Topik X Sistem

Maklumat
8 Fungsian
HASIL PEMBELAJARAN
Pada akhir topik ini, anda seharusnya dapat:
1. Menerangkan kategori umum untuk Sistem Maklumat Fungsian;
2. Mengintegrasikan sistem maklumat fungsian yang betul untuk
digunakan setiap hari oleh organisasi;
3. Menerangkan apa maksud Sistem Maklumat Pemasaran;
4. Menerangkan apa yang dimaksudkan dengan Sistem Maklumat
Pembuatan; dan
5. Menerangkan apa yang dimaksudkan dengan Sistem Maklumat
Sumber Manusia.
G

X PENGENALAN
Pada mulanya, Sistem Maklumat Fungsian telah dibangunkan khas untuk
menjalankan fungsi-fungsi tertentu seperti sistem untuk akaun, pemasaran dan
jabatan kewangan. Sistem ini tidak berkaitan dengan satu sama lain. Oleh itu,
pengurusan maklumat tidak berkesan dalam beberapa kes yang memerlukan
penyelesaian daripada beberapa fungsi sistem.

Oleh yang demikian, integrasi sistem ini telah dibangunkan. Sebagai contoh,
sistem baru ini digabungkan fungsi untuk akaun, pemasaran dan kewangan
bersama-sama ke dalam satu sistem. Ini bertujuan untuk meningkatkan
produktiviti, kualiti dan perkhidmatan pelanggan.

Dalam topik ini, kami akan menyediakan satu senarai komprehensif jenis sistem
maklumat dan akan memberi tumpuan kepada beberapa fungsi sistem secara
individu, khususnya mengenai pemasaran, pembuatan dan sumber manusia.
 TOPIK 8 SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN W 167

8.1 SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN SECARA

RINGKAS
Selain daripada memahami tentang jenis sistem maklumat, kita perlu belajar
mengenai sistem maklumat berdasarkan ciri-ciri umum mereka (untuk semua
jenis sistem maklumat).

Sistem maklumat yang melaksanakan fungsi-fungsi tertentu dipanggil sistem

maklumat fungsian (sistem maklumat bersepadu yang menjalankan banyak
fungsi dalam satu sistem tunggal). Sekarang, mari kita mengkaji jenis sistem
maklumat yang ditunjukkan dalam Jadual 8.1.

Jadual 8.1: Ciri-ciri Sistem Maklumat Fungsian

Ciri-ciri Sistem Maklumat Fungsian Contoh

Ia terdiri daripada beberapa subsistem
sistem maklumat yang menyokong fungsi
atau aktiviti tertentu.
Walaupun sistem ini memberi tumpuan
pada aktiviti-aktiviti tertentu, ia boleh
disepadukan dengan sistem maklumat
fungsian untuk membentuk satu sistem
tunggal yang berguna untuk organisasi.
Sistem maklumat fungsian boleh berantara
muka dengan orang lain untuk
membentuk satu sistem maklumat lengkap
untuk organisasi. Ini adalah hasil daripada
integrasi subsistem.
Sistem maklumat ini juga boleh
berinteraksi dengan persekitaran.
Sistem kehadiran boleh menyimpan dan
mengesan rekod kehadiran dan waktu
kerja pekerja.
Sistem maklumat perakaunan boleh
disepadukan dengan sistem maklumat
pemasaran untuk memudahkan urus niaga
dan tugas-tugas antara kedua-dua jabatan.
Rekod kehadiran, rekod tuntutan kerja
lebih masa dan rekod gaji daripada
subsistem yang berbeza boleh disepadukan
untuk mengira jumlah yang akan dibayar
kepada pekerja untuk bulan sebelumnya.
Sistem maklumat pemasaran boleh
mendapatkan maklum balas daripada
pengguna atau pelanggan melalui
kemudahan maklum balas dalam talian
(seperti borang maklum balas di laman
web).

Satu gambaran yang jelas tentang contoh-contoh sistem maklumat fungsian

boleh dilihat dalam Rajah 8.1.
168 X TOPIK 8 SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN

Rajah 8.1: Sistem Maklumat Fungsian

Seperti yang dapat dilihat dari Rajah 8.1, terdapat lima fungsi utama, iaitu,
kewangan, perakaunan, pemasaran, pembuatan (pengeluaran) dan sumber
manusia dalam sesebuah organisasi. Beberapa fungsi kewangan dan perakaunan
telah dibincangkan dalam Sistem Pemprosesan Urus Niaga (TPS) sebelum ini.
Oleh itu, topik ini akan memberi tumpuan kepada sistem maklumat yang
berkaitan dengan pemasaran, pembuatan dan sumber manusia.

8.2 SISTEM MAKLUMAT PEMASARAN

Pemasaran adalah bidang fungsi pertama yang menunjukkan minat yang
mendalam dalam menggunakan Sistem Maklumat Pengurusan, sebaik sahaja ia
diperkenalkan. Unit pemasaran telah menyusun semula Sistem Maklumat
Pengurusan untuk menjadikannya serasi dengan bidang pemasaran, sehingga ia
dikenali sebagai Sistem Maklumat Pemasaran.

Sistem Maklumat Pemasaran mengumpulkan data yang menerangkan transaksi

pemasaran dalam organisasi. Data-data ini boleh diperoleh dengan
menggunakan teknologi maklumat. Sebagai contoh, seorang jurujual di pejabat
pelanggan boleh menyimpan butir-butir pesanan pelanggan menggunakan
komputer atau komputer riba.
 TOPIK 8 SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN W 169

Malah, Internet mampu mengautomasikan kebanyakan aktiviti pemprosesan

maklumat untuk sokongan dan pengurusan aktiviti-aktiviti jualan. Pemasaran
interaktif, yang melibatkan penggunaan Internet, Intranet dan Extranet,
digunakan secara meluas dan bertujuan untuk mewujudkan interaksi dua hala
antara organisasi dan pelanggan.

Oleh itu, dengan perkembangan pesat teknologi maklumat, pengumpulan data

transaksi pemasaran boleh dilakukan dengan cepat. Maklumat yang diperolehi
digunakan untuk menyediakan maklumat pemasaran dalam bentuk laporan
berkala dan istimewa.
(a) Laporan berkala: Disediakan mengikut tempoh. Contohnya, laporan
bulanan untuk analisis jualan mengikut produk.
(b) Laporan khas: Disediakan apabila sesuatu yang tidak dijangka berlaku.
Maklumat pemasaran yang disediakan oleh Sistem Maklumat Perakaunan
dalam bentuk analisa jualan.

Analisa jualan adalah kajian aktiviti jualan dalam organisasi.

Pengurus jualan mesti merancang, memantau dan membantu meningkatkan

prestasi kakitangan jualan yang memasarkan produk organisasi. Itulah sebabnya
mengapa kebanyakan organisasi mempunyai Sistem Maklumat Perakaunan
berasaskan komputer untuk menghasilkan laporan analisis jualan yang
menganalisis jualan mengikut produk, pelanggan, jenis pelanggan, jurujual,
kawasan jualan dan lain-lain. Laporan-laporan ini membantu pengurus
pemasaran memantau prestasi jualan produk dan kakitangan jualan. Pada masa
yang sama, ia membantu pengurus pemasaran menyediakan program-program
yang akan meningkatkan jualan untuk organisasi.

Jika sesebuah organisasi tidak mempunyai Sistem Maklumat Perakaunan yang

baik, ia tidak boleh memberi maklumat yang baik untuk membantu pengurus
menyelesaikan masalah pemasaran.

SEMAK KENDIRI 8.1

Berdasarkan pemahaman anda, apakah yang dimaksudkan dengan
Sistem Maklumat Pemasaran?
170 X TOPIK 8 SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN

8.2.1 Prinsip Pemasaran

Pemasaran adalah bidang fungsian yang bertanggungjawab untuk:
(a) Mengenal pasti identiti produk (item atau perkhidmatan) yang ditawarkan
kepada pengguna;
(b) Mengenal pasti langkah berkesan untuk harga, perancangan, pengiklanan,
penjualan dan pengedaran produk;
(c) Mencipta produk dan pasaran baru untuk pengguna; dan
(d) Menjangkakan tuntutan produk dan pendapatan yang dijangka bagi
organisasi.

Pengurus pemasaran dalam sesebuah organisasi mempunyai pelbagai sumber

untuk menjalankan aktiviti pemasaran. Walau bagaimanapun, matlamat utama
dia adalah untuk menghasilkan strategi pemasaran yang baik menggunakan
sumber yang ada untuk memasarkan produk, idea dan perkhidmatan yang
ditawarkan oleh organisasi. Strategi pemasaran, yang lebih dikenali sebagai
pemasaran campuran, terdiri daripada gabungan beberapa elemen penting
seperti produk, tempat dan idea.
(a) Elemen Produk: Sesuatu yang dibeli oleh pengguna untuk memenuhi
keperluan atau kemahuannya.
(b) Elemen Promosi: Melihatkan kaedah-kaedah yang menggalakkan
penjualan produk, termasuk pengiklanan dan jualan langsung.
(c) Elemen Tempat: Melibatkan kaedah-kaedah untuk mengedarkan produk
kepada pengguna menggunakan saluran edaran.
(d) Elemen Harga: Melibatkan harga yang pengguna bayar untuk sesuatu
produk.

Pada tahun 1966, Profesor Philip Kotler (Mcleod, 1998) mengenal pasti tiga jenis
maklumat pemasaran yang berkaitan dengan pengumpulan dan pemprosesan
maklumat pemasaran. Ketiga-tiga jenis maklumat pemasaran dipaparkan dalam
Rajah 8.2.
 TOPIK 8 SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN W 171

Rajah 8.2: Aliran maklumat pemasaran

Kotler menyatakan bahawa keputusan yang sukar dalam aktiviti pemasaran

seperti menurunkan harga, meningkatkan perbelanjaan pengiklanan atau
mengenal pasti kawasan jualan boleh dilakukan melalui penilaian awal dan
penilaian berikutnya dengan menganalisis secara saintifik data yang diperoleh.

8.2.2 Model Sistem Maklumat Pemasaran

Sistem Maklumat Pemasaran boleh ditakrifkan sebagai satu sistem

berasaskan komputer yang bekerjasama dengan sistem maklumat
kefungsian lain untuk membantu pengurusan organisasi dalam
menyelesaikan pemasaran produk.

Model Sistem Maklumat Pemasaran yang diberikan oleh Mcleod [1998] terdiri
daripada gabungan input dan output subsistem yang dihubungkan oleh
pangkalan data. Subsistem input mengumpulkan data dan maklumat
pemasaran, dan menyimpan ini semua di dalam pangkalan data. Subsistem
input terdiri daripada Sistem Maklumat Perakaunan, subsistem intipan
pemasaran dan subsistem penyelidikan pemasaran.

Subsistem output akan menggunakan data yang disimpan untuk menghasilkan

maklumat yang berkaitan dengan pemasaran produk, promosi, tempat dan
harga produk. Subsistem output terdiri daripada subsistem produk, subsistem
tempat, subsistem promosi, subsistem harga dan subsistem integrasi campuran.
Semua subsistem ini akan dibincangkan dalam bahagian-bahagian berikutnya.
172 X TOPIK 8 SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN

Data yang disimpan di dalam pangkalan data boleh dikongsi oleh bidang
fungsian lain dan tidak terhad kepada unit pemasaran sahaja. Model Sistem
Maklumat Pemasaran ditunjukkan dalam Rajah 8.3.

Rajah 8.3: Sistem Maklumat Pemasaran

AKTIVITI 8.1
Dengan menggunakan semua empat elemen pemasaran (produk,
promosi, tempat dan harga), lakarkan graf untuk menunjukkan
hubungan antara setiap elemen.

8.3 SISTEM MAKLUMAT PEMBUATAN

Sistem Maklumat Pembuatan menyokong fungsi-fungsi pengeluaran atau
operasi termasuk aktiviti-aktiviti perancangan dan kawalan bagi proses
pengeluaran sesuatu produk atau perkhidmatan. Sistem maklumat yang
digunakan untuk menguruskan proses operasi dan transaksi boleh membantu
organisasi yang perlu untuk melaksanakan perancangan, memeriksa dan
mengawal inventori, jualan dan produk dan aktiviti-aktiviti aliran
perkhidmatan. Objektif Sistem Maklumat Pembuatan adalah untuk
menghasilkan produk yang akan memenuhi keperluan pelanggan, bermula dari
bahan mentah oleh pembekal kepada perkhidmatan atau produk siap yang
diberikan kepada pelanggan pada kos yang minimum.

Sistem Maklumat Pembuatan menerangkan subsistem yang mengeluarkan

maklumat yang berkaitan dengan operasi pengeluaran. Pendekatan yang telah
 TOPIK 8 SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN W 173

lama digunakan dalam menguruskan proses pembuatan ditunjukkan dalam

Rajah 8.4.

Rajah 8.4: Pendekatan dalam menguruskan proses

8.3.1 Perancangan Keperluan Bahan

Pada awal 1960an, Joseph Orlicky dari J. I. Case Company telah
memperkenalkan pendekatan yang dipanggil Perancangan Keperluan Bahan
(MRP). Pendekatan ini menjangka masa depan dengan mengenal pasti bahan
yang diperlukan, kuantiti bahan yang diperlukan dan tempoh apabila bahan-
bahan yang diperlukan. Komponen sistem perancangan keperluan bahan
ditunjukkan dalam Rajah 8.5.
174 X TOPIK 8 SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN

Rajah 8.5: Sistem perancangan keperluan bahan (McLeod, 1998)

(a) Sistem Penjadualan Pengeluaran memerlukan empat fail untuk

menyediakan Jadual Pengeluaran Induk  Fail Pesanan Pelanggan, Fail
Ramalan Jualan, Fail Inventori Produk Siap dan Fail Kapasiti Pengeluaran.
Jadual pengeluaran induk merancang pengeluaran masa depan dengan
mempertimbangkan faktor masa pendulu dan masa pengeluaran.

(b) Sistem Perancangan Keperluan Bahan memutuskan kualiti bahan yang

diperlukan untuk mengeluarkan bilangan unit yang dikehendaki. Data
input terdiri daripada Fail Jadual Bahan, Fail Pengeluaran Utama dan Fail
 TOPIK 8 SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN W 175

Inventori Bahan Mentah. Perkara-perkara yang perlu dilakukan adalah

mendapatkan keperluan kasar dan keperluan bersih bagi bahan-bahan.

Keperluan kasar adalah keperluan bahan yang diperlukan untuk

produk yang dijadualkan dikeluarkan.

Keperluan bersih adalah item yang perlu dibeli untuk mencapai jadual
pengeluaran utama. Berikut adalah formulanya:

Keperluan kasar = Kuantiti bahan x Bilangan unit yang akan dihasilkan

Keperluan bersih = Keperluan kasar  Bahan-bahan yang sedia ada

(c) Sistem Perancangan Keperluan Kapasiti berinteraksi dengan Sistem

Perancangan Keperluan Bahan untuk memastikan jadual pengeluaran
adalah sesuai dengan kapasiti kilang. Sistem ini menghasilkan beberapa
output seperti:
(i) Jadual pesanan yang dirancang (output utama);
(ii) Perubahan terhadap pesanan yang dirancang;
(iii) Laporan pengecualian;
(iv) Laporan prestasi; dan
(v) Laporan perancangan.

(d) Sistem Pengeluaran Pesanan menggunakan jadual pesanan yang telah

dirancang sebagai input dan mencetak laporan pengeluaran pesanan yang
salinan diberikan kepada jabatan perolehan dan pengurus pentas kedai.

AKTIVITI 8.2

Adakah anda berfikir bahawa Perancangan Keperluan Bahan adalah

satu strategi yang proaktif? Bincangkan.

8.3.2 Sistem Just-in-Time (JIT)

JIT dikenali juga sebagai sistem tarikan. Ia menjadualkan aliran bahan supaya ia tiba
di setiap stesen kerja tepat pada waktunya ia akan digunakan (rujuk Rajah 8.6).
176 X TOPIK 8 SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN

Rajah 8.6: Rajah sistem JIT

Komponen atau item ditarik kembali ke proses pengeluaran seterusnya sebaik

sahaja ia siap. Inventori bahan mentah tiba tepat pada masanya untuk digunakan
oleh kilang, manakala proses inventori diselesaikan melalui proses sebaik sahaja
ia perlu digunakan oleh proses seterusnya.

Dalam pendekatan ini, kurang atau tiada langsung stok yang disimpan. Sistem
JIT meminimumkan kos inventori dengan menghasilkan item dalam kuantiti
yang kecil. Saiz lot yang sesuai untuk sistem JIT ialah 1. Saiz lot ini adalah jumlah
item yang akan dikeluarkan pada satu masa. Ia memerlukan perancangan masa
yang baik dan kerjasama daripada pembekal.

Dalam mengemukakan satu item untuk proses pengeluaran seterusnya, apabila

seorang pekerja bersedia untuk menerima item seterusnya, dia akan memberi
isyarat kepada pekerja di hadapannya untuk menghantar item itu. Kanban
(dalam bahasa Jepun) adalah tanda isyarat dalam bentuk seperti kad atau lampu.
Pendekatan JIT tidak menekankan penggunaan komputer.

SEMAK KENDIRI 8.2

Anda telah pun didedahkan pada Poin Pesanan Semula, Perancangan
Keperluan Bahan dan Perancangan Sumber Bahan Pembuatan. Pada
pendapat anda, apakah kepentingan sistem Just-in-Time?
 TOPIK 8 SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN W 177

8.4 SISTEM PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

Sekarang, mari kita alih perbincangan kita kepada Sistem Pengurusan Sumber
Manusia.

8.4.1 Aktiviti Utama Pengurusan Sumber Manusia

Fungsi pengurusan sumber manusia melibatkan pemprosesan maklumat yang
berkaitan dengan kakitangan organisasi. Tujuan jabatan sumber manusia adalah
untuk menguruskan penggunaan sumber manusia dalam organisasi yang lebih
baik dan lebih cekap. Oleh itu, Sistem Maklumat Sumber Manusia telah direka
untuk membantu perancangan dalam memenuhi keperluan kakitangan,
pembangunan kakitangan dan kawalan terhadap dasar dan program kakitangan.

Kebanyakan organisasi menggunakan sistem maklumat berasaskan komputer

untuk menghasilkan slip gaji dan laporan pembayaran kakitangan, menyimpan
rekod kakitangan dan menganalisis penggunaan kakitangan dalam operasi
perniagaan organisasi. Terdapat empat aktiviti utama yang dilakukan oleh pihak
pengurusan sumber manusia:
(a) Kemasukan dan pengambilan kerja kakitangan;
(b) Pendidikan dan latihan kakitangan;
(c) Pengurusan data kakitangan; dan
(d) Ganjaran dan manfaat kakitangan.

Aktiviti utama pengurusan sumber manusia ditunjukkan dalam Rajah 8.7, yang
menggambarkan aliran sumber kakitangan dalam sesebuah organisasi.
178 X TOPIK 8 SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN

Rajah 8.7: Aliran sumber kakitangan dalam sesebuah organisasi

SEMAK KENDIRI 8.3

Kenapa kita perlu melatih kakitangan dalam organisasi?

8.4.2 Model Sistem Maklumat Sumber Manusia

Model Sistem Maklumat Sumber Manusia juga menggunakan model yang
dicadangkan oleh McLeod (McLeod, 1998). Model ini terdiri daripada tiga
subsistem input, pangkalan data dan enam subsistem output. Subsistem input
terdiri daripada Sistem Maklumat Perakaunan, Subsistem Penyelidikan Sumber
Manusia dan Subsistem Penyiasatan Sumber Manusia. Subsistem output pula
terdiri daripada subsistem perancangan tenaga kerja, subsistem pengambilan
tenaga kerja, subsistem pengurusan tenaga kerja, subsistem pampasan,
subsistem manfaat dan subsistem laporan persekitaran. Subsistem ini akan
diterangkan dalam bahagian berikutnya.

Pangkalan data untuk Sistem Maklumat Sumber Manusia terdiri daripada data
kakitangan dan data bukan kakitangan. Data kakitangan merujuk kepada
penyimpanan data tentang kakitangan organisasi. Data bukan kakitangan ialah
penyimpanan data yang diperoleh daripada persekitaran organisasi seperti
kerajaan, kesatuan pekerja, agensi pengambilan dan lain-lain.
 TOPIK 8 SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN W 179

AKTIVITI 8.3

Jika anda seorang pekerja dalam sesebuah organisasi, pernahkah anda

tertanya-tanya mengapa semua maklumat peribadi anda diperlukan oleh
organisasi? Adakah maklumat yang disimpan berdasarkan model yang
anda telah belajar mengenainya atau organisasi menggunakan model
sendiri? Bincangkan.

Rajah 8.8: Model sistem maklumat sumber manusia (McLeod, 1998)

SEMAK KENDIRI 8.4

Bagaimana anda boleh mengaitkan Sistem Maklumat Pengurusan
kepada Pengurusan Sumber Manusia? Bincangkan.
180 X TOPIK 8 SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN

8.4.3 Subsistem Penyelidikan Sumber Manusia

Subsistem ini mengumpul data dengan mengendalikan projek-projek
penyelidikan khas seperti yang ditunjukkan dalam Jadual 8.2.

Jadual 8.2: Senarai Projek Penyelidikan Khas Sumber Manusia

Projek Penyelidikan Khas Penerangan

Kajian Pewarisan  Dibuat dengan tujuan untuk mengenal pasti calon
kakitangan yang layak mengisi jawatan dalam
organisasi.
 Contoh: Ketua Pegawai Kewangan (CFO) hendak
bersara. Siapa yang layak untuk menggantikannya?
Analisis Tugasan dan  Untuk mengkaji setiap tugas dalam bidang untuk
Penilaian mengenal pasti skop tugas.
 Kenal pasti pengetahuan dan kepakaran yang perlu
mengikut tugas tertentu yang ditawarkan dalam
organisasi.
Kajian Aduan  Kumpul semua aduan yang disuarakan oleh
kakitangan organisasi.

SEMAK KENDIRI 8.5

Apakah fungsi dan kepentingan penyelidikan yang dilakukan oleh

Subsistem Penyiasatan Sumber Manusia?

8.4.4 Subsistem Risikan Sumber Manusia

Subsistem ini mengumpulkan data yang berkaitan dengan sumber manusia yang
diperolehi dari persekitaran organisasi. Unsur-unsur persekitaran menyediakan
data-data seperti di Jadual 8.3.

Jadual 8.3: Senarai Subsistem Risikan Sumber Manusia

Risikan Kerajaan  Kerajaan memberikan maklumat yang membantu organisasi

agar kakitangan mematuhi undang-undang negara.
Risikan Pembekal  Contoh: Syarikat insurans, agensi pengambilan kerja,
institusi pendidikan tinggi dan lain-lain.
 Memberi maklumat yang membantu organisasi merekrut
dan mengambil pekerja.
 TOPIK 8 SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN W 181

Risikan Kesatuan  Memberi data dan maklumat mengenai menguruskan

Pekerja kontrak buruh antara organisasi dan kesatuan.
Risikan Komuniti  Memberi maklumat yang menerangkan sumber-sumber
Global tempatan seperti perumahan, pendidikan dan lain-lain.
 Digunakan ketika pengambilan kerja kakitangan
berdasarkan pengukuran area, nasional dan antarabangsa.
Risikan Komuniti  Memberi maklumat ekonomi yang digunakan dalam
Kewangan perancangan kakitangan.
Risikan Pesaing  Mengumpul maklumat tentang kakitangan terlatih dan
berkemahiran dalam syarikat pesaing.
 Mengumpul maklumat tentang pekerja tertentu yang
berpotensi diambil bekerja oleh organisasi.

SEMAK KENDIRI 8.6

Apakah perbezaan antara penyelidikan sumber manusia dan risikan

sumber manusia?

8.4.5 Subsistem Perancangan Tenaga Kerja

Ini melibatkan aktiviti-aktiviti yang membolehkan pihak pengurusan untuk
mengenal pasti keperluan kakitangan pada masa hadapan. Beberapa aplikasi
yang popular dalam perancangan tenaga kerja adalah pemetaan organisasi,
ramalan gaji, analisis dan penilaian tugas, merancang dan model tenaga kerja.

AKTIVITI 8.4
Baca artikel berkaitan perancangan tenaga kerja. Senaraikan akibat
tidak menguruskan perancangan tenaga kerja dengan betul.

8.4.6 Subsistem Pengambilan Tenaga Kerja

Kakitangan baru diambil bekerja dalam organisasi melalui subsistem
pengambilan kerja kakitangan. Fungsi ini mesti disokong oleh sistem maklumat
yang merakam dan mengesan sumber manusia dalam organisasi supaya
penggunaan kakitangan dimaksimumkan. Dua aplikasi yang digunakan secara
meluas adalah penjejakan permohonan dan carian dalaman.
182 X TOPIK 8 SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN

Teknologi internet membolehkan organisasi menggunakan perkhidmatan

pengambilan kerja dan pangkalan data komersil untuk mendapatkan
kakitangan baru.

8.4.7 Subsistem Pengurusan Tenaga Kerja

Subsistem Pengurusan Tenaga Kerja adalah subsistem yang mempunyai banyak
aplikasi tetapi peratusan penggunaannya adalah rendah. Subsistem ini boleh
membantu rancangan pengurus sumber manusia dan memantau program-
program latihan dan pembangunan untuk kakitangan dengan menganalisis
kejayaan program kakitangan yang dijalankan pada masa hadapan. Pengurus
juga akan menganalisis status pembangunan kerjaya bagi semua kakitangan
untuk menentukan sama ada prosedur untuk pembangunan kakitangan seperti
latihan dan penilaian prestasi boleh dilakukan. Beberapa aplikasi di bawah
subsistem ini adalah penilaian prestasi, latihan, kawalan kedudukan atau
jawatan, penempatan semula, kepakaran, pewarisan dan disiplin.

8.4.8 Subsistem Ganjaran

Sistem maklumat boleh membantu menganalisis pengagihan pampasan yang
diberikan kepada kakitangan organisasi dan membuat perbandingan dengan
pampasan yang diberikan oleh pertubuhan-pertubuhan lain yang mempunyai
operasi perniagaan yang sama. Maklumat ini berguna apabila merancang untuk
pampasan kakitangan, terutamanya jika ia melibatkan undang-undang mengenai
kesatuan buruh. Subsistem ini juga boleh membantu supaya pampasan yang
diberikan oleh organisasi berdaya saing dan adil, dan pada masa yang sama kos
pampasan itu terkawal. Beberapa aplikasi yang lebih popular adalah kenaikan
merit, pembayaran gaji, pampasan eksekutif, insentif bonus dan kehadiran.

AKTIVITI 8.5
Jika anda seorang pekerja dalam sesebuah organisasi, anda mungkin
telah mendengar tentang pekerja diberi pampasan sewajarnya bagi
perkara-perkara tertentu. Pernahkah anda tertanya-tanya bagaimana
pampasan itu dinilai dan apakah kewajaran untuk memberikan
pampasan itu? Bincangkan.
 TOPIK 8 SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN W 183

8.4.9 Subsistem Manfaat

Ini merujuk kepada memberi pakej faedah kepada kakitangan sedia ada dan yang
akan bersara. Jika pengurus sumber manusia menyediakan pelan dan menetapkan
sumbangan dan manfaat yang perlu diperolehi oleh staf, ini akan membantu
kakitangan untuk mengetahui tentang dana bersara yang dikumpul mereka.
Terdapat organisasi yang menyediakan garis kasar insentif yang fleksibel dan
membolehkan kakitangan untuk memilih insentif yang mereka mahu. Antara
aplikasi dalam subsistem ini adalah sumbangan tetap, insentif tetap, penyata
insentif, insentif fleksibel, pembelian saham dan pemprosesan tuntutan.

8.4.10 Subsistem Laporan Persekitaran

Pada masa ini, menyediakan laporan untuk dikemukakan kepada agensi-agensi
kerajaan adalah salah satu daripada tanggungjawab utama pengurusan sumber
manusia. Oleh itu, banyak organisasi menggunakan sistem maklumat berasaskan
komputer untuk mengesan statistik dan menghasilkan laporan yang diperlukan
oleh kerajaan. Organisasi-organisasi perlu mematuhi peraturan dan aturan yang
ditetapkan oleh kerajaan. Laporan mengenai dasar dan amalan kakitangan
organisasi berkenaan hendaklah diserahkan kepada kerajaan. Sebagai contoh,
penjanaan statistik kesihatan kakitangan, bahaya di tempat kerja, prosedur
keselamatan dan lain-lain hendaklah dilaporkan kepada kerajaan. Antara
aplikasi untuk subsistem ini adalah rekod peluang yang sama, analisis peluang
yang sama, tambahan kesatuan, rekod kesihatan, bahan-bahan toksik dan aduan.

SEMAK KENDIRI 8.7

Laporan telah menjadi salah satu keperluan utama dalam mencari
penyelesaian untuk keputusan. Apakah yang dimaksudkan dengan
Laporan Persekitaran?

 Sistem maklumat fungsian merangkumi bidang yang berkaitan dengan

kewangan, perakaunan, pemasaran, pembuatan (pengeluaran) dan manusia
sumber.

 Sistem maklumat yang terlibat dalam bidang ini adalah sistem pemprosesan
transaksi, sistem maklumat pemasaran, sistem maklumat pembuatan dan
sistem maklumat sumber manusia. Sistem-sistem ini adalah berdasarkan
184 X TOPIK 8 SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN

kepada fungsi-fungsi tertentu, tetapi berkaitan antara satu sama lain

bergantung pada keperluan organisasi.

 Sistem Maklumat Pemasaran mengumpulkan data yang berkaitan dengan

bidang pemasaran dan menerangkan transaksi pemasaran dalam organisasi.

 Objektif Sistem Maklumat Pembuatan adalah untuk menyokong pengeluaran

produk atau perkhidmatan yang akan memenuhi keperluan pelanggan,
bermula dari bahan mentah oleh pembekal kepada produk siap atau
perkhidmatan yang disediakan kepada pelanggan.

 Sistem Maklumat Sumber Manusia melibatkan pemprosesan maklumat yang

berkaitan dengan pengambilan kerja, penempatan, penilaian, bayaran
pampasan dan pembangunan kakitangan sesebuah organisasi.

Sistem Just-in-Time (JIT) Sistem Maklumat Sumber Manusia

Sistem Maklumat Fungsian Sistem Perancangan Keperluan Bahan
Sistem Maklumat Pemasaran Subsistem Penyelidikan Sumber Manusia
Sistem Maklumat Pembuatan Subsistem Risikan Sumber Manusia