Professional Documents
Culture Documents
Sistem Fail
Sistem Fail
KANDUNGAN
1. Pendahuluan 1
2. Latarbelakang 1
3. Definisi/lstilah 1-3
Manual Sistem Fail ini disediakan dengan tujuan membantu pegawai dan
kakitangan untuk memastikan pengurusan rekod dilaksanakan dengan
teratur dan efisien. Adalah diharapkan setiap Bahagian dan Unit
menggunakan panduan ini untuk membuka fail, menutup fail serta
menggunakan kod klasifikasi yang telah disediakan.
Semoga panduan ini akan menjadi bahan rujukan yang amat berguna
kepada semua pengguna menjalankan urusan kerja seharian dengan
lebih teratur dan sistematik.
2.0 PENDAHULUAN
2.1 LATARBELAKANG
2.2 DEFIINISI/ISTILAH
2.2.1 Rekod
1
2.2.2 Fail
2.2.3 SistemFail
2.2.4 Klasifikasi
Pentadbiran Am Bangunan
dan Harta Kelengkapan dan
Bekalan Kewangan
Perkhidmatan dan Personel
2.2.6 Fail-fail "Functional"
Pentadbiran Am 100
Bangunan & Harta 200
Kelengkapan & Bekalan 300
Kewangan 400
Perkhidmatan & Personel 500
4.0 KOD KLASIFIKASI BAGI REKOD-REKOD "HOUSEKEEPING"
TAJUK BESAR
SIR1100 - PENTADBIRAN AM
100 Pentadbiran Am
100 -1 Mesyuarat
100-2 Pekeliling dan Surat Pekeliling
100 - 3 Pengurusan Am
100-4 Laporan
100-5 Kajian
100-6 Perangkaan
100-7 Persidangan
TAJUK BESAR
SIRI400 - KEWANGAN
400 Kewangan
400 -1 Kemudahan Pinjaman
400 - 2 Kemudahan Pinjaman Kakitangan
400 - 3 Pengurusan Kewangan
400 - 4 Simpanan Tetap
TAJUK BESAR
TAJUK BESAR
600 -1 Operasi
600 - 2 Pembinaan Projek
600 - 3 Keselamatan , Kawasan
dan Harta
600 - 4 Kerja, Bekalan dan Penyelenggaraan
Melalui Tawaran Sebutharga dan
Tender
7
PANDUAN
SISTEM FAIL BAGI
AGENSI-AGENSI KERAJAAN
1. Panduan Sistem Fail ini dikeluarkan dengan tujuan untuk membantu
pengguna yang terlibat dengan urusan fail dan surat menyurat rasmi
kerajaan, dalam menjalankan kerja-kerja mereka. Di samping itu juga diharap
dapat membantu mempercepatkan proses tindakanke atas perkara-perkara
yang diuruskan oleh organisasi.
3. Adalah ditegaskan di sini bahawa Panduan Sistem Fail ini hanya merupakan
bahan rujukan dalam usaha mereka untuk memperbaiki cara urusan fail di
Agensi masing-masing.
Disember 2005
KANDUNGAN
- Pengkelasan Fail 5
- Nombor Rujukan Fail 6
- Cara member! Nombor Rujukan Bagi Fail Umum 6- 14
- Cara member! Nombor Rujukan Bagi Fail Kakitangan 14
- Bertukar Ke nombor Rujukan Baru 15-18
- Penyimpanan Fail 24
- Pergerakan/Pengedaran Fail 24 - 25
- Simpan Dalam Perhatian 25 - 26
1.1.1 Buka surat, copkan tarikh terima dan tandatangan ringkas (initial).
a) Tarikh terima
b) Tajuk surat (secara ringkas)
c) Bilangan rujukan surat
d) Nama Agensi Penghantar
1.1.3 Kandungkan surat dalam fail berkenaan. Sila rujuk para 3.1.3
muka surat 16 bagi prosedur mengandungkan surat.
1.1.6 Jika surat itu hendak dijawab/dibalas tindakan yang perlu diambil
ialah:-
a) Taip surat dalam sekurang-kurangnya salinan:-
• Salina nasal dihantar ke Agensi berkenaan
• Salinan kedua kandungkan ke dalam fail berkenaan
• Salinan ketiga kandungkan ke dalam fail terapong (float
file)
1.2.1 Buka surat, copkan tarikh terima dan tandatangan ringkas (initial).
1.2.3 Bagi surat yang tidak dapat dipastikan untuk tindakan mana-
mana Bahagian/Unit, sila rujukkan kepada Ketua Jabatan.
, ^ Hantar Kepada
kerani
>
Tandatangan rinkas terima dan tanda-
Pasti Bahagian yang < ^ tangan ringkas
Bertanggunjawab ^^ Daftar surat
Daftar surat (Jika
Penting dalam
Ya r
Hantar
Buku Daftar
Masukkan surat
kepada dalam fail khas r
Perlu) dalam 1
Buku Daftar ^ Bahagian ^ dan serahkan
Pegawaii Rfirkfinaan ^ kepada Ketua
., berkenaan Anpnsi/timhalan-
<^ ada di nya
^> Tidak Rara Han minit
Pejabat? Kepada Pegawai
._, , _. TinHaU-an
laan
Baca dan minit
._ L-£ir\orlr» Dc^noiA/oi
Melalui Kerani
LJ
Bahagian Hantar kepada
i idiiidi i\e|JdUd r
Pegawai pcycivvdi
^ berkenaan
^
w\ r
Ambil tindakan
1.5 Surat-surat Untuk Tindakan Segera/Sertamerta
1.5.2 Jika surat tersebut memerlukan tindakan serta merta dan fail
tidak dapat dikesan dengan segera, sampul kecil boleh dibuka
sebagai langkah sementara tetapi diberikan nombor rujukan fail
yang sama. Setelah diambil tindakan dan fail asal dijumpai,
sampul kecil dan isi kandungan fail sementara hendaklah
dimasukkan ke dalam fail asal.
1.5.3 Surat juga boleh diambil tindakan tanpa fail jika ianya
memerlukan tindakan yang tersangat segera. Tetapi hendaklah
dipastikan supaya nombor rujukan yang diberikan adalah nombor
rujukan yang betul. Ini boleh dilakukan dengan merujuk kepada
doket yang disediakan bagi fail ini.
Rujukan Fail:
JPM BK 01 / 2 / 1 /
Aduan Awam
mengenai sikap
kakitangan kerajaan
2.3.7 Letakkan kod Rujukan Ketujuh iaitu KOD SIRI KES selepas kod
Pecahan Kecil Perkara. Asingkan kod Pecahan Kecil Perkara
dan kod Siri Kes dengan menggunakan sempang (-). Kod siri
kes digunakan bagi fail yang dibuka untuk perkara yang sama
tetapi mempunyai perbezaan dari segi nama, tempat, tahun dan
sebagainya. Urusan ini diasingkan kerana ianya merupakan kes-
kes yang berlainan walaupun bagi perkara yang sama. Kod Siri
13
Kes adalah amat sesuai digunakan untuk fail kakitangan dan fail-
fail individu. Kod Siri Kes ini bermula samada selepas kod
Perkara Utama, selepas Pecahan Perkara atau selepas Pecahan
Kecil Perkara.
JPM 01 431 1
1 r ! ara
Fail Pertama
Nam a K od Perk; Utama
Bagi Kakitangan
Ringkas bagi Kakitangan
Pertama di
Jabatan Organisasi (Diambil dari
Bahagian atau
Perdana JPM Kod Perkara
Organisasi yang
Menteri Utama di
berkenaan.
Lampiran B)
Nombor Rujukan adalah JPM 01/431-1. Nombor rujukan bagi fail kakitangan
adalah menggunakan Kod Siri Kes yang diletakkan selepas kod Perkara
Utama iaitu kod bagi perkataan 'kakitangan'. Kod siri kes ini adalah berturutan
daripada 1 hingga ke satu angka yang melambangkan jumlah kakitangan yang
ada dalam organisasi tersebut. Selain menggunakan kod-kod siri kes seperti di
atas nombor Kad Pengenalan (4 angka di hujung sahaja seperti yang
diamalkan oleh klinik/hospital Kerajaan) juga boleh digunakan.
KS BP 09 / 431 4489
14
2.5 Bertukar Ke Nombor Rujukan Baru
r r
^ i ^ r
JPM BP 01 378 /
15
JPM BP 01 378 /
JPM BK 0 1 / 7 / 1
16
p
e
n
ge
l
u
ar
a
nf
a
i
ld
e
n
ga
ns
e
g
er
a
.De
n
g
anp
e
n
ge
l
u
ar
a
nf
a
i
l
Dalam hal ini PERKARA UTAMA yang diuruskan ialah urusan Akaun.
BBMB akan menjadi PECAHAN PERKARA kepada perkara utama
urusan Akaun. Jika JPM berurusan dengan Kementerian Pelajaran
mengenai Pelajar Luar Negeri yang menuntut di Malaysia dan ianya
merupakan Pechan Perkara Kedua, nombor rujukannya adalah seperti
berikut:
JPM BP 12 658 /
r
^ r i r
Ja r ^ r Ko 1 3lajar aja
b atan Baha gian c Pe Pel r
Perdana Pentadbir Organisasi Luar
Menteri Kementerian Negeri
Pelajaran
JPM 01 18
17
Tajuk Fail: Iklan Jawatan
JPM BP 01 339 /
JPM / 2 1100
JPM BK 01 81
18
3. PROSEDUR PEMBUKAAN FAIL
19
c) Bagi surat-surat yang dihantar keluar catatkan bilangan
kandungan surat, tarikh penghantaran, nama agensi penerima
dan tarikh surat dihantar ke atas kertas minit dengan
menggunakan 'rubber stamp'yang berwarna hitam/biru.
3.2.2 Sediakan dua pasang kertas doket untuk disimpan di dalam doket
faharasat. Sepasang untuk fail bertaraf terbuka dan sepasang
untuk fail-fail keselamatan. Sepasang doket faharasat
mengandungi dua kertas doket berikut:-
3.2.3 Taip butiran maklumat seperti di bawah ke atas doket dan susun
di dalam binder (satu doket boleh memuatkan 400 helai kertas
doket):
b) Tajuk Fail
20
3.2.4 Doket Faharasat Bilangan (Numeric Index)
Contohnya:
Pengisian Jawatan Kerani.
21
didalam usaha pengesanan fail. Jika dirasakan tidak perlu,
satu atau dua perkataan adalah memadai. Ini bermakna
hanya satu atau dua kertas doket perlu disediakan.
3.3.1 Apabila satu fail mengandungi 100 kandungan (atau pun kurang
tetapi fail itu dianggap terlalu tebal) fail itu hendaklah ditutup dan
kulit 2 atau kulit 3 atau seterusnya dibuka.
3.3.2 Apabila fail yang asal ditutup, kulit fail itu hendaklah dengan
terang dicatat seperti berikut:-
22
3.3.4 Fail lama akan disimpan bersama dengan fail baru jika fail
tersebut masih diperlukan untuk tindakan. Jika fail itu tidak
diperlukan lagi ianya perlu diasingkan dan disimpan dalam bilik
fail.
3.4.2 Fail sementara juga boleh dibuka dalam keadaan di mana lebih
daripada seorang pegawai perlu mengambil tindakan ke atas fail
yang sama.
3.4.3 Kulit fail yang digunakan bagi fail sementara ialah sampul kecil
(AM 435A-Pin 1/82). Nombor rujukan dan tajuk fail bagi fail
sementara ini mestilah sama dengan nombor dan tajuk fail asal.
3.4.5 Jika fail asal tidak dapat dikesan sehingga satu tempoh tertentu
sedangkan surat-surat yang perlu dimasukkan ke dalam fail yang
berkenaan masih diterima, maka fail baru hendaklah dibuka bagi
menggantikan fail sementara tersebut.
23
4. PENYIMPANAN DAN PENGEDARAN FAIL
4.1.2 Bagi fail-fail terbuka bolehlah disimpan dalam bilik fail yang
mempunyai petak-petak (pigeon hole). Susunan fail adalah
berdasarkan kepada susunan yang ditetapkan dalam doket
faharasat bilangan.
24
4.2.1 Catat semua pergerakan fail yang diedarkan daripada Pembantu
Tadbir Fail kepada pegawai atau kakitangan yang
menggunakannya. Catalan perlulah dibuat di sebelah belakang
kertas doket faharasat bilangan (Lihat contoh di Lampiran C) dan
di muka hadapan kulit fail berkenaan. Perkara-perkara yang
perlu dicatat ialah:
4.2.2 Jika fail perlu diedarkan dari seorang pegawai kepada pegawai
yang lain tanpa melalui Pembantu Tadbir Fail pegawai yang
berkenaan adalah bertanggungjawab untuk mengisikan maklumat
ke dalam borang seperti yang ditunjukkan dalam Lampiran E dan
mengembalikan borang tersebut kepada Pembantu Tadbir Fail.
Jika ini tidak dapat dilakukan ia boleh memaklumkan hal tersebut
kepada Pembantu Tadbir Fail malalui telefon.
4.3.2 Pembantu Tadbir Fail perlu menyimpan daftar tarikh fail-fail yang
diperlukan dan memerlukan daftar tersebut tiap tiap hari. Fail dan
surat yang diperlukan oleh pegawai hendaklah diserahkan
25
kepadanya pada hari dan tarikh yang telah ditetapkan. Daftar
fail-fail SDP boleh dibuat di dalam Buku Marian Rasmi Pembantu
Tadbir Fail dengan cara mencatat nombor-nombor rujukan fail
pada tarikh yang dicadang untuk diambil tindakan. Pegawai-
pegawai sendiri boleh mencatatkan dalam Buku Marian Rasmi
masing-masing nombor rujukan yang berkenaan pada tarikh yang
ditetapkan untuk diambil tindakan. Ini berguna sebagai 'cross
check' kepada Pembantu Tadbir Fail.
5.1.3 Pilih dan tentukan jumlah fail-fail yang aktif yang perlu ditukar
kepada nombor rujukan baru.
5.1.4 Sediakan nombor rujukan baru dan kertas dket. Nombor rujukan
lama boleh dibuat 'cross reference' dengan nombor baru dan
sebaliknya jika perlu.
26
5.2.1 Mana-mana fail yang dikeluarkan untuk tindakan selepas tarikh
pelaksanaan system baru, mesti ditukarkan kepada nombor
rujukan baru dengan cara menutup fail lama tersebut dan
membuka fail baru sebagaimana yang dinyatakan dalam prosidur
membuka fail sambungan dan mendaftarkan fail tersebut dengan
menggunakan sistem dan nombor rujukan baru. Semua surat-
surat yang diterima selepas itu hendaklah dimasukkan ke dalam
fail baru.
5.2.3 Jika tindakan ini perlu dibuat dengan segera bagi semua fail yang
ada, program hendaklah dibuat bagi membolehkan semua fail
ditukar dalam satu jangka masa yang ditentukan di mana semua
tenaga Pembantu Tadbir-Pembantu Tadbir Rekod yang terlibat
ditumpukan untuk tujuan ini.
5.2.5 Fail-fail lama yang tidak aktif lagi hendaklah diasingkan dan
dihantar ke Arkib Negara atau dimusnahkan (jika tidak diperlukan
lagi) setelah mendapat persetujuan dari Ketua Pengarah Arkib
Negara.
27
LAMPIRAN A
LAMPIRAN A
KEMENTERIAN NEGERI
1) NEGERI SABAH
2) NEGERISABRAWAK
JABATAN PERSEKUTUAN
JABATAN NEGERI
KOD NEGERI
PERAK A
SELANGOR B
PAHANG C
KELANTAN D
JOHOR J
KEDAH K
MELAKA M
NEGERI SEMBILAN N
PULAU PINANG P
PERLIS R
TRENGGANU T
WILAYAH PERSEKUTUAN F
SABAH H
SARAWAK W
KOD
BADAN BERKANUN PERSEKUTUAN
Bank Kerjasama Rakyat Malaysia 381
Bank Negara Malaysia 382
Bank Pertanian Malaysia 383
Bank Pembangunan Malaysia 384
Bank Simpanan Nasional 385
Berita Nasional Malaysia (BERNAMA) 386
Dewan Bahasa dan Pustaka 387
Dewan Bandaraya Kuala Lumpur 388
Hospital Universiti 389
Institut Kajian Strategik Antarabangsa (ISIS) 390
Institut Penyelidikan Getah Malaysia 391
Institut Penyelidikan dan Kemajuan Pertanian - MARDI 392
Institut Penyelidikan Minyak Kelapa Sawit (PORIM) 393
Institut Penyelidikan Perhutanan 394
Institut Teknologi MARA - ITM 395
Institut Piawaian & Penyelidikan Perindustrian Malaysia (SIRIM) 396
Institut Penyelidikan Galian Malaysia 397
Keretapi Tanah Melayu (KTM) 398
Kolej Tunku Abdul Rahman 399
Kompleks Kewangan 400
Kumpulan FIMA 401
Kumpulan Wang Simpanan Guru-Guru 402
Lembaga Arkitek Malaysia 403
Lembaga Balai Seni Lukis Negara 404
Lembaga Cukai Api 405
Lembaga Kemajuan Ikan Malaysia (MAJUIKAN) 406
Lembaga Kemajuan Johor Tenggara (KEJORA) 407
Lembaga Kemajuan Kelantan Selatan (KESEDAR) 408
Lembaga Kemajuan Pahang Tenggara (DARA) 409
Lembaga Kemajuan Pertanian Kemubu (KADA) 410
Lembaga Kemajuan Pertanian Muda (MADA) 411
Lembaga Kemajuan Perindustrian Malaysia (MIDA) 412
Lembaga Kemajuan Tanah Persekutuan (FELDA) 413
Lembaga Kemajuan Ternakan Negara 414
Lembaga Kemajuan Trengganu Tengah (KETENGAH) 415
Lembaga Kemajuan Wilayah Jengka (LKWJ) 416
Lembaga Kemajuan Wilayah Kedah (KEDA) 417
Lembaga Kemajuan Wilayah Pulau Pinang (PERDA) 418
Lembaga Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (EPF/KWSP) 419
Lembaga Kumpulan Wang Buruh India Selatan 420
Lembaga Kumpulan Wang Perpindahan Malaysia 421
Lembaga Latihan Perindustrian dan Persijilan
Ketukangan Kebangsaan (LLPPKK) 422
KOD
HURUFA
ACARA 1
ADUAN 2
AGENDA 3
AGENSI 4
AHLI JAWATANKUASA/COUNCIL 5
AHLI/ANGGOTA 6
AKAUN 7
AKHBAR/BERITA/MAJALAH/MAKALAH/PENERBITAN/SURAT KHABAR 8
UNDANG-UNDANG/ENAKMEN/AKTA 9
AKTIVITI 10
ALAMAT 11
ALATAN/ALAT TULIS/PEALATAN PEJABAT/PEKAKAS 12
ANGGARAN BELANJAWAN/PERUNTUKAN 13
HURUF B
BADAN BERKANUN 72
BAHAN/KESATUAN/PERSATUAN/KELAB/GABUNGAN 73
BAHAN BERCETAK/BUKU/SURAT KERAJAAN 74
BAHASA 75
BANGLO/BANGUNAN/PERUMAHAN/KEDIAMAN 76
BANTUAN 77
BAUCER/JERNAL 78
BAYARAN 79
BEKALAN/BAHAN-BAHAN 80
BELANJAWAN 81
BENGKAL/WORKSHOP 82
BIASISWA/DERMASISWA/BANTUAN 83
BIL 84
BINTANG/KURNIAAN BINTANG 85
BIRO 86
BORANG 87
HURUF C
CADANGAN/PERAKUAN 128
CAGARAN 129
CARUMAN 130
CEDERA/KECEDERAAN/KEMALANGAN 131
CEK 132
CENDERAMATA 133
CERAMAH/KULIAH/SYARAHAN 134
CETAK/ALAT-ALAT PERCETAKAN 135
CUKAI 136
HURUF D
DADAH 170
DAFTAR 171
DAKWAH 172
DASAR 173
DATA 174
DENDA 175
DERMASISWA/BANTUAN 176
DEWAN 177
DIPLOMA 178
DOKUMENTASI 179
HURUF E
HURUF F
FAIL 254
GAJI 265
GANJARAN 266
GANTIRUGI 267
HURUF H
HADIAH 287
HAKMILIK 289
HAL EHWAL PENUNTUT 290
HAPUSKIRA 291
HARTA 292
HASIL 293
HUBUNGAN 294
HUTANG 295
HURUFI
HURUFJ
JURUTAIP 386
HURUF K
KABINET 427
KAD PENGENALAN/KUASA 428
KAD PERAKAM WAKTU 429
KAJIAN 430
KAKITANGAN 431
KEBAJIKAN 432
KEBENARAN 433
KEBERSIHAN 434
KECURIAN/KEHILANGAN 435
KEDIAMAN 436
HURUF L
LEMBAGA 493
HURUF M
MAJALAH 524
MAJLIS 525
MAKLUMAT 526
MAKTAB 527
MANUAL PROSEDUR KERJA 528
MASA BEKERJA 529
MEL/POS 530
MELANJUTKAN PELAJARAN 531
MEMORANDUM/NOTA 532
MESIN PEJABAT 533
MESIN/MEKANISASI 534
MEAYUARAT 535
***** TAMBAHAN *****
HURUF N
NASIHAT 576
NOTA 577
NOTA-NOTA SERAHTUGAS 578
HURUF O
ODIT 620
OPERASI PENUH 621
OPSYEN/PILIHAN 622
ORDINAN 623
ORGANISASI 624
HURUF P
RAHSIA 725
RAMPAIAN SURAT MENYURAT 726
RANCANGAN 727
RAWATAN 728
RAYUAN 729
REKOD 730
RENCANA/RISALAH 731
ROMBONGAN/PELAWAT 732
RUANG PEJABAT 733
RUMAH 734
HURUF S
SAGUHATI 775
SEKOLAH 776
SEKRETARIAT/URUSETIA 777
SEMINAR 778
SENARAI 779
SEWA 780
SIARAN AKHBAR 781
SIJIL/DIPLOMA/IJAZAH 782
SIMPOSIUM 783
SIRI PENERANGAN 784
SISTEM 785
SISTEM KOMPUTER 786
SISTEM PEPERIKSAAN 787
SKEL/TANGGAGAJI 788
HURUF T
TABUNG 839
TAJAAN 840
TAKSIRAN 841
TAMBAHAN 842
TAMBANG/TIKET 843
TANGGAGAJI 844
TAPISAN KESELAMATAN 845
TARAF 846
TARIF 847
TATA RAKYAT 484
TATATERTIB/DISIPLIN 849
TAWARAN 850
TEGURAN 851
TEKNIK 852
TELEFON 853
TELEGRAM/TELEGRAF 854
TEMPAHAN 855
TEMUDUGA 856
TENDER 857
HURUF U
USUL 906
HURUFW
WAKIL 947
WANG 948
WARAN 949
WARGANEGARA 950
WARTA 951
WORKSHOP 952
HURUFY
YAYASAN 983
YURAN 984
BAHAGIAN HADAPAN
PERKARA
BAHAGIAN BELAKANG
30.5.86 SU
1.6.86 S
3.6.86 TSU
LAMPIRAN C (Sambungan)
NOMBOR-NOMBOR FAIL
YANG BERKENAAN NO. FAIL: KDN 03/451/1/1
FAHARASAT Dl BAWAH
PENGISIAN JAWATAN
PERKERANIAN
PERKARA
NOMBOR-NOMBOR FAIL
YANG BERKENAAN NO. FAIL: KDN 03/451/1/1
FAHARASAT Dl BAWAH
PENGISIAN JAWATAN
PERKERANIAN
PERKARA
Terima surat
Pastikan perkara dan
Pecahan perkara
Berikan tajuk untuk fail baru
Simpan doket-doket
LAMPIRAN E
GC
LAMPIRAN E
Kepada: ......................................................................................................
Daripada:....................................................................................................
Tajuk Fail:..................................................................................................
kepada: ............................
pada: ................................
tandatangan: ....................
Ebba/lampiran A(c)