TOPIK UTAMA

JUDUL: KAJIAN MENEJEMEN SPECIAL EVENT GOLDBLATT DALAM

ROAD SHOW SANTRI SEHAT OLEH PT. Bio FARMA

Feliza Zubair, Dara Anjani Shahidah

Dosen Fikom Unpad
Email: felizaherison@yahoo.co.id

ABSTRACT
This study aims to describe the stage of the research, design, planning, coordination, and
evaluation conducted by Corporate Communication of PT Bio Farma (Persero) at the Roadshow
"Healthy Students" program. The method used a descriptive method with qualitative research
approaches. Data collection methods used interviews, observation, literature study and
documentation. The results of this study showed that the forms of research through informal
research by searching the secondary data to determine the target audience, the concept and theme
of the event is appropriate and in accordance with existing conditions, namely S" antri Sehat"
embodied in the design, lighting, color and performers , Internal meetings are conducted only
three times to communicate and coordinate to discuss preparations for implementation of the
activities. In the evaluation, the results of the implementation of the roadshow are reviewed
annually by questionnaire. Based on the results of questionnaires known that more than 70% of
the participants already have a good knowledge about the vaccine and its benefits. Through this
study, the researchers suggested that the situation analysis carried out by the formal and informal
approaches to search the data directly in the field, more attention to media publications on
internal company events, and reviewing the most effective time to measure basic knowledge about
the vaccine and its benefits.
Keywords: Event, research, design, planning, coordination, evaluation

PENDAHULUAN Jefkins (2003) menekankan bahwa setiap

kegiatan PR sebaiknya dilaksanakan dengan
Special event merupakan salah satu PR
menggunakan rangkaian proses PR dari mulai
(Public Relations) tools dalam upaya
tahap analisis situasi hingga tahap evaluasi,
meningkatkan citra dan reputasi perusahaan.
dan salah satu proses menejemen special event
Berbagai kegiatan yang dikemas dalam balutan
yang memiliki tahapan yang sama dengan
special event memerlukan perencanaan yang
proses PR tersebut dan banyak diaplikasikan
tepat, selain biaya yang tidak sedikit pada
saat ini adalah menejemen special event dari
penyelengaraannya, diperlukan pula
Goldblatt (1990), yaitu tahap riset, tahap
pengelolaan menejemen yang sungguh-
perencanaan, tahap desain, tahap koordinasi,
sungguh guna mencapai hasil yang diharapkan.
dan tahap evaluasi.

36
 JUDUL: KAJIAN MENEJEMEN SPECIAL EVENT GOLDBLATT DALAM
ROAD SHOW SANTRI SEHAT OLEH PT. Bio FARMA

Special event menurut Goldblatt (1990) bagus, menarik serta berlangsung secara
adalah suatu kegiatan yang dapat efektif dan efisien.
mempengaruhi seseorang dalam empat hal PT. Bio Farma adalah satu-satunya
penting: secara sensual, secara fisik, secara perusahaan BUMN yang memproduksi vaksin
emosianal, dan secara intelektual. Dampak di Indonesia tepatnya di Kota Bandung dan
akhir dari sebuah special event adalah pada sudah dikenal di Mancanegara. PT. Bio Farma
pikiran seseoang. Secara berurutan special mengekspor beberapa produknya ke lebih dari
event harus terlebih dahulu mendapatkan 130 negara di dunia Namun, masih banyak
respon sensorik yang kemudian akan orang yang tidak mengenal Bio Farma dengan
menciptakan kesempatan untuk partisipasi baik, salah satunya adalah mengidentikan nya
secara fisik, memastikan tingkat keterlibatan dengan perusahaan obat-obatan (Kimia
aktif. Setelah diinvestasikan secara fisik, Farma). Produk PT. Bio Farma seperti vaksin
peserta akan lebih bersantai, membuka sering ditolak penggunaannya karena dianggap
pengalaman, dan membuat komitmen “haram” . Isu tentang halal dan haramnya
emosional. Saat ikatan emosional vaksin di Indonesia memang sangat sensitif,
diinvestasikan, pikiran dapat bergerak, yang hal ini disebabkan penduduk Indonesia
memungkinkan peserta untuk mendapatkan mayoritas adalah beragama Islam atau
pengalaman baru muslim.

Melalui kegiatan khusus perusahaan Persoalan vaksinasi atau yang lebih

berusaha menarik perhatian publik terhadap dikenal dengan istilah imunisasi, pada
perusahaannya maupun produk yang kenyataannya tidak mudah diterima oleh
ditawarkannya, dalam kajian ini adalah produk seluruh masyarakat Indonesia dan untuk
vaksin dari PT. Bio Farma melalui kegiatan memperkenalkan dan mengubah persepsi
roadshow kepada para santri. Kegiatan “buruk” tentang vaksin PT. Bio Farma
roadshow ini membutuhkan proses manajemen menyelenggarakan event road show yang salah
yang baik. Sebuah proses manajemen special satu targetnya adalah para santri. Maka
event meliputi berbagai tahapan-tahapan yang kepada para santri ini PT Bio Farma
saling berkesinambungan satu sama lainnya mengadalan serangkaian acara yang bertujuan
diharapkan dapat menghasilkan acara yang untuk memperkenalkan perusahaan,

37
Acta diur nA │Vol 13 No . 1 │2017 37
 JUDUL: KAJIAN MENEJEMEN SPECIAL EVENT GOLDBLATT DALAM
ROAD SHOW SANTRI SEHAT OLEH PT. Bio FARMA

mengedukasi peserta mengenai pengetahuan Farma dalam meningkatkan

tentang vaksin serta meluruskan berbagai pengetahuan tentang vaksin?”
tanggapan buruk tentang vaksin. Salah satu 3. “Bagaimana tahap perencanaan
kegiatan dalam rangkaian roadshow adalah program roadshow “Santri Sehat” PT
lomba mengarang tentang tanggapan para Bio Farma dalam meningkatkan
santri terhadap vaksin. pengetahuan tentang vaksin?”
Namun menarik untuk dikaji melalui 4. “Bagaimana tahap koordinasi program
manajemen special event dari Goldblat dimana roadshow “ Santri Sehat” PT Bio
tampak beberapa permasalahan antara lain Farma dalam meningkatkan
pada tahap riset pihak perusahaan menentukan pengetahuan tentang vaksin?”
target khalayak/ pesantren bukan berdasarkan 5. “Bagaimana tahap evaluasi program
teknik survey melainkan “pesanan” dari roadshow “ Santri Sehat” PT Bio
direksi, yaitu pesantren yang beraliran Persis Farma dalam meningkatkan
(Persatuan Islam) . Juga pada tahap-tahap pengetahuan tentang vaksin?”
lainnya dan sangat disayangkan ketika hasil
KAJIAN PUSTAKA
yang diharapkan dari pelaksanaan event
Ada beberapa konsep yang melandasi
menjadi kurang maksimal. Kajian ini akan
kajian ini yaitu:
memberikan masukan berharga bagi
perusahaan agar pelaksanaan event selanjutnya 1. Konsep Manajemen Event

dapat diperoleh hasil yang lebih baik. Konsep manajemen event yang
dikemukakan oleh Goldblatt (2002) dalam
PERMASALAHAN
buku Wahyuni Pudjiastuti yang berjudul
Berdasarkan paparan di atas maka
Special Event. Terdapat lima tahap yang
permasalahan dirumuskan sebagai berikut:
harus dilakukan untuk menghasilkan special
1. “Bagaimana tahap riset program event yang efektif dan efisien, yaitu riset,
roadshow “ Santri Sehat” PT Bio perencanaan, desain, koordinasi, dan
Farma dalam meningkatkan evaluasi (Pudjiastuti, 2010: xxxix-xli):
pengetahuan tentang vaksin?”
a. Tahap Riset
2. “Bagaimana tahap desain program
Penelitian yang dilakukan dengan
roadshow “ Santri Sehat” PT Bio baik akan mengurangi resiko

38 38
Acta diur nA │Vol 13 No . 1 │2017
 JUDUL: KAJIAN MENEJEMEN SPECIAL EVENT GOLDBLATT DALAM
ROAD SHOW SANTRI SEHAT OLEH PT. Bio FARMA
kegagalan dalam pelaksanaan special
event. Penelitian ini dilakukan untuk
menentukan kebutuhan, keinginan,
dan ekspektasi khalayak sasaran. Jadi,
mereka diharapkan tertarik untuk
hadir pada ajang yang diadakan.
Dalam riset special event, ada lima
hal penting yang harus diperhatikan,
yaitu 5W, yang terdiri atas who, why,
when, where, what. Mengingat
elemen-elemen ini harus ada dan
sangat menentukan sukses tidaknya
sebuah special event, penelitian
terhadap kelima elemen ini wajib
dilakukan.
b. Tahap Desain
Tahap design merupakan tahap yang
penting.Ajang khusus yang
spektakuler memerlukan kreativitas
yang luar biasa dari pelaksanaannya.
Kemampuan snowmanship mereka
dalam menciptakan gerakan, suara,
permainan warna, cahaya, mendesain
area, dan sebagainya diperlukan
secara komprehensif dan penuh
pertimbangan untuk menciptakan
kesan yang mendalam bagi para
pengunjung atau tamu undangan.
c. Tahap Perencanaan
Tahap perencanaan dilakukan setelah
analisis situasi bersamaan dengan
designing. Dua kegiatan ini
memerlukan waktu paling panjang
dibanding tahap kegiatan lainnya.
Banyak yang harus dipertimbangkan
39
Acta diur nA │Vol 13 No . 1 │2017
pada saat perencanaan sehingga
susunan perencanaan seringkali
mengalami perubahan, penambahan,
atau pengurangan sesuai ketersediaan
sumber daya yang ada.
d. Tahap Koordinasi
Koordinasi merupakan tahap
menjalin kerjasama yang baik dengan
semua pihak yang terlibat dalam
event. Special event memerlukan
berbagai keahlian agar menjadi acara
yang sukses dan kemudian mampu
mengangkat citra perusahaan.
Seorang manajer acara harus mampu
mengkoordinasi pihak-pihak yang
terlibat dalam acara ini agar dapat
bekerja secara berhubungan dengan
satu tujuan yang sama, yaitu
menghasilkan acara yang sukses.
e. Tahap Evaluasi
Tahap evaluasi merupakan tahap
akhir dari satu rangkaian kegiatan
atau event. Pada dasarnya setiap
kegiatan harus dievaluasi untuk
melihat tingkat keberhasilan acara
yang telah dilakukan. Namun, tahap
ini seringkali diabaikan pelaksana.
Begitu acara selesai, kegiatan
dianggap telah berakhir. Padahal
masih ada tahap evaluasi yang harus
dilakukan. Evaluasi yang baik akan
menghasilkan data dan fakta yang
sangat berharga, khususnya untuk
mendukung kegiatan yang akan
39
 JUDUL: KAJIAN MENEJEMEN SPECIAL EVENT GOLDBLATT DALAM
ROAD SHOW SANTRI SEHAT OLEH PT. Bio FARMA

dilakukan pada masa yang akan 3. Definisi Public Relations

datang.
Definisi PR menurut (British)
2. Roadshow
Institute Of Public Relations (IPR), PR
Pengertian roadshow sendiri ialah adalah keseluruhan upaya yang dilakukan
suatu bentuk Ajang Khusus (Special Event) terencana dan berkesinambungan dalam
yang dilakukan secara berpindah-pindah rangka menciptakan dan memelihara niat
dari satu lokasi ke lokasi lain, dari satu kota baik (goodwill) dan saling pengertian antara
ke kota lain, dari satu negara ke negara lain, suatu organisasi dengan segenap
dari satu sekolah ke sekolah lain, dari satu khalayaknya (Jefkins, 2002: 9).
kampus ke kampus lain, dan sebagainya.
Adapun definisi Public Relations
Karakteristik roadshow antara lain:
menurut Frank Jefkins sendiri dalam
a. Mampu mendekatkan diri pada bukunya yang berjudul Public Relations
khalayak sasaran yang tersebar. yaitu: semua bentuk komunikasi yang
b. Khalayak dapat menghemat biaya, terencana baik ke dalam maupun ke luar
tenaga, waktu, dan upaya yang harus
antara suatu organisasi dengan semua
dikorbankan untuk datang ke
khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan
roadshow.
-tujuan spesifik yang berlandaskan pada
c. Bentuk acara pada umumnya sama
saling pengertian (Jefkins, 2002: 10).
antara satu lokasi ke lainnya
meskipun tidak menutup Sedangkan definisi yang lebih
kemungkinan untuk melakukan spesifik yang menekankan tanggung jawab
penyempurnaan sesuai kondisi khususnya, diberikan oleh Public Relations
lokasi.
News, bahwa: Humas adalah fungsi
d. Relatif menghemat biaya
manajemen yang mengevaluasi sikap
dibandingkan jumlah khalayak yang
publik, mengidentifikasi kebifjaksanaan-
hadir.
kebijaksanaan dan prosedur-prosedur
e. Dapat berbentuk pameran, konser,
seorang individu atau sebuah organisasi
kontes, kompetisi, seminar,
permainan, atau kombinasi dari berdasarkan kepentingan publik, dan
beberapa bentuk tersebut menjalankan suatu program untuk
(Pudjiastuti, 2010: 151). mendapatkan pengertian dan penerimaan
publikǁ (Moore, 2005: 6). Kegiatan atau

40 40
Acta diur nA │Vol 13 No . 1 │2017
 JUDUL: KAJIAN MENEJEMEN SPECIAL EVENT GOLDBLATT DALAM
ROAD SHOW SANTRI SEHAT OLEH PT. Bio FARMA

event merupakan bagian dari aktifitas PR, kepentingan organisasi yang mendasar dan
berbagai pemahaman akan esensi PR akan menyampaikan kebijaksanaan manajemen
menciptakan keberhasilan dalam pada publik dan juga menyampaikan opini
pelaksanaan suatu event. publik pada manajemen juga kepada semua
pihak yang terkait dalam menciptakan
4. Fungsi Public Relations
adanya saling pengertian yang didasarkan
Menurut Cutlip & Center yang
pada kenyataan, kebenaran dan
dikutip oleh Kriyantono (2008)
pengetahuan yang jelas dan lengkap dan
menyebutkan fungsi PR sebagai berikut:
perlu diinformasikan secara jujur, jelas dan
a. Menunjang kegiatan manajemen dan objektif.
mencapai tujuan organisasi.
5. Kaitan Ajang Khusus (Special Event)
b. Menciptakan komunikasi dua arah
secara timbal balik dengan Dengan Public Relations
menyebarkan informasi dari Menurut Pudjiastuti (2010), Ajang
perusahaan kepada publik dan
Khusus merupakan salah satu tools public
menyalurkan opini publik kepada
perusahaan. relations (PR) di samping kegiatan lain,
seperti identitas perusahaan, publisitas,
c. Melayani public dan memberikan
nasihat kepada pimpinan perusahaan website, dan sebagainya. Sebagai tools
untuk kepentingan umum. PR, ajang khusus dapat digunakan
d. Membina hubungan secara harmonis sebagai sarana untuk melakukan perannya.
antara perusahaan dan publik, baik
Salah satu peran utama PR adalah
internal maupun eksternal.
sebagai komunikator perusahaan,
Dapat dikatakan bahwa fungsi lembaga, atau perorangan untuk
public relations adalah memelihara, menyampaikan informasi tentang
menumbuh kembangkan, mempertahankan perusahaan, lembaga, atau perorangan
adanya komunikasi timbal balik yang yang diwakilinya kepada publiknya, baik
diperlukan dalam menangani, mengatasi internal maupun eksternal. Saat ini
masalah yang muncul atau meminimalkan keberadaan PR tidak hanya dibutuhkan
munculnya masalah. Public relations perusahaan dan lembaga, tetapi juga
bersama-sama mencari dan menemukan perorangan. Banyak carayang bisa dipilih

41
Acta diur nA │Vol 13 No . 1 │2017 41
 JUDUL: KAJIAN MENEJEMEN SPECIAL EVENT GOLDBLATT DALAM
ROAD SHOW SANTRI SEHAT OLEH PT. Bio FARMA

untuk melaksanakan peran tersebut, unit antigenic sel-sel virus yang

namun cara yang banyak dipilih adalah terkandung di dalam dosis vaksin
dengan menyelenggarakan Ajang Khusus (Suprijatna dkk, 2005).
(Pudjiastuti, 2010: xxxi-xxxii). Vaksin dapat berupa galur virus
PR dapat menyampaikan berbagai atau bakteri yang telah dilemahkan
infoermasi tentang perusahaan, lembaga, sehingga tidak menimbulkan penyakit.
atau perorangan melalui Ajang Khusus, Vaksin dapat juga berupa organisme mati
seperti pameran, roadshow dari satu atau hasilhasil pemurniannya (protein,
tempat ke tempat lain, kompetisi, peptida, partikel serupa virus, dsb). Vaksin
pertunjukan musik, dan ajang lainnya. Di akan mempersiapkan sistem kekebalan
sini PR dapat berinteraksi langsung manusia atau hewan untuk bertahan
dengan publiknya sehingga dapat lebih terhadap serangan patogen tertentu,
mampu meyakinkan publik berkaitan terutama bakteri, virus, atau toksin.
dengan informasi yang disampaikan. Vaksin juga bisa membantu sistem
kekebalan untuk melawan sel-sel
6. Vaksin
degeneratif (kanker).
Vaksin adalah suatu produk yang
Pemberian vaksin diberikan untuk
mengandung sejumlah organisme (bibit
merangsang sistem imunologi tubuh untuk
penyakit tertentu yang menimbulkan
membentuk antibodi spesifik sehingga
kekebalan tubuh khusus terhadap penyakit
dapat melindungi tubuh dari serangan
tertentu. Vaksin dapat mengandung
penyakit yang dapat dicegah dengan
mikroorganisme yang telah mati (killed-
vaksin. Ada beberapa jenis vaksin.
virus) atau masih hidup (live–virus).
Namun, apa pun jenisnya tujuannya sama,
Kemampuan live–virus untuk
yaitu menstimulasi reaksi kekebalan tanpa
menumbuhkan daya tahan tubuh lebih
menimbulkan penyakit.
tinggi dibandingkan killed-virus karena
virus tersebut akan tumbuh dan METODE PENELITIAN
berkembang biak dalam tubuh unggas. Kajian ini menggunakan studi
Kekuatan killed-virus untuk merangsang deskriptif pendekatan kualitatif. Bogdan dan
produsi antibody unggas tergantung pada Taylor (dalam Moleong, 2012: 4)

42 42
Acta diur nA │Vol 13 No . 1 │2017
 JUDUL: KAJIAN MENEJEMEN SPECIAL EVENT GOLDBLATT DALAM
ROAD SHOW SANTRI SEHAT OLEH PT. Bio FARMA
mendefinisikan metode penelitian kualitatif
sebagai prosedur penelitian yang menghasilkan
data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau
lisan dari orang-orang dan perilaku yang
diamati. Menurut mereka, pendekatan ini
diarahkan pada latar dan individu tersebut
secara holistik (utuh).
Menurut Rakhmat (2012) kajian
deskriptif hanyalah memaparkan situasi atau
peristiwa. Kajian ini tidak mencari atau
menjelaskan hubungan, tidak pula menguji
hipotesis, atau membuat prediksi-prediksi.
Adapun kajian maupun penelitian deskriptif
dilakukan untuk berbagai macam tujuan, di
antaranya:
1. Mengumpulkan informasi aktual
secara rinci yang melukiskan gejala-
gejala yang ada.
2. 2. Mengidentifikasikan masalah atau
memeriksa kondisi dan praktek-
praktek yang berlaku.
3. Membuat perbandingan atau evaluasi
terhadap suatu program atau
fenomena tertentu.
4. Menentukan apa yang dilakukan orang
lain dalam menghadapi masalah yang
sama dan belajar dari pengalaman
mereka untuk menetapkan rencana
dan keputusan pada waktu yang akan
datang (Rakhmat, 2012).
43
Acta diur nA │Vol 13 No . 1 │2017
Dalam penelitian ini, teknik yang
digunakan dalam pengumpulan data adalah
wawancara mendalam, observasi di lapangan
dan dokumentasi sebagai sumber utama dari
suatu kajian. Berbagai data yang diperoleh
selanjutnya dikaji menurut sudut pandang
manajemen event Goldblatt yaitu diawali dari
tahap penelitian, kemudian perancangan atau
design, perencanaan, koordinasi dan evaluasi.
Kajian ini dapat bermanfaat bagi PT. Bio
Farma terutama dalam mengukur keberhasilan
event-event yang telah dilakukan dan menjadi
barometer bagi event-event yang akan datang.
Narasumber adalah ditentukan dengan
cara purposive sampling, dimana kami
menentukan sendir nara sumber yang relevan
untuk di wawancara. Teknik purposive
sampling menurut Sugiono (2012) adalah
teknik pengambilan sampel sumber data
dengan pertimbangannya tertentu.
Pertimbangan tertentu ini, misalnya orang
tersebut dianggap paling tahu tentang apa yang
kita harapkan atau mungkin dia sebagai
penguasa sehingga akan memudahkan peneliti
menjelajahi obyek/situasi sosial yang diteliti.
Dalam kajian ini narasumber adalah staf
Corcom PT. Bio Farma yang terlibat dalam
event “Santri Sehat”, yaitu Ibu Yuni Myansari,
Bapak Edwin Gama Pringani, Ibu Nadia Puspa
43
 JUDUL: KAJIAN MENEJEMEN SPECIAL EVENT GOLDBLATT DALAM
ROAD SHOW SANTRI SEHAT OLEH PT. Bio FARMA

Pujianthi, serta Bapak Iwan Setiawan

merupakan DKM PT. Bio Farma.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Proses Manajemen Special event

Goldblatt mengemukakan bahwa yang ingin dicapai. Corcom PT Bio

terdapat lima tahap yang harus dilakukan Farma ingin memberikan edukasi kepada
untuk menghasilkan special event yang efektif para santri tentang pentingnya kesehatan
dan efisien, yaitu riset, desain, perencanaan, dan menjaga pola hidup sehat. Karena
koordinasi, dan evaluasi. pada hakikatnya perintah untuk menjaga
kesehatan dan pola hidup sehat pun
1. Riset (research)
sudah tertera dalam Al-Qur‘an dan sudah
Penelitian yang dilakukan dengan
sejak dulu dicontohkan oleh Nabi
baik akan mengurangi resiko kegagalan
Muhammad SAW sebagai teladan umat
dalam pelaksanaan special event.
Islam.
Penelitian ini dilakukan untuk
Untuk pesantren mana saja yang
menentukan kebutuhan, keinginan, dan
akan dituju, Corcom PT Bio Farma
ekspektasi khalayak sasaran. Jadi,
menentukannya dengan mengumpulkan
mereka diharapkan tertarik untuk hadir
data pesantren di suatu kota dari situs
pada ajang yang diadakan.
pencarian Google. Setelah itu dilakukan
Salah satu poin yang penting
penyeleksian secara subjektif dengan
untuk dilakukan dalam tahap
beberapa pertimbangan diantaranya
perencanaan adalah menetapkan tujuan
lokasi yang paling memungkinkan,

44 44
Acta diur nA │Vol 13 No . 1 │2017
 JUDUL: KAJIAN MENEJEMEN SPECIAL EVENT GOLDBLATT DALAM
ROAD SHOW SANTRI SEHAT OLEH PT. Bio FARMA
ketersediaan tempatnya, serta
sekolahnya. Terpilih 10 (sepuluh) ponpes
antara lain Ponpes Cintawana
Tasikmalaya dan Ponpes Darussalam
Garut.
Dalam hal ini PT. Bio Farma
menggunakan pendekatan sosiobudaya
dalam mencapai keberhasilan eventnya.
Ruang lingkup budaya para santri yang
sangat menjunjung keyakinan
pendekatan al qur’an dan hadist, maka
pendekatan yang dilakukan PT. Bio
Farma harus disesuaikan dengan persepsi
mereka (para santri) tersebut.
edukasi yang di “capsuled” dengan
pendekatan yang sesuai dengan persepsi
mereka terhadap agama yang mereka
yakini adalah sangat tepat.
Perencanaan dalam hal teknis
pada pelaksanaan roadshow ―Santri
Sehatǁ ini yaitu mulai dari mendesain alat
publikasi seperti backdrop, spanduk,
banner, serta video-video. Hal tersebut
merupakan hal penting yang
dipersiapkan sebagai alat utama yang
digunakan untuk menangkap perhatian
awal para peserta (eye catching)yaitu
menyesuaikan dengan nuansa Islami
45
Acta diur nA │Vol 13 No . 1 │2017
status Materi utama di Konten
presentasi yang akan disampaikan kepada
– para santri disesuaikan dengan isu para
santri oleh Corcom PT Bio Farma yaitu
tentang halal-haram vaksin. Penyesuaian
lain yang dilakukan oleh Corcom PT. Bio
Farma dalam tahap perencanaan ini
adalah pemilihan Master of Ceremonial
(MC) yang tepat., dalam roadshow ini
akan MC adalah merupakan orang yang
berperan untuk menggiring suasana
selama acara berlangsung dan seseorang
yang kredible dalam bidang keagamaan
Dan (muslim) yaitu mahasiswa Universitas
Islam Bandung yang sedang PKL.
2. Tahap Design
Dalam tahap desain sebuah
special event terdapat beberapa unsur
yang harus dirancang dengan sebaik
mungkin. Karena dengan rancangan
desain yang baik akan memberikan
kontribusi besar pada kesuksesan sebuah
acara. desain dalam special event harus
perlu mampu menyentuh experiences audience
melalui unsur sense, think, act, relate,
dan feel. Desain harus memperhatikan
unsur bentuk, gerak, suara, cahaya, dan
warna (Pudjiastuti, 2010: 27).
45
 JUDUL: KAJIAN MENEJEMEN SPECIAL EVENT GOLDBLATT DALAM
ROAD SHOW SANTRI SEHAT OLEH PT. Bio FARMA

Pada desain yang ditampilkan melalui MC dengan tidak menyimpang

dalam penyelenggaraan Roadshow dari aturan Islam.
“Santri Sehat” ini, Corcom PT. Bio
3. Perencanaan (planning)
Farma lebih memilih warna-warna yang
Planning special event dilakukan
cerah, seperti hijau, oranye, kuning,
setelah analisis situasi bersamaan dengan
maupun putih. Warna hijau sendiri
designing. Dua kegiatan ini memerlukan
dipilih karena menyiratkan kesejukan
waktu paling panjang dibanding tahap
serta menggambarkan warna membumi
kegiatan lainnya. Banyak yang harus
yang sering sekali digunakan dalam
dipertimbangkan pada saat perencanaan
melambangkan keharmonisan Islam.
sehingga susunan perencanaan seringkali
Kemampuan snowmanship mereka
mengalami perubahan, penambahan, atau
dalam menciptakan gerakan, suara,
pengurangan sesuai ketersediaan sumber
permainan warna, cahaya, mendesain
daya yang ada pada tahap perencanaan
area, dilakukan secara komprehensif dan
ini adalah susunan acara atau rundown.
penuh pertimbangan untuk menciptakan
Susunan acara ini harus dipersiapkan
kesan yang mendalam bagi para santri
dengan matang karena untuk membuat
peserta roadshow.
acara berjalan lancar dan meminimalisir
Maka untuk memperoleh kesan
kegagalan maka rundown ini harus
yang mendalam dari para santri Corcom
disusun dengan sangat hati-hati. Selain
PT. Bio Farma membuat desain acara
itu durasi dari setiap kontennya pun harus
dan bahan publikasi dengan memperkuat
diperhitungkan dengan teliti agar tidak
kesan Islami, baik dari gambar maupun
terjadi tumpang tindih pada saat
pemilihan warnanya. Pada desain area,
pelaksanaan acara.
Corcom menyesuaikan dengan keadaan
Hal-hal utama yang masuk dalam
pesantren yang dituju dan melakukan
perencanaan adalah:Menetapkan tujuan
kesepakatan tentang lokasi pelaksanaan
dari penyelenggaraan program Roadshow
dengan pihak pesantren, apakah di aula
“Santri Sehat” yaitu untuk memberikan
atau ruang kelas. Untuk mempererat
edukasi kepada para santri tentang
situasi dan mengakrabkan diri dengan
vaksin,mempersiapkan hal teknis seperti
peserta Corcom menggunakan gimmick
mendesain alat publikasi seperti

46 46
Acta diur nA │Vol 13 No . 1 │2017
 JUDUL: KAJIAN MENEJEMEN SPECIAL EVENT GOLDBLATT DALAM
ROAD SHOW SANTRI SEHAT OLEH PT. Bio FARMA

backdrop, spanduk, banner, video-video, Koordinasi yang dilakukan oleh

konten presentasi,dan lain-lain. Corcom dengan atasannya yakni Kepala
Perencanaan ini tidak saja berkaitan Divisi Corporate Secretary adalah dengan
dengan pelaksanaan acara tetapi membuat proposal kegiatan yang
termasuk juga publikasi dan peliputan mencakup latar belakang permasalahan
oleh media. PT. Bio Farma memiliki yang terjadi, tujuan penyelenggaraan
media partner yang sudah “akrab” program, hingga rincian biayanya.
dengan Corcom sehingga media relations Setelah proposal kegiatan tersebut
menjadi lebih mudah dalam arti pihak disetujui oleh Kepala Divisi, barulah
media akan melaksanakan semua arahan Corcom memulai eksekusi atau
dari Corcom. Hal ini sangat penting pelaksanaan kegiatan
karena publikasi dan pemberitaan yang Selain koordinasi yang baik
akan disampaikan kepada khalayak akan dengan pihak-pihak yang terlibat dalam
mempengaruhi citra PT. Bio Farma. kegaitan roadshow ini seperti target

4. Koordinasi (coordinating) khalayak maupun narasumber, koordinasi

yang baik antar anggota tim juga harus
Special event memerlukan
dilakukan. Untuk mewujudkan hal
berbagai keahlian agar menjadi acara
tersebut dapat melalui berbagai cara,
yang sukses dan kemudian mampu
salah satu diantaranya adalah melakukan
mengangkat citra perusahaan. Pihak-
rapat secara bertahap, baik tim “kecil”
pihak yang akan terlibat dalam special
maupun tim secara keseluruhan. .
event adalah bagian katering, bagian
pemasaran, penulis, bagian hiburan, Ada beberapa tantangan yang

bagian musik, bagian grafik, dan bagian sering kali harus dihadapi tim dalam

dekorasi. Seorang manajer sebuah acara berkoordinasi. Menurut Goldblatt

harus mampu mengoordinasi pihak-pihak tantangan tersebut adalah faktor

ini agar dapat bekerja secara simultan komunikasi, kepentingan pribadi,

dengan satu tujuan sama, yaitu komitmen, kepercayaan, dan kolaborasi.

menghasilkan acara yang sukses. (dalam Pudjiastuti 2010: 97) .

47
Acta diur nA │Vol 13 No . 1 │2017 47
 JUDUL: KAJIAN MENEJEMEN SPECIAL EVENT GOLDBLATT DALAM
ROAD SHOW SANTRI SEHAT OLEH PT. Bio FARMA

Pihak pelaksanan dalam event diinginkan perusahaan. W hen berkaitan

Santri sehat ini melakukan koordinasi
secara intensif dengan pihak internal
maupun pihak eksternal yang terlibat
dalam acara.Koordinasi dilakukan secara
tatap muka yaitu melalui media rapat,
maupun melalui media lainnya seperti
whattsup, email, dan lainnya. Intensifitas
dalam koordinasi dianggab pihak
Corcom sangat penting, meskipun
mereka sudah terbiasa melaksanakan
kegiatan event seperti ini.
dengan waktu yang paling tepat untuk
penyelenggaraan acara. W here berkaitan
dengan tempat acara yang paling tepat
untuk khalayak sasaran. W hat berkaitan
dengan bagaimana mengemas special
event ini agar menarik bagi khalayak
sasaran (dalam Pudjiastuti,2010:1-3).
Setelah itu, Goldblatt juga
menjelaskan tahap evaluasi special event.
Tahap ini merupakan tahap penentuan
dari hasil serangkaian kegiatan yang

5. Evaluasi (evaluation) sudah dilaksanakan, termasuk penilaian

terhadap efektivitas persiapan program,
Pada dasarnya setiap kegiatan
implementasi perencanaan, sampai
harus dievaluasi untuk melihat tingkat
tercapai atau tidaknya tujuan kegiatan.
keberhasilan acara yang telah dilakukan.
Tahap evaluasi ini dilakukan setelah
Namun, tahap ini seringkali diabaikan 26
melewati tahap riset, desain,
pelaksana. Begitu acara selesai, kegiatan
perencanaan, dan koordinasi atau
dianggap telah berakhir. Padahal masih
pelaksanaan. Kemudian ditunjukkan juga
ada tahap evaluasi yang harus dilakukan.
bahwa tahap evaluasi ini bisa menjadi
Evaluasi yang baik akan menghasilkan
tahap riset untuk tahapan selanjutnya,
data dan fakta yang sangat berharga,
yaitu desain, perencanaan, pelaksanaan,
khususnya untuk mendukung kegiatan
dan evaluasi kegiatan berikutnya.
yang akan dilakukan pada masa yang
akan datang (Pudjiastuti, 2010: xxxix- Adapun tahap evaluasi yang

xli). dilakukan PT. Bio Farma dalam

penyelenggaraan program Roadshow
Menurut Goldblatt, pelaksanaan
―Santri Sehatǁ 2016 antara lain adalah
suatu special event tidak hanya
meninjau hasil dari penyelenggaraan
memberikan hiburan bagi masyarakat,
roadshow yang telah dilakukan Corcom
tetapi juga mencapai tujuan yang

48 48
Acta diur nA │Vol 13 No . 1 │2017
 JUDUL: KAJIAN MENEJEMEN SPECIAL EVENT GOLDBLATT DALAM
ROAD SHOW SANTRI SEHAT OLEH PT. Bio FARMA

dengan penyebaran kuisioner. Salah Special event merupakan tools PR

satunya Kuisioner pre-test dan post test dalam membangun citra dan reputasi
yang dibagikan kepada para peserta sebe- perusahaa dan pembangunan persepdi positif
lum dan sesudah acara , kuestioner ini publik terhadap perusahaan. PT. Bio Farma
memuat beberapa pertanyaan yang melaksanakan event dengan tema “Santri
bertujuan untuk mengukur tingkat Sehat” bertujuan untuk meluruskan pandangan
pengetahuan para peserta. Berdasarkan para pemeluk agama Islam terhadap
hasil kuisioner yang terkumpul masih penggunaan vaksin yang selama ini diisukan
terdapat beberapa santri yang “haram”. Konten acara yang dibuat adalah
berkeyakinan bahwa vaksin merupakan roadshow “santri sehat “terdiri dari presentasi
produk haram dan PT. Bio Farma sebagai materi tentang vaksin berdasarkan pandangan
produsennya adalah antek-antek dari Islam, dan pelatihan penulisan jurnalistik oleh
kaum Yahudi. wartawan senior media massa terkenal. Selain

Hambatan yang terjadi pada itu juga disisipi dengan penampilan seni dari

program roadshow kali ini menurut santri berupa marwis, qasidah, maupun

Corcom PT. Bio Farma adalah tidak tilawah.

tersedianya tempat memadai yang akan

KESIMPULAN
digunakan untuk pelaksanaan acara di
Berdasarkan uraian data hasil kajian
beberapa pesantren, segingga dengan
dan pembahasan, maka diperoleh beberapa
kondisi tempat seadanya membuat
kesimpulan sebagai berikut:
pelaksanaan event menjadi kurang
1. Pada tahap riset, Corporate
maksimal. Berdasarkan data yang
Communication PT Bio Farma telah
diperoleh dari responden, 98%
melakukan analisis situasi sebagai
Responden menilai positif kegiatan ini
dasar dari pemilihan santri untuk
dan merasakan banyak manfaat yang
dijadikan target dalam program
didapatkan. Namun masih terdapat 2%
roadshow di tahun 2016 ,karena santri
responden yang tetap beranggapan
merupakan generasi muda umat Islam
negatif, bahwa vaksin adalah konspirasi
sehingga dirasa tepat untuk dijadikan
yahudi dan akal–akalan Negara Barat
sebagai target khalayak.
untuk merusak generasi umat muslim.

49
Acta diur nA │Vol 13 No . 1 │2017 49
 JUDUL: KAJIAN MENEJEMEN SPECIAL EVENT GOLDBLATT DALAM
ROAD SHOW SANTRI SEHAT OLEH PT. Bio FARMA

2. Pada tahap desain, Corcom membuat penyelenggaraan kegiatan roadshow

desain acara dan bahan publikasi ini.
dengan memperkuat kesan Islami, baik 5. Pada tahap evaluasi PT. Bio Farma
dari gambar maupun pemilihan menggunakan beberapa tehnik untuk
warnanya.Pada desain area, Corcom mengukur tingkat keberhasilan acara
menyesuaikan dengan keadaan (event). Salah satunya adalah dengan
pesantren yang dituju dan melakukan membagikan kuestioner (angket)
kesepakatan tentang lokasi pelaksanaan kepada para santri pada saat sebelum
dengan pihak pesantren, kesan acara dimulai (pre test) dan pada akhir
mendalam diciptakan melalui gerakan, acara (post test). Berdasarkan hasil
suara, permainan warna, cahaya, kuisioner diketahui bahwa pada
mendesain area, dan sebagainya dasarnya lebih dari 70% peserta sudah
3. Pada tahap perencanaan, Corcom memiliki pengetahuan yang baik
terlebih dahulu menetapkan tujuan dari tentang vaksinasi dan manfaatnya.
penyelenggaraan program Roadshow
“Santri Sehat” kemudian
mempersiapkan hal teknis .Corcom
melibatkan wartawan senior dari
Pikiran Rakyat dan Koran Sindo
sebagai narasumber dalam acara maka
itu merupakan keuntungan untuk
mendapatkan publikasi dari mereka.

4. Pada tahap koordinasi pihak Corcom

melakukan pendekatan kepada berbagai
pihak terkait event yang akan dilakukan
untuk kemudian mengkoordinasi pihak
-pihak yang terlibat dalam acara “Santri
Sehat” agar dapat menghasilkan acara
yang sukses.Tidak terdapat
pembentukan panitia khusus dalam

50 50
Acta diur nA │Vol 13 No . 1 │2017
 JUDUL: KAJIAN MENEJEMEN SPECIAL EVENT GOLDBLATT DALAM
ROAD SHOW SANTRI SEHAT OLEH PT. Bio FARMA

DAFTAR PUSTAKA

Jefkins, Frank & Daniel Yadin. 2002. Public Relations. Jakarta: Erlangga.
Kriyantono, Rachmat. 2008. Public Relations W riting. Jakarta: Prenada Media Group.
Moleong, Lexi J. 2012. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosdakarya.
Moore, H. Frazier. 2005. HUMA S: Membangun Citra Dengan Komunikasi. Bandung: PT Remaja
Rosdakarya.
Pudjiastuti, Wahyuni. 2010. Special event A lternatif Jitu Membidik Pasar. Jakarta: PT Alex Media
Komputindo.
Rakhmat, Jalaluddin. 2012. Metode Penelitian Komunikasi: Dilengkapi Dengan Contoh A nalistik
Statistik. Bandung: Rosdakarya.
Sugiyono. 2012. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung: Alfabeta.

51
Acta diur nA │Vol 13 No . 1 │2017 51