‫جامعة تبوك‬

‫عمادة شؤون المكتبات‬

‫**************‬

‫لائحة التزويد والجرد والاستبعاد‬

‫‪2015‬م ‪ 1436/‬هـ‬
‫المادة الأولى ‪ :‬طرق التزويد ‪ :‬تحصل عمادة شؤون المكتبات بجامعة تبوك على مجموعات‬
‫ومقتنيات المكتبات الجامعية من خالل ‪:‬‬

‫‪ .1‬الشراء‬
‫‪ .2‬االشتراك في الدوريات‬
‫‪ .3‬التبادل مع المؤسسات البحثية والعلمية والمكتبات األخرى‬
‫‪ .4‬اإلهداءات من الجهات المختلفة‪.‬‬

‫المادة الثانية ‪ :‬معايير التزويد ‪ :‬تعتمد عمادة شؤون المكتبات في عملية االختيار وبناء‬
‫المجموعات على طرق متعددة أهمها ‪:‬‬

‫‪ .1‬أمناء المكتبات المهنيين بالمكتبات الجامعية‬

‫‪ .2‬األقسام العلمية في كليات الجامعة المختلفة‬
‫‪ .3‬العمادات األخرى بالجامعة مثل عمادة تقنية المعلومات والتعليم عن بعد وغيرها‬
‫‪ .4‬مقترحات الطالب‬
‫‪ .5‬معايير لجنة االختيار‬
‫‪ .6‬القوائم الببليوجرافية وأدلة الناشرين وفهارس المكتبات األخرى وزيارة معارض الكتب‬

‫المادة الثالثة ‪ :‬توافق المقتنيات ‪ :‬ال بد أن تخلو أوعية المعلومات المشتراة أو المهداة أو‬
‫الواردة عن طريق التبادل ما ال يتفق مع الحقائق العلمية أو ما يشيع الفساد واالنحالل أو ما تحظره‬
‫الجهات المختصة أو ما ال يتناسب مع المستوى العلمي والثقافي لمنسوبي الجامعة وطالبها ‪ .‬كما ال‬
‫بد أن تخلو الكتب المشتراة مما به عيب في الطباعة أو األلوان وغيرها من النواحي الفنية أو‬
‫المادية التي تدخل في صناعة الكتاب ‪ .‬أما المواد المهداة فينظر أوال إلى القيمة العلمية والندرة‪.‬‬

‫المادة الخامسة ‪ :‬صاحب صلاحيات التزويد ‪ :‬يكون لعميد شؤون المكتبات الصالحيات التالية‬
‫فيما يتعلق بعمليات التزويد ‪:‬‬

‫‪ .1‬الشراء المباشر فيما يتعلق بالتزويد‬

‫‪ .2‬الموافقة على االشتراك في الدوريات العلمية ( المطبوعة وااللكترونية )‬
‫‪ .3‬قبول اإلهداءات من المؤسسات األخرى أو األفراد التي ترد للعمادة مباشرة أو للجامعة‪.‬‬
‫‪ .4‬الموافقة على تبادل المواد مع المكتبات والهيئات داخليا وخارجيا ‪.‬‬
‫المادة السابعة ‪ :‬إضافة الهدايا ‪ :‬تضاف الهدايا التي يتم الموافقة عليها إلى مجموعات المكتبة‬
‫على أن يذكر في فهرس المكتبة االلكتروني أنها كتب مهداه ‪ ،‬مع تقدير ثمن اعتباري لها يقيد في‬
‫السجالت ( المطبوعة أو االلكترونية ) ليسترشد به عند فقدها أو تلفها ‪ ،‬وتضاف المواد المهداة إلى‬
‫عهدة المكتبة‪.‬‬

‫المادة الثامنة ‪ :‬إهداء المكتبات الخاصة ‪ :‬في حالة إهداء المكتبات الخاصة من أفراد المجتمع‬
‫ألي مكتبة بالجامعة ‪ ،‬فيجب تشكيل لجنة من قبل عميد شؤون المكتبات للقيام بفحص مقتنيات هذه‬
‫المكتبة وتقييمها وتثمينها في البداية مع تقدير ثمن اعتباري لكل كتاب ليسترشد به عند الفقدان أو‬
‫التلف ‪ ،‬وترفع اللجنة تقديرها للقيمة المالية للمكتبة وقرارها النهائي بالقبول أو االعتذار‪ ،‬وإذا قررت‬
‫اللجنة الحصول على المكتبة الخاصة فيجب عليها الحصول على موافقة العميد بإضافتها إلى إحدى‬
‫المكتبات بالجامعة ‪ ،‬محددا بدقة مكان وضع هذه المكتبة الخاصة وذلك سواء بإضافة محتوياتها إلى‬
‫مجموعات المكتبة ‪ ،‬أو وضعها في مكان مستقل باسم المهدي ‪ ،‬على أن تضاف هذه المواد إلى فهرس‬
‫المكتبة والى عهدة المكتبة ‪ ،‬مع تحديد إشارة بمكان المواد إذا كانت ستوضع في مكان خاص بالمكتبة‪.‬‬

‫المادة التاسعة ‪ :‬ميزانية الشراء ‪ :‬يكون لعمادة شؤون المكتبات ميزانية محددة ضمن ميزانية‬
‫الجامعة يصرف منها على متطلبات المكتبات الجامعية حسب مصارف البند المخصص لشراء الكتب‬
‫بأنواعها وتصنيفها وفهرستها وتجليدها وتأمين المواد المتعلقة بذلك‪ ،‬وتأمين الدوريات بأنواعها ‪،‬أما‬
‫شراء المواد المختلفة مثل األجهزة واألثاث وغيرها من متطلبات المكتبات فيتم تأمينها من بنود‬
‫مشتريات الجامعة وحسب األنظمة المتبعة ‪.‬‬

‫المادة العاشرة ‪ :‬إجراءات الشراء ‪ :‬يتم إتباع اإلجراءات واللوائح المالية واإلدارية المطبقة بالجامعة‬
‫فيما يت علق بعمليات شراء المواد مباشرة أو عن طريق الدعوات أو المناقصات ‪ ،‬والتعامل العام مع‬
‫الشركات التجارية‪.‬‬

‫المادة الحادية عشر ‪ :‬إضافة المذكرات والكتب غير المطبوعة ‪ :‬ال يضاف إلى رصيد المكتبة‬
‫الكتب والمذكرات الدراسية والمؤلفات التي تكتب على اآللة الكاتبة ما لم تكن صادرة عن دور النشر‬
‫الرسمية بحيث تكون قد مرت بكل اإلجراءات التي تتبع بالنسبة للمؤلفات والكتب العلمية والثقافية‬
‫ونظام اإليداع القانوني لمكتبة الدولة ‪.‬‬

‫المادة الثانية عشر ‪ :‬العهدة ‪ :‬تسلم مقتنيات المكتبات إلى أمناء المكتبات ومعاونيهم وتكون‬
‫المسئولية عن هذه المقتنيات بالتضامن فيما بينهم ويكونون مسئولين عن المحافظة عليها وتيسير‬
‫اإلفادة منها ‪ ،‬وتسجل هذه المقتنيات بعد ختمها بختم المكتبة في سجالت خاصة مع إتباع التعليمات‬
‫المالية الخاصة باإلضافة وتحرير االستمارات المخصصة لذلك‪.‬‬

‫المادة الثالثة عشر ‪ :‬عمليات الجرد ‪ :‬تجرد مقتنيات مكتبات الجامعة ذات القاعات المغلقة جردا‬
‫جزئيا خالل العطلة الصيفية ويتم جردها كليا مرة كل خمس سنوات‪ .‬على أن تجرد مقتنيات مكتبات‬
‫الجامعة ذات القاعات المفتوحة مرة كل عامين‪.‬‬

‫المادة الرابعة عشر ‪ :‬لجان الجرد ‪ :‬يتم تشكيل لجان الجرد لتنفيذ عمليات الجرد داخل مكتبات‬
‫الكليات أو المكتبة المركزية من قبل عميد شؤون المكتبات وله أن يستعين بأعضاء من الجهات األخرى‬
‫داخل الجامعة‪.‬‬

‫المادة الخامسة عشر ‪ :‬فترات الجرد ‪ :‬يفضل إجراء عمليات الجرد خالل العطلة الصيفية ‪ ،‬ويحق‬
‫لعميد شؤون المكتبات اتخاذ قرار بجرد أي مكتبة في أي وقت من العام حسب مقتضيات العمل ‪ ،‬وإذا‬
‫كانت المكتبة ستضطر إلى إغالق أبوابها أمام المستفيدين خالل فترات الجرد فيجب الحصول على‬
‫موافقة من العميد بذلك‪.‬‬

‫المادة السادسة عشر ‪ :‬نسب الخصم ‪ :‬تحرر كشوف مستقلة بالكتب المفقودة توضح بها بيانات‬
‫كاملة عن كل وعاء ويجوز أن تخصم من العهدة أو المقتنيات نسبة ال تتجاوز ‪ ٪ 2‬بالنسبة للقاعات‬
‫المفتوحة خالل العام وحوالي ½ ‪ %‬للقاعات المغلقة من مجموع المقتنيات محل الجرد على كل عام ‪.‬‬
‫وال يدخل في هذه النسبة المراجع والمخطوطات والمعاجم والرسائل العلمية والمواد القيمة والنادرة إن‬
‫وجدت ‪.‬‬

‫المادة السابعة عشر ‪ :‬زيادة نسبة الفقد ‪ :‬في حالة زيادة نسبة الفقد عن النسبة المقررة في‬
‫المادة السابقة أو تضمن هذه النسبة لبعض المواد المستثناة والمحددة في المادة السابقة ‪ ،‬فيعرض‬
‫األمر على عميد شؤون المكتبات للحصول على الموافقة فيما ال يزيد عن ‪ % 3‬فيما يتعلق بالقاعات‬
‫المفتوحة و ‪ % 1‬فيما يتعلق بالقاعات المغلقة ‪ ،‬وإذا جاوزت نسب الخصم أكثر من ذلك فيعرض األمر‬
‫على مجلس الجامعة‪.‬‬

‫المادة الثامنة عشر ‪ :‬محاضر الجرد ‪ :‬ترسل صورة من محاضر الجرد الخاصة بمكتبات الكليات‬
‫والمكتبة المركزية إلى عمادة شؤون المكتبات لمراجعتها واعتمادها بشكل نهائي حتى يتم إسقاط المواد‬
‫المفقودة من عهدة المكتبة ‪ ،‬وتترك صورة من هذه المحاضر في المكتبة التي قامت بالجرد‪.‬‬
‫المادة التاسعة عشر ‪ :‬الصحف والمجلات العامة ‪ :‬تتلف الصحف والمجالت العامة ( الورقية )‬
‫شهريا ً أو سنويا ً بقرار من عميد شؤون المكتبات بالجامعة‪.‬‬

‫المادة العشرون ‪ :‬لجان التنقية والاستبعاد ‪ :‬يتم بقرار من عميد شؤون المكتبات تشكيل لجنة من‬
‫المسؤولين بمكتبات الكليات والمكتبة المركزية لتنقية المقتنيات الستبعاد المواد غير المطلوبة ‪ .‬وذلك‬
‫لألسباب التالية‪:‬‬

‫‪-‬الرغبة في تحديث مجموعة مصادر المعلومات من خالل استبعاد الطبعات القديمة للمصادر‬
‫وتوفير الحديث منها‪.‬‬
‫‪-‬الرغبة في تجديد مصادر المعلومات التالفة التي يصعب صيانتها وترميمها‪.‬‬
‫‪-‬الرغبة في توفير مساحة اكبر على الرفوف‪.‬‬
‫‪-‬الرغبة في االقتصاد في تكاليف خزن مصادر المعلومات وصيانتها وإدارتها‪.‬‬
‫‪-‬الرغبة في التركيز على النوعية وليس الكمية‪.‬‬
‫‪-‬الرغبة في متابعة التغير في حاجات مجتمع المستفيدين من المعلومات‪.‬‬
‫‪-‬الرغبة في متابعة التغير في سياسة تنمية المجموعات وفي أهداف المكتبة تبعا لتغير أهداف‬
‫المؤسسة التي تتبعها‪.‬‬
‫‪-‬الرغبة في تيسير سبل اإلفادة من مجموعة المصادر المقتناة على أفضل وجه‪.‬‬

‫المادة الحادية والعشرون ‪ :‬فترات التنقية والاستبعاد ‪ :‬من المفضل إجراء عملية التنقية‬
‫واالستبعاد كل عام وذلك خالل أي وقت من العام ‪ ،‬كما يفضل إجراؤها في الفترات التالية ‪-:‬‬

‫‪ .1‬أثناء عمليات الجرد‬

‫‪ .2‬في العطلة الصيفية أو نهاية الفصول الدراسية‬
‫‪ .3‬قبل إجراءات ميكنة أي مكتبة تقليدية‬
‫‪ .4‬عند تغير سياسات المكتبة‬

‫المادة الثانية والعشرون ‪ :‬معايير التنقية والاستبعاد ‪ :‬تقوم لجنة التنقية واالستبعاد بتطبيق‬
‫المعايير التي سيتم عليها تنقية واستبعاد مقتنيات المكتبة المختلفة وهذه المعايير هي‪:‬‬

‫‪-‬النسخ المكررة في مجموعة المصادر المتوفرة‪.‬‬

‫‪-‬الهدايا التي تقرر عدم إضافتها إلى مجموعة المكتبة أو مركز المعلومات‪.‬‬
‫‪-‬المصادر التي تقادمت محتوياتها وخاصة في مجاالت العلوم البحتة والتطبيقية‪.‬‬
 ‫‪-‬المصادر البالية والممزقة التي يصعب ترميمها وصيانتها‪.‬‬
‫‪-‬الطبعات القديمة من مصادر المعلومات‪.‬‬
‫‪-‬الدوريات التي ال تصل بانتظام وال يتوفر منها سوى أعداد محدودة جدا‪.‬‬
‫‪-‬المصادر نادرة االستخدام‪.‬‬
‫ووفقا لهذه المعايير يقوم الموظفون بالبحث وتحديد المواد التي يمكن استبعادها بزيارة األرفف‬
‫وتحديد الكتاب بعد قراءة عنوانه ومحتوياته وتسجيلته لتحديد مدى استخدامه وإمكانية اإلبقاء عليه‬
‫أو التخلص منه‪.‬‬

‫المادة الثالثة والعشرون ‪ :‬إجراءات التنقية والاستبعاد ‪ :‬يجب أن تتبع لجنه التنقية واالستبعاد‬
‫اإلجراءات التالية ‪:‬‬

‫‪ .1‬تترك المواد التي وقع عليها االختيار كما هي على الرفوف على أن يتم إعداد قائمة ببياناتها‬
‫الببليوجرافية ‪ :‬المؤلف والعنوان ورقم الكتاب وسنة النشر وعدد النسخ والطبعة وعدد‬
‫المجلدات والتخصص الموضوعي وموقع المادة في المكتبة ‪ ،‬على أن يذكر بجانب كل مادة‬
‫مرغوب استبعادها وسبب االستبعاد‪.‬‬
‫‪ .2‬ترسل القائمة إلى رئيس قسم التزويد ثم إلى مدير المكتبات وأخيرا إلى مدير قسم خدمات‬
‫المعلومات والمراجع لمعرفة آرائهم حول استبعاد المواد من عدمه‪ .‬وبناء على آراء‬
‫ومالحظات األقسام السابقة يمكن إجراء تعديالت على قائمة المواد المراد استبعادها‪.‬‬
‫‪ .3‬ترسل القائمة إلى األقسام العلمية طبقا للفئات الموضوعية للمواد المستبعدة‪ .‬وبناء على آراء‬
‫األقسام األكاديمية يمكن إجراء تعديالت على قائمة المواد المراد استبعادها‪.‬‬
‫‪ .4‬ترسل القائمة النهائية إلى عميد شؤون المكتبات لمراجعة آراء المدراء وتحديد القرار النهائي‬
‫‪ ،‬ثم يتخذ اإلجراء المطلوب بحسب قرار العميد‪.‬‬

‫المادة الرابعة والعشرون ‪ :‬قرارات عميد شؤون المكتبات ‪ :‬يحق لعميد شؤون المكتبات اتخاذ‬
‫احد القرارات التالية فيما يتعلق بقائمة المواد المرشحة لالستبعاد ‪:‬‬

‫‪ .1‬القرار بعدم التخلص من المادة وهنا ال يتم القيام بأي إجراء ‪ .‬أو القرار بالتخلص من المواد‬
‫وهنا يتم اتخاذ الالزم بحسب العناوين المذكورة من أرفف المكتبة للتخلص منها‪ .‬وعند استالم‬
‫المواد من قسم التزويد يتم التنسيق مع أقسام الفهرسة والدوريات إللغاء سجالت المواد من‬
‫القائمة اإللكترونية ‪.‬‬
‫‪ .2‬القرار بإرسال المواد المستبعدة إلى األقسام األكاديمية وهنا سيقوم المسؤولون عن عملية‬
‫االستبعاد بالمكتبة بتقسيم المواد التي سيتم استبعادها وفقا لفئاتها الموضوعية المختلفة من‬
‫اجل تحديد األقسام األكاديمية التي سترسل إليها المواد المستبعدة حسب موضوعاتها‪ .‬والقيام‬
‫بإرسال خطاب موجه من عميد شؤون المكتبات إلى رئيس القسم المعنى ‪ ،‬مرفق به قائمة‬
‫الكتب المطلوب تسليمها للقسم ‪ ،‬مع االستفسار عن رغبة القسم في تملك هذه المواد من عدمه‬
‫‪ ،‬و إذا وافق رئيس القسم على استقبال المواد ‪ ،‬فتقوم المكتبة بإرسالها إلى القسم عبر قسم‬
‫اإلهداء والتبادل بعد االنتهاء من عمليات إلغائها من الفهرس اآللي ‪ ،‬وإذا رفض رئيس القسم‬
‫األكاديمي المواد فمن الممكن مخاطبة عمداء الكليات أيضا وإرسال قائمة بالمواد لهم للتعرف‬
‫على رغبتهم فيها قبل التخلص منها ‪ ،‬وإذا تم الموافقة يتم إرسال المواد لهم عن طريق قسم‬
‫اإلهداء والتبادل‪.‬‬
‫‪ .3‬القرار باالحتفاظ بالمواد في المستودع الثانوي ‪ ،‬وهنا يتم التنسيق مع قسم اإلعارة لنقل المواد‬
‫من أرففها الفعلية إلى قسم الفهرسة والدوريات لتغير موقعها في الفهرس اآللي من التخزين‬
‫األساسي إلى التخزين الثانوي ‪ ،‬وبعد ذلك يقوم موظفو قسم اإلعارة بنقلها إلى المستودع‪.‬‬
‫‪ .4‬القرار بالتبرع بالمواد المستبعدة لمكتبات أخرى سواء داخل الجامعة أو خارجها ‪ ،‬وهنا يتم‬
‫إرسال قائمة بهذه المواد للمكتبات التي ترغب في رؤيتها قبل استالمها مع طلب إرسال الرد‬
‫في غضون أسبوعين وأن لم يتم استالم الرد في غضون هذه الفترة سيعتبر هذا رفضا من‬
‫جانب الجهة‪.‬‬
‫‪ .5‬القرار بالبيع حيث إذا تعذر التبرع فمن الممكن بيع المواد ذات القيمة التجارية من خالل قسم‬
‫الخدمات المكتبية أو أي إدارة أخرى مناسبة بالجامعة‪.‬‬
‫‪ .6‬القرار ب التخلص تماما من هذه المواد المطلوب استبعادها وذلك أما بحرقها أو تقطيعها أو‬
‫رميها في المخلفات الورقية وتمزيق بعض الصفحات منها‪ .‬وقبل التخلص من المواد ينبغي‬
‫ختم جم يع المواد المراد التخلص منها بختم المكتبة ( ملغى ) لبيان إنها لم تعد من مقتنيات‬
‫المكتبة ويمكن تغطية الرقم التسلسلي بالصق أو وضع عالمة تقاطع عليه في حالة البيع ‪ .‬كما‬
‫يجب التأكد من إلغاء المواد من الفهرس اآللي للمكتبة ‪ ،‬ومن الضروري إلغاء أو نزع الشريط‬
‫المغناطيسي لهذه المواد المستبعدة‪.‬‬
‫‪ .7‬يجب في النهاية خصم نسبة المواد المستبعدة من عهدة المكتبة ‪.‬‬

‫***************‬