Kasus 1:Glory Finds Solutions in the Cloud

Ever wonder who keeps track of all your ATM transactions? If you use ATMs anywhere
in the globe —and who doesn’t—chances are good that specialist firms like Glory Global
Solutions Ltd. are managing the process of dispensing and depositing cash ATM
transactions. It’s called the cash management business, and it’s at the heart of banking
activity in thousands of bank branches and global banking systems, and an important part
of the retail vending, automated self-service venues, and gaming industries (such as the
gambling industry, which runs on cash). There are over 3.2 million ATMs worldwide,
and consumers made 10 billion withdrawals in 2016, amounting to just under €1 trillion
in value. Given the ubiquity of ATMs, cash transactions require global scale systems to
manage the flow of value. One impact of the financial meltdown beginning in 2008 is that
banks shut down thousands of bank branches, resulting in a spurt in ATM cash
transactions and an industry-wide move towards automated teller systems.

Glory Global was founded in 1918 as Kokuei Machinery in Himeji, Japan. Originally a
light bulb manufacturing firm, it expanded on its manufacturing strengths by building the
first coin and cash counters in Japan. By the 1970s it moved into the manufacture of
ATMs worldwide and changed its name to the Glory Group. Through a series of
acquisitions, Glory expanded rapidly. In 2013 Global acquired Talaris (a UK-based cash
management firm) to become Glory Global Solutions with headquarters in Basingstoke,
England. Today Glory is one of the world’s largest cash management solutions providers.
Glory Global Solutions has 2,500 employees, operates in 100 countries, and generates
more than €1.7 billion annually according to company sources. Glory remains a Japanese-
owned firm that trades on the Tokyo stock exchange.

Growing through more than 25 acquisitions, the company quickly became a collection of
legacy systems developed in different countries, by multiple firms and developers, for
different lines of business. The company also inherited a collection of data centers from
the firms it acquired. The various systems could not communicate with one another, and
management was unable to “see” all of its businesses or to understand the business
processes of their various business segments and operating companies.

In 2015 management decided the firm could not achieve its strategic goals of growing the
business without being able to streamline and standardize its business processes
worldwide. The inefficiency of operating so many disparate data centers and the absence
of a single global system operating on a modern technology platform suggested the need
for a global enterprise database approach and for operating on a cloud platform provided
by a single vendor. Moving to a cloud solution would greatly reduce its data management
and IT infrastructure costs.

Glory had already begun the move toward a cloudbased business by deploying Office 365
and other cloud solutions a few years before. For the first time, the firm was able to share
documents, data, and presentations across all its business segments. The firm’s managers
believed they could obtain a positive return on their investment within four years by
moving other processes to a single database and a single cloud service.

The next challenge was determining which vendor would be the best choice. There are
multiple vendors of cloud-based computing, from very large firms like Oracle, SAP, IBM,
and HP to smaller, regional providers. Ultimately, Glory narrowed the choice down to
two global vendors and then decided that Oracle best fit their needs. The firm had already
adopted in its European operations several elements of Oracle’s traditional enterprise
suite installed on Glory’s own servers. In the last five years, along with most global cloud
providers, Oracle has moved rapidly towards offering “computing on demand” as a
business model, where customers do not purchase software but instead rent the computing
power they need and pay for only as much as they use the service. Having a single vendor
for licensing software and processing power rather than dealing with multiple vendors
was also seen as a positive factor.
Few firms have the expertise to move rapidly from a legacy system to a contemporary
cloud platform. Glory reviewed ten vendors of systems integrationor services and chose
a firm called TCS to help them with the transition and fill in gaps in the firm’s own
knowledge. TCS had considerable experience with Oracle enterprise systems and had a
number of prebuilt modules that could used by Glory. System integrators are consulting
firms that have expertise in the hardware and software of business systems and bring with
them a knowledge and background in best business practices learned over many years in
different industries. They help firms redesign their business processes and merge them
into the enterprise software and IT infrastructure. After twelve months of work, the new
platform was ready to deploy.

A key challenge facing management was how to implement these platform changes in 24
countries with multiple languages and multiple regulations in each country. This turned
out to be a massive cultural change. Each of the firm’s business units required training in
the new business processes and the software used to implement the processes. Over
2,000 of the firm’s employees would be using the new systems, some daily, to perform
their jobs. A direct cutover to the new system was considered too risky. A parallel system
cutover where both the old and new platforms operate in parallel was considered too
expensive, and too difficult technically.

Management decided instead for a regional roll out strategy starting with the U.K.
headquarters location. Completed in 2016, the company plans to implement the new
system in the remaining countries over an eighteen month period, with a target date of
2018 for complete implementation. Overall, the transition required four years to
completion. Management believes they will have reduced their annual IT costs by 50
percent compared to the older legacy systems, but the real benefit will come from being
able to operate and grow as a single global firm.
TERJEMAHAN

Pernah bertanya-tanya siapa yang melacak semua transaksi ATM Anda? Jika Anda
menggunakan ATM di mana saja di dunia — dan siapa yang tidak — kemungkinan besar
perusahaan spesialis seperti Glory Global Solutions Ltd. mengelola proses pengeluaran
dan penyetoran transaksi ATM tunai. Ini disebut bisnis manajemen kas, dan merupakan
jantung dari aktivitas perbankan di ribuan cabang bank dan sistem perbankan global, dan
bagian penting dari penjual eceran, tempat swalayan otomatis, dan industri game (seperti
industri perjudian, yang menggunakan uang tunai). Ada lebih dari 3,2 juta ATM di
seluruh dunia, dan konsumen melakukan 10 miliar penarikan pada 2016, yang nilainya di
bawah € 1 triliun. Mengingat keberadaan ATM di mana-mana, transaksi tunai
memerlukan sistem skala global untuk mengelola aliran nilai. Salah satu dampak dari
krisis keuangan yang dimulai pada tahun 2008 adalah bahwa bank-bank menutup ribuan
cabang bank, mengakibatkan lonjakan transaksi tunai ATM dan gerakan industri ke arah
sistem teller otomatis.

Glory Global didirikan pada tahun 1918 sebagai Kokuei Machinery di Himeji, Jepang.
Awalnya perusahaan manufaktur bola lampu, ia memperluas kekuatan manufakturnya
dengan membangun penghitung koin dan uang tunai pertama di Jepang. Pada 1970-an ia
pindah ke pembuatan ATM di seluruh dunia dan mengubah namanya menjadi Glory
Group. Melalui serangkaian akuisisi, Glory berkembang pesat. Pada 2013 Global
mengakuisisi Talaris (perusahaan manajemen kas yang berbasis di Inggris) untuk menjadi
Glory Global Solutions dengan kantor pusat di Basingstoke, Inggris. Today Glory adalah
salah satu penyedia solusi manajemen kas terbesar di dunia.
Glory Global Solutions memiliki 2.500 karyawan, beroperasi di 100 negara, dan
menghasilkan lebih dari € 1,7 miliar per tahun menurut sumber perusahaan. Glory tetap
merupakan perusahaan milik Jepang yang berdagang di bursa saham Tokyo.

Tumbuh melalui lebih dari 25 akuisisi, perusahaan dengan cepat menjadi kumpulan
sistem warisan yang dikembangkan di berbagai negara, oleh banyak perusahaan dan
pengembang, untuk berbagai lini bisnis. Perusahaan juga mewarisi kumpulan pusat data
dari perusahaan yang diakuisisi. Berbagai sistem tidak dapat berkomunikasi satu sama
lain, dan manajemen tidak dapat "melihat" semua bisnisnya atau memahami proses bisnis
dari berbagai segmen bisnis dan perusahaan yang beroperasi.

Pada tahun 2015 manajemen memutuskan bahwa perusahaan tidak dapat mencapai
sasaran strategisnya dalam mengembangkan bisnis tanpa mampu merampingkan dan
menstandarkan proses bisnisnya di seluruh dunia. Ketidakefisienan mengoperasikan
begitu banyak pusat data yang berbeda dan tidak adanya sistem global tunggal yang
beroperasi pada platform teknologi modern menunjukkan perlunya pendekatan database
perusahaan global dan untuk beroperasi pada platform cloud yang disediakan oleh satu
vendor. Pindah ke solusi cloud akan sangat mengurangi manajemen data dan biaya
infrastruktur TI.

Glory telah memulai langkah menuju bisnis berbasis cloud dengan menggunakan Office
365 dan solusi cloud lainnya beberapa tahun sebelumnya. Untuk pertama kalinya,
perusahaan dapat berbagi dokumen, data, dan presentasi di semua segmen bisnisnya.
Manajer perusahaan percaya bahwa mereka dapat memperoleh pengembalian positif atas
investasi mereka dalam waktu empat tahun dengan memindahkan proses lain ke satu basis
data dan satu layanan cloud.

Tantangan berikutnya adalah menentukan vendor mana yang akan menjadi pilihan terbaik.
Ada beberapa vendor komputasi berbasis cloud, dari perusahaan yang sangat besar seperti
Oracle, SAP, IBM, dan HP hingga penyedia regional yang lebih kecil. Pada akhirnya,
Glory mempersempit pilihan menjadi dua vendor global dan kemudian memutuskan
bahwa Oracle paling sesuai dengan kebutuhan mereka. Perusahaan itu telah mengadopsi
dalam operasi-operasinya di Eropa beberapa elemen rangkaian perusahaan tradisional
Oracle yang diinstal pada server Glory sendiri. Dalam lima tahun terakhir, bersama
dengan sebagian besar penyedia cloud global, Oracle telah bergerak cepat ke arah
menawarkan "komputasi sesuai permintaan" sebagai model bisnis, di mana pelanggan
tidak membeli perangkat lunak melainkan menyewa daya komputasi yang mereka
butuhkan dan membayar hanya sebanyak mereka menggunakan layanan ini. Memiliki
satu vendor untuk lisensi perangkat lunak dan kekuatan pemrosesan daripada berurusan
dengan banyak vendor juga dipandang sebagai faktor positif.

Beberapa perusahaan memiliki keahlian untuk bergerak cepat dari sistem warisan ke
platform cloud kontemporer. Glory meninjau sepuluh vendor layanan integrasi sistem dan
memilih perusahaan bernama TCS untuk membantu mereka dengan transisi dan mengisi
kekosongan dalam pengetahuan perusahaan sendiri. TCS memiliki pengalaman yang
cukup dengan sistem perusahaan Oracle dan memiliki sejumlah modul prebuilt yang
dapat digunakan oleh Glory. Integrator sistem adalah perusahaan konsultan yang
memiliki keahlian dalam perangkat keras dan perangkat lunak sistem bisnis dan
membawa serta pengetahuan dan latar belakang dalam praktik bisnis terbaik yang
dipelajari selama bertahun-tahun di berbagai industri. Mereka membantu perusahaan
mendesain ulang proses bisnis mereka dan menggabungkannya ke dalam perangkat lunak
perusahaan dan infrastruktur TI. Setelah dua belas bulan bekerja, platform baru siap
digunakan.

Tantangan utama yang dihadapi manajemen adalah bagaimana menerapkan perubahan

platform ini di 24 negara dengan berbagai bahasa dan beberapa peraturan di setiap negara.
Ini ternyata merupakan perubahan budaya besar-besaran. Setiap unit bisnis perusahaan
membutuhkan pelatihan dalam proses bisnis baru dan perangkat lunak yang digunakan
untuk mengimplementasikan proses. Lebih
2.000 karyawan perusahaan akan menggunakan sistem baru, beberapa setiap hari, untuk
melakukan pekerjaan mereka. Peralihan langsung ke sistem baru dianggap terlalu
berisiko. Pergantian sistem paralel di mana platform lama dan baru beroperasi secara
paralel dianggap terlalu mahal, dan terlalu sulit secara teknis.
Sebaliknya, manajemen memutuskan untuk strategi peluncuran regional dimulai dengan
lokasi kantor pusat Inggris. Selesai pada tahun 2016, perusahaan berencana untuk
menerapkan sistem baru di negara-negara yang tersisa selama periode delapan belas bulan,
dengan target tanggal 2018 untuk implementasi lengkap. Secara keseluruhan, transisi ini
membutuhkan waktu empat tahun hingga selesai. Manajemen percaya mereka akan
mengurangi biaya TI tahunan sebesar 50 persen dibandingkan dengan sistem lama yang
lama, tetapi manfaat nyata akan datang dari kemampuan untuk beroperasi dan tumbuh
sebagai perusahaan global tunggal.

PERTANYAAN

1. Mengapa Glory memilih solusi cloud yang bertentangan dengan memodernisasi sistem
yang dimilikinya?
2. Mengapa perlu untuk menyewa perusahaan integrator sistem?
3. Apa persyaratan perubahan organisasi utama untuk mengimplementasikan platform
cloud baru?
4. Mengapa manajemen memilih strategi peluncuran regional? Kenapa di UK?