Disediakan oleh:

PN. ARINAWATI BT. MOHD YASSIN

PEGAWAI TEKNOLOGI PENDIDIKAN
UPSP, BTPN WPKL
Rekod Awam

 Akta Arkib Negara 2003-

Rekod awam merangkumi apa

sahaja maklumat yang tercatat
atau yang direkodkan (recorded
information) berhubung dengan
semua tugas atau kerja harian
jabatan.
 Definisi Sistem Fail
 Satu proses mengklasifikasi, menyusun dan
menyimpan rekod atau maklumat secara
sistematik

 Mudah diperolehi pada bila-bila masa diperlukan

 Isi fail – surat menyurat (minit), data, statistik ,

laporan, maklumat pekerja dan pelanggan serta
perancangan aktiviti , kewangan dll
Sebuah PSS mesti mempunyai :

 FAIL KUASA (pengurusan PSS)

 FAIL MEJA (senarai tugas dan
pekeliling)
 12 ++ FAIL (mengikut PSS)
 FAIL KUASA
 BAB 1 PENGENALAN
 BAB 2 MAKLUMAT DAN SEJARAH
 BAB 3 JAWATANKUASA PENTADBIRAN
 BAB 4 PENGAWAS PSS
 BAB 5 PERATURAN
 BAB 6 PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN
 BAB 7 KOLEKSI BAHAN
 BAB 8 KEWANGAN
 BAB 9 ORGANISASI BAHAN
 BAB 10 AKTIVITI DAN PROMOSI
 BAB 11 STOK DAN INVENTORI
 BAB 12 SIRKULASI
 BAB 13 PERKHIDMATAN
 BAB 14 SISTEM PENGAUTOMASIAN PSS
FAIL MEJA
 JENIS FAIL: FAIL KERAS
 KANDUNGAN:
 FAIL MEJA GURU PERPUSTAKAAN DAN MEDIA
 -MAKLUMAT GURU
 -SENARAI TUGAS
 -OBJEKTIF
 CARTA ORGANISASI
 PROSES KERJA/CARTA ALIRAN KERJA
 SENARAI SEMAK
 PERATURAN –PERATURAN PENTADBIRAN
 SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PEKELILING
 SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN
BIL FAIL
FAIL YANG YANG
BERADA PERLU
DI PSS ADA
600-10/4/1 PROGRAM NILAM (ADA FAIL ANAK)
600-10/5 PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN INDUK
600-10/6 PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN KERJA
600-10/7 KEWANGAN/INVOIS (ADA FAIL ANAK)
600-10/8 PENGAWAS PSS
600-10/9 SURAT MENYURAT
600-10/10 PERANCANGAN ( STRATEGIK + TAKTIKAL +OPERASI) 3 ATAU 5 TAHUN

600-10/11 TV PENDIDIKAN/EDUWEB TV/ASTRO/FROG VLE

600-10/12 PROJEK KHAS (INOVASI)
600-10/13 PERKHIDMATAN PSS
600-10/14 FAIL STOK HARTA MODAL/INVENTORI(ASET RENDAH NILAI)/PELUPUSAN

600-10/15 FAIL SENARAI BAHAN PEMBELIAN PANITIA MATA PELAJARAN

600-10/16 FAIL IQPSS / INSTRUMEN PEMANTAUAN
600-10/17 LITERASI MAKLUMAT
600-10/18 MBMMBI
600-10/19 SISTEM AUTOMASI
 Nombor Fail Mengikut Kehendak Arkib dan JPWPKL ……

600-10 Pusat Perkara-perkara berkaitan perolehan dan

Sumber/Perpustakaan pemprosesan bahan dan pinjaman bahan pusat
sekolah sumber / perpustakaan
600-10/1 Perolehan dan Perkara-perkara berkaitan
pemprosesan bahan perolehan dan pemprosesan
bahan
600-10/1/1 Perolehan Perkara-perkara berkaitan
bahan peraturan perolehan,
perpustakaan langganan, pembelian dan
hadiah

600-10/2 Pinjaman Perkara-perkara berkaitan

pinjaman buku Pusat
Sumber
600-10/2/1 Peraturan Perkara-perkara berkaitan
Peminjaman peraturan bagi
/Pemulangan pinjaman/pemulangan/rezab
bahan-bahan bacaan dari
perpustakaan sekolah
 ……Nombor Fail Mengikut Kehendak Arkib dan JPWPKL

600-10 Pusat Perkara-perkara berkaitan perolehan dan

Sumber/Perpustakaan pemprosesan bahan dan pinjaman bahan pusat
sekolah sumber / perpustakaan

600-10/3 Koleksi Pusat Sumber Perkara-perkara berkaitan

koleksi Pusat Sumber

600-10/3/1 Koleksi Pusat Perkara-perkara berkaitan

Sumber <taip peraturan bagi koleksi dan
nama maklumat bahan-bahan
sekolah> bacaan dari perpustakaan
Sekolah

600-10/4 Galakan Membaca Perkara-perkara berkaitan

Program Galakan Membaca

600-10/4/1 Program Nadi Perkara-perkara berkaitan

Ilmu Amalan peraturan bagi Anugerah
Membaca NILAM
(NILAM)
600-10 Pusat Sumber/ Perkara-perkara berkaitan perolehan dan pemprosesan
Perpustakaan bahan dan pinjaman bahan pusat sumber / perpustakaan
sekolah

600-10/1 Perolehan dan Perkara-perkara berkaitan

pemprosesan perolehan dan pemprosesan
bahan bahan

600-10/1 Perolehan Perkara-perkara berkaitan

bahan peraturan perolehan,
perpustakaan langganan, pembelian dan
hadiah
600-10 Pusat Sumber/ Perkara-perkara berkaitan perolehan dan pemprosesan
Perpustakaan bahan dan pinjaman bahan pusat sumber / perpustakaan
sekolah

600-10/2 Pinjaman Perkara-perkara berkaitan

pinjaman buku Pusat Sumber

600-10/2 Peraturan Perkara-perkara berkaitan

Peminjaman peraturan bagi
/Pemulangan pinjaman/pemulangan/rezab
bahan-bahan bacaan dari
perpustakaan sekolah
600-10 Pusat Sumber/ Perkara-perkara berkaitan perolehan dan pemprosesan
Perpustakaan bahan dan pinjaman bahan pusat sumber / perpustakaan
sekolah

600-10/3 Koleksi Pusat Perkara-perkara berkaitan

Sumber koleksi Pusat Sumber

600-10/3 Koleksi Pusat Perkara-perkara berkaitan

Sumber <taip peraturan bagi koleksi dan
nama maklumat bahan-bahan
sekolah> bacaan dari perpustakaan
Sekolah
600-10 Pusat Sumber/ Perkara-perkara berkaitan perolehan dan
Perpustakaan pemprosesan bahan dan pinjaman bahan pusat
sekolah sumber / perpustakaan

600-10/4 Galakan Membaca Perkara-perkara berkaitan

Program Galakan Membaca

600-10/4 Program Nadi Perkara-perkara berkaitan

Ilmu Amalan peraturan bagi Anugerah
Membaca NILAM
(NILAM)
600-10 Pusat Sumber / Perpustakaan Sekolah

600-10/1 Perolehan dan pemprosesan Bahan

600-10/1/1 Perolehan Bahan Perpustakaan

600-10/2 Pinjaman
600-10/2/1 Peraturan Pinjaman/Pemulangan

600-10/3 Koleksi Pusat Sumber

600-10/3/1 Koleksi Pusat Sumber <taip nama sekolah>

600-10/4 Galakan Membaca

600-10/4/1 Program Nadi Ilmu Amalan Membaca
(NILAM)
 FAIL PROGRAM NILAM
FAIL INDUK FAIL ANAK FAIL ANAK FAIL ANAK
JENIS FAIL: FAIL JENIS FAIL: FAIL JENIS FAIL: FAIL KERAS JENIS FAIL; FAIL KERAS
PUTIH KERAS
TAJUK FAIL: TAJUK FAIL: TAJUK FAIL; TAJUK FAIL:
PROGRAM NILAM •REKOD DAN DATA PERTANDINGAN/PENYER AKTIVITI GALAKAN
BACAAN MURID TAAN TAHAP JAUHARI / MEMBACA
RAKAN PEMBACA
•REKOD DAN DATA /TOKOH NILAM
BACAAN GURU
KANDUNGAN: KANDUNGAN: KANDUNGAN : KANDUNGAN
PERANCANGAN
SURAT MENYURAT BORANG KUTIPAN BORANG PENYERTAAN AKTIVITI
BERKAITAN DENGAN DATA SENARAI PEMENANG LAPORAN
PROGRAM NILAM GAMBAR
(KERTAS MINIT) LAPORAN/GRAF

NO. FAIL: NO. FAIL

NAMA NAMA NAMA NAMA
SEKOLAH.600- SEKOLAH.600- SEKOLAH.600-10/4/3 SEKOLAH.600-
10/4/1 10/4/2 10/4/4
FAIL PENTADBIRAN DAN
PENGURUSAN INDUK
JENIS FAIL: FAIL PUTIH & TALI HIJAU

KANDUNGAN FAIL:
 ORGANISASI
 PROFIL
 MINIT MESYUARAT

NO. FAIL:
NAMA SEKOLAH.600-10/5
FAIL PENTADBIRAN DAN
PENGURUSAN KERJA
 JENIS FAIL: FAIL PUTIH
 KANDUNGAN FAIL:
 ORGANISASI
 PROFIL
 MINIT MESYUARAT
 NO. FAIL:
NAMA SEKOLAH.600-10/6
 FAIL KEWANGAN/INVOIS
FAIL INDUK FAIL ANAK
FAIL PUTIH FAIL KERAS
KANDUNGAN KANDUNGAN
-PERMOHONAN DANA -SALINAN INVOIS
-SUMBANGAN DANA -SALINAN RESIT
-KUTIPAN YURAN -SALINAN SAP
-ANGGARAN BELANJAWAN NO. FAIL
NO. FAIL: NAMA SEKOLAH.600-
10/7 /1
NAMA SEKOLAH.600-
10/7
 FAIL PENGAWAS PSS

 JENIS FAIL: FAIL PUTIH

 KANDUNGAN
 -SURAT PELANTIKAN
 -SURAT KEBENARAN DARI IBU BAPA
 -SURAT AKTIVITI LUAR/DALAM
 -CARTA ORGANISASI
 NO. FAIL:
NAMA SEKOLAH.600-10/8
 FAIL SURAT MENYURAT

 JENIS FAIL: FAIL PUTIH

 KANDUNGAN: KERTAS MINIT-WAJIB
 SURAT DARI
BTP/BTPN/JPN/PPD/PKG/AGENSI LUAR
 SURAT YANG TIADA KAITAN DENGAN FAIL
LAIN
 (PELBAGAI)
 NO. FAIL:
NAMA SEKOLAH.600-10/9
 FAIL PERANCANGAN
 JENIS FAIL: FAIL KERAS
 KANDUNGAN:
(TELAH DISAHKAN PENTADBIR)
 PERANCANGAN STRATEGIK
 PELAN OPERASI
 PELAN TAKTIKAL
 LAPORAN AKTIVITI
 NO. FAIL: NAMA SEKOLAH.600-10/10
FAIL TV PENDIDIKAN /EDUWEB /
ASTRO /FROG VLE

 JENIS FAIL: FAIL PUTIH

 KANDUNGAN:
 SURAT KELUAR MASUK BERKAITAN
DENGAN TV PENDIDIKAN/KAMPUS
ASTRO/EDUWEBTV/ FROG VLE
 NO. FAIL:
 NAMA SEKOLAH.600-10/11
 FAIL PROJEK KHAS

 JENIS FAIL: FAIL PUTIH

 KANDUNGAN – KERTAS MINIT
 SURAT MENYURAT BERKAITAN DENGAN
PROJEK YANG DIJALANKAN
 LAPORAN AKTIVITI
 NO. FAIL:
NAMA SEKOLAH.600-10/12
 FAIL PERKHIDMATAN PSS

 JENIS FAIL: FAIL PUTIH

 KANDUNGAN
 -TEMPAHAN BILIK
 -PINJAMAN ALATAN
 NO FAIL:
NAMA SEKOLAH.600-10/13
 FAIL STOK

NAMA SEKOLAH.600-10/14

FAIL STOK ALATAN FAIL HARTA MODAL FAIL ASET RENDAH

PEJABAT NILAI
JENIS FAIL: FAIL KERAS JENIS FAIL: FAIL KERAS JENIS FAIL
KANDUNGAN KANDUNGAN KANDUNGAN
SENARAI ALATAN SALINAN KAD KEW PA 2 SALINAN KAD KEW PA 3
PEJABAT DAN 4 DAN 5
KAD PERGERAKAN KEW- KAD PERGERAKAN –KEW
PA 6 PA 6
NO FAIL:
NAMA SEKOLAH.600- NAMA SEKOLAH.600-
NAMA SEKOLAH.600- 10/14/2 10/14/3
10/14/1
NAMA FAIL PSS
SMKTTDI.600-10/1
PUSAT SUMBER
 Kesimpulan

PENGURUSAN PSS YANG MANTAP

DAPAT MEMARTABATKAN PSS
SEBAGAI NADI UTAMA PENGAJARAN
DAN PEMBELAJARAN KE ARAH
KECEMERLANGAN PENDIDIKAN YANG
LEBIH BERKESAN
SEKIAN, TERIMA KASIH