MONITORUL OFICIAL ROMANIEI PARTEA | Anul 181 (XXV) — Nr. 619 LEGI, DECRETE, NOTARARI $I ALTE ACTE Vineri, 4 octombrie 2013, ACTE ALE ORGANELOR DE SPECIALITATE ‘ALE ADMINISTRATIE| PUBLICE CENTRALE 137, — Ordinal ministrului afacerilor inteme pentru ‘probarea Normelor melodologice pivind apicarea unr ‘dspozii ale Legit Arhivelor Nationale nr. 16/1996... 2-16MONITORUL OFICIAL AL ROMANIE!, PARTEA |, Nr. 619/4.X.2013 ACTE ALE ORGANELOR DE SPECIALITATE ALE ADMINISTRATIEI PUBLICE CENTRALE MINISTERUL AFACERILOR INTERNE ORDIN pentru aprobarea Normelor metodologice privind aplicarea unor dispozitii ale Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996 Intemeiul art. 185 din Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996, cu modifcarile sicompletarileulterioare, si al art. 7 alin. (5) din Ordonanta de urgenté a Guvernulu hr. 30/2007 privind organizarea si functionarea Ministerului Afacerilor Interne, aprobaté cu modificéri prin Legea nr. 15/2008, cu modificdrile si completarile ulterioare, inistrul afacerilor interne emite urmatorul ordin Art. 1. — Se aproba Normele metodologice privind aplicarea unor dispozit ale LegiiArhivelor Nationale nr. 16/1996, cu modificérile gi completarile ulterioare, prevazute in anexa care face parte integranta din prezentul ordin, ‘Att. 2. — Prezentul ordin se publica in Monitorul Oficial al Romani, Partea I. Ministrul afacerilor interne, Radu Stroe Bucuresti, 27 septembrie 2013. Nr. 137. NORME METODOLOGICE privind aplicarea unor dispozifil ale Legii Arhivelor Nafionale nr. 16/1996 CAPITOLUL! Dispozitii generale Art. 1. — Prezentele norme metodologice reglementeaz aplicarea_unor prevederi ale Legii Athivelor Najjonale nr, 16/1996, cu modificarile si completaile ulterioare, denumita tn continuare Lege, dupa cum urmeaza: a) procedura de notificare prevazuta la art. 18 alin. (5) din Lege si continutul acesteia; b) datele care se introduc in Registrul operatorilot economici prestator de servici arhivistice prevazut Ia art, 187 din Lege si Ccondijle privind gestionarea acestuia; ©) procedura de eliberare, reinnoire, suspendare si etragere a autorizatiei de functionare a operatorlor economici prestatori de servicii arhivistice, conform prevederilor art. 181 — art. 184 din Lege. ‘Art. 2. — In Injelesul prezentelor norme metadologice, 1ofiunile folosite au urmtoarele semnifcati ) ani extremi — data celui mai vechi i a celui mat nou document din cadrul unui fond arhivisticidosar, ») arhiva — totalitatea documentelor, indiferent de forma, suportul si metoda de inscriptionare, create si detinute de-a lungul timpului de cétre orice persoana juridica de drept public ‘sau privat, in exerciiul activitati sale, precum si de orice persoana fizici, in decursul existentel acesteia; o arhiva poate fiformata din unul sau mai multe fonduriarhivistice; ©) arhivar — angajat care administreaza, prelucreaza si ‘gestioneazd documentele unui creatoridetinator de arhiva, ce dejine 0 diploma de bacalaureat si un atestaticertificat specific activitatilor pe care le desfasoard, 4) arhivist — specialist care igi desfagoara activitatea la un creator/definator de arhiva avand ca sarcina prelucrarea, administrarea, pastrarea, utiizarea si protejarea arhivelor, care detine 0 diploma de studii universitare prevazute in standardul ‘ocupational; €) autorizatie de functionare — act emis de Arhivele Nationale care da dreptul unui operator economic sa presteze servici de pastrare, conservare, restaurare, legatorie, prelucrare arhivisticd si utiizare a documentelor, 4) creator de arhiva — persoana fiziod ori persoana juridic& de drept public sau privat care, in decursul existentei sale sau, dupa caz, a activité sale, a creat sau creeaza arhiva; 9) depozit de arhiv — spaliu special amenajat pentru pastrarea, conservarea si protejarea arhivelor; h) definator de arhivé — persoana juridica de drept public ‘sau privat, precum gi persoand fizica care are in pastrare documente rezultate din activitatea proprie ori preluate prin desfiintarea, comasarea sau reprofilarea unor creatori de arhve: i) document — informatie inregistrata pe orice fel de suport, ccreatd sau primita si pastraté de catre un creatoridetinator de ative: j) fond arhivistic— ansamblul documentelor de orice natura create 5 primite de catre un creator de arhive pe parcursul existentei sale; k) fondare — operatiune de stabilire a apartenentei documentelor la un fond arhivistic;MONITORUL OFICIAL AL ROMANIE!, PARTEA\, Nr. 619/4.X.2013. 3 |) formare profesionala continua — proces de pregalire care Presupune fie dobandirea de noi cunostinte si ablitti in caliicarea pe care o persoana o poseda deja, fie 0 polcalificare sau recalificare; 'm) instrument de evident a documentelor — document de sinteza care ofera informati pentru controlulfizic side continut al documentelor, cu. scopul de a facilita. administrarea. gi tutiizarea informatilor cuprinse in fondurile arhivistice; 1n) inventariore — operatiune de luare in evident a documentelor gi unitaitlor arhivistice dintr-un fond arhivistic, dupa ordonarea lor conform unor criteri. stabilite prin nomenclatorul arhivistic; (9) metru liniar — unitate-etalon definité prin cantitatea de arhiva de pe o polis raft cu lungimea de un metru care serveste la aprecierea cantitaii de arhiva existenta intr-un depozit, la dimensionarea spafilor de depozitare, la calcularea necesitatiior de raftuti si mijoacelor de transport; ).nomenclator arhivistic — instrument de lucru utlizat la ‘constituirea unitéjlor arhivistice pe structuni organizatorice, pe probleme si termene de pastrare; {q) ordonare — operatiune de grupare a unitailor arhivistice din cadrul_ unui fond arhivistic dup& un anumit criteru: cronologic, cronologic-structural,structural-cronologic, alfabetic, pe probleme; 1) prolucrare arhivistica — ansamblul operatiunilor efectuate supra unei arhive sau unei parti a acesteia, in ceea ce priveste fondarea, ordonarea, inventarierea si selecjionarea, cu scopul de a asigura evidenta si utiizarea documentelor, 8) operator economic autorizat — persoana fizics sau persoand juridicd care define 0 autorizatie de functionare valabila: 3) selectionare — operatiunea de eliminare a unitatlor athivistice/documentelor dintr-un fond arhivistic, atunci cand termenele de pastrare au expirat; +) unitate arhivistica (u.4.) — element component al unui fond arhivistic care se individualizeaza prin continutul si forma sa si ‘care ocupa o pozite distinct int-un instrument de evident. CAPITOLUL I Procedura de notificare si continutul acesteia Art. 3. — Notiicarea structurilor Arhivelor Najionale se realizeaza de catre: a) lichidator, in situajia declararii_ falimentulul creatoridetinator de arhiva; b)lichidator, persoana fizic8 sau persoana juridica (inclusiv casa teritoriald de pensii), In situatia predatii arhivei cétre un operator economic autorizat, in termen de 18 zile de la incheierea contractelor; ‘c) operatonul economic autorizat, in termen de 15 zile de la ‘ncheierea contractului prin care preia arhiva; «d) persoana fizici/persoana juridica care are in paistrare sau custodie arhivele creatorilor de arhivé desfiitafi, 1m situafia predatilarhivei cdtre persoane fizice ori persoane juridice, altele decat operatorii economici autorizali. ‘Art. 4. — (1) in situafia prevazuta la art. 3 it. a), ichidatorul are obligatia ca, in termen in termen de 30 de zile de la declararea falimentului unui creatoridetinator de arhiva, s8 depuna la structura Arhivelor Nationale pe raza careia tsi are ‘sediul Social creatorulidefindtorul de arhiva o notificare intocmita ‘conform modelulul prevazut in anexa nr. 1, Insojité de o copie a ‘sentintei/incheieri de declarare a falimentului (2) In cazul in care creatorul/detinatorul de arhiva afiat in faliment are puncte de lucru cu personaitate juridicd gi in alte judete,lichidatorul are obligata sa notifice gi structurileArhivelor Nationale din acele judete nul ) In termen de 5 zile de la primirea notiicti,lchidatorul este anuntat de catre structura Arhivelor Nationale despre posibilitatea efectuari, in urmatoarele 15 zile, a unui control Teferitor la starea arhivel (4) Lichidatorul are obligatia_s& _permité accesul reprezentantilor Arhivelor Nationale in toate spatile In care se alla spre pastrare arhiva creatorului/detindtorului de arhiva aflat In faliment. (5) In urma controlului, reprezentantii structurilor Arhivelor Nationale incheie un proces-verbal de control in care prezinta situafiaarhivel creatoruluidetingtorului de arhiva aflat in faliment, stabilind mésuri si termene de realizare, in vederea prelucrétii si predarii documentelor ce fac parte din Fondul Avhivistic National gi 1 ‘urmeaza a fi predate unui operator economic autorizat. (6) Masurle si termenele de realizare prevazute in procesul- verbal de control se aduc la cunostinfa lichidatorului, pe baza de semnaitur’. (7) In cazul in care lichidatorul refuza semnarea procesului verbal de control, structura Arhivelor Nationale intocmeste, in termen de doud zile, 0 not de constatare cu conclu ‘ezultate in urma controlului. Nota se transmite lichidatorulul prin posta, cu confirmare de primire. Uniunea National a Practicienilor in Insolventa din Romania si judecatorul-sindic vor flinformati in legaturd cu aceasta sitvalie. (@)In situatia in care arhiva unui creatoridetinator de arhiva afiat in faliment se preda Autoritsti| pentru Administrarea ‘Activelor Statului,lchidatorul este obligat s& transmit structuri ‘Athivelor Nationale pe raza céirela creatorulldetindtorul de arhiva a avut sediul social si, dup’ caz, a avut puncte de lucru cu ppersonalitate juridica o notficare in care sa precizeze denumirea fondului predat, cantitatea, ani exiremi si inventarele documentelor. Art. 5. — (1) In situatia prevazuta la art. 3 It b), lichidatorul, persoana fizicd sau persoana juridica (inclusiv casele tertoriale de pensii) are obligafia ca, in termen de 15 zile de la incheierea ccontractului cui un operator economic autorizat, s& depund la structura Arhivelor Nationale o notificare intocmité conform modelului prevézut in anexa nr. 2. (2) Notifcarea se depune la structura Arhivelor Nationale pe raza careia operatorul economic autorizat are sediul social gi, dupa caz, puncte de lucru cu personalitate juridica. (3) Notificarea trebuie sa fie insotita de fotocopii ale urmatoarelor act: a) contractul incheiat inte lichidator, persoana fizicA sau Persoana juridicd (inclusiv casa teritoriala de pensil) si operatorul economic autorizat, cu respectarea prevederilor art. 184 alin. (1) din Lege; b) procesul-verbal de predare-primire a documentelor, intoomit conform modelului prevazut In anexa nr. 3; )instrumentele de evidenta Ant. 6. — (1) In situatia prevazuta la art, 3 li. c), operatorul ‘economic autorizat are obligalia ca, in termen de 15 de zile de la incheierea contractului, s& depuna la structura Arhivelor Nationale o notiicare intocmita conform modelului prevazut in anexa ne. 4 (2) Notificarea se depune la structura Arhivelor Nafionale pe raza careia operatorul economic autorizat are sediul social si, dupa caz, puncte de lucru cu personalitate juridica (3) Notificarea trebuie sa fie insotita de fotocopii ale urmatoarelor act: a) contractul incheiat de cétre operatorul economic autorizat, ‘cu respectarea prevederilor art. 184 alin. (1) din Lege; b) procesul-verbal de predare-primire a documentelor, Intocmit conform modelului prevazut in anexa nr. 3.