CBPM Form B-2

KALAHI-CIDSS NATIONAL COMMUNITY DRIVEN DEVELOPMENT PROJECT

OFFICE OF THE BARANGAY SUB-PROJECT MANAGEMENT COMMITTEE
BARANGAY NEW DALAGUETE
MUNICIPALITY OF MONTEVISTA
PROVINCE OF COMPOSTELA VALLEY

RECORD OF PROCUREMENT PREPARATION MEETING

(Community Bidding for Goods)

MGA NAGTAMBONG:

LIZA ENTERA . - BAC MEMBER

ROSEMARIE AET - PT MEMBER
RACQUEL SOBRIVILLA - BAC HEAD
SUSAN DELPOSO - PT HEAD
RAMIL P. REYES - ACT/CEF
SHIELA JANE LONDONIO - BRK
HAASIEL MAGLAHUS - BAC MEMBER
ANALYN M. AET - BSPMC CHAIRPERSON
GERRALYN RINGCONADA - BSPMC SECRETARY
HYDIE TELIC - PT MEMBER
RONALD GLEN NAVARRO - MCT/CEF

Minutas sa gipahigayon nga Procurement Preparation Meeting nga gipahitabo sa

Barangay Session Hall alang sa “SUPPLY AND INSTALLATION OF 115 UNITS (1,000 LITERS) and
25 UNITS (450 LITERS) RAIN WATER COLLECTOR ” gipahitabo niadtong July 2, 2019 sa alas 3
ang takna sa hapon ug kini gitimon ni BAC Head Racquel Sobrevilla.

I- Call to Order:

Gisugdan pinaage sa pag ampo ni Mrs. Hydie Telic, PT Member ug gisundan sa

nasudnong awit ni Mrs. Analyn Aet.

II- Roll Call and Determination of Quorum

Ang maong panagtapok binsasihan sa attendance gi deklarang quorum ni Mrs. Racquel

Sobrevilla. Nagpasalamat siya ug dako sa mga volunteers na walay puas sa pag apil apil sa mga
kalihukan sa KALAHI CIDSS. Nagpasalamat usab siya sa mga staffs sa KALAHI CIDSS sa paghatag
ug giya sa mga volunteers kung unsa ang angay na buhaton. Pagkahuman iyang gilatag ang
agenda sa panagtapok karon.

III- Adoption of Agenda:

Ang agenda nga hisgutan giduso ug gipa aprobahan ni Mrs. Rose Marie Aet ug kini gisigundahan
sa tanan.

- Discuss the overview of the Sub-project, its technical specifications/program of works;

- Roles and functions of each Community Volunteers in the conduct of each Procurement
activity
- Discuss the evaluation procedures and evaluation criteria;
 - Identify possible causes of failure and devise mitigating measures to prevent them.
- Review of the approved CPP
- Review of the list of Possible Suppliers and Contractors for the Package.
- Decide on the schedule of each Procurement activity
- Preparation of the procurement documents
- Review and signing of ITB’s documents
- Others

Gisugdan ni BAC Chairperson pinaagi sa paghatag sa higayon sa KALAHI Team sa

pagpasabot mahitungod sa maong procurement o pagpamalit, giuna pagpasabot ni Sir Ramil P.
Reyes, ACT/CEF sa KALAHI-CIDSS kung unsa ang tumong sa maong activity karon, ug iya
gidugang pagpasabot nganung adunay Procurement Preparation meeting na usab nga
gipahitabo tungod kay human sa mga naagian nga mga kakulian sa pagpa canvass nakita nga
adunay kakulian sa procurement kabahin sa mode of procurement niini, nakita matud pa ang
kalisdanan sa mga PT tungod kay kaduha na kini na failure sa maong package; Una tungod kay
ang pinaka ubos nga supplier nga mao ang Davao City Hardware adunay kakulian sa pamaage
ug proseso maong na failure, ikaduha wala nasubay usab sa tamang pagpamalit nga proseso
maong kini nahatagan og Objection gikan sa ACT Level maong isip mandate base sa CBPM
Manual, ang procurement method na pagasundon kay ang Community Bidding for Goods na ug
maong mga Procurement Preparation Meeting napud ug usab.
BUSINESS PROPER:

Ang sub project adunay pangalan nga supply and installation of 115 Units (1,000 liters)
and 25 Units (450 liters) Rain water collector diin kini adunay Total Sub Project Cost nga PHP 1,
885, 100.00, diin ang Kalahi grant mikabat ngadto sa Php 1,785,611.00 ug Munisipyo migahin
usab ug PHP 46,689.00 ug ang Barangay usab migahin ug PHP 51,500.00. Kini pagadumalaon sa
BSPMC ug ang mode of procurement niini kay Community Force Account (CFA).

Ikaduhang gihisgutan mao ang nagkadaiyang responsibilidad sa matag community

volunteers panahon sa procurement ug base sa maong hisgot mao kini ang nahisgutan;

BSPMC Chairperson- siya ang isa sa mudala sa pinaka dako nga role sa procurement tungod kay
dili pwede ma serve ang canvass kung wala kini perma sa BSPMC Chairperson.

Procurement Team- sila ang gihatagan ug dakong katungod sa paghatod sa mga canvass ngadto
sa supplier ug mu assist sa BAC panahon sa opening and evaluation. Magpili usab dinhi nga
kometiba ang mamahimong secretariat panahon sa tanang procurement activity diin kini
magsugod sa procurement preparation meeting hantod sa evaluation.

Bids and Awards Committee (BAC)- sila maoy gihatagan ug dakong tahas alang sa pagdumala
sa opening and evaluation sa mga canvass. Si BAC Head usab ang mamuno sa tanang
procurement activities meeting.

Monitoring and Inspection Team- sila usab ang gihatagan ug katungod sa inspect ug pag
monitor sa mga ge deliver nga mga materyales kun aduna nay delivery sa mga item nga ge
procure.

BSPMC Treasurer- maoy giahatagan ug pagtugot ug dakong katungod sa paghimo ug moperma

sa Purchase order kung aduna nay pundo ug pagbayad niini sa mga supplier.
 Ikatulong gihisgutan ang unsaon usab pag evaluate kon pag ila sa mga supplier ug
criteria pinaage sa ilang ge quote nga mga materials ug total amount sa package nga ilang ge
quote. Giila usab nga angayan hatagan ug dakong pag suta sa mga legalidad sa supplier pinaage
sa pag isa isa sa mga dokumento nila nga gipasa.

Ikaupat nga gihisgutan usab ang mga hinungdan nagnung adunay failure sa nahitabong
pag opened sa mga napasang quotation, kini mamahimong failure si Supplier kung;

1. Walay nag submit nga bidder;

2. Late mag submit ang bidder sa ilang ITB ug ubang Bidding Documents.
3. Walay BAC o kulang ang ihap sa BAC panahon sa Opening.

Ikalimang bahinsa hisgutanan usab mao ang paghisgot sa mga pamaliton ug

specification niini ug mao kini;

PACKAGE 1-A - Hardware Materials

- BSTR TANK >> 1,000 liters/264 Gallons Polyethylene (PE) storage tank
recommended for storing liquids containing high minerals, salinity and other liquids. Seamless
uni-body construction for strength and stability using 100% USFDA approved food grade
polyethylene material and UV stabilized. Complete with standard fittings.
Inlet : 1” Nylon Bushing
Airvent : 1” Nylon Bushing
Outlet : 1” Nylon bushing with gasket
Drain : 1” Nylon bushing optional
Diameter : 98 cm
Total Height : 161 cm
Manhole : 440 mm (cover 530 mm)
Weight : 25 kgs.
BSTR TANK >> 450 liters/119 Gallons Polyethylene (PE) storage tank recommended for
storing liquids containing high minerals, salinity and other liquids. Seamless uni-body
construction for strength and stability using 100% USFDA approved food grade polyethylene
material and UV stabilized. Complete with standard fittings.

Diameter : 79 cm
Total height : 114 cm

Ang ika-unom usab nga hiisgutanan mao ang pag-ila sa mga possible nga supplier sa mga
tangke nga paga pamaliton ug base usab sa mga nahisgutan, mao kini;

- Rongbin Enterprises - Nabunturan, Compostela Valley

- Flex O-Viva Enterprises - Davao City
- Tingting Enterprises - Nabunturan, Compostela Valley
- Bestank Manufacturing Incorporated Davao - Davao City
- Peoples Marketing - Tagum City
Ang ika-pito nga gihisgutan usab mao ang mga skedyul sa mga musunod nga mga activities sa
procurement ug base sa nasabutan, mao kini;

PROCUREMENT ACTIVITIES DATE

PROCUREMENT PREPARATION MEETING July 2, 2019 @ 3:00 PM
POSTING OF ITB July 3, 2019
SERVING OF ITB July 3-9, 2019
PRE BID CONFERENCE July 10, 2019
SUBMISSION AND OPENING OF CANVASS July 17, 2019 @10:00 AM
EVALUATION OF CANVASS July 17, 2019 @1:00 PM
Alang sa ika-walo nga hisgutanan, gidugang usab ang paghisgot ug pagtudlo sa nga
Procurement Team (PT) ang mga procurement forms ug pag giya sa pag fill in niini ug
pagpasabot usab kung unsa ang kinahanglang pagabuhaton panahon sa pag serve sa canvass.
Human sa pag fill in sa mga forms, ge suta kini kung kompleto na ba kini ug angayan na
bang ihatag sa mga suppliers.
Gidugang sa paghisgot ang mga traveling expenses sa mga volunteers nga mu apil sa
canvass diin nasabutan usab nga; Sundon ang taripa sa kalahi; Ma claim lang ang Procurement Team
kung panahon adunay e procure o e canvass; Pwede mag claim ug sugod panahon sa Pre mplementation
Workshop tong mga CV nga nag attend niini.

OS to Montevista - 300.00
Montevista to Nabunturan - 50.00
Montevista tp Tagum City - 80.00
Montevista to Davao City - 210.00
And then vice versa.

Gikasabutan usab nga ipakita sa supplier and Estimated Budget Cost sa matag package
aron aduna nay supplier nga muhatag sa ilang resonableng presyo aron malikayan na usab
pagka failure niini. Gipahimangnoan usab ang mga Procurement Team (PT) kabahin sa
nasabutang “retention money” sa supplier nga 5% sa total amount sa ilang ge quote ug
performance security nga 5% sa supplier sa kinatibuk-ang ge quote nila nga pangayoan usab
aron matagaan ug proteksyon ug suguridad ang SP nga mga tangke kung aduna kini mga
kakulian. Gidugang usab nga gihisgutan ang pagpasabot gayud sa supplier aron malikayan ang
mga kakulian niini.

Sa Katapusang bahin, gidugang ug pasabot ni Sir Ramil, ang pag pasabot sa tumong ug
ang mga prinsipyo sa Community Procurement o pagpamalit sa kumunidad nga mao ang
Fairness o patas nga pamaagi, Efficiency o pagka organisado, Effectiveness o pagka epektibo,
transparent o dayag sa tanan ug Accountability o mga kaakuhan nga angay isipong
responsibilidad sa komunidadsa ilang Sub-Proyekto.

Pagkahuman ug discuss ni Sir Ramil, iyang gibalik ang higayon ngadto ka BAC
Chairperson ug siya nipasibaw nga base sa seminar nga angay hinumduman isip benepisyo sa
KALAHI-CIDSS sama sa mga polisiya sa pagpamalit nga kini responsibilidad na sa BSPMC.
Kinahanglan pud nga dayag ang tanang transaksiyon ug angay nilang pilion ang pinaka ubos o
Lowest Calculated ug Responsive nga quotation o ginatawag nga LCB alang sa pagpili sa
posibling supplier.

Kinahanglan nga katong makahatag sa tanang panginahanglanon ug makatarunganon pud

ang presyo. Dili pilion ang maong pinakabarato kong dili pud niya makumpleto ang tanang
kinahanglan nga materyales.

Gisunod pud ang pagpahimangno nga ang mga Procurement Team ang mag posting sa ITB
ug ang pagbuhat ug pag deliver sa ITB’s sa mga posibling supplier na kinahanglan nga naa silay
Travel Order, Itinerary of Travel ug Certificate of Appearance.

Tungod kay na pagplastar na ang schedule sa mga aktibidades ug tungod kay wala nay laing
pangutana ug laing hisgutanan, gi-adjourn ang meeting ni BAC MRS. RACQUEL SOBREVILLA
insakto sa alas 3:30 sa HAPON ug gitapos kini sa pag-ampo ni MRS. HYDIE M. TELIC.

Prepared by: Approved by:

SUSAN G. DELPOSO LIZA L. ENTERA

PT Chairperson BAC Member

Noted by:

ANALYN M. AET
BSPMC Chairperson
CBPM Form B-2

KALAHI-CIDSS NATIONAL COMMUNITY DRIVEN DEVELOPMENT PROJECT

OFFICE OF THE BARANGAY SUB-PROJECT MANAGEMENT COMMITTEE
BARANGAY NEW DALAGUETE
MUNICIPALITY OF MONTEVISTA
PROVINCE OF COMPOSTELA VALLEY

RECORD OF PROCUREMENT PREPARATION MEETING

(Community Bidding for Goods)

MGA NAGTAMBONG:
SHIELA JANE LONDONIO - BRK
MARIBETH AYOC - PIT HEAD
MICHELLE ANSAN - AIT HEAD
MARILOU ANGOB - AIT MEMBER
FLORENDA DAGANSINA - MIT HEAD
LIZA ENTERA . - BAC MEMBER
ROSEMARIE AET - PT MEMBER
SUSAN DELPOSO - PT HEAD
RAQUEL SOBREVILLA - BAC HEAD
MOISES JUBANE - MTF
JHONDY COBRILLA - MCT/ CEF
RAMIL REYES - ACT/ CEF

Minutas sa gipahigayon nga Procurement Preparation Meeting nga gipahitabo sa

Barangay Session Hall alang sa “SUPPLY AND INSTALLATION OF 115 UNITS (1,000 LITERS) and
25 UNITS (450 LITERS) RAIN WATER COLLECTOR ” gipahitabo niadtong July 17, 2019 sa alas 2
ang takna sa hapon ug kini gitimon ni BAC Head Racquel Sobrevilla.
I- Call to Order:

Gisugdan pinaage sa pag ampo ni Mrs. Analyn Aet, BSPMC Chairperson ug gisundan sa
nasudnong awit ni Mrs. Haaseil Maglahus.

II- Roll Call and Determination of Quorum

Ang maong panagtapok binsasihan sa attendance gi deklarang quorum ni Mrs. Racquel

Sobrevilla. Nagpasalamat siya ug dako sa mga volunteers na walay puas sa pag apil apil sa mga
kalihukan sa KALAHI CIDSS. Nagpasalamat usab siya sa mga staffs sa KALAHI CIDSS sa paghatag
ug giya sa mga volunteers kung unsa ang angay na buhaton. Pagkahuman iyang gilatag ang
agenda sa panagtapok karon.

III- Adoption of Agenda:

Ang agenda nga hisgutan giduso ug gipa aprobahan ni Mrs. Liza Entera ug kini gisigundahan sa
tanan.

- Discuss the overview of the Sub-project, its technical specifications/program of works;

- Roles and functions of each Community Volunteers in the conduct of each Procurement
activity
- Discuss the evaluation procedures and evaluation criteria;
 - Identify possible causes of failure and devise mitigating measures to prevent them.
- Review of the approved CPP
- Review of the list of Possible Suppliers and Contractors for the Package.
- Decide on the schedule of each Procurement activity
- Preparation of the procurement documents
- Review and signing of ITB documents
- Others

Gisugdan ni BAC Chairperson pinaagi sa paghatag sa higayon sa KALAHI Team sa

pagpasabot mahitungod sa maong procurement o pagpamalit, giuna pagpasabot ni Sir Ramil P.
Reyes, ACT/CEF sa KALAHI-CIDSS kung unsa ang tumong sa maong activity. ug iya gidugang
pagpasabot nganung adunay Procurement Preparation meeting na usab nga gipahitabo tungod
kay ang ikaduhang pag pang canvass panahon sa opening kini nakitang failure tungod kay
walay supplier nga ming pasa ug quotation diin kini ge desisyonan ug mubalik sa sinugdanan
nga pamaage.

BUSINESS PROPER:
Ang sub project adunay pangalan nga supply and installation of 115 Units (1,000 liters)
and 25 Units (450 liters) Rain water collector diin kini adunay Total Sub Project Cost nga PHP 1,
885, 100.00, diin ang Kalahi grant mikabat ngadto sa Php 1,785,611.00 ug Munisipyo migahin
usab ug PHP 46,689.00 ug ang Barangay usab migahin ug PHP 51,500.00. Kini pagadumalaon sa
BSPMC ug ang mode of procurement niini kay Community Force Account (CFA).

Ikaduhang gihisgutan mao ang nagkadaiyang responsibilidad sa matag community

volunteers panahon sa procurement ug base sa maong hisgot mao kini ang nahisgutan;

BSPMC Chairperson- siya ang isa sa mudala sa pinaka dako nga role sa procurement tungod kay
dili pwede ma serve ang canvass kung wala kini perma sa BSPMC Chairperson.

Procurement Team- sila ang gihatagan ug dakong katungod sa paghatod sa mga canvass ngadto
sa supplier ug mu assist sa BAC panahon sa opening and evaluation. Magpili usab dinhi nga
kometiba ang mamahimong secretariat panahon sa tanang procurement activity diin kini
magsugod sa procurement preparation meeting hantod sa evaluation.

Bids and Awards Committee (BAC)- sila maoy gihatagan ug dakong tahas alang sa pagdumala
sa opening and evaluation sa mga canvass. Si BAC Head usab ang mamuno sa tanang
procurement activities meeting.

Monitoring and Inspection Team- sila usab ang gihatagan ug katungod sa inspect ug pag
monitor sa mga ge deliver nga mga materyales kun aduna nay delivery sa mga item nga ge
procure.

BSPMC Treasurer- maoy giahatagan ug pagtugot ug dakong katungod sa paghimo ug moperma

sa Purchase order kung aduna nay pundo ug pagbayad niini sa mga supplier.

Ikatulong gihisgutan ang unsaon usab pag evaluate kon pag ila sa mga supplier ug
criteria pinaage sa ilang ge quote nga mga materials ug total amount sa package nga ilang ge
quote. Giila usab nga angayan hatagan ug dakong pag suta sa mga legalidad sa supplier pinaage
sa pag isa isa sa mga dokumento nila nga gipasa.
 Ikaupat nga gihisgutan usab ang mga hinungdan nagnung adunay failure sa nahitabong
pag opened sa mga napasang quotation, kini mamahimong failure si Supplier kung;

1. Walay nag submit nga bidder;

2. Walay niabot sa tulo (3) ang ni-drop sa ilang documents.
3. Late mag submit ang bidder sa ilang ITB ug ubang Bidding Documents.
4. Walay BAC o kulang ang ihap sa BAC panahon sa Opening.

Ikalimang bahinsa hisgutanan usab mao ang paghisgot sa mga pamaliton ug

specification niini ug mao kini;

PACKAGE 1-A - Hardware Materials

- BSTR TANK >> 1,000 liters/264 Gallons Polyethylene (PE) storage tank
recommended for storing liquids containing high minerals, salinity and other liquids. Seamless
uni-body construction for strength and stability using 100% USFDA approved food grade
polyethylene material and UV stabilized. Complete with standard fittings.
Inlet : 1” Nylon Bushing
Airvent : 1” Nylon Bushing
Outlet : 1” Nylon bushing with gasket
Drain : 1” Nylon bushing optional
Diameter : 98 cm
Total Height : 161 cm
Manhole : 440 mm (cover 530 mm)
Weight : 25 kgs.
BSTR TANK >> 450 liters/119 Gallons Polyethylene (PE) storage tank recommended for
storing liquids containing high minerals, salinity and other liquids. Seamless uni-body
construction for strength and stability using 100% USFDA approved food grade polyethylene
material and UV stabilized. Complete with standard fittings.

Diameter : 79 cm
Total height : 114 cm
Ang ika-unom usab nga hiisgutanan mao ang pag-ila sa mga possible nga supplier sa mga
tangke nga paga pamaliton ug base usab sa mga nahisgutan, mao kini;

- Flex O-Viva Enterprises - Davao City

- JML Hardware - Nabunturan
- Tingting Enterprises - Nabunturan, Compostela Valley
- CCG Enterprises - Compostela, Compostela Valley
Ang ika-pito nga gihisgutan usab mao ang mga skedyul sa mga musunod nga mga activities sa
procurement ug base sa nasabutan, mao kini;

PROCUREMENT ACTIVITIES DATE

PROCUREMENT PREPARATION MEETING July 17, 2019 @ PM
POSTING OF ITB July 18, 2019
SERVING OF ITB July 18-24, 2019
PRE BID CONFERENCE July 25, 2019 @ 9:00 AM
SUBMISSION AND OPENING OF CANVASS August 2, 2019 @ 10:00 AM
EVALUATION OF CANVASS August 2, 2019 @ 10:00 AM
 Alang sa ika-walo nga hisgutanan, gidugang usab ang paghisgot ug pagtudlo sa nga
Procurement Team (PT) ang mga procurement forms ug pag giya sa pag fill in niini ug
pagpasabot usab kung unsa ang kinahanglang pagabuhaton panahon sa pag serve sa canvass.
Human sa pag fill in sa mga forms, ge suta kini kung kompleto na ba kini ug angayan na bang
ihatag sa mga suppliers.
Gikasabutan usab nga ipakita sa supplier and Estimated Budget Cost sa matag package aron
aduna nay supplier nga muhatag sa ilang resonableng presyo aron malikayan na usab pagka
failure niini. Gipahimangnoan usab ang mga Procurement Team (PT) kabahin sa nasabutang
“retention money” sa supplier nga 5% sa total amount sa ilang ge quote ug performance
security nga 5% sa supplier sa kinatibuk-ang ge quote nila nga pangayoan usab aron matagaan
ug proteksyon ug suguridad ang SP nga mga tangke kung aduna kini mga kakulian. Gidugang
usab nga gihisgutan ang pagpasabot gayud sa supplier aron malikayan ang mga kakulian niini.

Gidugang sa paghisgot ang mga traveling expenses sa mga volunteers nga mu apil sa
canvass diin nasabutan usab nga; Sundon ang taripa sa kalahi; Ma claim lang ang Procurement
Team kung panahon adunay e procure o e canvass; Pwede mag claim ug sugod panahon sa Pre
Implementation Workshop tong mga CV nga nag attend niini.

OS to Montevista - 300.00
Montevista to Nabunturan - 50.00
Montevista tp Tagum City - 80.00
Montevista to Davao City - 210.00
And then vice versa.

Sa Katapusang bahin, gidugang ug pasabot ni Sir Ramil, ang pag pasabot sa tumong ug
ang mga prinsipyo sa Community Procurement o pagpamalit sa kumunidad nga mao ang
Fairness o patas nga pamaagi, Efficiency o pagka organisado, Effectiveness o pagka epektibo,
transparent o dayag sa tanan ug Accountability o mga kaakuhan nga angay isipong
responsibilidad sa komunidadsa ilang Sub-Proyekto.
Gisunod pud ang pagpahimangno nga ang mga Procurement Team ang mag posting sa
ITB ug ang pagbuhat ug pag deliver sa ITB sa mga posibling supplier na kinahanglan nga naa
silay Travel Order, Itinerary of Travel ug Certificate of Appearance.

Tungod kay na pagplastar na ang schedule sa mga aktibidades ug tungod kay wala nay laing
pangutana ug laing hisgutanan, gi-adjourn ang meeting ni BAC MRS. RACQUEL SOBREVILLA
insakto sa alas 3:00 sa HAPON ug gitapos kini sa pag-ampo ni MRS. HYDIE M. TELIC.

Prepared by: Approved by:

SUSAN G. DELPOSO LIZA L. ENTERA

PT Chairperson BAC Member

Noted by:

ANALYN M. AET
BSPMC Chairperson