Taklimat Garis Panduan &

Prosedur Operasi Standard Pelaksanaan

Sistem Pengurusan Sekolah (SPS)
Kementerian Pendidikan Malaysia
Sektor Pengurusan Maklumat (ICT)
Sektor Pengurusan Sekolah
Sektor Pengurusan Pembangunan Kemanusiaan
Jabatan Pendidikan Negeri Sembilan

Jabatan Pendidikan Negeri Sembilan, Jalan Dato’ Hamzah, 70990 Seremban, Negeri Sembilan | Tel: 606-7653100 | Web: www.jpnns.gov.my
 Arahan Pelaksanaan SPS

Surat Siaran Kementerian Pendidikan Malaysia

Bilangan 21 Tahun 2014
Pelaksanaan Sistem Pengurusan Sekolah (SPS)

Nombor Rujukan KP(BPSH-SPDK)201/005/02/Jld.6 (25)

Bertarikh 24 Disember 2014

Ditandatangani oleh
Dato’ Haji Sufa’at Bin Tumin
Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia
Sektor Operasi Pendidikan
Kementerian Pendidikan Malaysia
 Pengenalan
1. SPS mula dilaksanakan mulai 1 Januari 2015.
2. Satu pangkalan data tunggal bagi sekolah, guru dan murid.
3. Mengelakkan guru melakukan kemasukan data berulang dalam
pelbagai sistem.
4. Sumber data Dashboard KPM bagi proses menganalisis,
membuat perancangan, perbandingan & mengenalpasti trend
dalam pelaksanaan Dasar Pendidikan Negara.
5. Boleh diakses melalui http://sps.moe.gov.my
 Modul-Modul

Sistem Pengurusan Sekolah (SPS) terdiri daripada:

1. MODUL PENGURUSAN SEKOLAH
2. MODUL PENGURUSAN GURU
3. MODUL PENGURUSAN MURID
Antaramuka SPS
 EMIS

http://sps.moe.gov.my

e-operasi

APDM
 Konsep
Maklumat Guru

Maklumat Murid

Pengurusan Pengurusan
Guru Single Data Murid
Entry

Pengurusan
Sekolah
BIDANG TUGAS
 Bahagian-Bahagian Di KPM
1. Menjadi pengurus dan pemilik data dan maklumat.
2. Melakukan verifikasi data dan maklumat.
3. Mengesahkan semua data dan maklumat.
4. Mengesahkan laporan analisis dan statistik.
5. Memastikan data profil sekolah, guru, staf dan murid sentiasa
dikemaskini.
6. Menyedia dan mengeluarkan input data sekolah, guru, staf dan
murid mengikut keperluan semasa bagi semua peringkat
pengurusan.
7. Memastikan proses kerja pelaksanaan pengemaskinian dan
verifikasi dilaksana oleh JPN dan PPD.
 BPSM, KPM
1. Memastikan data anggota kumpulan pelaksana (AKP) sentiasa
dikemaskini.
2. Menyedia dan mengeluarkan input data AKP mengikut
keperluan semasa bagi semua peringkat pengurusan.
3. Memastikan proses kerja pelaksanaan pengemaskinian dan
verifikasi dilaksana oleh JPN dan PPD.
4. Memastikan permohonan ABM Perjawatan dilaksanakan
sepenuhnya dalam sistem.
5. Memberi kelulusan perjawatan dalam sistem mengikut sekolah,
PPD dan JPN.
6. Melaksanakan verifikasi permohonan ABM Perjawatan.
7. Menyedia sijil kelulusan perjawatan mengikut sekolah, PPD dan
JPN mengikut tempoh yang ditetapkan.
 JPN
1. Memastikan data dan maklumat sekolah, guru dan murid
dikemaskini oleh sekolah.
2. Memastikan semua PPD menyemak dan mengesahkan
maklumat dan kedudukan sekolah, guru, staf dan murid.
3. Melakukan verifikasi data dan maklumat bagi semua modul.
4. Mengesahkan semua data dan maklumat.
5. Mengesahkan Laporan Pengesahan Sekolah yang dihantar ke
PPD.
 PPD
1. Memastikan data dan maklumat sekolah, guru dan murid di
bawah kawalan PPD dikemaskini.
2. Memastikan semua Pengetua/Guru Besar menyemak dan
mengesahkan maklumat sekolah, guru, staf, murid, kelas dan
penawaran subjek elektif.
3. Memastikan penempatan guru baharu, pertukaran guru,
penempatan dan pertukaran murid serta pengemaskinian
semua maklumat sekolah, guru, staf dan murid dalam SPS
dilakukan dari masa ke semasa.
4. Mengesahkan Laporan Pengesahan yang dihantar oleh sekolah
di bawah kawalan masing-masing sebelum ke JPN.
 Pengetua / Guru Besar
1. Bertanggungjawab terhadap keesahan dan kebolehpercayaan
data dan maklumat sekolah, guru, staf dan murid.
2. Memastikan semua Penolong Kanan melaksanakan
pengoperasian data dan maklumat dalam SPS.
3. Mempengerusikan Jawatankuasa Pengurusan Maklumat
Sekolah (JPMS).
4. Mengesahkan Laporan Pengesahan Sekolah sebelum dihantar ke
PPD.
Nota
Tindakan tatatertib boleh dikenakan sekiranya ada pemalsuan dan manipulasi data.
 PK Pentadbiran
1. Memantau pengemaskinian dan keesahan segala data sekolah,
guru dan murid oleh guru.
2. Membimbing dan menasihati guru dan pembantu tadbir dalam
pelaksanaan modul Pengurusan Sekolah, Pengurusan Guru dan
Pengurusan Murid.
3. Melakukan peranan sebagai pentadbir modul.
4. Menyemak Laporan Pengesahan sekolah sebelum disahkan oleh
Pengetua/Guru Besar.
 Guru Data /
PT Perkhidmatan Rintis Data (NBOS)
1. Membantu mengumpul, input data, memproses, menyimpan,
mencetak, menghantar maklumat mengikut kaedah yang ditetapkan
oleh KPM dalam pengurusan data/modul dalam SPS.
2. Membantu menyediakan input data/modul berkaitan SPS kepada JPMS.
3. Menjadi Setiausaha kepada JPMS.
4. Membantu memastikan keselamatan dan kerahsiaan data sekolah.
5. Mematuhi aktiviti pengisian data/modul dalam SPS mengikut jadual
yang telah ditetapkan oleh KPM.
6. Membantu Penolong Kanan dalam pelaksanaan pengurusan data dan
maklumat dalam SPS.
Rujukan:
• Garis panduan Pelaksanaan Rintis Strategi Lautan Biru Kebangsaan – Pemantapan Profesion
Guru, Kementerian Pendidikan Malaysia bagi Pembantu Tadbir Perkhidmatan Rintis Data;
• Surat Pekeliling Ikhtisas Bil 14/2007 bagi Guru Data di Sekolah Menengah dan Rendah
 Guru Kelas
1. Mengemaskini semua data dan maklumat murid yang berada
di dalam kelasnya dari semasa ke semasa jika ada berlaku
sebarang perubahan atau pertambahan maklumat.
2. Bertanggungjawab terhadap keesahan dan kebolehpercayaan
data dan maklumat murid di dalam kelasnya. Sebarang
manipulasi data dan maklumat murid di dalam kelasnya adalah
di bawah tanggungjawabnya.
3. Merekodkan kehadiran murid secara harian bersama-sama
dengan Pembantu Tadbir.
 Guru
Semakan maklumat individu.
Jenis Maklumat Mengemaskini Menyemak Mengesah
Maklumat Peribadi √ √ √
Maklumat Pasangan √ √ √
Maklumat Perkhidmatan √ √
Maklumat Akademik √ √
Maklumat Ikhtisas √ √
Maklumat Sejarah Perkhidmatan √ √ √
Maklumat Latihan / Kursus √ √ √
Maklumat Gaji dan Elaun √ √ √
 Pembantu Tadbir
1. Melaksanakan pengisian kehadiran / keberadaan guru.
2. Melaksanakan pengisian kehadiran murid.
 PERANAN &
TANGGUNGJAWAB
 Peranan & Tanggungjawab
SISTEM / BAHAGIAN JPN PPD SEKOLAH
MODUL
SPS • BPPDP Sektor Pengurusan Unit Pengurusan Penolong Kanan
• BPM Maklumat (ICT) Maklumat & ICT Pentadbiran
Pengurusan BPPDP Sektor Pengurusan Unit Pengurusan Penolong Kanan
Sekolah Maklumat (ICT) Maklumat & ICT Pentadbiran
Pengurusan • BPSM • Sektor Khidmat • Unit Pentadbiran Penolong Kanan
Guru • BPSH Pengurusan dan (Bukan Guru) Pentadbiran
Pembangunan • Unit Pengurusan
(Bukan Guru) Sekolah (Guru)
• Sektor Pengurusan
Sekolah (Guru)
Pengurusan BPSH Sektor Pengurusan Unit Pengurusan Penolong Kanan
Murid Pembangunan Pembangunan Hal Ehwal Murid
Kemanusiaan Kemanusiaan
Satu pangkalan data Profil Institusi Pendidikan yang
menyeluruh di bawah Sektor Pelajaran, KPM.
Mengandungi Maklumat Asas Pendidikan
institusi pendidikan seluruh negara yang
berdaftar & mempunyai kod institusi yang
dikeluarkan oleh Bahagian Perancangan
dan Penyelidikan Dasar Pendidikan.
 Peranan & Tanggungjawab Di JPN
SUB MODUL SPMICT SPS SPPK SK2P SPSPK Petunjuk:
Profil Am SPMICT
Sektor Pengurusan Maklumat
Pengurusan Sekolah
(ICT)
Kedudukan Sekolah
Kawasan SPS
Sektor Pengurusan Sekolah
Bangunan
Bilik SPPK
Sektor Pengurusan
Kuarters Guru
Pembangunan Kemanusiaan
Peralatan
Kemudahan Sukan SK2P
Sektor Khidmat Pengurusan &
Tandas
Pembangunan
Kenderaan
Tempat Letak Kenderaan SPSPK
Sektor Pendidikan Swasta &
Kemudahan MBK Pendidikan Khas
Asrama
 Peranan & Tanggungjawab Di PPD
SUB MODUL UPS UICT UPP USK UPSK UHEM Petunjuk:
UPS
Profil Am
Unit Pengurusan Sekolah
Pengurusan Sekolah
Kedudukan Sekolah UICT
Unit Pengurusan Maklumat &
Kawasan ICT
Bangunan
Bilik UPP
Unit Pembangunan &
Kuarters Guru Perolehan
Peralatan
USK
Kemudahan Sukan
Unit Sukan
Tandas
Kenderaan UPSK
Unit Pendidikan Khas &
Tempat Letak Kenderaan Swasta
Kemudahan MBK
UHEM
Asrama
Unit Hal Ehwal Murid
 Peranan & Tanggungjawab Di Sekolah
SUB MODUL PK1 PK2 PK3 PKPK SUSK GAST Petunjuk:
Profil Am PK1
PK Pentadbiran
Pengurusan Sekolah
Kedudukan Sekolah PK2
Kawasan PK Hal Ehwal Murid
Bangunan
PK3
Bilik PK Ko-Kurikulum
Kuarters Guru
PKPK
Peralatan PK Pendidikan Khas
Kemudahan Sukan
Tandas SUSK
Setiausaha Sukan
Kenderaan
Tempat Letak GAST
Kenderaan Guru Aset
Kemudahan MBK
Asrama
Satu pangkalan data Guru yang menyeluruh dan bersepadu.
Data ini digunakan di pelbagai peringkat pengurusan bagi
menghasilkan laporan dan statistik guru.
Data operasi real-time bagi kegunaan perancangan,
penempatan, pelantikan, pengesahan jawatan,
kenaikan pangkat, pertukaran & persaraan guru
serta untuk unjuran bagi kegunaan Anggaran
Belanja Mengurus (ABM) Perjawatan.
 Peranan & Tanggungjawab Di JPN
SUB MODUL SPMICT SPS SPPK SK2P SPSPK Petunjuk:
Profil & Maklumat Guru SPMICT
Sektor Pengurusan Maklumat
Pengurusan Perjawatan
(ICT)
Profil & Maklumat AKP
Unjuran Murid dan Guru SPS
Sektor Pengurusan Sekolah
Penempatan &
Pertukaran Guru SPPK
Penempatan Guru Sektor Pembangunan
Baharu Kemanusiaan
Enrolmen Guru
SK2P
Sektor Khidmat Pengurusan &
Pembangunan

SPSPK
Sektor Pendidikan Swasta &
Pendidikan Khas
 Peranan & Tanggungjawab Di PPD
SUB MODUL UPS UICT UPP UPT Petunjuk:
Profil & Maklumat Guru UPS
Unit Pengurusan Sekolah
Pengurusan Perjawatan
UICT
Profil & Maklumat AKP
Unit Pengurusan Maklumat &
Unjuran Murid dan Guru ICT

Penempatan & Pertukaran Guru UPP

Unit Pembangunan &
Penempatan Guru Baharu Perolehan
Enrolmen Guru
UPT
Unit Pentadbiran
 Peranan & Tanggungjawab Di Sekolah
SUB MODUL PK1 PK2 PK3 PKP Petunjuk:
Profil & Maklumat Guru PK1
PK Pentadbiran
Pengurusan Perjawatan
PK2
Profil & Maklumat AKP
PK Hal Ehwal Murid
Unjuran Murid dan Guru
PK3
Penempatan & Pertukaran Guru PK Ko-Kurikulum

Penempatan Guru Baharu PKP

PK Petang
Enrolmen Guru
Satu pangkalan data Murid yang menyeluruh dan bersepadu.
Data digunakan di pelbagai peringkat pengurusan dalam
perancangan dan pengoperasian serta menghasilkan
laporan dan statistik murid.
Data bermula seawal murid memasuki Prasekolah
sehingga Tingkatan 6 atau Kolej Matrikulasi termasuk
Murid Berkeperluan Khas.
Data asas kelahiran murid diperoleh dari Jabatan
Pendaftaran Negara (JPN) dan disemak semula melalui
Sistem Maklumat Prasekolah Kebangsaan (SMPK).
 Peranan & Tanggungjawab Di JPN
SUB MODUL SPMICT SPS SPPK SK2P SPSPK Petunjuk:
Profil Murid, Ibu, Bapa & SPMICT
Penjaga Sektor Pengurusan Maklumat
& ICT
Enrolmen Murid
Kehadiran Murid SPS
Bantuan & Kebajikan Sektor Pengurusan Sekolah

Pendaftaran Tahun 1, SPPK

Peralihan & Ting 1
Sektor Pembangunan
Pendaftaran Prasekolah Kemanusiaan
Disiplin
SK2P
Asrama Sektor Khidmat Pengurusan &
Pembangunan

SPSPK
Sektor Pendidikan Swasta &
Pendidikan Khas
 Peranan & Tanggungjawab Di PPD
SUB MODUL UHEM UPS UICT UPra Petunjuk:
Profil Murid, Ibu, Bapa & Penjaga UHEM
Unit Hal Ehwal Murid
Enrolmen Murid
Kehadiran Murid UPS
Unit Pengurusan Sekolah
Bantuan & Kebajikan
Pendaftaran Tahun 1, Peralihan & Ting 1 UICT
Pendaftaran Prasekolah Unit Pengurusan Maklumat &
ICT
Disiplin
Asrama UPra
Unit Pra Sekolah
 Peranan & Tanggungjawab Di Sekolah
SUB MODUL PK2 PKPK GKL PT GBT GPra GDP WRD Petunjuk:
Profil Murid, Ibu, Bapa & PK2
Penjaga PK Hal Ehwal Murid
Enrolmen Murid
PKPK
Kehadiran Murid PK Pendidikan Khas
Bantuan & Kebajikan
GKL
Pendaftaran Tahun 1,
Guru Kelas
Peralihan & Ting 1
Pendaftaran Prasekolah PT
Disiplin Pembantu Tadbir

Asrama GPra
Guru Pra Sekolah

GDP
Guru Disiplin

WRD
Warden
JK PENGURUSAN
MAKLUMAT
JK Pengurusan Maklumat Kementerian (JPMK)
 Bidang Tugas JPMK
1. Akauntabiliti kepada KPPM.
2. Melaksanakan 3 kali mesyuarat setahun (Feb, Mei, Sept) minggu
keempat.
3. Menyelaras aktiviti pengumpulan, pengemaskinian, penyemakan
(verifikasi), penentusahan & penganalisisan data negeri.
4. Memastikan penyimpanan & keselamatan data.
5. Menyelaras data dan maklumat bersama dengan bahagian berkenaan.
6. Memantau pengoperasian SPS di JPN, PPD dan sekolah.
7. Menyediakan peruntukan untuk latihan Guru dan JU.
8. Melaksanakan audit data peringkat KPM.
9. Menyediakan statistik data KPM.
JK Pengurusan Maklumat Negeri (JPMN)
 Bidang Tugas JPMN
1. Akauntabiliti kepada KPM.
2. Melaksanakan 4 kali mesyuarat setahun (Feb, Mei, Ogos, Nov) minggu
ketiga.
3. Menyelaras aktiviti pengumpulan, pengemaskinian, penyemakan
(verifikasi), penentusahan & penganalisisan data daerah.
4. Memastikan penyimpanan & keselamatan data.
5. Menyelaras data dan maklumat bersama dengan unit-unit berkenaan.
6. Memantau pengoperasian SPS di PPD.
7. Menyediakan keperluan peruntukan untuk latihan pengurusan data.
8. Melaporkan audit data peringkat KPM.
9. Menyediakan statistik data JPN.
 Takwim JPMN
1. Mesyuarat JPMN:
• Bil 1/2015 - 17 Februari 2015 (Selasa)
• Bil 2/2015 - 20 Mei 2015 (Rabu)
• Bil 3/2015 - 19 Ogos 2015 (Rabu)
• Bil 4/2015 - 17 November 2015 (Selasa)
2. Bengkel Semakan & Verifikasi Peringkat JPN:
• Bil 1/2015 - 26 Februari 2015 (Khamis)
• Bil 2/2015 - 11 Mei 2015 (Isnin)
• Bil 3/2015 - 12 Ogos 2015 (Rabu)
• Bil 4/2015 - 11 November 2015 (Rabu)
JK Pengurusan Maklumat Daerah (JPMD)
 Bidang Tugas JPMD
1. Akauntabiliti kepada JPN/KPM.
2. Melaksanakan 4 kali mesyuarat setahun (Feb, Mei, Ogos, Nov) minggu
kedua.
3. Menyelaras aktiviti pengumpulan, pengemaskinian, penyemakan
(verifikasi), penentusahan & penganalisisan data daerah.
4. Memastikan penyimpanan & keselamatan data.
5. Menyelaras data dan maklumat bersama dengan unit-unit berkenaan.
6. Memantau pengoperasian SPS di sekolah.
7. Membentuk kumpulan JU Daerah.
8. Menganjurkan latihan peningkatan kemahiran JU.
9. Membimbing Guru Data.
10. Melaporkan audit data SPS.
11. Menyediakan statistik data peringkat PPD.
JK Pengurusan Maklumat Sekolah (JPMS)
 Bidang Tugas JPMS
1. Akauntabiliti kepada PPD/JPN/KPM.
2. Melaksanakan 4 kali mesyuarat setahun (Feb, Mei, Ogos, Nov) minggu
pertama.
3. Melaksanakan aktiviti pengumpulan, pengemaskinian, penyemakan
(verifikasi), penentusahan & penganalisisan data sekolah.
4. Memastikan penyimpanan & keselamatan data.
5. Mematuhi tarikh aktiviti pengumpulan maklumat dilaksanakan
mengikut jadual yang telah ditetapkan.
6. Memastikan data dan maklumat yang dihasilkan adalah berkualiti,
sahih dan terkini.
7. Menghasilkan laporan statistik dan maklumat pendidikan sekolah.
8. Memaklumkan kepada PKG tentang masalah talian internet dan
penyelenggaraan peralatan ICT.
9. Melaksanakan tindakan sebagai pembekal utama data.
 Agenda Mesyuarat JPMS

1. Kata Aluan Pengerusi

2. Pengesahan Minit Mesyuarat
3. Maklum Balas Minit Mesyuarat
4. Laporan Statistik Data Peringkat Sekolah:
4.1. Pengurusan Sekolah
4.2. Pengurusan Guru
4.3. Pengurusan Murid
5. Hal-hal Lain
 Meja Bantuan
MODUL PENGURUSAN SEKOLAH

Level 1
Unit Pengurusan Maklumat & ICT, PPD
u.p. Penolong PPD ICT / Penyelia ICT
Level 2
Unit Pengurusan Maklumat (ICT), JPNS
Tel: 06-765 3212 / 06-765 3214
E-mel: mohd.shohimi@moe.gov.my / zaleha.bahari@moe.gov.my
Level 3
Sektor Data Pendidikan
Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Dasar Pendidikan, KPM
Tel: 03-8872 1457 / 03-8884 6545 / 03-8884 6066 / 03-8884 6225
E-mel: emisonline@moe.gov.my
 Meja Bantuan
MODUL PENGURUSAN GURU

Level 1
Unit Pengurusan Sekolah, PPD
u.p. Penolong PPD Sekolah Menengah / Penyelia Sekolah Rendah
Level 2
Unit Pendidikan Menengah, JPNS
Tel: 06-765 3689 / E-mel: aminuddin.kamisan@moe.gov.my
Unit Pendidikan Rendah, JPNS
Tel: 06-765 3109 / E-mel: ezani.khairan@moe.gov.my
Level 3
Bahagian Pengurusan Sekolah Harian, KPM
Sektor Pengurusan Sekolah Menengah (03-8884 9346)
Sektor Pengurusan Sekolah Rendah (03-8884 9561)
E-mel: helpdesk_smg@moe.gov.my
 Meja Bantuan
MODUL PENGURUSAN MURID

Level 1
Unit Pengurusan Pembangunan Kemanusiaan, PPD
u.p. Penyelia HEM
Level 2
Unit Hal Ehwal Murid, JPNS
Tel: 06-767 7931 / 06-765 3156
E-mel: mfisol.mansoor@moe.gov.my / helmy.muhammad@moe.gov.my
Level 3
Bahagian Pengurusan Sekolah Harian, KPM
Sektor Pengurusan Kaunseling dan Displin (03-8884 9501)
Unit ICT (Teknikal) (03-8884 9443 / 03-8884 9458)
E-mel: apdm.team@moe.gov.my