Business Partner – Customer-Vendor

Integration S/4 HANA

Setting up Business Partner S/4 HANA
There are redundant object models in the traditional ERP system. Here the vendor master and
customer

Master is used. The (mandatory) target approach in S/4HANA is the Business Partner approach.

Business Partner is now capable of centrally managing master data for business partners, customers,
and vendors. With current development, BP is the single point of entry to create, edit, and display
master data for business partners, customers, and vendors

Customer/Vendor Object Model Limitations

 Only one single address
 No relation between a vendor and a customer for the same
real world entity (no role concept)
 No time-dependency

Business Partner – SAP Strategic Object Model

 General data are shared across different roles

 One business partner could perform multiple roles, e.g.,
customer and vendor (supplier)
 One business partner could have multiple addresses
 Time-dependency object attributes and relationships
 Provide harmonized architecture
 Customer/Vendor Integration (CVI) component ensure the
synchronization between the Business Partner object and the
customer/vendor objects
Dependencies/Pre-requisites
Business partner has been mandatory with S4 Hana Enterprise Management version i.e 1511 and
1610 & old transactions related to Vendor and customers have become obsolete.

It´s recommended but not mandatory that BuPa ID and Customer-ID / Vendor ID are the same.

The Business Partner Approach is not mandatory for the SAP Simple Finance 1503

Check and activate Business Functions

CA_SUPPLIER_SOA

CA_BP_SOA Switch ‘VENDOR_SFWS_SC1’ and switch ‘VENDOR_SFWS_SC2’ have to be

active for the vendor contact person’s data to be synchronized with BP contact person’s data

The appropriate specific transaction like XD01,XD02, XD03 or VD01, VD02, VD03 / XK01,
XK02, XK03 or MK01, MK02, MK03 etc. are not available in SAP S/4HANA Enterprise
management Version i.e. 1511 and 1610

Currently mass maintenance for customers and vendors via transaction MASS is not available.

Before you begin the BP conversion from an SAP ERP system to an SAP S/4 HANA system, you
have to answer the questions Whether the Business Partner ID and Customer-ID /Vendor ID should
be the same in the S/4 HANA System?

Business Partner Master Data Setup Proces

1. Setup BP General Data

Select General Business Partner Role and Grouping, here this grouping is linked with customer/
vendor Number range and this Grouping is key in linking the Vendor/Customer & BP groups as well
as number ranges which is explained below in detail.

Table BUT000 will be updated once General BP role is completed.

2. Setup FI Vendor

BP Role FLVN00 FI Vendor extension enables Invoice to be posted directly in FI.

Here vendor master table LFA1 and LFB1 will be updated.

FI document can be posted but cannot create PO as purchasing data is not yet extended so for
extending purchasing data use ROLE FLVN01

Table LFM1 will be updated once the BP Role is extended to Supplier BP Role
Once BP is extended to Purchase Organization using BP Role FLVN01 the vendor can be used PO
can be created.

Setting up Customer

Table KNA1 will be updated once BP Role is extended to FI Customer and Finance can start posting
directly in FI for example FB70 etc.

Extend Customer to Sales Area

BP Role FLCU01 is extended to sales area.
Table KNVV updated with Sales view details and henceforth Customer can be used in sales area.

Extend Customer to Credit Segment

Table UKMBP_CMS_SGM updated

Note- S4 Hana credit Management setting should be enabled to check the

credit limits for customers

Customizing
Business Partner Customizing
Activate the PPO Request for the synchronization object Business Partner

Cross-Application Components–> Master Data Synchronization –> Synchronization Control–>

Synchronization

Active Synchronization between Customer/Vendor and BP is active

Define BP Roles
Assign BP Role to BP Role Category

Cross-Application Components–> SAP Business Partner–>Business Partner–> Basic Settings –>

Business Partner Roles–> Define BP Roles
This setting is already available in standard delivered system for standard roles.

Account Group /Number Range Mapping

I am explaining below with an example of requirement for setting up One Time Vendor and One
Time Customer Account and as a summary we need to setup Vendor/Customer Account group &
assign number ranges to respective Vendor/Customer account group as it was required in classic
ERP environment.

Additionally BP grouping is mapped with Vendor/Customer account group

Define Account Groups Vendor

Financial Accounting (New)–> Accounts Receivable and Accounts Payable–> Vendor Accounts–>
Master Data–> Preparations for Creating Vendor Master Data
Assign Number Ranges to Vendor Account Groups

Similarly for Customers we need to define Account Group and assign number range to Customer
account groups.

Define Number Assignment for Direction BP to Vendor/Customer

Cross-Application Components–> Master Data Synchronization–>Customer/Vendor Integration –>
Business Partner Settings –> Settings for Vendor Integration –> Field Assignment for Vendor
Integration–> Assign Keys

Define Number Assignment for Direction BP to Vendor

Define BP Number Range and assigning to BP Grouping
Cross-Application Components–> SAP Business Partner–> Business Partner–> Basic Settings –
>Number Ranges and Groupings

Define Number Ranges-BP

Define Groupings and Assign Number Ranges

Create Number Ranges for Vendor/Customer
Financial Accounting (New)–> Accounts Receivable and Accounts Payable–> Vendor Accounts–>
Master Data –> Preparations for Creating Vendor Master Data

Create Number Ranges for Vendor Accounts

Similarly create Number Ranges for Customer Accounts.

This will enable to start work with new Business Partner in S4 Hana Enterprise Management
Environment.

For further deep dive you can refer this CVI cookbook link from Christoph Dutz, Michael Foo and
Alexander Roebel which focuses on BP conversion from ECC to S4HANA
https://support.sap.com/content/dam/SAAP/SAP_Activate/S4H.0781%20SAP%20S4HANA%20Co
okbook%20Customer%20Vendor%20Integration.pdf
Brought to you by the S/4HANA RIG

Socio comercial: integración cliente-proveedor S / 4

HANA

Configuración de Business Partner S / 4

HANA
Hay modelos de objetos redundantes en el sistema ERP tradicional. Aquí el vendedor maestro y el
cliente

Master es usado. El enfoque objetivo (obligatorio) en S / 4HANA es el enfoque de Socio Comercial.

Business Partner ahora es capaz de gestionar centralmente datos maestros para socios comerciales,
clientes y proveedores. Con el desarrollo actual, BP es el único punto de entrada para crear, editar y
visualizar datos maestros para socios comerciales, clientes y proveedores.

Limitaciones del modelo de objetos cliente / proveedor

 Solo una sola dirección

 No hay relación entre un proveedor y un cliente para la misma entidad del mundo real (sin
concepto de función)
 Sin dependencia del tiempo

Socio comercial - Modelo de objetos estratégicos de SAP

 Los datos generales se comparten en diferentes roles

 Un socio comercial podría realizar múltiples funciones, por ejemplo, cliente y proveedor
(proveedor)
 Un socio comercial podría tener múltiples direcciones
 Atributos y relaciones del objeto de dependencia del tiempo
 Proporcionar arquitectura armonizada
 El componente Customer / Vendor Integration (CVI) asegura la sincronización entre el
objeto Business Partner y los objetos del cliente / proveedor

Dependencias / Prerrequisitos
El socio comercial ha sido obligatorio con la versión de S4 Hana Enterprise Management, es decir,
1511 y 1610 y las transacciones antiguas relacionadas con el proveedor y los clientes se han vuelto
obsoletas.

Se recomienda, pero no es obligatorio, que la ID de BuPa y la ID de cliente / ID de vendedor sean

las mismas.
El enfoque de Business Partner no es obligatorio para SAP Simple Finance 1503
Verifica y activa las funciones comerciales
CA_SUPPLIER_SOA

CA_BP_SOA El interruptor 'VENDOR_SFWS_SC1' y el interruptor 'VENDOR_SFWS_SC2' deben

estar activos para que los datos de la persona de contacto del proveedor se sincronicen con los datos
de la persona de contacto de BP.

La transacción específica adecuada, como XD01, XD02, XD03 o VD01, VD02, VD03 / XK01,
XK02, XK03 o MK01, MK02, MK03, etc. no están disponibles en la versión de gestión SAP S /
4HANA Enterprise, es decir, 1511 y 1610

Actualmente, el mantenimiento masivo para clientes y proveedores a través de la transacción MASS

no está disponible.
Antes de comenzar la conversión de BP de un sistema ERP de SAP a un sistema HANA de SAP S /
4, debe responder a las preguntas ¿La ID de socio comercial y la ID de cliente / proveedor deben ser
las mismas en el sistema S / 4 HANA?

Procesos de configuración de datos maestros de interlocutor comercial

1. Configurar datos generales de BP

Seleccione Agrupación y rol de socio comercial general, aquí esta agrupación está vinculada al
rango de número de cliente / vendedor y esta Agrupación es clave para vincular los grupos
Proveedor / Cliente y BP, así como los rangos de números, que se explican a continuación en detalle.
La tabla BUT000 se actualizará una vez que se complete la función General BP.
2. Configurar FI Proveedor
BP Role FLVN00 FI La extensión de proveedor permite facturar directamente en FI.

Aquí se actualizarán las tablas maestras del proveedor LFA1 y LFB1.

El documento FI puede publicarse pero no puede crear una orden de compra porque los datos de
compra aún no se han extendido, por lo que para extender el uso de datos de compras ROLE
FLVN01

La tabla LFM1 se actualizará una vez que se amplíe la función BP a la función BP de proveedor.
Una vez que BP se extiende a la Organización de compras utilizando BP Role FLVN01, se puede
usar el proveedor. Se puede crear PO.
Configurando Cliente

La tabla KNA1 se actualizará una vez que BP Role se extienda a FI. Customer y Finance pueden
comenzar a contabilizar directamente en FI, por ejemplo, FB70, etc.

Extienda al cliente al área de ventas

BP Role FLCU01 se extiende al área de ventas.
La tabla KNVV se actualizó con los detalles de la vista Ventas y, en adelante, el Cliente se puede
utilizar en el área de ventas.

Extienda al cliente al segmento de crédito

Tabla UKMBP_CMS_SGM actualizada

Nota: la configuración de S4 Hana Credit Management debe estar habilitada

para verificar los límites de crédito para los clientes

Personalizando
Personalización de socios comerciales
Activar la solicitud de PPO para el objeto de sincronización Business Partner
Componentes de aplicación cruzada-> Sincronización de datos maestros-> Control de
sincronización-> Sincronización

La sincronización activa entre cliente / proveedor y BP está activa

Definir roles de BP
Asignar el rol de BP a la categoría de rol de BP
Componentes de aplicación cruzada-> Socio comercial de SAP-> Socio comercial-> Configuración
básica-> Roles de socio comercial-> Definir roles de BP

Esta configuración ya está disponible en el sistema estándar entregado para roles estándar.
Asignación de rango de grupo / número de cuenta

Explicaré a continuación un ejemplo de requisito para configurar el proveedor de un solo uso y la

cuenta de cliente única y como resumen necesitamos configurar el grupo de cuenta de proveedor /
cliente y asignar rangos de número al grupo de cuenta de vendedor / cliente respectivo tal como se
requería en el clásico Entorno ERP.
Además, la agrupación de BP se correlaciona con el grupo de cuentas de proveedores / clientes

Definir vendedor de grupos de cuentas

Contabilidad financiera (nueva) -> Cuentas por cobrar y Cuentas por pagar-> Cuentas de proveedor-
> Datos maestros-> Preparativos para crear datos maestros de proveedores

Asignar rangos de números a grupos de cuentas de proveedores

De manera similar para los Clientes, debemos definir el Grupo de cuentas y asignar el rango de
números a los grupos de cuentas de Cliente.

Definir asignación de número para la dirección BP al proveedor / cliente

Componentes de aplicación cruzada-> Sincronización de datos maestros-> Integración de cliente /
proveedor -> Configuración de socio comercial -> Configuración para integración de proveedor ->
Asignación de campo para integración de proveedor-> Asignar claves
Definir la asignación de números para la dirección BP para el proveedor
Definir rango de número BP y asignar a BP
Agrupación
Componentes de aplicación cruzada-> Socio comercial SAP-> Socio comercial-> Configuración
básica-> Rangos de números y agrupaciones
Definir Rangos de Número-BP

Definir Agrupaciones y Asignar Rangos de Número

Crear rangos de números para proveedor / cliente
Contabilidad financiera (nueva) -> Cuentas por cobrar y Cuentas por pagar-> Cuentas de proveedor-
> Datos maestros-> Preparativos para crear datos maestros de proveedores
Crear rangos numéricos para cuentas de proveedores

Del mismo modo, cree rangos de números para cuentas de clientes.

Esto permitirá comenzar a trabajar con un nuevo Business Partner en S4 Hana Enterprise
Management Environment.

Para profundizar más, puede consultar este enlace de libro de cocina de CVI de Christoph Dutz,
Michael Foo y Alexander Roebel, que se centra en la conversión de BP de ECC a S4HANA.
https://support.sap.com/content/dam/SAAP/SAP_Activate/S4H.0781%20SAP%20S4HANA%20Co
okbook%20Customer%20Vendor%20Integration.pdf
Presentado por el S / 4HANA RIG