiteljem (slika 7.2). Pri tome, zelena ikona ( ) označava sinkroniziranost
57
lokalnih resursa s poslužiteljem, crvena ( ) ukazuje na to da lokalni dokument/i nije/nisu
sinkroniziran/i, dok narančasta ( ) predstavlja pojavu konflikta (više o konfliktima i kako ih
je moguće razriješiti opisano je u poglavlju Konflikti).

Slika 7.2 Sync stupac unutar okvira Projects

Tickmark aplikacija omogućava sinkronizaciju do razine pojedinog koraka. Drugim

riječima, moguće je odjednom sinkronizirati promjene unutar svih projekata, ali također i
pojedinačno po određenom projektu, određenoj grupi koraka ili pak po određenom koraku.
Sinkronizaciju svih projekata odjednom je moguće izvršiti pri pokretanju Tickmark aplikacije,
ali i u bilo kojem drugom trenutku odabirom Sync all opcije u Project izborniku u glavnoj traci
izbornika (slika 7.3).

Slika 7.3 Sync all opcija kojom je moguće u bilo kojem trenutku izvršiti sinkronizaciju svih projekata

Po odabiru Sync all opcije prikazuje se prozor za autentikaciju i sinkronizaciju (istovjetan

onome koji se prikazuje pri pokretanu aplikacije) (slika 7.4). U dobivenom prozoru korisnik
može odabrati tip sinkronizacije, nakon čega treba pričekati završetak sinkronizacijskog
procesa. Trajanje sinkronizacije ovisi o količini podataka koji se prenose komunikacijskim
kanalom, ali i o kvaliteti internetske veze. Po uspješnoj sinkronizaciji (treba pričekati ključnu
riječ Completed), potrebno je stisnuti gumb OK/Close dialog, čime se zatvara dijalog
sinkronizacije i nastavlja rad u aplikaciji.

58
 Slika 7.4 Prozor za autentikaciju i sinkronizaciju

Postoje dva tipa odnosno „smjera“ sinkronizacije: Commit i Update. Commit predstavlja
slanje svih novih lokalnih podataka u centralni repozitorij kako bi ti podaci bili na raspolaganju
svim ostalim korisnicima koji su uključeni u zajednički rad. Update se koristi za dohvat
najnovijih podataka iz centralnog repozitorija, koji još nisu dohvaćeni u lokalni repozitorij
korisnikovog računala.
Kako bi bio sinkroniziran samo određeni korak, grupa koraka ili projekt, potrebno je u
stablu projekata otvoriti kontekstni izbornik odgovarajućeg resursa (desnim klikom miša na
čvor projekta, grupe koraka ili pojedinog koraka) te u kontekstnom izborniku odabrati opciju
Sync selected only (slika 7.5). Odabir ove opcije rezultirat će prikazom standardnog prozora za
autentikaciju i sinkronizaciju (slika 7.4).

Slika 7.5 Sinkronizacija određenog koraka, grupe koraka ili projekta korištenjem opcije Sync selected only

59
8. Konflikti

Konflikt označava slučaj u kojem je došlo do direktnog preklapanja u radu dvoje korisnika
na istom dokumentu, pri čemu mehanizam sinkronizacije ne može jednoznačno odrediti
„ispravnu“ verziju dokumenta. U takvom scenariju sinkronizacija se ne može u potpunosti
provesti, pa je potrebno pristupiti razrješavanju konflikta.
U nastavku teksta opisan je jednostavni primjer scenarija u kojem nastaje konflikt.
Pretpostavimo da jedan korisnik u revizorskom timu, radeći na zajedničkom projektu, izmijeni
određeni dokument (pridružen nekom koraku) i sinkronizira svoje promjene aktiviranjem
opcije Commit. Pretpostavimo nadalje da istovremeno neki drugi korisnik iz istoga tima uređuje
isti dokument na svojem lokalnom računalu i, po završetku rada, pokušava sinkronizirati svoje
promjene sa centralnim poslužiteljem. U ovome slučaju, na poslužitelju će biti uočeno da bi
izvršavanje Commit naredbe značilo poništenje podataka prvog korisnika, bez da drugi korisnik
uopće zna za te podatke. Stoga će poslužitelj zaustaviti ovaj tip sinkronizacije, a drugom
korisniku će biti ispisana obavijest o neuspješnoj Commit sinkronizaciji (slika 8.1).

Slika 8.1 Neuspješna sinkronizacija (Commit), potencijalni konflikti

Korisnik u navedenom slučaju, nakon pojave prikazane pogreške, može opravdano

sumnjati u pojavu konflikta. Tada prvo mora dohvatiti aktualne podatke s poslužitelja, odnosno
aktivirati Update sinkronizaciju (vezano uz prethodno opisani scenarij, ovo će značiti i dohvat
izmjena koje je unio prvi korisnik). Odmah po završetku ove sinkronizacije, u Projects okviru
u Sync stupcu narančastim će uskličnikom ( ) biti označeni projekt, grupa koraka i sami korak
u kojem je došlo do konflikta (slika 8.2).

60
 Slika 8.2 Oznaka u stablu projekata koja ukazuje na pojavu konflikta

Konflikt je potrebno razriješiti kako bi bilo moguće nastaviti s radom na dotičnom projektu
i nesmetano izvršavati daljnje sinkronizacije. Razrješavanje konflikata započinje otvaranjem
kontekstnog izbornika u stablu projekata (desni klik miša na korak za koji je registriran
konflikt). U prikazanom kontekstnom izborniku potrebno je odabrati opciju Document conflict
resolution... (slika 8.3).

61
 Slika 8.3 Aktiviranje opcije za razrješavanje konflikta

Po odabiru navedene opcije, otvara se prozor za razrješavanje konflikata (slika 8.4). U tom
prozoru moguće je pregledavati obje verzije dokumenta (korisničke promjene u konfliktu), kao
i posljednju „stabilnu“ verziju (verziju prije promjena koje su dovele do konflikta). Navedene
verzije dokumenata korisniku su omogućene kroz tri ponuđene kartice:

 Mine (moja) kartica sadrži verziju dokumenta nastalu na lokalnom računalu korisnika
koji razrješava konflikt
 druga kartica sadrži verziju drugog korisnika koji „sudjeluje“ u konfliktu, a naziv joj
čini korisničko ime autora i točno vrijeme postavljanja te verzije na centralni poslužitelj
 Base (osnovna) kartica sadrži posljednju stabilnu verziju

Osim samoga pregleda sadržaja, dokumente je moguće i izmijeniti po želji. Omogućeni su

svi alati za uređivanje teksta, a korisnik može izmijeniti bilo koju verziju te na taj način izraditi
potpuno novi dokument na temelju onih ponuđenih.

62
 Slika 8.4 Prozor za razrješavanje konflikata

Ako razrješavanje konflikta nije moguće jednostavnim odabirom ispravne verzije

dokumenta, već korisnik mora dodatno urediti neku od ponuđenih verzija, sve promjene je
potrebno spremiti odabirom odgovarajuće Save opcije pri dnu prozora (pri tome, uvijek je
omogućen samo onaj Save gumb koji sprema promjene u trenutno odabranoj kartici/verziji).
Nakon odabira/izrade verzije dokumenta koja je ispravna i koja predstavlja dokument bez
konflikata, potrebno je odabrati odgovarajuću Use opciju pri dnu prozora. Ovom opcijom
zadržava se samo ona odabrana verzija dokumenta, dok će ostale dvije biti nepovratno
pobrisane. Zbog toga se od korisnika, koji ovime zapravo razrješava konflikt, dodatno traži
završna potvrda o namjeri razrješavanja konflikta odabranom verzijom (slika 8.5, 8.6 i 8.7).

63
 Slika 8.5 Prozor za potvrdu razrješavanja konflikta verzijom dokumenta iz Mine kartice

Slika 8.6 Prozor za potvrdu razrješavanja konflikta verzijom dokumenta drugog korisnika (iz druge kartice)

Slika 8.7 Prozor za potvrdu razrješavanja konflikta verzijom dokumenta iz Base kartice

Pritiskom Yes gumba korisnik potvrđuje svoju odluku, nakon čega se ispisuje obavijest o
uspješnosti razrješavanja konflikta (slika 8.8). Korisnik se može uvjeriti da konflikta više nema
provjerom stabla projekata, u kojemu više ne bi trebala postojati oznaka konflikta pored onih
čvorova koji su prije registrirani kao konfliktni. Međutim, uz te iste čvorove bit će prikazana
crvena ikona ( ) koja ukazuje da se navedena promjena, odnosno netom razriješeni konflikt,
obavezno mora sinkronizirati s poslužiteljem.

64
 Slika 8.8 Obavijest o uspješnom razrješavanju konflikta

Konflikti se u okviru aplikacije Tickmark mogu dogoditi i izvan razine uređivanja

tekstualnih dokumenata. Naime, konflikt može nastati i u tzv. meta-podacima, primjerice kada
dva ili više korisnika istodobno mijenjaju status koraka, ažuriraju vanjske reference, iste
bilješke s uputama, i slično. Ovakvi konflikti razrješavaju se automatski na poslužitelju, u
skladu s internim aplikacijskim pravilima, a na temelju dobre prakse iz svih sličnih
raspodijeljenih sustava.

65
9. Ostale funkcionalnosti i specifičnosti

9.1. Promjena lozinke

Nakon inicijalne prijave u sustav Tickmark s dodijeljenim kredencijama (korisničko ime i

pristupna lozinka), preporuka je izvornu lozinku odmah promijeniti zbog sigurnosnih razloga.
Za promjenu lozinke potrebno je odabrati Change password opciju unutar Tools izbornika
u glavnoj traci izbornika (slika 9.1).

Slika 9.1 Change password opcija kojom je moguće postaviti novu pristupnu lozinku

Nakon odabira ove opcije bit će prikazan prozor za promjenu lozinke (slika 9.2). U
prikazanom prozoru potrebno je unijeti korisničko ime, trenutnu lozinku i prijedlog nove
lozinke. Sva tri polja je nužno ispuniti, stoga su označena crvenim uskličnikom ( ) dokle god
su odgovarajuća unosna polja prazna. Nakon unosa svih potrebnih podataka, potrebno je
kliknuti OK za promjenu lozinke. U slučaju kada korisnik ipak želi odustati od promjene,
moguće je u bilo kojem trenutku prozor zatvoriti opcijom Cancel.

66
 Slika 9.2 Prozor za promjenu lozinke

Pritiskom OK gumba, bit će izvršena provjera unesenih podataka i ispisana odgovarajuća

poruka – ako su svi podaci ispravno unijeti i ako je zamjena uspješno obavljena, prikazuje se
odgovarajuća poruka o uspješnom rezultatu akcije (slika 9.3), u protivnom se ispisuje poruka
pogreške (slika 9.4). Najčešći uzrok neuspješne promjene lozinke obično je neispravna aktualna
(trenutno važeća) lozinka ili neispravno korisničko ime.

Slika 9.3 Poruka o uspješnoj promjeni lozinke

Slika 9.4 Poruka o neuspješnoj promjeni lozinke

67
9.2. Lista izbrisanih koraka

Za svaki projekt moguće je vidjeti listu izbrisanih koraka, uz uvjet da su brisanja prethodno
sinkronizirana s poslužiteljem. Listi se pristupa odabirom opcije Step Deletion List u
kontekstnom izborniku projekta (slika 9.5).

Slika 9.5 Opcija Step deletion list u kontekstnom izborniku projekta

U listi je prikazano ime korisnika i vrijeme kada je pojedini korak obrisan. Međutim, ne
prikazuje se ime koraka, već njegov datotečni kod (slika 9.6). Za mapiranje kodova s pravim
imenima obrisanih koraka potrebno je kontaktirati Tickmark support i zatražiti uslugu
restauracije.

68
 Slika 9.6 Lista izbrisanih koraka projekta Revizorski projekt

9.3. Alati za informacije o aplikaciji i pomoć korisnicima

U izborniku Help na glavnoj izbornoj traci aplikacije stoje opcije za pristup alatima za
pomoć pri korištenju aplikacije. Korisnicima su na raspolaganju:
- službeni FAQ forum na kojem korisnici imaju mogućnost postavljanja vlastitih pitanja,
- službeni YouTube kanal,
- digitalni priručnik za korištenje aplikacije.

Slika 9.7 Mogućnosti izbornika Help

69
10. Modul Log – praćenje aktivnosti korisnika

Korisnici Tickmarka u mogućnosti su, prilikom ugovaranja ili promjene plana/usluge,

odabrati licencu koja sadrži modul Log. Korisnicima takve licence aplikacija Tickmark nudi
dodatnu mogućnost detaljnog praćenja svih aktivnosti koje se odvijaju tijekom rada na svim
projektima revizije. Modul Log na uvid pruža informacije o vremenskom slijedu aktivnosti, pri
čemu svaka (s poslužiteljem sinkronizirana) promjena nekog dokumenta, uz sebe veže
eksplicitan zapis o vrsti i autoru promjene. Na taj je način uvijek moguće jednoznačno utvrditi
kada je i što unutar projekta bilo odrađeno, a, po potrebi, i restaurirati kompletnu povijest rada
na određenom projektu.
Zapisi aktivnosti prikazuju se u posebnom okviru imena Activity logs koji se pojavljuje
ispod okvira Step attachments (slika 10.1). Pri tome, vidljivošću ovoga okvira može se
standardno upravljati putem izbornika View (u glavnoj izborničkoj traci aplikacije), koji u ovom
slučaju dodatno sadrži opciju Show Log Box (slika 10.2).

Slika 10.1 Aplikacija Tickmark s licencom koja uključuje modul Log prikazuje
dodatni okvir Activity logs sa zapisima aktivnosti na projektima

70
 Slika 10.2 Osim standardnih okvira za prikaz privitaka, eksternih referenci i bilješki s uputama,
Tickmark ima mogućnost uključivanja okvira za prikaz log zapisa

Okvir Activity logs u sebi sadrži dvije kartice, od kojih svaka predstavlja posebnu vrstu
dnevničkih zapisa koja se može pregledavati i analizirati. Ukoliko je cilj pregledavati
informacije o datotečnim resursima projekta, odabire se kartica Action Log, a ako su od
posebnog interesa provedene tranzicije stanja/statusa unutar projekta, tada se odabire kartica
Transition Log.

10.1. Analiza zapisa akcija (Action Log)

U kartici Action Log prikazuju se zapisi akcija na razini datotečnog sustava. Ovi zapisi
sadrže vremensku značku, autora, vrstu akcije i identifikator resursa koji je predmet navedene
akcije. Svi zapisi odnose se na trenutno označeni čvor u projektnom stablu. Ako je označen
jedinični korak, tada će biti prikazani svi zapisi vezani za taj specifični korak. S druge strane,
ako je u stablu označen vršni čvor samoga projekta, tada će se u kartici Action Log prikazati svi
zapisi vezani za taj projekt, što direktno uključuje sve zapise relevantne za sve sadržane korake.
Primjer zapisa u kartici Action Log prikazan je na slici 10.3.

71
 Slika 10.3 Primjer dnevničkih zapisa u kartici Action Log

Svaki zapis akcije može se detaljno razložiti po svojim komponentama kako slijedi:

 Time – vrijeme akcije (vrijeme kada je odgovarajuća akcija registrirana na

poslužitelju)

 Author – korisničko ime suradnika na projektu koji je generirao prikazanu akciju

 Action – tip akcije koja je provedena i registrirana:

o Add – Stvaranje (do tada nepostojećeg) resursa (direktorija i/ili datoteke
koji su vezani za određeni dio projekta)
o Modify – Promjena postojećeg resursa
o Delete – Brisanje postojećeg resursa

 Revision – broj revizije, odnosno interni identifikator sinkronizacije kojom je

registrirana odgovarajuća promjena: ovaj broj kontinuirano raste s vremenom i
novim sinkronizacijama.

 Resource ID – niz koji sadrži 8 znakova, dodatno smješten u uglate zagrade, koji
jednoznačno određuje datotečni resurs

 Resource Type – posljednji podatak zapisa koji detaljnije pojašnjava na kojem je

dijelu projekta napravljena promjena. Mogućnosti su sljedeće:
o Project folder – vršni direktorij projekta
o Project manifest – datoteka s osnovnim informacijama o projektu
o Project info data – meta-podaci projekta
o Project access rights – prava pristupa na vršnom dijelu projekta

72
 o Step group folder – direktorij odgovarajuće grupe koraka
o Step group info data – meta-podaci za odgovarajuću grupu koraka
o Step group access rights – prava pristupa za odgovarajuću grupu koraka
o Step group document body – sadržaj datoteke odgovarajuće grupe koraka

o Step folder – direktorij odgovarajućeg (jediničnog) koraka

o Step info data – meta-podaci za odgovarajući (jedinični) korak
o Step access rights – prava pristupa za odgovarajući (jedinični) korak
o Step document body – sadržaj datoteke odgovarajućeg (jediničnog) koraka
o Step attachment – privitak odgovarajućeg (jediničnog) koraka

Na temelju prethodno navedene taksonomije, lako je analizirati dnevničke zapise (engl.

logs). Primjerice, prvi zapis sa slike 10.3 potvrđuje da je provedenom sinkronizacijom (internog
identifikatora 2658), u točno navedeno vrijeme, eksplicitno navedeni korisnik ažurirao
pristupna prava za trenutno označeni jedinični korak čiji je identifikator resursa f0f1n3j4.
Dodatno je moguće utvrditi da je to posljednja uspješno provedena promjena na tome koraku,
budući da se odgovarajući zapis akcije nalazi na samom vrhu liste unutar kartice Action Log.
S obzirom da se u sučelju aplikacije, nakon provedene sinkronizacije, uvijek prikazuje
najnovija verzija nekog dokumenta, to nije moguće pregledati sadržaj (ili meta-podatke) iz neke
prethodne verzije. Vezano uz prethodni primjer, za odgovarajući korak identifikatora f0f1n3j4,
moguće je pregledati isključivo trenutno važeća pristupna prava (putem dijaloga Access
Control), no putem sučelja nije moguće utvrditi koje su točno posljednje promjene učinjene.
Međutim, ukoliko je takva informacija potrebna, može se zatražiti i dobiti od tehničke
podrške (Tickmark Support), koja je u stanju isporučiti sve zatražene verzije dokumenata
na zahtjev ovlaštene osobe.
Primjer analize zapisa akcija može se vizualizirati na slici 10.4, uz pretpostavku da su od
posebnog interesa privitci koji se prilažu odgovarajućem koraku (jednostavnosti radi, neka to i
dalje bude korak s identifikatorom f0f1n3j4).

73
 Slika 10.4 Zapisi akcija za specifični (trenutno označeni) korak: posebno su označeni
zapisi koji se odnose na sve promjene vezane za privitke ovoga koraka

Budući da su prikazani apsolutno svi zapisi vezani za odgovarajući korak (u protivnom bi

na desnoj strani okvira Activity logs bila vidljiva traka za premotavanje – engl. scroll bar),
mogu se izdvojiti oni koji sadrže sljedeći tip resursa: Step attachment. Ova četiri zapisa, dakle,
odnose se na rad s privitcima u sklopu analiziranog koraka. Gledajući odozdo prema gore, može
se zaključiti da je privitak (imena Prihvaćanje i zadržavanje angažmana.docx) pridružen
koraku u reviziji 1522, da je isti izmijenjen od strane drugog suradnika u reviziji 1667, te
konačno i pobrisan u reviziji 1668. Isti korisnik koji je uklonio navedeni privitak koraka, u
sklopu iste sinkronizacije (revizija 1668) pridružio je koraku novi privitak imena Prihvat
angažmana.docx. Budući da je to posljednji zapis vezan uz privitke, ujedno predstavlja i
aktualno stanje privitaka za dotični korak – u okviru Step attachments nalazi se točno jedan
privitak s točno navedenim imenom (slika 10.4).
Identifikator resursa, koji se u zapisu akcije nalazi u uglatim zagradama, uvijek se odnosi
na trenutno označeni čvor u projektnom stablu, što znači da se može odnositi na pojedinačni
korak, grupu koraka ili sami projekt. Korisnik je u mogućnosti uvjeriti se u točan naziv
koraka/grupe/projekta jednostavnom provjerom zapisa Resource ID u projektnom stablu. Slika

74
10.5 prikazuje slučaj kod kojega je vidljivo da zapisi akcija s identifikatorom f0f1n3j4
odgovaraju koraku 120 Prihvaćanje zadržavanje angažmana, neovisnost, ugovor o reviziji.docx
koji se nalazi unutar jedinstvenog nadređenog projekta.

Slika 10.5 Identifikator resursa (Resource ID) u projektnom stablu i kao dio zapisa akcije u kartici Action Log

Primjer analize zapisa akcija na višoj razini, točnije na vršnom čvoru projekta, prikazan je
na slici 10.6.

Slika 10.6 Prikaz zapisa akcija vezanih za kompletni projekt (razne akcije provedene u istoj sinkronizaciji)

75
 Slika 10.6 prikazuje zapis akcija u kartici Action Log u slučaju kada je u stablu projekata
trenutno označen projektni čvor. Posljedično, lista akcija je poduža jer sadrži zapise svih akcija
koje su provedene tijekom višekorisničkog rada na tom projektu. U prikazu je izdvojen dio
akcija koje su registrirane tijekom iste sinkronizacije (s identifikatorom 1522), s time da sve
predstavljaju inicijalno stvaranje resursa (Add). Konkretno, moguće je uočiti akcije stvaranja
samog projekta (Project folder), stvaranja inicijalnih prava pristupa projektu (Project access
rights), stvaranja grupe koraka (Step group folder), stvaranja inicijalnih meta-podataka grupe
(Step group info data), stvaranja pojedinačnih koraka (Step folder), stvaranja inicijalnih meta-
podataka koraka (Step info data) te stvaranja početnih verzija dokumenata (Step document
body). Ako se dodatno analiziraju vremenske oznake prikazanih akcija, koje zapravo
predstavljaju isto registrirano vrijeme promjena, lako se zaključuje da su sve navedene akcije
rezultat stvaranja novog projekta. Naime, prikazani slučaj jednoznačno određuje scenarij u
kojemu je korisnik lokalno organizirao kompletnu strukturu novoga projekta, te sve inicijalne
postavke odjednom sinkronizirao s poslužiteljem.
Dodatni primjer prikazan je na slici 10.7. U tom primjeru očigledno je da se sve prikazane
akcije odnose na promjenu (Modify) prava pristupa, i to na razini cijeloga projekta (zato jer se
u zapisima nalaze akcije koje se odnose i na projekt, i na grupu koraka i na pojedinačne korake:
Project access rights, Step group accesss rights, Step access rights). Isto tako, s obzirom da se
radi o kumulativnoj promjeni (ista sinkronizacija s identifikatorom 2703), može se zaključiti da
je dotični korisnik radio u dijalogu Access Control, te da je odgovarajuće promjene u pravima
pristupa propagirao kroz cijeli projekt.

Slika 10.7 Zapisi akcija koji ukazuju na promjenu (Modify) prava pristupa (access rights)

10.2. Analiza tranzicija statusa (Transition Log)

Za razliku od kartice Action Log koja prikazuje listu akcija na razini datotečnog sustava, u
kartici Transition Log nalaze se zapisi koji se isključivo odnose na promjene statusa/stanja
koraka, grupe koraka ili projekta. U skladu sa standardiziranim revizijskim procesom, svaki

76
projektni resurs prolazi kroz dozvoljeni niz stanja (detalji u poglavlju 5), pri čemu je početni
status uvijek In_Process, a završni Locked – u kojemu su sve naknadne promjene zabranjene,
pa posljedično i onemogućene. I u ovoj kartici lista zapisa ovisi o trenutno označenom čvoru u
projektnom stablu, pa će označavanje vršnog projekta rezultirati prikazom svih tranzicija
statusa koje su (implicitno!) izvedene na odgovarajućem projektu. Implicitna promjena statusa
odnosi se na projekt ili grupu koraka, budući da se kod njih tranzicija statusa određuje na
temelju statusa svih sadržanih koraka. Slika 10.8 prikazuje primjer zapisa u kartici Transition
Log za proizvoljno označeni projekt.

Slika 10.8 Zapisi akcija u kartici Transition Log za označeni projektni čvor: lista zapisa sadrži tranzicije statusa
odnosno prijelaze projekta kroz različita stanja radnog procesa. Posebno je izdvojen i vizualiziran zapis kojim je
projekt implicitno „kompletiran“ po prvi put.

Svaki zapis tranzicije statusa može se detaljno razložiti po svojim komponentama kako
slijedi:

 Local time – lokalno vrijeme provedene tranzicije statusa

 User – korisnik koji je promijenio status koraka (eksplicitno) ili grupe/projekta

(implicitno)

 Transition – Provedena tranzicija (u formatu Status_prije → Status_poslije)

Za razliku od kartice Action Log, u kartici Transition Log se najstariji zapis prikazuje na
vrhu liste. Očekuje se da će prvi zapisi sadržavati tranziciju NO_STATUS → IN_Process, što

77
efektivno predstavlja stvaranje resursa i postavljanje u inicijalni status In_Process. Svi ostali
zapisi trebali bi sadržavati samo one tranzicije koje su dozvoljene prema standardiziranom
revizijskom radnom procesu. Na slici 10.8 vidljivi su zapisi koji prikazuju trenutke u kojima je
projekt više puta mijenjao stanja iz In_Process u Completed i obratno. Radi se o scenariju kada
jedan ili više suradnika na određenom projektu iterativno ažuriraju dokumente, prije no što će
isti zadovoljiti uvjete za status Reviewed (iako je u projektnom stablu vidljivo da projekt jest u
statusu Reviewed, prikazan je samo početni dio zapisa tranzicija statusa).
Konačno, slika 10.9 prikazuje označeni korak (s imenom 132 Početni revizijski angažmani
– POČETNA STANJA.docx) koji je dijelom prethodno zaključanog projekta (u statusu Locked).
U kartici Transition Log prikazana je kratka lista zapisa tranzicija statusa koja otkriva točan
vremenski slijed provedbe dotičnog koraka kroz revizijski radni proces. Moguće je utvrditi da
je na odgovarajućem koraku radilo ukupno četiri suradnika, pri čemu je lako zaključiti koji su
od njih imali prava pregleda i zaključavanja. Isto tako je moguće, na temelju vremenskih zapisa,
utvrditi distribuciju relevantnih akcija za vrijeme trajanja rada na projektu.

Slika 10.9 Zapisi tranzicija statusa otkrivaju detalje o vođenju koraka (grupe, projekta) kroz standardizirani radni
proces: u prikazanom slučaju, korak je dva puta bio „kompletiran“ prije no što je pregledan i u konačnici
zaključan.

Modul Log je vrlo koristan alat za sve revizorske timove kojima je bitna mogućnost
preciznog nadgledanja tijeka rada na projektu. Zapisi koje se nude na razini datotečnih akcija i
na razini tranzicija statusa omogućavaju sinergijski efekt – egzaktnu analitiku projekata,
uključujući uvid u dinamiku rada i učinkovitost svih članova tima.

78
Prilog A – struktura projekta

79
Prilog B – dijagram stanja radnog procesa

80