CIAST KP29

MAKLUM BALAS MINIT MESYUARAT PENUTUP

AUDIT KUALITI DALAMAN ISO 9001:2015 CIAST

BILANGAN : 1/2019
TARIKH : 13 Jun 2019 (Khamis)
MASA : 02.30 petang
TEMPAT : Bilik Mesyuarat Terbilang, CIAST

BIL KEPUTUSAN MESYUARAT TINDAKAN

3.0 Perkara-perkara Berbangkit
3.2 Perkara vi Penemuan Audit Bil. 1/2018
Dimaklumkan Mesyuarat Perancangan Latihan Kursus Modular 2019 yang sepatutnya
dirancang pada bulan September telah berlaku kelewatan dan hanya dapat dilaksanakan Urusetia
pada 4 Disember 2018. Perancangan
Kursus Modular
Maklumbalas Mesyuarat (Pn. Nor Azua
Mesyuarat meminta Senior Program Manager (SPM) yang bertanggungjawab iaitu Pn Nor binti Aripin,
Azua Binti Aripin untuk memastikan Mesyuarat Perancangan Latihan Kursus Modular tahun SPD)
2020 akan datang mematuhi ketetapan prosedur kualiti.

3.3 Perkara vii Penemuan Audit Bil. 1/2018

KB KP memaklumkan bahawa bahagian pentadbiran CIAST telah beberapa kali KB BKP

menghubungi pihak Arkib berkaitan status penyelarasan fai CIAST. Maklumbalas terkini dari
pihak Arkib Negara mereka memohon maaf kerana terlepas pandang terhadap status
penyelarasan fail CIAST yang telah dikemukakan sejak tahun lepas dan pihaknya akan cuba
memberi maklum balas segera berhubung isu tersebut.

Maklumbalas Mesyuarat
Mesyuarat meminta KB KP mengemukakan surat rasmi, e-mail dan seterunya
menghubungi melalui telefon kepada pihak Arkib Negara untuk mendapatkan
maklumbalas segera terhadap status penyelarasan fail CIAST.
 CIAST KP29

BIL KEPUTUSAN MESYUARAT TINDAKAN

3.4 LKTP/2018/1/01

Hasil pemeriksaan audit pada Fail Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP)
mendapati minit mesyuarat tidak merekodkan objektif kualiti secara keseluruhan di mana
hanya Objektif Kualiti 1, 2 dan 4 sahaja direkodkan manakala Objektif Kualiti 3, 5, 6, 7 dan
8 pula tiada bukti ianya telah dibincangkan dalam mesyuarat tersebut.

Maklumbalas Mesyuarat
Mesyuarat memutuskan : Pengurus Kualiti
i. Agenda MKSP akan datang diperbaiki lagi dengan memastikan semua Objektif Kualiti (Dr. Norhayati
dilaporkan dalam mesyuarat tersebut. binti Yahaya)

KPADL
ii. Ketua Pasukan Analisa Data Laporan (KPADL) iaitu Pn. Habibah binti Yahaya perlu (Pn. Habibah
menyediakan templet kepada semua pelapor MSKP untuk penyediaan analisa data binti Yahaya)
masing-masing.

3.6 PMTN/2018/1/07

Frequently Ask Question (FAQ) CIAST masih belum dimuat naik ke laman sesawang CIAST Senior Program
disebabkan Senior Program Manager (SPM) yang dilantik untuk menyelaras FAQ baharu Manager FAQ,
sahaja menerima surat lantikan. (Pn. Hamimah
binti Mamat,
Maklumbalas Mesyuarat SPD)
Mesyuarat meminta SPM yang dilantik iaitu Pn. Hamimah binti Mamat untuk mengemaskini
FAQ terkini seterusnya memuatnaik ke dalam laman sesawang CIAST.
 CIAST KP29

BIL KEPUTUSAN MESYUARAT TINDAKAN

3.7 PMTN/2018/1/08

Borang Clearance pelajar yang telah dibentang dalam mesyuarat pengurusan kajian semula BKP
pengurusan bil. 2/2018 dan maklumbalas mesyuarat meminta supaya borang ditambahbaik
sebelum dibentang semula untuk digunakan.

Maklumbalas Mesyuarat
Mesyuarat memutuskan :
i. Borang tersebut perlu dibentang semula dalam Mesyuarat MKSP Bil. 1/2019 akan
datang untuk kelulusan.
ii. Bahagian Khidmat Pengurusan boleh mengeluarkan Arahan Pengurusan 2019 untuk
penggunaan borang tersebut dan arahan adalah terpakai untuk semua peserta kursus
Customised dan Modular.

3.9 LKTP/2018/2/02

Penemuan audit mendapati status semasa pengurusan risiko CIAST masih lemah dan masih Pengurus Kualiti
tiada perbincangkan terkini berkaitan pengurusan risiko dilaksanakan (Dr. Norhayati
binti Yahaya,
Maklumbalas Mesyuarat SPD)
Mesyuarat meminta Pengurus Kualiti yang baharu dilantik iaitu Dr. Norhayati Binti Yahaya
untuk memantau perkara tersebut dan memastikan pelaksanaan pengurusan risiko di CIAST
mematuhi ketetapan prosedur kualiti.
 CIAST KP29

BIL KEPUTUSAN MESYUARAT TINDAKAN

3.10 PMTN/2018/2/01

Mesyuarat dimaklumkan Bahagian Kewangan CIAST sebelum ini telah mengemukakan Buku BKP, Kewangan
Belanjawan Mengurus 2018 iaitu tapisan belanjawan yang telah dibentangkan di peringkat
ibu pejabat JPK. Walau bagaimanapun, minit mesyuarat Tapisan Belanjawan di peringkat
CIAST bagi tahun tersebut tidak dapat disertakan.

Maklumbalas Mesyuarat
Bagi belanjawan 2020, CIAST telah bermesyuarat pada 27 Mac 2019. Pihak kewangan akan
menyertakan minit mesyuarat berkaitan.

3.11 PMTN/2018/2/02

Hasil pemantauan audit mengenai Program kesedaran MS ISO 9001:2015 di CIAST masih Pengurus Kualiti
lemah. Masih terdapat kurangannya kesedaran ISO dikalangan kakitangan CIAST. (Dr. Norhayati
binti Yahaya,
Maklumbalas Mesyuarat SPD)
Mesyuarat meminta Pengurus Kualiti memperhebatkan lagi kesedaran ISO dikalangan
kakitangan seperti melalui pop-up banner di laman sesawang, cetakan poster ISO di lokasi-
lokasi strategik dan pelbagai lagi.

4.0 Pembentangan dan Penemuan Audit Dalaman Bil 1/2019

4.1 Ketidakpatuhan Major Baharu

4.1.1 LKTP/2019/1/01

Didapati semua Program (PPK, SPD, PPL, PEM, KK, BKP, BKK) tidak melaksana Semua
Pengurusan Risiko dan Peluang Penambahbaikan berdasarkan Prosedur Kualiti Program/
PK-CIAST-P07. Bahagian

Maklumbalas Mesyuarat
Mesyuarat mencadangkan supaya satu bengkel Pengurusan Risiko diadakan
supaya setiap program mendapat pendedahan yang jelas untuk
melaksanakanya.
 CIAST KP29

BIL KEPUTUSAN MESYUARAT TINDAKAN

4.2 Ketidakpatuhan Minor Baharu

4.2.1 LKTP/2019/1/02

i. Terdapat prosedur kualiti yang dimuat naik di dalam Web CIAST belum PKD
disahkan iaitu tiada tanda tangan penyedia prosedur dan Pengarah CIAST.
Prosedur terlibat ialah PK-CIAST-S03, PK-CIAST-T08 dan PK-CIAST-P07.
ii. Borang Penyelenggaraan berjadual yang dimuat naik di laman web CIAST juga
menunjukkan borang lama (BK-S02-02)

Maklumbalas Mesyuarat
Pegawai Kawalan Dokumen diminta untuk memastikan semua dokumen kualiti
adalah yang terkini dan telah disahkan sebelum dimuat naik ke Laman Web CIAST
bagi memastikan pengguna boleh muat turun prosedur yang terkini dan telah
disahkan.

4.2.2 LKTP/2019/1/02
Didapati masih terdapat lokasi yang memaparkan polisi kualiti dan objektif kualiti
versi ISO 9001:2008. CIAST seharusnya memaparkan polisi kualiti dan objektif TWP/ Pengurus
kualiti yang terkini di lokasi yang strategik dan sesuai seperti di bilik mesyuarat, Kualiti
papan notis dan sebagainya.

Maklumbalas Mesyuarat
Mesyuarat meminta kerjasama TWP bersama Pengurus Kualiti menyegerakan
penukaran poster polisi kualiti dan objektif kualiti versi ISO 9001:2015 di setiap
lokasi bilik mesyuarat dan papan notis sebelum lawatan audit luar .
 CIAST KP29

BIL KEPUTUSAN MESYUARAT TINDAKAN

4.3 Penemuan Pemerhatian Baharu

4.3.1 PMTN/2019/1/01
i. Amalan pengurusan rekod persijilan bagi program latihan antarabangsa
hanya dilaksana melalui penyimpanan rekod dalam fail biasa dan tidak
dilaksana melalui penyimpanan fail khusus. KU LA/
ii. Laporan kursus antarabangsa ada merekodkan cerapan penilaian dari KP KK
peserta kursus. Namun begitu, tiada purata skor bagi setiap elemen
dinyatakan untuk mengetahui tahap sebenar purata rating penilaian.

Maklumbalas Mesyuarat
Mesyuarat memutuskan :
i. Pengurusan sijil kursus perlu direkod secara berasingan bagi Perekodan sijil tamat kursus
memudahkan peserta kursus telah tamat dapat dikesan dan dikenalpasti. mula dilakukan pada tahun
Ketua Unit LA diminta berbincang dengan PEM untuk mewujudkan rekod KU LA/ 2019 dan fail khas akan
maklumat dan persijilan peserta secara atas talian. KP KK diwujudkan. Berkaitan rekod
ii. Laporan kursus perlu menyatakan ringkasan skor penilaian setiap elemen dan maklumat secara atas
dan keseluruhan bagi memudahkan pengurusan menilai kualiti latihan talian, pihak Unit Antarabangsa
yang disampaikan. akan berbincang dengan
iii. KPADL juga diminta untuk e-mail Borang Borang Maklumbalas Program yang lain
Keberkesanan Kursus (BK-T07-01) secara e-form menggunakan google KPADL (pengeluaran sijil customized)
forms untuk memudahkan analisa data dan menyediakan laporan untuk sama-sama
penilaian keberkesanan Kursus (BK-T07-02) kepada semua program merealisasikan impian JK ISO.
untuk mengaplikasikan secara atas talian.
 CIAST KP29

BIL KEPUTUSAN MESYUARAT TINDAKAN

4.3.2 PMTN/2019/1/02

Didapati BK-T01-02 Kalendar Latihan Kursus Modular yang disediakan di Program PEM
PEM tidak menggunakan format yang terkini.

Maklumbalas Mesyuarat
Penyediaan Kalendar Latihan Kursus Modular yang akan datang perlu
menggunakan format BT-T01-02 yang terkini.