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CONTENTS
CHAPTER 4  4.1: THE IDEA

4.2: MANAGEMENT FUNCTIONS

4.3: ORGANIZATIONAL STRUCTURES

INTEGRATION OF CONSTRUCTION  4.4: TYPICAL PROJECT DELIVERIES

PROJECT MANAGEMENT AND 
4.5: ICT IN CONSTRUCTION
SUSTAINABILITY

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4.1: THE IDEA OF INTEGRATION Project Starting

Project 
Organizing 
Definition 
CONSTRUCTION  Planning
PROJECT  SUSTAINABILITY
MANAGEMENT
Project Execution

HOW?  Project Close‐out

WHO? Typical current “standard” top level project life cycle model. 

PMIa, Guide to the Project Management Body of Knowledge, 4th ed, 
Newtown Square, PA: Project Management Institute, 2008. 

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WHOLE CONSTRUCTION PROJECT  ENGINEERING PROJECT ORGANIZATION

LIFECYCLE
Organizational

Contingency Scientific

CONSTRUCTION  CONSTRUCTION 
PROJECT MANAGER MANAGER
SITE MANAGER
Management 
Approach

PEOPLE INVOLVE!
System Bureaucracy
NEED AN ORGANIZATION! 
  Legends: Process

1. Idea 7. Advertise notice to bidders

2. Conceptual design 8. Bid period & receipt of proposals
Human 
3. Approval of conceptual design 9. Select contractor Relation
4. Preliminary & final design 10. Notice to proceed
5. Bid package complete 11. Construction period
6. Decision to release for bid 12. Inspection & acceptance of project

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Organization Definition Organization in Management
• A group of people who have 
What is Organization Management ?
different talents working 
“ the attainment of organizational goals in an 
together toward a common  effective and efficient manner through 
goal. management functions (e.g. planning, organizing, 
• Organization is a unit within a 
leading, and controlling) towards organizational 
company within which many  resources”
projects are managed as a 
• Purpose?
whole. 
– Establish area and level of responsibility in 
• All projects within an 
accomplishing the goals of company
organization share a common  – Determine communication way within a member
top‐level manager and 
common policies.
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4.2: Management Functions in 
Impact of Effective Organization
Organizational Approach
Proper  1 Planning
implementation 
of works • Action to guide a project completion.

2 Organizing
Easy to make  Effective  Easy to make 
a plan decision • Arrangement of resource in a systematic manner to fit the 
Organization project plan.

…MAY LEAD TO SUCCESS 
3 Controlling
Minimize a 
misspend and  & SUSTAINABILITY
• Establishment of a system to measure, report, and forecast 
corruption
deviations in the project scope, budget and schedule.

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Management Functions in  Management Functions in 
Organizational Approach (cont.) Organizational Approach (cont.)
4 Leading 7 Forecasting
• Involves the social and informal sources of influence that use to inspire 
action taken by others.
• The act of predicting business activity for a future period of time. 

5 Coordinating 8 Directing

• The synchronization and integration of activities, responsibilities and  • Guidance of the work require to complete a project.
command and control structures to ensure that the resources of 
organization are used most efficiently in pursuit of the specific 
objectives.  9 Motivating

• Using incentives, persuasion and mental or physical stimulants to 
6 Staffing
influence the way people think or behave individually or in 
• Selection of individuals who have the expertise to produce the work. groups.

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Manager’s Roles in Planning Manager’s Roles in Organizing
• Develop planning focused on the work to be performed.
• Establish project objectives and performance requirements early so 
everyone involved knows what is required. • Organize the project around the work to be 
• Involve all discipline managers and key staff members in the process of  accomplished.
planning and estimating
• Develop a work breakdown structure that 
• Establish clear and well‐defined milestones in the project so all concerned 
will know what is to be accomplish and when it is to be completed. divides the project into definable and 
• Build contingencies into the plan to provide a reserve in the schedule for  measureable units of work.
unforeseen future problems.
• Establish a project organization chart for each 
• Avoid re‐programming or re‐planning the project unless absolutely 
necessary. project to show who does what.
• Prepare formal agreements with appropriate parties whenever there is a  • Define clearly the authority and responsibility 
change in the project and establish methods to control changes.
for all project team members.
• Communicate the project plan to clearly define individual responsibilities, 
schedule and budget.
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Manager’s Roles in Staffing Manager’s Roles in Directing
• Define clearly the work to be performed, and  • Serve as an effective leader in coordinating all important 
work with appropriate department managers in  aspects of the projects.
selecting team members. • Show interest and enthusiasm in the project with a “can 
do” attitude.
• Provide an effective orientation (project goals  • Be available to the project staff, get problems out in the 
and objectives) for team members at the  open, and work out problems in a cooperative manner.
beginning of the project. • Analyze and investigate problems early so solutions can be 
• Explain clearly to team members what is  found at the earliest possible date.
expected of them and how their work fits into the  • Obtain the resource needed by the project team to 
total project. accomplish their work to complete the project.
• Recognize the importance of team members, compliment 
• Solicit each team member’s input clearly define  them for good work, guide them in correcting mistakes, and 
agree upon scope, budget and schedule. build an effective team.

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Manager’s Roles in Controlling
• Maintain a record of planned and actual work 
accomplished to measure project 
performance. 4.3: TYPES OF ORGANIZATIONAL 
• Maintain a current milestone chart that  PROJECT STRUCTURE
displays planned and achieved milestones.
• Maintain a monthly project cost chart that 
displays planned expenditures and actual 
expenditures.

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What is organizational structure? Selection of organizational structure
• The organizational structure is defined as a formal  • task, goal, products or services will be 
coordination and communication patterns by management 
to: produced and achieved,
– resume task or 
– define responsibilities of individuals and groups in achieving the  • factors such as group size
ultimate goal of the organization
• The structure determine: • dynamic factors: such as technology, the rate 
– Division of works of change in environment and the type of 
– Responsibilities
– Cooperation
work related
– Consultation • the selection of management control area and 
– Decision making
– Information flows the degree of centralization

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Types of organizational structure 1.Functional Organization

• Primary project management organizational  • Characteristics
structure are: – Based on function or role
1. Functional – Employees are grouped hierarchically
2. Matrix – Clear lines of authority
3. Pure project – Only one person at top
– Vertical information flow

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1. Functional Organization (cont.) 1. Functional Organization (cont.)
• Advantages
– reduces or prevents conflicts of interest
– efficiency and clear lines of authority, communication and 
accountability
– workers easily coordinate and communicate within their 
departments
– work well for small and less project organization
– task assignments consistent with technical training
– high quality technical problem solving
– in‐depth training and skill development within function
– clear cut career paths within functions

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1. Functional Organization (cont.) 2. Pure project organization
• Disadvantages • Characteristics
– Project is separated from the rest of the parent 
– project managers have limited authority and a  system
limited career path in this type of structure. – Becomes self contained unit
– poor communication and coordination across  – Project requiring major changes.
functions – Hence, a small, self‐sufficient and full‐time team is set 
up. 
– having too many decisions referred upward in the  – The team leader is like an entrepreneur. 
hierarchy – Leader has full responsibility over the project.
– slow innovation in response to environmental  – Functional units are stable, provide support to project 
changes. teams. 

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2. Pure project organization (cont.) 2. Pure project organization (cont.)
President • Advantages
1. A strong divisiveness occurs between the project team 
and the parent organization.
2. PM has full line authority over the project
3. All project workforce directly responsible to the PM
Vice President Project A Vice President Project B Vice President Project C 4. Lines of communication are shortened
5. Maintain permanent group of experts
6. High level of commitment
7. Ability to make swift decisions
Finance Manufacturing Finance Manufacturing Finance Manufacturing 8. Unity of command
9. Simple and flexible structure
10. Support holistic approach to the project

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2. Pure project organization (cont.) 3. Matrix organization

• Disadvantages • Characteristics
1. Project team members have difficulty in going back  – Combination of the pure functional structure and 
to their functional units when the project is over
the product organizational structure
2. Duplication of effort
3. Stockpile equipment and technical assistance “just in  – suited for “project‐driven” companies such as 
case” construction.
4. Lack of expertise in high technology project – people with similar skills are pooled for work 
5. Foster inconsistency and cutting corners assignments, resulting in more than one manager
6. Project takes on a life of its own – project manager has total responsibility and 
7. Worry about “life after project ends” accountability for project success.

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3. Matrix organization (cont.) 3. Matrix organization (cont.)
• Advantages:
– Individuals can be chosen according to the needs 
of the project.
– Better coordination and policy decisions
– Effective cost management
– High visibility of project objective
– High degree of coordination by project manager
– Flexibility in utilizing limited resources
– Minimal conflicts

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Project Organization VS Functional 
3. Matrix organization (cont.)
Organization
• Disadvantages: • Fast decision, simple & clear lies of duty & responsibilities
• More innovative, problems are usually solved on the 
– Personal dissatisfactions Project  spot/within branch
– Difficulties in setting priorities Organization • Very efficient in achieving specific target
• More expensive, resource sometimes not fully utilized
– Complexities of communication and control • Less chance for staff development on special knowledge/skills

– Projects can be difficult to monitor if teams have a 
lot of independence.
• Bureaucratic due to protectionism between specialist 
– Costs can be increased if more managers (i.e.  branches
Functional  • Less innovative since function are separate and problems must 
project managers) are created through the use of  be referred to relevant branches
Organization
project teams. • Less efficient in achieving specific target.
• Less expensive, due to less wastage in utilizing resources
• More chance for developing special knowledge/skills
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FACTORS TO CONSIDER BEFORE DECIDING ON 
ORGANISATIONAL STRUCTURE
Level of 
uncertainty in 
Project
Data  Project 
Requirements Durations
4.4: METHODS OF PROJECT DELIVERY

Technology 
Required Factors  Resources

Overhead 
Complexity
cost
Number of 
projects & 
their relative 
importance

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Methods of Project Delivery 1. Methods of Project Delivery
Two‐step procurement (design and build  Traditional Project 
• Major Project Delivery Methods commonly  as separate contract)  (Design‐Bid‐Build)
One  general contractor and separate
used are:‐ designer
Project Owner
– Traditional method (Design‐Bid‐Build)  Can be done by contractor itself and/or 
subcontractor
– Design‐Build  May involves numerous subcontractors
Project can be the “most economical  Designer 
– Construction Management form of construction procurement when  Architect/ 
General 
Contractor
– Owner‐Builder Arrangement contractor bid at the lowest price”.  Engineer
However experts agree that this method 
also could be the “most expensive form 
of const. procurement with the lowest 
quality product if not well monitor”.
Most contract is based on Bill of 
Quantities.

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2. Methods of Project Delivery 3. Methods of Project Delivery
Design‐Build Project/Turnkey A Construction Management 
Project Owner
(CM) Project
Design/Build  Owner
Firm Contract assigned to CM firm 
CM/PMC
or Project Management 
Contractor Contractor Contractor Designers  Consultant (PMC) to 
Architect/ coordinate the project for the 
 Procurement system in which the owner contracts with a contractor and/or designer Engineers
as a single unity, under one contract. owner.
 Owner assign design and build firm  to run the project. Four Party arrangement 
 Design & Build Firm will be responsible for both design and construction work. Contractors Contractors Contractors
involves owner, designers, CM 
 Provides the means for company to manage their construction needs without a large 
internal staff, and still meets their needs for quality and timeliness. firm and contractors.
 Most contract in lump sum value. CM does not perform design or 
 Optional own forces work for contractors and subcontractors. construction work with it own 
 Possible Disadvantage is that a dominant contractor will overrule the designer’s 
recommendations of quality in the interest of cost. forces.
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4. Methods of Project Delivery Methods of Project Delivery
Owner‐Builder/Agent 
Arrangements Owner

Sometimes used for handling a  In‐House  Contract 

project. Design Design
Owner perform a partial design 
with in‐house designers and  Owner Contract 
contract the balance of designs  Coordinator
to one or more outside‐design 
consultants.
Construction contract may be  Contractor Contractor Contractor
assign to one or more 
contractors

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Introduction
• ICT(Information and Communication Technology)
– extended for information technology (IT)
4.5: Information and Communication – technologies that provide access to information 
through telecommunications
Technology – focuses primarily on communication technology
(ICT) In construction – includes internet, wireless network, cell phones 
and other communication medium which enable 
users to access, store, transmit, and manipulate 
information.

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Why construction industry need an  How to implement ICT in 
ICT? construction?
• ICT becomes a vital tool for managing  • Information management!!!!
information
• large amount of project information generated  • Why bother information management?
and used during the various stages in project life  – Traditional methods have not always worked.
cycle. – Scale of building work has change
• Sharing and maintaining this information among 
multiple disciplines and throughout the project  – Involvement large number of people
life cycle is complex and difficult task.
• So, flow of information need to be managed so 
that it will be received or accessed when 
required.

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Role of ICT in managing information
Input and output in project phase
Factory &  Building 
commercial management
Specialist 
Owner 
contractor
Conceptual  Detail  Construction 
Idea Construction Operation
design design planning

DATABASE

Information in 
construction. 
What else? Main  Designers/ 
Drawings Estimate  As‐built 
Report Drawings ‐Engineer Inst. contractor engineers
schedule drawing
‐Arch. Inst.
‐Etc. CAD
Commercial 

Traditional fragmented and sequential project delivery process  Information technology life cycle for project teams

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ICT in construction
Affects of “Disruptive’ ICTs

Report on a brief in the use of ICT and ICPM in the construction 
industry, 2001
Turk, M., Proceedings of the Workshop on Perceptual User Interfaces, Banff, AB, 1997 
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We can change the system, but we cannot 
Problems? change people using the system…
• Causes of problem in adoption and utilization 
of integrated IT system (Alswahi, 1996)
– Poor management and communication
– The fragmented nature of the industry
– Lack of standardization and uniform procedure
– Number of participant involved in construction 
project.

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We can change the system, but we cannot 
change people using the system…

So, where 
are we?
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