2/17/2016

FACILITATOR
SUNAWAN
HP/Telegram: 0817 994 0224
Email: sunawans@yahoo.com
www.HRM-Indonesia.com
www.Human-capital-International.net

 Founder PT. Human capital International – Business Performance Improvement , HRM and Organization Development

GA Skill Development Program 

Consulting www.Human-capital-International.net
Commissioner PT HCI
 Founder HRM Club : http://finance.groups.yahoo.com/group/HRM-Club/
 Founder Konsultasi HR : http://finance.groups.yahoo.com/group/Konsultasi-HR/
 Founder HRM School : www.HRM-Indonesia.com
 Expertise:

Sunawan 

Vision, Mission, and Value
Balanced Scorecard
•
•
DISC – Assessment, SDS, Graphology, Doodle Test
NLP
Culture change • SEFT
Telegram: 08179940224 
• Hypnosis & Hypnotherapy
 Change Management
Email: sunawans@yahoo.com  Six Sigma • GA

Fb: caksun  HRM

 Recruitment • Assessment
 Performance Management • Competency based HRM
 Training Development • Job Analysis – Job Description
 Career Development • Job Evaluation
 Compensation and Benefit • PP / PKB / PK

Perkenalan
• Nama • Materi:
09.00 – 17.00
• Pengalaman di GA 1. Pendahuluan
2. Fundamental GA
• Pekerjaan saat ini 3. Pengembangan diri: memahami diri – identifikasi
kekuatan diri dan area yang harus dikembangkan
• Alasan pilih General Affairs 4. Skill dalam GA : The GA skill framework
5. Roadmap and Skill matrix for GA skill improvement
6. Fungsi-fungsi dan tanggung jawab GA
7. Business Plan for GA: SWOT/TOWS, GA
Scorecard, Budgeting, Execution, Monitoring and
evaluation
8. PDCA in GA : tools of execution, improvement and
problem solving

Managing General Affairs 3

Mengapa General Affairs?

Tahapan
• Anggapan Umum tentang General Affairs?

• Anggapan orang GA terhadap pekerjaannya ?

GA Leadership
Development
GA Skills Program
development
Program
Fundamental
GA / GA for
Beginner /
Basic GA

Managing General Affairs 6

1
 2/17/2016

Pengertian Struktur Organisasi

 General Affairs merupakan supporting unit untuk
mendukung fungsi unit – unit lainnya agar bisa
berjalan sempurna sesuai dengan visi & misi BOD
perusahaan

 Sebagai supporting unit maka banyak tugas yang HR & GA Production Marketing R&D
harus dikerjakan sehingga permasalahan yang
dihadapi cukup kompleks
GA HR

Managing General Affairs 7 Managing General Affairs 8

General Affairs Satu atau beda

• Dalam organisasi yang besar, HR dan GA harus dibuat
berbeda
• Fungsi GA fokus kepada pelayanan kepada customer
General
• Fungsi HR fokus kepada pengembangan SDM
Affairs • Bila HR dan GA disatukan maka diperlukan Spv atau
Mgr yang khusus mengurusi GA
• Pekerjaan GA bukan jabatan sambilan, bukan jabatan
Security Maintenance
Cleaning
Administrasi
kedua.
Service
• GA harus dipegang oleh pihak yang fokus dan benar-
benar menjalankan fungsi GA dengan sebaik-baiknya

Managing General Affairs 9

Fungsi dan Tanggung jawab GA Tugas dan Tanggung jawab GA

• Fungsi • Rumus :
– Bagian dari program, pekerjaan, proses yang
dirancang untuk dijalankan, dengan mengutamakan – Kata kerja aktif + aktivitas + hasil akhir
tujuan atau kegunaan. Dengan kata lain tujuan
jabatan.
– Contoh : sebagai alat negara, TNI berfungsi sebagai
penangkal dari semua ancaman dari luar dan dalam
• Tugas
– Penjabaran dari fungsi, tentang bagaimana fungsi
tersebut dijalankan, bagaimana dilakukan
• Tanggung jawab
– Hasil atau output yang diharapkan dari tugas

2
 2/17/2016

Aktivitas rutin GA Lingkup kerja

• Kegiatan Harian : Kontrol lapangan, briefing, memeriksa log book, surat
masuk, fax dan menindak lanjuti sesuai keperluan dan urgensi. Menindak
lanjuti pending item sesuai rencana dan urgensi, dll
• Kegiatan Mingguan : Lakukan meeting team mingguan, dengan fokus
pekerjaan minggu yad dan pertanggungan jawaban hasil dan review
minggu yang lalu, meeting koordinasi dengan pihak lain. Buat laporan hasil
kerja mingguan kepada atasan
• Kegiatan Bulanan: Membuat laporan bulanan, memastikan up date dari
berbagai item check SOP yang berbasis bulanan
• Kegiatan Tiga Bulanan : melihat peluang revisi SOP, Hasil program2
peningkatan proses (efisiensi, dsb), list perijinan, dll
• Kegiatan Enam Bulan : Mendata ulang kelengkapan perijinan dan berbagai
perjanjian yang ada
• Kegiatan Tahunan : Melakukan evaluasi dan kehandalan sistim, laporan
review pihak kedua lain, dll
• Maintenance & House keeping atau general services: Cleaning
Service, OB, kurir, driver, landscape
• Building management & infrastructure:
perawatan, perizinan, pembangunan
• Security system: parkir, pengamanan tamu, aset dan karyawan
• General purchasing: pembelian ATK dan lain-lain
• Inventory asset
• Customer service atau resepsionist: pelayanan terdepan mewakili
perusahaan dalam melayani tamu
• Facility service: mess, kantin, loundry, dan lain-lain
• Healthy and safety: pengawasan keselamatan
kerja, kesehatan, keselamatan kerja
• Perizinan

Value Value : Berkaca kepada Singapore Airlines

• Tata nilai adalah hal yang penting dalam
membangun tim GA. Tata nilai yang terbangun
dengan baik akan mengoptimalkan pencapaian
tujuan, lebih solid dan memiliki nilai tambah
• Tata nilai akan menampilkan image atau
gambaran GA.
• Tata nilai adalah budaya, kesamaan nilai akan
membangun budaya GA. Apakah anda telah
memiliki tata nilai yang baik? Mencerminkan
pelayanan yang terbaik?
• Dalam proses rekrutmen berbasis kompetensi, maka dihasilkanlah puluhan
pramugari yang lolos seleksi sebelumnya. Tinggal asesmen terakhir, mereka
dipanggil secara bersamaan, kemudian dikumpulkan dala sebuah ruangan
yang besar. Pihak manajemen (rekrutmen), membuat simulasi beberapa
kejadian yang tidak disadari oleh calon pramugari tersebut. Pihak rekrutmen
mengawasi dari balik kaca yang tidak dapat dilihat oleh para calon pramugari
tersebut. Simulasi dijalankan layaknya suatu kejadian yang biasa, normal
diruangan tersebut. Seorang OB sengaja menumpahkan botol minuman /
menjatuhkan pulpen, juga terdapat seorang ibu yang membawa anaknya.
Dan dibuat keributan kecil.
• Masing-masing calon pramugari tersebut memberikan respon yang berbeda-
beda. Ada yang diam saja, ada yang asik baca buku, atau memainkan HP, ada
yang cuek, tetapi ada juga beberapa calon pramugari yang terlihat secara
spontan menunjukkan respon ikut membantu membereskan tumpahan
air, membantu mengambilkan pulpen, menyapa anak kecil, dan membantu
menenangkan orang yang sedang terlibat keributan.
• Siapa kira-kira yang diterima menjadi pramugari? Iya mereka yang spontan
membantu yang diterima menjadi pramugari.
• Tata nilai lebih berharga daripada IQ dan kecantikan.

Kasus 1
Contoh Seorang karyawan GA mendapatkan keluhan tentang rusaknya AC selama 2 hari, dan
belum mendapatkan respon. Mengapa belum mendapatkan respon?
Positif / Negatif
N Positif Negatif Baik pak, segera akan kami optimalkan agar selesai hari ini. Sore nanti akan saya kabari
mengenai statusnya. Mohon maaf atas ketidaknyamanannya
o
Positif / negatif
1 Ownership Blame Yah pak, saya juga tidak tahu ini pak, soalnya tukang AC-nya lama, susah dihubungi,
(rasa memiliki) (Menyalahkan) padahal saya sudah hubungi berkali-kali

2 Accountable Excuse Kasus 2

(dapat diandalkan) (Banyak alasan) Seorang karyawan GA mendapatkan teguran dari atasannya karena laporannya belum
diserahkan. Mengapa laporan bulanan belum saya terima hari ini?
3 Responsible Denial
Positif / Negatif
(Bertanggungjawab) (Menyangkal) Baik pak, saya mohon maaf, saya kurang baik dalam mengelola waktu. Saya akan
selesaikan hari ini juga sehingga bisa saya serahkan laporannya ke bapak
Positif / negatif
GA yang profesional adalah yang terus menerus mambangun tata nilai dalam tim Yah pak, saya belum membuatnya karena masih menunggu data dari tim lain yang
Bila anda seorang leader, andalah orang pertama yang harus menjadi role model. belum saya terima. Saya juga kesal nih pak ….
Buatlah sebuah nilai yang berharga untuk tim anda.
Apa yang bisa anda simpulkan?

3
 2/17/2016

GA yang profesional adalah yang terus menerus mambangun tata nilai dalam tim. Bila anda
seorang leader, andalah orang pertama yang harus mendapatkan bibit unggul dan menjadi
role model. Buatlah sebuah nilai yang berharga untuk tim anda. Customer GA
• Bila anda sebagai seorang leader, apakah anda • Customer Internal & Customer External
sudah mendapatkan bibit yang unggul dan
INTERNAL EKSTERNAL
menjadi role model bagi yang lainnya?
Atasan Pemerintahan
• Sudahkah anda menentukan tata nilai dalam tim Rekan kerja Tamu
GA anda? Jika ya, nilai apa yang anda bangun? Bawahan Masyarakat sekitar, LSM, Ormas
Seluruh karyawan Penyedia Jasa/barang, suplier,
• Program apa yang akan anda lakukan sebagai GA distributor dan lain-lain
agar nilai tersebut terbangun, dan menjadi
komitmen bersama sehingga tidak sekedar
slogan?

Customer Satisfaction VS Delight • Amir adalah GA manager. Dalam prosedur peminjaman

mobil timnya tidak pernah mendapatkan komplain, semua
merasa puas karena setiap proses dilakkan dengan sangat
Satisfaction Delight
cepat dan baik. Timnya selalu memberikan informasi yang
update. Sopir melayani sangat ramah, dan memahami jalan
Memuaskan pelanggan Memanjakan pelanggan dengan baik. Karena jakarta adalah kota macet, terkadang
Kepuasan yang normal Satu tingkat diatas kepuasan (beyond) penumpang bosan dan jenuh. Karena itu mulai minggu ini,
Customer oriented Customer focus amir menyediakan beberapa majalah dan permen disetiap
Fokus kepada kebutuhan (Need) Berusaha memenuhi lebih dari kebutuhan kendaraannya sebagai salah satu program delight
customer-nya.
Digunakan oleh organisasi belum kelas Digunakan diorganisasi kelas dunia
dunia • Amir menunjukkan fokus kepada customer. Hasil
Memberikan apa adanya sesuai Memberikan nilai tambah sebelumnya sudah cukup memuaskan customer, no
kebutuhan complaint, on time delivery. Amir merasa tidak cukup
hanya dengan hasil kepuasan customer saja. Dia melakukan
hal kecil yang melebihi harapan customernya.

Sebagai GA, apa program delight yang akan anda lakukan diperusahaan HARAPAN DAN KENYATAAN
5 Dimensi Service Quality (=ServQual)
• Tangibles atau bukti fisik yaitu penampilan fasilitas fisik,
1. peralatan, personil, dan materi komunikasi.
2. • Reliability atau keandalan yaitu kemampuan untuk
memberikan layanan yang dijanjikan secara akurat, akurat,
tepat waktu, dan dapat dipercaya.
• Responsivenes atau ketanggapan yaitu kemauan untuk
membantu pelanggan dengan memberikan layanan yang
baik dan cepat.
• Assurance atau jaminan dan kepastian yaitu pengetahuan
dan keramah-tamahan, kesopanan personil dan
kemampuan personil untuk dapat dipercaya dan diyakini,
bebas dari resiko, bahaya, atau keragu-raguan.
• Empathy atau perhatian yaitu usaha untuk mengetahui dan
mengerti kebutuhan pelanggan secara individual.
kemudahan dalam melakukan hubungan, komunikasi yang
baik, perhatian pribadi, dan memahami kebutuhan para
pelanggan

4
 2/17/2016

CONTOH SERVICE QUALITY

PENGEMBANGAN DIRI
TUJUAN
1. Menyadari & memahami diri sendiri untuk optimalisasi diri :
– Kelebihan yang dimiliki (Strength Point)
– Kekurangan yang dimiliki (Weakness point)
JOHARY WINDOW

Orang Lain
Tahu Tidak Tahu

Tahu
Umum Rahasia
Saya

Tidak Tahu Buta Misteri

Kesadaran diri akan lebih baik dengan memperluas daerah umum

28

WILLIAM MARSTON’S THEORY

2. Menyadari & memahami orang lain :

• Belajar bagaimana mengenal dan memahami
orang lain
• Menyesuaikan diri dengan berbagai tipe yang
ditemukan di lingkungan sekitar :
– Kantor (pimpinan, anak buah rekan kerja,
pelanggan, dll)
– Pelanggan
– Masyarakat (tetangga, rekan organisasi sosial,
dll)

29

5
 2/17/2016

INTREPRETASI GRAFIK
Profil Individu
JARGON :

SIMULASI DAN LATIHAN

D I S C
Dominance Influence Steadiness Compliance

High Factor = Any factor that is above midline

Low Factor = Any factor that is below the line

32

DESCRIPTIVE WORDS Tipe Kolerik/Dominance

si “pengatur’
HIGH D
• Penggerak • Aktif, serba cepat
• Memaksa kehendak • Fokus pada tugas
• Ingin tahu • Suka tantangan, Kompetitif
• Bicara langsung • Lugas
• Self starter • Orientasi hasil
• Tegas • Inisiatif
• Inisiatif • Cepat mengambil keputusan
• Tidak tegas
• Kebutuhan tinggi akan
• Lembut
kekuasaan, otoritas
• Tidak yakin
• Tidak menyukai hal-hal yang
• Tidak menuntut didasarkan emosi
• Hati-hati/waspada
LOW D

33 34

Berkomunikasi dengan si dominance

SITUATIONAL LEADERSHIP
LEADERSHIP STYLE
• Langsung pada pokok
permasalahan, jelas, singkat
• Beri tantangan DOMINANCE INFLUENCE
• Semangat, jangan terlihat
(Otokratik) (Demokratik)
ragu-ragu
• Katakan target yang diinginkan
dan biarkan ia merancang cara
pencapaian target tersebut
• Fokus pada hasil kerja
• Beri contoh/bukti kongkrit.
Jangan beri contoh yang COMPLIANCE STEADINESS
abstrak atau konseptual (Birokratik) (Partisipatif)

35 36

6
 2/17/2016

DESCRIPTIVE WORDS Tipe Sanguine/Influence

HIGH I si ‘Pandai Bergaul’
• Berpengaruh
• Persuasif • Aktif, enerjik
• Ramah, antusias, humoris
• Bersahabat
• Terbuka, Suka bicara
• Pandai bicara
• Persuasif
• Mudah bergaul • Senang bersosialisasi
• Berpandangan positif • Suka jadi pusat perhatian
• Emosional • Suka perubahan/trend terbaru
• Menyelidiki/Menggali • Impulsif
• Pendiam • Bersikap positif
• Curiga • Kurang detail
• Menyendiri • Kurang sistematis
• Serius • Suka perubahan/trend terbaru

LOW I 38
37

Berkomunikasi dengan
INFLUENCE
SITUATIONAL LEADERSHIP LEADERSHIP STYLE

• Siapkan waktu untuk

sosialisasi di awal
DOMINANCE INFLUENCE
• Suasana non formal
(Otokratik) (Demokratik)
• Perlakukan sebagai
‘teman’
• Jauhkan dari rincian,
lakukan dengan cepat
• Ketahui hal-hal yg jadi
impian dan harapannya COMPLIANCE STEADINESS
• Bantu mereka (Birokratik) (Partisipatif)
mengorganisir diri
39 40

DESCRIPTIVE WORDS Flegmatik/ Steadiness

HIGH S si ‘Pemelihara hubungan’
• Tenang
• Prinsip hidup ‘harmonis’
• Baik hati • Sabar, tidak menyukai konflik
• Sabar • Perencana yang baik
• Tekun • Mengutamakan hubungan baik
• Pendengar yang baik • Setia, tulus hati
• Suka rutinitas
• Suka menolong
• Stabil, konsisten
• Pengendalian diri • Senang menolong
• Dinamis/Mobile • Pendengar yang sabar, guru
• Aktif yang baik
• Pandai menenangkan orang
• Waspada yang marah
• Kemauan kuat • Penengah dalam team
• Demonstratif
LOW S 41 42

7
 2/17/2016

Berkomunikasi dengan
si STEADINESS
SITUATIONAL LEADERSHIP LEADERSHIP STYLE

• Beri waktu penyesuaian

diri untuk rileks DOMINANCE INFLUENCE
• Hindari suara yang (Otokratik) (Demokratik)
menuntut/tekanan
• Ajukan banyak
pertanyaan terbuka,
dengarkan pendapatnya
• Minta dukungan darinya
• Pastikan bahwa kesetiaan COMPLIANCE STEADINESS
dan kontribusi mereka (Birokratik) (Partisipatif)
dihargai

43 44

DESCRIPTIVE WORDS Melankolis/Compliance

HIGH C si ‘Pemikir yang teliti’
• Tunduk/patuh
• Perfeksionis
• Hati-hati
• Sangat teratur, konsisten
• Sistematis • Kebutuhan akan prestasi
• Tepat/tertib • Fokus pada tugas, disiplin, “by
• Akurat the book”
• Taat pada standard/system
• Perfeksionis
• Suka menganalisa dan
• Logis merancang sesuatu
• Kukuh • Akurat, detil, kritis
• Independen • Logis, obyektif
• Mengutamakan kualitas
• Keras kepala
• Sensitif – mengaitkan hal-hal
• Berkemauan keras ke ‘pribadi’
• sembrono
LOW C 46
45

Berkomunikasi dengan
si COMPLIANCE
SITUATIONAL LEADERSHIP LEADERSHIP STYLE
• Persiapkan diri
• Beri detail logis dan sistematis
• Beri waktu yang cukup untuk DOMINANCE INFLUENCE
menganalisa
(Otokratik) (Demokratik)
• Lakukan dengan halus
• Jelaskan secara keseluruhan
berikut rincian permasalahan
• Jika menginginkan adanya
perubahan, jelaskan
alasannya, beri waktu untuk
bertanya dan menyesuaikan COMPLIANCE STEADINESS
diri dengan perubahan (Birokratik) (Partisipatif)
tersebut

47 48

8
 2/17/2016

PROFIL INVALID
GRAFIK PROFIL

Secara sadar atau tidak sadar berusaha berbohong

GRAPH I GRAPH II GRAPH III
NGAKALI
WORK BEHAVIOUR SELF I II III
HOW OTHERS
MASK UNDERPRESSURE IMAGE SEE YOU
BEHAVIOUR
UNDER PRESSURE
HOW YOU
SEE YOURSELF

menceritakan menggambarkan gambaran diri individu

bagaimana individu kemungkinan perilaku
memodifikasi prilakunya atau reaksi individu jika
agar menjadi sukses di dalam di bawah tekanan
lingkungan pekerjaan

DALAM MEMBACA GRAFIK MULAILAH DARI GRAFIK KE III

49 50

SEMPIT di GRAFIK I
Orang ini mungkin tidak mengetahui apa yang diminta dari dirinya dalam
Pekerjaannya yang sekarang. Mungkin telah kehilangan pengarahan personal.
I II III
HOW OTHERS BEHAVIOUR HOW YOU
SEE YOU UNDER PRESSURE SEE YOURSELF

HARUS MENDAPAT PERHATIAN LEBIH

Sebagai
pimpinan
kita harus
bagaimana?

Disebabkan oleh:
• Perilaku tidak sesuai dengan pekerjaannya
• Demotivasi
• Memiliki pekerjaan baru
• Tidak memiliki keyakinan atas kemampuan yang dimilikinya
• Sedang memikirkan untuk perubahan karir. 52

SEMPIT di GRAFIK II SEMPIT di GRAFIK III

Orang ini mungkin tidak bekerja atau bisnisnya mungkin Orang ini mungkin memiliki tanggung jawab tanpa otoritas atau memiliki
buruk. Kemungkinan merasa tidak aman ( insecure ) terlalu banyak atasan ( boss ) dan dapat menjadi frustasi.
I II III I II III
HOW OTHERS BEHAVIOUR HOW YOU BEHAVIOUR HOW YOU
HOW OTHERS
S EE YOU UNDER PRES S URE S EE YOURS ELF UNDER SEE YOURSELF
SEE YOU
PRESSURE

Sebagai Sebagai
pimpinan pimpinan
kita harus kita harus
bagaimana? bagaimana?

Frustasi
Tidak aman, dibawah tekanan yang sangat besar
Disebabkan oleh:
Disebabkan oleh : • Merasa ada keterbatasan, ia dapat memberikan kontribusi lebih ke perusahaan tetapi dibatasi.
• Berada dibawah tekanan yang sangat besar • Tanggung jawab tanpa adanya wewenang
• Orang yang tidak mencapai target • Terlalu banyakmemiliki atasan
• Atasan tidak puas terhadap hasil pekerjaan. • Menjalankan pekerjaan yang tidak disukai, tetapi tidak bisa menolak
• Memiliki hubungan atasan-bawahan yang tidak pasti.
• Tekanan pada masalah finansial
53 • Tidak mampu mengekspresikan diri mereka yang sebenarnya. 54

9
 2/17/2016

SEMPIT di TIGA GRAFIK SISI ATAS

Jika polanya merupakan profil sempit, maka orang tersebut mungkin tidak mengerti apa yang Orang tersebut mungkin sedang memaksakan dirinya menjadi seperti orang lain.
diminta dari dirinya atau orang tersebut mencoba untuk menjadi segalanya bagi orang lain. Kemungkinan ia juga melebih-lebihkan dirinya.
I II III
HOW OTHERS BEHAVIOUR HOW YOU I II III
S EE YOU UNDER PRES S URE S EE YOURS ELF HOW OTHERS UNDER HOW YOU
S EE YOU PRES S URE S EE YOURS ELF

Sebagai Sebagai
pimpinan pimpinan
kita harus kita harus
bagaimana? bagaimana?

Disebabkan oleh : Berusaha untuk memenuhi semua tuntutan, mencoba menjadi baik dalam segala hal, dan
menjadi semua hal bagi semua orang.
• Grafik I = tidak yakin apa yang harus ia dilakukan.
• Grafik 2 = tidak yakin apa yang seharusnya dilakukan pada saat under pressure Disebabkan oleh:
• Memiliki pekerjaan baru
• Tidak memahami dirinya sendiri
• Dipromosikan terlalu berlebihan
• Pekerjaan yang ditangani telah tumbuh melampaui kemampuan individual ( menjadi
kelebihan beban)
55 56

SISI BAWAH “D” dan “C” SEJAJAR

Dapat menyebabkan kebimbangan dalam pengambilan keputusan
Jika hal ini terjadi, maka ini menandakan adanya masalah moral. Jika ia ada pada D=C High Menggambarkan kebimbangan
ketiga grafik, orang ini mungkin memerlukan bantuan profesional. I
D=C Low Menggambarkan penundaan. HOW OTHERS
II
UNDER
III
HOW YOU
I II III S EE YOU PRES S URE S EE YOURS ELF
HOW OTHERS UNDER HOW YOU
S EE YOU PRES S URE S EE YOURS ELF

Sebagai
pimpinan
kita harus
bagaimana?
• D&C Sejajar RENDAH ( Penundaan)
- Tidak mau mengemban tanggung jawab sendirian
- Menghindar, karena tidak mau terjadi konflik
Disebabkan oleh : - Dihadapkan oleh keadaan lingkungan yang memaksanya untuk tidak mengambil
• Pengurangan suatu keputusan.
• Penurunan jabatan
• D&C Sejajar TINGGI ( Kebimbangan )
• Masalah moral
- Keinginan untuk menjadi sempurna, hal ini menghasilkan manajemen bergaya
Akan berakibat negatif pada performance berhenti-berjalan ( stop go management )
- Tidak bisa membuat keputusan yang tepat dengan cepat
57 58

STRESS MEASUREMENT
Pergerakan S

• Semakin besar pergerakan S maka semakin besar potensi

STRESS
• Tarik garis pada kolom C grafik III. Penilaian berasal
perbedaan atau selisih dari the highest & lowest faktor S.
STRES KAH ANDA?
• Bila D atau I adalah faktor tertinggi dalam grafik III, dan
pergerakan S adalah lebih dari atau sama dengan 4 poin
maka hal tersebut mengindikasikan adanya potensi STRESS
• Bila S atau C adalah faktor tertinggi dalam grafik III, dan
pergerakan S lebih dari atau sama dengan 2 poin, maka hal
tersebut mengindikasikan adanya potensi STRESS

60

10
 2/17/2016

SUMBER STRESS
Pergerakan I
• Pergerakan I adalah menunjukkan lokasi stress
• Nilai the highest and lowest faktor “I” pada stress
ladder. (C axis of Graph III) PELAMPIASAN STRESS
• Jika I stabil, yakni pergerakan I tidak lebih dari
atau maksimal 2 poin, maka STRESS berasal
umumnya umumny personal stress, atau
emosional
• Jika I tidak stabil yakni pergerakan I lebih dari 2
poin, maka stress berasal dari pekerjaan

PRODUKTIVITAS CARA MEMOTIVASI

Bagaimana memotivasi mereka? Tuntutan terhadap diri sendiri & orang lain

DOMINANCE TIPE KEPRIBADIAN TUNTUTUTAN TUNTUTAN

• Tantangan baru TERHADAP DIRI TERHADAP ORANG
• Goals yang jelas menyangkut hasil SENDIRI LAIN
INFLUENCE D RENDAH TINGGI
• Pujian di muka umum
• Variasi tugas
I RENDAH RENDAH
STEADINESS
• Ditanyakan pendapatnya, dilibatkan
• Job description/tugas/target yang pasti dan tetap S TINGGI RENDAH

COMPLIANCE
• Diakui kapabilitasnya dengan tantangan tugas menyangkut data/kebenaran C TINGGI TINGGI
• Diberi waktu membaca dan menganalisa dulu sebelum membicarakan

65 66

11
 2/17/2016

PERSONALITY ASPEK YANG HARUS DITINGKATKAN

TIPE HAL YANG MEREKA HARAPKAN TYPE
KEPRIBADIAN
- Berempati terhadap orang lain
D - Kebebasan dan tanggung jawab D - Berkonsultasi dengan orang lain
- Kekuasaan
- Bekerjasama
- Penghargaan material & finansial
- Perlu belajar untuk bersabar
- Kesempatan berkembang
- Perlu belajar menjadi pendengar yang baik
- Diversivikasi tugas
- Disiplin tentang waktu
- Kesempatan berinovasi I - Belajar menyelesaikan tugas sesuai deadline
- Populer
I - Jabatan
- Pengaturan keuangan personal
- Belajar mengontrol emosi & bersikap lebih serius dan hati-hati
- Aktivitas kelompok
- Belajar untuk bersikap objective
- Hubungan yang menyenangkan dengan orang lain atau kelompok
- Perlu belajar menjadi pendengar yang baik
- Situasi pekerjaan yang menyenangkan
- Di dalam perubahan ada kesempatan
- Penghargaan S
S - Kenyamanan
- Persahabatan bukanlah segalanya
- Walaupun teman tetapi tetap perlu disiplin
- Pengakuan untuk masa kerja
- Belajar lebih inovatif dan belajar mengerjakan tugas-tugas yang bervariasi
- Lingkungan yang aman
- Belajar untuk lebih mandiri, karena dukungan dari semuanya tidak selalu
- Spesialisasi C mungkin didapat
- Lingkungan yang teratur
C - Perhatian secara personal
- pengecekan kerja berkali-kali harus disesuaikan dengan target kerja
- Belajar untuk tidak terlalu berorientasi pada detil pada hal-hal yang kurang
- Tidak ada perubahan mendadak
penting
- Partisipasi dalam kelompok
- Belajar melihat big picture
- Reassurance
- Data & fakta 67 68

Cara Pendekatan ,
Tatapan Mata ‘ Eye contact ‘ &
Cara Bersalaman
Dominance Influence
Aktif, jabat tangan sangat keras, Aktif, jabat tangan cukup keras,
berani menatap lawan bicara, tatapan mata bersahabat,
penuh percaya diri. senang menunjukkan
MENGENALI DARI PERMUKAAN kedekatan emosi melalui
pelukan & ciuman.

Steadyness Compliance
Cenderung menunggu didekati Terkesan Pasif, berhati-hati
orang lain pada pertemuan pada pertemuan pertama,
pertama, sikap “ wait & waspada & menyelidiki,
see”, jabat tangan cukup berusaha menutupi ekpresi,
bersahabat, terkesan jabat tangan cenderung lemah
pemalu jika ditatap & menghindari tatapan mata.
matanya.
70

PENAMPILAN & GAYA BUSANA

GAYA BUSANA
Influence
 Dalam berbusana mengikuti
Dominance model terkini (model pakaian
 Senang tampil apa adanya yang ‘fashionable’, model sepatu
terkini, model assecories terkini,
 Tidak menyukai gaya busana
model handphone terkini, etc)
yang menghambat aktifitas
 Senang menggunakan assecories
 Tidak menyukai tampil & senang berganti gaya
dengan ‘full assecories’ penampilan
 Dalam berpakaian praktis &  Senang tampil menyolok &
tidak begitu memperhatikan senang menjadi pusat perhatian
kerapihan  Senang bereksperimen dalam
gaya berbusana
 Sangat memperhatikan
pentingnya faktor penampilan

71 72

12
 2/17/2016

GAYA BUSANA
GAYA BUSANA
Compliance

Steadiness  Dalam berbusana cenderung

 Penampilan sederhana memilih busana yang konservatif
dan cenderung ‘old fashioned’
 Tidak selalu mengikuti model
 Berusaha untuk menggunakan
terkini, yang penting pakaian
assecories seminim mungkin
yang nyaman & rapi
 Rapi dalam berbusana
 Kurang menyukai tampil
 Sangat perhatian pada detil
menyolok atau menjadi pusat berbusana
perhatian
 Tampil dengan assecories
secukupnya saja

73 74

TATA RUANG KERJA / RUANG PRIBADI TATA RUANG KERJA / RUANG PRIBADI
Dominance
Influence
 Ruangannya biasanya berantakan, tetapi dapat mencari file/ barang
 Ruangannya biasanya
yang diperlukan terlihat rapi, tetapi apabila
 Ruang kerja atau ruang pribadinya tampil apa adanya & tidak suka diteliti lebih jauh biasanya di
banyak assecories atau hiasan tempat-tempat tersembunyi
berantakan
 Sulit mencari letak barang /
file yang diperlukan
 Ruang kerja atau ruang
pribadinya tampil penuh
assecories, dan hiasan.
 Ruang kerja atau ruang
pribadinya tampil untuk
menunjukkan keberhasilan
diri. Sertifikat, pengharggan,
gelar & foto-foto dipasang.
75 76

TATA RUANG KERJA / RUANG PRIBADI TATA RUANG KERJA / RUANG PRIBADI

Steadiness Compliance
 Ruang kerja / ruang pribadi rapi & teroganisir dengan baik  Ruang kerja / ruang pribadi
 Banyak menaruh foto keluarga atau binatang kesayangan sangat rapi & terorganisir
 Memajang sertifikat keahlian yang dimiliki dengan baik
 Ruang kerja terkesan
introvert karena berusaha
menyembunyikan apa yang
menjadi kesenangannya,
misal hobby, kegemaran, dll.
Foto sangat minim bahkan
mungkin tidak ada

77 78

13
 2/17/2016

GA SKILL FRAMEWORK
ACTIVE KONSEP DASAR KOMPETENSI

DOMINANCE INFLUENCE
Apakah KOMPETENSI itu?
C POWER PEOPLE KOMPETENSI adalah PENGETAHUAN, KETRAMPILAN dan KUALITAS PRIBADI/ SIKAP/ PERILAKU
H + GOALS + RECOGNITION F yang dibutuhkan oleh setiap karyawan untuk dapat menyelesaikan sebuah atau beberapa
A - FAILURE - REJECTION R aktivitas yang berkaitan dengan tujuan bisnis dengan baik.
L ‘SELL’ I
‘TELL’
L E
E N
N D
G COMPLIANCE STEADINESS L Head = Pengetahuan
I Y
N POLICY PACE
G + STRUCTURE + SECURITY Hand = Ketrampilan
- CHAOS - ABRUPT CHANGE Heart = Kualitas Pribadi/
‘WRITE’ ‘LISTEN’ Perilaku

PASSIVE
79 80

Kompetensi GA
KOMPETENSI PERFOR
Konsep Dasar Kompetensi
MANCE

TAHU MAU Contoh: Kompetensi Yang Mudah Dibentuk

Jabatan: Ahli Relay (Hard Competency)

Ketrampilan: Setting Relay

Ketrampilan

Cara/Perila-
Hasil Pengetahuan: Menguasai
Sistem Proteksi Relay
dan
Pengetahuan
MAMPU
ku Kerja kerja
Kepribadian: Ulet dan Teliti • Nilai – Nilai
Citra Diri: Suka Menularkan • Perilaku
Keahliannya kepada Rekan
Kerja • Kepribadian
Kompetensi Yang Memerlukan
LINGKUNGA
Perilaku: Menjadi Teladan • Citra Diri Waktu Lebih Lama Untuk
Kesempatan Dukungan Dibentuk (Soft
N KERJA Competency)

82

Contoh Kompetensi
Kira-kira Manager Apakah Mereka? Skills that Contribute to
Manager A Manager B Professional Success
o Manajemen Keuangan Ketrampilan o Manajemen Keuangan
Hard Skills
o Pendidikan Sarjana Ekonomi Pengetahuan o Pendidikan Sarjana Ekonomi 15%

o Sebagai Ahli Peran Sosial o Sebagai Pemimpin

Konsep Diri
o Senang memecahkan masalah o Suka memotivasi dan
mempengaruhi orang lain
Sifat
o Dorongan untuk berprestasi o Dorongan untuk mempengarhui Soft Skills
(Need of Achievement) Motif (Need of Influence) 85%

Source: Study by Carnegie Institute of Technology

84

14
 2/17/2016

Contoh
Kompetensi Taxi Driver
Basic Requirements
– Mampu mengemudi
– Memahami rambu-rambu dan
peraturan di jalan
– Memiliki Sim A Umum
– Tahu jalan
– Sehat
– Mampu berkomunikasi
Kompetensi GA
Ideal Characteristics • Soft Competency • Hard Competency
– Rapih & bersih
– Kompetensi inti – Umum
• Achievement Orientation • Komputer
– Peduli
– Jujur • Customer Focus • ISO 9001 – 2000
– Tanggung Jawab • Problem Solving & • 5S
– Emosi stabil Decision Making – Teknis
– Mampu berbahasa Inggris • Communication
• Perizinan & legalitas
– Selalu menjaga dan • Team work
• Building magement
meningkatkan citra • Initiative
perusahaan • Housekeeping
• Inventory
• Maintenance

85

Achievement Orientation
• Definisi
Derajat kepedulian seseorang terhadap
pekerjaannya sehingga ia terdorong berusaha
untuk bekerja dengan lebih baik atau di atas
standar

Customer Focus
• Definisi
• Kemampuan untuk membantu atau melayani
pelanggan / orang lain. Kemampuan untuk
bertindak tepat dan efektif dalam membantu
atau melayani pelanggan untuk memenuhi
kebutuhan mereka. Melibatkan proses
pemahaman kebutuhan pelanggan dan
penyesuaian layanan terhadap kebutuhan
tersebut. pelanggan diartikan secara luas,
meliputi pelanggan internal dan eksternal.

15
 2/17/2016

COMMUNICATION Kemampuan menyampaikan dan menerima pesan secara jelas, memberi

PROBLEM SOLVING & Kemampuan mengidentifikasikan masalah secara objektif serta penekanan pada hal-hal penting dan menangkap serta mengolah feedback
DECISION MAKING memanfatkan informasi dan sumber daya lain untuk mengambil keputusan sebagai masukan penting, bereaksi secara layak untuk memperoleh
yang benar dan pada waktu yang tepat. kesepahaman dan menghindari kesalahpengertian.
Behavior Index Key Behavior Behavior Index Key Behavior
0 Routine decision Menentukan asumsi atau keputusan hanya terbatas pada hal-hal yang rutin. Tidak menunjukkan kemampuan melakukan dialog terbuka berdasarkan
- Exclusive &
1 Tidak ragu mengambil keputusan atas permasalahan yang tidak terlalu 0 kepercayaan, atau pun kekurangsediaan mendengarkan orang lain untuk
1 Simple decision 1 Denial
vital, meskipun tidak tersedia informasi yang lengkap. mendorong terjadinya kesepahaman.
Perlu melihat referensi kejadian terdahulu untuk mengidentifikasikan Menunjukkan kesediaan untuk berdialog dengan bahasa yang sederhana
2 Referal decision -
masalah dan mengambil keputusan tertentu yang ada di lingkup kerjanya. 1 Content disclarity serta dengan gaya yang typical sehingga isinya agak sulit dimengerti serta
0
2 Hati-hati dalam membuat keputusan, dan membuat beberapa pilihan masih seringkali menyebabkan kesalahpengertian.
3 Realistic decision keputusan berdasarkan pertimbangan realitas (hal-hal yang sudah nyata) Menunjukkan penguasaan menyampaikan pesan dengan bahasa yang lugas
seperti adanya kesempatan, waktu, serta sumberdana. 1 2 Content clarity dan mudah dimengerti, memberi penekanan pada hal-hal penting untuk
Memisahkan informasi penting dari informasi yang kurang penting untuk memudahkan penerimaan pesan dengan benar.
4 Summarizing Mengemukakan pemikiran secara sistematis dan lancar, menyesuaikan
mengidentifikasi masalah atau pun peluang.
3 penggunaan bahasa dan gaya bicara dengan tingkat kemampuan /
Menilai efektivitas dari keputusan yang akan diambil dan membuat 2 3 Systematic
5 Optimizing penerimaan lawan bicara, untuk memudahkan kesepahaman.
perubahan apabila diperlukan untuk mencapai kesuksesan yang maksimal.
Membuat keputusan sesuai tren industri, keunggulan perusahaan, Meminta dan memberi feedback atas esensi pesan dan secara kritis
6 Opportunism memberi penguatan pada pesan yang disampaikan.
termasuk kondisi finansial perusahaan.
4 Feedback &
Promoting the Memanfaatkan informasi serta sumber daya lainnya untuk mempercepat 3 4 Mengekspresikan dan merefleksikan perasaan dalam memberi dan
7 Inquiry
decision pemecahan masalah maupun pengambilan keputusan. menerima pesan, menggunakan analogi dan ilustrasi yang sesuai dengan
Strong instant Mengevaluasi suatu permasalahan secara cermat dan membuat keputusan materi pesan untuk memastikan kesepahaman.
8
decision yang cepat dan tepat dalam situasi yang mendesak. Assure the
5 Mengulang poin-poin kesepahaman dan memberi feedback untuk
Integrated Mempertimbangkan semua implikasi yang dapat terjadi sebagai akibat understanding /
9 4 5 memastikan ketepatan esensi pesan yang disampaikan lawan bicara dan
decision dari keputusan yang akan diambil, sebelum mengambil keputusan. Getting
memastikan komitmen bersama.
Commitment

Communication
Komunikasi DEFINISI :
Kemampuan mengemukakan dan menyampaikan ide-ide, gagasan,
pendapat secara efektif (termasuk komunikasi non-verbal) kepada
orang lain dalam situasi yang bersifat individual maupun kelompok
sehingga tercapai persepsi yang sama. Menyesuaikan bahasa atau
istilah sesuai dengan karakteristik dan kebutuhan pendengar.
LEVEL PENJELASAN INDIKATOR PERILAKU
Mampu mengemukakan dan menyampaikan ide, gagasan kepada
1
individu orang lain.
Mampu mengemukakan dan menyampaikan ide, gagasan kepada
kelompok dan mampu menjawab pertanyaan sederhana dan
2
memberikan kesempatan pihak lain untuk berkomentar feedback dan
terbuka dalam berkomunikasi (dua arah).
Dalam menyampaikan ide, gagasan sudah mempertimbangkan
3 pendapat, masalah orang lain (lawan bicara) dan mampu menangani
pertanyaan yang komplek.
4 Mampu berkomunikasi dalam rangka mempengaruhi orang lain untuk
mencapai kesepahaman bersama.
Mampu berkomunikasi dalam rangka mengendalikan orang lain untuk
5
mengikuti ide dan gagasannya.

16
 2/17/2016

Teamwork Kemampuan membangun efektivitas pribadi dalam hubungan kerja / pencapaian

tujuan kelompok. Menekankan efektivitas peran sebagai anggota kelompok untuk

Behavior Index
menyelesaikan suatu tugas / proses kerja kolektif, bukan sebagai pemimpin dari
sekelompok individu.
Key Behavior
Initiative
Uncooperative
- Apatis, menolak peran kolektif, menimbulkan masalah, atau meniadakan peran
(Tidak mau /
1 orang lain.
0
bekerjasama)
Passive Tidak aktif berpartisipasi / berkontribusi, atau menunjukkan keterlibatan yang • Definisi
0 (Tidak bisa minimal, menyerahkan penyelesaian proses kerja dan pengambilan keputusan
bekerjasama) sepenuhnya kepada orang lain.
Berpartisipasi secara minimal / partial, atau berusaha menjadi anggota kelompok
• Dorongan bertindak untuk melebihi yang
1 1 Participative
yang baik, melakukan tugas/bagiannya, serta mendukung keputusan kelompok.
Mengupayakan agar anggota lain mendapat informasi yang relevan dan
dibutuhkan atau yang dituntut oleh pekerjaan
2 Share Information
2
bermanfaat, baik mengenai tujuan, proses, maupun informasi yang terkait.
Menyatakan harapan yang positif dalam hal kemampuan atau pun peran yang
/ lingkungan melakukan sesuatu tanpa
Optimistic &
3
Equality
diharapkan dari masing-masing anggota kelompok memperhatikan kesetaraan
hubungan.
menunggu perintah lebih dahulu,tindakan ini
Menghargai masukan dan keahlian orang lain dan bersedia belajar dari orang
lain (termasuk dari bawahan, teman sejawat). Mendorong peran aktif /
dilakukan untuk memperbaiki atau
4 3 Appreciative
kerjasama kelompok dengan meminta ide dan pendapat kepada semua anggota
kelompok untuk membantu membuat keputusan.
meningkatkan hasil pekerjaan atau
5 Encouraging
Secara terbuka memberi pujian atas kinerja / peran positif orang lain,
membangun budaya agar setiap anggota kelompok merasa penting dan dihargai. menghindari timbulnya masalah atau
6
4
Building Team
Spirit
Menciptakan suasana kerjasama yang solid serta moral kerja yang baik dalam
kelompok, melindungi / mempromosikan reputasi kelompok atau karakter / menciptakan peluang baru.
keunggulan khusus kelompok.
Menyelesaikan konflik dalam kelompok dan mendorong penyelesaian secara adil
7 5 Conflict Resolution
dengan meredam atau menghindari munculnya isu-isu yang tidak produktif.

Hard Competency
0. Tidak tahu
1. Tahu teori, konsep dan aplikasinya
2. Mampu melakukan dengan bimbingan
3. Mampu melakukan secara mandiri
4. Mampu mengajarkan atau memodifikasi
5. Expert, Guru dari guru, pelatih dari pelatih

METODE PENGEMBANGAN

Metode Deskripsi

1. Job Enrichment Mendelegasikan wewenang, otonomi lebih banyak

kepada karyawan

Memberikan tambahan tanggung jawab terhadap

2. Job Enlargement peran saat ini

Membimbing, mengarahkan untuk meningkatkan

3. Coaching ketrampilan dan pengetahuan karyawan

Memberikan penugasan khusus untuk melatih,

4. Special Assignment mengembangkan kemampuan/ ketrampilan
tertentu.
5. Training Memberikan pengetahuan dari tidak tahu menjadi
tahu, paham, dan dari paham menjadi mampu

17
 2/17/2016

METODE PENGEMBANGAN METODE PENGEMBANGAN

Deskripsi
Metode
Metode Deskripsi
10. Leadership Opportunity Menugaskan karyawan untuk memimpin rapat, presentasi,
gugus tugas dsb
6. Job Rotation or Memindahkan karyawan ke pekerjaan lain untuk memperluas
Transfer pengalaman dan perspektif
11. Cross Training Mengatur training antar unit untuk membekali pengetahuan
& ketrampilan tertentu
Menugaskan karyawan sementara menggantikan karyawan
7. Substitute lain yang sedang cuti, dinas keluar kota, liburan dsb
Assignment
12. Study Materials Menyediakan buku, video, kaset, dan bahan-bahan belajar
mandiri lainnya
Menugaskan karyawan bekerja dengan karyawan lain yang
8. Understudy/ nantinya akan digantikan.
13. Professional Development Menugaskan karyawan untuk menghadiri seminar,
Shadowing Programs (seminar, conference, konferensi, woekshop untuk mengembangkan pengetahuan
Memberikan karyawan seorang mentor yang membimbing dan
workshop) dan ketrampilan
mengembangkan keahlian secara komprehensif
9. Mentorship / mentoring
14. Counselling Menyelesaikan masalah yang bersifat pribadi, psikologis

SKILL MATRIX
Kompetensi Ideal Aktual Gap Kebutuhan
pengembangan
Soft kompetensi
Achievement Orientation 4 4 0
Customer Focus 4 4 0
Problem Solving & Decision 4 3 1 Training
Making
Communication 4 4 0
Team work 4 3 1 Training
Initiative 4 4 0
Hard Competency
Komputer 4 4 0
Program ISO 9001:2000 4 4 0
Perizinan & legalitas 4 2 2 Training
Building management 4 2 2 Training
Maintenance & Housekeeping 5 5 0
sunawan
Inventory 4 4 0

SKEMA KOMPETENSI – TOYOTA INDONESIA SKEMA TRAINING BERBASIS KOMPETENSI - TOYOTA INDONESIA

TRAINING PROGRAM
LEVEL

CLASS CORE COMPETENCE COMPULSORY FUNC- VOLUN- CULTU-

TIONAL TARY RE
PLANT NON-PLANT
The Ex ecutiv e Program on Corporate Management
XII GM Business Vision
DIV IS IO N

Business Seminar
XI GM ( Economic, New Technology, Social & Politic issues )
Interpersonal & Communication Skill, Presentation Skill,
T P M Seminar

XI DGM Business Strategic The Program for Global Enterprises Management

XI AGM
General Mgmt. Program (PWPK D/H)
Toyota Characteristics , CS Culture, 5S, QCC, Idea Suggestion
Computer Literacy, Language

X AGM Business Operations

DEPARTMENT

X M Supply Chain Management

Strategic Planning
Defined by each division

Finance for Non-Finance Manager

IX M Sources Management
HRM for Non-HR Manager
IX AM Targeted Selection
Negotiation Skill
Middle Mgmt. Program (PWPK DpH)
Interaction Management
VIII AM Interpersonal Skill
Man Management
OHS Management

TPM Planned

VIII SPV
Maintenance
SECT IO N

Supervisory Management Program (PWPK S/H) ,

Kaizen Adv isor / Project Management
Practical Problem Solv ing
VII SPV Technical Knowledge
Statistical Quality Control
VII (Sy stems & Procedures, Terms) TPS for Superv isor
Basic Management Program
LINE

PWPK L/H Completed Staff Work

Occupational

TPM Autonomous

VI Maintain Quality &

Maintenance

Circle Facilitator Tr, TPS : Standardization and Kaizen

Health &

Cost Control
Safety

V Toyota Basic Training Program

Computer
Literacy

IV Maintain Quality
GROUP

TPS Basic
Toy ota Job Instruction , Circle Leader Training
PWPK G/H
III Daily Job Basic Skill Training Office Administration
NEW EMPLOYEE Induction

18
 2/17/2016

SWOT
• Apakah perusahaan anda sudah berbasis
kompetensi? Jika belum, maka anda
bekerjasama dengan HR untuk membuatnya
• Tentukan jenis kompetensi untuk masing-
masing jabatan di GA
• Buatlah rumus kompetensinya, lalu buatlah
matriks kompetensinya
• Lakukan Training Need Analysis

PENGERTIAN VISI, MISI DAN NILAI

: Keadaan organisasi yang diharapkan terwujud

VISI
di masa depan

MISI : Alasan keberadaan suatu organisasi

: Prinsip-prinsip yang melandasi tindakan setiap

NILAI individu dalam organisasi

BEBERAPA ISTILAH KUNCI DALAM

MANAJEMEN STRATEGIS VISI

STRATEGI : Serangkaian aktivitas yang dilakukan secara berbeda MENJAWAB PERTANYAAN

dibandingkan dengan pesaing untuk memberikan
nilai tambah kepada pelanggan KITA INGIN MENJADI APA? (TO BE)
: Suatu pernyataan yang ringkas dan padat, Rentang Waktu : 5 – 10 Tahun Kedepan
SASARAN menjelaskan apa yang organisasi harus lakukan
STRATEGIS dengan baik dalam rangka eksekusi strategi Contoh:
Visi Organisasi:
: Visualisasi keterkaitan antara sejumlah Sasaran
STRATEGY Menjadi Perusahaan Jasa Angkutan Darat Yang Terkemuka Di
Strategis, dalam bentuk hubungan sebab-akibat, yang
MAP Indonesia
menjelaskan “perjalanan” strategi organisasi Visi Departemen GA:
Proyek spesifik yang harus diimplementasikan Menginspirasi dan membantu setiap karyawan dalam mencapi
INISIATIF/ : mendukung pencapaian Sasaran Strategis. Suatu
goal perusahaan
ACTION PLAN untuk
proyek biasanya memiliki awal dan akhir.

19
 2/17/2016

MISI VALUE
MENJAWAB PERTANYAAN
APA USAHA KITA?
APA TUGAS KITA?
APA YANG KITA LAKUKAN?
NILAI-NILAI DASAR YANG KITA ANUT
MENYATAKAN PRODUK & JASA YANG DIGARAP
MENYATAKAN PELANGGAN YANG DISASAR MENCERMINKAN APA YANG BOLEH & TIDAK
MENYATAKAN ALASAN ATAU TUJUAN KEBERADAAN ORGANISASI
MENYATAKAN KEYAKINAN, ASUMSI, NILAI (BUDAYA) YANG DIANUT BOLEH DALAM MELAKSANAKAN MISI UNTUK
MENCAPAI VISI
Contoh :
Menyediakan jasa angkutan perkotaan dengan memberikan pelayanan & kenyamanan yang
memuaskan serta harga yang terjangkau
Contoh:
Contoh GA
Kami senantiasa memberikan dukungan layanan terbaik yang mendukung aktivitas karyawan. Integritas (Integrity)
Kami mengutamakan customer focus, sebagai strategi yang berkualitas dan bersinergi
Berorientasi pada pelayanan (Service Orientation)
Perbaikan terus menerus (Continous Improvement)

DESTINATION STRATEGI

MEMPERJELAS TUJUAN PERUSAHAAN - CARA BAGAIMANA VISI, MISI, DESTINASI AKAN DIREALISASAIKAN.
MENGHILANGKAN UNGKAPAN KLISE - UPAYA SPESIFIK YANG HARUS DILAKUKAN UNTUK MENCAPAI TUJUAN
HARUS NYATA - SERANGKAIAN AKTIVITAS YANG BERBEDA DAN LEBIH BAIK DARI KOMPETITOR
UMUMNYA : Omset, pertumbuhan, dan lain-lain DENGAN TUJUAN UNTUK MEMBERIKAN NILAI TAMBAH BAGI PELANGGAN DAN
Rentang Waktu : 3 – 5 tahun PEMANGKU KEPENTINGAN LAIN.
DENGAN KATA LAIN SUDAH BICARA TENTANG TARGET - PROSES INTI DALAM RANGKA PENCIPTAAN NILAI BAGI PELANGGAN

Contoh: Contoh:
…… terkemuka di Indonesia PENCIPTAAN NILAI BAGI PELANGGAN:
Terkemuka dalam hal apa? Ini perlu dijelaskan secara rinci Layanan & kenyamanan yang memuaskan serta harga terjangkau
Misal :
1. Menjadi market share leader di Indonesia, dengan pengembangan bisnis di Asia PROSES INTI (STRATEGI):
2. Target pertumbuhan bisnis setiap tahun 20% Proses Operasional yang ekselen
3. Indeks kepuasan pelanggan lebih tinggi dari kompetitor
4. Menjadi perusahaan yang paling di minati oleh pencari kerja KOMPETENSI INTI:
Perbaikan terus menerus
Efisien

Penurunan Peta Strategi Melalui Effective Cost &

Productivity
Cascading Matrix Process
Financial
Strategi Pertumbuhan Pendapatan Strategi Produktivitas
“Tingkatkan konsistensi penghasilan “Kurangi biaya dengan
dengan perluas produk yang dijual.” meningkatkan efisiensi pelayanan.” Audit Result
Zero accident & zero Total Customer
Financial looses satisfaction
Perspective Meningkatkan
Profit Customer
Meningkatkan Meningkatkan Efisiensi
Pendapatan Operasi

Customer
Perspective
Mengembangkan Meningkatkan Kepuasan
Kepercayaan Pelanggan Pelanggan atas Pelayanan Business Process

Business
Process
Membangun Melakukan Menerapkan M eningkatkan Membangun
M enciptakan Kecepatan
Kualitas Produk Cross-Sell GCG Respon Saluran Pelayanan
Pemasaran Baru Jenis Produk Yang Efisien

People Development
M engembangkan
People Produktivitas
Karyawan
Development
Membangun Menyempurnakan
Strategic Sistem Evaluasi
Capability Kinerja
119 120

20
 2/17/2016

PETA STRATEGI, KPI DAN INISIATIF STRATEGIS No Sasaran Strategi KPI Target Action Plan Rp
FINANCE
Efisiensi & efective Cost
1 (overhead) % Actual vs budet
Strategy Map Scorecard Action Plan
Process: Operations Management
Objectives Measurement Target Initiative Budget
2Productivity GPI Score indeks
Theme: Ground Turnaround
Profit and
RONA - Profitability - Market value - 30% CAGR Customer
Grow Fewer - Grow revenues - Seat revenue - 20% CAGR
revenues planes - Fewer planes - Plane lease cost - 5% CAGR 3Security & safety system % target vs budet
4audit internal & eksternal Audit result
Attract and retain
- Attract and retain - # repeat customers - 70% - Implement CRM - $XXX
more customers more customers - # customers - Increase system 5Meeting with international auditor target vs aktual
12% annually - Quality - $XXX
- Flight is on time - FAA on-time arrival
- #1 management
On-time Lowest rating - Customer loyalty- $XXX
service prices Proses inti
- Lowest price - Customer ranking- #1 program
Implementasi GA informationa
- Fast ground - On-ground time - 30 minutes - Cycle-time - $XXX 6 system on time delivery
Fast ground
turnaround turnaround optimization 7SOP Apdrate on time delivery
- On-time departure- 90%
8delight program on time delivery
- Develop the - Strategic job - Yr. 1-70% - Ground crew - $XXX
Strategic job necessary skills readiness Yr. 2-90% training
Ramp agent
Yr. 3-100% L&G
- Develop the support - Info system - 100% - Crew scheduling- $XXX
Strategic systems system availability system rollout
Target aktivitas vs
C rew scheduling 9Report system aktual
- Ground crew aligned - Strategic - 100% - Communications- $XXX 10 jam I emplyee /
Ground
crew
with strategy awareness program training internal bulan
alignment - % ground crew - 100% - Employee Stock - $XXX
stockholders Ownership Plan
Source: Strategy Maps, by Robert S. Kaplan & David Norton

LEMBARAN APLIKASI STRATEGIS

PEMERIKSAAN (CHECK) STRATEGIC INITIATIVE SHEET
Sasaran Strategis : Mengimplementasikan Integrated HRIS
Inisiatif Strategis : Implementsi web-based HR Information System
Penanggung jawab : Kabag Organisasi dan Pengembangan
Anggaran : Rp 356.470.000,00
Sebagai FINAL CHECK, ajukan
Misi Unit Latar Belakang : Dinamika bisnis yang bergerak sangat cepat menyebabkan pengelolaan informasi HR yang
pertanyaan sebagai berikut : konvensional (paper-based ) berpotensi untuk menjadi bottle-neck dalam pengambilan
keputusan manajemen, terutama yang terkait dengan alokasi sumber daya manusia.

 Apakah Peta Strategi yang Tujuan : Dengan tersedianya web-based HR Information System, manajemen dapat memperoleh manfaat
berupa tersedianya informasi yang terkait dengan pengelolaan sumber daya manusia
disusun telah mendukung secara komprehensif dan timely. Informasi ini selanjutnya dapat digunakan untuk proses
perencanaan dan pengambilan keputusan pada level korporat.
pencapaian Strategi Korporat?
Strategy Map JA D W A L
Unit NO LANGKAH-LANGKAH UTAMA TRIWULAN I TRIWULAN II TRIWULAN III TRIWULAN IV
 Apakah Peta Strategi yang JAN FEB MAR APR MEI JUN JUL AGUS SEP OKT NOP DES

disusun telah merefleksikan 1 Identifikasi kebutuhan end-users

”kata-kata kunci‟ dalam misi Unit ? 2 Pelaksanaan Request for Inquiry

3 Proses tender untuk mendapatkan vendor

 Apakah Peta Strategi yang disusun Ekspektasi
4 Pengembangan HR Information System
Stakeholder
telah mempertimbangkan ekspektasi Utama 5 User acceptance test
dari Stakeholder Utama Unit? 6 System Go Live!

81

Langkah-langkah dalam Mengembangkan Scorecard

Langkah-
untuk Kinerja Individual
1. Review Sasaran Strategis dan KPI dalam Strategy Map Divisi

2. Review Tugas
1. Review Sasaran 3. Review Tugas Khusus • Review Sasaran Strategis dan KPI dalam Strategy Map Divisi
Inti/Uraian Pekerjaan
Strategis dan KPI dalam di Masa Mendatang
Individual • Tandai Sasaran Strategis dan KPI yang menjadi tanggung jawab anda atau
Strategy Map Divisi
sebagian menjadi tanggung jawab anda

4. Analisa dan sinergikan hasil dari

tahap 1, 2, dan 3 dan lalu rancang
Sasaran Kinerja (SK)

5. Tentukan bobot dari 6. Definisikan KPI dan

setiap SK tetapkan target untuk
Setiap SK
125 126

21
 2/17/2016

2. Review Tugas Inti/Uraian Pekerjaan Individual 3. Review Tugas Khusus di Masa Mendatang

• Review tugas inti/uraian pekerjaan anda
• Tuliskan tugas inti, output, stakeholders/pelanggan dari output itu, dan
harapan-harapan mereka.
• Review dan negosiasikan dengan kepala bagian jika peran/fungsi anda telah
berubah
• Review tugas khusus anda di masa mendatang—terutama yang tidak
tercakup dalam uraian pekerjaan saat ini.
• Sesuaikan dengan situasi dan kondisi yang ada
• Fokuskan pada tugas-tugas khusus yang berkaitan dengan tercapainya SS
dan KPI dalam strategy map unit.

• Contoh :
- Menangani tingkat absensi yang tinggi
- Menangani keterlambatan masuk kerja yang tinggi

127 128

Format Scorecard Kinerja Individual

No. Weight Target Realization Score Total Score
4. Analisa dan sinergikan hasil dari tahap 1, 2, dan 3 dan lalu Performance Goals (PG) KPI Score x weight

rancang Sasaran Kinerja (SK)

• Review hasil dari tahap 1, 2, dan 3

• Gabungkan dan sinergikan hasil-hasil itu dan kembangkan Sasaran Kinerja
(SK)
• Kembangkan 3 – 7 sasaran kinerja untuk setiap individu

100 Final Score

Tentukan 3-7 Sasaran

Kinerja (SK).
Taruh hasil dari
LANGKAH 4 di kolom ini.

129 130

Fokus Pada PDCA Fokus Pada PDCA

A. Management adalah PDCA Perjalanan PDCA dan SDCA sebagai langkah maju:

Siklus PDCA/SDCA Improvement & Standarisasi

22