TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA KẾ TOÁN
.

KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG,TỒN TRỮ,THANH TOÁN CỦA XÍ

NGHIỆP 32-3 (CÔNG TY CỔ PHẦN 32)

GVHD: Mai Đức Nghĩa

Thành viên nhóm 13
Lê Thị Thu Huyền
Phạm Thị Nương
Phan Huỳnh Thư
Đỗ Ngọc Minh Phương
 Mục Lục

PHẦN 1 ĐẶT VẤN ĐỀ ............................................................................................1

1.Lý do chọn đề tài ................................................................................................................. 1
2. Mục tiêu nghiên cứu ......................................................................................................... 1
3. Đối tượng nghiên cứu ....................................................................................................... 2
4. Phạm vi nghiên cứu ........................................................................................................... 2
5. Kết cấu của đề tài ............................................................................................................... 2
PHẦN 2 NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU..............................................3
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU
TRÌNH MUA HÀNG, TỒN TRỮ VÀ TRẢ TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP ....................3
1.1 Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp............................................................3
1.2 Kiểm soát chu trình mua hàng-tồn trữ thanh toán .........................................6
CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA
HÀNG, TỒN TRỮ VÀ TRẢ TIỀN XÍ NGHIỆP 32-3(CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN
32) ............................................................................................................................9
2.1 Giới thiệu về công ty cổ phần 32 ...................................................................9
2.2 Môi trường kiểm soát ..................................................................................13
2.3 Đánh giá rủi ro và hoạt động kiểm soát chu trình mua hàng,tồn trữ,thanh
toán của xí nghiệp 32-3(chi nhánh công ty cổ phần 32) ...................................18
2.4. Thông tin và truyền thông ..........................................................................33
2.5. Hoạt động giám sát .....................................................................................34
CHƯƠNG 3 NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CHU
TRÌNH MUA HÀNG,TỒN TRỮ VÀ THANH TOÁN ........................................................... 35
3.1 Nhận xét về công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng,tồn trữ,thanh
toán.....................................................................................................................35
3.2 Đề xuất một số giải pháp về kiểm soát nội bộ của công ty .........................37
 DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức công ty cổ phần 32…………………………………14

Sơ đồ 2.2 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán……………………………….....15
Sơ đồ 2.3 chu trình mua hàng,tồn trữ và thanh toán của công ty cổ phần 32…18
Sơ đồ 2.4 Quy Trình mua hàng xí nghiệp 32-3………………………………..19
Sơ đồ 2.5 phương pháp theo dõi chi tiết hàng tồn kho………………………...29
 PHẦN 1 ĐẶT VẤN ĐỀ
1.Lý do chọn đề tài

-Ngày nay, kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong
hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp các
nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của công ty
mình như: con người, tài sản, vốn…góp phần hạn chế các rủi ro phát sinh trong
quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một
nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình hoạt động và phát triển đi lên
của doanh nghiệp.
- Chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền trong một công ty là hết sức quan
trọng, đặc biệt là trong các công ty thương mại và sản xuất bởi vì sự hữu hiệu
và hiệu quả của chu trình này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động của
đơn vị và là một mối quan tâm của các nhà quản lý. Do vậy việc xây dựng và
vận hành tốt hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng trong các công ty
luôn được chú trọng để làm sao có thể mang lại tính hữu hiệu và hiệu quả trong
hoạt động. Sự hữu hiệu và hiệu quả ở đây là làm sao cho việc mua hàng được
kịp thời để đáp ứng được nhu cầu cho sản xuất hay bán hàng với giá cả hợp lí,
không bị tổn thất tài sản, chi trả nợ đúng hạn cho nhà cung cấp…đặc biệt trong
một công ty chuyên sản xuất như công ty Cổ phần 32 thì vấn đề này sẽ càng
được quan tâm hơn. Hiểu được tầm quan trọng của vấn đề này và tính cấp thiết
cần phải nghiên cứu nhóm em quyết định chọn đề tài “Thực trạng công tác
kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại XÍ NGHIỆP 32-3
(chi nhánh CÔNG TY CỔ PHẦN 32)” để tiến hành nghiên cứu.

2. Mục tiêu nghiên cứu

-Bài nghiên cứu được thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu sau:
 Hệ thống hóa lý luận về kiểm soát nội bộ và một số vấn đề cơ bản của
kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền trong
doanh nghiệp, từ đó tạo tiền đề cho việc nghiên cứu thực trạng tại xí
nghiệp 32-3
 Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, tồn trữ và trả
tiền trong xí nghiệp 32-3, qua đó đưa ra đánh giá và đề xuất những giải

1
 pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng
tồn trữ và trả tiền tại công ty.

3. Đối tượng nghiên cứu

-Đối tượng nghiên cứu của đề tài này là thực trạng công tác kiểm soát nội chu
trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại xí nghiệp 32-3 gồm thực trạng việc thiết
kế các thủ tục, chính sách, chứng từ, sổ sách và việc vận hành trên thực tế
chúng trong chu trình mua hàng tồn trữ và trả tiền tại công ty.

4. Phạm vi nghiên cứu

- Nghiên cứu thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, tồn trữ
và trả tiền tại xí nghiệp 32-3 từ trước đến nay.

5. Kết cấu của đề tài

-Nội dung đề tài nghiên cứu gồm 3 chương như sau:

 Chương 1. Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ và những vấn đề cơ bản
trong kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền trong
doanh nghiệp. Chương này khái những cơ sở khoa học về kiểm soát nội
bộ và kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền làm
cơ sở cho việc nghiên cứu thực trạng tại công ty.
 Chương 2. Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, tồn
trữ và trả tiền tại xí nghiệp 32-3. Chương này tập trung mô tả thực trạng
về kiểm soát nội bộ chu trình đang nghiên cứu tại xí nghiệp 32-3 mà
trọng tâm là khái quát chu trình, mô tả những quy định, thủ tục kiểm soát
đang áp dụng đối với chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền.
 Chương 3. Nhận xét và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công
tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền của xí nghiệp
32-3

2
 PHẦN 2 NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU
TRÌNH MUA HÀNG, TỒN TRỮ VÀ TRẢ TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

1.1.1 Định nghĩa kiểm soát nội bộ
-Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến hình thành các
định nghĩa khác nhau từ giản đơn đến phức tạp về hệ thống này. Tuy nhiên đến nay
định nghĩa được chấp nhận rộng rãi là định nghĩa của COSO.
-COSO (Committeee of Sponsoring Organization) là một Ủy ban thuộc Hội đồng
quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính (National Commission
on Financial reporting, hay còn được gọi là Treadway Commission). COSO được
thành lập nhằm nghiên cứu về kiểm soát nội bộ để phục vụ cho nhu cầu của các đối
tượng khác nhau và đưa ra các bộ phận cấu thành để giúp đơn vị có thể xây dựng
một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu.
-Báo cáo của COSO được công bố dưới tiêu đề Kiểm soát nội bộ - Khuôn khổ hợp
nhất (Internal Control – Intergrated Famework) đã định nghĩa về kiểm soát nội bộ
như sau: “ Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng
quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo
hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:
(1) Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động
(2) Sự tin cậy của báo cáo tài chính
(3) Sự tuân thủ pháp luật và các quy định”
-Để hiểu rõ hơn nội dung của định nghĩa nêu trên của COSO về kiểm soát nội bộ ta
phân tích như sau:
 Kiểm soát nội bộ là một quá trình.
- Kiểm soát nội bộ không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các
hoạt động hiện diện trong mọi bộ phận, quyện chặt vào hoạt động của tổ chức và là

3
nội dung cơ bản trong các hoạt động của tổ chức. Kiểm soát nội bộ sẽ hữu hiệu khi
nó là một bộ phận không tách rời chứ không phải chức năng bổ sung cho các hoạt
động của tổ chức.
 Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người
-Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người, đó là Hội đồng quản trị,
ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị. Kiểm soát nội bộ là một
cung cụ được nhà quản lý sử dụng chứ không thay thế được cho nhà quản lý. Nói
cách khác, nó được thực hiện bởi những con người trong tổ chức, bởi suy nghĩ và
hành động của họ. Chính họ sẽ vạch ra mục tiêu, đưa ra biện pháp kiểm soát và vận
hành chúng.
 Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý.
-Điều này xuất phát từ những hạn chế tiềm tàng trong quá trình xây dựng và vận
hành hệ thống kiểm soát nội bộ, đó là do những sai lầm của con người khi đưa ra
các quyết định, sự thông đồng của các cá nhân hay sự lạm quyền của các nhà quản
lý có thể vượt khỏi kiểm soát nội bộ…Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong quản
lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ
quá trình kiểm soát đó.
1.1.2 Các mục tiêu của Hệ thống kiểm soát nội bộ
-Có thể chia các mục tiêu kiểm soát đơn vị cần thiết lập thành ba nhóm:
 Nhóm mục tiêu về hoạt động
 Nhóm mục tiêu về báo cáo,gồm báo cáo tài chính và phi tài chính cho người
bên ngoài và bên trong
 Nhóm mục tiêu về tuân thủ
1.1.3 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
-Theo quan điểm phổ biến hiện nay (do COSO đưa ra vào năm 1992 và được thừa
nhận bởi nhiều tổ chức nghề nghiệp trên thế giới như IFAC, AICPA…), kiểm soát
nội bộ bao gồm các bộ phận sau:
(1) Môi trường kiểm soát
(2) Đánh giá rủi ro
(3) Hoạt động kiểm soát
(4) Thông tin và truyền thông

4
(5) Giám sát

 Môi trường kiểm soát

-Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của mỗi đơn vị, tác động đến ý thức
của mọi người trong đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mỗi thành viên trong
đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ. Môi trường
kiểm soát có các nhân tố sau:
 Tính chính trực và giá trị đạo đức:
 Đảm bảo về năng lực
 Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán
 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý:
 Cơ cấu tổ chức
 Chính sách nhân sự
 Đánh giá rủi ro
-Mỗi đơn vị luôn phải đối phó với hàng loạt rủi ro từ bên trong lẫn bên ngoài. Đánh
giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt
được mục tiêu, từ đó có thể quản trị được rủi ro. Các bước đánh giá rủi ro bao gồm:
 Xác định mục tiêu
 Nhận dạng rủi ro
 Hoạt động kiểm soát
- Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của
nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành
động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang và có thể gặp
phải
 Thông tin và truyền thông.
-Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và
nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để
cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộ và
bên ngoài. Các thông tin cần thiết phải được nhận dạng thu thập và trao đổi với tổ
chức dưới các hình thức và thời gian thích hợp sao cho nó giúp mọi thành viên trong
tổ chức thực hiện được các nhiệm vụ của mình. Sự trao đổi thông tin hữu hiệu đòi

5
hỏi phải diễn ra theo nhiều hướng: từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp
trên và giữa các cấp với nhau. Ngoài ra, cũng cần có sự trao đổi thông tin hữu hiệu
giữa tổ chức với các đối tượng bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp, cổ đông,
các cơ quan quản lý.
 Giám sát
-Giám sát là quá trình mà nhà quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát.
Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định kiểm soát nội bộ có vận hành đúng
như thiết kế hay không và có cần phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn
phát triển của đơn vị hay không. Để đạt kết quả tốt, nhà quản lý cần thực hiện những
hoạt động giám sát thường xuyên hoặc định kỳ
1.2 Kiểm soát chu trình mua hàng-tồn trữ thanh toán
1.2.1 Mục tiêu kiểm soát
- Do tính chất quan trọng của chu trình mua hàng, tồn trữ, và trả tiền, kiểm soát nội
bộ đối với chu trình này cần được thiết kế phù hợp nhằm hạn chế những sai phạm.
Việc kiểm soát tốt chu trình sẽ giúp đơn vị đạt được cả ba mục tiêu theo báo cáo
Coso (1992) đã đề ra:
 Sự hữu hiệu và hiệu quả:
- Là mua hàng giúp đơn vị đạt được các mục tiêu về sản xuất, doanh số, thị phần hay
tốc độ tăng trưởng … Sự tồn tại và phát triển của đơn vị bị ảnh hưởng đáng kể bởi
mục tiêu hữu hiệu. Vì thế đơn vị cần mua hàng đúng nhu cầu sử dụng và đúng thời
điểm, mua hàng với giá hợp lý nhất, nhận hàng đúng số lượng và chất lượng đã đặt
hàng. Trong khi đó mục tiêu hiệu quả được hiểu là việc so sánh giữa kết quả đạt
được với chi phí phải bỏ ra.
 Báo cáo tài chính đáng tin cậy
- Là những khoản mục bị ảnh hưởng bởi chu trình mua hàng, tồn trữ, và trả tiền, như
hàng tồn kho, nợ phải trả, tiền, giá vốn hàng bán được trình bày trung thực và hợp
lý. Việc tổ chức hệ thống sổ sách, chứng từ, báo cáo đầy đủ và hợp lý để theo dõi
hàng mua và nợ phải trả, ghi chép nghiệp vụ mua hàng đầy đủ, chính xác kịp thời
tập hợp đầy đủ các chi phí liên quan đến quá trình mua hàng. Là các yêu cầu chủ
yếu của công tác và giúp đơn vị cung cấp được báo cáo tài chính đáng tin cậy.
 Tuân thủ pháp luật và các quy định:
-Các hoạt động mua hàng luôn chịu sự chi phối của pháp luật, ví dụ như việc ký kết
hợp đồng, việc quản lý hóa đơn mua hàng, chi trả tiền hàng… Ngoài ra doanh nghiệp
6
còn cần tuân thủ các quy định nội bộ trong việc nhận hàng, lập phiếu nhập kho, tuân
thủ các hướng dẫn trong bảo quản, điều kiện vệ sinh, an ninh…
1.2.2 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình mua hàng, tồn trữ và trả
tiền:
- Những thủ tục kiểm soát chung:
 Phân chia trách nhiệm đầy đủ
-Để phân chia trách nhiệm đầy đủ, một cách tổng quát đơn vị cần tách biệt các chức
năng sau: mua hàng, xét duyệt mua hàng, xét duyệt chọn nhà cung cấp, đặt hàng,
bảo quản và ghi sổ kế toán, cụ thể:
 Cần tổ chức bộ phận mua hàng độc lập với các bộ phận khác.
 Chức năng xét duyệt mua hàng tách biệt với chức năng mua hàng.
 Chức năng xét duyệt chọn nhà cung cấp phải tách biệt với chức năng đặt hàng.
 Bộ phận đăt hàng cần tách biệt với bộ phận nhận hàng.

 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin.

 Bước 1 Kiểm soát chung:
-Kiểm soát đối tượng sử dụng
 Đối tượng bên trong: phân quyền sử dụng để mỗi nhân viên sử dụng phần
mềm đều có mật khẩu riêng và chỉ truy cập được trong giới hạn công việc
của mình.
 Đối tượng bên ngoài: thiết lập mật khẩu để họ không thể truy cập trái phép
vào hệ thống.
- Kiểm soát dữ liệu:
 Nhập liệu càng sớm càng tốt.
 Sao lưu dữ liệu để đề phòng bất trắc.

 Bước 2 Kiểm soát ứng dụng

-Kiểm soát dữ liệu:
 Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ.
 Kiểm tra sự phê duyệt trên chứng từ.

7
- Kiểm soát quá trình nhập liệu.
 Để đảm bảo các vùng dữ liệu cần lập đều có đầy đủ thông tin.
 Để đảm bảo tính chính xác khi nhập mã hàng tồn kho và các thông tin cần
thiết của nhà cung cấp.

 Bước 3 Kiểm soát chứng từ sổ sách.

-Thủ tục kiểm soát thông dụng là:
 Đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng cho tất cả các chứng từ.
 Các biểu mẫu cần rõ ràng, có đánh số tham chiếu để kiểm tra khi cần thiết.
 Phiếu nhập kho phải được lập trên cơ sở đơn đặt hàng, hóa đơn mua hàng,
biên bản nhận hàng.
 Ghi nhận kịp thời các khoản nợ phải trả và các khoản chi trả.

 Bước 4 Ủy quyền và xét duyệt.

-Các giấy đề nghị mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đề nghị thanh toán cần được
người có thẩm quyền xét duyệt. Việc xét duyệt nhằm kiểm soát việc mua hàng, lụa
chọn nhà cung cấp, việc chi trả cũng như kiểm soát tài sản của đơn vị như tiền
hàng hóa. Nhà quản lý có thể ủy quyền cho cấp dưới xét duyệt những vấn đề này
thông qua việc xây dựng và ban hành các chính sách.
 Kiểm tra việc độc lập thực hiện.
- Là người kiểm tra phải độc lập với người bị kiểm tra. Thủ tục này nhằm nâng cao
ý thức chấp hành kỷ luật, tuân thủ quy trình nghiệp vụ của các cá nhân, bộ phận
công ty

8
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA
HÀNG, TỒN TRỮ VÀ TRẢ TIỀN XÍ NGHIỆP 32-3(CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN
32)

2.1 Giới thiệu về công ty cổ phần 32

2.1.1 Thông tin doanh nghiệp
-Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN 32
-Tên tiếng anh: 32 JOINT STOCK COMPANY
-Tên viết tắt: 32JSC
-Trụ sở chính: 170 Quang Trung, phường 10, quận Gò Vấp, thành phố Hồ Chí Minh
-Email: congtycp32@32jsc.com
-Hotline: 028.38 941235
-Fax : 028.38940279
-Slogan: Vững bước trên mọi nẻo đường

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển

-Công ty cổ phần 32 hiện nay, tiền thân là công ty 32-Bộ Quốc Phòng được thành
lập và đi vào hoạt động từ năm 1980 đến nay. Khi mới thành lập chỉ là một xí nghiệp
nhỏ chuyên sản xuất các mặt hàng quân trang phục vụ trong quân đội như: giày, dép,
mũ, ba lô, quân hàm, huy hiệu…
-Qua quá trình xậy dựng và phát triển đến nay, công ty đã trở thành một trong những
công ty có uy tín trong và ngoài nước với 5 xí nghiệp thành viên, tổng số lao động
lên đến 2000 người, thị trường xuất khẩu đã mở rộng hơn 20 nƣớc trên thế giới.
-Năm 2018,công ty tập trung đột phá nâng cao năn suất,chất lượng sản phẩm và khả
năng cạnh tranh,đẩy mạnh nghiên cứ và sản xuất các dòng sản phẩm mới.Đơn vị
cũng tiếp tục duy trì thực hiện tốt hệ thống quản lí chất lượng ISO 9001:2015
-Ngày 15/10/2018, Sở giao dịch Chứng khoán Hà Nội ban hành quyết định số
657/QĐ-SGDHN chấp nhận đăng ký giao dịch cổ phiếu công ty cổ phần 32 và chính
thức đưa cổ phếu công ty 32 vào giao dịch trên thị trường Upcom.

9
2.1.3 Ngành nghề kinh doanh
-Giày Dép, Giày Da - Sản Xuất và Bán Buôn
-Ba lô, Túi Xách - Phụ Liệu Ba lô, Túi Xách, Vali
-Giày Dép Nam - Sản Xuất Và Bán Buôn
-Giày Dép Nữ - Sản Xuất Và Bán Buôn
-Đồ Da (Ví Da, Túi Cặp Da, Thắt Lưng,.) - Sản Xuất và Bán Buôn
-Mũ Bảo Hiểm (Mũ Bảo Hiểm Quảng Cáo, Sự Kiện, In Logo,.)

Sản phẩm giày

10
Nhựa, cao su

Dây lưng

11
 Hàng quốc phòng

2.1.4 Chính sách chất lượng

-Công ty cổ phần 32 cam kết cung cấp các sản phẩm và dịch vụ với chất lượng phù
hợp theo nhu cầu của khách hàng, cụ thể:
 Áp dụng, duy trì và không ngừng cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo
tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 nhằm thỏa mãn yêu cầu ngày càng cao của khách
hàng và xã hội.
 Sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng và phù hợp với yêu cầu của khách
hàng.\
 Đào tạo và huấn luyện cho mọi thành viên để luôn đáp ứng tốt yêu cầu của
công việc và gia tăng vị thế cạnh tranh của công ty.

2.1.5 Thành tựu nổi bậc

- Năm 2005: công ty đã vinh dự đựợc Đảng, Nhà nước tặng thưởng huân chương lao
động hạng nhất.
- Năm 2006: được tổ chức UKAS cấp giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn hệ thống quản
lý chất lượng ISO 9001:2000.
- Năm 2007: công ty đã được liên hiệp các hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam bình
chọn là một trong 10 doanh nghiệp đạ danh hiệu: “Cúp vàng thương hiệu Việt hội
nhập WTO”
- Huân chương độc lập hạng nhì 22/04/2015

12
- Top 300 thương hiệu hàng đầu Việt Nam.

2.2 Môi trường kiểm soát

2.2.1 Cơ cấu tổ chức của công ty
2.2.1.1 Mô hình quản trị:
- Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty và tất cả các
cổ đông có quyền bỏ phiếu đều được tham dự, đại hội cổ đông thường tổ chức mỗi
năm một lần.
- Hội đồng quản trị: thưc hiện tất cả các quyền nhân danh Công ty trừ những thẩm
quyền thuộc về đại hội đồng cổ đông, giám sát Tổng giám đốc điều hành và quản lý
những người khác.
- Ban kiểm soát: Do Đại hội đồng cổ đông bầu, thay mặt cổ đông kiểm soát mọi hoạt
động kinh doanh quản trị và điều hành của Công ty.
- Ban điều hành:
 Điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như các hoạt động
hằng ngày khác của Công ty.
 Tổ chức thực hiện các nghị quyết, quyết định của công ty
 Kiến nghị phương án sắp xếp, bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội
bộ . Tuân thủ một số nghĩa vụ của người quản lý công ty theo Luật pháp
quy định.

-Các xí nghiệp thành viên và chi nhánh : Là các đơn vị hạch toán nội bộ.
 Xí nghiệp 32-1: sản xuất giày các loại, chủ yếu là hàng quốc phòng, hàng
kinh tế tiêu thụ nội địa và xuất khẩu trực tiếp.
 Xí nghiệp 32-3: sản xuất một số mặt hàng quân trang, gia công hàng may
mặc và túi xách xuất khẩu
 Xí nghiệp 32-5: sản xuất giày nữ xuất khẩu.
 Xí nghiệp 32-7: sản xuất các mặt hàng thuộc công nghiệp nhựa, sơn, cơ
khí…, gia công cho khách hàng và phục vụ cho sản xuất của các xí nghiệp
trong công ty.

13
 Xí nghiệp thương mại, chi nhánh Hà Nội, chi nhánh Đắc Lak: tiến hành
các hoạt động thương mại, kinh doanh các mặt hàng theo chức năng của
công ty, quản lý các cửa hàng và đại lý của công ty.

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức công ty cổ phần 32

14
2.2.2 Sứ mệnh tầm nhìn
-Mục tiêu về chiến lược của Công ty Cổ phần 32 như sau: “ Trở thành một trong
những Công ty mạnh trong ngành giày da trong đó sản phẩm giày với thương hiệu
“ASECO32” trở thành một trong các thương hiệu hàng đầu Việt Nam vào năm 2030”

2.2.3 Hình thức tổ chức công tác kế toán:

-Tổ chức theo mô hình thống kê tập trung. Mọi chứng từ ban đầu đươc xử lí tại đơn
vị rồi mang lên phòng tài chính kế toán công ty kiểm tra ghi sổ bằng máy vi tính.
-Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính:

Sổ kế toán
Chứng từ kế toán - Sổ tổng hợp
- Sổ chi tiết

Phần mềm
kế toán

- Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp chứng - Báo cáo quản trị
từ kế toán cùng loại
Máy vi tính

Sơ đồ 2.2 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán

Ghi chú:
Ghi hằng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Đối chiếu kiểm tra

15
2.2.4 Triết lý quản lý
-Ban lãnh đạo công ty cổ phần 32 là những người có trình độ năng lực kinh doanh
và tổ chức điều hành quản lý doanh nghiệp, có phẩm chất đạo đức, sức khỏe tốt,
đáp ứng yêu cầu khác theo quy định tại điều lệ tổ chức hoạt động của công ty, quản
lý các mặt hoạt động của công ty, chú trọng thiết lập chính sách và mục tiêu chất
lượng, tổ chức kiểm soát, duy trì cải thiện hệ thống quản lý chất lượng tại công ty.
-Bên cạnh đó Ban Giám đốc luôn quan tâm đến đời sống của các công nhân sản
xuất trong công ty, tiếp thu các ý kiến phản hồi từ các cấp dưới chuyển lên thông
qua các báo cáo công việc của các bộ phận hàng tuần, tháng, quý. Từ đó công ty có
biện pháp để khắc phục, xử lý kịp thời
2.2.5 Tuyển dụng và chế độ lương
-Công ty xây dựng quy chế trả lương theo nguyên tắc gắn tiền lương tiền thưởng với
năng suất lao động, hiệu quả công việc của tứng người. Người lao động có trình độ
chuyên môn kỹ thuật cao được ưu tiên sử dụng và được hưởng tiền lương, tiền
thưởng ưu đãi.
- Mỗi công việc đều có định mức lao động hoặc biên chế chức danh do đơn vị xây
dựng và được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Mỗi công việc đều được quy định hệ số tiền lương cấp bậc công việc hoặc mức
lương cụ thể theo quy định trong quy chế trả lương của công ty.
- Cá nhân hoặc tập thể người lao động làm công việc gì thì được xác định tiền lương
tương ứng với công việc đó.

Dưới đây là thông báo tuyển dụng vị trí Trưởng/Phó phòng thị trường hiện có trên
trang web công ty:

16
 ( Tin tức Tuyển dụng
công ty cổ phần 32)

17
2.3 Đánh giá rủi ro và hoạt động kiểm soát chu trình mua hàng,tồn trữ,thanh
toán của xí nghiệp 32-3(chi nhánh công ty cổ phần 32)

Lựa chọn nhà cung

Đề nghị mua hàng Xét duyệt mua hàng Nhận hàng
cấp,lập đơn đặt hàng

Trả tiền Theo dõi nợ phải trả Lập phiếu nhập kho

Sơ đồ 2.3 chu trình mua hàng,tồn trữ và thanh toán của công ty cổ phần 32

2.3.1 Đánh giá rủi ro và hoạt động kiểm soát chu trình mua hàng
2.3.1.1 Đặc điểm của hàng mua vào và sơ đồ quy trình mua hàng
-Là một công ty chuyên sản xuất các mặt hàng giày da,balo,đa dạng về mẫu mã
chủng loại.Hàng mua vào chủ yếu phục vụ cho sản phẩm với quy mô lớn và không
ngừng cải thiện. Xí nghiệp 32-3 sẽ phụ trách sản xuất một số mặt hàng quân trang,
gia công hàng may mặc và túi xách xuất khẩu:
 Mũ Kê-pi, mũ mềm: 350.000 sp/năm
 Ba lô quân đội: 100.000 sp/năm
 Áo mưa các loại: 110.000 sp/năm
 Va-ly, túi cặp: 250.000 sp/năm
 Áo jackets: 100.000 sp/năm

-Vật tư đầu vào của công ty đa dạng về công dụng và phong phú về chủng loại
mẫu mã, ta có thể phân loại vật tư đầu vào phục vụ sản xuất của công ty như sau:
 Vật liệu chính: là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, nó
cấu thành thực thể chính của sản phẩm (vd: vải trong doanh nghiệp may
mặc, bông trong doanh nghiệp dệt, cao su trong sản xuất..,)

18
  Vật liệu phụ: là những bộ phận vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất
không cấu thành thực thể chính của sản phẩm và có thể kết hợp với nguyên
vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, hình dáng bề ngoài của sản phẩm (vd:
dây kéo, nhãn trang trí) hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm có
thể diễn ra bình thường.
 Vật tư kỹ thuật,phụ gia cho sản xuất: Các dụng cụ bảo hộ lao động như áo,
quần, giày, dép, khẩu trang, găng tay cho công nhân,…

Quy trình mua hàng của xí nghiệp 32-3

Rà soát các yếu Phế duyệt việc mua

Nhu cầu vật tư Cập nhập nhu cầu Đặt hàng
tố,kĩ thuật,giá hàng

Phòng ban có nhu Phó tổng giám

Phòng vật tư Tổng giám đốc Phòng vật tư
cầu đốc

Sơ đồ 2.4 Quy Trình mua hàng xí nghiệp 32-3

2.3.1.2 Quá trình kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng của công ty
2.3.1.2.1 Quy định về xác lập nhu cầu mua hàng
 Mục tiêu
-Đảm bảo việc mua hàng đúng nhu cầu sử dụng.
 Rủi ro
-Đặt mua hàng không cần thiết,không phù hợp với mục đích sử dụng,đặt nhiều
nhiều hơn hoặc ít hơn so với nhu cầu sử dụng,mua hàng kém chất lượng,…
 Hoạt động kiểm soát
-Lập bảng dự trù các xưởng hàng tháng + kiểm tra hàng tồn kho,làm phiếu đề
nghị mua vật tư, hàng hóa đưa lên Giám đốc xí nghiệp để ký duyệt.

19
20
21
2.3.1.2.2 Phê duyệt việc mua hàng
 Mục tiêu
-Xem xét thường xuyên về nhu cầu hàng tồn kho và ước tính thời gian hợp lý
thời gian cần thiết để xử lý nghiệp vụ mua hàng từ lúc đề nghị mua hàng đến khi
thực sự nhận được hàng để nghị mua hàng đúng lúc.
 Rủi ro
-Đặt hàng quá sớm gây ra lãng phí ứ đọng
-Đặt hàng quá trễ sẽ thiếu nguyên vật liệu cho sản xuất.
-Sẽ có nhiều đơn đặt hàng cho cùng một mặt hàng.
 Hoạt động kiểm soát
- Giám đốc xí nghiệp phê duyệt kế hoạch mua vật tư theo năm và cho từng quý,
phó giám đốc kỹ thuật phê duyệt kế hoạch mua vật tư cho từng tháng.
- Phòng Vật tư căn cứ vào tờ trình vật tư mà các đơn vị sản xuất gửi lên xem xét
các yếu tố số lượng, chủng loại, xuất xứ… trình lên Tổng giám đốc để được phê
duyệt việc có thực hiện theo kế hoạch hay không. Bởi vì đặc thù của các vật tư là
nguyên vật liệu cho sản xuất không chỉ mua để dùng trong một thời gian ngắn mà
nó còn phải có kế hoạch mua để dự trữ cho nhiều tháng nên việc mua như thế nào,
số lượng bao nhiêu, đủ để dự trữ trong bao nhiêu tháng, mua của nhà cung cấp nào
có lợi về giá trong tương lai nhưng vẫn phải đảm bảo các loại vật tư không bị lỗi
thời, hư hỏng là rất quan trọng.
2.3.1.2.3 Quy định về lựa chọn và xét duyệt về nhà cung cấp
 Mục tiêu
-Có thể tiếp cận được nhiều nhà cung cấp chất lượng,giá cả hợp lý.
 Rủi ro
-Nhân viên có thể thông đồng với nhà cung cấp để chọn họ tuy chất lượng họ
không đảm bảo.
 Hoạt động kiểm soát
-Vì quy mô hoạt động của công ty lớn nên việc lựa chọn nhà cung cấp có chất
lượng và giá cả hợp lí là việc rất quan trọng.
-Danh sách nhà cung cấp của công ty năm 2018
22
  Công ty TNHH Thiết bị Khang Minh VINA,cửa hàng Đại Quang Minh,Peer
Moideer Tanners,SUN T.L.C Co,Nisa International,..
-Việc lựa chọn nhà cung ứng do một ban tư vấn chọn nhà cung cấp bao gồm:
Phòng Kế hoạch, Phòng kĩ thuật và điều hành sản xuất và Phó Tổng giám đốc Kỹ
thuật và được phê duyệt bởi Tổng giám đốc công ty.
 Phòng kế hoạch:Rà soát các yếu tố về giá để lựa chọn nhà cung cấp có mức
giá tốt nhất.
 Phòng kĩ thuật và điều hành sản xuất: kiểm tra kĩ về chất lượng của vật tư có
đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp.
 Phó Tổng giám đốc kỹ thuật:kiểm tra lại lần cuối về tất cả cả các yếu tố bao
gồm cả giá và chất lượng để trình lên Tổng giám đốc.
 Tổng giám đốc:Phê duyệt việc lựa chọn nhà cung cấp.
 Sau khi đã được Tổng giám đốc công ty phê duyệt việc lựa chọn nhà cung
cấp, công việc lập đơn đặt hàng sẽ được nhân viên phòng vât tư soạn thảo
với chữ kí của trường Phòng Vật tư và phải được Tổng giám đốc phê duyệt,
sau đó mới gửi đến nhà cung cấp xác lập việc mua hàng
2.3.1.2.4 Nhận hàng và nhập kho
 Mục tiêu
-Kiểm tra chất lượng,số lượng nguyên vật liệu có đảm bảo,đầy đủ.
 Rủi ro
-Nhận hàng không đúng quy cách,số lượng
-Nhận và biển thủ hàng không nhập kho
 Hoạt động kiểm soát
- Nghiệm thu nguyên vật liệu:Thủ kho,phòng vật tư,các bộ phận chịu trách
nhiệm nghiệm thu sẽ nghiệm thu và nhập vật tư (kiểm tra về số lượng,chất lượng
vật tư).
+Căn cứ các yếu tố nghiệm thu vật tư:
 Số lượng,giá cả chất lượng giống như hóa đơn đã phê duyệt
 Chủng loại,tiêu chuẩn kĩ thuật theo như đơn đặt hàng.
- Nhập kho

23
 Sau khi nghiệm thu đạt yêu cầu ,chuyển vào kho của đơn vị mình và gửi
ngay các hóa đơn,chứng từ về phòng kế toán để làm phiếu nhập kho.
 Thủ kho của các đơn vị nhận vật tư về phải cập nhật vào sổ kho, căn cứ vào
yêu cầu nhận vật tư phục vụ sản xuất đã được Giám đốc các đơn vị duyệt để
xuất kho.
 Thủ kho đơn vị lập bảng kê tổng hợp cho từng đối tượng sử dụng có xác
nhận của thủ trưởng gửi ngay về phòng kế toán để làm phiếu xuất kho vật
tư dùng vào sản xuất.
 Ban nghiệp vụ xí nghiệp nhận đuợc phiếu xuất của công ty sẽ làm phiếu
nhập,sau đó sẽ lập bảng cân đối theo từng mã hàng để cấp phát đơn cho
phân xưởng sản xuất. Kết thúc mã hàng, ban nghiệp vụ lập bảng quyết toán
nguyên vật liệu, vật tư (phản ánh thừa, thiếu, hao hụt).

24
25
26
27
2.3.2 Đánh giá rủi ro và hoạt động kiểm soát chu trình tồn trữ
 Mục tiêu
-Hàng hóa, vật tư được đảm bảo về số lượng và chất lượng, đáp ứng kịp thời nhu
cầu của các hoạt động sản xuất, kinh doanh trong xí nghiệp.
 Rủi ro
-Hàng hóa, vật tư bị thiếu hụt về số lượng (do sai sót trong quá trình nhập xuất
thường xuyên, do trộm cắp,…)
-Hàng hóa, vật tư bị hư hao, không đảm bảo về chất lượng
-Rủi ro về cháy nổ
 Hoạt động kiểm soát
-Bảo quản hàng
 Trách nhiệm bảo quản hàng trong suốt quá trình do một thủ kho đảm nhận,
giúp hạn chế sự tiếp cận hàng tồn kho với những người không phận sự.
 Phương pháp kế toán theo dõi chi tiết hàng tồn kho: xí nghiệp theo dõi chi
tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song như sau:
 Tại kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép việc nhập, xuất tồn kho
vật liệu, công cụ dụng cụ theo số lượng. Hàng ngày khi nhận được
chứng từ về nhập xuất vật liệu, thủ kho ghi số lượng vật liệu, công cụ
dụng cụ nhập, xuất vào thẻ kho, cuối ngày thủ kho tính ra số tồn kho
của từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ trên thẻ kho.
 Tại ban nghiệp vụ: Nhân viên phụ trách khâu nguyên phụ liệu sẽ sử
dụng sổ chi tiết vật liệu để ghi chép cả số lượng lẫn giá trị của từng
loại vật liệu, công cụ dụng cụ nhập, xuất, tồn tương ứng với thẻ kho
mở ở kho. Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi
tiết nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Số tồn trên sổ
chi tiết phải khớp đúng với số tồn trên thẻ kho.

28
 Sơ đồ 2.5 phương pháp theo dõi chi tiết hàng tồn kho

 Hàng hóa tại kho được kiểm kê hàng ngày về mặt số lượng, chủng loại và
chất lượng.
 Kho hàng được tổ chức sắp xếp khoa học, hợp lý, được trang bị ổ khóa, lắp
đặt hệ thống camera giám sát.
 Nhân viên kho hàng được huấn luyện để thông thuộc về hàng hóa, vật tư,
biết cách cân đo đong đếm, kiểm tra chất lượng.
 Định kỳ kiểm tra hoạt động của máy móc thiết bị, hệ thống điện, đồng thời
tuyên truyền nâng cao ý thức của người lao động về phòng chống cũng như
cách xử lý các rủi ro về cháy nổ.
 Khuyến khích, đề cao đạo đức, tính chính trực, tinh thần trách nhiệm của
người lao động để hạn chế tối đa gian lận trong nội bộ.
-Xuất kho
 Quy định về sử dụng hóa đơn chứng từ khi xuất bán vật tư, hàng hóa
 Xuất trình hóa đơn giá trị gia tăng khi ra cổng.
 Yêu cầu: số hàng thực xuất phải đúng về số lượng, chủng loại ghi phiếu.
 Trách nhiệm lập chứng từ: phòng Sản xuất kinh doanh.

29
  Các chứng từ liên quan khi lập phiếu: Hợp đồng mua bán hàng hóa (nếu có),
đề nghị xuất hoặc đơn hàng, phiếu xuất kho.
-Ký phiếu:
 Phòng SXKD ký kiểm soát về số lượng
 Phòng TCKT ký kiểm soát về giá cả.
 Tổng Giám đốc công ty ký duyệt.
-Quy trình xuất
 Đối với công cụ dụng cụ: Thủ kho ghi nhận trong sổ, cuối tháng ban tổng
hợp làm phiếu xuất kho
 Đối với thành phẩm: Khi khách hàng yêu cầu giao hàng, ban nghiệp vụ làm
phiếu xuất thành phẩm. Hóa đơn GTGT do công ty chịu trách nhiệm xuất.

30
Cuối tháng: thủ kho đưa số liệu xuất cho các tổ sản xuất, ban nghiệp vụ để làm báo
cáo tổng hợp.

31
-Năm 2018 công ty lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho 3.774.883.732 đồng.

32
2.3.3 Đánh giá rủi ro và hoạt động kiểm soát chu trình thanh toán
 Mục tiêu
-Đảm bảo sự phê duyệt thích hợp cho các khoản phải trả, chi trả đúng hạn, đúng số
lượng hàng thực nhận, đúng đơn giá thỏa thuận.
 Rủi ro
-Thanh toán trễ hạn, thanh toán nhiều hơn giá trị thực nhận.
-Sai sót trong việc ghi nhận (ghi nhận sai thông tin nghiệp vụ như nhà cung cấp,số
tiền, thời hạn thanh toán, thời hạn chiết khấu,…, ghi trùng, ghi sót hóa đơn,…)
-Rủi ro về con người (lập chứng từ mua hàng khống để được thanh toán,…)
 Hoạt động kiểm soát
-Ban nghiệp vụ lập giấy đề nghị chuyển tiền và được Giám đốc xí nghiệp phê
duyệt việc đề nghị thanh toán này là đúng thực tế.
-Sau đó giấy đề nghị chuyển tiền được chuyển lên cho phòng TCKT. Tại đây Kế
toán trưởng căn cứ vào các chứng từ đã được chuyển đến để làm thủ tục nhập kho
khi mua hàng lúc trước để kiểm tra đối chiếu và thực hiện phê duyệt thanh toán
(trường hợp số tiền thanh toán lớn thì cần chuyển lên cho Tổng giám đốc xét
duyệt).
-Sau khi được phê duyệt, kế toán ngân hàng sẽ trực tiếp ra ngân hàng để thực hiện
chuyển khoản cho nhà cung cấp.
2.4. Thông tin và truyền thông
-Công ty có email nội bộ Email: congtycp32@32jsc.com,Hotline: 028.38 941235
-Trang wed : http://32jsc.com
- Công ty sử dụng rộng rãi hệ thống kế toán máy được kết nối bằng mạng internet
nên cập nhật nhanh các nghiệp vụ, đáp ứng được việc xử lý nhiều nghiệp vụ cùng
lúc.
-Tích cực tham gia các hoạt động vì cộng đồng như: Phụng dưỡng 05 Bà mẹ Việt
Nam anh hùng; Hỗ trợ chăm lo cho các nạn nhân chất độc màu da cam/dioxin,
khuyết tật, ủng hộ Quận để chăm lo tết cho các gia đình chính sách, người có công,

33
người nghèo, Ngày 31/8, Công ty Cổ phần 32 (Tổng cục Hậu cần Quân đội nhân
dân Việt Nam) phối hợp UBND phường 10, quận Gò Vấp, TPHCM tổ chức lễ trao
tặng căn nhà tình thương cho gia đình ông Văn Công Oanh On, sinh năm 1970,
ngụ tổ 8, ấp Bình Thạnh, xã Bình Khánh, huyện Cần Giờ.
-Các xí nghiệp trực thuộc ASECO luôn đẩy mạnh những phong trào thi đua: “Lao
động giỏi, lao động sáng tạo”, “5 nhất, 3 không”, “Xanh, sạch, đẹp-Bảo đảm an
toàn, vệ sinh lao động” gắn với phong trào thi đua quyết thắng, Phong trào “Ngành
Hậu cần quân đội làm theo lời Bác Hồ dạy”.
-Củng cố, nâng cao hiệu quả của bộ phận marketing; xây dựng chiến lược
marketing và phát triển thương hiệu ASECO 32. Nâng cấp và mở rộng Trung tâm
Mẫu thời trang, nâng cao năng lực nghiên cứu, chế thử, phát triển mẫu hướng tới
nhiều đối tượng sử dụng để mở rộng thị phần, nâng cao khả năng tiêu thụ và phát
triển đơn hàng. Triển khai các biện pháp chống hàng giả, hàng nhái nhằm bảo vệ
thương hiệu và uy tín sản phẩm của Công ty trên thị trường. Tìm kiếm cơ hội hợp
tác đầu tư, kinh doanh và mở rộng thị trường trong và ngoài nước, chú trọng thị
trường Châu Âu, Nga, Trung Đông, Châu Phi và các nước trong khối TPP,
ASEAN.

2.5. Hoạt động giám sát

-Các hoạt động giám sát thường xuyên, được gắn vào các quy trình kinh doanh ở
tất cả các cấp của đơn vị, giúp đánh giá kiểm soát nội bộ một cách kịp thời.

-Hàng tháng, thường có buổi họp giữa quản đốc phân xưởng , người phụ trách kho
hàng, và trưởng phòng kế hoạch để xem xét về tiến độ sản xuất và các điều chỉnh
nếu cần về việc sản xuất sản phẩm.
-Sử dụng phần mềm để tự động rà soát các khoản thanh toán cho nhà cung cấp.
-Tổ chức các buổi họp giũa trưởng các bộ phận và phòng nhân sự để đánh giá kết
quả làm việc thực tế của từng nhân viên.
-Kiểm tra và giám sát hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình hoạt động tài chính
thông qua việc kiểm tra trực tiếp các hoạt động hồ sơ, chứng từ tại công ty và rà
soát gián tiếp thông qua các báo cáo hoạt động của ban điều hành Công ty.

34
-Kiểm tra, rà soát các quy chế, quy định do Hội đồng quản trị và ban Tổng Giám
đốc ban hành.
- Ban kiểm soát đã thực hiện thẩm định báo cáo tài chính năm đã được kiểm toán
bởi công ty TNHH Dịch vụ tư vấn tài chính Kế toán và Kiểm toán phía
nam(AASCC)
- Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản
lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập
báo cáo tài chính.
- Kiểm tra, giám sát việc tuân thủ các qui định, nghị quyết của HĐQT và việc
chấp hành quy định của Ban lãnh đạo Công ty.

CHƯƠNG 3 NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẨ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN
CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG,TỒN TRỮ TRẢ TIỀN
CỦA XÍ NGHIỆP 32-3

3.1 Nhận xét về công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng,tồn trữ,thanh
toán
3.1.1 Môi trường kiểm soát
3.1.1.1 Ưu điểm
-Cơ cấu tổ chức hợp lý phù hợp với điều kiện thực tế được quy định bằng văn bản
cụ thể chức năng nhiệm vụ từng phòng ban để nhân viên dễ dàng thực hiện.
-Quy trình tuyển chon nhân viên kỹ càng, có các tiêu chuẩn cụ thể cho từng vị trí,
đảm bảo tuyển đúng người phù hợp nhất.
-Tại công ty, tuy Tổng giám đốc là người đứng đầu và đưa ra quyết định nhưng để
giảm bớt khối lượng công việc và thực hiện sự phân chia trách nhiệm. Tổng giám
đốc uỷ quyền cho cấp dưới của mình như Phó Tổng giám đốc, các Trưởng phòng
trong việc ra quyết định và phê chuẩn. Sự phân chia trách nhiệm đã nâng cao tinh
thần trách nhiệm của mỗi bộ phận, cá nhân.

3.1.1.2 Nhược điểm

- Việc sử dụng kế toán trên máy vi tính với sự hỗ trợ của phần mềm yêu cầu việc
cập nhật thông tin đầu vào của nhân viên phụ trách phải chính xác, kịp thời. Do
vậy, nếu chỉ một sai sót nhỏ xảy ra sẽ khiến cho báo cáo tài chính do máy tính xử

35
lý sẽ cung cấp thông tin không chính xác, ảnh hưởng đến việc ra quyết định của
nhà quản trị.
3.1.2 Chu trình mua hàng,thanh toán,tồn trữ
3.1.2.1 Ưu điểm
 Công ty ban hành chi tiết các trường hợp xác lập nhu cầu cho từng loại vật
tư hoặc nhóm vật tư.
 Việc xét duyệt nhu cầu mua hàng được phân cấp và thực hiện nghiêm túc
 Các tiêu chí để có thể lựa chon ra các nhà cung ứng phù hợp với tính chất
mua hàng tại công ty
 Công ty có công tác nghiệm thu nguyên vật liệu.
 Phương pháp ghi thẻ song song giúp việc ghi chép đơn giản, dễ làm, dễ kiểm
tra đối chiếu số liệu và thuận lợi khi sử dụng bằng máy vi tính.
 Nhân viên tại kho thông thuộc về công cụ dụng cụ, vật tư giúp khâu cấp phát
đổi trả được thực hiện nhanh gọn, đảm bảo tiến độ sản xuất.
 Có sự tách biệt giữa các chức năng đề nghị, phê duyệt đề nghị, chấp nhận
thanh toán.
3.1.2.2 Nhược điểm
 Công ty sẽ lập bảng kế hoạch mua nguyên vật liệu vào đầu năm nhằm lên kế
hoạch cho việc mua hàng trong năm. Tuy nhiên việc dự báo số lượng hàng
mua nên linh hoạt, đúng thời điểm là rất quan trọng trong việc phục vụ cho
sản xuất kinh doanh, nó giúp cho công ty chủ động trong việc cung cấp vật
liệu đầu vào cho quá trình sản xuất kinh doanh nhưng vẫn đảm bảo tiết
kiệm, tránh ứ đọng vốn.
 Quá trình xác nhận nhà cung cấp hơi phức tạp.
 Không lập báo cáo nhắc nhở về các khoản nợ đến hạn cũng như thời hạn
chiết khấu và các khoản thanh toán trong thời hạn chiết khấu. Điều này có
thể dẫn đến thanh toán trễ, sụt giảm uy tín đối với nhà cung cấp.
3.1.3 Thông tin và truyền thông,hoạt động giám sát
3.1.3.1 Ưu điểm
 Chính sách thông tin và truyền thông được tổ chức tốt giúp cho tất cả các
thành viên hiểu được sứ mệnh, mục tiêu của tổ chức từ đó nâng cao trách
nhiệm, đóng góp vào sự phát triển tổ chức
 Các hoạt động giám sát được thực hiện thường xuyên, liên tục giúp công ty
có những đánh giá và phát hiện kịp thời từ đó đưa ra hướng giải quyết tốt
nhất.
36
  Có sự phối hợp chặt chẽ giữa ban lãnh đạo và các bộ phận trong việc rà soát
các hoạt động
 Có sự trao đổi thông tin hữu hiệu theo nhiều hướng: Từ cấp trên xuống cấp
dưới, từ dưới lên trên và giữa các cấp với nhau.
3.1.3.2 Nhược điểm
 Chưa có biện pháp quản lý nếu xảy ra thông đồng với nhau giữa các cá nhân,
tổ chức bên ngoài công ty.

3.2 Đề xuất một số giải pháp về kiểm soát nội bộ của công ty
3.2.1 Môi trường kiểm soát
- Công ty nên ban hành các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ của từng phòng
ban, cá nhân một cách chi tiết hơn.
3.2.2 Chu trình mua hàng,thanh toán,tồn trữ
- Công ty nên ban hành chính sách ủy quyền trong việc lựa chọn,xét duyệt nhà
cung cấp cụ thể hơn.
-Nên luân chuyển các nhân viên mua hàng để tránh tình việc một người có quan
hệ với một số nhà cung cấp
-Xây dựng chính sách quản lý hàng tồn kho, thiết kế và sử dụng phần mềm quản lý
hàng tồn kho thật khoa học, hiệu quả nhất
-Đánh số thứ tự liên tục lên chứng từ như giấy đề nghị chuyển tiền để tránh thất lạc
và dễ tra cứu khi cần thiết
-Phòng TCKT cần quy định chặt chẽ hơn về khâu nhập liệu dễ hạn chế sai sót về
ghi nhận. Bên cạnh đó, phòng TCKT cần có kế hoạch theo dõi thời hạn thanh toán
để thực hiện thanh toán đúng hạn, giúp giữ chân nhà cung cấp tốt, được hưởng
chiết khấu thanh toán, đồng thời tiết kiệm thời gian tìm hiểu nhà cung cấp mới.
3.2.3 Thông tin và truyền thông,hoạt động giám sát
- Công ty nên thiết lập các kênh thông tin nóng (một ủy ban hay một cá nhân nào
đó có trách nhiệm tiếp nhận thông tin tố giác, hoặc lắp đặt hộp thư góp ý) cho phép
nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho
doanh nghiệp.
-Lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người
không có thẩm quyền.

37
-Có hệ thống báo cáo cho phép phát hiện các sai lệch so với chỉ tiêu, kế hoạch đã
định. Khi phát hiện sai lệch, doanh nghiệp đã triển khai các biện pháp điều chỉnh
thích hợp.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

-Báo cáo thường niên 2018 công ty cổ phần 32

-Báo cáo tài chính 2018 công ty cổ phần 32
-Báo cáo thực tập xí nghiệp 32-3:
http://download.tailieu.vn//2fa15d5b2163e7bd66136a34fbb90ddc/5d5b4610/sourc
e/2014/20140206/ten_12/baocaothuctapnhanthuc_tran_thi_phuong_mai_101561_3
295.pdf
-Sách kiểm soát nội bộ(trường đại học kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh)
-Kiểm soát chu trình mua hàng,tồn trữ thanh toán:
https://tailieu.vn/doc/kiem-soat-chu-trinh-mua-hang-ton-tru-tra-tien-
748622.html#_=_

38
39