Professional Documents
Culture Documents
Panduan Pelupusan Buku Teks SPBT PDF
Panduan Pelupusan Buku Teks SPBT PDF
i.i
t
- 4" :
,ir.d::
tt
Diterbitkan oleh:
Bahagian Buliu Teks, Kementerian Pendidikan Malaysia
Isfl
MUKA
PERKARA SURAT
fawatankuasa fadual Pelupusan Rekod Bahagian Buku Teks, Kementerian Pendidikan Malaysia iv
13. LAMPIRAN
Lampiran 1
- Contoh Borang Arkib 2/08 - Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Awam 10
Lampiran 1 (a)
- Penerangan Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Awam - Arkib 2/08 lL-rz
Lampiran 2
- Contoh Borang Arkib 72/08 - Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam 13
Lampiran 2 (a)
- Penerangan Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam - Arkib 12/08 14
Lampiran 3
- Tatacara Pelupusan Buku Teks Oleh Sekolah Di Bawah Jabatan Pelajaran Negeri Seluruh Negara 15
Lampiran 4
- Proses Kerja Bagi Pengurusan Pelupusan Buku Teks Oleh Sekolah Di Bawah fabatan Pelajaran Seluruh Negara 16
Lampiran 5
- Gambarajah Pelupusan Rekod Awam Berdasarkan Jadual Pelupusan Rekod Buku Teks 17
Lampiran 6
- Kaedah Mengukur Terbitan Dalam Ukuran Meter Panjang 18
JAWATANKUASA JADUAL PELUPUSAN REKOD BAHAGIAN BUKU TEKS,
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
PENASIHAT
PENGERUSI
SETIAUSAHA
PENOLONG SETIAUSAHA
AHII IAWATANKUASA
PENASIHAT
PENGERUSI
SETIAUSAHA
AHLI IAWATANKUASA
ementerian Pendidikan Malaysia (KPM) ingin menzahirkan ucapan terima kasih atas kerjasama
yang diwujudkan dengan Arkib Negara Malaysia (ANM) untuk menghasilkan dokumen penting
dalam pelupusan rekod awam (buku teksJ iaitu Persetujuan Bersama |adual Pelupusan Rekod
Fungsian antara KPM dan ANM. Sesungguhnya usaha ini amat membantu dalam pengurusan
rekod-rekod awam (buku teks) terutamanya di sekolah-sekolah seluruh negara. Dengan
termeterainya persetujuan bersama ini maka pelaksanaan, proses dan prosedur pelupusan di fabatan
Pelajaran Negeri, Pejabat Pelajaran Daerah dan sekolah dapat diperjelaskan dengan lebih terperinci
mengikut kelulusan dan bidang kuasa masing-masing.
KPM melalui Bahagian Buku Teks telah diberikan tanggungjawab untuk melaksanakan
pemberian bantuan buku teks di bawah program Skim Pinjaman Buku Teks ISPBT) yang telah pun
bermula sejak tahun L975. Setiap tahun akan terdapat buku teks yang akan dilupuskan sama ada
disebabkanjangkahaya! kerosakan dan pertukaran sukatan pelajaran fkurikulum). Adalah dianggarkan
lebih daripada 100,000 naskhah buku teks akan dilupuskan setiap tahun. Dengan jumlah naskhah
pelupusan yang besar ini, maka KPM akan sentiasa memastikan pematuhan kepada jadual pelupusan
rekod bagi rekod awam di bawah kawalan dan jagaannya dan mengemukakan jadual tersebut kepada
Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia untuk kelulusan. KPM komited dan sedar bahawa kecekapan
jentera pentadbiran di sesebuah organisasi itu dapat diukur daripada keupayaan sesebuah organisasi
menguruskan maklumat dan rekod dengan efisien dan cekap.
Sayi sekali lagi mengambil kesempatan di sini untukmengucapkan tahniah dan syabas kepada
semua pihak yang terlibat dalam persetujuan bersama ini. Adalah diharapkan persetujuan bersama ini
akan dijadikan sebagai garis panduan di semua peringkat dalam KPM terutamanya di sekolah-sekolah
bagi memastikan pengurusan rekod yang cekap dan sistematik.
Sekian.
aklumat yang direkodkan adalah teras kepada pelaksanaan fungsi sesebuah pejabat
awam. Kecekapan jentera pentadbiran di sesebuah organisasi itu dapat diukur daripada
keupayaan sesebuah organisasi menguruskan maklumat dan rekod dengan efisien dan
cekap. Namun begitu, masih terdapat pejabat awam yang tidak menguruskan rekod mereka
dengan baik terutamanya rekod yang tidak aktif bagi tujuan pemusnahan atau pemindahan ke
Arkib Negara Malaysia.
Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629] memberi tanggungjawab kepada Jabatan Arkib
Negara Malaysia bagi menyediakan garis panduan dan khidmat nasihat kepakaran dalam
bidang pengurusan rekod kepada pejabat awam. Seksyen 27 (1) Akta tersebut pula memberi
tanggungjawab kepada Ketua Pentadbir pejabat awam untuk menyediakan jadual pelupusan
rekod bagi rekod awam di bawah kawalan dan jagaannya dan mengemukakan iadual tersebut
kepada Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia untuk kelulusan. Jadual Pelupusan Rekod ialah
jadual yang menetapkan tempoh simpanan siri-siri rekod di sesebuah pejabat awam sebelum
dilupuskan bagi tujuan pemusnahan atau pemindahan ke Arkib Negara Malaysia.
]adual Pelupusan Rekod Buku Teks ini telah disediakan dengan kerjasama fabatan Arkib
Negara Malaysia akan diguna pakai bukan sahaja oleh Bahagian Buku Teks, Kementerian
Pendidikan Malaysia bahkan oleh sekolah-sekolah seluruh Malaysia.
Saya mengucapkan tahniah dan syabas kepada semua pihak yang terlibat dalam penyediaan
jadual ini. Penggunaan jadual ini diharapkan akan dapat meningkatkan kecekapan pengurusan
rekod di sekolah-sekolah serta mematuhi peraturan-peraturan pengurusan rekod kerajaan
khususnya bagi pelupusan buku teks. Pengurusan rekod yang cekap dan sistematik dapat
meningkatkan penyampaian perkhidmatan kepada rakyat dan negara.
Sekian.
fadual Pelupusan Rekod (fPRJ Buku Teks ialah jadual yang menetapkan tempoh simpanan
buku teks di sekolah-sekolah seluruh Malaysia sebelum dilupuskan bagi tujuan pemusnahan
atau pemindahan ke Arkib Negara Malaysia (ANM). Ia mengandungi maklumat-maklumat
ringkas perihal isi kandungan rekod, kegunaannya dan tindakan pelupusan yang diambil
selepas tempoh simpanannya dipatuhi.
Pengunaan jadual ini dapat memastikan rekod yang bernilai sementara dapat dimusnahkan
dengan segera manakala rekod yang bernilai kekal akan dipindahkan ke ANM untuk
simpanan kekal. Tindakan ini akan meningkatkan kecekapan pengurusan dan pentadbiran
menerusi pelupusan rekod secara efisien dan sistematik, menjimatkan perbelanjaan
pengurusan sesebuah pejabat awam, penggunaan ruang simpanan rekod secara lebih
ekonomik, mematuhi keperluan perundangan dengan mengenal pasti serta memisahkan
bahan-bahan rekod yang berpotensi untuk dijadikan bahan rujukan dan penyelidikan pada
masa akan datang.
.,
TUJUAN IADUAL
(0 Bagi menetapkan tempoh simpanan rekod buku teks dan mewujudkan keseragaman
dalam pelupusan buku teks di sekolah.
(iiJ Sebagai alat untuk membolehkan pelupusan rekod dilaksanakan dengan lebih teratur
dan cekap serta rekod bernilai kekal dapat dipelihara dengan selamat manakala rekod
tidak bernilai dapat dimusnahkan segera.
3. SKOP JADUAL
Penggunaan jadual ini meliputi rekod buku teks yang terdapat di sekolah-sekolah seluruh
Malaysia.
KUASA JADUAL
fadual ini disediakan oleh fawatankuasa IPR Bahagian Buku Teks, Kementerian Pendidikan
Malaysia dengan kerjasama daripada Jabatan Arkib Negara Malaysia dan diluluskan oleh
Ketua Pengarah Arkib Negara di bawah Seksyen 27, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].
Sekolah perlu mematuhi penggunaan borang-borang pelupusan seperti diwartakan dalam
P.U, (A) 377 Peraturan-peraturan Arkib Negara [Penetapan Borang-borang Bagi Pelupusan
Rekod Awam 2008J bertarikh 13 Oktober 2008. Bahagian Buku Teks, Kementerian
Pendidikan Malaysia boleh mengambil tindakan untuk memusnahkan atau memindahkan
rekod ke ANM dengan cara memohon dan mendapat kelulusan terlebih dahulu daripada
Ketua Pengarah Arkib Negara,
fPR Buku Teks ini diluluskan penggunaannya mulai 1 Februari 2013 berikutan persetujuan
dan kelulusan oleh Ketua Pengarah Arkib Negara dan dikuatkuasakan penggunaannya
mulai tarikh yang sama bagi Bahagian Buku Teks, Kementerian Pendidikan Malaysia dan
di sekolah-sekolah seluruh Malaysia.
6. KAJIAN SEMUTA JADUAL
Jadual Pelupusan Rekod ini boleh dikaji semula dan boleh dikemas kini dari semasa ke
semasa apabila berlaku perkara-perkara berikut:
. Berlaku perubahan dalam fungsi yang menyebabkan penambahan atau pengurangan
siri rekod.
. Berlaku perubahan perundangan dan polisi Bahagian Buku Teks, Kementerian Pendidikan
Malaysia yang memerlukan pindaan kepada tamat tindakan dan tindakan pelupusan.
. Berlaku perubahan tempoh pengekalan (simpanan) berdasarkan keperluan semasa
Bahagian Buku Teks, Kementerian Pendidikan Malaysia.
Bahagian Buku Teks, Kementerian Pendidikan Malaysia boleh memberi maklumat bagi
penambahan siri rekod dalam fPR Buku Teks ini. Sebarang pindaan hanya boleh dilakukan
oleh Ketua Pengarah Arkib Negara sahaja.
7. DEFINISI/ TAFSIRAN
7.1 |adual Pelupusan Rekod
fadual yang mengenal pasti rekod yang mempunyai nilai arkib untuk dipelihara dan
membenarkan pemusnahan rekod yang tinggal selepas luput tempoh pengekalan
yang ditentukan - Seksyen 27 (3), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].
.
7.2 PeiabatAwam
Pejabat Awam bererti sesuatu pejabat Kerajaan Persekutuan atau kerajaan mana-
mana Negeri atau sesuatu pejabat mana-mana kerajaan tempatan, pihak berkuasa
berkanun atau perusahaan Kerajaan - Seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 [Akta
62e1.
7.3 Rekod
:
Bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau
peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas, dokumen,
daftac bahan bercetah buku, peta, pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem, filem
sinematograf, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpa
mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal atau apa-apa salinannya - Seksyen 2, Akta Arkib
Negara 2003 fAkta 6291.
7.4 RekodAwam
Rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat
awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau oleh mana-mana perkhidmat awam atau
pekerja pejabat awam dalam perjalanan tugas rasminya dan termasuk rekod
mana-mana perusahaan Kerajaan dan juga termasuk segala rekod yang, pada
permulaan kuat kuasa Akta ini, adalah dalam jagaan atau di bawah kawalan Arkib
Negara Malaysia yang ditubuhkan dibawah Akta Arkib Negara \966 - Seksyen 2,
r Akta Arkib Negara2003 [Akta 629].
7.5 Rekod Urusan Am
Rekod yang memberi sokongan kepada pelaksanaan aktiviti pengurusan dan
pentadbiran sesebuah pejabat awam yang terdiri daripada rekod mengenai urusan
Pentadbiran; Tanah, Bangunan dan Infrastruktur; Aset; Kewangan dan Perakaunan;
dan Sumber manusia.
Arkib 1/08
FORMAT
JADUAL PELUPUSAN REKOD
. Taiuk Siri
Unit-unit fail yang diwujudkan dan disusun mengikut sistem fail atau berkaitan
dengan sesuatu perkara, fungsi, hasil daripada aktiviti yang sama, mempunyai
rupa bentukyang serupa atau kerana perhubungan dalam pewujudan penerimaan
dan penggunaannya.
. PerihalRekod
Keterangan ringkas mengenai kandungan, tujuan dan skop siri-siri rekod yang
dikenal pasti dan dicatatkan dalam fPR.
. Tamat Tindakan
Penetapan yang menjelaskan rekod telah tamat tindakan atau tiada tindakan
, lanjut dikehendaki diambil tentang rekod tersebut.
. TindakanPelupusan
Merujuk kepada tindakan yang akan diambil oleh pejabat awam sama ada untuk
memusnahkan atau memindahkan rekod ke Arkib Negara berdasarkan tempoh
pengekalan yang dinyatakan dalam fPR.
9. PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD YANG DINYATAKAN DALAM
JADUAT
PELUPUSAN REKOD
9.1 Rekod Buku Teks yang dinyatakan dalam JPR hendaklah dibuat pemusnahan
berdasarkan Tindakan Pelupusan yang telah dinyatakan dalam jadual tersebut.
9.2 Bahagian Buku Teks dan sekolah-sekolah hendaklah mengenal pasti siri rekod,
rekod telah tamat tindakan dan telah mematuhi tempoh simpanan yang dinyatakan
dalam JPR.
9.4 Bagi rekod-rekod yang telah diputuskan musnah, Bahagian Buku Teks dan sekolah-
sekolah dikehendaki mengisi borang seperti berikut:
9,5 Kemukakan satu [1J salinan Borang Permohonan Bagi pemusnahan Rekod Awam
ke ANM.
9.7 Rekod-rekod berkenaan hendaklah dimusnahkan dalam tempoh tiga [3J bulan
daripada tarikh Surat Kebenaran Pemusnahan.
9.9 Setelah rekod dimusnahkan secara fizikal, pengesahan bahawa rekod tersebut telah
dimusnahkan hendaklah dimaklumkan kepada ANM dalam tempoh satu (1J bulan
daripada tarikh pemusnahan dengan menggunakan borang berikut:
Bagi pelupusan rekod yang tidak dinyatakan dalam jPR Urusan Fungsian, Bahagian Buku
Teks dan sekolah-sekolah perlulah merujuk kepada (perkara 6.2J panduan pelupusan
Rekod Awam yang diterbitkan oleh ANM pada fun 2010.
LL. KAEDAH PEMUSNAHAN REKODAWAM
17.7 Rekod hendaklah dimusnahkan sama ada secara jualan melalui sebut harga, dibakar
atau apa-apa cara yang bersesuaian berdasarkan Surat Kementerian Kewangan
rujukan K8557 /97 /54 JId. 4 (47) bertarikh 3 November 1993 mengenai Pelupusan
Bahan-Bahan Bercetak/ Kertas Terpakai Daripada Kementerian/labatan Kerajaan/
Badan Berkanun. Walau bagaimanapun, jabatan boleh menggunakan cara-cara lain
yang bersesuaian seperti dirincih, dikitar semula, dipadamkan atau ditanam bagi
pemusnahan rekod.
LL.2 Pemusnahan rekod elektronik hendaklah mengikut peraturan, arahan dan panduan
yang ditetapkan oleh ANM.
L2. PERTANYAAN
Ditarik Rekod
pen9gunaan dimusnahkan
selepas tamat
tindakan dan
tempoh simpanan
tiga (3) bulan di
sekolah dipatuhi
Habis Rekod
pen99unaan dimusnahkan
selepas tamat
tindakan dan
tempoh simpanan
satu (1) tahun di
sekolah dipatuhi
JADUAL PELUPUSAN BUKU TEKS
Arkib 2/08
(4) Nama dan No.Jadual Pelupusan Rekod:Jadual Pelupusan Rekod BukuTeks,KPM 2013
Jumlah Ukuran
Unit Rekod: Meter
1 350 Panjang
Rekod:
28 m.p
(1 1) Mengikut seksyen 25 dan 26, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629],
saya mengemukakan permohonan ini bagi pemusnahan rekod di atas:
(2) Bahagian/ cawangan/ unit: Bahagianf Cawangan/ Unit yang terdapat dalam
sesuatu
jab atan / agensi yang memohon,
t4) Nama dan No. fadual Pelupusan Rekod: Nama dan Nombor
fadual pelupusan Rekod yang
diberi oleh Arkib Negara Malaysia kepada jabatan/ agensi.
(6) Taiuk Siri: Tuliskan No. Bil. Perkara dan Tajuk Siri seperti yang terdapat
dalam fadual
Pelupusan Rekod Urusan Am.
i9) unit Rekod: Merujuk kepada bilangan unit buku dalam setiap siri.
(101 Meter Paniang Rekod:
(11) Ruangan ini hendaklah diisi oleh pegawai yang bertanggungjawab membuat permohonan
pemusnahan rekod.
Catatan: Bagi tuiuan permohonan pelupusan berdasarkan fadual Pelupusan Rekod (lPR),
tempoh pengekalan yang berdasarkan kiraan tahun hendaklah mengambil kira genap 12
bulan dari tempoh rekod ditutup/ tamattindakan.
Lampiran 2
CONTOH
Arkib 12108
PENENTUSAHAN PEMUSNAHAN REKOD
AWAM
3.'l No. Rujukan: ANM.6OO-1 6/t 4127 t3g 3.2 Tarikh:28 Februari 2013
(4) Perihal Rekod: Berkenaan dengan
buku teks
PENERANGAN
[3.1) No. Ruiukan: Merujuk kepada nombor rujukan surat kebenaran pemusnahan dari
Arkib Negara,
(4) Perihal Rekod: Merujuk kepada keterangan dan penjelasan ringkas mengenai isi
kandungan, jenis dan bentuk rekod yang telah dimusnahkan.
(51 Meter Paniang Rekod Yang Dimusnahkan: Merujuk kepada ukuran meter panjang
(linear metre) rekod yang telah dimusnahkan (|abatan juga boleh menyatakan jumlah unit
rekod/ fail).
(6) Peringkat Keselamatan: Merujuk kepada peringkat pengelasan rekod/ dokumen sama
ada Terbuka, Terhad, Sulit, Rahsia, dan Rahsia Besar.
t7) Kaedah Pemusnahan: Sila tandakan kaedah pemusnahan rekod dan nyatakan sekiranya
ada kaedah lain yang digunakan.
[10] & [11) Pegawai Yang Menialankan Pemusnahan: Merujuk kepada pengesahan
pemusnahan oleh pegawai dan saksi yang melaksanakan pemusnahan rekod.
Guru Penyelaras SPBT dikehendaki mengemas kini data buku teks SPBT
6)
& tahun semasa sebelum mengenal pasti dan membuat pengasingan
semua buku teks yang akan dilupuskan.
lrt
kelompok dan salinan kepada pihak Audit Negara. Proses kelulusan
leI daripada Arkib Negara akan mengambil masa sekurang-kurangnya 14
haribekerja.
f.l
YJ.
Sekolah mengemas kini buku stok.
Lampiran 5
GAMBARAJAH PELUPUSAN REKOD AWAM BERDASARKAN
JADUAL PELUPUSAN REKOD BUKUTEKS
Lampiran 6
KAEDAH MENGUKURTERBITAN DALAM UKURAN METER PANJANG