7 Loại lãng phí: Mỏ ngọc đang

ngủ yên Biên dịch: Bùi Linh

Biên tập: KDDT

Nguồn ảnh: Cleverlean

Chúng tôi làm vì một nền sản xuất của Việt Nam
 Lời mở đầu
76 CHUYÊN ĐỀ 1 6 Loại
23 4:Lãng
CHUYÊN ĐỀ 1phí do động
HƯỚNG  TỚI  CÔNG  TY     tác
HƯỚNG  TỚI  CÔNG  TY    
                             “KHÔNG  CÓ  LÀ  HỎNG”                                “KHÔNG  CÓ  LÀ  HỎNG”  

9
16 Loại 1:Lãng
CHUYÊN ĐỀ phí
2 do chờ đợi Loại 5:Lãng
16 CHUYÊN
27 ĐỀ 2phí do vận
TOÀN  LỰC  VẬN  DỤNG     chuyện
TOÀN  LỰC  / Vdi
ẬN  chuyển
DỤNG    
 THẾ  MẠNH  CỦA  NHẬT  BẢN    THẾ  MẠNH  CỦA  NHẬT  BẢN  

15 Loại 2:Lãng
26 CHUYÊN ĐỀ 3phí do gia 31 Loại 6:Lãng
26 CHUYÊN ĐỀ 3phí do sản
công
BỒI  DƯỠNG  NĂNG  LỰC     xuất dư thừa
BỒI  DƯỠNG   NĂNG  LỰC    
       ĐÁNH  GIÁ  BẢN  CHẤT          ĐÁNH  GIÁ  BẢN  CHẤT  

19 Loại 3:Lãng
34 CHUYÊN ĐỀ 4phí do tồn kho 35 Loại 7:Lãng
34 CHUYÊN ĐỀ 4phí do sản
“NÓI  SAO  LÀM  VẬY”     phẩm
“NÓI  SAO  lỗi
LÀM  VẬY”    
                               LÀ  CƠ  SỞ  TẠO  NÊN  SỨC  MẠNH                                  LÀ  CƠ  SỞ  TẠO  NÊN  SỨC  MẠNH  

5 6

Lời nói đầu:
Mỏ ngọc
Hoàn thành công việc 120 phút với
chỉ 9 phút
Trong suy nghĩ về phương pháp làm
việc thì việc loại bỏ lãng phí rất quan
trọng. Tại Toyota, người ta đứng trên 7
góc nhìn để phát hiện lãng phí trong
công việc. (Tuy trong công xưởng sản
xuất thì “Lãng phí do sản xuất quá
nhiều” là lớn nhất nhưng để áp dụng
cho văn phòng chúng tôi sẽ giới thiệu
theo một thứ tự khác phù hợp hơn)
• Lãng phí do chờ đợi
• Lãng phí do gia công
• Lãng phí do tồn kho
• Lãng phí do động tác
• Lãng phí do vận chuyển
• Lãng phí do sản xuất quá nhiều
• Lãng phí do sản phẩm lỗi và sửa chữa
sản phẩm lỗi
• Là số lượng vật liệu, chi tiết, sản phẩm
Trong công xưởng sản xuất của Toyota,
những chuyên gia đào tạo đã có thói
quen Kaizen công việc hàng ngày từ
góc nhìn “7 loại lãng phí” thường nói
rằng: “Luôn tồn tại cả núi những viên
ngọc là những lãng phí cần được kaizen
trong công việc”.
Tại một công xưởng ông Kazumi Ikeda
đến thăm, công đoạn thay thế khuôn
7 8
7 loại lãng phí
dập vẫn được thực hiện trong 120 phút.
Ông Ikeda đã cùng nhân viên công
xưởng kaizen công đoạn này theo 2
góc nhìn. Thứ nhất, cắt bỏ lãng phí do
vận chuyển (chuyển động và đi lại mà
không tạo ra giá trị gia tăng) gây ra
bằng cách loại bỏ công đoạn đi tới đi lui
và thay vào đó nhân viên chỉ di chuyển
một chiều cũng có thể hoàn thành
công việc. Thứ hai, không để “lãng phí
do chờ đợi (Trạng thái nhất thời không
có việc làm) phát sinh bằng cách sắp
xếp tiến hành song song nhiều công
việc.
Chỉ với phương án Kaizen trên, công
việc tiêu tốn tới 120 phút đã được hoàn
thành chỉ trong 15 phút, và kết quả sau
nửa năm tiếp tục kaizen, thời gian hoàn
thành được rút ngắn xuống còn 9 phút.
Đối với nhân viên những người vẫn coi
công việc hàng ngày của mình một
cách đương nhiên, nếu nhìn lại dựa trên
quan điểm “7 loại lãng phí” sẽ phát hiện
ra rất nhiều lãng phí.
Tới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu với các
bạn chi tiết từng loại lãng phí.
đang ngủ yên
1. Lãng phí do chờ đợi
Là trạng thái người nhân viên có muốn
thực hiện công việc tiếp theo cũng
không thể và nhất thời không có việc
làm. Ví dụ, nguyên nhân có thể do việc
tập hợp dữ liệu từ công đoạn trước bị
chậm…
2. Lãng phí do gia công
Là những công đoạn gia công không
cần thiết trong quá trình sản xuất và
chất lượng (Độ chính xác của sản phẩm
gia công). Ví dụ, mặc dù là tài liệu chỉ
phát trong nội bộ trong công ty nhưng
lại đầu tư quá nhiều cho công đoạn
thiết kế, tạo ảnh động…
3. Lãng phí do tồn kho
hoàn thành trong kho nhiều quá mức
cần thiết. Đối với văn phòng là dụng cụ,
tài liệu, dữ liệu…
4. Lãng phí do động tác
Là những động tác không sinh ra giá trị
gia tăng. Ví dụ, phải ngối xuống mới lấy
được chi tiết, hay phải với tay mới lấy
được tài liệu…
5. Lãng phí do vận chuyển
Là những công việc vận chuyển không
sinh ra giá trị gia tăng như đi lại, vận
chuyển hàng hóa, dòng chảy thông tin.
Ví dụ, đi đi lại lại giữa chỗ làm việc và
máy photocopy hay xác nhận thông tin
từ cấp trên nhiều quá mức cần thiết.
6. Lãng phí do sản xuất quá nhiều
Là việc sản xuất quá nhiều so với lượng
cần thiết hoăc sản xuất sớm hơn so với
thời điểm cần thiết. Ví dụ, chỉ cần 3 bộ
tài liệu nhưng lại làm tới 10 bộ.
7. Lãng phí do sản phẩm lỗi và sửa
chữa sản phẩm lỗi
Là những sản phẩm bị lỗi hay công việc
sửa chữa, làm lại. Ví dụ, lập lại lỗi tương
tự tuần trước.
POINT: Việc loại bỏ những thao tác,
công việc lãng phí sẽ có liên hệ trực
tiếp tới hoạt động Kaizen công việc. Đối
với phương pháp kaizen công việc thì
có thể coi lãng phí chính là mỏ ngọc.
 7 loại lãng phí- Loại 1
Lãng phí do
chờ đợi
Thời gian chờ đợi để thực hiện công việc
tiếp theo không sinh ra bất cứ một giá trị
nào. Cần thiết phải có phương pháp để
giảm thiểu thời gian “Chờ đợi”.
Credit: Cerehen
9 10
Dù đã cố gắng thực hiện nhưng
công việc thực tế vẫn không tiến
triển như mong muốn
7 loại lãng phí là các góc nhìn được sử
dụng để kaizen loại bỏ lãng phí trong
công xưởng sản xuất của Toyota. Tuy
nhiên những góc nhìn này cũng rất hữu
hiệu nếu sử dụng để phát hiện lãng phí
hàng ngày tại văn phòng để công việc
được tiến triển thuận lợi hơn.
“Lãng phí do chờ đợi” là trạng thái
người nhân viên có muốn thực hiện
công việc tiếp theo cũng không thể và
nhất thời không có việc làm.
Trong công xưởng sản xuất những
trạng thái sau đây sẽ phát sinh thời gian
chờ đợi.
•  Trong dây chuyền sản xuất, sản phẩm từ
công đoạn trước không tới.
• Phát sinh sự cố, thiết bị dừng làm việc.
• Thiếu nguyên liệu khiến công việc tiếp theo
không thể thực hiện.
• Có quá nhiều nhân viên, làm phát sinh
người nhất thời không có việc làm.
Chẳng phải trong văn phòng cũng
thường thấy những trạng thái tương tự
hay sao? So với số thiết bị, số nhân viên
đông hơn nên những trạng thái trên phát
sinh khá thường xuyên.
Ví dụ, khi nhờ cấp dưới làm giúp tài liệu
ngay trước thời điểm mình cần, thì cho
đến khi tài liệu được hoàn thành, cấp
trên sẽ rơi vào trạng thái phải chờ đợi.
Trong trường hợp này, không chỉ là việc
phát sinh thời gian chờ đợi, mà nếu đúng
 vào thời điểm công việc không còn dư
giả thời gian thì nguy cơ chậm kì hạn
cũng có khả năng sẽ xảy ra.
Khi này, việc quan trọng nhất là phải ý
thức lịch trình tổng thể trong công việc
và kiểm tra trước thời gian cần thiết đối
(Thời gian có thể hoàn thành việc được
giao) với cấp dưới (công đoạn trước của
mình). Có nghĩa là, nên trao đổi trước
với cấp dưới về công việc và thời gian
tiêu tốn khi thực hiện.
Nếu làm được như vậy, có thể giao việc
cho cấp dưới đúng thời điểm thích hợp
và tránh được nguy cơ chậm trễ.
Hơn nữa, nếu nắm được thời gian thực
hiện của công đoạn trước, sẽ biết được
việc phát sinh thời gian chờ đợi nên có
thể tiến hành công việc khác. Tương tự,
Credit: Cerehen
11
nếu sắp xếp được công việc phù hợp
hợp với thời gian thực hiện các công
việc khác cũng là cách sử dụng hiệu
quả thời gian.
“Sử dụng cùng lúc nhiều máy” sẽ
giúp sử dụng hữu hiệu thời gian
chờ đợi
Khi loại bỏ thời gian chờ đợi, không chỉ
suy nghĩ một công việc duy nhất mà
cần suy nghĩ tổng thể công việc mình
đang phụ trách.
Trong công xưởng sản xuất có tồn tại
suy nghĩ “Sử dụng cùng lúc nhiều máy”,
tức là một nhân viên có thể vận hành
cùng lúc nhiều máy. Bởi khi vận hành
dây chuyền sản xuất không nhất thiết
lúc nào cũng cần sự có mặt của con
người, khi đó sẽ phát sinh thời gian chờ
đợi. Vì thế, việc sắp xếp thời gian chờ
đợi hợp lý để 1 người có thể vận hành
nhiều cùng lúc nhiều máy sẽ giúp rút
ngắn tổng thời gian thực hiện công
việc.
Công việc tại văn phòng cũng vậy, khi
nhờ vả người thứ 3 đối ứng giúp hay khi
đợi sự đồng thuận từ cấp trên sẽ xuất
hiện thời gian chờ đợi. Nếu trong thời
gian này có thể kết hợp tiến hành song
song công việc khác thì có thể rút ngắn
tổng thời gian thực hiện.
Ví dụ, công việc A cần 4 giờ để giải
quyết, còn công việc B cần 3 giờ. Nếu
xử lý lần lượt cần từng công việc thì sẽ
phải mất 7 giờ đồng hồ. Tuy nhiên, lần
lượt trong công việc A, B có tồn tại thời
gian chờ đợi thì nếu kết hợp thực hiện
song song cả hai công việc thì sẽ có
khả năng rút ngắn đáng kể thời gian
hoàn thành.
Triệt để loại bỏ thời gian chờ đợi
bằng cách “Bình chuẩn hóa” công
việc
Để giải quyết vấn đề loại bỏ lãng phí
chờ đợi, suy nghĩ “Bình chuẩn hóa” luôn
phát huy hiệu quả.
Bình chuẩn hóa được định nghĩa là việc
chia bình quân chủng loại và số lượng
của chi tiết gia công từ công đoạn
trước tới công đoạn sau trong sản xuất.
Giả sử nếu công đoạn sau dồn tất cả
chi tiết lại và chỉ nhận trong một lần
thì công đoạn sau phải tự điều chỉnh
sao cho phù hợp. Tuy nhiên việc này
sẽ tạo áp lực công việc lớn cho chính
công đoạn sau. Nhưng nếu chia ra và
thực hiện tuần tự một lượng công việc
nhất định thì công việc có thể được tiến
hành suôn sẻ.
Công việc ở văn phòng cũng sẽ xảy ra
những trường hợp tương tự.
Trong trường hợp kì hạn nộp hồ sơ xin
quyết toán kinh phí được quyết định là
“cuối tháng”, thì kiểu gì cũng có người
dồn tất cả đến gần cuối tháng rồi nộp
một thể cho bộ phận tài vụ. Nếu số
lượng nhân viên càng đông thì đến cuối
tháng sẽ có một lượng rất lớn hồ sơ
được chuyển đến phòng tài vụ chờ giải
quyết. Nói cách khác một lượng công
việc rất lớn sẽ phát sinh tại phòng tại vụ
mỗi cuối tháng. Đây có thể sẽ trở thành
nguyên nhân khiến nhân viên ở phòng
tài vụ phải làm thêm giờ.
Tuy nhiên, ngoài thời điểm cuối tháng
những ngày khác công việc liên quan
đến hồ sơ quyết toán kinh phí lại rất ít
và sẽ sinh ra “thời gian chờ đợi”.
Ví dụ, nếu từng nhân viên thay vì gom
toàn bộ hồ sơ nộp vào cuối tháng, mà
nộp theo từng tuần thì công việc của
phòng tài vụ sẽ được bình chuẩn hóa,
thời gian chờ đợi sẽ ít đi. Giống như
thế này, không chỉ công việc của bản
thân, việc suy nghĩ dựa trên thời gian
thực hiện công việc của công đoạn sau
cũng rất quan trọng.
Hãy bắt đầu từ những công việc
mất nhiều thời gian
Trong các phương pháp giúp giảm
thiểu “thời gian chờ đợi” thì “Việc bắt
đầu từ những công việc mất nhiều thời
gian” cũng là một cách làm hữa hiệu.
Con người vốn dĩ là động vật ưu nhàn
12
 nhã, nên nhân viên thường có khuynh
hướng thích bắt đầu từ những công
việc đơn giản và không mất nhiều thời
gian như quyết toán, xử lý số liệu…và để
những công việc quan trọng phải làm
nhưng mất nhiều thời gian lại phía sau.
Nếu làm theo cách nay thì nhiều trường
hợp thường thực hiện với thời gian dài
hơn so với kế hoạch. Hơn nữa, thời gian
suy nghĩ cũng cần thiết nên khi có khúc
mắc ở đâu đó thời gian thực hiện sẽ
bị kéo dài hơn rất nhiều so với dự định
ban đầu.
Ví dụ, nếu để công việc vô cùng quan
trọng như xây dựng bản đề án lại sau
thì việc chậm kì hạn hay phát sinh thời
gian chờ đợi ở công đoạn sau có thể
xảy ra. Để công việc của tổ, nhóm có
thể tiến hành trôi chảy thì cần phải
tránh để phát sinh thời gian chờ đợi.
POINT
Thời gian chờ đợi để thực hiện công việc tiếp theo không sinh ra bất cứ
một giá trị nào. Cần thiết phải có phương pháp để giảm thiểu thời gian
“Chờ đợi”.
13
Tất nhiên, sẽ có những công việc đang
gần tới hạn nhưng về cơ bản thì những Nhóm VietFuji chúng tôi luôn lấy tiêu chí hoạt động là chia sẻ đến
việc tốn nhiều thời gian cần được thực đông đảo bạn đọc những tri thức bổ ích về cách làm việc hiệu
hiện trước. quả, kaizen, sản xuất. Nhờ sự giúp đỡ của NXB Phụ Nữ, cuối cùng
chúng tôi cũng đưa được bộ sách về nghệ thuật làm việc theo
Ví dụ, giả sử có 2 tiếng để giải quyết phong cách Toyota đến tay bạn đọc Việt Nam. Rất mong bộ sách
làm việc thì hãy bắt tay vào công việc này có thể giúp ích cho công việc của bạn đọc.
tiêu tốn 1 giờ 30 phút trước. Trong 30 Bạn có thể đọc thêm về review của 3 cuốn sách tại đây.
phút còn lại chúng ta sẽ giải quyết từng
công việc mất thời gian ít hơn 30 phút. Sách hiện đang có bán tại các trang bán sách online như:
Đối với những công việc mất ít thời gian,
tùy thuộc vào thời hạn hoàn thành, nếu Nhà sách Phương Nam
không thể kết thúc trong 30 phút cũng Tiki
có thể làm tiếp vào lúc khác.
Anybook
Và hệ thống bán sách của NXB Phụ Nữ trên toàn quốc
Với việc để lại những công việc có thể
thực hiện trong thời gian ngắn, dù phát
sinh thời gian chờ ngoài dự kiến thì
chúng ta cũng có thể thực hiện những
công việc đó trong lúc chờ đợi. Việc
này sẽ giúp triệt tiêu toàn bộ thời gian
rảnh rỗi.
14
 7 loại lãng phí- Loại 2

Lãng phí do gia Thao tác gia công không tạo được giá trị
gia tăng cho sản phẩm chính là lãng phí.

công “Lãng phí do gia công” là gì? bạn nhận được tin nhắn “Mua giúp em
bánh mỳ gối đã cắt lát” của vợ và bạn
“Lãng phí do gia công” cũng là một sẽ ghé qua siêu thị.
trong 7 loại lãng phí được Toyota triệt
để loại bỏ. Nhưng thật không may mắn là hôm nay
siêu thị đã bán hết bánh mỳ gối cắt lát,
Đây là những thao tác gia công không bạn nghĩ rằng “Loại bánh khác cũng
cần thiết, có bỏ cũng không ảnh hưởng được, dù sao thì bọn trẻ cũng thích loại
tới quá trình sản xuất (thông qua các này” và quyết định mua bánh hương vị
Credit: Skeeze
công đoạn) và chất lượng (Độ chính xác dưa lưới.
của sản phẩm gia công). Những công
việc này cũng có thể gọi theo cách Tiếc rằng về đến nhà vợ bạn đã la ngay
khác là những công việc không cần khi nhìn thấy bánh bạn mua “Anh không
thiết, không ảnh hưởng đến mức độ mua bánh mỳ gối cắt lát thì làm sao em
hoàn thành của công việc. làm đồ ăn cho con ngày mai!”. Lí do là
vì vợ bạn dự định làm bánh sandwich
Trong gia công thường bao gồm cả cho bọn trẻ ngày mai đi dã ngoại. Và
những động tác hay công đoạn dư kết cục là việc bạn mua bánh hương vị
thừa. Ví dụ, khi cắt vật liệu tại mặt cắt dưa lưới đã trở nên lãng phí.
sẽ xuất hiện phần kim loại còn thừa, sắc
cạnh được gọi là “ba via”. Trong trường Trong trường hợp này, nếu người vợ
hợp gia công để phát sinh công đoạn chia sẻ mục đích “Làm bánh sandwich”
làm sạch ba via thì chúng ta có thể suy thì chắc chắn lãng phí do gia công đã
nghĩ rằng đây chính là lãng phí. không xảy ra.

Ở đây có một điểm cần lưu ý là “Việc
chia sẻ mục đích”. Bởi vì lãng phí do gia
công thường phát sinh bắt nguồn từ
việc không chia sẻ với người khác mục
đích.
Tùy thuộc vào mục đích mà cách
làm tài liệu cũng thay đổi
Trong công việc cũng thường xảy ra
nhiều việc tương tự như trên.

Hãy cùng xem xét một ví dụ minh họa Ví dụ, khi làm tài liệu phát biểu, không
gần gũi với chúng ta. ít người đầu tư công sức vào thiết kế bố
cục và tạo hiệu ứng ảnh động. Nếu là
Khi đang trên đường từ công ty về nhà, những tài liệu mang tính cạnh tranh, so

15 16
 sánh dùng phát biểu bên ngoài công mọi người thì cũng không được đánh
ty thì đương nhiên để tạo ấn tượng đầu giá tốt.
tiên thật tốt thì dáng vẻ bề ngoài rất
quan trọng.Nhưng nếu chỉ là tài liệu sử Trong những trường hợp như thế này,
dụng trong nội bộ công ty thì một tài thay vì tập trung vào mức độ hoàn hảo
liệu thật đơn giản đã được sắp xếp rõ thì nên hoàn thành công việc một cách
ràng các điểm chính là đủ. hiệu quả và tốn ít công sức nhất. Có
nghĩa là, không phải mức độ hoàn hảo,
Nếu không xác nhận mục đích để làm tốc độ mới là yếu tố cần thiết.
tài liệu mà đầu tư công sức vào thiết kế
bố cục thì sẽ là lãng phí vô cùng lớn. Việc xác nhận trước “Công việc này làm
Nói một cách dễ hiểu hơn là “Làm quá với mục đích gì?” và “Đâu là điểm quan
mức cần thiết”. Để làm một tài liệu vừa trọng nhất?” sẽ giúp chúng ta tránh
lung linh và vừa dễ hiểu cần nhiều thời được lãng phí do gia công.
gian và công sức.
Quyết định sẵn “Mục tiêu” cho
Tức là việc xác nhận lại “Làm với mục công việc
đích gì?” trước khi bắt tay vào làm là rất
quan trọng. Cùng làm công việc như nhau, anh A
chỉ hoàn thành trong 1 giờ, còn anh B
Hãy xác nhận “Đâu là điểm quan mất những 3 giờ mà chất lượng lại kém.
trọng nhất?” trước khi thực hiện
Sự khác biệt này có thể do năng lực Credit: Àena
Cũng giống như mục đích, bạn cần phải hoặc kinh nghiệm nhưng đối với những
xác nhận lại “đâu là điểm quan trọng người làm việc mất nhiều thời gian
nhất” với người giao việc trước khi thực nhưng chất lượng lại kém hơn người Tại Toyota, luôn tồn tại suy nghĩ “Thiết việc giữa các nhân viên thì ai cũng có
hiện. khác thì có khả năng trong cánh làm lập mục tiêu”. Tất cả cách làm và điều thể hoàn thành được ở mức độ nhất
đang tồn tại nhiều lãng phí. kiện trong từng công việc đều được định mà không lãng phí thời gian. Đối
Ví dụ, trong nhiều trường hợp, nếu đòi quyết định sẵn, nói cách khác nhân viên chiếu với ví dụ ở trên thì nếu có tiêu
hỏi phải hoàn thành ở mức hoàn hảo Ví dụ, trong trường hợp “Làm tài liệu chỉ việc “làm theo hướng dẫn này”. Hay chuẩn “Nếu làm tài liệu về tình hình lĩnh
100% công việc có thể sẽ bị chậm kì tổng hợp tình hình của lĩnh vực OO”, chính là “một hệ thống để ai làm cũng vực OO thì tìm nguồn ở đây” thì anh B
hạn. anh A do biết trang web có dữ liệu liên tạo ra một kết quả như nhau”. cũng như anh A đều có thể hoàn thành
quan đến lĩnh vực cần tìm kiếm nên công việc với chất lượng và thời gian
Đối với những tài liệu có ảnh hưởng lớn làm rất hiệu quả và hoàn thành sau chỉ Công việc tại văn phòng cũng vậy, nếu tương đương.
đến tình hình kinh doanh của công ty 1 giờ. Còn anh B hoàn toàn không biết có thể chia sẻ “tiêu chuẩn” của công
như bản đề án thì việc nâng cao mức sự tồn tại của trang web trên nên đã
độ hoàn thành là rất cần thiết nhưng với tìm cả trên internet và trong sách báo POINT
những tài liệu như bản tóm tắt nội dung nên đã tốn mất 3 giờ đồng hồ.
Liệu chúng ta có đang làm những công việc không cần thiết
cuộc họp thì mức độ hoàn thành cũng
không quan trọng lắm. Bởi vì mục đích Nếu cách làm của anh A được chia sẻ hàng ngày, những việc đó không làm cũng được hay không?
của bản tóm tắt là truyền đạt lại tới mọi tới anh B thì chẳng phải anh B cũng có Những công việc “lãng phí do gia công” đang ẩn khuất trong
người những điểm quan trọng trong thể kết thúc công việc đó trong vòng 1 công việc chúng ta làm hàng mỗi ngày
cuộc họp nên dẫu có tóm tắt toàn bộ giờ hay sao?
nội dung mà một tuần sau mới gửi đến
17 18
 7 loại lãng phí- Loại 3

“Tồn kho” trong công việc sẽ gây

phiền hà tới công đoạn sau
Tại Toyota, đã tồn tại triết lý “Just in
Time”. Đây là cách suy nghĩ “Chỉ sản
xuất sản phẩm cần thiết, khi cần thiết
với số lượng cần thiết, không để tồn
kho quá lượng cần thiết”.
Có nghĩa là tại Toyota, những thứ dư
thừa sẽ bị coi như “Lãng phí do tồn
kho” và là đối tượng cần được cắt giảm.
Lãng phí do tồn kho cũng là một trong
7 loại lãng phí.
Lãng phí do tồn kho được định nghĩa
là số lượng vật liệu, chi tiết, sản phẩm
hoàn thành được bảo quản trong kho
nhiều quá mức cần thiết, không thể
sử dụng được ngay. Hàng tồn kho bản
Thế nhưng nếu cứ bảo lưu công việc
mà không thực hiện thì sẽ làm phiền
đến người ở công đoạn sau, là người
đang muốn giải quyết bước tiếp theo.
Và kết quả là công việc sẽ bị chậm so
với kế hoạch ban đầu.
Ví dụ trong trường hợp nếu công việc
A không xong thì không thể tiến hành
công việc B, càng để tồn kho công việc
A thì kế hoạch càng bị kéo chậm lại.
Mánh để thực hiện trôi chảy Bản
xin ý kiến đồng thuận
(Bản xin ý kiến đồng thuận được thực
hiện bằng cách lấy chữ ký hoặc con
dấu như là ý kiến đồng thuận của người
liên quan đến một vấn đề nhằm cắt
giảm bớt thời gian lãng phí cho các

Lãng phí do tồn

Credit:Koji thân nó không sinh ra lợi nhuận nhưng
lại gây tốn chi phí bảo quản và quản lý. buổi họp)
Vậy nên việc giảm thiểu lượng hàng tồn
kho cũng giống như tạo ra lợi nhuận. Trong vị trí quản lý hẳn không ít người

kho
Lãng phí do tồn kho được định nghĩa là
số lượng vật liệu, chi tiết, sản phẩm hoàn
thành được bảo quản trong kho nhiều
quá mức cần thiết, không thể sử dụng
được ngay.
Trong công xưởng sản xuất, mọi người
đều tưởng tượng rằng hàng tồn kho là
những thứ có thể nhìn thấy ngay bằng
mắt thường, nhưng trong công việc văn
phòng thì rất khó thấy loại lãng phí này.
Đối với nhân viên văn phòng, tồn kho
chính là những việc họ nên làm mà
chưa được giải quyết.
Việc nên làm quá nhiều đến nỗi không
xử lý tới được, nhiều khi muốn làm
nhưng không có thời gian nên đành để
vậy…Không ít người đã từng đã từng
lâm vào hoàn cảnh ôm cả đống việc
như thế này.
hay nghĩ rằng “Gom lại một thể rồi
quyết định cho nhanh” và giữ lại mà
không xử lý ngay.
Và đương nhiên khi người này không
làm thì bản ản xin ý kiến đồng thuận
cũng không được chuyển tới người tiếp
theo. Đối với người tiếp theo thì việc này
sẽ gây lãng phí lớn về thời gian chờ đợi.
Chính vì lý dó đó nên chúng ta không
được tích công việc lại mà phải xử lý
nhanh để chuyển ngay cho công đoạn
sau giải quyết, cách làm này sẽ giúp
quản lý kế hoạch hiệu quả.
Để hồ sơ, tài liệu cần được quyết định

19 20

Credit:Momna
sớm để có thể lưu chuyển nhanh thì
nên xây dựng một hệ thống mà công
việc không bị lưu lại.
Việc này giúp chúng ta hướng tới tổng
thể thay vì cá nhân.
Ví dụ, ở vị trị nhận chữ ký trong tài liệu
nên ghi sẵn “Thời gian đưa cho người
tiếp theo”. Nếu làm như thế này, người
giải quyết sẽ biết được mình có thể
lưu lại trong bao lâu và ý thức được
việc cần sớm thực hiện để chuyển cho
người kế tiếp.
“Lãng phí” do việc dồn ứ thư điện
tử (mail)
Việc không trả lời thư điện tử cũng trở
thành lãng phí do tồn kho.
21
cục đến quá nửa trong số này có thể di
Ví dụ, dưới đây là 4 thư mực được tạo ra chuyển ngay đến thư mục Xóa, nhưng
để phân loại và quản lý thư điện tử. đối với những người cảm thấy không
yên tâm thì nên bỏ vào thư mục này.
Thư mục 1: Xóa Tuy nhiên, cần tạo quy tắc như sẽ di
chuyển đến thư mục Xóa sau 1 tháng.
Thư mục 2: Bảo quản nhất thời
Thư mục 3 C(ông việc khác) là những
Thư mục 3: Công việc khác nội dung liên quan tới khác hàng và các
công ty đang giao dịch khác, tuy đã xử
Thư mục 4: Hòm thư đến lý rồi nhưng vẫn cần lưu lại. Cũng có
thể tạo thêm những thư mục khác cùng
Trong thư mục 1 (Xóa) được dùng để chủng loại như “Khách hàng khác”.
chứa những loại thư như tạp chí nội bộ,
liên lạc trong công ty, thư được cc sau Cuối cùng là thư mục 4 (Hòm thư đến)
khi đã xem qua. dùng để bảo quản những thư chưa thể
xử lý được ngay. Đối với những thư như
Thư mục 2 (Bảo quản nhất thời) được thế này, nếu thể hiện rõ ràng là thư
dùng để chứa những thư đã được xử lý chưa được xử lý thì có thể phòng tránh
một lần nhưng bất an nếu xóa ngay. Kết được việc quên không trả lời.
Đặc biệt, trong kinh doanh, thư điện tử
là một trong những phương pháp liên
lạc chiếm một vai trò rất quan trọng
nên càng trả lời thư muộn thì nguy cơ
xảy ra lỗi trong công việc càng lớn và
có thể ảnh hưởng đến kế hoạch. POINT
Trong công xưởng sản xuất, “Tồn kho” cũng đồng nghĩa với phát
Trả lời ngay mỗi khi nhận được thư
sinh chi phí. Công việc bị chất đống không được giải quyết ở
điện tử không phải cách làm hiệu quả
nhưng nếu tận dụng thời gian trống khi văn phòng cũng tương đương với “Tồn kho”.
di chuyển để trả lời, và trong 1 ngày cần
quyết định thời gian trả lời và xử lý thư
là rất quan trọng.
Tôi khuyên các bạn nên tạo sẵn quy
tắc để sàng lọc và sắp xếp thư điện tử
hàng ngày. Những người không có quy
tắc dọn dẹp thì hòm thư tới luôn trong
trạng thái đầy ắp thư, có khả năng sẽ
xảy ra việc bỏ qua thư quan trọng hay
trả lời muộn.
22
3
Lãng phí do động
tác
Credit:Edha
Nếu những vật cần thiết đều trong
tầm với thì không tồn tại lãng phí
“Lãng phí do động tác” là một trong 7
loại lãng phí.
Đương nhiên, nó cũng ám chỉ những
hàng động không tạo ra giá trị gia tăng.
Ví dụ, trong một dây chuyền sản xuất,
mỗi lần để lấy một chi tiết thì người
23
7 loại lãng phí- Loại 4
nhân viên cần ngồi xuống. Trong trường
hợp này, chúng ta có thể suy nghĩ hành
động ngồi xuống chính là lãng phí. Bởi
vì nếu đặt chi tiết ở vị trí không cần ngồi
xuống cũng lấy được thì thời gian tác
nghiệp có thể được rút ngắn lại, đồng
thời cũng giảm bớt gánh nặng lên cơ
thể nhân viên.
Trong sản xuất, có suy nghĩ tên là “Kinh
tế về động tác”. Suy nghĩ này chính
là những nghiên cứu về động tác của
con người để giúp nâng cao tính sản
xuất, và được sử dụng phổ biến đối với
những công việc có nhiều động tác lập
lại.
Tại công xưởng, đối với nhân viên, nếu
chi tiết cần thiết cho công việc được
đặt trong phạm vi tầm tay là lý tưởng
nhất. Đó chính là phạm vi gánh nặng
đặt lên người nhân viên là nhỏ nhất và
họ có thể làm việc hiệu quả nhất.
Ngoài ra, một vị trí nữa cũng hay được
sử dụng chính là phạm vi mà không
cần phải giang tay ra cũng với được
(trạng thái khuỷu tay giữ sát cơ thể vẫn
làm việc được bình thường). Trạng thái
này cũng giúp người nhân viên giảm
thiếu tối đa gánh nặng lên cơ thể. Suy
nghĩ này chính là quy tắc giúp chúng ta
quyết định vị trí đặt đồ vật, chi tiết.
Ông Aya Okauchi người chịu tránh
nhiệm xây dựng tài liệu để đạo tạo
nhân tài và nâng cao sức mạnh công
xưởng cho các chuyên gia đào tạo tại
OJT Solutions luôn nói rằng: “Trong
sinh hoạt thường nhật cũng tiềm ẩn rất
nhiều lãng phí do động tác”.
“Trong thực tế, để làm được nhiều
món ăn cùng lúc cần có một số một số
mánh nhất định. Nếu chỉ khi cần thiết
mới lấy nguyên liệu, dụng cụ nấu từ kệ
hay tủ lạnh ra thì nhất định sẽ phát sinh
lãng phí. Thay vì đó, trước khi nấu hãy
chuẩn bị sẵn hết và đặt trong phạm vị
tầm với thì chúng ta có thể nấu ăn thoải
mái với giới hạn động tác ít nhất. Những
lãng phí do động tác như thế này chắc
chắn cũng đang xảy ra thường xuyên
trong công việc văn phòng.”
Sắp xếp đồ vật sao cho có thể làm
việc với ít động tác nhất
Nếu suy nghĩ về phương pháp làm việc
tại văn phòng thì lãng phí do động tác
là một khái niệm hữu ích.
Một ví dụ rất gần gũi với chúng ta chính
là việc Seiri, Seiton (chỉnh lý, sắp xếp)
bàn làm việc.
Trong trường hợp, tài liệu được chất
đống trên bàn và không thể tìm thấy
ngay tài liệu cần thiết thì thời gian tìm
kiếm đó trở thành lãng phí. Hơn nữa,
những tài liệu thường sử dụng nhưng
không đặt gần vị trí làm việc, mà phải đi
lại tủ chứa tài liệu cách xa bàn để lấy thì
đây cũng là lãng phí.
Ví thế, nếu đặt những tài liệu thường
xuyên sử dụng ở “vị trí vàng” để có
thể lấy ngay lập tức, và đặt tài liệu ít
sử dụng ở vị trí xa hơn thì có thể giảm
thiểu được lãng phí. Ví trí vàng này
không những là nơi giúp giảm tối đa
lãng phí do động tác mà trong nhiều
trường hợp còn giúp chúng ta phát hiện
ra nhiều tài liệu không cần thiết.
Tóm lại, bí mật để hoàn thành công
việc với ít động tác nhất để giảm thiểu
lãng phí chính là việc bạn đầu tư công
sức như thế nào cho việc sắp xếp đồ
vật, hay chính là việc Seiri, Seiton được
thực hiện triệt để tới đâu.
Điểm cốt yếu trong “Seiri, Seiton”
24
 sẽ không có chuyện đồ vật vương vãi
Để thực hiện Seiri, Seiton cần lưu ý hai khắp nơi. Như thế cũng không có lãng
điểm sau: phí do động tác tìm kiếm.

1- Seiri: Phân biệt “vật cần thiết” và “vật
không cần thiết”, rồi vứt bỏ những “vật
không cần thiết”.
2- Seiton: Sắp xếp đồ vật sao cho có
thể lấy được “vật cần thiết” ngay “lúc
cần thiết” với “số lượng cần thiết”.
Chỉ cần bạn thực hiện triệt để Seiri, Sei-
ton đối với những đồ dùng xung quanh
mình thì có thể loại bỏ được rất nhiều
lãng phí để công việc được tiến hành
suôn sẻ hơn.

Đầu tiên, hãy vứt bỏ những vật không

cần thiết đặt trên bàn làm việc của bạn.
Đối với những tài liệu đã xử lý nhưng
bạn vẫn bảo quản do nghĩ “Một lúc nào
đó sẽ sử dụng” thì hãy dũng cảm bỏ đi
cũng không vấn đề gì.

Sau khi làm xong Seiri, hãy quyết định

vị trí đặt đồ vật sao cho dễ lấy nhất.

Những dụng cụ văn phòng được sử

dụng với tần suất cao như bút, thước thì
hãy đặt ngay trên bàn hoặc ngăn kéo
trên cùng để có thể với được ngay, và
sau khi sử dụng xong hãy cất chúng lại
vị trí ban đầu.

Nếu vị trí đồ vật được quyết định, thì

POINT
Công việc trong văn phòng cũng tiềm ẩn rất nhiều lãng phí.
Hãy bắt đầu Seiri, Seiton ngay từ những đồ dùng xung quanh
minh.

25 26
Credit:Edha
3
7 loại lãng phí- Loại 5
Lãng phí do
vận chuyển/ di Thời gian chờ đợi để thực hiện công việc
tiếp theo không sinh ra bất cứ một giá trị
chuyển nào. Cần thiết phải có phương pháp để
giảm thiểu thời gian “Chờ đợi”.
“Lãng phí do vận chuyển” là gì?
Mặc dù bạn đang làm việc cần sử dụng
máy copy thường xuyên nhưng chiếc
bàn lại ở vị trí cách xa chiếc máy khiến
bạn phải đi tới đi lui.
Vì muốn nộp tài liệu cho sếp sớm nhất
có thể nên bạn đã rời khỏi ghế, đi tới lui
trong phòng làm việc để tìm kiếm.
Hãy thử gấp quyển sách đang đọc trên
tay bạn và nhắm mắt vào tưởng tượng
khung cảnh phòng làm việc, bạn sẽ
thấy hiện lên trong đầu những cảnh
tượng trên.
Bởi vì đi lại, vận chuyển đồ, gửi thông
tin là những hành động mà bản thân nó
không sinh ra giá trị gia tăng, và tất cả
được coi là “Lãng phí do vận chuyển”.
Tại công xưởng sản xuất, để không
phát sinh lãng phí do vận chuyển người
ta thường đầu tư công sức nghĩ cách
bố trí máy móc, ví trị làm việc sao cho
hợp lý nhất. Ví dụ, nếu cần di chuyển
Credit:Mohas
27
để lấy đồ vật cần thiết thì hãy bố trí sao
cho lấy được tất cả vật cần thiết trong
một lần di chuyển duy nhất (giống trò
chơi vẽ một nét tạo ra một hình) là một
trong những phương pháp giúp giảm
thiểu lãng phí do vận chuyển.
Chuyên gia đào tạo Juurou Oyaki khi
vào kho chứa của một cửa hàng bán lẻ
đã khẳng định ngay “Ở đây có lãng phí
do vận chuyển”.
“Sản phẩm đưa vào kho chứa hàng
ngày nhưng hầu như không có quy định
cho việc đặt ở đâu. Vì thế mới xảy ra
hiện tượng những sản phẩm bán được
nhất lại được ở góc trong cùng hay
nhân viên đi đi lại lại tìm kiếm sản phẩm
vì chẳng biết chúng ở đâu.
Để giải quyết vấn đề này ông đã đưa ra
ý tưởng kaizen là giao cho một người
chịu trách nhiệm quyết định cách chia
và vị trí đặt những sản phẩm được đưa
vào kho. Làm như thế, thì sản phẩm
nào có ở đâu sẽ trở nên rõ ràng và việc
nhân viên tất tả chạy khắp kho tìm kiếm
28
 sản phẩm cũng sẽ không còn.”
Trong công việc văn phòng cũng vậy,
trong phạm vi có thể bạn nên xem lại
công việc thường nhật để tránh lãng
phí do vận chuyển.
Có những trường hợp không thể chấp
nhận được như nhân viên đang làm
việc đột nhiên nhớ ra một việc nào đó
rồi đi qua đi lại để giải quyết. Hay nhân
viên đi lấy tài liệu copy, khi quay lại
thì lại sang bộ phận khác lấy giấy tờ,
sau đó quay lại chờ ở máy pha cà phê.
Không ít nhân viên trong văn phòng khi
làm việc luôn lập đi lập lại những hành
động này.
Và có thể bạn cũng đang lập đi lập lại
một cách vô thức điều đó hàng ngày
nên hãy xem lại công việc của mình.
Điểm mấu chốt để có thể tiến hành kai-
zen ở đây là khi rời khỏi ghế hãy hoàn
thành một lần nhiều công việc và chọn
quãng đường di chuyển ngắn nhất.
Thời gian di chuyển khi đi làm kinh
doanh, bản thân nó không sinh ra
giá trị gia tăng
Kinh doanh, bán hàng là một nghề
dễ phát sinh nhiều “Lãng phí do vận
chuyển” nhất.
Khi phải tới gặp nhiều khách hàng
trong một ngày, thì điều quan trọng là
phải suy nghĩ cách sao cho thời gian di
chuyển là ít nhất.
Ví dụ, nếu văn phòng nằm trong thành
phố Tokyo, và bạn phải đi tới thăm 3
công ty A, B, C mà bạn lại xếp lịch buổi
sáng thăm công ty A ở Chiba, đầu giờ
29
chiều quay lại công ty B ở Tokyo, chiều
tối đi thăm công ty C ở Chiba thì một
ngày bạn phải đi lại 2 lần giữa Tokyo và
Chiba. Thời gian di chuyển này sẽ trở
thành lãng phí.
Nếu có thể sắp xếp lịch thăm 2 công ty
A và C ở Chiba rồi quay lại Tokyo thăm
công ty C thì thời gian lãng phí để di
chuyển sẽ được giảm bớt.
Bạn nên nhớ rằng, bản thân thời gian di
chuyển không mang lại giá trị gia tăng
nên nếu có thể hãy rút ngắn thời gian
này.
Nếu có thể giảm bớt thời gian di
chuyển, thì có thể sẽ dư ra thời gian để
tới thăm được một khách hàng nữa, và
điều này sẽ giúp nâng cao hiệu suất
công việc.
Nếu trong trường hợp không phải là
công việc của từng cá nhân mà là công
việc của nhóm, phòng ban thì có thể
suy nghĩ phương án khác như không
phân chia người chịu trách nhiệm theo
từng sản phẩm riêng biệt nữa mà chia
theo khu vực. Hay có thể sắp xếp thực
hiện những công việc có phát sinh vận
chuyển (di chuyển) để thực hiện cùng
một lúc. Những cách này sẽ rất hiệu
quả đối với những công việc chứa nhiều
lãng phí do vận chuyển.
Việc tắc nghẽn thông tin sẽ dẫn tới
chậm kế hoạch
Tắc nghẽn thông tin cũng được xem là
một loại lãng phí do vận chuyển.
Ví dụ, trong không ít trường hợp nếu
cấp trên chưa thông qua thì không thể
tiến hành tiếp công việc. Tuy nhiên, khi
muốn đến lấy ý kiến thì cấp trên lại bận chiếm trên dưới 20% thời gian trong
họp hay đi công việc bên ngoài công ty. ngày.
Trong trường hợp này, công việc sẽ Trong trường hợp này, nếu có thể hãy
không thể tiến hành tiếp dẫn tới phát biến thời gian đi làm thành khoảng thời
sinh “Lãng phí do chờ đợi”. gian có thể sinh ra giá trị gia tăng bằng
cách suy nghĩ công việc cho ngày hôm
Để không phát sinh lãng phí trong dòng đó, xem qua tài liệu liên quan đến công
chảy thông tin, thì việc đầu tiên phải việc hoặc đọc sách báo để nâng cao kỹ
làm là thảo luận lại liệu công việc đó có năng.
nhất thiết phải được cấp trên thông qua
mới có thể tiến hành tiếp hay không? Hãy nhờ lại xem bạn có hay “đi tới đi lui
Nếu trong trường hợp việc này là cần mà không ngồi im được một chỗ”? Nếu
thiết thì hãy nghĩ cách có thể xác nhận có thì chắc chắn khi đó đang tiềm ẩn
trước được lịch làm việc của cấp trên, lãng phí do vận chuyển. Hãy ý thức kai-
hay quyết định người có thể thay mặt zen để công việc của bạn được tốt hơn.
cấp trên thông qua.
Hơn nữa, nếu suy nghĩ đối với cá nhân
thì thời gian di chuyển tới nơi làm việc
cũng không sinh ra giá trị gia tăng và
dễ trở thành lãng phí do di chuyển.
Tùy thuộc vào địa điểm sống mà có
người phải mất tới 2~3 giờ di chuyển
mỗi ngày. Nếu trừ thời gian ngủ thì nó
POINT
Cũng giống với “Lãng phí do vận chuyển trong công xưởng, trong
công việc văn phòng cũng phát sinh lãng phí khi đi lại, di chuyển
và gửi thông tin.
30
 7 loại lãng phí- Loại 6

chờ đợi” và “lãng phí do động tác” đang

Không sản xuất trước thời điểm ẩn nấp đâu đó trong công việc.
cần thiết
Có nghĩa là “lãng phí do sản xuất quá
Tiếp theo chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về nhiều” là “loại lãng phí lớn nhất và là
“lãng phí do sản xuất quá nhiều”. nguồn gốc phát sinh rất nhiều loại lãng
phí khác”.
“Lãng phí do sản xuất quá nhiều” được
định nghĩa là việc sản xuất nhiều hơn “Không làm nữa” không có nghĩa
so với số lượng cần thiết và sớm hơn so
là lười biếng
với thời điểm cần thiết.
Một trong những phương pháp để tránh
Ở đây “lượng cần thiết” chính là “lượng
phát sinh “lãng phí do sản xuất quá
phù hợp với doanh số bán hàng”, tức là
nhiều” là có ý thức “Không thể loại bỏ
lượng sản phẩm đã sản xuất mà không
được hay sao?”, “Không làm có được
bán được thì sẽ trở thành lãng phí.
không?”.
Ngoài ra, trong phương thức Toyota
Trong công việc tại văn phòng có đang
một điểm mấu chốt nữa là “Việc sản
tồn tại những lãng phí như vậy không?
xuất sớm hơn so với thời điểm cần thiết”
cũng được coi là lãng phí.
Ví dụ, tại một văn phòng có một ý
tưởng được đánh giá rất cao là in báo
Tại công xưởng sản xuất, khi dư giả về
Credit: Jumo cáo tháng và phát tới tất cả các bộ
vật liệu, con người, máy móc thì người
phận khác trong công ty. Và họ quyết

Lãng phí do sản

ta sẽ có tâm lý muốn sản xuất trước
định chỉ định người chịu trách nhiệm để
sản phẩm. Tuy nhiên, nếu sản phẩm
thực hiện và duy trì công việc này.
cung cấp sớm hơn so với nhu cầu của
khách hàng và họ không mua nữa thì sẽ

xuất dư thừa
Công việc được duy trì trong vài năm
bị “ế”. Nói một cách khác chúng ta đã
cho tới khi thay thế trưởng bộ phận.
không thể cung cấp một sản phẩm phù
Người trưởng bộ phận mới đã chỉ trích
hợp với nhu cầu của khách hàng.
rằng “Việc này được làm từ trước tới
nay, nhưng thật sự có cần thiết?”. Tuy
Hơn nữa, nếu sản xuất quá sớm còn
có sự phản đối của một số nhân viên
dẫn tới lượng tồn kho chất đống tại các
trong bộ phận nhưng ông vẫn quyết
công đoạn, tức là lại sinh ra “Lãng phí
định dừng việc này lại. 2 tháng sau,
do tồn kho”.
không thấy ai ở bộ phận khác làm tiếp
và thời gian sau đó thì việc in báo cáo bị
Tóm lại lãng phí do sản xuất quá nhiều bỏ hoàn toàn.
không những làm phát sinh lãng phí
tồn kho mà còn dẫn tới lãng phí do gia
Từ ví dụ trên chúng ta có thể thấy có
công, do vận chuyển, do kiểm tra, đóng
những việc “nếu có thì tốt” nhưng cũng
gói… Và khi làm việc, có thể “lãng phí do

31 32
 có những việc “không có cũng chẳng
sao”.
Chúng ta cũng hay bắt gặp nhưng
trường hợp tương tự như sau.
Catalog hiện tại đương nhiên là có 3
loại sản phẩm chủ lực hiện tại nhưng
cũng có toàn bộ những sản phẩm mà
đã được phát triển trước đó. Nếu gom
hết những sản phẩm trước đó thành
một quyển catalog riêng thì không chỉ
tiết kiệm được thời gian và tiền bạc
cho việc in ấn một quyển catalog chứa
toàn bộ sản phẩm, mà còn giúp nhân
viên đỡ vất vả khi không phải mang cả
quyển lớn đi giới thiệu với khách hàng.
người cùng làm công việc giống nhau.
Ví dụ, cả bộ phận kinh doanh và Maket-
ting đều tự mình thực hiện việc dự đoán
doanh số bán hàng.
Đầu ra của số liệu hoặc bản chất số liệu
có thể khác nhau nhưng bạn nên ý thức
việc nếu một công việc giống được
thực hiện bởi nhiều người thì “Liệu chỉ
cần một người làm thì có sao không?”
POINT
Tôi nghĩ rằng công ty của bạn cũng đang phát sinh rất nhiều việc
giống nhau. Khi đó, đừng phân vân làm gì, thay vì làm những việc
giống nhau, việc bỏ bớt đi sẽ là cách làm thông minh.
Lãng phí do sản xuất nhiều hơn so với số lượng cần thiết cần phải
loại bỏ triệt để bởi suy nghĩ “Không thể loại bỏ được hay sao?”,
“Không làm có được không?”.

Ở đây, việc in ấn quyển catalog chứa

toàn bộ sản phẩm chính là việc “không
có cũng chẳng sao”.

Cùng với thời gian, tần suất, khối lượng

và đối tượng trong công việc cũng sẽ
thay đổi. Nếu cứ giữ thói quen “Nên
làm thêm việc này nữa” thì công việc sẽ
ngày càng tăng lên.

Việc từ bỏ những việc đang làm có thể

khiến người ta liên tưởng tới “sự lười
biếng” và gây ra ác cảm nhưng chính
việc làm những công việc không cần
thiết dẫn tới phát sinh thêm công việc
cho người khác mới nặng tội.

Vì thế, hãy thử từ bỏ những công việc

không làm cũng được.

Xác nhận mức độ quan trọng của

công việc

“Lãng phí do sản xuất quá nhiều” trong

công việc văn phòng ngoài những công
việc không cần thiết còn có việc nhiều
33 Credit: Nade 34
 7 loại lãng phí- Loại 7
2 điểm mấu chốt để “tự hoàn thành Hoặc một ví dụ khác về việc lập bảng

Lãng phí do sản

công việc tại mỗi công đoạn” báo cáo mà một nhân việc được cấp
trên giao cho. Tuy đối với từng công
“Lãng phí do sản phẩm lỗi và sửa chữa xưởng thì điều kiện cho từng sản phẩm

phẩm lỗi
sản phẩm lỗi” là loại cuối cùng trong số
7 loại lãng phí.
Loại lãng phí này được định nghĩa là
những việc như vứt bỏ sản phẩm lỗi
(không thể sửa chữa), sản xuất lại hoặc
sửa chữa.
đạt tiêu chuẩn khác nhau, nhưng nếu
trình bày đầy đủ các điều kiện tối thiểu
theo 5W1H (When: khi nào – Where: ở
đâu – Who: ai làm – What: làm cái gì –
Why : tại sao – How: làm như thế nào)
trong bản báo cào thì coi như đã đạt
yêu cầu.

Đối với bất cứ công việc nào cũng vậy, Hơn nữa, nếu có sẳn bản mẫu hoặc
nếu làm xong mà phải sửa chữa hay điều kiện “chỉ được trình bày trong
làm lại thì có thể phát sinh nguy cơ khoảng 3 trang giấy” thì cũng là một
chậm so với kế hoạch đề ra. điều kiện để nhân viên đảm bảo chất
lượng cho bản báo cáo.
Để phòng tránh nguy cơ này, có một
cách suy nghĩ rất hiệu quả là “tự hoàn Chia sẻ “tưởng tượng về output”
thành công việc tại mỗi công đoạn”. Có với công đoạn sau
nghĩa là phải đảm bảo được chất lượng
sản phẩm ngay tại công đoạn của mình Tiêu chuẩn phán đoán được định nghĩa
để tránh phát sinh việc sửa chữa hay là những tiêu chuẩn dùng để phán
làm lại về sau. đoán kết quả đạt được những yêu cầu
như kỳ vọng hay không. Nếu tự mình
Để thực hiện việc tự hoàn thành công không hiểu hết những tiêu chuẩn phán
việc tại mỗi công đoạn cần thiết phải có đoán này thì khó có thể đảm bảo rằng
2 điều kiện sau: mính có thể phán đoán chính xác chất
lượng sản phẩm của công đoạn nơi
- Điều khiện cho sản phẩm đạt yêu cầu. mình thực hiện.
- Tiêu chuẩn phán đoán.
Nói một cách cơ bản hơn thì tiêu chuẩn
Điều kiện cho sản phẩm đạt yêu cầu phán đoán chính là những tiêu chuẩn
được định nghĩa là những điều kiện nếu về chất lượng mà công đoạn sau yêu
được tuân thủ trong quá sản xuất sẽ cầu.
đảm bảo chắc chắn làm ra được sản
phẩm đúng theo thiết kế. Ví dụ, nếu một đứa trẻ nói với bạn “Hôm
nay nấu cơm cari cho con nhé”. Thì một
Ví dụ, chỉ cần tuân thủ điều kiện “tại vị suất cơm cari phải đảm bảo những điều
trí đó nếu vặn đủ 3 con vít mầu xanh sẽ kiện phải có thịt, rau được ninh cùng
Credit: Pertans đảm bảo được chất lượng”. nước súp gia vị cari.

Vì muốn nấu thật ngon nên người mẹ

35 36
 đã dành những 3 tiếng để ninh cho tới chuẩn để họ tự cũng có thể phán đoán
khi nước súp đặc quánh lại. được chất lượng sản phẩm là rất quan
trọng.
Tuy nhiên, đưa trẻ hay chính là “công Nếu làm được như vậy thì việc phòng
đoạn sau” lại thích (hay tiêu chuẩn phán ngừa lỗi trong công việc cũng như việc
đoán của đứa trẻ) ăn cari ninh trong sửa chữa không cần thiết cũng được
khoảng 1 tiếng. Như thế, dù bạn có mất loại bỏ.
tới 3 tiếng để nấu thì đứa trẻ cũng chưa
chắc đã vui. Ông Shouwa Morito (OJT Solutions)
từng nói rằng:
Có nghĩa là, nếu làm khác những tưởng
tượng về output của công đoạn sau “Kể cả những người chuyên trách công
(Ở đây là đứa trẻ) thì sẽ không thể làm việc văn phòng, nắm trách nhiệm tổng
thỏa mãn. thể các công xưởng của Toyota cũng
thực hiện nghiêm túc việc tự hoàn
Quay lại với ví dụ về việc lập bảng báo thành công việc tại mỗi công đoạn. Mỗi
cáo, mức độ thỏa mãn sẽ phụ thuộc người đều đầu tư công sức vào xây
vào việc cấp trên yêu cầu thế nào đối dựng điều kiện cho sản phẩm đạt yêu
với bản báo cáo. cầu và tiêu chuẩn phán đoán. Hơn nữa
họ còn nghĩ cách sao cho nội dung đơn
Bản báo cáo gửi lên cho hội đồng quản giản và có thể truyền đạt một cách dễ
trị sẽ rất khác với bản báo cáo chỉ được hiểu nhất tới mọi nhân viên. Vì thế, mỗi
sử dụng trong bộ phận. Hơn nữa, báo lần xuống công xưởng, tôi thường yêu
cáo có yêu cầu sử dụng hình ảnh và đồ cầu nhân viên thuyết trình đầy đủ về
thị hay không cũng là sự khác biệt rất điều kiện cho sản phẩm đạt yêu cầu và
lớn. tiêu chuẩn phán đoán. Nếu chưa làm
được điều này, tôi sẽ yêu cầu phải thực
Bởi vì nếu bạn cất công tìm kiếm và tập hiện một cách nghiêm túc.”
hợp rất nhiều dữ liệu cho bản báo cáo
nhưng cấp trên chỉ nghĩ rằng “Đâu cần Vậy bạn có biết điều kiện cho sản
thiết phải sử dụng những dữ liệu này” phẩm đạt yêu cầu và tiêu chuẩn phán
thì công sức của bạn coi như đổ sông đoán trong công việc của mình là gì
đổ biển. không? Nếu ý thức được điều này, bạn Đón đọc những tin tức mới nhất về công
nghệ, sản xuất, kỹ năng làm việc,... tại web-
có thể nâng cao được chất công việc,
Để làm thỏa mãn khách hàng, chính là và thực hiện nó suôn sẻ hơn.
công đoạn sau, thì việc cần phải chia sẻ
những tưởng tượng về output và có tiêu
site VietFuji TechFocus

POINT Tải miễn phí tạp chí Kaizen, tài liệu

Làm lại và sửa chữa sẽ ảnh hưởng rất lớn tới kế hoạch công sản xuất do nhóm VIetFuji biên soạn tại đây
việc. Nếu ý thức được việc “tự hoàn thành công việc tại mỗi
công đoạn” thì lãng phí sẽ được loại bỏ. và đây

37 38
 CẢM ƠN CÁC BẠN ĐÃ
QUAN TÂM VÀ ĐÓN ĐỌC

Hãy tìm chúng tôi trên facebook tại đây

39 40