TÌM HIỂU VỀ PHẦN MỀM ERP TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN

1) Định nghĩa: ERP là cụm từ viết tắt của “Enterprise Resource Planning”, nghĩa
là “Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp”. Phần mềm ERP hiểu đơn giản là một mô
hình công nghệ all-in-one, tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau thành các module
của một gói phần mềm duy nhất, giúp tự động hoá từ A đến Z các hoạt động liên
quan tới tài nguyên của doanh nghiệp, từ tài chính, kế toán, nhân sự, hàng hóa,
công việc,…

2) Động cơ: Trên thực tế, doanh nghiệp sẽ hết sức khó khăn để xây dựng một
chương trình phần mềm duy nhất để phục vụ các nhu cầu quản lý khác nhau của
nhân viên ở bộ phận Tài chính kế toán cũng như ở bộ phận Hành Chánh Nhân sự
và Kho… Mỗi phòng ban hầu như đều có riêng một hệ thống máy tính để xử lý
công việc của mình. Nhưng ERP kết hợp toàn bộ các hệ thống riêng lẻ vào chung
một chương trình phần mềm tích hợp, chạy trên một cơ sở dữ liệu để các bộ phận
có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và tương tác với nhau. Việc tích hợp này sẽ mang
lại nhiều lợi ích nếu các công ty biết thiết lập phần mềm một cách đúng đắn.

Chẳng hạn, về khâu Nhận đơn hàng. Thông thường, khi một khách hàng nào đó đặt
hàng, đơn hàng đó thường đi theo một lộ trình dài trên mặt giấy tờ. Nào là nhận
thông tin, lưu trữ, xử lý thông tin qua các hệ thống máy tính khác nhau của từng bộ
phận lòng vòng trong công ty. Cách làm đó thường gây ra trễ hẹn giao hàng cho
khách và thiệt hại nhiều đến đơn hàng. Vì bạn có thể hiểu rằng không một ai trong
công ty có thể biết rõ tình trạng của đơn hàng vào thời điểm quy định như thế nào?
Bởi vì chẳng có cách nào cho bộ phận Tài chính, chẳng hạn, cập nhật vào hệ thống
máy tính của bộ phận Kho để xem mặt hàng đó đã gửi hay chưa. “Anh phải gọi
cho Kho hỏi thử xem!”– là một điệp khúc kêu ca quen thuộc từ phía khách hàng.

ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở bộ phận Tài chính, Nhân sự, Sản xuất
và Kho,và thay thế chúng bằng một chương trình phần mềm hợp nhất phân chia
theo các phân hệ phần mềm khác nhau xấp xỉ gần đúng với các hệ thống riêng lẻ
cũ. Tài chính, Sản xuất và Kho vẫn sẽ có phần mềm riêng của họ ngoại trừ giờ đây
phần mềm sẽ được nối kết lại để nhân viên ở bộ phận Tài chính có thể nhìn vào
phần mềm của Kho để xem đơn hàng đã xuất chưa. Hầu hết các nhà cung cấp phần
mềm ERP linh động trong việc cài đặt một số phân hệ theo yêu cầu, ngoại trừ việc

1
mua toàn bộ. Ví dụ, một số công ty chỉ cài đặt một phân hệ Tài chính hay quản lý
Nhân sự và các chức năng còn lại sẽ triển khai sau.

3) Lợi ích:

a) Ghi nhận thông tin đặt hàng của khách hàng: Trong quá trình sử dụng phần
mềm ERP, các đơn hàng được tự động hóa từ khoảng thời gian nhận đơn hàng cho
đến khi giao hàng cho khách hàng và bộ phận kế toán tài chính xuất hóa đơn. Hệ
thông phần mềm ERP sẽ giúp công ty bạn theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng
hơn.

b) Giảm lượng hàng tồn kho: Hệ thống phần mềm ERP có chức năng quản lý
kho hàng giúp các doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho một cách chính xác và xác
định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà hệ thống sẽ đưa ra cảnh báo số
lượng hàng tồn, làm tăng hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp hơn.

c) Công tác kế toán chính xác hơn: Phân hệ kế toán trong hệ thống phần mềm
ERP sẽ giúp các doanh nghiệp giảm được các sai sot mà nhân viên thương mắc
phải so với các nghiệp vụ thực hiện theo phương pháp thủ công. ERP có chức năng
hỗ trợ kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao
cấp kiểm tra tính chính xác thông tin của từng tài khoản. Hơn nữa một hệ thống
quản lý kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các quy trình kế toán và kiểm soát nội bộ
chất lượng hơn.

4)Tiêu cực:
a) Chi phí cao: Chi phí để có một phần mềm ERP hoàn chỉnh là khá cao. Bạn sẽ
phải trả các chi phí bản quyền, triển khai, tư vấn,…Giá thấp nhất để doanh nghiệp
có thể sở hữu một phần mềm erp hoàn chỉnh là khoảng vài chục ngàn USD.
b) Thời gian hoàn thành: Khoảng thời gian để hoàn thành một dự án ERP cũng
phải lên đến 2 – 5 năm. Ít doanh nghiệp có đủ kiên nhẫn để chờ đợi lâu đến vậy
c) Yếu tố con người: Có lẽ đây là lý do khiến nhiều dự án ERP thất bại nhất. Để
sử dụng ERP đòi hỏi doanh nghiệp phải thay đổi lối làm việc xưa cũ. Nhiều người
chưa sẵn sàng thay đổi sẽ từ chối dùng ERP như thế sẽ chẳng khác nào “ném tiền
qua cửa sổ”. Không ai muốn đầu tư vào một phần mềm mà không ai sử dụng hay
không muốn sử dụng cả.

2
3