PERJALANAN DINAS A. PENDAHULUAN Karyawan dianggap sebagai melakukan Perjalanan Dinas apabila ia melakukan perjalanan dalam rangka melaksanakan tugas Perusahaan termasuk rapat/training/seminar/Iokakarya di suatu tempat diluar JABOTABEK yang jaraknya melebihi 100 km dari tempat kerjanya sehari = hari. Untuk meningkatkan: kelancaran pelaksanaan tugas karyawan perlu diberikan penggantian atas biaya—biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan kedinasannya, dimana penggantian biaya tersebut bukan merupakan tambahan penghasiian ‘Sehubungan dengan hal ini, Perusahaan perlu mengatur Peraturan Perjalan Dinas untuk ijadikan pedoman deh karyawan sehingga mereka mengetahui tugas-tugas yang harus diselesaikan, fasiltas-fasilitas yang diperoleh selama perjalanan, jumlah biaya-biaya yang akan digarti Perusahaan, tata tertib yang harus dipenuhi serta prasedur administrati yang harus ditempuh sebelum dan sesudah perjalanan dinas, B. APLIKAST Peraturan ini berlaku untuk karyawan dan/atau anggota keluarga bilamana oleh Perusahaan diminta untuk mendampingi dalam melaksanakan perjalanan dinas tersebut. C. JENIS PERJALANAN DINAS 1. Dalam Negeri Perjalanan dinas yang dlakukan di dalam wilayah Republik Indonesia di luar wilayah Jabotabek yang jaraknya melebihi 100 km dari tempat kerjanya sehari — hari 2. Luar Negeri Perjalanan yang difalukan di luar wilayah Republik Indonesia, 1D. BIAYA PERJALANAN DINAS Kepada karyawan yang melakukan perjalanan dinas diberikan penggantian biaya pejalanan inas yang terdini dari = Biaya transportasi Perseroan memberikan penggantian penuh atas biaya transporiasi karyawan yang melakukan perjalanan dinas, untuk : Transpartasi antar kotia, dari dan ke tempat tujuan. ‘Transportasi, antar hotel/rumah ke airport dan atau sebaliknya, ransportasi di ternpat tujuan, sepanjang mash berhubungan dengan kedinasannya. Airport tax, asuransi veajib dan hal-hal lain yang divayibkan dan berkaitan dengan transportasi perjalanan dinas, 5. Biaya jalan tal, parkir kendaraan sepanjang masin berhubungan dengan kedinasannya, Pepe6. Dalam hal karyavran menunda atau membataltan rencana penggunaan angkutan trensportasi (bus/kereta api/pesawat) sebagaimans telah cijadwalkan yang bukan disebabkan oleh kepertingan Perusahaan, maka karyawan wajib mengganti seluruh biaya transportasi yang telah dkeluarkan Perseroan tersebut. Kendaraan PribadiBilamana dalam perjalanan dinas ini menggunakan kendaraan pribadi, make biaya ‘operasionainya akan ditanggung dleh Perusahaan, |. Pada prinsipnya perseroan mengganti semua biaya penginapan yang berkaitan dengan perjalanan dinas sesuai dengan Lampiran Surat Kenutusan Direksi ini Penggantian biaya penginapan hanya diberikan bercasarkan bukti yang sh. Perjelanan dinas yang dlakukan lebih dari 1 (satu) orang dengan daerah tujuan yang sama, maka diperiakukan pengaturan 1 (satu) kamar untuk 2 (dua) orang. Bila ‘pengaturan ini tidak mungkin diakukan (misalnya karyawan dan karyawati) maka fasiltas penginapan tetap berlaku masing-masing. Pengaturan mengenai sarana penginapan diatur dalam Lampiran 1 Surat Keputusan Direksi inPerusahaan menanggung biaya hotel selama perjalanan dinas sesual dengan keteniuan dalam tabel terlampir, Biaya makan 1, Untuk golongan I 9/4 V penggantian biaya makan diberikan secara lumpsum, besar nilai penggantian biaya makan per hari sesual Lampiran 1 Surat Keputusan in Untuk golongan VI ke atas dan atau GM, dalam batas-batas keviajaran, sepenuhnya diganti dengan menunjukkan bukti-bukti yang sah, untuk minuman keras (bir dan ssebagainya) serta rokok tidak diberikan penggantian. Penggantian biaya makan ini hanya beriaku untuk biaya makan diri sendin. Ketentuan ini hanya berlaku untuk perjelanan dinas dalam neger. ‘Apabila karyawan menanggung biaya makan tamu Perusahaan selama melakukan perjdlanan dinas, maka biaya tersebut dianggap sebagai beban Perusahaan dan akan diganti sesual bukti pengeluaran yang sah. Penggantian ini diberican di luar biaya perjalanan dinas sebagaimana diatur dalam Surat Keputusan Direks! ini. Ketentuan ini hanya berlaku bagi karyawan golongan VI (enam) ke atas yang melakuskan Perjalanan dinas dalam negedi dan iuar negeri. 4. Pengaturan mengenai biaya makan diatur dalam Lampiran 1 Surat Keputusan Direksi ini Uang Saku Karyawan yang melakuikan perjalanan dinas dan menginap akan diberikan ang sak sebagai biaya pengganti biaya-biaya keperluan pribadi yang berkaitan dengan perjalanan dinas. Pengaturan mengenal uang seku diatur dalam Lampiran 4 Surat Keputusan Diretsi ini Biaya Komunikasi 1, Perusahaan mengganti biaya komunikasi untuk kepentingan pribadi / keluarga, setelah karyawan sampai di tempat perjalanan dinas. 2. Kamunitas dapat dilakukan melalui hotel atau wartel, Penggantian akan dilakukan berdasarkan bukti pembayaran yang sah, beriaku untuk setiap tujuan perjalanandinas atau setiap 5 hat perjalanan dinas dengan nilai maksimum sesual pengaturan dalam Lampiran 1 Surat Keputusan Direksi ini, Biaya Cuci Pakaian Biaya cuci pakaisn ditanggung Perusahaan apabila karyawan yang bersangkutan menginap lebih dari 2 (dua) har. Entertainment & Hadiah Dalam rangka menggalang hubungan baik dengan relasi Perusahaan, dapat diadakan acara entertainment dan/stau pemberian hadiah atas beban Perusahaan dalam batas yang wajar atas persetujuan Direksi / General Manager berdasarkan rencana yang digjukan tedebih dahulu. Biaya-biaya Lain Biaya-tiaya lain yang tidak tersebut datas yang terpaksa harus dikeluarkan karena ‘kepentingan dinas dapat diajukan untuk penggantian dari Perusahaan dengan kketentuan pengeluaran tersebut dapat dipertanggung jawabkan dan mendapat persetujuan dari atasan yang benwerang. Hari Perjalanan Dinas Jumiah hari perjalanan dinas adalah termasuk tanggal keberangkatan (hari pertama) tetapi tidak termasuk tanggal kemball. Tetapi, jka jam keberangkatan dan tiba karyawan pada tanggal kembali dijadvalkan pada jam seperti tertera dibaviah ini ‘mala yang bersangkutan bethak untuk mendapat sebagian fasiltas tunjangan perjalanan dinas sebagai berikut: Jam Kembali & Tiba Bi. Makan | Uang Saku | Antara 1200-1800 lAkwual Make 60% me dati tarif Diatas jam 1808 lAktual maks. 460% avi tant E. KETENTUAN KHUSUS 1 Bagi keryawan yang memperoieh "sponsorship" atau fasiitas khusus di tempat tujuan (sehubungan dengan kedinasannya), maka penggantian biaya perjalanan dinas yang diberikan oleh Perusahaan, disesuaikan dengan fasiltas yang telah diperolehnya yaitu sebagai berikut : a. Bila karyanan memperoleh fasiltas penginapan cuma-cuma, maka ia beshak alas uang makan serta uang saku secara penuh. b. Bila karyawan memperoleh fasiitas makan penuh (makan pagi, Sarg, malam) dengan cuma-cums, maka ig hanya berhak atas biaya penginapan serta uang saku secara penuh. Bila karyavian memperolch fasiitas penginapan dan makan penuh (makan pag, siang dan malam) dengan cuma-cuma, maka ia hanya berhak atas ang sakunya s3ja. i Bila karyawan memperoleh dua kali makan sehari (makan pagi siang atau‘malam) dengan cuma-cuma, maka ia hanya berhak atas 50% dari ketentuan besarnya uarg makan sebagaimana diatur dalam Lampiran. Ketentuan mengenai penggantian biaya perjalanan dinas ini dan juga kembur bagi karyawan, tidak berlaku seandainya yang bersangkutan adalah peserta dari ‘acara/kegiatan yang diselenggarakan oleh perusahaan seperti: training/seminar, Bila seseorang karyawan bepergian dalam rangka dinas bersama karyawan lain dari golongan yang lebih tinggi dan kehadiran yang bersangkutan dibutuhkan setiap saat, maka ketentuan penggantian biaya perjalanan dinas untuk transportasi dan penginapan dapat mengikuti karyawan yang golongannya lebih tinggi. 4. Ketertuan dalam pasal 3 di atas tidak berlaku bila kondlsi dan tugas yang harus dikerjakan, menyebabkan yang bersangkutan tidak dapat makan dan menginap pada waltu dan tempat yang bersamaan, 5. Apabila seorang karyawan golongan I sampai dengan III ketika melakukan perjalanan dinas diviajibkan untuk secara aktif melakukan tugasmya sesuai dengan jabatannya pada waktu-waktu diuar jam kerja biasa, maka untuk kelebihan jam kkerjanya tersebut, yang bersangkutan berhak tas upah embur. Upsh fembur ini diperhitungkan berdasarkan peraturan upah lembur yang berlaku. 6. Bagi karyawan golongan I sampai dengan III yang tengah melakukan perjalanan dinas dan harus melaksanakan tugas lemibur diatur sebagai berikut = a Karyawan harus mengisi formulir surat perintah lembur yang ditandatangani ‘leh atasan yang bertangung jawab atas pelaksanaan perjalanan dinas dan karyawan tersebut. b. Karyawan harus membuat laporen pelaksanaan tugas lembur yang ditandatangani oleh atasan yang bertangung jawab atas pelaksanaan pefjalanan dinas dan karyawan tersebut. ©. Upah lembur ciberkan tersendir, dluar uang perjatanan dinas. 7. Apabila seseorang karyawan golongan T sampai dengan TIT melakukan perjalanan dinas pada waktu hari istirahat mingguan, hari raya/libur nasional, atau pada haf hari yang diiburkan dan pada waktu itu ia secara aktif melakuken tugas sesuai dengan jabatannya, maka pada hari-hari tersebut 1a berhak atas upah lembur urtuk dinas pada hari raya dikurangi jarn-jam istirahat sesusi dengan ketentuan waktu- waktu istiahat. 8. Biaya pembuatan/perpanjangan paspor dan biaya fiskal urtuk perjalanan dinas ke luar negeri menjadi tanggungan perusahaan, 9. Untuk karyawan yang melakukan perjalanan dinas yang memakan waktu 2 (dua) hari penuh alau lebih, atau ke tempat khusus sehingga pakaian mudah kator/berbau (Seperti pabrik karet dan lain-lain) selama 2 (dua) hari atau lebih, maka berhak mendapat penggantian biaya cuci pakaian kerja berdasarkan bukti pengeluaran yang sah dengan ketentuan sebagaimana datur pada Lampiran 1 Surat Keputusan ini. F, KETENTUAN PERJALANAN DINASKUNJUNGAN PERNIKAHAN DAN KEDUKAAN 1. Kunjungan yang dimaksud adalah perjalanan dinas yang dilakukan oleh karyawan untuk menghadiri pemnikahan karyawan atau melayat ke temipat karyawan yang meninggal dunia dan di datam neger. ‘Yang berhak melakukan perjalanan dinas adalah GM / direksi (golongan VI& VII) ‘atau Manager (golongan V) yang bersangkutan dengan persetujuan Direktur terkait, Lamanya perjalanan dinas ditentukan maksimal selamia 2 (dua) hari 1 (satu) matam. Dalam perjaianan dinas sebagaimena diatur pada Pasal ini, karyawan tidak memperoich wang Saku, Ae G. KETENTUAN PERJALANAN DINAS TIDAK MENGINAP 1. Kepada karyawan yang melakukan perjalanan dinas tetapi tidak menginap diberikanpenggantian biaya yang meliputi : a. Blaya transportas! b. ang maken’ &._ Uang saku Biaya Trangportast Biaya transportas diganti oleh perusahaan secara aktual dengan melampirkan bukti- bukti yang sah, dan mengikuti sturan seperti yang terdapat pada Lampiran 1 Surat Keputusan ini ang makan. Karyawan bethak atas 50-9 dari aturan yang terdapat pada Lampiran 1 Surat Keputusan 4. ang saku, Karyawan berhak atas 50 9% dari aturan yang terdapat paca Lampiran 1 Surat Keputusan ini H. ADMINISTRASI 1, Surat Perintah Perjalanan Dinas a. Karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas diminta untuk menyiapkan 'SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas) dengan mengisi FKK (Formulir Kegiatan Karyawan) yang tersedia di bagian HRD disertai lampiran “itenerary" perjaianan. b. SPPD tersebut harus disetujui dan ditanda tangeni oleh atasan yang benwenang dengan mengikuti prosedur dibawah ini: TW Manager Unit v General Manager vi Dire ksi Khusus untuk penugasan ke luar negeri, SPPD harus mendapatkan perselujuan Direksi. ¢._SPPD yang telah ditanda tangani oleh atasan supaya diteruskan ke HRD untuk diproses lebih lanjut dan diverifikas. 2 Vang Muka ‘a. Karyawan yang akan melakukéin perjalanan dinas dapat meminta uang muka biaya perjalanan dengan mangqunakan formulir Permichonan Uang Muka ‘minimal 3 atau 4 hari sebelum berangkat disertai SPPD yang telah disetujui distas. b. Prases permohonan uang muka dilakukan melalui bagian HRD untuk kemudian diteruskan ke bagian Finance untuk pengambilan uangnya. © Jumiah uang muka yang diambil tidak melebihi taksiran keseluruhan biaya perjalanan dinas. 3. | poran Pertanggung awban ‘Selambat-lambatnya 6 hari setelah keribali, semua biaya berikut uang muka hharus sudah dipertanggung jawabkan sesuai dengan ketentuan-ketentian yang ditetapkan dalam peraturan ini dengan mengisi formuli yang tersedia di HRD dilengkapi dengan bukti-bukti pengaluaran yang sah sebagai dasar meminta penggantian biaya.b. Dalam hal jumlah pengeluaran yang sebenamya lebih kecil dari jumiah uang muka, maka kelebihannya harus disetor kembal ke kasir paca saat Penyampaian laporan pertanggung jawaban diatas. Sika terjadi seba iknya maka kelebihan yang menjadi milk karyawan akan ‘mendapat penggartian dari Perusahaan pada saat laporan pertanggung jawaban diselesaikan. ¢. Dalam hal karyawan yang bersangkutan tidak mempertanggung jawabkan vuarg mula dalam batas yang telah dtentukan, maka jumlah hutang akan dikompensasikan dengan gaji berjalan dari karyawan yang bersangkutan dan hal itu akan dicatat dalam catatan konduite karyawan tersebut. 4. Laporan Perjalanan Dinas Untuk tiap perjalanan dinas yang telah selesai dilaksanakan, maka karyawan yang bersangkutan weji membuat laporan dan disampaikan kepada atasamiya selambat- fambatnya 3 (tiga) han kerja setaiah kembal. H. HAL-HAL LAIN YANG TERKAIT |. Waktu selama perjalanan dinas yang melebihi jam kerja normal tidak diperhitungkan sebagai jam lembur. ‘Vang makan siang dan transport yang rutin diterima karyavan tidak diberikan selama periode melakukan perjalanan diras ini Perjalanan yang dilakuken di wilayah Jabotabek akan dianggap sebagai kerja rutin. Namun demikian, apabila karena suatu hal karyawan tersebut harus bermalam / ‘menginap di tempat tersebut, maka biaya makan malam dan hate! akan diperlakukan seperti perjalanan dinas biasa. Uang saku tidak diberkan datam hal ini mengingat perjalanan ini bersifat rufin dan mash dalam wilayah Jabotabek. Untuk kasus perjaianan dinas ini, karyawan yang bersangkutan diminta terlebih cdahulu menghubungi atasannya (sedapat mungkin) untuk persetujuannya mengenai menginapnya di tempat tersebut. 4. Perjelanan rutin yang diatur dengan jahwal kerja tertentu ke daerah operasi kerja di {var wilayah Jabotabek dian qgap sebagai perjalanan kerja rutin dan bukan perjatanan dinas. Fasiitas dan tunjangan untuk jenis perjalanan tersebut akan diatur secara ‘chusus datam peraturan tersendin PENUTUP |. Peraturan ini akan merupakan pedoman standar bagi INDIKA Group Hal-hal yang berhubungan dengan perjalanan dinas yang belum tercakup dalam ‘peraturan ini akan dtenggulangi secara “case by case" untuk fleksibilitas atas dasar pertimbangan dan kebijaksangan HRD. 3. Peraturan Perjalanan Dinas iri sewakte-waktu akan dit dengan keadaan dan kebutuhan jau kembali dan disesuaikan Lampirant PENGOANTIAN BAVA, WITAVAHL “GOLONCAN DALAM NERY TFERIALANAN DINAS “Regain ITRANSPOREAST ie ACT Kawa wes Gana) saws tabang bls conont ‘ramaian Apa Panwa coed TaN MARAN ry fer Ta Tal TaNGSAKU ae je ery aime cory [WIAWA KOMUNIKASE Tndened 1 Ta [lke epee Tams Kos en Asi: Nowa USA Nira Ta ise ferme Tt isbs IWIAYA LADNDRY sinc taeems Ta co Lampiran PENGGANTIAN BILAL TUAR REGERE FERIALAWAN DIAS ‘Regulation ITRANSPOREAST Toswat Banoo (Ke shakin Rew aia PENGNAPAN FAfonertae weet anleal Roan nag ‘Wontaat Hoven dloul nem Seat Honan tl ico 4 ‘Seedia os Baca 5 [WANG MAKAN ron oe ror)T VIN aad Fe cpm Ta Koes Tor Mow spe rr we TANGSAKU a ae patie a = — 4 —— ae+ INDIKA PERMOHONAN UANG MUKA PERJALANANDINAS = (0 tong §_ Teopar nase depatrn | ‘onal bernie Categin Teg tent mo Lams perry Perinon haya: 1. eegraoan noni. ato. 2 eenoatad Fe. 2. Uing takin a xt «to. 4) Mang Saku Han Ro. Pe. ‘5. iy tomkas Mar. =. tana ——s ror =n terblaa ( ieee > ‘aja ales Dlnetup lets foyer disanboou Alanon td Target Yoo | tepals Ff Paengetahaa, = toms Tf atatan Laima+ INDIKA PERTANGGUNG - JAWABAN BIAYA PERJALANAN DINAS tama Tempat tajuan Jobatans Tonga berangkat ‘seongan Tanggal kenibab Pr, s {Lama perilanan, ant Twang Muka Ro. ” 1M Perincian Biaya : 1. Pengnapan Re. 2. Tranaportadi Re. " 3. Uang Makan | 4. ang Sahu Re. “ 5. Bayahonsunikast Ro. " 6. Lana H Rp. ‘ Ro, “ Ro. w Bp. ¥ Re. ‘Total Pengeluaran Rp. oo TH Kelebihan / Kekurangan, Rp. four ‘Terblang i ( ai - 2 Dilaporkan olet + Dipeerilesa beh: anyaman 0 Toned 1 Tago: off Mengetahai : Ataton nosing ‘Ataean TL Tengo: Ff Toros ‘Catatan Lain-lain: