Inhoud in vogelvlucht

Inleiding .............................................................................................. 1

Deel I: Hoe PRINCE je kan helpen ......................................................... 5

Hoofdstuk 1: Wat is een projectmatige aanpak en waarom zou ik zoiets gebruiken? ....... 7
Hoofdstuk 2: De structuur van PRINCE2 in grote lijnen ...................................................... 15
Hoofdstuk 3: PRINCE2 doeltreffend gebruiken .................................................................... 25

Deel II: Het gehele project doorlopen ................................................... 33

Hoofdstuk 4: Het idee controleren voor je van start gaat .................................................. 35
Hoofdstuk 5: Het projectplan opstellen: de Initiatiefase .................................................... 55
Hoofdstuk 6: De voorbereiding van een projectfase ........................................................... 75
Hoofdstuk 7: Een fase beheersen en de producten opleveren ........................................... 89
Hoofdstuk 8: Het project afsluiten ....................................................................................... 107
Hoofdstuk 9: Doeltreffende Stuurgroepen .......................................................................... 119

Deel III: Hulp bij projectmatig werken met PRINCE ............................ 139
Hoofdstuk 10: De Businesscase ontwikkelen en actualiseren .......................................... 141
Hoofdstuk 11: De rollen en verantwoordelijkheden bepalen ........................................... 157
Hoofdstuk 12: De planning van project, fasen en werkpakketten .................................... 177
Hoofdstuk 13: Effectieve beheersinstrumenten ................................................................. 205
Hoofdstuk 14: Projectrisicobeheer ...................................................................................... 221
Hoofdstuk 15: Kwaliteitsbeheer in het project .................................................................. 235
Hoofdstuk 16: Versies beheren: Configuratiebeheer ......................................................... 247
Hoofdstuk 17: Wijzigingsbeheer ........................................................................................... 259

Deel IV: Het deel van de tientallen .................................................... 269

Hoofdstuk 18: Tien manieren om doeltreffend met PRINCE te werken .......................... 271
Hoofdstuk 19: Tien tips voor een goede Businesscase ..................................................... 277
Hoofdstuk 20: Tien tips voor succesvolle Projectborging ................................................ 283

Deel V: Bijlagen ............................................................................... 287

Bijlage A: Een overzicht van de PRINCE-kwalificaties ....................................................... 289
Bijlage B: Woordenlijst van de belangrijkste PRINCE2-termen ........................................ 293
Bijlage C: Overzicht PRINCE2-processen ............................................................................ 307

Index ............................................................................................... 311

00-Prince2VrDum-boek.indb v 08-11-17 12:33

 Inhoud
Inleiding .............................................................................................. 1

Deel I: Hoe PRINCE je kan helpen ......................................................... 5

Hoofdstuk 1: Wat is een projectmatige aanpak en waarom zou ik zoiets gebruiken? ..................... 7
De achtergrond van PRINCE2 .............................................................................................. 8
Enkele feiten over projecten ............................................................................................... 8
Feit 1: Veel projecten gaan fout ...................................................................................... 8
Feit 2: We weten waarom projecten fout gaan ............................................................ 10
Feit 3: We weten hoe we de meeste dingen kunnen voorkomen .............................. 11
Feit 4: PRINCE is gratis .................................................................................................. 12
Je leven vergemakkelijken met PRINCE2 ......................................................................... 12
Enkele misverstanden over PRINCE ophelderen ............................................................ 13
Het hele project doorwerken ............................................................................................ 14

Hoofdstuk 2: De structuur van PRINCE2 in grote lijnen ........................................................................ 15

Het procesmodel leren kennen ......................................................................................... 15
Het project in gang zetten ............................................................................................. 17
Val zo nodig in herhaling ............................................................................................... 18
Afsluiten van een project (AP) of Closing a project (CP) .......................................... 19
Inleiding tot het componentenmodel ............................................................................... 20
De vier basiscomponenten ........................................................................................... 21
De keuzecomponenten gebruiken ............................................................................... 22
Mag ik even voorstellen: drie PRINCE-technieken ......................................................... 23

Hoofdstuk 3: PRINCE2 doeltreffend gebruiken ....................................................................................... 25

Inzicht in de problemen ..................................................................................................... 25
Vergeet niet dat PRINCE een hulpmiddel is ..................................................................... 26
Doeltreffend worden: aanpassing ..................................................................................... 27
Subprocessen achterwege laten .................................................................................. 28
In welke mate gebruik je subprocessen? .................................................................... 28
De volgorde van subprocessen in een primair proces veranderen ......................... 29
Subprocessen naar een ander primair proces verplaatsen ...................................... 29
PRINCE gebruiken als je haast hebt – parallelle initiatie .......................................... 30
Het project zonder projectplan en alleen met faseplannen uitvoeren .................... 31
PRINCE serieus nemen: een professionele instelling ..................................................... 31

Deel II: Het gehele project doorlopen ................................................... 33

Hoofdstuk 4: Het idee controleren voor je van start gaat ..................................................................... 35
Inzicht in het OP-proces .................................................................................................... 35
Waarom je gewoon niet zonder opstartfase kunt ........................................................... 36
De Opstartfase snel afronden ........................................................................................... 37

00-Prince2VrDum-boek.indb vii 08-11-17 12:33

 viii Projectmanagement met PRINCE2 voor Dummies ____________________

Starten met het opstarten – het Projectmandaat ........................................................... 37

Projectrollen invullen ......................................................................................................... 38
De eerste twee sleutelmensen benoemen .................................................................. 38
Meer rollen in de Stuurgroep toewijzen ...................................................................... 39
Over de resterende rollen beslissen ............................................................................ 41
Nagaan of het project levensvatbaar is ........................................................................... 43
Het Projectvoorstel schrijven ........................................................................................... 44
Alle delen van het Projectvoorstel opstellen .................................................................. 45
Het Risicologboek en het Dagelijks Logboek openen ................................................ 50
Belangrijke informatie verzamelen ................................................................................... 50
Een doordachte Projectaanpak .................................................................................... 50
De planning plannen: de Initiatiefase ............................................................................... 52
Het besluit nemen om van start te gaan – of niet ........................................................... 53

Hoofdstuk 5: Het projectplan opstellen: de Initiatiefase ...................................................................... 55

Hoe pak je IP aan? ............................................................................................................... 56
Waarom je plannen nodig hebt ......................................................................................... 56
Projectkwaliteit ................................................................................................................... 57
Blijf realistisch – niet ieder project is ‘safety-critical’ ............................................... 58
Een Projectkwaliteitsplan schrijven ............................................................................ 58
Het Kwaliteitslogboek .................................................................................................... 61
Je project plannen .............................................................................................................. 61
De Managementfasen ......................................................................................................... 62
Aan de Businesscase en het Risicologboek werken ....................................................... 63
De Businesscase opstellen ............................................................................................ 63
De risico’s analyseren .................................................................................................... 64
De bevoegdheden en beheersinstrumenten bepalen .................................................... 65
Projectcommunicatie .................................................................................................... 65
Praten is goed ................................................................................................................. 66
Een archief opzetten .......................................................................................................... 67
Spullen bewaren… ......................................................................................................... 68
... en ze weer terugvinden ............................................................................................. 68
De Aandachtspuntenlijst en het Leerpuntenlogboek ................................................ 69
De voorbereiding voor de eerste specialistische fase ................................................... 69
Het PID samenstellen ......................................................................................................... 70
Waarom heeft het PID ‘concepten’? ............................................................................. 71
Hoe gebruik je het PID? ................................................................................................. 71
De Stuurgroep vragen om zich voor het gehele project vast te leggen ....................... 72

Hoofdstuk 6: De voorbereiding van een projectfase ............................................................................. 75

Het MF-proces – Managen van faseovergangen .............................................................. 75
Aan het einde van de fase belangrijke informatie geven ............................................... 76
Het einde van een fase inluiden ........................................................................................ 78
Faseplanning bij opstarten en initiatie ........................................................................ 78
Meer over afwijkingen en fasen .................................................................................... 79
Een Faseplan opstellen voor de volgende fase ............................................................... 79
Productplanning gedetailleerder gebruiken ............................................................... 79
De Controlelijst producten ........................................................................................... 80
Meer over kwaliteit ........................................................................................................ 80
De Projectorganisatie actualiseren .............................................................................. 81
Een Afwijkingsplan opstellen ............................................................................................ 81

00-Prince2VrDum-boek.indb viii 08-11-17 12:33

 ______________________________________________________Inhoud ix
Projectdocumenten en -plannen actualiseren ................................................................ 82
Het Projectplan actualiseren ........................................................................................ 82
Het Projectkwaliteitsplan actualiseren ....................................................................... 83
De Projectaanpak actualiseren ..................................................................................... 83
De Businesscase controleren ............................................................................................ 83
Risicobeoordeling ............................................................................................................... 84
Een Fase-eindrapport schrijven ........................................................................................ 86
De handtekening voor de volgende fase .......................................................................... 88

Hoofdstuk 7: Een fase beheersen en de producten opleveren ............................................................ 89

Het BF- en MP-proces begrijpen ....................................................................................... 89
De fase beheersen – de Projectmanager .......................................................................... 91
De stroom werk naar teams beheersen ...................................................................... 91
Problemen en andere aandachtspunten ..................................................................... 96
De voortgang bewaken en verslag uitbrengen ........................................................... 98
Een fase corrigeren of een Afwijking rapporteren ........................................................ 101
De Fase corrigeren ....................................................................................................... 101
Het perspectief van de Teammanager ........................................................................... 101
Het Werkpakket tot stand brengen ................................................................................. 102
Het Werkpakket aannemen ......................................................................................... 102
De producten ontwikkelen .......................................................................................... 102
Afgeronde producten opleveren ................................................................................ 104

Hoofdstuk 8: Het project afsluiten .......................................................................................................... 107

Het Afsluiten van een project (AP) ................................................................................. 108
Ervoor zorgen dat je alles gedaan hebt ......................................................................... 108
Controleren op handtekeningen en acceptaties ...................................................... 109
De werkomgeving controleren ................................................................................... 109
Het projectarchief ........................................................................................................ 110
De bedrijfsvoordelen ................................................................................................... 111
Wat doe je na het project? ............................................................................................... 113
Het Risicologboek en de Aandachtspuntenlijst afsluiten ....................................... 114
Vervolgacties bepalen ................................................................................................. 114
Hoe is het project gegaan? .............................................................................................. 115
In geval van voortijdige afsluiting .................................................................................. 117

Hoofdstuk 9: Doeltreffende Stuurgroepen ............................................................................................. 119

Inleiding tot het DP-proces .............................................................................................. 119
De vijf sleutelprincipes van een Stuurgroep ................................................................. 120
De eigenaar van het project ........................................................................................ 121
Niet werken, maar managen ....................................................................................... 121
Voor voldoende bevoegdheden zorgen .................................................................... 121
Beschikbaarheid controleren ..................................................................................... 121
Kleine Stuurgroepen benoemen ................................................................................. 122
Zelf verantwoordelijkheid nemen ................................................................................... 123
Organisatieperspectief – de Opdrachtgever ............................................................ 123
Gebruikersperspectief – de Senior gebruiker(s) ...................................................... 123
Leveranciersperspectief – de Senior leverancier(s) ............................................... 124
Gezamenlijk verantwoordelijkheid nemen .................................................................... 124
Besluiten nemen zonder over de schreef te gaan .................................................... 124
Naar de Projectmanager luisteren ............................................................................. 125

00-Prince2VrDum-boek.indb ix 08-11-17 12:33

 x Projectmanagement met PRINCE2 voor Dummies ____________________

Het beheersingsniveau kiezen ........................................................................................ 125

De bevoegdheid van de Projectmanager bepalen ................................................... 125
De managementfasen bepalen .................................................................................... 127
Het niveau van risicoacceptatie bepalen .................................................................. 127
De hoofdpunten rapporteren ..................................................................................... 127
Projectborging .............................................................................................................. 129
Desgevraagd advies geven .............................................................................................. 130
Op specifieke momenten betrokken raken .................................................................... 131
Opstarten ...................................................................................................................... 132
Initiëren van het project .............................................................................................. 132
Bij een projectfase betrokken raken .......................................................................... 133
Een fase beëindigen ..................................................................................................... 134
Het project beëindigen ..................................................................................................... 135

Deel III: Hulp bij projectmatig werken met PRINCE ............................ 139
Hoofdstuk 10: De Businesscase ontwikkelen en actualiseren ......................................................... 141
Wie is verantwoordelijk voor de Businesscase? ........................................................... 142
Het project verantwoorden ............................................................................................. 142
Verplichte projecten .................................................................................................... 142
Het pad effenen voor andere projecten .................................................................... 142
Voordeelgerichte projecten ........................................................................................ 143
Hybride rechtvaardigingen ......................................................................................... 144
De Businesscase actueel houden: een ‘levend document’ .......................................... 145
Hulp krijgen als het ingewikkeld wordt ......................................................................... 145
Een Businesscase schrijven ............................................................................................ 146
Best case versus worst case ....................................................................................... 149
Gevoelig zijn ................................................................................................................. 150
Controleren of een voordeel ook echt een voordeel is ................................................ 151
Zeker weten dat je kunt leveren ..................................................................................... 152
Geen voordelen noemen die niet bestaan ................................................................ 152
Op je tellen passen ....................................................................................................... 152
Vermijden dat de voordelen ‘besmet’ raken ............................................................. 153
Met de financiële procedures in de organisatie omgaan ............................................. 154

Hoofdstuk 11: De rollen en verantwoordelijkheden bepalen ............................................................ 157

De juiste mensen erbij betrekken ................................................................................... 157
Inzicht in de PRINCE-organisatie .................................................................................... 158
Rollen, geen banen ....................................................................................................... 158
Blijf vasthouden aan kleine Stuurgroepen ................................................................ 159
Het project vanuit drie perspectieven zien .............................................................. 160
De Stuurgroep als centraal orgaan ............................................................................. 161
Een stabiele Projectorganisatie .................................................................................. 161
De organisatie van PRINCE2 structureren ..................................................................... 162
Het Projectmanagementteam bij PRINCE ...................................................................... 162
De Stuurgroep onder de loep nemen ............................................................................. 163
De drie Stuurgroeprollen ............................................................................................. 163
Een blik op Projectborging .............................................................................................. 168
Let op: projectborging is niet optioneel .................................................................... 168
De aanpak van Projectborging ................................................................................... 169

00-Prince2VrDum-boek.indb x 08-11-17 12:33

 ______________________________________________________Inhoud xi
Met de Projectmanager werken in plaats van hem tegen te werken ..................... 169
De alarmklok luiden ..................................................................................................... 170
De Projectmanager leren kennen .................................................................................... 170
Teammanager(s) ............................................................................................................... 172
Hulp van Projectondersteuning ...................................................................................... 173
Een Projectbureau opzetten ....................................................................................... 174
Een Configuratiebeheerder aanstellen ...................................................................... 175

Hoofdstuk 12: De planning van project, fasen en werkpakketten .................................................... 177

Het procesmodel voor de planning (PL) ....................................................................... 177
Planning: nodig en nuttig ................................................................................................. 178
De planning plannen ......................................................................................................... 179
De organisatie-eisen in beschouwing nemen ........................................................... 179
Over geld nadenken ..................................................................................................... 179
Productplanning ............................................................................................................... 180
Planningsproblemen .................................................................................................... 181
Richt je eerst op wat het project moet opleveren ................................................... 181
Wat zijn de producten van het project? .................................................................... 182
Een productstroomdiagram gebruiken ..................................................................... 183
Productbeschrijvingen ................................................................................................ 185
De Productdecompositiestructuur ............................................................................ 189
Volgende stap: activiteitenplanning ............................................................................... 192
Schatten: het gemakkelijkste deel .................................................................................. 193
Scheduling en resourcing ................................................................................................ 194
Activiteitennetwerken en precedence netwerken ................................................... 195
Activiteiten met Gantt-grafieken ................................................................................ 198
Activiteiten en resource levelling .............................................................................. 199
Projectrisico’s controleren .............................................................................................. 200
Het plan uitleggen ............................................................................................................. 201
Extra uitleg voor wie het plan leest ........................................................................... 201
Financiële planning ...................................................................................................... 201
Planning op drie niveaus ................................................................................................. 202
Het Projectplan ............................................................................................................. 203
Het Faseplan ................................................................................................................. 203
Teamplannen ................................................................................................................ 203

Hoofdstuk 13: Effectieve beheersinstrumenten .................................................................................... 205

Controle op verschillende niveaus ................................................................................. 205
Rapportage: de tijdgerichte beheersinstrumenten ...................................................... 206
Hoofdpunten rapporteren .......................................................................................... 206
Voortgangsrapportage ................................................................................................ 207
Evenementgerichte beheersinstrumenten gebruiken ................................................. 207
Het project beheersen door middel van fasen ......................................................... 207
Op vier sleutelmomenten besluiten nemen .............................................................. 209
Opdracht tot projectafsluiting ........................................................................................ 209
‘Op basis van afwijkingen’ managen .......................................................................... 210
Grenzen stellen: toleranties ............................................................................................ 210
Tolerantiegrenzen hoeven niet gelijk te zijn ............................................................. 211
Waken voor wensdenken – tolerantielijnen .............................................................. 212
De zes tolerantietypen ................................................................................................ 213

00-Prince2VrDum-boek.indb xi 08-11-17 12:33

 xii Projectmanagement met PRINCE2 voor Dummies ____________________

Overschrijding van de toleranties melden: Afwijking .................................................. 215

Een Afwijkingsrapport indienen ................................................................................. 215
Bepalen wat je eraan gaat doen ................................................................................. 215
De plannen bijstellen ................................................................................................... 216
Tolerantie op verschillende niveaus .............................................................................. 217
De voortgang bewaken en projecten beheersen .......................................................... 217
De teams beheersen met Werkpakketten ................................................................. 217
De voortgang meten met behulp van de Controlelijst producten ......................... 218
‘Percentage afgerond’ vermijden ............................................................................... 218
De beheersinstrumenten vastleggen ......................................................................... 218
De kwaliteit op peil houden ........................................................................................ 219
Naar financiële controle streven ................................................................................ 219

Hoofdstuk 14: Projectrisicobeheer ......................................................................................................... 221

Bij het begin beginnen: wat is risico? ............................................................................. 221
De risicocyclus van PRINCE gebruiken .......................................................................... 222
Risico’s analyseren ........................................................................................................... 223
Risico’s opsporen ......................................................................................................... 223
Risico’s beoordelen ..................................................................................................... 225
De ‘voor of na’-beslissing nemen ............................................................................... 229
Geschikte oplossingen voor risico’s .......................................................................... 229
Risicobeheer ..................................................................................................................... 231
Planning en resources ................................................................................................. 231
Bewaking en rapportage ............................................................................................. 232
Risicobeoordelingen actueel houden ............................................................................ 232
Iets in het Risicologboek vastleggen ......................................................................... 232
Risicobeheer veilig achterwege laten ............................................................................ 234

Hoofdstuk 15: Kwaliteitsbeheer in het project ..................................................................................... 235

Productplanning met ingebouwde kwaliteit ................................................................. 236
Neem kwaliteit serieus, heel serieus .............................................................................. 236
De juiste kwaliteit leveren ........................................................................................... 237
Voor kwaliteit blijven gaan .......................................................................................... 237
Het Projectkwaliteitsplan schrijven ............................................................................... 238
Het kwaliteitsplan op faseniveau (en teamniveau) ...................................................... 242
Kwaliteitscontrole en -audit ............................................................................................ 242
Auditing en het Kwaliteitslogboek ............................................................................. 243
Ervoor zorgen dat de borging effectief is .................................................................. 244
Producten controleren met een Kwaliteitsbeoordeling .............................................. 244
Rollen bij de kwaliteitsbeoordeling ........................................................................... 245
Fouten opsporen, niet corrigeren .............................................................................. 245
‘Egoloos’ blijven ........................................................................................................... 246
Je handtekening zetten: de drie opties ..................................................................... 246

Hoofdstuk 16: Versies beheren: Configuratiebeheer ........................................................................... 247

Met de procedures voor Configuratiebeheer werken .................................................. 248
Configuratiebeheer, maar hoeveel? ................................................................................ 249
Managementproducten beheersen ............................................................................ 249
Nu wordt het ingewikkeld ........................................................................................... 249
Een plan opstellen voor Configuratiebeheer ................................................................ 250

00-Prince2VrDum-boek.indb xii 08-11-17 12:33

 ______________________________________________________Inhoud xiii
Wist je dat Configuratiebeheer een soort beheersinstrument is? .............................. 252
Configuratiebeheerinformatie over producten bewaren ........................................ 252
Aanvullende informatie ............................................................................................... 256
Een Configuratiebeheerder benoemen .......................................................................... 256

Hoofdstuk 17: Wijzigingsbeheer .............................................................................................................. 259

Veranderingen mogelijk maken, maar zonder scope creep ........................................ 260
De touwtjes in handen nemen .................................................................................... 260
Een veranderingsstop vermijden ............................................................................... 260
De definitie van een Projectaandachtspunt .................................................................. 261
Aandachtspunten in categorieën indelen ...................................................................... 261
Algemeen aandachtspunt ........................................................................................... 262
Wijzigingsverzoek ........................................................................................................ 262
Afwijking van specificatie ............................................................................................ 263
Toegeven aan een concessie ...................................................................................... 263
Een aandachtspunt afhandelen ...................................................................................... 264
Het aandachtspunt in de lijst opnemen .................................................................... 264
De gevolgen analyseren ............................................................................................... 266
Wat ga je eraan doen? .................................................................................................. 266
De Stuurgroep bij Projectaandachtspunten betrekken ............................................... 268

Deel IV: Het deel van de tientallen .................................................... 269

Hoofdstuk 18: Tien manieren om doeltreffend met PRINCE te werken ............................................ 271
Flexibel blijven: PRINCE anders gebruiken ................................................................... 271
De documentatie beperkt houden .................................................................................. 272
Van PRINCE een standaard maken ................................................................................. 273
Erop aandringen dat PRINCE gebruikt wordt ............................................................... 273
Mensen in PRINCE trainen ............................................................................................... 274
De Post-projectbeoordeling ............................................................................................ 275
Productplanning bijhouden ............................................................................................ 275
De Controlelijst producten .............................................................................................. 276
De plannen actueel houden ............................................................................................. 276

Hoofdstuk 19: Tien tips voor een goede Businesscase ....................................................................... 277
Ervoor zorgen dat je voordelen kunt meten ................................................................. 277
Welke projecten leveren geen voordelen op? ............................................................... 278
De Businesscase regelmatig herzien ......................................................................... 279
Voorzichtig zijn ................................................................................................................. 279
Voorzichtig zijn (2) ........................................................................................................... 279
Eigenaar zijn van de Businesscase ................................................................................. 280
De Businesscase op de bedrijfseisen afstemmen ......................................................... 280
Op de cijfers hameren ...................................................................................................... 280
De Businesscase tijdens de fasen bijwerken ................................................................. 281
Denk aan de Businesscase als je aandachtspunten afhandelt .................................... 281

Hoofdstuk 20: Tien tips voor succesvolle Projectborging .................................................................. 283

Zorg ervoor dat je het doet ............................................................................................. 283
Blijf flexibel ........................................................................................................................ 284
Kies ervaren mensen ........................................................................................................ 284

00-Prince2VrDum-boek.indb xiii 08-11-17 12:33

 xiv Projectmanagement met PRINCE2 voor Dummies ____________________

Mijd lijstjesafvinkers ........................................................................................................ 285

Loop met een boog om muggenzifters heen ................................................................. 285
Werk samen ....................................................................................................................... 285
Verwar Kwaliteitsborging niet met ondersteuning ...................................................... 285
Wees voorzichtig als je andere Projectmanagers gebruikt ......................................... 286
Zorg ervoor dat de Stuurgroep eigenaar blijft van het project ................................... 286
Wees duidelijk over Kwaliteitsborging ........................................................................... 286

Deel V: Bijlagen ............................................................................... 287

Bijlage A: Een overzicht van de PRINCE-kwalificaties ...................................................................... 289

Bijlage B: Woordenlijst van de belangrijkste PRINCE2-termen ....................................................... 293

Bijlage C: Overzicht PRINCE2-processen .............................................................................................. 307

Index ............................................................................................... 311

00-Prince2VrDum-boek.indb xiv 08-11-17 12:33

 Inleiding
A l heel lang doen mensen projecten en al heel lang laten sommige
mensen hun projecten in het honderd lopen. Er zijn wel goede
benaderingen en technieken, maar de meeste mensen zijn zich daar
gewoon niet van bewust.

Gelukkig raakt PRINCE2 steeds meer bekend als een gestructureerde

methode die een duidelijke, maar zeer flexibele benadering van project-
management biedt, met dingen die echt werken. PRINCE2 helpt je bij de
uitvoering van een project en zorgt ervoor dat het niet mislukt. Of je nu
een zeer ervaren projectmanager bent of nog nooit van PRINCE gehoord
hebt, je zult onder de indruk zijn van wat PRINCE allemaal kan. Mis-
schien word je wel net zo’n dolenthousiaste PRINCE-fan als ik. Nou ja,
hopelijk word je niet net zo fanatiek, maar in ieder geval enthousiast! Dit
werkt namelijk echt!

Je hebt wellicht negatieve dingen over PRINCE gehoord; PRINCE zou een
berg papier opleveren, alleen geschikt zijn voor heel grote projecten en
zou alleen bij erg formele projecten passen. Daar klopt helemaal niets van
en als je dit boek leest, zul je snel zien waarom niet. Als het goed wordt
toegepast, is PRINCE, een methode die al dertig jaar wordt gebruikt,
uiterst doeltreffend en nuttig om projecten succesvol af te ronden.

Over dit boek

Dit boek is gebaseerd op de praktijk. Je zult aardig wat technische
inhoud vinden, maar die is ondergeschikt aan het inzicht in de logica en
drijvende kracht van PRINCE2. Als je de logica eenmaal door hebt, wor-
den de technische details heel simpel. Raadpleeg de PRINCE-handleiding
(Managen van succesvolle projecten met PRINCE2) van het Britse Office of
Government Commerce (OGC), uitgegeven door The Stationary Office,
voor details over alle PRINCE-documenten. Projectmanagement met
PRINCE2 voor Dummies kan het handboek niet vervangen, maar is een
praktische aanvulling die de belangrijkste principes en structuur veel
levendiger uitlegt en een groot aantal praktische adviezen en voorbeel-
den geeft.

PRINCE is een procesgerichte methode en de processen lopen van net

voor aanvang van het project tot aan de afsluiting. In ieder hoofdstuk in
deel II over deze processen staat een diagram: een procesmodel. Ik waar-
schuw je van tevoren: deze kunnen er ingewikkeld uitzien, maar de truc
is om je er niet meteen blind op te staren. Kijk er even naar om het idee
als geheel te overzien en lees dan het hoofdstuk. Kijk aan het einde van

00-Prince2VrDum-boek.indb 1 08-11-17 12:33

 2 Projectmanagement met PRINCE2 voor Dummies ____________________

het hoofdstuk nogmaals naar het procesmodel; dan zul je het zien als
een simpele landkaart voor dat deel van het project. Alle puzzelstukjes
vallen op hun plek!

PRINCE heeft een ongelooflijk effectieve manier om een project te plan-

nen: productgerichte planning. Als je nog niet veel projectervaring hebt,
wees dan blij. Je zult waarschijnlijk net zo snel aan deze methode wen-
nen als aan mayonaise bij je frietjes. Als je echter al veel ervaring met
projectplanning hebt, zul je de PRINCE-methode wellicht iets moeilijker
vinden. Geef het echter niet op, want alles zal ineens op zijn plek vallen.
Het heeft een tijdje geduurd voordat ik productplanning door had, maar
nu is het appeltje-eitje. Blijf er dus aan werken. Productplanning is uiterst
doeltreffend en even doorzetten loont.

Veronderstellingen
Ik ga ervan uit dat je:

⻬ nog helemaal niets over PRINCE2 weet. Als je al wel iets weet, is dat
meegenomen;

⻬ een projectmethode wilt waarmee je succesvolle projectresultaten

behaalt, niet een methode waarbij je je onder een stapel papier
begraaft;

⻬ pragmatisch bent ingesteld en bereid bent het werk flexibel aan te

pakken;

⻬ de methode echt verstandig wilt gebruiken om eruit te halen wat

erin zit.

Indeling van dit boek

Dit boek volgt ruwweg de structuur van de PRINCE2-methode, waarbij
eerst naar de processen wordt gekeken (wanneer je iets doet) en vervol-
gens naar de componenten (wat je doet).

In deze paragraaf krijg je een idee van wat er zoal aan bod komt.

Deel I: Hoe PRINCE je kan helpen

Als je twijfels hebt over het gebruik van een methode, krijg je in dit deel
te zien dat je bijna ongemerkt al methoden toepast en dat deze in het
dagelijks leven heel goed van pas komen. In deel I wordt ook uitgelegd
hoe je het maximale uit PRINCE haalt; het is dus een prima deel om met-
een in te duiken.

00-Prince2VrDum-boek.indb 2 08-11-17 12:33

 ____________________________________________________ Inleiding 3
Deel II: Het hele project doorlopen
Deel II is volledig gewijd aan de processen en loopt het hele project door,
vanaf de opstartfase tot en met de afsluiting van het project. De proces-
sen in dit deel stellen voor wanneer je iets het beste kunt doen.

Deel III: Hulp bij projectmatig werken met

PRINCE
In deel III komen de zogeheten PRINCE-componenten aan de orde. Deze
gaan over wat je doet, zoals risicobeheer. In dit deel komt ook de plan-
ning aan de orde.

Deel IV: Het deel van de tientallen

Hier vind je een aantal handige lijstjes met kort en bondig advies over
hoe PRINCE werkt, hoe je een goede Businesscase schrijft en hoe je de
Projectborging (projectauditing) het beste kunt organiseren.

Deel V: Bijlagen
Hier vind je enige informatie over PRINCE-kwalificaties en een handige
verklarende woordenlijst met belangrijke PRINCE-termen in het Neder-
lands en Engels, zodat je snel een term kunt opzoeken. In bijlage C staat
een overzicht van de PRINCE2-processen, in het Nederlands en Engels.
Natuurlijk kun je de termen ook uit je hoofd leren en met je vakkennis
indruk maken tijdens een etentje met vrienden. Of overdrijf ik nu weer?

Pictogrammen die in dit boek gebruikt

worden
Laat je door deze pictogrammen leiden. Ze vergroten bepaalde belang-
rijke punten uit.
BEEL D
OR
De informatie naast dit pictogram helpt je om iets beter te begrijpen en
VO

verwijst vaak naar een bestaand project.

I N C E-I P
PR
De PRINCEipes zijn werkelijk de kern van deze methode, dus zorg ervoor
S LE U TEL

dat je deze informatie onthoudt.

IN G O
E -L
Hier krijg je een duidelijke definitie van PRINCE-termen (je kunt ook de
C
P RI N

verklarende woordenlijst in bijlage B raadplegen).

00-Prince2VrDum-boek.indb 3 08-11-17 12:33

 4 Projectmanagement met PRINCE2 voor Dummies ____________________

Dit pictogram geeft je een belangrijke aanwijzing om in gedachten te hou-

den.

P!
SO
Houd je verre van deze zaken. Het zijn korte verhaaltjes over wat er alle-
PA

maal mis kan gaan, soms met details van hoe dat anderen al is ‘gelukt’.
Lach erom, maar stoot je niet aan dezelfde steen!

Hoe je dit boek gebruikt

Het geweldige aan een Voor Dummies-boek is dat je het niet van begin tot
eind hoeft te lezen. Je kunt gewoon naar het gedeelte bladeren dat je inte-
ressant vindt. Met de inhoudsopgave en index kun je alles vinden. Als
gestructureerde methode heeft PRINCE natuurlijk een structuur, maar
zelfs dat hoeft je er niet van te weerhouden om van het ene naar het
andere hoofdstuk te springen. Als je met een project van start gaat, wil
je wellicht naar hoofdstuk 4 voor alle projectideeën hierover. Maar ver-
volgens kun je meteen door naar de componenten voor de Businesscase
(hoofdstuk 10) en het Risicobeheer (hoofdstuk 14) om je bij dat werk te
helpen.

00-Prince2VrDum-boek.indb 4 08-11-17 12:33

 Hoofdstuk 1
Wat is een projectmatige
aanpak en waarom zou ik
zoiets gebruiken?
In dit hoofdstuk:
䊳 Wat een projectmatige aanpak is en hoe deze werkt
䊳 Hoe je met PRINCE2 geslaagde projecten krijgt
䊳 Begrijpen wat een methode is en snappen dat het niet moeilijk is er een te gebruiken
䊳 Hoe het komt dat PRINCE bij verkeerd gebruik een slechte naam kan krijgen

J e hebt vast wel eens in de krant gelezen over projecten die mislukten,
waardoor geld en kansen verloren gingen en mensen werden teleur-
gesteld. De grote vraag is: ‘Is het nu werkelijk nodig dat het met
projecten zo gaat?’ Het korte antwoord is een resoluut ‘NEE!’ Gezien
de schaal en complexiteit van sommige projecten is dat een tamelijk
gewaagde uitspraak. Maar het feit blijft dat de onderliggende oorzaken
van mislukte projecten over het algemeen bij iedereen bekend zijn, en
interessant genoeg weten we ook met welke strategieën deze problemen
voorkomen kunnen worden, en projecten doeltreffender gepland en
gestuurd kunnen worden.

Als iemand nu eens al die informatie uit die enorme hoeveelheid ervaring
bij het plannen en sturen van projecten verzamelde. Als die informatie
nu eens zo werd verpakt dat ze echt bruikbaar was en als je nu eens door
een project heen geloodst zou kunnen worden, zodat je de bekende val-
kuilen kunt vermijden en tools hebt waar je echt iets mee kunt op basis
van al die jaren ervaring met wat wel en niet werkt. Als, als, als. Nou, lees
vooral verder, want dit boek heeft heel goed nieuws voor je.

In hoofdstuk 2 wordt de algehele structuur van PRINCE uitgelegd, maar

in dit hoofdstuk geef ik alvast wat context en bekijken we waarom een
methode zoals PRINCE2 je bij projecten echt van pas kan komen. We den-
ken ook na over bepaalde projectproblemen en hoe je ze kunt vermijden.

00-Prince2VrDum-boek.indb 7 08-11-17 12:33

 8 DEEL I: Hoe PRINCE je kan helpen _______________________________

De achtergrond van PRINCE2

PRINCE staat eigenlijk voor PRojects IN Controlled Environments (‘projec-
ten onder gecontroleerde omstandigheden’), maar daar zou ik me geen
zorgen over maken; ze moesten het beestje gewoon een naam geven.
PRINCE is nu al aan zijn tweede versie toe, vandaar PRINCE2. Van tijd tot
tijd vinden er kleine veranderingen en ontwikkelingen plaats, en die wor-
den in nieuwe uitgaven van de PRINCE2-handleiding gepubliceerd.

PRINCE is een projectmatige aanpak en toevallig best een goede, omdat

PRINCE het resultaat is van jaren hard werk door veel mensen die prak-
tische ideeën hebben aangedragen. Je kunt PRINCE2 voor bijna elk pro-
jecttype en -grootte gebruiken, van heel grote tot superkleine.

Als je het woord ‘methode’ eng vindt, dan snap ik dat wel. Alleen al door
eraan te denken dat ze een methode moeten gebruiken breekt bij som-
mige mensen het angstzweet uit en worden ze weer herinnerd aan hun
ergste nachtmerrie, waarin ze zich door een eindeloze wirwar aan admi-
nistratieve procedures worstelen en een berg papier produceren. Een
senior manager in een grote organisatie vroeg ons wat PRINCE2 was; ze
had erover gehoord en vroeg zich af wat het was. Maar zodra ze hoorde
dat PRINCE2 een methode is, wilde ze er geen woord meer over horen.

Maar methoden hoeven geen bureaucratische nachtmerries te zijn. Als

ze op de juiste manier worden gebruikt, zijn methoden logisch, nuttig,
productief en simpel. In feite gebruik je ze al en ben je er blij mee.

Je hebt ongetwijfeld wel eens een legpuzzel gemaakt. Hoe ga je daarbij

het liefst te werk? Begin je bij de rand of leg je eerst de hoeken? Misschien
voeg je eerst de puzzelstukjes samen die duidelijk hetzelfde patroon heb-
ben. Of misschien begin je liever met de lucht. Je hebt, hoe dan ook, een
eh… methode. Een methode is een benadering die helpt enigszins struc-
tuur te geven bij wat je aan het doen bent en de klus geklaard te krijgen.

Projectmatig werken is anders, omdat het niet de benadering van één per-
soon is: heel veel mensen leveren een bijdrage aan het bepalen van een
goede manier om het werk gedaan te krijgen. Als veel ervaren mensen
denken dat een bepaalde benadering een goede manier is om iets te doen,
zoals bij PRINCE2, zit het er heel dik in dat jij er ook baat bij zult hebben.

Enkele feiten over projecten

PRINCE2 werkt goed bij alle typen projecten. In deze paragraaf bekijken
we hoe je met PRINCE2 problemen kunt oplossen.

Feit 1: Veel projecten gaan fout

Projecten mislukken vaak. Het project kan bijvoorbeeld in zijn geheel
ten onder gaan, of er kan iets fout gaan bij een of meer onderdelen. De

00-Prince2VrDum-boek.indb 8 08-11-17 12:33

 ___________________ Hoofdstuk 1: Wat is een projectmatige aanpak...? 9
meeste mensen maken zich druk over tijd en geld. Eigenlijk zouden ze
zich over heel andere zaken druk moeten maken: kwaliteit met name.
Maar vooruit, ik ga even uit van de meest voorkomende ergernissen: pro-
jecten zijn bijna altijd te laat en te duur. En veel organisaties verwachten
ook niet anders, hoe sneu dat ook klinkt.
BEEL D
OR
Eén PRINCE-projectmanager veroorzaakte een groot probleem toen hij
VO

zijn project op de afgesproken dag afleverde. De afdeling die de project-

resultaten zou overnemen voor de ingebruikname was nog niet klaar. De
projectmanager snapte er niets van, aangezien hij het geplande einde
van het project nog had bevestigd. De verantwoordelijke senior manager
antwoordde dat ze de datum niet hadden geloofd, omdat projecten nooit
op tijd af waren.

Over de term ‘mislukking’ wordt veel gediscussieerd. Stel dat een project
het budget slechts vijf procent overschrijdt, maar wel aan alle eisen vol-
doet; is het project dan echt mislukt? Nog meer aandacht in de discussie
gaat uit naar de vraag wiens fout iets is. Toen een tijdschrift voor de IT-
sector een artikel publiceerde waarin werd voorgesteld om IT-ers te ont-
slaan als ze er niet in slaagden de goederen te leveren, reageerden mensen
uit de IT-wereld kwaad en zeiden dat het mislukken van een project niet
alleen op hen neerkwam. Ze hadden gelijk; een IT-project hangt van veel
meer af dan alleen de bekwaamheid van het IT-personeel. Als het bedrijf
geen vakkundig personeel levert om de IT-ers te vertellen waar een nieuw
computersysteem aan moet voldoen, moet men niet steil achterover vallen
van verbazing als het geleverde systeem niet naar wens werkt.

Met dit boek kun je mislukkingen voorkomen, of dat nu bij IT-projecten

is waar mislukking wel vaak in een bepaalde mate wordt gemeten, of bij
bedrijfsprojecten waar de mislukking meestal niet eens aan het licht komt.

Na een groot onderzoek waarin een groot aantal mislukte IT-projecten

boven water was gekomen, zei Bryan Cruickshank, hoofd informatie-
risicobeheer bij KPMG in Groot-Brittannië: ‘Een blinde toepassing van
methodologieën werkt meestal niet goed en is zeker niet iets wat je moet
doen als je net van de universiteit komt.’

Daar ben ik het helemaal mee eens. Zo’n ‘blinde toepassing’ komt
angstwekkend vaak voor, meestal doordat mensen domweg pagina
voor pagina de handleiding volgen alsof elk project hetzelfde is, of door
slechte cursussen waarbij je alleen het ‘wat’ van PRINCE leert en hoe je
voor de PRINCE-examens slaagt.

In Projectmanagement met PRINCE2 voor Dummies ligt de nadruk op een

praktische uitleg van de methode, met niet alleen het ‘wat’, maar ook
het ‘hoe’ en ‘waarom’. Hiermee kun je de methode goed, met inzicht en
dus succesvol toepassen. Voor de precieze details over het ‘wat’ moet je
investeren in een PRINCE2-handleiding. Lees verder als je wilt weten hoe
je PRINCE goed en constructief bij je projecten kunt toepassen.

00-Prince2VrDum-boek.indb 9 08-11-17 12:33

 10 DEEL I: Hoe PRINCE je kan helpen _______________________________

Feit 2: We weten waarom projecten fout gaan

Ik geef hier een aantal belangrijke redenen waarom projecten mislukken.
Zoals je ziet, is de lijst een beetje een open deur. Zie je dat we uit mede-
dogen het woord ‘ze’ gebruiken in plaats van ‘je’? Jij hebt immers niets
met deze problemen in jouw organisatie te maken, toch?

⻬ Geen duidelijke doelen. Ze wisten niet precies waar het project

over ging.

⻬ Onrealistische financiën. Ze konden zo’n groot project nooit met

zo’n laag budget doen.

⻬ Onrealistische bezetting. Ze konden zo’n groot project nooit met zo

weinig personeel doen. Of misschien hadden ze genoeg personeel,
maar realiseerden ze zich niet dat iedereen ook andere verantwoor-
delijkheden had en maar tien procent van de tijd voor het project
beschikbaar was; het projectteam was in feite maar een tiende van
de verwachte grootte.

⻬ Slechte communicatie. Niemand wist wat er van hem werd ver-

wacht of wat er van de anderen werd verwacht, en niemand wist
precies aan wie hij moest rapporteren en wie beslissingen mocht
nemen.

⻬ Slechte planning. Eigenlijk is dat nog zacht uitgedrukt. Bij veel pro-
jecten is eigenlijk een totaal gebrek aan planning het probleem. Dan
stuiten ze bij het project op problemen die ze tijdens de planning
hadden kunnen ontdekken en oplossen.

⻬ Geen doeltreffende voortgangsbewaking. Het project ontspoorde,

maar niemand merkte het op, laat staan dat er iets aan gedaan werd.

⻬ Onduidelijke scope. Niemand wist precies wat er wel of niet bij het
project hoorde. Toen ze belangrijke zaken ontdekten waarover nog
niet was gesproken, moesten ze deze erin opnemen. Omdat die niet
in het oorspronkelijke plan zaten, liep het project uit en werd het
budget overschreden.

⻬ Geen wijzigingsbeheer. Ze voegden allerlei zaken toe en deden

geen enkele moeite om te controleren of dat wel verstandig was of
betaald kon worden, of de moeite of de kosten waard was. Dit staat
bekend als ‘scope creep’. Soms wordt een project overbelast en om
zeep geholpen door een opeenstapeling van oncontroleerbare,
kleine veranderingen.

⻬ Geen risicobeheer. Het project werd om zeep geholpen door iets

wat ze duidelijk niet hadden voorzien, onder controle hadden of
zelfs maar hadden kunnen voorkomen.

⻬ Het project was niet echt een goed idee. Een manager zei dat hij
het wilde, maar niemand besefte dat het veel meer zou kosten dan
besparen.

00-Prince2VrDum-boek.indb 10 08-11-17 12:33

 ___________________ Hoofdstuk 1: Wat is een projectmatige aanpak...? 11
Feit 3: We weten hoe we de meeste dingen
kunnen voorkomen
Het is jammer (of goed, als je vanuit PRINCE2 kijkt) dat problemen
meestal heel simpel kunnen worden voorkomen. Dat veronderstelt weer
dat PRINCE tamelijk simpel is, en dat is eigenlijk ook zo. Sommige onder-
delen zijn wel behoorlijk gedetailleerd, omdat je met de methode ook
heel grote zaken kunt aanpakken, maar echt moeilijk is het nooit. Mis-
schien denk je nu: als het zo gemakkelijk is, waarom is niemand er dan
eerder mee gekomen? Goede vraag. Maar gelukkig doet iemand dat nu.

Je kunt me hier van simplisme beschuldigen, maar als dat de ergste bele-
diging is die ik ooit voor de voeten geworpen krijg, heb ik wel een heel
gemakkelijk leven. Er zijn oplossingen voor de volgende problemen:

⻬ Gebrek aan planning. Doe iets aan planning. PRINCE heeft hier
een wat andere, maar echt doeltreffende aanpak voor. Verheug je
maar vast op echt nuttige informatie in het hoofdstuk over planning
(hoofdstuk 5).

⻬ Gebrek aan duidelijke doelen. Stel duidelijke doelen vast. Sterker

nog, laat het project niet van start gaan voordat de doelen helemaal
duidelijk zijn én iedereen zich erin kan vinden.

⻬ Gebrek aan risicobeheer. Doe iets aan risicobeheer. Nogmaals,

in de methode zitten echt nuttige en eenvoudige technieken. Mis-
schien heb je wel meer risicobeheer nodig dan deze methode aan-
reikt, maar dan nog blijft het feit overeind dat het een uitstekende
basis is.

⻬ Gebrek aan een businesscase of projectverantwoording. Begin

pas met het project tot uit de businesscase duidelijk blijkt dat het de
moeite waard is. O ja, en schrijf dan ook echt een businesscase.

⻬ Gebrek aan wijzigingsbeheer. Doe iets aan wijzigingsbeheer… Oké,

je snapt het al.

Het probleem is dat hoewel de meeste mensen de meeste antwoorden

zelf wel kunnen bedenken, ze lijken te denken dat ze dergelijke project-
disciplines niet op ‘dit project’ hoeven toe te passen. Bij ‘dit project’
kunnen ze wel zonder. Fout, want alle mislukte projecten zijn ooit voor
iemand ‘dit project’ geweest. Voor de grootste kans op projectsucces
moeten deze handelingen een automatisme worden; het moet de manier
worden waarop jouw organisatie projecten nu eenmaal doet.

Door de PRINCE-methode over te nemen en deze verstandig te gebrui-

ken, kweek je een gewoonte en geniet je automatisch van de bescher-
ming van een benadering waarmee je bekende projectproblemen kunt
omzeilen. Eén bezwaar kan zijn dat de methode te veel tijd in beslag
neemt – en tijd is van levensbelang bij ‘dit project’. Laat je daardoor niet
uit het veld slaan. Je kunt PRINCE heel snel toepassen, maar hierop, en
op nog veel meer problemen, gaan we in het deel van de tientallen verder
in, het vierde deel van dit boek.

00-Prince2VrDum-boek.indb 11 08-11-17 12:33

 12 DEEL I: Hoe PRINCE je kan helpen _______________________________

Feit 4: PRINCE is gratis

Een ontstellend groot aantal organisaties zegt dat ze hun eigen stan-
daard hebben om projecten te plannen en te sturen. Maar waarom zou je
het wiel opnieuw uitvinden? Waarom zou je een eigen projectstandaard
opstellen als er al een bewezen methode bestaat? Het echt goede nieuws
is dat PRINCE in wezen gratis is. Wellicht wil je een handboek kopen en
een (goede) cursus volgen, maar je hoeft niet te betalen om de methode
te kunnen gebruiken. Je hoeft niemand om toestemming te vragen of geld
te betalen om PRINCE te mogen gebruiken; je gebruikt het gewoon. Goed
hè? Er zijn echter wel beperkingen op het gebruik van de naam en het
logo en ook mag je de basisprincipes van de methode niet aan andere
dingen toevoegen (het juridische mijnenveld van intellectueel eigendom
en auteursrecht!), dus kijk uit.

Je leven vergemakkelijken met PRINCE2

Ik geef veel PRINCE-cursussen. Eén van de dingen die ik vaak aan het
begin van de cursus zeg is: ‘Waarom zou je aan PRINCE beginnen als je
je projecten niet beter, sneller en gemakkelijker kunt plannen en sturen?
Doe dan maar gewoon wat je zonder PRINCE zou doen.’

En daar gaat het om. Elke methode moet zich bewijzen, en dat lukt met
deze zeker, mits met inzicht en verstandig gebruikt. PRINCE2 kan je leven
om een heleboel redenen gemakkelijker maken, waarvan er veel later in
dit boek worden onthuld. Maar hier zijn er al vast enkele.

Misschien heb je wel eens een prijsvraag gezien waarbij je een zin moest
afmaken. Nou, hier is een zin met wat pakkende verkooppunten voor de
PRINCE-methode.

PRINCE2 kan me helpen mijn projecten te plannen en te sturen omdat:

⻬ ik een ‘controlelijstbenadering’ krijg om ervoor te zorgen dat ik op

dit moment in het project aan alles heb gedacht;

⻬ het een doeltreffende en logische benadering biedt bij het plannen,

waardoor ik niets over het hoofd zie en het plan volledig is;

⻬ het echt duidelijke rollen en verantwoordelijkheden vastlegt, wat

goed van pas komt bij het voorkomen van misverstanden en com-
municatieproblemen;

⻬ het op belangrijke momenten managers inzet om duidelijke beslis-

singen over het project te nemen, zoals of het wel moet doorgaan;

⻬ ik dankzij PRINCE2 op bepaalde momenten bewust moet beslissen

om door te gaan met het project, zodat ik niet maar gewoon op de
automatische piloot doorga, ondanks dat het fout gaat;

00-Prince2VrDum-boek.indb 12 08-11-17 12:33

 ___________________ Hoofdstuk 1: Wat is een projectmatige aanpak...? 13
⻬ het een uiterst doeltreffend beheersinstrument heeft voor de voort-
gangsbewaking van projecten. Dit instrument is op feiten gebaseerd,
niet op schattingen van hoeveel procent van de activiteiten af zijn;

⻬ risicobeheer hier standaard deel uitmaakt van het projectmanage-

ment, zodat ik het niet vergeet;

⻬ het ervoor zorgt dat het project wordt aangestuurd door een goed-
gekeurde businesscase met meetbare voordelen;

⻬ de businesscase regelmatig wordt bijgewerkt, dus als de omstandig-

heden veranderen, bekijk ik alles opnieuw en zet ik misschien zelfs
het project stop;

⻬ het ervoor zorgt dat alle partijen met belangen in het project
betrokken zijn bij het management ervan, dus de gebruikers én de
leveranciers spelen een rol: iedereen die het projectwerk uitvoert;

⻬ het ervoor zorgt dat één persoon uiteindelijk het project leidt,
zodat het werk wordt gedaan en er niet om beslissingen heen wordt
gedraaid;

⻬ projectauditing is ingebouwd om ervoor te zorgen dat alles goed

loopt en dat de managementinformatie over het project klopt;

⻬ het kwaliteitsbeheer paart aan resultaten om het specifiek en meet-

baar te houden;

⻬ het enorm flexibel is en aangepast kan worden aan de grootte en het

type van het project, en aan verschillende projectomgevingen. Het is
geen ‘standaardaanpak’, aangezien projecten ook niet standaard zijn.

De lijst is nog veel langer. In het kort komt het erop neer dat PRINCE2
prima van pas komt bij je project, of het nu groot, klein of iets daartus-
senin is, zolang je PRINCE maar begrijpt en verstandig gebruikt. PRINCE
is echt doeltreffend en helpt je het werk te klaren als je het juist toepast.
En het gebruik ervan hoeft niet veel meer te kosten dan de prijs van dit
boek, dus het schrijven van je eigen methode blijft je bespaard!

In al die jaren dat ik PRINCE2 heb onderwezen, zowel aan zeer ervaren
projectwerkers als aan volledig onervaren mensen, is er eigenlijk maar
één persoon geweest die beweerde dat hij het niet nuttig vond. Ach ja, je
kunt niet alles hebben!

Enkele misverstanden over PRINCE

ophelderen
Als organisaties toch hun eigen projectmethode ontwikkelen, kan dat
zijn vanwege misverstanden over PRINCE2, zoals:

00-Prince2VrDum-boek.indb 13 08-11-17 12:33

 14 DEEL I: Hoe PRINCE je kan helpen _______________________________

⻬ PRINCE is alleen voor grote projecten. Nee, in feite is het heel goed
in te korten voor heel kleine projecten. Door zijn ontwerp kun je het
bijvoorbeeld heel informeel gebruiken, dus alle rapporten kunnen
mondeling worden uitgebracht.

⻬ PRINCE is een methode die door de overheid is ontworpen voor

overheidsprojecten. Dit betekent op zich nog niet dat je de methode
niet ook voor niet-overheidsprojecten kunt gebruiken, maar eigen-
lijk klopt deze bewering helemaal niet. De PRINCE-methode werd
aanvankelijk door een bedrijf ontworpen en door de Britse overheid
gekocht voor projectmanagement. Ook heeft PRINCE2 bij bedrijven
de meeste ontwikkeling doorgemaakt, hoewel de overheid er wel
voor heeft gezorgd dat het ook geschikt bleef voor overheidsprojec-
ten.

⻬ PRINCE brengt hoge overheadkosten met zich mee en is erg

bureaucratisch. Nee en nee. Tenzij je het natuurlijk verkeerd toe-
past. Als de mensen in het project het ‘bureaucratisch’ noemen, is
dat in feite een van de eerste tekenen dat de methode fout wordt
gebruikt. Als je aan een project werkt en je de woorden ‘PRINCE’ en
‘bureaucratie’ in één zin hoort, moet je je zorgen gaan maken.

⻬ We hebben geen tijd voor PRINCE. Jawel hoor. Er is altijd tijd voor
projectmanagement, of je moet graag de mist in willen gaan. Men-
sen die dit zeggen, weten gewoon niet hoe ze de methode snel kun-
nen toepassen.

Het hele project doorwerken

Net als een methode voor legpuzzels je helpt om een puzzel van begin tot
eind te leggen, ‘loodst’ een methode voor projectmatig werken je door
het project heen door je eraan te herinneren waar je op elk moment aan
moet denken. PRINCE begint daar zelfs mee voordat het project start
en gaat door tot en met het einde. Bij PRINCE worden acht processen
gebruikt: nuttige controlelijsten voor wat je op acht beslismomenten
moet doen (deze komen in deel II aan de orde; het planningsproces
wordt in hoofdstuk 12 beschreven). Dit is heel nuttig, mits je iets in je
achterhoofd houdt wat in dit boek telkens weer op verschillende manie-
ren wordt benadrukt: een controlelijst betekent niet dat je ook alles moet
doen. Vaak is dat wel zo, maar als je iets bij een bepaald project niet
nodig hebt, gebruik dan in hemelsnaam je verstand en sla het over.

00-Prince2VrDum-boek.indb 14 08-11-17 12:33