Notulen (concept)

Vereniging van Eigenaars Stadionkade 36-39

Notulen van de algemene ledenvergadering, gehouden dinsdag 15 november 2016, aanvang 19.30.

Totaal aantal stemmen 8; aantal stemmen vertegenwoordigd 7

Aanwezig
De heer R. Arndts en/of Mevrouw E.M. Boyd
Mevrouw D. Boomgaardt en/of De heer M.P.M.J. Neuprez
Mevrouw I.M. van Loon
De heer J.J. Pool en/of Mevrouw T.C. Ernsting
Mevrouw B.F. Vegting
De heer R. de Boer
De heer T. Muller, volmacht voor P.B Braun
Afwezig
J.A. Bakker Beheer B.V.

1. Opening door voorzitter en vaststelling quorum

De heer Arndts opent de vergadering om 19.40.
De heer T. Muller vertegenwoordigt mevrouw P.B. Braun.
Bakker Beheer BV is niet vertegenwoordigd.

De voorzitter stelt aan de hand van de getekende presentielijst vast dat 7 van de 8 uit te brengen
stemmen in persoon dan wel bij volmacht vertegenwoordigd zijn. Er kunnen dus tijdens de
vergadering rechtsgeldige besluiten worden genomen.

2. Mededelingen
Er zijn geen mededelingen.

3. Ingekomen stukken
De ingekomen stukken van Mevrouw Braun worden behandeld bij agendapunt 6 en 10.

4. Verslag van de ALV 13 april 2016

Pagina 3 punt 5b. De door de oud eigenaar van 38-2 betaalde schadevergoeding (€ 2.723) kan
worden toegevoegd aan de reserve groot onderhoud.

Pagina 3 punt 7 extra bijdrage van € 5.000 aan reserve groot onderhoud. De vergadering verschilt
van mening of over een extra bijdrage van € 5.000 in 2017 al dan niet op nieuw gestemd moet
worden. Dit punt zal aan de orde komen in voorjaarsvergadering 2017 bij het vaststellen van de
begroting 2017.

Er zijn vanuit de vergadering verder geen op- of aanmerkingen op deze notulen, waarna deze worden
goedgekeurd en vastgesteld.

Bespreking van de actielijst:

- Evaluatie Minerva Vastgoedbeheer: in voorjaarsvergadering 2017
- Mevrouw Van Loon stuurt gearchiveerde notulen uiterlijk 1 februari 2017 naar Minerva voor
publicatie in TWINQ
- MJOP actualiseren / vernieuwen: in voorjaarsvergadering 2017
- Verbouwingsprotocol = afgerond

1
 - Volledig inzicht in stookkosten = afgerond
- Alternatieve schoonmaak offerte = afgerond
Volgens opgevraagde offerte € 159 per maand. We betalen nu € 84,50 per maand. Het
bestuur wil verder met de huidige schoonmaker. Nog geen oplossing voor het feit dat de
schoonmaker geen sleutel heeft. Nog geen oplossing voor het poetsen van het messing op het
bellenpaneel.
- Incasso’s voorschotten voor 2016 invoeren.
bespreken met Minerva in voorjaarsvergadering 2017
- Toegangscode TWINQ = afgerond
- Braun / Muller: Projectvoorstel dubbel glas / gedeeltelijk vervangen kozijnen: in
voorjaarsvergadering 2017
- Neuprez / Van Rozelaar: werkbestek opknappen trappenhuis: in voorjaarsvergadering 2017
- Nader uitwerken HHR = afgerond
- Pool: projectvoorstel vloer isolatie = ingetrokken
- De heer Meul informeren over vergaderbesluit = afgerond

5. Afrekening schilderwerk voorgevel en stand van zaken onderhoudsfonds.

Alle facturen zijn betaald; het budget is niet overschreden.
De stand van het onderhoudsfonds op 27/10/2016 is € 6.495. Dit is exclusief de door de oud
eigenaar 38-2 betaalde schadevergoeding van € 2.723.

6. Voorstel nieuw Huishoudelijk Reglement met bijbehorend Verbouwingsprotocol

Het bestuur geeft een toelichting: het voorliggende Huishoudelijk Reglement met bijbehorend
verbouwingsprotocol is grotendeels gelijk aan een door Minervabeheer ter beschikking gesteld
Huishoudelijk Reglement en Verbouwingsprotocol. Een aantal artikelen zijn aangepast naar de
situatie van ons gebouw.

De vergadering spreekt over de handhaving van de bepalingen in het HR en

Verbouwingsprotocol. Het bestuur licht toe dat de bepalingen letterlijk genomen moeten
worden in de zin dat wanneer een gebruiker een regel niet in acht neemt en een (andere)
eigenaar hier last van heeft, de betreffen de gebruiker de regel direct wel moet respecteren. Er is
dus niet een afzonderlijk besluit / bespreking in de vergadering nodig.

De vergadering spreekt over de reikwijdte van het begrip gebruiker. De bepalingen zien op iedere
gebruiker die binnen het gebouw is.

Mevrouw Braun heeft voorgesteld om het gebruik van de fietsenkleder als volgt te regelen: per
appartement mag er niet meer dan één fiets worden gestald. Het voorstel wordt besproken en
niet door de vergadering overgenomen.
De heer Pool stelt voor om het gebruik / functioneren van het HR en Verbouwingsprotocol als
vast agendapunt op iedere Vergadering te bespreken.

Besluit: het Huishoudelijk Reglement en bijbehorend Verbouwingsprotocol wordt bij acclamatie

goedgekeurd.

7. Planning renovatie balkons voorgevel 37-1 en 38-1

Volgens het inspectierapport hoeven de draagbalken niet vervangen te worden. Minervabeheer
zal offertes opvragen. Meer nieuws volgt in de voorjaarvergadering.
2
8. Opknappen trappenhuis
De Heer Neuprez en mevrouw Van Rozelaar zijn actief met het opstellen van het werkbestek. Ze
zullen met Minervabeheer een aantal recent opgeknapte trappenhuizen in de buurt bezoeken.
Voor de voorjaarsvergadering zullen ze een projectvoorstel naar de leden versturen.

9. Voorstel om een (gratis) energieadvies te vragen voor ons gebouw

De vergadering is akkoord. Het bestuur zal een afspraak maken met de gemeente.

10. Stand van zaken mogelijk vervangen van kozijnen en plaatsen dubbel glas
Mevrouw Braun heeft twee stukken ter informatie naar de leden gestuurd (optie plaatsen dubbel
glas in bestaande kozijnen). Dit project is een initiatief van mevrouw Braun waar mogelijk nog
andere leden aan mee willen doen. De heer Pool is geïnteresseerd. Het project wordt voorbereid
en betaald door initiatiefnemers. Het project wordt aanbesteed en uitgevoerd door de VvE. Er is
nog niet sprake van een uitgewerkt project ( zie Huishoudelijk Reglement artikel 16
Verbouwingsplannen) op basis waarvan de ledenvergadering het bestuur toestemming kan
verlenen om het project uit te voeren. In de vergadering wordt opgemerkt dat het bestuur pas
opdracht aan een aannemer kan geven op het moment dat de begrote aanneemsom op de
rekening van de VvE staat.

De heer Muller / mevrouw Braun zullen in de voorjaarsvergadering met een voorstel komen en
zullen andere leden die belangstelling hebben voor het plaatsen van dubbel glas daarbij
betrekken.

11. Rondvraag
Mevrouw Boomgaardt gaat TL lampje entree vervangen.

De heer Pool merkt op dat sinds oktober 2016 eigenaren direct aan Waternet betalen. In de VvE
voorschottenbedragen zit een bedrag bestemd voor waterkosten. In de maanden oktober,
november en december 2016 betalen eigenaren zonder watermeter als het ware dubbel. Bij de
afrekening 2016 zal dit te veel betaalde bedrag worden verrekend.

De heer Pool brengt in dat de VvE (en iedere eigenaar) een verplichting heeft om loden
waterleidingen te vervangen. Dit is een aandachtspunt bij grote verbouwingen. Zie ook punt G
van het Verbouwingsprotocol: de beheerder zal in alle gevallen dat liggende waterleidingen en
verticale stijgleidingen toegankelijk zijn, willen beoordelen of reparatie of vervanging
noodzakelijk is.

12. Voortgang rekening en verantwoording kachelkosten tot en met 30 september 2016

De Kachel Kascommissie (Edo Bakker namens VvE A, Anton van Broeckhuysen namens VvE B en
Dike Boomgaardt namens VvE C) hebben in juni de jaarrekening 2015 en begroting 2016
opgemaakt en naar aanleiding daarvan een actielijst voor de heer Sellmeijer opgesteld. De ISTA
berekening was op dat moment nog niet ontvangen.

In oktober heeft Dike Boomgaardt een tussenbalans opgesteld met als balansdatum 30
september 2016. Dit om te bekijken of de actiepunten al dan niet zijn uitgevoerd.
3
De tussenbalans en rapportage op de actiepunten zijn verstuurd naar de Kachel Kascommissie.
De andere twee leden van de kascommissie hebben niet inhoudelijk gereageerd. Dike
Boomgaardt heeft telefonisch overlegd met Edo Bakker. Deze vertelde dat VvE B het technisch
en administratief beheer uit het takenpakket van hun bestuurder / beheerder de heer Sellmeijer
zal halen. Het was nog niet bekend op welke wijze na 1 januari 2017 het technisch en
administratief kachelbeheer uitgevoerd zal worden.

De volgende concept stukken worden uitgedeeld in de ledenvergadering:

- balans kachelrekening 30 september 2016
- rekening courant gebruikers 30 september 2016
- voorschotbetalingen 2016

Dike Boomgaardt licht de stukken toe en noemt de belangrijkste conclusies:

a. geen actief incassobeleid / facturen worden niet verstuurd
Op 30/09 is er € 3.369 aan achterstallige voorschotten 2016. Dit is 11% van totaal te ontvangen
tot en met 30/09. Er staat een hoog bedrag aan (zeer) oude vorderingen voor ISTA afrekening
stookkosten open: € 1.976 (2013) + € 1.022 (2014) + € 464 (2015) nog door gebruikers te betalen
ISTA afrekeningen stookkosten.

Op 3/09 is er ruim € 7.000 uitgegeven aan onderhoudskosten stookinstallatie. In vergelijking met

voorgaande jaren is dit 3 keer zo hoog. Dit bedrag moet (ieder voor 1/3) gefactureerd worden
aan VvE A, VvE B en VvE C. Op 30/09 is dit nog niet gebeurd.

b. Vanwege dit hoge saldo aan openstaande vorderingen is de Kachelrekening niet in staat om
aan zijn directe verplichtingen te voldoen. Het banksaldo (€ 4.328) is daarvoor te laag.

Over het boekjaar 2015 moet de kachel nog € 10.131 aan gebruikers terugbetalen (een deel van
de gebruikers is wel terugbetaald).

Het is dus de hoogste tijd om vorderingen te innen en facturen uit te sturen.

c. er is geen ISTA afrekening 2015 aan de gebruikers verstuurd. Sommige gebruikers hebben geld
van de kachelrekening ontvangen maar weten niet waarom

d. voorschotbedragen 2016 zijn willekeurig en niet afgestemd op begroting 2016 en individueel

gebruik.

Reacties in de vergadering over de huidige gang van zaken

 De vergadering heeft serieuze twijfels bij het financiële beheer van de Kachel door VvE B
 De vergadering vindt het niet aanvaardbaar dat VvE B niet tijdig actie onderneemt
richting niet betalende gebruikers
 De vergadering wil graag de jaarstukken 2013, 2014 en 2015 ontvangen (exploitatie
rekening, balans, kerncijfers ISTA en begroting)
 De ISTA afrekening 2015 moet nog in 2016 worden ontvangen
 Wat zijn voor 2016 (en begin 2017) de juiste voorschotbedragen? Leden willen niet te
veel en niet te weinig betalen.

4
  Wat is de reden van zulke hoge onderhoudskosten in 2016 en waarom worden de
facturen niet direct aan de 3 VvE’s verstuurd?

Reacties op het beheer na 1 januari 2017

De vergadering wil geïnformeerd worden over de wijze waarop na 1 januari 2017 een
professioneel en transparant beheer van de kachel wordt gewaarborgd. Het lijkt geïndiceerd om
het administratief beheer onder te brengen bij een professioneel bedrijf. Te denken valt aan de
service ‘debicasso’ van ISTA of ‘debiteurenmanagement’ van TECHEM. Het technisch beheer zou
verricht moeten worden op basis van een serviceovereenkomst.

Het is zaak om er nog een keer tijd in te zetten om de boeken voor het jaar 2016 goed af te
sluiten. Zo kan er op 1 januari 2017 schoon worden overgedragen. Dike Boomgaardt is bereid om
de jaarrekening 2016 en begroting 2017 op te stellen.

Communicatie naar VvE B (Stadionkade 32-35)

De vergadering verzoekt het bestuur om bovenstaande in een brief aan VvE Stadionkade 32-35 te
verwoorden